Nye Lindesnes Politisk organisering Arbeidsgruppen for innbyggerinvolvering Arbeidsgruppen Åsmund Mjåland leder Randi Fredriksen nestleder Janne Wigemyr Pål Dalhaug Åse Wetrhus adm.ressurs Mandat Vi konkretiserer metoder for innbyggerinvolvering med strukturer, systemer og arbeidsformer som fremmer og gir mulighet for deltagelse. En definisjon på galskap er å gjøre det samme, og samtidig forvente et nytt resultat 1
Konkrete metoder for innbyggerinvolvering Dette er tiltak, som vi har kommet frem til i vår rapport, og bør kobles opp mot den foreløpige modellen til politiske hovedstruktur i nye Lindesnes. Aktiv innbyggerinvolvering kan være positivt for innbyggernes deltakelse, for politikernes beslutninger og ikke minst for resultatet av beslutningene. Vi tar for oss fysiske og digitale i rapporten. AD HOC Ved oppnevning av et ad hoc utvalg må det alltid utformes et klart mandat. Dette er utvalg som skal arbeide med en konkret problemstilling og som har en begrenset funksjonstid. Det er viktig å ta hensyn til likestillings- og mangfoldighetsprinsippet. Innbyggere lag, foreninger, enkeltpersoner, politikere og fra administrasjonen deltar i ad hoc-utvalg. FASTE VALGTE UTVALG BU Barne- og ungdomsrådet (BU) er i en særstilling i nye Lindesnes. I intensjonsavtalen for nye Lindesnes er det lagt opp til en bred og god involvering av barn- og unge i saker som angår dem. Arbeidsgruppen for innbyggerinvolvering støtter styringsgruppens syn på at BU skal ha en form for tilknytning til kommunestyret. Eldreråd og Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Viktig at faste utvalg kommer inn tidlig i politiske prosesser eller saker som skal opp til politisk behandling. Når sakene kommer i god tid, kan rådene få diskutere på forhånd. Gjelder alle. Det som er bra for noen, er bra for alle! Det er viktig at utvalgene setter dagsorden og kommer med innspill. POLITIKERTORG Gruppeleder/eller representant fra alle partiene møtes hver 6. uke. Annonseres. Her kan hvem som helst, både lag og foreninger og privatpersoner, komme for å presentere eller diskutere en idè med alle partiene tilstede. Det er opp til gruppelederne/eller representant fra alle partiene, hvordan dette behandles videre. Dette er en erstatning for å besøke hvert enkelt gruppemøte. Saker som allerede er til behandling eller saker som er taushetsbelagt, diskuteres ikke. Dette skal ikke være en debattarena. Det er et lavterskeltilbud for å ta kontakt med politikere. Arbeidsgruppen foreslår et årshjul med ulike tema, men også rom for andre saker på enkeltmøtene. Hvert «torg» kan vare et par timer. Kommuner som har gjennomført politikertorg, gir gode tilbakemeldinger. Det skal være lav terskel for å kontakte politikerne. Kan dette sees i sammenheng med problemstillinger som skal opp i ad-hoc-utvalg? BY- OG GRENDEUTVALG Utvalgene blir valgt av innbyggerne i det enkelte tettsted. Lokalutvalgene kan bl.a. fungere som sparringspartnere og samtalepartnere med kommunen i saker som angår lokalområdet. I kommunale prosesser som kommuneplanarbeid kan grendeutvalg sørge for medvirkningsarbeid med brei deltakelse fra lokalbefolkningen. Noen grendeutvalg er inndelt etter skolekretser. Fredrikstad kommune tildeler et årlig beløp til hvert utvalg. Beløpet avhenger av befolkningsgrunnlaget. Det er utvalget selv som bestemmer hva pengene skal brukes til. PLANSMIE Plansmie er en arbeidsmåte for å utforme en plan gjennom en ukeslang prosess med bred deltakelse. Som regel består en plansmie av et par store folkemøter i forkant og etterkant samt et arbeidsverksted over flere dager hvor alle kan komme innom og gi innspill. Den brede deltakelsen skal sikre at planen er gjennomførbar, og at den har god oppslutning. Forslag dokumenters direkte 2
inn i planen. Plan og samfunnsutviklingsutvalget som særutvalg har ansvar for å arrangere plansmie. Det er ikke alt vi har kommet frem til, som kan gå inn i den foreslåtte politiske hovedstrukturen. Men dette er viktige tiltak som har fokus på demokratiarbeid og innbyggerinvolvering. Dette er, som kan komme med innspill, som igjen må veien om administrasjonen før de behandles politisk. DIGITALE MØTEPLASSER Kommunerobot som kan svare på enkle spørsmål 24/7 Min side Hver innbygger logger seg på via Alt Inn. Her får innbyggeren opp alle forhold denne har til kommunen. Brukervennlige og oppdaterte nettsider med klart språk og gode søkemuligheter. Politikerdialog Innbyggere kan stille spørsmål til politikere. Og politikere kan stille spørsmål. Spørsmål og svar ligger åpent. Plandialog selvbetjeningsløsning med innsyn i kommunens planarbeid. Alle reguleringsplaner er tilgjengelige sammen med sakens dokumenter. Det er mulighet for å sende høringsuttalelser direkte fra siden. Alt ligger åpent med fullt innsyn. Innbyggerpanel kan for eksempel være et fast representativt utvalg av befolkningen som på jevnlig basis får tilsendt spørreskjema til besvarelse. Et slikt panel kan ha en rådgivende funksjon overfor lokalpolitikerne. I tillegg foreslår vi: Det utarbeides plan for kommunal frivillighetspolitikk. Dette går på samhandling mellom frivillighet, politikk og administrasjon i nye Lindesnes. Lokal involvering! Utfordre DDV til å søke pilotprosjekt. Digitalisering vil frigjøre arbeidskapasitet. Gevinsten kan realiseres på andre arbeidsoppgaver. kan informere, engasjere og involvere innbyggerne våre. Dette er tiltak som er skissert i rapporten vår. Digitaliseringsprosjekt mellom stat og kommune: Vi vil ha en offentlig forvaltning som deler og gjenbruker informasjon og har en enklere dialog med innbyggerne. 3
Bakgrunn Økt valgdeltakelse og økt engasjement for samfunnsutvikling ligger som bakgrunn for arbeidet vårt: Nye Lindesnes har fokus på demokratiarbeid og innbyggerinvolvering Kommunen trenger en plan på og ansatte som er dedikert dette arbeidet. Dette kan være «rammeavtaler» om rett og myndighet til å fatte beslutninger basert på tillitt. Og tillit utvikler seg i relasjoner. Vi tenker hensiktsmessig: Hva er i fokus nå? Hvem setter agendaen? Myndighet til fordeling. Vi trenger samspill mellom folkevalgte, administrasjon og samfunnet Hvordan har vi arbeidet Arbeidsgruppen for innbyggerinvolvering har sett nærmere på de ulike modellene som ble presentert på fellessamlingen med Håvard Moe i desember. Det ble presentert en rekke gode ordninger som vi har diskutert og forsøkt å tilpasse til det lokale bildet. Underveis i arbeidet har vi hentet inn lokal kompetanse på et par viktige området. I januar hadde vi besøk av DDV som redegjorde for nettsideutforming i et e-dialogperspektiv. For at innbyggerinvolvering i det hele tatt skal finne sted, er innbyggere avhengig av god informasjon, blant annet gjennom kommunens nettsider. Senere i januar hadde vår arbeidsgruppe i samarbeid med arbeidsgruppen for brukermedvirkning og nærdemokrati et fellesmøte. Frivilligkoordinator i Mandal kommune, barne- og ungdomsrådet, eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne holdt innledning. Det ble også gjort rede for ordningen med brukerråd i Mandal kommune. Det blir etterspurt ressurser som jobbet aktivt med e-dialog og digital utforming. Dette er en forutsetning for at arbeidet med eks. nettsider ikke blir venstrehåndsarbeid. Samspill mellom administrasjon, politikere og frivillig er også en forutsetning for å lykkes. Flere kommuner som lykkes i dette arbeidet, har også egne strategier for innbyggerinvolvering og medvirkning. Dette bør utarbeides for nye Lindesnes kommune. Aktiv innbyggerinvolvering kan være positivt for innbyggernes deltakelse, for politikernes beslutninger og ikke minst for resultatet av beslutningene. Utfordringer Arbeidsgruppen peker særlig på to utfordringer knyttet til involvering av innbyggere. 1. Det er mange av våre innbyggere som ikke stemmer ved valg. Aldersgruppa 20-24 år har lavest oppslutning (64 % i 2017), mens valgoppslutninger stiger ved fylte 45 år. Selv med tilretteleggingstiltak som eks. elektronisk valg øker ikke valgdeltakelsen. 2. Selv om vi har gode metoder for innbyggerinvolvering, er det liten nytte hvis vi ikke har aktive innbyggere. Ved å legge til rette for økt deltagelse i form av både fysiske og digitale, tror vi at dette vil øke stemmeprosenten. 4
En definisjon på galskap er å gjøre det samme, og samtidig forvente et nytt resultat Metoden - delaktighetstrappen Metoden vi har basert vår rapport på, stammer fra en modell KS har brukt i flere sammenhenger. Delaktighetstrappen tar for seg former for innbyggerinvolvering i flere faser. 1 Våre vurderinger: Informasjon Kommunerobot som kan svare på enkle spørsmål 24/7 Min side Brukervennlige og oppdaterte nettsider Klar og forståelig sakspapir. Klart språk Synliggjøre saker før vedtak fattes Hva skjedde. Hva ble vedtatt? Oversikt over gruppemøter, kontaktinfo til gruppeledere Spesialister på kommunikasjon Spesialister på sosiale medier Tjenestetorv Lett tilgjengelig og tilrettelagt Ansatte med kunnskap om kommunen Konsultasjon Må være enkelt å gi tilbakemelding på høringssaker Meningsmålinger Verktøy: Plandialog Grendeutvalg Brukermøter Innbyggernes spørretime Panel som tar seg av enkelte lokale saker Innbyggere inviteres til å delta i saker som f.eks planutvalgssaker i nabolaget 1 Se mer i KS idehefte Hvordan involvere innbyggere s. 5. 5
Dialog Møteplasser Politikerpanel/dialog Innbygger kan spørre politiker direkte i et bredt spekter av saker. Ligger åpent Politikertorg 2 Plansmie Ordførerbenk Fast tidspunkt med en representant fra alle partiene. Kan knyttes til planog samfunnsutvikling Eget verktøy Innflytelse Plandialog Innbyggerdialog Selvbetjeningsløsning åpent og tilgjengelig for alle integrert med sak- /arkivsystemet Verktøy må kjøpes Brukerråd Eldreråd Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne BU Etablere faste for kommunen og frivillige Arbeidsgrupper med bred involvering av innbyggere 2 Mer om politikertorg på Fredrikstad kommune sin hjemmeside https://www.fredrikstad.kommune.no/organisasjon/om-kommunen/politikk-og-demokrati/politikertorg/ 6
Medbestemmelse Lokale folkeavstemminger via FB eller nettsider Grendeutvalg Ad hoc utvalg bestående av politikere, administrasjon, innbyggere, lag og foreninger Kan forankres i en plan for kommunal frivillighetspolitikk 7