Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Tidspunkt: 10.02.2015 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Hobøl, 03.02.2015 Harald Westby Leder (sign.) -1-
Kontrollutvalget Hobøls møte 10.02.2015 Sakliste PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 PS 15/2 PS 15/3 Referater Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune PS 15/4 Orienteringssak - Budsjett 2015 PS 15/5 PS 15/6 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-
Saksnr.: 2015/2545 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 19595/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014, godkjennes Rakkestad, 03.02.15 Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 legges frem til godkjenning -3-
Møteprotokoll Kontrollutvalget Hobøl Møtedato: 08.12.2014, Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 15:30 Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Fra til saksnr.: 14/27-14/31 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Harald Westby, Leder X Lars Ødeby X Asmer Helez, meldt forfall x Andre Bongard innkalt og meldt forfall. Martin Veidal innkalt og møtt Synnøve Wangberg Ihlebekk, meldt forfall X Sissel Jøssang, innkalt og møtt Simen Gjølsjø, x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Ingen Møtende fra revisjonen: Finn Skofsrud Møtende fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær)... Harald Westby Lars Ødeby Asmer Helez Leder. Synnøve Wangberg Ihlebekk. Simen Gjølsjø Merknader Kontrollutvalget Hobøls møte 08.12.2014 Sakliste U.off. PS 14/27 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.2014 PS 14/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 PS 14/29 Informasjon fra revisjonen PS 14/30 Møteplan for 1. halvår 2015 PS 14/31 Eventuelt -4-
PS 14/27 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.2014, godkjennes Rakkestad, 03.12.2014 Kontrollutvalget Hobøls behandling 08.12.2014: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 08.12.2014: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.2014, godkjennes PS 14/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, 03.12.2014 Kontrollutvalget Hobøls behandling 08.12.2014: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 08.12.2014: Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. PS 14/29 Informasjon fra revisjonen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: -5-
Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 03.12.2014 Kontrollutvalget Hobøls behandling 08.12.2014: Revisor orientert om følgende: - Revisjonen har en fast dag pr uke i kommunen - Risikoen ved økonomikontoret ble hevet fordi flere av de erfarne sluttet. En medarbeider er nå kommet tilbake og dett hjelper på situasjonen. - Fin Skofsrud fortalte at han vil gå av med AFÅP-pensjon og at dette trolig blir hans siste møte i utvalget. Utvalgets medlemmer takket Skofsrud for et godt samarbeid. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 08.12.2014: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 14/30 Møteplan for 1. halvår 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: 1. møte: tirsdag 10. februar 2015 kl. 15:00 2. møte: tirsdag 19. mai 2015 kl 15:00 3. møte: tirsdag 9. juni 2015 kl. 15:00 Rakkestad, 03.12.2014 Kontrollutvalget Hobøls behandling 08.12.2014: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 08.12.2014: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: -6-
1. møte: tirsdag 10. februar 2015 kl. 15:00 2. møte: tirsdag 19. mai 2015 kl 15:00 3. møte: tirsdag 9. juni 2015 kl. 15:00 PS 14/31 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 03.12.2014 Kontrollutvalget Hobøls behandling 08.12.2014: Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 08.12.2014: Ingen saker ble tatt opp under Eventuelt. -7-
Saksnr.: 2015/2545 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 19707/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/2 Referater Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater tas til orientering Rakkestad, 03.02.2015 Vedlegg Vedtak sak 14/72 kommunestyret forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet» Vedtak sak14/73 Kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Vedtakene er fattet i tråd med innstillingen fra kontrollutvalget. I sak 14/72 forvaltningsrevisjonsprosjektet er det i tillegg lagt til et punkt om at det fortløpende skal rapporteres til hovedutvalg for oppvekst og om omsorg om løsninger. Vurdering Sekretariatet merker seg at det igjen er glemt å sørge for at det fremkommer i saksfremlegget at det er kontrollutvalget selv som innstiller til kommunestyret og ikke Rådmann i de saker som kommer fra kontrollutvalget. ( Jamf. Kommuneloven 77 nr.6 og brev fra KDR til fylkesmannen i Østfold daterte 07.10.2010). Sekretariatet påpekte dette i brev 08.01.2013 til Hobøl kommune, og har i tillegg hatt jevnlig dialog med Rådmann om dette. -8-
Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Industriveien 6 1890 Rakkestad Dato Saksbehandler Vår ref. Deres ref. 13.11.2014 Trude Paulsen 14/904-2 Vedtak i sak 14/72 Kommunestyret - Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Tjenesteutøvelse i barnevernet" Vedlagt følger vedtak. Vedtaket kan påklages til kommunen. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dagen brevet kom frem til adressaten. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til den instansen som har truffet vedtaket. Angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes og begrunnelse for klagen. Vennlig hilsen Trude Paulsen enhetsleder servicetorget Andre mottakere: Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS -9-
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lise Falkenburger FE - 217, FA - F47 14/904 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Tjenesteutøvelse i barnevernet" Saksnr Utvalg Type Dato 14/72 Kommunestyret PS 03.11.2014 Rådmannens innstiling: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet» tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas. Forslag fra Håvard Jensen (FrP) til tillegg i pkt 2: Det rapporteres fortløpende til hovedutvalg for oppvekst og omsorg om løsninger. Innledning: Kontrollutvalget behandlet rapport om «tjenesteutøvelse i barnevernet» i Hobøl kommune i sitt møte 21.10.2014. Bakgrunn og saksopplysninger: Følgende vedtak ble fattet: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet», Hobøl kommune tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas. Revisjonen anbefaler følgende tiltak: 1. Det utarbeides et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. -10-
2. Det utarbeides et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser. 3. Økt bevissthet rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding, samt økt bevissthet rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. 4. Tydelig dokumentasjon og datofesting når det startes en undersøkelse. 5. Tiltaksplaner skal foreligge samtidig med vedtak om hjelpetiltak. 6. Vurdering av hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. 7. Revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken i ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Kommunestyret - 14/72 KS - behandling: Enstemmig KS - vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet» tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas. Det rapporteres fortløpende til hovedutvalg for oppvekst og om omsorg om løsninger. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Utskrift til: -11-
Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Industriveien 6 1890 Rakkestad Dato Saksbehandler Vår ref. Deres ref. 13.11.2014 Trude Paulsen 14/905-2 Vedtak i sak 14/73 Kommunestyret - Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016 Kommunestyret - 14/73: Det er gjort følgende vedtak i saken: 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas. 2. Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. Vedtaket kan påklages til kommunen. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dagen brevet kom frem til adressaten. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til den instansen som har truffet vedtaket. Angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes og begrunnelse for klagen. Vennlig hilsen Trude Paulsen enhetsleder servicetorget Andre mottakere: Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS -12-
Saksnr.: 2015/2542 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 19569/2015 Klassering: 515/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/3 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune, vedtas Rakkestad, 03.02.15 Vedlegg Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I samsvar med tidligere praksis, og i henhold til forskrift om kontrollutvalg, avgir kontrollutvalget sin årsmelding for 2014 Vurdering Årsmeldingen er ment å gi et riktig bilde av den aktivitet som har funnet sted i 2014. sekretariatet har laget et utkast på bakgrunn av kontrollutvalgets protokoller. Det er rom for at utvalget kan komme med egne innspill/ord til årsmeldingen om ønskelig. -13-
ÅRSMELDING 2014 FRA KONTROLLUTVALGET I HOBØL KOMMUNE Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 1 av 4-14-
1. INNLEDNING Kontrollutvalgets årsmelding er melding til kommunestyret om utvalgets virksomhet og hvilke saker og oppgaver som er tatt opp i 2014. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret sørge for det løpende tilsynet med forvaltningen av kommunen. Utvalget skal også påse at revisjonen av kommunen fungerer på en betryggende måte (jf. kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004). Kontrollutvalget skal føre tilsyn med kommunens selskaper, heleide offentlige aksjeselskaper og interkommunale selskaper som kommunen er medeier i. (jf kommunelovens 80). I 2011 gav Kommunal- og regionaldepartementet ut Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Her tas opp forhold som kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet og synliggjøring av utvalget. I tillegg er det en gjennomgang av de forskjellige revisjonsformene som, finans- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Videre rollen til revisjon og sekretariatet for kontrollutvalget. 3. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer og vararepresentanter i kontrollutvalget velges av kommunestyret for fire år og følger valgperioden. Utvalgets leder har møteog talerett i kommunestyret når utvalgets saker blir behandlet (jf. Kommuneloven 77). For 2011-2015 ble følgende valgt (nyvalg i kommunestyret 29.10.2013, sak 14/87): Navn Funksjon Navn Varamedlem Harald Westby Leder Inger Karin Olaisen 1.vara for Westby/ Ødeby Lars Ødeby Nestleder Ole Thorvald Riiser 2.vara for Westby/ Ødeby Asmer Helez Medlem Sissel Jøssang 1.vara for de øvrige Synnøve Wangberg Ihlebekk Medlem Åse Brekke 2.vara for de øvrige Simen Gjølsjø Medlem Andre Bongard 3.vara for de øvrige Martin Veidal 4.vara for de øvrige 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Kontrollutvalget i Hobøl kommune har i 2014 hatt 5 møter og behandlet 31 saker. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 2 av 4-15-
Møtene holdes for åpne dører (jf. Forskrift om kontrollutvalg 19 og pressemelding fra kommunal- og regionaldepartementet 08.02.2013). Ordfører og revisor har møte- og talerett i utvalget. Rådmannen har ikke møterett, men innkalles av utvalget. Sekretærfunksjonen for kontrollutvalget blir dekket av Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS. er i selskapet. Hobøl kontrollutvalg vedtar en møteplan for hvert halvår. 5. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskrift om kontrollutvalg og kommentarene nedenfor er knyttet til de enkelte punktene i denne paragrafen: TILSYN MED REVISJONEN Indre Østfold Kommunerevisjon IKS er revisor for Hobøl kommune. Kontrollutvalget har holdt seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og arbeid. Oppfølgingen av revisjonens arbeid foregår ved muntlige og skriftlige orienteringer fra oppdragsrevisor i kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget har i tillegg fått seg forelagt de saker som skal behandles i henhold til lover og forskrifter, samt saker som utvalget har bedt om blir tatt opp. TILSYN MED FORVALTNINGEN Kontrollutvalget har på grunnlag av revisjonens rapportering og annen informasjon ført tilsyn med den kommunale forvaltningen. Følgende fra administrasjonen har vært i kontrollutvalgets møter for å orientere om temaer utvalget har bedt om: Rådmann orienterte om Hobøl kommunes budsjett for 2014. Rådmann redegjorde for status bruk av konsulenttjenester Rådmann redegjorde for rutiner og koding i fht møtegodtgjørelse Rådmann orienterte om Hobøl kommunes årsregnskap for 2013. Rådmann orienterte om status for omorganisering og situasjonen generelt i Hobøl kommune Det er behandlet to forvaltningsrevisjonsrapporter i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport «Tjenesteutøvelse i barnevernet» Forvaltningsrevisjonsrapport «Spesialundervisning» Rapportene er sendt kommunestyret til behandling. REGNSKAPET I flg. forskriftene har kontrollutvalget avgitt uttalelse til kommunestyret for Hobøl kommunes årsregnskap 2013. Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 3 av 4-16-
INFORMASJON Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at han fortløpende får tilsendt saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Kontrollutvalgets møter brukes aktivt når det gjelder informasjonsutveksling. Til utvalgets møter inviteres etatsledere, virksomhetsledere og andre nøkkelpersoner i den hensikt å utveksle informasjon. Utvalgets erfaring er at slik informasjon er viktig for utvalgets arbeid samtidig som det gir muligheter for å spre kunnskap om utvalgets arbeid og plass i forvaltningen. 6. BEHANDLEDE SAKER I tillegg til faste punkter på sakslisten som godkjenning av protokoll, informasjon fra revisjonen og eventuelt, har utvalget behandlet følgende saker i 2014: Sak nr. Tittel 14/2 Orienteringssak budsjett 2014 14/3 Orienteringssak Status bruk av konsulenttjenester Hobøl kommune 14/4 Orienteringssak Rutiner og koding i fht møtegodtgjørelser 14/5 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Spesialundervisning», Hobøl kommune 14/7 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Hobøl kommune 14/10 Hobøl kommunes årsregnskap og årsberetning for 2013 kontrollutvalgets uttalelse 14/11 Hobøl kommunes skatteregnskap for 2013 14/13 Referater og meldingssaker 14/16 Overordnet analyse 14/17 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet 14/18 IØKR IKS planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Hobøl kommune 14/19 Overordnet revisjonsstrategi 2014 Hobøl kommune 14/20 Møteplan 2. halvår 2014 14/23 Plan for forvaltningsrevisjon 14/24 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet» i Hobøl kommune 14/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 14/30 Møteplan for 1. halvår 2015 Hobøl xx.xx.2015 Harald Westby Kontrollutvalgets leder (sign.) Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2014 Side 4 av 4-17-
Saksnr.: 2015/2545 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 19681/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/4 Orienteringssak - Budsjett 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Rådmanns redegjørelse tas til orientering Rakkestad, 03.02.15 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Budsjett 2015 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis inviteres Rådmann til kontrollutvalgets møte for å gi utvalget en orientering om årets budsjett. Vurdering Informasjonen fra rådmann tas til orientering -18-
Saksnr.: 2015/2545 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 19670/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/5 Informasjon fra revisjonen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 03.02.15 Vedlegg Fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon, denne gangen ligger det med en oversikt over forvaltningsrevisjonens planlagte fremdrift i de 11 eierkommunene. Sekretariatet anbefaler utvalget å ta informasjonen til orientering. -19-
-20-
Saksnr.: 2015/2545 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 19586/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 10.02.2015 15/6 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 03.02.15-21-