Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: 30.01.2018 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 23. januar 2018 Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 30. januar 2018 PS 2/2018 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2018 PS 3/2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Akershus fylkeskommune PS 4/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Akershus fylkeskommune 2019 PS 5/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Akershus fylkeskommune 2018-2019 PS 6/2018 Kontrollutvalgets årsplan 2018 PS 7/2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor PS 8/2018 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2017 PS 9/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 30. januar 2018 Godkjenning av prtokoll fra møte 28.11.2017
Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 30. januar 2018
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.01.2018 2018/2-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 30. januar 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. Orientering etter virksomhetsbesøk vedlegg 1 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Skedsmo videregående skole 2017 Linda Underum orienterer om virksomhetsbesøket. Oslo, 17. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Virksomhetsbesøk - Skedsmo videregående skole 2017
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2018/7-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 2/2018 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 vedtas. 2. Avtalen legges frem for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 m/kommentarer, fremgår det at det skal velges en revisor for revisjon av kommunens/fylkeskommunens årsregnskap. Samme revisor kan være ansvarlig både for revisjonen av årsregnskapet, fylkeskommunale foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon. Det er imidlertid anledning til å overlate revisjonen av foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon til andre enn ansvarlig revisor for årsregnskapet. I Akershus fylkeskommune er det Akershus og Østfold fylkesrevisjon som har revisjonsansvaret for alle de nevnte revisjonstyper. Utkast til bestilling/avtale om regnskapsrevisjon for 2018 følger som vedlegg. Oslo, 22. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om regnskapsrevisjon 2018
Vedlegg 1 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 Omfang Denne avtalen mellom Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) omhandler følgende hovedoppdrag: Revisjonen av Akershus fylkeskommunes regnskap for 2018 - inkl årsoppgjørsrevisjonen. Revisjonen skal gjennomføres etter gjeldende bestemmelser i kommuneloven m/forskrifter, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Rapportering Dersom ikke annet blir avtalt, skal revisjonsdirektøren sørge for at følgende blir rapportert/levert/gitt gjenpart til kontrollutvalget i 2018: Gjenpart av revisjonsberetninger 2017 til fylkestinget i Akershus fylkeskommune. Redegjørelse til Akershus fylkeskommunes årsregnskap for 2017. Oppdragsansvarlig revisor skal innen 30. april 2018 avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet Jf. forskrift om revisjon 15. Den valgte revisor/oppdragsansvarlig revisor skal i kontrollutvalgets første møte etter sommerferien 2018, orientere om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018). Oppdragsansvarlig revisor vil underrette kontrollutvalget ved vesentlige avvik fra årsplanen. Revisjonsdirektøren skal rapportere fortløpende om forhold som er pålagt i kommuneloven m/forskrifter og andre lover og reglementer som inneholder bestemmelser om revisjonens oppgaver. Rammer Regnskapsrevisjonen for 2018 skal gjennomføres innenfor den budsjettramme som er fastsatt av fylkestinget i Akershus fylkeskommune. Revisjonsdirektøren finner denne rammen tilstrekkelig til å gjennomføre den lovpålagte regnskapsrevisjonen for 2018. Oslo, 30. januar 2018 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2013/10-22 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 3/2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om forvaltningsrevisjon 2018 vedtas. 2. Avtalen legges frem for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at dette foregår på en planmessig og god måte. Det er i forskrift om kontrollutvalg ikke sagt noe om hvor mange prosjekter som skal gjennomføres i løpet av en valgperiode eller innenfor et år. I Akershus fylkeskommune har det vært praksis å gjennomføre fra tre til seks prosjekter i året, noe som vil bli videreført med tre forvaltningsrevisjonsprosjekter fra planen for perioden 2017 til 2018 vedlegg 2 I tillegg bestilles det overordnet analyse både for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Viser til brev fra 16.01.2018 der fylkesrevisjonen har forslag til gjennomføring av prosjektene. Oslo, 22. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om forvaltningsrevisjon 2018 Akershus fylkeskommune 2 Brev av 16.01.2018 forslag til gjennomføring og levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2018
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2018 Omfang og økonomisk ramme Forvaltningsrevisjon gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for fylkesrevisjonen for året 2018, og i forståelse med fylkesrevisjonens prioriteringer for året. De konkrete bestillinger for 2018 Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 30. januar 2018 bestilling av Forvaltningsrevisjonsprosjekter i Akershus fylkeskommune for 2018. Utvalget la til grunn plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2017 2018 som ble vedtatt av fylkestinget 19. desember 2016. Følgende prosjekter bestilles/avtales i 2018: Prosjekt 1: Eierskapskontroll i Vigo IKS Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt: 10.04 2018, til behandling i KU- møte 24. april 2018 1
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Prosjekt 2: Gratisprinsippet i videregående opplæring Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en foreløpig prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt 22. mai 2018, til behandling i KU-møte 5. juni 2018. Prosjekt 3: System for å ha oversikt over innfartsparkeringsplasser i fylket Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt 22. mai 2018, til behandling i første KU-møte 5. juni 2018 2
Vedlegg 2 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Oslo, 30. januar 2018 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF 3
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2013/10-21 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 4/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Akershus fylkeskommune 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2019" vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vanligvis utarbeides plan for forvaltningsrevisjon for to år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen kun gjelde for 2019. Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Akershus fylkeskommune 2018" følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 3 til kontrollutvalgets årsplan for 2018.
Oslo, 22. januar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder
Vedlegg 3 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av Overordnet analyse forvaltningsrevisjon for Akershus fylkeskommune Bakgrunn I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Omfang Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon om at fylkesrevisjonen utarbeider Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune. Den overordnede analysen skal gjennomføres i samsvar med Kontrollutvalgsforskriftens 10 og Kommunaldepartementets kommentarer til denne. Analysen utarbeides på en slik måte at den skal gi Kontrollutvalget og den som har i oppdrag å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon et godt grunnlag for å utarbeide denne. Analysen skal utarbeides slik at risikoområder og mulige problemstillinger lett kan leses ut av analysen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon bruker de informasjonskilder den anser nødvendig i arbeidet med analysen. Levering Den overordnede analysen for Akershus fylkeskommune leveres ca 10. oktober 2018. Dersom det oppstår forhold som gjør det vanskelig å levere analysen i samsvar med avtalen, skal kontrollutvalget bli gjort oppmerksom på det i god tid før avtalt levering. Rammer Den overordnede analysen skal gjennomføres innenfor det samlede budsjett fylkesrevisjonen har til disposisjon for revisjon av Akershus fylkeskommune for 2018. Oslo, 30. januar 2018 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2012/19-9 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 5/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Akershus fylkeskommune 2018-2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2018-2019" vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres selskapskontroll. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av fylkeskommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, dette med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Vanligvis utarbeides plan for selskapskontroll for fire år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen derfor kun gjelde for 2018-2019. Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens selskaper slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Akershus fylkeskommune selskapskontroll 2018-2019" følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 4 til kontrollutvalgets årsplan for 2018. Oslo, 22. januar 2018
Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Avtale om bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Akershus fylkeskommune 2019
Vedlegg 4 til kontrollutvalget i AFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av Overordnet analyse selskapskontroll for Akershus fylkeskommune Bakgrunn I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres selskapskontroll. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Omfang Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon om at fylkesrevisjonen utarbeider Overordnet analyse for Akershus fylkeskommune. Den overordnede analysen skal gjennomføres i samsvar med Kontrollutvalgsforskriftens 13 og Kommunaldepartementets kommentarer til denne. Analysen utarbeides på en slik måte at den skal gi Kontrollutvalget og den som har i oppdrag å utarbeide plan for selskapskontroll et godt grunnlag for å utarbeide denne. Analysen skal utarbeides slik at risikoområder og mulige problemstillinger lett kan leses ut av analysen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon bruker de informasjonskilder den anser nødvendig i arbeidet med analysen. Levering Den overordnede analysen for Akershus fylkeskommune leveres ca 4. september 2018. Dersom det oppstår forhold som gjør det vanskelig å levere analysen i samsvar med avtalen, skal kontrollutvalget bli gjort oppmerksom på det i god tid før avtalt levering. Rammer Den overordnede analysen skal gjennomføres innenfor det samlede budsjett fylkesrevisjonen har til disposisjon for revisjon av Akershus fylkeskommune for 2018. Oslo, 30. januar 2018 Terje Granerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 19.01.2018 2018/5-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 6/2018 Kontrollutvalgets årsplan 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Utkast vedtas som kontrollutvalgets årsplan for 2018 Hva planen omfatter mv.planen er lagt opp etter samme mønster som tidligere år og kan kort beskrives som et dokument som inneholder kontrollutvalgets oppgaver samt hvilke tiltak kontrollutvalget bør iverksette for å ivareta disse oppgavene på best mulig måte. Som vedlegg til planen følger forslag til bestillinger/avtaler om oppdrag hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgets budsjett for 2018. Sekretariatslederen vil om ønskelig orientere nærmere om innholdet i planen under kontrollutvalgets møte. Oslo, 19. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder 1 Kontrollutvalgets årsplan 2018
Uttrykt Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedtatt av kontrollutvalget 30.01.2018
1. INNLEDNING...3 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER...3 2.1 GENERELT OM TILSYN OG KONTROLL MED FORVALTNINGEN...3 2.2 REGNSKAPSREVISJON...3 2.2.1 Kontrollutvalgets ansvar mv gitt ved forskrift...3 2.2.2 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet...4 2.2.3 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende regnskapsrevisjon...4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON...4 2.3.1 Prosjektplan og igangsettelse...4 2.3.2 Rapportering og levering...5 2.3.3 Saksforberedelse...5 2.3.4 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende forvaltningsrevisjon...5 2.4 SELSKAPSKONTROLL...5 2.4.1 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende selskapskontroll...5 2.5 TILSYN MED REVISJONSARBEIDET...6 2.6 BUDSJETTBEHANDLINGEN AV DEN SAMLEDE TILSYNS- OG KONTROLLVIRKSOMHETEN MV...6 2.7 OPPFØLGINGEN AV KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT/REGNSKAP GJENNOM ÅRET MV...7 2.8 OPPFØLGING AV REVISJONENS MERKNADER TIL ÅRSREGNSKAPET MV...7 2.9 OPPFØLGING AV TIDLIGERE VEDTAK I KONTROLLUTVALGET...7 2.10 KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING...7 3. BESTILLING AV OPPDRAG HOS FYLKESREVISJONEN I 2018...7 3.1 GENERELT...7 3.2 BESTILLING AV REGNSKAPSREVISJON...8 3.3 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON...8 3.4 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL...9 4. KONTROLLUTVALGETS MØTER I 2018...9 5. DELTAKELSE PÅ ANDRE MØTER, OPPLÆRING, KURS MV...9 Vedlegg: 1. Bestilling av regnskapsrevisjon 2018 2. Bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 3. Bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) 4. Bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) 5. Kontrollutvalgets budsjett for 2018 2
1. Innledning Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra 1.07.2004, ble kontrollutvalgets oppgaver konkretisert og til dels betydelig utvidet i forhold til de tidligere bestemmelsene. Kommuneloven fikk et nytt kapittel 12 med bestemmelser for internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Med virkning fra samme dato ble det vedtatt en ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av 77 i kommuneloven fremgår det at kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal utvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper mm. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for fylkestingsperioden skal vedtas av fylkestinget. Blant annet ut fra de vedtak som fylkestinget gjør med hensyn til gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, er det nødvendig at kontrollutvalget planlegger sine oppgaver og aktiviteter gjennom året. Kontrollutvalgets plan for gjennomføring av sine aktiviteter for 2018, er ment å være et bidrag til å kvalitetssikre utvalgets arbeid for dette året. 2. Kontrollutvalgets oppgaver 2.1 Generelt om tilsyn og kontroll med forvaltningen Tilsyn betegner en løpende oppfølging av begivenheter i samtiden, mens kontroll ofte tar sikte på å verifisere begivenheter i fortiden. Funksjonelt er det en nær sammenheng mellom de to begrepene, og de brukes ofte om hverandre. Formålet med å pålegge et organ et tilsynsansvar er først og fremst å sikre at en fylkeskommune eller lignende, driver sin virksomhet i samsvar med de lover og regler som gjelder. At et organ har tilsynsansvar overfor et annet, innebærer at det skal kontrollere og følge med i den virksomheten som drives. Kontrollutvalgets (KUs) tilsynsansvar som er gitt ved kommunelov og forskrift, innebærer både rett og plikt til å føre tilsyn med fylkeskommunale forvaltninger (tilsv). Utvalget kan ikke frita seg for ansvaret ved å vise til at også andre organer utøver tilsyn. Det kan heller ikke delegere sin tilsynsmyndighet til underordnede organer med den virkning at organet selv slipper å skjøtte tilsynet. Jf NOU 1991:11 Gransking av Oslo kommune Rapport nr 2. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens (tilsv) folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. I Akershus fylkeskommune har fylkestinget bestemt at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres av Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF). 2.2 Regnskapsrevisjon 2.2.1 Kontrollutvalgets ansvar mv gitt ved forskrift Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens og fylkeskommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Herunder skal utvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet, og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor, jf forskrift om kontrollutvalg 6 Regnskapsrevisjon. 3
2.2.2 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse til årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen skal avgis til fylkestinget og kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget, jf forskrift om kontrollutvalg 7. 2.2.3 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende regnskapsrevisjon Følgende tiltak vil bli gjennomført: Sekretariatet vil legge fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF), vedrørende revisjonen av årsoppgjøret for 2017 og revisjon av fylkeskommunens regnskap for 2018. Forslag til bestilling vil bli drøftet med revisjonsdirektøren før det forelegges kontrollutvalget. Den valgte revisor/oppdragsansvarlig revisor skal i kontrollutvalgets første møte etter sommerferien orientere om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018). Oppdragsansvarlig revisor skal innen 30. april 2018 avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet, jf forskrift om revisjon 15. Oppdragsansvarlig revisor skal i løpet av høsten 2018 orientere kontrollutvalget om status i den gjennomførte regnskapsrevisjonen opp mot revisors årsplan. Kontrollutvalget vurderer fortløpende behovet for å delta på kurs og konferanser, slik at medlemmene står best mulig rustet til å ivareta oppgaven vedrørende tilsyn med gjennomføringen av regnskapsrevisjon i Akershus fylkeskommune. 2.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven 77 nr 4 og forskrift om kontrollutvalg 9 Forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, jf 10 i forskrift om kontrollutvalg. Planen skal vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget gjorde 19. desember 2016 slikt enstemmig vedtak om innstilling til fylkestinget: Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon. Fylkestinget behandlet «Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 i Akershus fylkeskommune» i sitt møte 19. desember 2016, sak 137/16, og fattet enstemmig vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling. 2.3.1 Prosjektplan og igangsettelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (bestiller/utfører) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for hvert prosjekt i bestillingen. Prosjektplanen for det enkelte prosjekt vil bli lagt fram for kontrollutvalget for godkjenning før prosjekt igangsettes. 4
2.3.2 Rapportering og levering Rapportering fra det enkelte prosjekt skal følge det som blir avtalt gjennom den enkelte bestilling eller på annen måte. Fylkesrevisjonen (utfører) skal underrette sekretariat når det er behov for endringer i forhold til bestillingen. Sekretariatet gjør kontrollutvalgets leder oppmerksom på problemstillingen, og lederen vurderer om det er aktuelt å sette saken på dagsorden for utvalget. Sekretariatet kan godkjenne mindre endringer i prosjektet, slik at fremdriften opprettholdes, men skal orientere lederen av kontrollutvalget om dette. 2.3.3 Saksforberedelse På bakgrunn av den mottatte revisjonsrapporten skal sekretariatet bidra til at rapporten blir satt på sakslisten til første møte i utvalget, og ellers sørge for at det blir utformet et saksfremlegg til kontrollutvalget. Saksfremlegget skal som hovedregel inneholde følgende punkter: - Bakgrunn for saken - Sammendrag av revisjonsrapporten - Revisjonens konklusjon - Fylkesrådmannens uttalelse - Forslag til vedtak/eventuell innstilling til fylkestinget. 2.3.4 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende forvaltningsrevisjon Følgende tiltak vil bli gjennomført: Sekretariatet legger fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon vedrørende forvaltningsrevisjonen i Akershus fylkeskommune for året 2018. Oppdragsansvarlig revisor/den valgte revisor skal orientere muntlig/skriftlig om avvik i forhold til bestilling. Kontrollutvalget rapporterer til fylkestinget med utgangspunkt i den vedtatte planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Akershus fylkeskommune 2017-2018. Rapporteringen gjøres gjennom årsmeldingen fra kontrollutvalget for året 2018. Kontrollutvalget vurderer fortløpende behovet for å delta på kurs og konferanser, slik at medlemmene står best mulig rustet til å ivareta den lovpålagte oppgaven om forvaltningsrevisjon. 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper med mer, jf kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg 13 Selskapskontroll. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. 1. Ny plan for selskapskontroll utarbeides i 2018. 2.4.1 Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende selskapskontroll Følgende tiltak vil bli gjennomført: Hvis utviklingen tilsier det vil sekretariatet eventuelt legge fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon vedrørende selskapskontrollen i Akershus fylkeskommune for 2018 5
Forslag til bestilling vil i så fall drøftes med revisjonsdirektøren før det forelegges kontrollutvalget og vil ta utgangspunkt i eventuelle oppståtte forhold/hendelser. 2.5 Tilsyn med revisjonsarbeidet Kontrollutvalget er gjennom Forskrift om kontrollutvalg gitt en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte, jf 6 Regnskapsrevisjon m/departementets merknader i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalgets oppfølgingsansvar er også nedfelt i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 9 Dokumentasjon av revisjonens utførelse. Av kommentarene til denne paragrafen fremgår det at bestemmelsen om dokumentasjon av revisjonens utførelse, gjelder både for regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen. Videre fremgår det av denne paragrafen at bestemmelsen om dokumentasjon har betydning både i forhold til kontrollutvalgets kontroll- og oppfølgingsansvar vis á vis revisjonen, og i forhold til bransjebaserte og eventuelle statlige kontrollordninger. Selv om selskapskontrollen ikke nevnes spesielt her da det ikke er en revisjonsoppgave, må man anta at kravet om dokumentasjon vil gjelde tilsvarende om forhold som blir tatt opp. I forordet til standarder for revisjon og beslektede tjenester - med offentlige tillegg - fremkommer begrepet god revisjonsskikk. I tillegget for offentlig revisjon punkt 2, fremgår at god revisjonsskikk er en vel innarbeidet standard i privat revisjonsvirksomhet, hvorpå det slås fast at god kommunal revisjonsskikk i stor grad legger til grunn lignende prinsipper som det som er lagt til grunn for den private revisjonsvirksomheten. Av lov om revisjon og revisorer fra 15.01.1999 fremgår en generell bestemmelse om at revisjonen skal utføres etter beste skjønn, jf 5-2 første ledd. Av forarbeidene til denne loven fremgår at begrepet etter beste skjønn ikke åpner for at revisor skjønnsmessig skal kunne avvike fra god revisjonskikk (jf kommunal revisjonsskikk). Jf forordet til standarder for revisjon og beslektede tjenester, med offentlige tillegg. Etter dette skal revisjonsoppgavene gjennomføres i tråd med god kommunal revisjonsskikk og etter revisors beste skjønn. Kontrollutvalgets oppgaver i denne sammenheng er å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Bestemmelsen gir en plikt for kontrollutvalget til å påse at blant annet regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. Jf forskrift om kontrollutvalg 6 m/merknader gitt av kommunaldepartementet. 2.6 Budsjettbehandlingen av den samlede tilsyns- og kontrollvirksomheten mv 18 i forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser som fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets, kontrollutvalgssekretariatets og fylkesrevisjonens samlede virksomhet. Akershus fylkeskommune har samarbeid med Østfold fylkeskommune på områdene revisjon (AØF) og kontrollutvalgssekretariat (AØKS). Samarbeidet er basert på 27 i kommuneloven, og enhetene er ikke egne rettssubjekter. Styrene i AØF og AØKS vedtar forslag til årsbudsjetter i samsvar med de forutsetninger den enkelte fylkeskommune har trukket opp, og legger sine forslag til budsjett fram for kontrollutvalgene i Akershus og Østfold fylkeskommuner. Kontrollutvalgets vedtatte ramme/forslag til det samlede budsjett for tilsynsog kontrollvirksomheten inkludert kontrollutvalgets forslag for sin egen virksomhet, innarbeides i fylkesrådmannens budsjettforslag som legges fram for fylkestinget. For året 2018 6
utgjør dette til sammen kr 7.578.000,-, og ble vedtatt av fylkestinget i møte 18. desember 2017. Kontrollutvalgets budsjett for 2017 utgjør kr 870.000,- av det samlede tilsynsbudsjett i AFK (jf vedlegg 5). Budsjettet for 2018 gir kontrollutvalget muligheten til å opprettholde tilsvarende aktivitetsnivå som i 2017. 2.7 Oppfølgingen av kontrollutvalgets budsjett/regnskap gjennom året mv Sekretariatet vil fortløpende orientere kontrollutvalget om det regnskapsmessige forbruket opp mot det vedtatte budsjettet for 2018. Kontrollutvalgets budsjettforslag for 2019 legges fram for kontrollutvalget innenfor de tidsfrister som blir gitt av fylkesrådmannen. 2.8 Oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet mv Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om andre saker/tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kontrollutvalgets ansvar for å påse at fylkestingets merknader blir fulgt opp, gjelder også i forhold til saksområder som ligger til andre folkevalgte organer. Jf forskrift om kontrollutvalg 12. Det er fylkesrådmannen som har ansvaret for oppfølgingen av fylkestingets merknader til årsregnskapet, revisjonsrapporter mv, jf kommunelovens 23 nr 2. 2.9 Oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalgets sekretariat pålegges å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Rapporteringen foretas til utvalgets første ordinære møte i året (30. januar 2018). 2.10 Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer fortløpende til fylkestinget om saker som er nevnt spesielt i gjeldende forskrift om kontrollutvalg. I tillegg vil kontrollutvalget innen sommeren, oversende fylkestinget en årsrapport om virksomheten i utvalget for året 2017. 3. Bestilling av oppdrag hos fylkesrevisjonen i 2018 3.1 Generelt I følge lovverket skal arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisjonen organiseres etter bestiller-utførermodellen, hvor kontrollutvalget bestiller oppdrag hos fylkesrevisjonen. 7
Med utgangspunkt i gjeldende budsjettrammer og fylkestingets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, skal sekretariatet legge fram forslag til bestillinger for behandling i kontrollutvalget. 3.2 Bestilling av regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen skal gjennomføres i henhold til kommuneloven m/tilhørende forskrifter samt god kommunal regnskapsskikk, og innenfor den ressursrammen som er vedtatt av fylkestinget. Dersom det viser seg at den gitte ressursrammen ikke kan anses å være tilstrekkelig for å kunne gjennomføre en tilstrekkelig revisjon av fylkeskommunens regnskap, skal fylkesrevisjonen uten opphold gi tilbakemelding til sekretariatet/kontrollutvalget om dette. Resultatet av den bestilte revisjonen vil være et viktig grunnlag for kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet. Ved bestillingen av regnskapsrevisjonen vil det inngå en fortløpende oppfølging fra revisjonens side om fylkesrådmannens oppfølging av tidligere merknader til årsregnskapet mv. Det er kontrollutvalgets sekretariat som utarbeider forslag til bestilling av regnskapsrevisjonen, jf vedlegg 1. Kontrollutvalgets godkjente bestilling skal underskrives av den valgte revisor for Akershus fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 3.3 Bestilling av forvaltningsrevisjon Prioritering av hvilke prosjekter som skal gjennomføres, tar utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon 2017 2018 som ble behandlet av fylkestinget 19. desember 2016. Siden utarbeidelsen av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon har fremtiden for Akershus fylkeskommune endret seg ved vedtaket om at Akershus fylkeskommune sammen med Buskerud og Østfold fylkeskommuner skal etablere Viken fylkeskommune fra 01.01.2020. Planen inneholder ni prosjektskisser for hele perioden 2017-2018, samt tre prosjektskisser som en reservepott. På side to i forslag til gjennomføring og levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er de gjenstående prosjektskisser og reserveprosjektskisser vurdert. Av de vedtatte prosjektene er seks forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller satt opp for gjennomføring i 2018: 1. Eierskapskontroll i Vigo IKA 2. Gratisprinsippet i videregående opplæring 3. System for å ha oversikt over innfartsparkeringsplasser i fylket 4. Overordnet analyse for selskapskontroll og plan for selskapskontroll 2018-2019 5. Overordnet analyse 6. Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Forvaltningsrevisjon bestilles og gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for fylkesrevisjonen for året 2018, og i forståelse med fylkesrevisjonens prioriteringer for året, jf vedlegg 3. Kontrollutvalgets godkjente bestilling skal underskrives av den valgte revisor for Akershus fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 8
3.4 Bestilling av selskapskontroll Målet med selskapskontrollen er å ta standpunkt til om fylkeskommunens eierinteresser blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Herunder å påse at det i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene, og at dette utøves i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf forskrift om kontrollutvalg 14. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 17. mars 2005 at Akershus og Østfold fylkesrevisjon skal gjennomføre selskapskontrollen på kontrollutvalgets vegne, jf 13 i Forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal ta utgangspunkt i den vedtatte plan for selskapskontroll for perioden når bestillinger foretas. vedlegg 4. Kontrollutvalget og sekretariatet vil følge utviklingen og eventuelt sette i verk tiltak dersom det oppstår situasjoner som tilsier det. Eventuelle bestillinger skal godkjennes av kontrollutvalget og underskrives av den valgte revisor for Akershus fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 4. KONTROLLUTVALGETS MØTER I 2018 Følgende møteplan er vedtatt for 2018: 1. halvår 2. halvår 30. januar 25. september 20. mars 30. oktober 24. april 4. desember 5. juni Alle ovennevnte datoer er tirsdager. Møtene starter klokken 14:00 dersom ikke annet blir bestemt. 5. DELTAKELSE PÅ ANDRE MØTER, OPPLÆRING, KURS MV Kontrollutvalgets medlemmer er invitert til å delta på konferansen for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund i tiden 7.- 8. februar 2018 på Gardermoen. 9
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2010/19-14 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 7/2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget sier seg tilfreds med den egenvurdering om uavhengighet som er mottatt fra oppdragsansvarlig revisor for Akershus fylkeskommunes regnskaper, Ketil Roppestad. 2. Krav om «vandelsattest» anses ivaretatt gjennom ansettelsesprosedyrene mv i styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon. Bakgrunn for saken I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet. Fakta Ved brev av 10. januar 2018 til kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune har oppdragsansvarlig revisor, revisjonsdirektør Ketil Roppestad, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger Sekretariatslederen kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt.
Oslo, 22. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Brev om vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 22.01.2018 2018/6-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 8/2018 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2017 Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering Saksredegjørelse I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, skal sekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets årsplan for 2017, pkt 2.9, pålegger sekretariatet å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Fakta Etter en gjennomgang av protokoller og saker som har vært behandlet i utvalget i 2017 kan ikke sekretariatet se at det foreligger vedtak som ikke er fulgt opp. Når det gjelder oppfølging av revisjonssaker, herunder fylkestingets vedtak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret, blir dette omtalt av fylkesrevisjonen i eget revisjonsbrev til kontrollutvalget. Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for 2017.
Oslo, 22. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.01.2018 2018/3-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 30.01.2018 9/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 30. januar 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 17. januar 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder