Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (Godkjent i møte i arbeidsutvalget 8.9.17) Styre/organ: Sted: Arbeidsutvalget Dato: Fredag 25.8.2017 Tidsrom: 13:20 14:30 Marnardal rådhus, kommunestyresalen Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal Utvalgsleder Utvalgsnestleder I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator Invitert til enkeltsaker: AU-18/2017 Leder av Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland Forfall: Vidar Tjelland Vara Anju Choudhary Manneråk hadde også forfall. SAKSLISTE: AU-17/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget 16.6...2 AU-18/2017 Søknad om midler: Sammenslåing av kirkelige fellesråd...2 AU-19/2017 Orientering: Prosjektets framdrift...3 AU-20/2017 Budsjettprosess...3 AU-21/2017 Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes...4 AU-22/2017 Politisk organisering og delegasjon - fellesnemnd...4 AU-23/2017 Eventuelt...5 Side 1 av 5
AU-17/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 16.6 Referat fra møte i arbeidsutvalget 16.6.17. Forslag til vedtak legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget 16.6.17 godkjennes. Arbeidsutvalgets enstemmige vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget 16.6.17 godkjennes. AU-18/2017 SØKNAD OM MIDLER: SAMMENSLÅING AV KIRKELIGE FELLESRÅD Søknad 15.8.2017 fra Lindesnes kirkelige fellesnemnd: Søknad om midler til arbeidet med sammenslåing av de kirkelige fellesrådene i Mandal, Lindesnes og Marnardal. Prosjekt- og framdriftsplan, versjon 1-15. august 2017 Mandat for Lindesnes kirkelige fellesnemnd, fastsatt enstemmig av fellesrådene i Mandal, Marnardal og Lindesnes 14.06.2017 Søknaden m/vedlegg redegjør godt for søknaden. Leder av Lindesnes kirkelige fellesnemnd Ragnvald Madland er invitert til møtet for å orientere og svare på spørsmål. legges fram for arbeidsutvalget uten forslag til innstilling. Ragnvald Madland orienterte og svarte på spørsmål. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmige følgende innstilling til Fellesnemnda: Som en forskuddsvis bevilgning avsettes det inntil kr. 1.024.205,- til kirkelig fellesnemnd arbeid. Det forutsettes at kirkelig fellesnemnd har en dialog med kommunene om kommunenes andel av kostnadene. I forbindelse med den endelige prosjektbudsjettering for prosjektet Nye Lindesnes vil fellesnemnda sluttbehandle søknaden fra kirkelig fellesnemnd. Side 2 av 5
AU-19/2017 ORIENTERING: PROSJEKTETS FRAMDRIFT Prosjektleder orienterer. Det vises til orientering gitt i møte i Partssammensatt utvalg umiddelbart før møtet i arbeidsutvalget. AU-20/2017 BUDSJETTPROSESS I fellesnemnds oppdrag og mandat er det i pkt. 3 beskrevet forholdet til kommunene. Vi nærmer oss høstens budsjettfremleggelse, og fellesnemnda bør vurdere hvordan den skal ivareta det spesielle ansvaret knyttet til budsjett i perioden frem til sammenslåing. Det er også et punkt om at fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan og budsjett i kommunene: 3. Forholdet mellom nemnda og kommunestyrene Kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemnda skal involveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Det er likevel formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til kommunestyret. Det er essensielt i etablering av Nye Lindesnes at de bestående kommuner frem til sammenslåingstidspunktet har en åpen politisk diskusjon. Budsjettene skal vedtas i den enkelte kommune, men det kan være av interesse at politikerne i de to kommunestyrene og det ene bystyre får en fellesorientering om budsjettene fra administrasjonene i kommunene. Iht. mandatet til fellesnemnda er det kun medlemmer som skal involveres, men det kan likevel være klokt at alle kommune-/bystyremedlemmene får anledning til å få en felles informasjon. Et mulig opplegg er et fellesmøte der budsjettet legges frem for kommunestyrene i et passende lokale. Noe avklarende spørsmål stilles. Deretter gjennomføres budsjettprosessen på sedvanligvis i sine ordinære møter i kommunen. Ved en slik tilnærming har vi alle fått samme informasjon, og det vil muligens trigge et politisk engasjement for hele den nye kommunen både politisk og blant innbyggerne. Forslag til vedtak legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Det arrangeres et fellesmøte for de folkevalgte i kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal der rådmennene legger frem sine budsjett forslag. Prosjektleder får ansvar for innkalling og arrangement. Kostnadene belastes Nye Lindesnes. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmige følgende innstilling til fellesnemnda: Det arrangeres et fellesmøte for de folkevalgte i kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal der rådmennene legger frem sine budsjett forslag. Prosjektleder får ansvar for innkalling og arrangement. Kostnadene belastes Nye Lindesnes. Side 3 av 5
AU-21/2017 MØTEREGLEMENT FELLESNEMND NYE LINDESNES Jfr. sak behandlet i midlertidig fellesnemnd 16.6.17, sak MFN-38/2017 Drøftingssak: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes Fellesnemnda drøftet i møte 16.6 utkast til møtereglement. Nemnda kom med innspill til endringer av reglementet som nå foreligger i oppdatert utgav (vedlagt). legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas. Arbeidsutvalget drøftet saken. Det var følgende innspill til endringer: 1. Utsendelse av dokumenter skal være minst 8 dager før møtene. 2. Under overskrift «Møtets åpning» tas første avsnitt ut (Avsnittet «Møtet starter med 15 min. leder av fellesnemnda.») 3. I møter i fellesnemnda benyttes navneskilt. 4. Representantene sitter kommunevis. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Møtereglement fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas justert med endringer som foreslått (1 4). AU-22/2017 POLITISK ORGANISERING OG DELEGASJON - FELLESNEMND Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes Fellesnemnda drøftet i møte 16.6 utkast til politisk organisering og delegasjon. Nemnda kom med innspill til endringer av reglementet som nå foreligger i oppdatert utgav (vedlagt). legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas. Arbeidsutvalget drøftet saken. Det var følgende innspill til endringer: - representant for vernetjenesten deltar i møtene i partssammensatt utvalg med talerett. Side 4 av 5
Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter følgende innstilling til fellesnemnda: Politisk organisering og delegasjon - Fellesnemnd Nye Lindesnes vedtas med endringen som foreslått. AU-23/2017 EVENTUELT Det var ikke saker til behandling under eventuelt. Side 5 av 5