ROBUST MOBILT HELSENETT BESKRIVELSE DRIFT OG FORVALTNINGSMODELL Dato: 10.10.2017 Versjonsnr: 1.0 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. UNN / Nasjonal Jon Mathisen Prosjektstyreleder 10.10.2017 1.0 IKT
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Endringshistorikk... 3 1.2 Bakgrunn... 3 1.3 Overordnede føringer... 3 1.4 Forankringsprosess... 4 2 Overordnede anbefalinger... 5 3 Etablering av RMH... 6 3.1 Bestilling av RMH small... 6 3.2 Bestilling av RMH medium og large... 6 3.2.1 Bestilling fra RHF til sentral aktør... 6 3.2.2 Sentral aktør... 7 3.2.3 Installatør... 7 4 Drift av RMH... 8 4.1 Innmelding og håndtering av feil... 8 4.2 Feil på utstyr... 8 4.3 Feil på SIM-kort... 9 4.4 Drift av ruter... 9 5 Forvaltning av RMH... 10 5.1 Nasjonal forvaltningsmodell... 10 6 Oppsummering... 11 7 Vedlegg... 12 RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 2
1 Innledning 1.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.1 Første utkast etablert 26.09.2017 Gaute Stavik 0.2 Ferdigstilt beskrivelse av hele modellen 04.10.2017 Gaute Stavik 0.3 Oppdateringer etter innspill fra 10.10.2017 Gaute Stavik prosjektdeltagerne 1.0 Gjennomgått og forankret hos prosjektstyret 11.10.2017 Gaute Stavik 1.2 Bakgrunn Mulighetsrommet og vurderinger rundt drift og forvaltning av RMH er beskrevet i "RMH drift og forvaltningsmodell v0.97" med tilhørende vedlegg. Dette ble visualisert og presentert for prosjektstyret i en WS 18.september 2017. Basert på de konklusjoner og anbefalinger som ble gitt i WS, er det nå etablert et nytt dokument (dette dokumentet). Her vil den endelige driftsmodellen beskrives med en utdyping av de ulike oppgavene innenfor drift og forvaltning Det opprinnelige underlagsdokumentet er ikke redigert videre. 1.3 Overordnede føringer Følgende føringer som berører drift og forvaltning ble gitt av styret i Nasjonal IKT i forkant av arbeidet: - For abonnementsdelen bør det innhentes vurdering om det er mulig å benytte eksisterende nasjonal telefoniavtale og benytte innkjøpsressursene som har kompetanse på telefoni området. Prosjektet tar utgangspunkt i eksisterende avtale og supplerer der det er behov. Vi vil benytte kompetanse fra Sykehusinnkjøp i innkjøpsarbeidet. - Vedrørende utstyrsdelen bør det vurderes om det er mulig å koble seg til de lokale eller regionale feltarbeidene. Grensesnittet bør være likest mulig dagens ordning med HDO. Ta høyde for at regionene kan ha ulik tilnærming til drift og forvaltning. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 3
Prosjektet legger opp til å benytte eksisterende avtaler og rutiner for arbeid som gjennomføres på ambulansene. - Grunnmuren legges til Norsk Helsenett SF. Dette innebærer at Norsk helsenett vil etablere nødvendige avtaler for oppkobling av mobilnettene inn mot helsenettet og sørge for transport av trafikken frem til RHFene. 1.4 Forankringsprosess Dette dokumentet har etter ferdigstillelse blitt sendt på høring til prosjektstyret og alle deltagerne i utvidet prosjektgruppe og det er gjennomført en gjennomgang av modellen via videomøte. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 4
2 Overordnede anbefalinger Prosjektet har anbefalt at man som minimum må sørge for nasjonalt samarbeid og effektivisering ved å sørge for at alle aktører benytter samme programvare og verktøy for administrering og konfigurering av rutere. Vi anser det også som realistisk å finne verktøy som kan organisere rutere i klart adskilte grupper og deretter gi regionene tilgang til hver sin gruppe. Dette gjør det mulig å installere programvaren sentralt og man kan unngå at regionene må installere og drifte hver sin instans av systemet. Administrasjonsverktøy for RMH installeres og driftes som én felles nasjonal løsning, hvor rutere fra ulike RHF grupperes hver for seg. RHFene gis tilgang til rutere for sin region i adminverktøyet. Prosjektstyret har på bakgrunn av dette og diskusjonen i WS anbefalt at én sentral aktør tar ansvar for administrasjonsverktøyet. De viktigste operasjonene som verktøyet skal håndtere bør også utføres av den sentrale aktøren En sentral aktør tar ansvaret for drift og forvaltning av administrasjonsverktøy og vil også ta seg av konfigurasjon og forvaltning av ruterne. Denne modellen skal imidlertid ikke frata regionene mulighetene til å monitorere status på ruterne og ha innsikt i de endringer som gjøres på ruterne. Den sentrale driften skal være åpen og transparent slik at regionene kan kvalitetssikre arbeidet og endringene som gjøres. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 5
3 Etablering av RMH Dette kapittelet beskriver hvordan ulike prosesser rundt etablering av RMH er tenkt gjennomført. 3.1 Bestilling av RMH small Prosjektet har definert small-konseptet til å kun bestå av SIM-kort. Medium- og largekonseptene vil bygges opp med SIM-kort fra small. Alle RHF-ene har eksisterende rutiner og prosesser for bestilling og forvaltning av SIM-kort mot Telenor og prosjektet ser det som unødvendig å etablere nye rutiner for SIM-kortene som skal benyttes for RMH. RHFene må etablere tilsvarende rutiner for å håndtere SIM-kort fra Telia og Ice. RHFet vil selv bestille og forvalte de SIM-kortene som er nødvendig, uavhengig av om SIMkortet skal benyttes i et nettbrett, teknisk utstyr i ambulanse eller en RMH-ruter. SIMkortene tildeles RMH-abonnement hvis RHFet ønsker denne prisplanen. Bytte av SIM-kort vil følgelig også håndteres av RHFet etter eksisterende rutiner. Prosjektet vil etablere de nødvendige avtaler for at RHF-ene skal kunne avrope mot de aktuelle leverandørene. 3.2 Bestilling av RMH medium og large RMH medium og large er definert som rutere med to eller flere mobile bærere. Det vil være RHFene selv som tar stilling til hvilke ambulanser som skal bestykkes med RMH og hvilket RMH-produkt som velges. Endelig produktinnhold for RMH er foreløpig ikke klart, men man skal forsøke å tilby forskjellige finansieringsmodeller for produktene. 3.2.1 Bestilling fra RHF til sentral aktør RHFet skal sende bestillingen på RMH til en sentral nasjonal aktør. Sammen med bestillingen skal det leveres nødvendige parametre for å konfigurere regionspesifikke detaljer på ruteren (f.eks wifi-parametre). Hvorvidt dette kan legges inn direkte i adminverktøyet av RHFet eller om man må finne andre måter og formidle informasjonen på er foreløpig uavklart. En slik funksjonalitet må kravstilles for adminverktøyet. Den sentrale aktøren har ansvaret deretter ansvaret for å registrere bestillingen og koordinere det videre arbeidet. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 6
3.2.2 Sentral aktør Prosjektet planlegger å etablere innkjøpsavtale på adminverktøy, rutere og tilhørende utstyr. Den sentrale aktøren får ansvaret for å gjøre avrop på denne avtalen, anskaffe utstyret og vil være eier av utstyret i livsløpet. Årsaken til dette er å sikre ryddige grenser i forhold til service og supportavtalene som inngås. Den sentrale aktøren anskaffer utstyret og skal ha nødvendig lagerhold for å kunne levere produktene løpende. Ved mottak av bestilling konfigureres utstyret og distribueres videre til installatør. Den sentrale aktøren har ansvaret for å koordinere installasjonen med regional aktør og installatør. 3.2.3 Installatør Prosjektet må i test/pilotfasen avgjøre hvor rutere og antenner bør plasseres og etablere en installasjonsveiledning Prosjektet ønsker å gjenbruke eksisterende avtaler for installasjon og teknisk arbeid så langt det er mulig. HDO har en slik avtale/rutine for Nødnettutstyr og prosjektet skal gjøre en vurdering av hvor mye av denne som kan gjenbrukes. For installasjon i eksisterende bilpark: Installasjonstidspunktet må styres av den regionale aktøren med tanke på når bilen er tilgjengelig/ute av drift. installatøren tar imot ruter og nødvendig utstyr fra den sentrale aktøren, samt SIM-kort fra den regionale aktøren. Dette installeres i henhold til veiledning. For installasjon i nye biler: Prosjektet vil arbeide for at RMH blir en del av standardutrustning for nye biler, dvs. komplett med antenner, kabling og ruter fra fabrikk. Videre arbeid vil avklare om alt eller kun deler (kabler og antenner) leveres ferdig. Når utstyret er installert må man verifisere at en eller flere tjenester fungerer. Tjenestene som skal brukes ligger vanligvis hos den regionale aktøren så denne testingen måtte gjøres i et samarbeid med regionen. Den nasjonale aktøren vil deretter kontrollere at utstyret er monitorert og ferdigmelde bestillingen. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 7
4 Drift av RMH Dette kapittelet beskriver hvordan ulike prosesser rundt drift av RMH er tenkt gjennomført. 4.1 Innmelding og håndtering av feil For å forenkle hverdagen for ambulansearbeideren er det viktig å redusere antall grensesnitt man må forholde seg til for IKT-utstyr. Derfor vil RMH støtte opp under målsetning om å etablere/benytte ett kontaktpunkt i hver region, såkalt Single point of contact (SPOC). Det vil være RHFenes 1.linje som mottar forespørsler og feilmeldinger på RMH. Henvendelsene bør følge de samme de rutiner som RHF-ene har i dag for å melde inn feil på IKT-utstyr og systemer i ambulansene. 1.linje må kunne registrere henvendelsen i sitt sakssystem og ha tilstrekkelig kompetanse, innsikt og feilsøkingsmulighet gjennom adminverktøyet til at de kan fastslå om problemet er kommunikasjonsløsningen (RMH) eller annet teknisk utstyr. Det vil også være behov for at regionene kan styre/endre noen av parametrene. Dette kan være oppsett av WiFi og hvilke enheter som skal få koble seg til ruteren. Nivået på drifting/ansvar for regionene vil gjenspeiles i en SLA-avtale, og vil så langt som mulig tilpasses behovet for den enkelte region, innenfor de rammene som er gitt av administrasjonsverktøyet. For en detaljert liste over funksjonalitet som 1.linje skal ha tilgang til i adminverktøyet henviser vi til kravspesifikasjonen. Ved behov for tyngre teknisk kompetanse rutes henvendelsen videre til 2.linje hos den sentrale aktøren. Eksempel på oppgaver som rutes videre kan f.eks være rapporter om ustabile dekningsforhold, hvor man må gå inn og studere signalkvalitet og eventuelt justere mobile parametre. Dette vil kreve dypere teknisk innsikt og til dels være erfaringsbasert. Det vil ikke være hensiktsmessig å bygge opp denne kompetansen og erfaringen i hver region. Justering av parametre må gjøres i samråd med eier av bilen. Alle endringer skal logges og være tilgjengelig i endringshistorikk for ruteren. 4.2 Feil på utstyr Feil på utstyr som fører til at en eller flere deler må byttes skal alltid rutes til 2.linje hos den sentrale aktøren. Den sentrale aktøren må sitte på nødvendig lager til at alle deler kan sendes umiddelbart. Den sentrale aktøren må i samråd med regionene vurdere om det også er behov for regionale lagre. Gitt den geografiske utstrekningen på regionene kreves det mange lagre for å være tilstrekkelig dekket. I mange tilfeller kan det være like effektivt med budtransport fra et sentralt lager. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 8
Avhengig av utstyret som skal byttes må man vurdere om bilen må til verksted for håndtering eller om tekniker kan reise ut. 4.3 Feil på SIM-kort Feil eller behov for nye SIM-kort håndterer regionene selv gjennom eksisterende verdikjeder. Bytte av SIM-kort skal kunne gjøres uten teknisk kompetanse og verkstedopphold. 4.4 Drift av ruter Den løpende drift og monitorering av ruteren vil den sentrale aktøren stå for, men regionene skal ha tilgang til de samme monitoreringsdatene gjennom adminverktøyet. Den sentrale aktøren vil foreta SW-oppgraderinger og patchinger av rutere. Man må etablere en løsning for å sikre at ruteren ikke oppgraderes når bilen er i drift/beredskap. I utgangspunktet bør dette gjøres når bilen tas ut av drift for generell service, men kritiske oppgraderinger kan bli gjennomført raskere. Prosjektet må avklare hva som kan brukes som trigger for en slik oppgradering. Alle oppgraderinger/endringer av ruter skal logges og 1.linje i RHFene skal ha lesetilgang til historikken. På denne måten sikrer man transparens på hva man gjør med ruterne. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 9
5 Forvaltning av RMH 5.1 Nasjonal forvaltningsmodell For å sikre god forvaltning av tjenesten RMH i det prehospitale miljøet, anbefaler prosjektet at det etableres et nasjonalt organ/råd som har til oppgave å koordinere og videreutvikle tjenesten. Dette kan fasiliteres av den sentrale driftsaktøren hvor deltakelse fra regionene og involvering av regionene vil være sentralt. Hver region bør utpeke en tjenesteansvarlig for RMH og denne personen har koordineringsansvaret internt i regionen. Disse deltar så i det nasjonale forvaltningsrådet hvor man prioriterer og beslutter utvikling. Den sentrale aktøren har ansvaret for å følge opp leverandørene og teste ny funksjonalitet. Den sentrale aktøren har også ansvaret for at alle avtaler forvaltes og revideres eller reforhandles ved behov. Alle avtaler reforhandles i samarbeid med Sykehusinnkjøp. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 10
6 Oppsummering Driftsmodellen for RMH legger opp til en sentralisering av programvare og administrasjon, men regionene skal sikres innsyn gjennom administrasjonsverktøyet. Dette skal gjøre regionene i stand til å påvirke og styre noen parametere og samtidig kontrollere kvaliteten som leveres fra den sentrale aktøren. Modellen følger i grove trekk beskrivelsene gitt i "Drift og forvaltning av fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten v1.0". Se vedlegg 1 for utdrag av denne modellen. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 11
7 Vedlegg Vedlegg 1: Utdrag av "Drift og forvaltning av fellesanskaffede, interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten v1.0". Vedlegg 2: "Robust Mobilt Helsenett - Drift og forvaltningsmodell v. 1.0". Underlagsdokument til dette dokumentet. Det inneholder også vurderinger av Norsk Helsenett og HDO som tjenesteleverandører. RMH - Beskrivelse Drift og Forvaltningsmodell 12