Møteinnkalling Indre Østfold kontrollutvalgssekretariats representantskap Møtested: Eidsberg Kulturtorg (gml. Mysen skole), møterom Tidspunkt: 28.04.2015 kl. 09:0009:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. I forkant av representantskapsmøtet innkalles det til eiermøte i samme selskap, samme sted, kl 08:00-09:00. - Sak her er resultatet av ekstern ressursgjennomgang i IØKUS IKS Rakkestad, 22.04.2015 Knut Espeland Leder (sign.) -1-
Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsrepresentantskaps møte 28.04.2015 Sakliste U.off. PS 15/1 PS 15/2 PS 15/3 PS 15/4 Konstituering Årsberetning 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Årsregnskap 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat Ekstern ressursgjennomgang i IØKUS IKS -2-
Saksnr.: 2015/526 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 68138/2015 Klassering: 033 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsrepresentantskap 28.04.2015 15/1 Konstituering Styrets innstilling Styret anbefaler representantskapet å fatte slikt vedtak: 1. Den fremlagte innkallingen til representantskapets møte godkjennes. 2. Den fremlagte sakslisten til representantskapets møte godkjennes. 3. Følgende to representantskapsmedlemmer velges til å underskrive protokollen. Rakkestad, 21.04.2015 Tore Johansen/s styreleder -3-
Saksnr.: 2015/529 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: 58092/2015 Klassering: 033 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsstyre 15.04.2015 15/7 Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsrepresentantskap 28.04.2015 15/2 Årsberetning 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Daglig leder anbefaler styret å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for representantskapet i IØKUS IKS: 1. Utarbeidet årsberetning for Kontrollutvalgssekretariatet for året 2014, vedtas 2. Beretningen sendes eierkommunene til orientering Rakkestad, 07.04.2015 Anita Rovedal daglig leder Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsstyres behandling 15.04.2015: Styret drøftet saken og gjorde små endringer i det fremlagte utkastet, under punkt 9 arbeidsmiljø. Indre Østfold kontrollutvalgssekretariats styres vedtak og /innstilling 15.04.2015 som fremlegges til behandling for representantskapet i IØKUS IKS: 1. Utarbeidet årsberetning for Kontrollutvalgssekretariatet for året 2014, vedtas 2. Beretningen sendes eierkommunene til orientering Vedlegg Årsberetning 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen -4-
Saksopplysninger I forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 4 heter det bl.a. at årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av representantskapet før 1. mai. Vurdering Årsberetningen er et nødvendig og viktig dokument for våre eiere og sekretariatet selv. Sammen med det tallmessige årsregnskapet med vedlegg og noter, gir den etter daglig leders mening en helhetlig oppsummering av kontrollutvalgssekretariatet for året 2014. Det vises for øvrig til selve beretningen. -5-
-6-
-7-
-8-
-9-
-10-
-11-
-12-
Saksnr.: 2015/529 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: 58087/2015 Klassering: 033 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsstyre 15.04.2015 15/8 Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsrepresentantskap 28.04.2015 15/3 Årsregnskap 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Daglig leder anbefaler styret å fatte slikt vedtak som fremlegges for representantskapet i Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS: 1. Det fremlagte årsregnskap for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS for 2014 fastsettes 2. Regnskapet viser et driftsoverskudd for 2014 på kr. 89.904,67 Overskuddet, kr. 89.904,67 forslås avsatt til disposisjonsfond Rakkestad, 07.04.2015 Anita Rovedal daglig leder Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsstyres behandling 15.04.2015: Vedtak som innstilling Indre Østfold kontrollutvalgssekretariats styres vedtak og innstilling 15.04.2015 som fremlegges for representantskapet i Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS: 1. Det fremlagte årsregnskap for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS for 2014 fastsettes 2. Regnskapet viser et driftsoverskudd for 2014 på kr. 89.904,67 Overskuddet, kr. 89.904,67 forslås avsatt til disposisjonsfond Vedlegg Regnskap m/vedlegg for 2014 Revisjonsberetning for 2014-13-
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Årsberetning 2014 for Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS. Saksopplysninger I forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 4 heter det bl.a. at årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av representantskapet før 1. mai. Evt. spørsmål besvares av daglig leder og styreleder. Vurdering Daglig leder mener at det avlagte regnskap gir et korrekt bilde av sekretariatet i driftsåret 2014. Det er et regnskap preget av nøkternhet. -14-
-15-
-16-
-17-
-18-
-19-
-20-
-21-
-22-
-23-
-24-
-25-
-26-
-27-
-28-
Saksnr.: 2015/526 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 68153/2015 Klassering: 033 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Indre Østfold kontrollutvalgs sekretariatsrepresentantskap 28.04.2015 15/4 Ekstern ressursgjennomgang i IØKUS IKS Styrets innstilling Styret anbefaler representantskapet å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem slik at vedtak kan fattes Rakkestad, 21.04.2015 Tore Johansen/s styreleder Saksopplysninger I møte av 10.11.2014 ble følgende vedtatt: 1. Representantskapet vedtar å gjennomføre en ekstern og uavhengig gjennomgang av oppgavene i selskapet sett opp mot kommunenes oppgaveløsning og komme med forslag til effektivitets- og kostnadsforbedringer. 2. Representantskapet vedtar at ordførerkollegiet skal være styringsgruppe for den eksterne vurderingen, og samhandle underveis med styret. Endelig rapport legges frem for representantskapet snarest og innen første kvartal 2015. Finansieringen tas innenfor selskapets rammer. 3. Det settes ned en sonderingsgruppe bestående av ordfører i Rakkestad, Våler, Hobøl, Trøgstad i tillegg til representantskapsleder, styreleder og daglig leder i IØKUS IKS. Resultatet, av fase 1 i denne ressursgjennomgangen, ble lagt frem for sonderingsgruppa 22.04.2015, og det ble vedtatt at man ønsket å kalle inn til et eiermøte i forkant av representantskapsmøtet for å ta denne gjennomgangen med alle eierkommunene. Signalene fra eiermøtet vil bli lagt frem for representantskapet 28.04.2015 Vurdering Saken er satt opp på sakslisten som en orienteringssak, og med mulighet for representantskapet å eventuelt fatte vedtak i saken. -29-
-30-