Endre fysisk plassering for ett eller flere dokument Dato: 2018-01-04 Denne veiledningen viser hvordan man kan gi ett eller flere eksemplar ny plassering. Endre fysisk plassering vil være aktuelt når man skal overføre eksemplar til magasin eller flytte mellom samlinger. MERKNAD: I Alma ligger informasjon om fysisk plassering (avdeling/samling/hyllesignatur) i beholdningsposten (Holdings record). Den bibliografiske posten kan ha flere beholdningsposter med ulike plasseringer lenket til seg. Beholdningsposten kan ha ett eller flere eksemplar (Item) lenket til seg. Alle eksemplarene i en beholdningspost vil alltid ha samme plassering. Det vil være ulike måter å endre fysisk plassering på. Valg av metode avhenger av om en vil gi alle eller bare noen eksemplarer ny plassering og om beholdningspost for den nye plasseringen finnes fra før eller ikke. Tre scenarioer: A. Flytte eksemplar til beholdningspost som finnes fra før. B. Flytte et av eksemplarene til en ny beholdningspost. C. Flytte alle eksemplarer over til en nyopprettet beholdningspost. D. Flytte ett eller flere eksemplarer til en annen bibliografisk post. A. Flytte eksemplar over til en beholdningspost som finnes fra før Denne metoden brukes dersom den nye plasseringen for dokumentet allerede finnes i institusjonen. F.eks. man skal flytte et ekstra eksemplar til et annet utlånssted: 1) Søk opp dokumentet: 2) Velg Items på den aktuelle posten, og du får opp List of Items: 1
3) Hak av i boksen til venstre for eksemplar(ene) du ønsker å flytte og velg Change Holdings. Du får opp en liste over aktuelle plasseringer som finnes: 4) Merk av til venstre for den nye plasseringen og velg Select. Du får meldingen: «X items successfully moved to other holdings». Ved å klikke på View all holdings får du opp en oppdatert liste over plasseringene med tilknyttede eksemplar. Merknad: Etter flytting til ny beholdningspost må fysisk eksemplar merkes om. Om slik arbeidsflyt er aktuell kan eksemplaret gis status «Til ryggmerking» e.l. B. Flytte et eksemplar til en ny beholdningspost Denne metoden brukes dersom den nye plasseringen for dokumentet ikke finnes i biblioteket. F.eks. overføre et eksemplar til magasin der det ikke er noe eksemplar av dokumentet fra før. NB. Eksemplaret må ha status «in place» for at man skal kunne gjøre dette! 2
1) Velg Physical Items og søk opp dokumentet. Det gir en liste med én innførsel for hvert eksemplar institusjonen har: 2) Velg Edit ved det eksemplaret du ønsker å flytte. Du kommer til skjermen Physical Item Editor: Under Location Information kan man ved å klikke på listesymbolet til høyre i feltene Permanent library og/eller Permanent location få opp liste over aktuelle plasseringer (utlånssted/samling) å velge fra: 3
3) Du velger ny plassering ved å klikke på den aktuelle linjen. 4) Velg Save. Hvis du har flere eksemplar tilknyttet holdingposten du vil flytte fra vil du få opp denne meldingen: Velg Confirm når øvrige eksemplarer skal bli værende. 5) Du får meldingen: o The data for [xxx] has been successfully updated 4
C. Flytte alle eksemplar tilknyttet en beholdningspost over til en ny beholdningspost Denne metoden brukes dersom man ønsker å gi alle eksemplar en ny plassering. F.eks. flytte alle eksemplar fra et utlånssted til et annet: Merknad: Denne metoden kan ikke brukes til å flytte eksemplarene til en beholdningspost som finnes fra før. I slike tilfeller brukes metode A. 1) Velg All Titles og søk opp posten for eksemplarene du vil flytte: 2) Velg Holdings Siden List of Holdings åpnes: 3) Velg Edit for beholdningsposten du ønsker å endre ( i listen som du får opp til høyre i skjermen, eller ved høyreklikk). Dette åpner beholdningsposten for redigering i MD Editor. Hvis din institusjon har konfigurert slik at holding-posten er i MARC-visning i MD Editor, se punkt A nedenfor. Hvis din institusjon ikke har gjort noe med konfigureringen på dette området, og dermed har fortekst-visning for holdings record, se pkt B. A) Holdings record i MARC-visning: 5
Sett pekeren i 852-feltet og velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F) og legg inn nye verdier: B) Holdings record i fortekst-visning Legg inn nye verdier ved å velge fra liste: 4) Velg File > Save and release record (Ctrl+Alt+R) Alle eksemplarer tilknyttet beholdningsposten har fått ny plassering. 6
D. Flytte ett eller flere eksemplarer til en annen bibliografisk post Denne metoden brukes når ett eller flere eksemplarer skal flyttes til en annen bibliografisk post. I motsetning til funksjonen Relink for beholdningsposter (Holdings), kan relinking av eksemplar (Items) også utføres mens eksemplaret er i prosess, og både reserveringer og PO-lines følger med eksemplaret. 1) Søk opp posten med eksemplarene du vil flytte. 2) Velg Items (med menyknappen eller høyreklikk) på den aktuelle posten, og du får opp List of Items. 3) Hak av i boksen til venstre for eksemplaret eller eksemplarene du ønsker å flytte, og velg Relink to another Bib. Du får nå opp en skjerm hvor du kan velge å søke opp den nye bibliografiske posten: 7
4) Når du har klikket på menyknappen, får du opp søkeskjermen. Utfør søket, og du får opp en treffliste: 5) Trykk på posten du skal flytte eksemplarene til. Du kommer nå tilbake til forrige side hvor du må velge Holding: 6) Du kan enten velge å flytte eksemplaret til en eksisterende beholdningspost, eller du kan opprette en ny med Add new holdings. Hvis du velger å opprette ny beholdningspost, kommer du til Metadata Editor. Rediger den nye posten og lagre den. Trykk Back for å komme tilbake til listen over beholdningsposter, og da er den nye posten valgt: 8
7) Velg Select. Hvis det eksemplaret du flyttet var det siste på beholdningsposten det ble flyttet fra, får du følgende spørsmål: Velg Delete the holdings record og Go. 8) Prosessen er nå utført og du er tilbake i eksemplarlisten hvor du startet: 9
OBS: Hvis du nå skal flytte et annet eksemplar fra denne listen, må du oppdatere listen først. Gjør du ikke det, vil det neste eksemplaret havne på samme sted som den forrige uansett hva du velger. Dette er en feil som ExLibris har vurdert som såpass marginal at de har valgt å ikke rette den. 10