Meeting Book: Fyresdal kontrollutval (01.03.2018) Fyresdal kontrollutval Date: 2018-03-01T09:00:00 Location: Fyresvatn Note: Meld forfall til utvalets sekretær Ingebjørg Liland på e-post. Ingebjorg.liland@temark.no, eller mobil 47034560, snarast mogeleg.
Saksliste Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av møteinnkalling 01.03.2018 3 Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 4 Saker til behandling 1/18 Orientering - omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen 16 2/18 Orientering frå økonomisjef 01.03.2018 17 3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune 18 4/18 Orientering fra revisor 01.03.2018 31 5/18 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 32 6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune 35 7/18 Referatsaker 01.03.2018 44 8/18 Eventuelt 01.03.2018 57
1/18 Godkjenning av møteinnkalling 01.03.2018-18/00166-1 Godkjenning av møteinnkalling 01.03.2018 : Godkjenning av møteinnkalling 01.03.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00166-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Godkjenning av møteinnkalling 01.03.2018 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 01.03.2018 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 01.03.2018 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 01.03.2018 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00166-2 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møtet 30.11.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll frå møtet 30.11.2017 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll frå møtet 30.11.2017 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 Møteprotokoll Fyresdal kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: 30.11.2017 kl. 9:00 Næringshagen, møterom Hamaren 17/00105 Til stede: Annveig Veum Aas og Per Helge Seltveit Møtende varamedlemmer: Torstein Wøllestad Forfall: Olav Åge Dale Andre: Økonomisjef Kjersti Bergland Oppdragsrevisor Aud Lie Solheim Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland I samband med kontrollutvalsmøtet vart det helde eit verksemdsbesøk ved Fyresdal kommune sitt vassbehandlingsanlegg. Verksemdsbesøket fann stad frå kl. 09.00 til kl. 10.00. Det blei gjeve ei omvising på vassbehandlingsanlegget og ei generell orientering om kommunens vass og avlaupssystem. Sentrale tema for verksemdsbesøket var også: - Kommunens vass og avlaupsplan - Investeringar - Utfordringar Kommunalsjef Arild Metveit og driftsoperatør v/a Egil Libjå deltok frå kommunen ved verksemdsbesøket. Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/00105-25 Godkjenning av møteinnkalling 30.11.2017 3 Møteprotokoll 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 5/17 17/00105-28 Godkjenning av protokoll frå møtet 28.09.2017 4 Saker til handsaming 26/17 17/15623-1 Orientering om Fyresdal kommune sitt budsjett for 2018 5 27/17 16/13025-6 Selskapskontrollrapport - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS og sjølvkost feietenester Fyresdal kommune 6 28/17 17/00110-3 Orientering frå revisor 30.11.2017 7 29/17 17/15624-1 Kontrollutvalet sin møte og arbeidsplan 2018 - Fyresdal kommune 8 30/17 17/00116-8 Referatsaker 30.11.2017 9 31/17 17/00108-7 Eventuelt i møte 30.11.2017 10 Fyresdal, 30.11.2017 Annveig Veum Aas Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 30.11.2017 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 30.11.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 30.11.2017 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 5/17
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll frå møtet 28.09.2017 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møtet 28.09.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll frå møtet 28.09.2017 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 5/17
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 Saker til handsaming 26/17 Orientering om Fyresdal kommune sitt budsjett for 2018 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Saknr 26/17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande Møtehandsaming Økonomisjef Kjersti Bergland ga utvalet ei orientering om budsjettet for Fyresdal kommune i 2018 Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 27/17 Selskapskontrollrapport - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS og sjølvkost feietenester Fyresdal kommune Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Saknr 27/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Fyresdal kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Fyresdal kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. Kommunen bør: ikkje ta med del av kostnadene til adm/førebygging i berekninga av indirekte kostnader for feietenestene. vurdere å gjere vedtak i kommunestyret om kva dekningsgrad sjølvkosttenesta skal ha slik at det er tydeleg korleis eventuelle underskot skal handterast i framtida. slette framførbart underskot (memoriakonto) frå 2016 Møtehandsaming Utvalet gikk gjennom rapporten med revisor og sekretær. Forslag frå nestleiar: Fyrste punkt i tilråding til kommunen trekkas ut. Kontrollutvalet oppmodar kommunestyret å invitere forvaltningsrevisor for å leggje fram rapporten ved handsaminga av saka i kommunestyret. Votering Samrøystes. 6
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 Vedtak Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Fyresdal kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Fyresdal kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. Kommunen bør: vurdere å gjere vedtak i kommunestyret om kva dekningsgrad sjølvkosttenesta skal ha slik at det er tydeleg korleis eventuelle underskot skal handterast i framtida. slette framførbart underskot (memoriakonto) frå 2016 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 28/17 Orientering frå revisor 30.11.2017 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Saknr 28/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Aud Lie Solheim gav utvalet ei orientering om den pågåande revisjonen i kommunen. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 29/17 Kontrollutvalet sin møte og arbeidsplan 2018 - Fyresdal kommune Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Saknr 29/17 Forslag frå sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2018: Torsdag kl. 09:00: 01.03 24.05-27.9 29.11 Møtehandsaming Utvalet gikk gjennom møte- og arbeidsplan for 2018 Møtet i september flyttast til 20.9. Votering Samrøystes. Vedtak Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2018: Torsdag kl. 09:00: 01.03 24.05-20.9 29.11 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 30/17 Referatsaker 30.11.2017 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Saknr 30/17 Forslag frå sekretariatet: Referatsakene takast til vitande. Møtehandsaming Sekretariatet skal sjå om det er mogeleg å melde seg på NKRF sitt kontrollutvalskurs ein dag. Votering Samrøystes. Vedtak Referatsakene takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017-18/00166-2 Godkjenning av protokoll frå møte 30.11.2017 : Protokoll Fyresdal kontrollutval 30.11.2017 31/17 Eventuelt i møte 30.11.2017 Handsama av 1 Fyresdal kontrollutval Møtedato 30.11.2017 Møtehandsaming Inga saker vart handsama. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11 Saknr 31/17
1/18 Orientering - omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen - 18/03658-1 Orientering - omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen : Orientering - omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/03658-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Orientering - omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen Forslag frå sekretariatet: Saka leggast fram utan forslag til vedtak da orientering vil bli gjeve i møtet. Bakgrunn for saka: Kommunestyret handsama i møte 30.11.2017 sak 50/17, Omorganisering av administrativt leiarnivå i kommunen. Det blei vedteke å setje ned ei hurtigarbeidande arbeidsgruppe som skal komme med eit framlegg/forslag til endra organisering av det administrative leiarnivået i kommunen, med mål å skape ein vel fungerande tilnærma tonivåmodell. Framlegget frå arbeidsgruppa skal synleggjere endringar i eksisterande heimlar/nye heimlar for dei områda som blir berørt av ei mogeleg endring. Arbeidsgruppa er satt saman av rådmann, hovudverneombod, hovudtillitsvald frå Fagforbundet, samt ein representant frå Arbeiderpartiet og ein representant frå Senterpartiet. Kontrollutvalet har fått spørsmål om saka og ønskjer difor å få ei orientering om prosessen så langt og om korleis dette skal handsamast vidare. Saksopplysningar: Kontrollutvalet har bedt om at det kjem ein representant frå arbeidsgruppa for å gje ei orientering. 1
2/18 Orientering frå økonomisjef 01.03.2018-18/00197-1 Orientering frå økonomisjef 01.03.2018 : Orientering frå økonomisjef 01.03.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00197-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Orientering frå økonomisjef 01.03.2018 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet ynskjer orientering frå økonomisjef i kvart møte. Saksopplysningar: Økonomisjef Kjersti Bergland kjem i møte og orienterer. 1
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/02698-2 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Årsrapport 2017 med årsrekneskap og forklaringar frå skatteoppkrevjaren i Fyresdal leggast fram for kontrollutvalet. Vedlegg: - Årsrapport 2016 med årsrekneskap og forklaringar skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune 1
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
3/18 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune - 18/02698-2 Årsrapport 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune : Underskrevet årsrapport med rekneskap 2017 - Skatteoppkrevjaren i Fyresdal
4/18 Orientering fra revisor 01.03.2018-18/00193-1 Orientering frå revisor 01.03.2018 : Orientering frå revisor 01.03.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00193-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Orientering frå revisor 01.03.2018 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Aud Lie Solheim orienterer utvalet om revisjonsarbeidet i Fyresdal kommune. 1
5/18 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018-18/02471-2 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 : Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/02471-2 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, være uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Fyresdal kommune. Kirsti Torbjørnson si eigenvurdering av at ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til eigenvurderinga. Vedlegg: Fyresdal kommune Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 1
5/18 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018-18/02471-2 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 : Fyresdal kommune - Forvaltningsrevisors vurdeing av sjølvstende 2018.. TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalget i Fyresdal kommune v/agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 Bø i Telemark Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 91 70 30 e-post: post-tkr@tekomrev.no Distriktskontor: Postboks 83, 3833 Be Tif.: 35 05 90 00 Foretaksregisteret: 985 867 402 Vår ref.: i 8/59/tork Deres ref.: Arkivkode: 731013 Vurdering av om oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er uavhengig Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon gjennomfører i Fyresdal kommune. Eigenvurderinga av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved dette brevet. Vandelsattest er dokumentert ved tilsetjing i Telemark kommunerevisjon IKS. Skien, 09.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS L/:1 Mette Nilsen sekretær Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet
5/18 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018-18/02471-2 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 2018 : Fyresdal kommune - Forvaltningsrevisors vurdeing av sjølvstende 2018 Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av at oppdragsansvarleg er uavhengig og objektiv for forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fyresdal kommune Pkt i : Tilsetjingstilhøve Underteikna er ikkje ti/sett hos andre arbeidsgjevarar enn Telemark kommunerevisjon IKS. Pkt 2: Medlem i styrande organ Pkt 3 : Å delta i eller ha funksjonar i anna verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt 4: Nærståande Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i verksemd som Fyresdal kommune deltek i. Underteikna deltek ikkje i eller harfunksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. Pkt 5: Rådgjeving eller andre tenester som er eigna til å påverke revisor sin habilitet Pkt 6: Tenester under leiingog kontrolloppgåvene til kommunen Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Underteikna har ikkje utført rådgjeving eller andre tenesterfor Fyresdal kommune som kjem i konflikt med denne føresegna. Pkt 8: Andre særeigne forhold Underteikna har ikkje nærståande som er knytt til Fyresdal kommune slik at dette har verknadfor sjølvstende og objektivitet. Underteikna har ikkje gjeve tenester til Fyresdal kommune som høyrer inn under leling- og kontrolloppgåvene til kommunen. Underteikna er ikkje fullmektig for Fytesdal kommune. Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne høve som er eigna til å svekke tilliten til at revisor er sjølvstendig og objektiv. Skien, 09.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS -re1.1 ÇO\j V*; Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/03651-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tek Årsmelding 2017 for Fyresdal kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2017. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal i samsvar med kommuneloven 77, punkt 6, informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysningar: Årsmeldinga summerer opp utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2017, og gir eit bilde av utvalets formelle rolle, instruks og forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapet, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar. Føresegna må sjåast i samanheng med vedtekne planar og presenterast på denne måten for året 2017. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg med dette fram forslag til årsmelding for 2017 for godkjenning i kontrollutvalet. Den vil deretter bli sendt over til kommunestyret til orientering. Vedlegg: - Årsmelding for kontrollutvalet 2017 Fyresdal kommune 1
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune Fyresdal kommune Årsmelding for kontrollutvalet 2017 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune 1. INNLEIING Kontrollutvalet gir med dette ei samla årsmelding for aktiviteten i 2017. Årsmeldinga skal gi eit bilete av utvalet si formelle rolle, instruks, forhold til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste saker som er handsama i år. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapen, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet årleg rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar. Bestemminga må sjåast i samanheng med vedtekne planar og vert presentert på denne måten for året 2017. 2. SAMANSETTING AV KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet er valt av kommunestyret og skal i kommunestyret sin stad føre tilsynet med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktige til å velje eit kontrollutval. Kommunestyret kan foreta nyval av kontrollutvalets medlemmer i valperioden, men da må heile utvalet veljast på nytt. Reglar for val av medlemmer til kontrollutvalet er fastsette i eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar til kven som er valbare til utvalet. Medlem og varamedlem i kontrollutvalet 2017 Medlem Leiar Annveig Veum Aas (SP) Nestleiar Per Helge Seltveit (SP) Medlem Olav Åge Dale (AP) Varamedlem Gunnar Kvasjord Thorstein Wøllestad Inga Lorentzen Grythe Kommunelova krev at minst eitt av medlemmene skal veljast blant kommunestyret sine medlemmer. Departementet har tolka det slik at det gjeld ved konstituering. 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALET SITT ARBEID Etter Kommunelova 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for laupande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova 77 slår fast: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens rekneskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Side 1 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegne. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal i følgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 4. OPPLÆRING OG KURS Det vert stadig stilt større krav og forventningar til kontrollutvalet sin kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunen sine innbyggarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåvene som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet vert blant anna årleg invitert til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalet ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet kan møtast og drøfte saker og arbeidsmetodar. 5. SEKRETARIAT Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Temark har sekretariatsoppdraget for 34 kommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark. Temark er med det eit av landets største kontrollutvalssekretariat. Sekretariatet har sju tilsette og sekretær for kontrollutvalet i 2017 var Ingebjørg Liland. Sekretariatet skriv saksframstillingar, bistår kontrollutvalet i praktisk tilrettelegging av møte og med oppfølging av vedtak. I det laupande arbeidet er sekretariatet bindeleddet mellom utval og revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. 6. REVISJON Kommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstenester med Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjonen leverer revisjonstenester til 21 kommunar. Selskapet bistår kommunen med rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgiving. Oppdragsrevisor er Aud Lie Solheim, oppdragsansvarleg revisor er Ottar Kleppe og oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor er Kirsti Torbjørnson. Side 2 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som mogleggjer den aktiviteten som det vert lagt opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen kjem fram av kommunens samla årsrekneskap. Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatera på utvalets økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon. Rekneskap for 2017 Beskrivelse: Møtegodtgjørelse/Tapt arbeidsfortjeneste Budsjett Regnskap 2016 38 500 2016 48 484 Bevertning 0 4 362 1 400 0 30 000 15 000 20 796 4 665 2 000 2 425 Sum kontrollutvalget: 86 900 81 132 Kjøp av sekretariatstjenester 97 000 96 400 389 000 389 000 45 000 53 300 617 900 619 832 Kontingent og tidsskrift Opplæring, kurs og konferanse Transport, reise og diettgodtgjersle Kontormateriell Kjøp av revisjonstjenester Selskapskontroll o.l. SUM TOTALT 8. KONTROLLUTVALET SITT ARBEID MØTE OG SAKER Kontrollutvalet har i 2017 gjennomført 5 møter og handsama 31 saker. I likskap med andre folkevalde organ er som hovudregel møta opne Sakskart, saksdokument og protokollar vert løypande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider (www.temark.no). Side 3 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune Utvalet ynskjer å ha oppdatert informasjon om kommunen si verksemd, og samtidig gjere sin eigen funksjon meir kjent. Administrasjonen har ved fleire høve blitt invitert til kontrollutvalet for å orientere om forskjellige verksemdsområder i kommunen. Kontrollutvalet ønsker å være synleg og ha god kontakt med leiinga i kommunen. Rådmannen eller representantar for rådmannen har deltatt på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Ein stor del av kontrollutvalet si sakshandsaming omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå kommunestyret, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved kommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis kommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn. Saker handsama i kontrollutvalet: Protokoll frå sist møte (eiga sak i kvart møte) Innkallingar (eiga sak i kvart møte) Referatsaker / Eventuelt (eiga sak i kvart møte) Orientering frå revisjonen (eiga sak i kvart møte) Orientering frå økonomisjef (eiga sak i kvart møte) Forvaltningsrevisjonsrapport Gimle skule Kontrollutvalet sitt ansvar i forbindelse med mislege saker Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon Orientering om oppfølginga av tilsynsrapport «med varsel om vedtak etter tilsyn med vannverkets beredskap» Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende Årsmelding for kontrollutvalet 2016 Årsrapport for 2016 Skatteoppkrevjaren i Fyresdal kommune Bekymringsmelding på arbeidsmiljø Fyresdal kommune Orientering Elevundersøkinga 2016 Fyresdal kommune Orientering frå eining helse og omsorg Årsrekneskap og årsmelding 2016 for Fyresdal kommune Oppfølging bekymringsmelding på arbeidsmiljø Orientering Felles statleg tilsynskalender 2017 Oppfølging av forvaltningsrevisjon av Gimle skule Overordna revisjonsstrategi 2017 Revisors sjølvstende Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Orientering om Fyresdal kommunes budsjett for 2018 Rapport Selskapskontroll Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark Kontrollutvalet sin møte og arbeidsplan 2018 Kontrollutvalet har i perioden også vore på befaring på Gimle skule og på vassbehandlingsanlegget til Fyresdal kommune. Side 4 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune 9. REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gi tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredjeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er derfor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av deira oppgåver, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerer at revisors arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegne av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottar kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheit til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil derfor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Side 5 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune Fyresdal kommune har ei ramme på 2 prosjekt i valperioden, noko avhengig av omfanget på dei ulike prosjekta. Planen blei sendt kommunestyret for godkjenning. Kontrollutvalet vurderar årleg omfanget av forvaltningsrevisjonen og legger evt. endringar/tillegg som det er trong for fram for kommunestyret. Kontrollutvalet har i 2017 handsama ein selskapskontroll: Gimle skule Rapporten tok for seg følgande problemstilling: I kva grad sikrar skulen at krava til undervegsvurdering i fag blir følgde Følger skulen rutinane for varsling og vedtak knytt til elevane sitt psykososiale miljø Kva kompetanse har de fast tilsette og vikarane skulen nyttar til undervisning Korleis er skulens bruk av assistentar i undervisninga Rapporten tilrår kommunen å: Sikre at planar som ligg på nettsida er oppdaterte og gjeldande, Utarbeide rutinar for undervegsvurdering som sikrar at vurderinga omfattar råd til elevane om korleis dei kan forbetre seg, og som sikrar at lærarane involverer elevane i vurderingsarbeidet, Sikre at skulen sin plan for elevane sitt psykososiale miljø er kjent og blir følgd opp, Vurdere om rutinane knytt til vedtak etter opplæringslova 9a bør justerast, og Sikre at det blir gitt tilpassa informasjon i enkeltvedtak om rettar knytt til klage. Kommunestyret handsama rapporten i møte 30.03.2017, sak 8/17, og vedtok kontrollutvalets innstilling. 11. SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er ei av dei pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig verkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll. Telemark kommunerevisjon IKS la fram plan for selskapskontroll 2016-2020 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet vurderer årleg omfanget av selskapskontroll og legger evnt. endringar/tillegg som det er behov for fram for kommunestyret. Kontrollutvalet har i 2017 handsama ein selskapskontroll: Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark sjølvkost på feietenester Rapporten tok for seg følgande problemstilling: I kva grad får kommunane levert feie og tilsynstenestene til sjølvkost Korleis kommunen handterer sjølvkostreglane for feie- og tilsynstenester. Side 6 av 7
6/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune - 18/03651-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Fyresdal kommune : Årsmelding for kontrollutvalet 2017 - Fyresdal kommune Rapporten anbefaler selskapet å: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestane. Vurderingane bør bli dokumenterte, i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. Sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdater, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtala. Rapporten anbefaler at kommunen bør: Vurdere å gjere vedtak i kommunestyret om kva dekningsgrad sjølvkosttenesta skal ha slik at det er tydeleg korleis eventuelle underskot skal handterast i framtida. Slette framførbart underskot (memoriakonto) frå 2016 Kommunestyret handsama rapporten i møte 25.01.2018, sak 3/18, og vedtok kontrollutvalets innstilling. 12. KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Kontrollutvalet si årsmelding for 2017 vert med dette lagt fram for kommunestyret til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2017 i samanheng, kan kommunestyret sjå om dei vedteke oppgåvene og målsettingane for kontrollutvalet er eller blir følgde opp. Fyresdal, 01.03.2018 Annveig Veum Aas Leiar Ingebjørg Liland Sekretær Side 7 av 7
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Referatsaker 01.03.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00175-1 Ingebjørg Liland Saksgang Fyresdal kontrollutval Møtedato 01.03.2018 Referatsaker 01.03.2018 Forslag frå sekretariatet: Referatsakene takast til vitande. Saksopplysningar: 1. Referatsaker NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 7-8 februar betraktninger Temark sin vårkonferanse 19. april Tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt Artikkel frå VTB Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet 2. Saker handsama i Kommunestyret PS 3/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS. PS 58/17 Økonomiplan 2018 2021 og årsbudsjett 2018 RS 50/17 Kontrollutvalet sin møte og arbeidsplan 2018 3. Neste møte 24.05.2018, klokka 09.00 Årsrekneskap for Fresdal kommune 2017 Orientering Felles statlig tilsynskalender for 2018 Referatsaker/Eventuelt Vedlegg: - Rapport etter tilsyn samfunnstryggleik og beredskap Fyresdal kommune - VTB Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet 1
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : VTB - Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : VTB - Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : VTB - Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : VTB - Skuletilsette nøgde med arbeidsmiljøet
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Fyresdal kommune Tilsynsdato: 01.11.2017 Rapportdato: 22.12.2017
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 TILSYNSTEMA... 3 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 4 MERKNADER... 7 VIDARE OPPFØLGING... 8 Side 2 av 8
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor summerer opp nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: 01.11.2017 Adressen til kommunen: Klokkarhamaren 6, 3870 FYRESDAL Kommunenummer: 0831 Kontaktperson i kommunen: Svånaug Dyrland Valseth Fylkesmannen si tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar) Mari Nordal Willy Frogner Tilsynsrapporten er skriven av: Jan W. Jensen Ruud/Mari Nordal Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan W. Jensen Ruud Foreløpig tilsynsrapport sendt: 08.11.2017 Endeleg tilsynsrapport sendt: 22.12.2017 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Ikkje aktuelt 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Fyresdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og vernebuing er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 12-3, helseberedskapslova 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap 10, opplæringslova 14-1 fyrste ledd og barnehagelova 9 andre ledd, jfr. kommunelova kapittel 10A. 1.2 Tilsynstema Sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan. Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og einingsnivå (skole/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjoner. Side 3 av 8
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 1.3 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til Fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Risiko og sårbarhetsanalyse for Fyresdal kommune, revidert utgåve 04.07.15 2. Risikodiagram Fyresdal kommune 26.01.2017 3. Kommunedelplan for Fyresdal sentrum 2006-2020 22.06.2006 4. Kommunedelplan for Fyresdal sentrum 2006-2020 (Kart) Høyringsutkast 05.04.2006 5. Kommuneplanen sin arealdel 2014-2026 (Kart) 19.06.2014 6. Kommuneplan for Fyresdal kommune 2015-2018 (2005-2015, K-sak 37/05) 7. Kommunedelplan for næring, landbruk og busetjing 2015-2018 17.06.2015 8. Kommuneplanen sin arealdel 2014-2026 Føresegner og retningsliner 27.11.2014 9. Kommunal planstrategi for Fyresdal 2016-2020 Udatert 10. Notat Samfunnsberedskap i Fyresdal kommune Udatert 11. Beredskapsplan Fyresdal kommune 12. Delplan for atomberedskap Fyresdal kommune 13. Pandemiplan Fyresdal kommune 2009 Helse og omsorg 14. Smittevernplan for Fyresdal kommune 15. Beredskapsplan skule og barnehage i Fyresdal kommune 16. Organisasjonskart Fyresdal kommune pr august 2017 17. Utfylt kartleggingsskjema 18. Handlingsplan etter ROS-analyse Fyresdal kommune Udatert 19. Handlingsplan for psykisk helse og eit betre liv 2007-2010 Fyresdal kommune Udatert 20. Informasjons-/kommunikasjonsplan Fyresdal kommune Udatert 21. Plan for helse, sosial og smitteberedskap Sept 2017 22. Plan for psykososialt miljø på Gimle skule 30.09.2015 Udatert Nov. 2016 Udatert 03.08.2009 2015 (2017) Udatert 2017 Desse dokumenta vart overlevert/ettersendt på og i etterkant av tilsynsdagen: Nr. Dokument Datering 23. Referat/oppsummering frå Driftsassistansen etter øving 19.10.17 20.10.2017 24. Helsesosial beredskapsplan Fyresdal kommune del I og II (utkast) 15.11.2016 25. Plan for fellestenesta/sentralbordet 26. Krise- og beredskapsplan for Gimle skule (rev) 27. Delplan for helse- sosial og smitteberedskap Fyresdal kommune Nov 2017 28. Plan for samfunnssikkerheit og beredskap 2018-2021 Nov 2017 Udatert 16.03.2017 Side 4 av 8
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kartleggingsskjema 1.4 Gjennomføring Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 01.11.2017. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under. Rektor Gimle skule Rohit Rajendiran Kommunelege Svånaug Dyrland Valseth Informasjonskonsulent Kjersti Bergland** Kommunalsjef øk./fellesten. Einar Mikkelsen Planansvarleg Jan W. Jensen Ruud Fylkesberedskapssjef Mari Nordal Rådgjevar Willy Frogner Beredskapsrådgjevar Deltaker Erik Skjervagen Stilling Ordførar Ketil Kiland Rådmann Inga Britt Kjellevold Haugen Kommunalsjef helse og omsorg Sarke Veum* *For kommunalsjef Tron Armand Støle **For kommunalsjef/beredskapskoordinator Arild Metveit Side 5 av 8
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 2 Hovudinntrykk Fyresdal kommune har dei grunnleggande planar/dokument (overordna beredskapsplan og heilskapleg ROS-analyse) knytt til kommunal beredskapsplikt på plass. I samband med tilsynet er det utarbeidd planverk for systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. På helse- og sosialområdet er det i samband med tilsynet utarbeidd ny plan for helsemessig og sosial beredskap med grunnlag i mal utarbeidd på fylkesnivå. Heilskapleg ROS-analyse er oppdatert i 2015. Kommunen har oversendt fleire tilhøyrande dokument som bør samlast i den heilskaplege ROS-analysen. Ein revisjon av heilskapleg ROS bør gjerast i samband med (før) rullering av kommuneplanen sin samfunnsdel. Her bør kommunen nytte beredskapsrådet aktivt. Fyresdal har ein kommuneplan (samfunnsdel) frå 2015 der samfunnstryggleik og klimatilpassing ikkje er tema. Med grunnlag i mellom anna klimaendringar, nye trusselbilete og strukturelle endringar for mange samarbeidspartnarar, til dømes politiet, bør kommunen ved rullering vurdere nærare om ikkje samfunnstryggleik bør omtalast. Arealdelen er frå 2014. Her er det gode føresegner med tanke på samfunnstryggleik og vernebuing. Planstrategien er frå 2016. Her er det nytta ei SWOT analyse, og det er teke med gode formuleringar knytt til samfunnstryggleik og klimatilpassing. Det viktige blir nå få dette med i planane og arbeidet frametter. I forskrift om kommunal beredskapsplikt ( 3) er det eit tydeleg krav om at kommunen med grunnlag i den heilskaplege ROS-analysen skal utarbeide «mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og vernebuingsarbeidet». Kommunen har i samband med tilsynet utarbeidd ein Plan for samfunnssikkerheit og beredskap som samlar trådane i og legg føringar for kommunen sitt systematiske arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Denne planen vil vere eit godt grunnlag for eit godt og jamt arbeid, og blir viktig å følgje opp årleg slik kommunen legg opp til. Planen bør omtale arbeidet med revisjon av heilskapleg ROS-analyse og rullering av samfunnsdelen av kommuneplanen, jamfør avsnitta ovanfor. Overordna beredskapsplan vert vurdert til å vere dekkjande. Planen er godkjent i kommunestyret og skal vere revidert årleg og oppdatert ved trong i tråd med fastsette rutinar for dette (oversendt utgåve burde i samsvar med revisjonsrutinane vere frå våren 2017, ikkje hausten 2016). Planen må rettast opp med oppsyn til gjennomføring av øvingar for kriseleiinga. Desse skal etter forskrifta vere minimum kvart andre år. Som positivt vil me trekke fram: - Kommunen har etablert eit beredskapsråd og har faste årlege møte. Desse vert koordinert i tid med møte i politiråd Kommunen har følgt opp med øvingar, og har planer om øving med PLIVO-tema Nokre utfordringar: - - Små fagmiljø som vert råka av store utskiftingar og/eller andre utfordringar kan bli utfordra med tanke på utvikling og oppdatering av planverk og å bygge opp og vedlikehalde kompetanse. Tettare tverrgåande samarbeid/oppfølging internt i kommunen og fagleg samarbeid med andre kommunar kan vere med på å avbøte dette På helse-, omsorg- og sosialområdet må nytt planverk forankrast i organisasjonen Fleire bør kunne nytte krisestøtteverktøyet CIM Side 6 av 8
7/18 Referatsaker 01.03.2018-18/00175-1 Referatsaker 01.03.2018 : Rapport etter tilsyn - samfunnstryggleik og beredskap - Fyresdal kommune 2017 Fylkesmannen i Telemark Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2017 3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte ingen avvik. Tri forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 atomberedskapsplan Kommunen har ein eldre atomberedskapsplan utarbeidd etter mal laga i fellesskap mellom kommunane sine beredskapskoordinatorar og Fylkesmannen i Telemark. Kommunen bør: Oppdatere atomberedskapsplanen med grunnlag i nytt plangrunnlag for kommunal atomberedskap frå 2017. http://www.nrpa.no/filer/cef3a9b08f.pdf Kommunen kan gjerne avvente ferdigstilling av mal i regi av Beredskapsnettverket i Grenland Merknad nr. 2 beredskapsplanverk skule/barnehage Fylkesmannen mottok før tilsynsdagen beredskapsplan for sektoren/kommunalområdet og på tilsynsdagen ein nyare plan som dekker Gimle skule. Den nye planen er god og dekkjande. Det er uklart om denne erstattar sektorplanen. Uansett saknar me ein tilsvarande plan for barnehagen. Kommunen bør: Utarbeide beredskapsplan for barnehagen i tråd med nyare plan for Gimle skule, eller sidan både skule og barnehage ligg samla utvide planen for skolen til óg å omfatte barnehagen Merknad nr. 3 beredskapsplan helse og sosial Den nye delplanen for helse-, sosial og smitteberedskap frå november i år må fastsettast i kommunestyret, i tråd med krav i 2 i Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Fylkesmannen legg til grunn at kommunen følgjer opp dette forskriftskravet og at kravet er dekt om den nye planen blir sett opp som ei orienteringssak. Ei orientering om tilsynet som er gjennomført og den nye planen for samfunnstryggleik og beredskap kan med fordel leggast inn i denne saka. Kommunen bør: Sette den nye delplanen for helse-, sosial og smitteberedskap på sakslista til kommunestyremøte tidleg på nyåret, gjerne som del av ei større sak der ein orienterar om kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap og nye planar som er komne på plass i samband med tilsynet no i haust Side 7 av 8