Innhold 1 Innledning... 1 2 Forankring... 2 2.1 Verdiforankring... 2 2.2 Forankring i enhetene... 2 3 Kommunikasjonsmål og prinsipper... 3 3.1 Åpen tilgjengelig troverdig medvirkning... 3 3.2 Målgrupper... 3 4 Ansvar myndighet roller... 4 4.1 Kommunikasjon- og serviceenheten (KOMS)... 4 4.2 Lederansvar... 4 4.3 Alle... 4 4.4 Hvem uttaler seg om hva?... 5 4.5 Omdømme... 5 5 Hvor og hvordan kommuniserer vi?... 6 5.1 Digitalt førstevalg... 6 5.2 Nettsider... 6 5.3 Ansattportalen... 6 5.4 Compilo... 6 5.5 Sosiale medier... 6 5.6 Media... 7 5.7 Beredskap... 7 6 Grafisk profil... 7 7 Tiltak... 8
1 Innledning Kommunikasjonsplanen skal sikre at det jobbes helhetlig med kommunikasjon i Songdalen kommune. Den viser hvordan vi skal kommunisere internt og eksternt for å nå våre mål. Den skal også vise myndighet, ansvar og rollefordeling og hvilke kommunikasjonsverktøy vi bruker. Dokumentet skal være et verktøy for ansatte i alle virksomheter i kommunen og legger føringer for kommunikasjon og informasjonsarbeid. Planen har følgende vedlegg: Språkveileder med språkplakat Retningslinjer for sosiale medier Grafisk veileder og designmanual Kompetanseplan for INFOteamet 1 Styringsgruppe: rådmannens ledergruppe Referansegruppe: kultur- og utviklingskomiteen Arbeidsgruppe: tverrfaglig sammensatt med representanter fra: skole/barnehage helse og omsorg teknisk kultur og inkludering Fra kommunikasjons- og serviceenheten (KOMS) er webredaktør (prosjektleder) og enhetsleder med. Tverrfaglig for å: forankre og bevisstgjøre enhetene få verdifulle innspill fra fagområdene Vedtatt plan er publisert og gjort kjent på ansattportalen og kommunens nettside. I tillegg tilbyr KOMS v/webredaktør å presentere planen gjennom besøk hos enhetene.
2 Forankring Overordnet forankring Kommunikasjonsplanen er forankret i kommunelovens paragraf 4 som sier: «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning». Denne bestemmelsen bygger på 100 i Grunnloven om ytringsfrihet og rett til tilgang til offentlig kommunikasjon. Vi viser også til Overordnet beredskapsplan for Songdalen kommune, pkt. 3.0 Plan for informasjonsberedskap og befolkningsvarsling. 2 Kommunikasjonsplanen forankres lokalt i politisk og administrativ ledelse. 2.1 Verdiforankring Verdiforankringen er den samme som for kommuneplanen der kommunikasjon og formidling ligger som en forutsetning i målene som er definert. Deling av informasjon og en åpen dialog mellom administrasjonen, innbyggerne, politikerne, næringslivet og sentrale myndigheter er nødvendig for å utvikle gode tjenester. Visjon og satsingsområder «Songdalen for livskvalitet et mål om trygghet og trivsel for alle. Satsingsområdene er utvikling levekår kultur. Innenfor satsingsområdene er hovedmålsettingene: 1. bolig-, nærings- og sentrumsområder er kjent for sine positive kvaliteter 2. utdanningsnivået stiger og likestillingen øker og 3. å bo i Songdalen gir en tydelig identitet.» 2.2 Forankring i enhetene Enhetene i kommunen skal rette seg etter kommunens overordnede kommunikasjonsplan. Enhetslederne sikrer at lojalitet til planen etableres og opprettholdes
3 Kommunikasjonsmål og prinsipper Vår kommunikasjon skal støtte opp under tjenestene kommunen gir innbyggerne. Kommunikasjonen skal være troverdig og tillitvekkende. Vi skal bruke klarspråk. 3.1 Åpen tilgjengelig troverdig medvirkning Vår kommunikasjon skal være åpen, tilgjengelig og troverdig, samt sikre innbyggernes medvirkning. Åpen Innbyggerne i Songdalen skal oppleve en åpen og imøtekommende kommune. Vi skal sikre at innbyggerne har innsyn i kommunens virksomhet. Songdalen kommune utøver meroffentlighet. I saker hvor loven åpner for å unnta en sak/et dokument fra offentligheten, skal det vurderes om saken/dokumentet likevel skal offentliggjøres. Dette bidrar til en åpen, offentlig debatt. 3 Tilgjengelig Vi skal så tidlig som mulig gi aktuell informasjon som er balansert og pålitelig. Vi skal nå alle berørte parter med relevant informasjon. Vi skal drive aktiv informasjon om tjenestetilbud, rettigheter og viktige politiske saker. Songdalen kommune skal tilpasse informasjon og kommunikasjon til ulike målgrupper. Universell utforming skal ligge til grunn i vårt kommunikasjonsarbeid. Troverdig Songdalen kommunes kommunikasjon skal være helhetlig og samordnet. Songdalen kommune skal bruke et korrekt, godt og klart språk som alle forstår. Songdalen kommune skal være i forkant og planlegge tiltak i god tid. Medvirkning Songdalen kommune skal sikre innbyggernes og brukernes medvirkning og innflytelse. Innbyggerne skal gis mulighet til å fremme forslag og synspunkter på fysiske og digitale møteplasser. Vi skal aktivt dele informasjon og bruke relevante kanaler og virkemidler for å nå aktuelle grupper. 3.2 Målgrupper Vår kommunikasjon skal være orientert mot målgruppene og ta hensyn til mottakeren. Eksempler på målgrupper er: Innbyggerne Barn og unge Brukere av våre tjenester
Lag, foreninger og frivillige Næringslivet Media Ansatte Politikere 4 Ansvar myndighet roller Kommunikasjon og informasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter. Kommunikasjon skal planlegges som en del av oppgaveløsningen hvor man vurderer hvilket kommunikasjonsbehov som finnes i målgruppen(e), hvilke kommunikasjonsutfordringer man står overfor og hvordan kommunikasjon kan brukes som virkemiddel. 4 4.1 Kommunikasjon- og serviceenheten (KOMS) KOMS har et overordnet ansvar og myndighet i kommunikasjonsfaglige spørsmål. KOMS har det daglige ansvaret for intern og ekstern kommunikasjon via kommunens nettside, ansattportalen og sosiale medier. KOMS v/webredaktøren kan bidra med kommunikasjonsfaglig støtte ved behov, f.eks. utforming av tekst, brosjyrer, rådgiving, profilering, fotografering mv. KOMS skal informeres og/eller konsulteres når nye kommunikasjonsverktøy vurderes å tas i bruk i enhetene. INFOteamet er en intern tverrfaglig ressursgruppe som skal være en aktiv bidragsyter og støtte til enhetenes kommunikasjonsbehov. Ledes av webredaktøren. 4.2 Lederansvar Ledere har et særskilt ansvar for god kommunikasjon. Ledere på alle nivå er ansvarlig for at kommunikasjon og informasjon brukes på en profesjonell og etisk forsvarlig måte, både internt og eksternt. Lederne skal aktivt informere egne ansatte om egen og kommunens virksomhet Lederne tar initiativ til å spre aktuell informasjon fra egen enhet/fagområde. Lederne har et spesielt ansvar for at servicetorget og nettsiden/ansattportalen har nødvendig og oppdatert informasjon så tidlig som mulig. Enhetsledere har eierskap til informasjon på eget fagområde og har også ansvaret for informasjon og kommunikasjon knyttet til dette. Ansvaret kan delegeres i linjen. Enhetene skal følge opp kommunikasjonsplanen gjennom egne mål og planer. Lederne skal sikre at kommunikasjonsplanen er godt kjent og blir overholdt. 4.3 Alle ansatte
Alle har ansvar for: å kommunisere i klarspråk til rette målgrupper i de rette kanaler å dele informasjon som andre kan ha nytte av å følge med på informasjon som publiseres på ansattportalen 4.4 Hvem uttaler seg om hva? Uttalelser på vegne av kommunen Rådmannens ledergruppe og enhetsledere har myndighet til å informere om sitt ansvarsområde, internt og eksternt. I kontroversielle mediesaker skal ledergruppen kontaktes først. 5 Beredskap Kommunikasjon i forbindelse med kriseberedskap håndteres av ledelsen i samsvar med overordnet beredskapsplan for Songdalen kommune. Ansatte og ytringsfrihet Grunnlovens bestemmelser om ytringsfrihet gjelder for alle ansatte i Songdalen kommune. Ansatte må være tydelige på at de uttaler seg som privatpersoner. Dette gjelder både i tradisjonelle og sosiale medier. Kommunal stillingstittel, brev eller e-post skal ikke brukes. 4.5 Omdømme Alle har ansvar for omdømmet. Ansatte, ledere og folkevalgte er kommunens ambassadører. Hver enkelt har derfor et selvstendig ansvar for å bidra til at kommunens tillit og omdømme styrkes.
5 Hvor og hvordan kommuniserer vi? 5.1 Digitalt førstevalg Digitale kanaler skal være kommunens foretrukne kanaler for informasjon og kommunikasjon. Dette er ikke til hinder for å bruke andre kanaler der det er hensiktsmessig eller nødvendig. 5.2 Nettsider Songdalen.kommune.no (innbyggerportalen) er kommunens viktigste informasjonsplattform mot publikum. Den skal gi informasjon om tjenestetilbudet, vise ansvarsområder, kontaktinformasjon, innsyn i politiske saker og byggesaker, søknadsskjema og digitale selvbetjeningsløsninger. Her finnes også kulturkalender og oversikt over lag og foreninger. 6 I tillegg har biblioteket, barnehager og skoler egne nettsider. Disse brukes til kommunikasjon med egne målgrupper. Enhetene har selv redaktøransvar for sidene. Utvikling av nye nettsider skal godkjennes av rådmannen. 5.3 Ansattportalen Ansattportalen er hovedkanalen for intern kommunikasjon. Våre ansatte skal være godt orientert om kommunens virksomhet, også utenfor eget fagområde. Det legges til rette for utstrakt deling av kunnskap og informasjon på tvers av fagområder. 5.4 Compilo Internkontrollsystemet Compilo er en kvalitetssikring av styrende dokumenter, prosedyrer og dokumentasjon. Alle ansatte har tilgang til Compilo. 5.5 Sosiale medier Facebook Songdalen kommune hovedside på Facebook skal bidra til å skape engasjement, entusiasme og toveis kommunikasjon rundt aktiviteter og kunngjøringer, samt drive trafikk til nettsiden. Facebook brukes til deling av egne aktuelle saker fra nettsiden, kunngjøringer, informasjon fra samarbeidspartnere og deling av saker om kommunen fra andre medier. Enheter/avdelinger med egne sider på Facebook, Instagram eller andre sosiale medier har selv redaktøransvar for sidene og er ansvarlig for at kommunens retningslinjer for sosiale medier følges.
KOMS v/webredaktør skal gis administratorrettigheter på alle sider i sosiale medier i kommunal regi, jmf. kommunens retningslinjer for sosiale medier. Oversikt over sider på sosiale medier tilknyttet Songdalen kommune. 5.6 Media Forholdet til pressen er viktig for å sikre god dekning av kommunens aktiviteter. Songdalen kommune er positiv til at media kontaktes for å spre informasjon om tjenestetilbudet. Denne informasjonen skal også formidles til KOMS v/webredaktør, slik at vi sikrer at kommunens informasjon fremstår helhetlig. Andre planlagte kommunikasjonsfremstøt skal også formidles til KOMS. 7 5.7 Beredskap Kommunikasjon i forbindelse med kriseberedskap håndteres av ledelsen i samsvar med overordnet beredskapsplan for Songdalen kommune. 6 Grafisk profil Songdalen kommunes profilering skal fremstå helhetlig. All skriftlig kommunikasjon skal vise hvem avsenderen er og være i tråd med vår grafiske profilering.
7 Tiltak Songdalen kommunes viktigste tiltak for å nå målene i kommunikasjonsplanen er: å innarbeide rutiner for å ta i bruk kommunikasjon som virkemiddel i det daglige arbeidet å ha tilstrekkelig og rett kommunikasjonskompetanse i hele organisasjonen å bruke et korrekt, godt og klart språk ikke «byråkratispråk» 8 å bruke en helhetlig visuell profilering i hele organisasjonen å ha tilstrekkelig digital/datafaglig kompetanse i organisasjonen for å kunne ta i bruk digitale verktøy i takt med utviklingen og innbyggernes forventninger å løfte frem politiske saker for å gjøre de lettere tilgjengelig for innbyggerne