Hole kommune REGLEMENT FOR ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON I HOLE KOMMUNE
1. OMFANG... 3 2. DEFINISJON... 3 3. UNNTAK... 3 4. AVGJØRELSESMYNDIGHET/UTGIFTSDEKNING... 3 5. KRITERIER FOR TILSTÅELSE AV UTGIFTSDEKNING FOR ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON... 4 6. UTGIFTSDEKNINGENS STØRRELSE... 4 7. DEKNING AV ANDRE UTGIFTER... 5 8. OPPHØR/ENDRING... 5 9. GYLDIGHET... 5 Side 2 av 5
1. Omfang 1.1. Reglementet gjelder alle fast ansatte og midlertidig tilsatte med kontrakt på 3 måneder eller mer som innehar hel eller deltidsstillinger over 50 % i Hole kommune. 1.2. Tjenesteleder kan i spesielle tilfeller dispensere fra pkt. 1.1. 1.3. Hole kommune kan tilstå medarbeidere utgiftsdekning når dette er nødvendig av hensyn til arbeidet i kommunen jf. kriteriene i pkt. 5. 2. Definisjon 2.1. Med elektronisk kommunikasjon menes mobiltelefoni og datatrafikk via mobiltelefon. 2.1.1. Det ytes ikke utgiftsdekning for fasttelefon og private datatjenester. 2.1.2. Unntak gjelder kommunens IT-veiledere på skolene og ITrådgiver på IT-avdelingen (totalt 5 personer) som kan etter særskilt avtale få dekket privat abonnement for mobiltelefon og internett på totalt kr. 118,- pr. mnd. 2.2. Medarbeider som tilstås elektronisk kommunikasjon skal abonnementet stå i kommunes navn og regning som knyttes opp mot leverandøren kommunen har valgt. 2.3. Evt. bruddavgift (hvis någjeldende abonnement har bindingstid) dekkes av medarbeider ved overgang til kommunens leverandør av mobil og datatjenester. 3. Unntak 3.1. Elektronisk kommunikasjon som av beredskapsmessige hensyn ikke omfattes av sjablonreglene for skattlegging er unntatt for dette reglement. 3.1.1. Det samme gjelder når mobiltelefon legges igjen på arbeid etter arbeidstidens slutt og/eller flere benytter samme mobiltelefon i arbeidstiden. 4. Avgjørelsesmyndighet/utgiftsdekning 4.1. Tildeling av elektronisk kommunikasjon avgjøres av tjenesteleder. Avtale om slik godtgjørelse legges i elektronisk personalmappe. 4.2. Vurdering av beredskapsmessige hensyn foretas av tjenesteleder ut fra forutsetningene i skattemyndigheten tolkning av beredskapsmessige hensyn. 4.3. Utgifter til elektronisk kommunikasjon dekkes over tjenestestedets budsjett. Side 3 av 5
5. Kriterier for tilståelse av utgiftsdekning for elektronisk kommunikasjon 5.1. Utgiftsdekning for elektronisk kommunikasjon kan tilstås for medarbeidere som har sterke tjenstlige grunner for dette utenom ordinær arbeidstid. 6. Utgiftsdekningens størrelse 5.1.1. Utgiftsdekning for bruk av mobiltelefon og kan tilstås medarbeider som har ansvar for å skaffe ekstravakter/vikarer og/eller må ta kontakt med arbeidsstedet for å bli informert om oppdrag, medarbeidere som har hjemmevakt og medarbeidere som av tjenstlige grunner må kunne kontaktes utenom ordinær arbeidstid. 5.1.2. Utgiftsdekning for datatrafikk kan ytes når det er sterke tjenstlige grunner for at medarbeideren skal kunne arbeide fra annet sted enn fast arbeidsplass. Datatilgang via smarttelefoner kan skjer gjennom PORTABEL WIFI HOTSPOT. 5.1.3. Utgiftsdekning etter 5.1.1 og 5.1.2 kan dekkes separat eller samlet. 6.1. Når Hole kommune krever at medarbeider må ha mobiltelefon og/eller tilgang til datatrafikk utgiftsdekning etter følgende satser som skattlegges etter gjeldene sjablonregler. Utgiftsdekning skal dekke abonnement og bruk av mobiltelefon og eller datatrafikk. 6.1.1. Mobiltelefon kr. 79,- pr. mnd. (eks. mva. jfr. avtale med TDC pr. 2.5.2013) 6.1.2. Datatrafikk kr. 39,- pr. mnd. (5 GB data) 6.1.3. Mobiltelefon og datatrafikk kr. 118,- pr. mnd. 6.1.4. Ved redusert stilling endres utgiftsdekningen tilsvarende, dog ikke under 50 % stilling. 6.2. Utgifter som omfattes av pkt. 6.1.1 6.1.3 er fri bruk innenlands og 5 GB datatrafikk. 6.2.1. Det kan inngås avtale om utvidet datatrafikk som dekkes privat. 6.2.1.1. Det forutsettes av slik avtale er en engangsordning som ikke kan endres. 6.3. Unntak gjelder utlands tale/sms/data, infomeldinger og spesialnummer som meldes til IT-avdelingen. 6.4. Ved bruk av mobiltelefon og datatrafikk som ikke dekkes foretas etterskuddsvis trekk på lønn den 12 hver mnd. 6.5. Tjenstlig bruk utover gjeldende satser kan dekkes når det kan legitimeres som på forhånd er godkjent av tjenesteleder. Side 4 av 5
7. Dekning av andre utgifter 7.1. Utgifter til kjøp/etablering av elektronisk kommunikasjon dekkes av Hole kommune etter nærmere avtale med tjenesteleder. 7.2. Kjøp av mobiltelefon/smarttelefon dekkes med kr. 2.800,-. (pr. 1.1.2014) Anskaffelsesbeløp utover dette dekkes av medarbeider selv. 7.2.1. Hole kommune dekker 50 % av kostnadene til erstatningstelefon og reparasjon ved skade eller tap av mobiltelefon/smarttelefon maksimalt begrenset til kr. 1.400,-. (pr. 1.1.2014) 7.2.1.1. Dekningen gjelder en gang i løpet av 3 år. 7.3. Innkjøp av ny mobiltelefon skjer gjennom kommunenes innkjøpsavtaler med ITavdelingen som bestiller. 8. Opphør/endring 7.3.1. Mobiltelefoner avskrives over 3 år etter nyinnkjøp. Kjøp av ny mobiltelefon kan skje etter dette. Det forutsettes ingen delvis ordninger i løpet av de 3 årene. 8.1. Dersom medarbeider bytter stilling, opphører denne utgiftsdekningen med mindre den nye stillingen hjemler for utgiftsdekning. 8.2. Dersom medarbeider går ut i permisjon eller tas ut i arbeidskonflikt opphører utgiftsdekningen. Mobiltelefon skal levers inn dersom ikke annet avtales med rådmannen. 8.3. Under sykdom og eventuelt midlertidig uførhet får medarbeider som har utgiftsdekning i 3 måneder. 9. Gyldighet 9.1. Dette reglement gjelder fra 01.06.2006 og vedtatt i administrasjonsutvalget den 24.5.2006 med administrative endringer av rådmannen pr. 1.1.2012, 17.1.2013, 1.1.2014 og endring fastsatt av rådmannen den 24.6.2015 (pkt. 7.2 og 7.3) og 7.3.2016 (6.2.1) 9.2. Endringer av disse retningslinjene skjer etter vurdering av rådmannen til enhver tid. Side 5 av 5