Rammeavtale for kjøp av vektertjenester

Rammeavtale for kjøp av vektertjenester

Rammeavtale for kjøp av vektertjenester Rammeavtale for kjøp av vektertjenester er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og Departementenes Servicesenter (heretter kalt Kunden) Sted og dato: (Kundens navn) (Leverandørens navn) Kundens underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part Oppstartsdato: Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Hos Leverandøren: Navn Stilling Telefon E-post Partene skal signere på denne siden samt på forsiden av tilhørende bilag 2 AV 11

Innhold 1. Avtalens formål og omfang... 4 1.1 NS 8438:2008... 4 2. Varighet... 5 3. Pris og Betaling... 5 3.1 Priser... 5 3.2 Fakturering... 6 3.2.1 Fakturaformat og faktureringsadresse... 6 3.2.2 Overdragelse av fakturaer... 6 3.3 Prisendring... 6 4. Gjennomføring avrop innenfor rammeavtalen... 7 4.1 Generelt om avrop... 7 4.2 Avrop på rammeavtalen... 7 4.2.1 Gjennomføring av avrop... 7 4.2.2 Frister i forbindelse med avrop... 7 4.2.3 Tildeling og fordelingsnøkkel... 7 4.3 Disponering av personell... 7 4.4 Bruk av tredjepart... 8 4.5 Leveringstid for personell som skal yte bistand... 8 4.6 Statistikk... 8 4.7 Kundens ansvar... 8 5. Risiko og ansvar... 9 6. Taushetsplikt... 9 7. Lønns- og arbeidsvilkår... 9 8. Møter... 10 9. MISLIGHOLD... 10 10. Opphør av rammeavtale... 10 11. Tvister... 11 11.1 Rettsvalg... 11 11.2 Forhandlinger og mekling... 11 11.3 Doms- eller voldgiftsbehandling... 11 3 AV 11

1. AVTALENS FORMÅL OG OMFANG Rammeavtalen skal dekke Kundens behov for vektertjenester i Regjeringskvartalet, samt ved omtrent 15 midlertidige lokasjoner for departementene i Oslo. Med vektertjenester menes i denne sammenheng et vidt spekter av vekteroppgaver fra forholdsvis enkle manuelle vaktfunksjoner til komplekse og utfordrende oppgaver ute i felten. For eksempel resepsjonsbetjening, inspeksjonsrunder, eller søk/kontroll av kjøretøy hvor det stilles betydelige krav til kompetanse og utførelse. Tjenesten kan også innebære styring av alarm, adgangskontrollanlegg eller fjernsynsovervåkning. I enkelte situasjoner kan vekteren bli stilt overfor komplekse situasjoner som fordrer særskilt skjønn og vurderingsevne. Ettersom Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) i DSS opererer på vegne av departementsfellesskapet, stilles det høye forventninger til kvalitet i leveransen. Med kvalitet menes kombinasjon av faglig sikkerhetsforståelse og personlig egnethet for å betjene departementsansatte, innleide byggearbeidere samt en rekke ytre utfordringer. Den operative tjenesteutøvelsen er underlagt operativ ledelse og styring fra SAV i DSS. Rammeavtalens formål er å regulere partenes rettigheter og plikter i forbindelse med kjøp av vektertjenester som spesifisert i bilag 1, og som evt. er ytterligere spesifisert i forbindelse med det enkelte avrop. Denne Rammeavtalen gir Kunden rett, men ingen plikt til å foreta avrop innenfor rammeavtalen. Oversikt over bilag for denne rammeavtalen: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens krav og leverandørens besvarelse til leveransen Bilag 2: Administrative bestemmelser Bilag 3: Pris og prisbestemmelser Bilag 4: Kompetanseprofil Bilag 5: Oversikt over tildelte avrop over rammeavtalen. Bilag 6: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen Tabell 1. oversikt over bilag Leverandøren plikter å tilby vektertjenester som omfattes av denne rammeavtalen når Kunden gjør avrop etter rammeavtalens punkt 4. Avrop legges inn i oversikten over tildelte avrop (bilag 5) som skal holdes løpende oppdatert etter hvert som nye avrop gjøres. 1.1 NS 8438:2008 I den grad ikke annet følger av denne rammeavtalen gjelder NS 8434:2008 for dette oppdraget, med unntak av Tillegg A. 4 AV 11

Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1: Enkeltavtale i forbindelse med avrop går foran rammeavtalen og NS 8434:2008 2: Rammeavtalen med bilag går foran NS 8434:2008 2. VARIGHET Rammeavtalen gjelder fra tidspunkt for signatur og deretter i ett år. Kunden har opsjon på ytterligere tre års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med seks måneders skriftlig varsel dersom det foreligger saklig grunn. Kravet til saklig grunn gjelder ikke dersom kunden velger ikke å utløse en opsjon på forlengelse av avtalen. Leverandøren kan ikke si opp avtalen det første året i avtaleperioden. Varsel om forlengelse av avtalen skal gis skriftlig innen 3 måneder før utløpet av hver periode. Avrop kan skje i hele rammeavtalens periode. Hvert avrop innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår det enkelte avrop gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. Denne bestemmelsen avviker fra NS 8434:2008 pkt. 2 3. PRIS OG BETALING 3.1 PRISER a) Ytelser på grunnlag av denne rammeavtalen gjennomføres etter de priser som er oppgitt i Bilag 3 for aktuell bistand. Overtid godtgjøres ikke utover avtalte timepriser for aktuell bistand, utenom hvis dette blir særskilt avtalt ved det enkelte avrop. På lovfestede helligdager belastes kunden med tariffestet helligdagstillegg. NS 8434:2008 punkt 8 2. ledd ikke kommer til anvendelse. Alle timepriser er angitt i NOK, eksklusive merverdiavgift. b) Reisetid godtgjøres ikke, utover der det er særskilt avtalt med Kunden ved det enkelte avrop. Dersom det avtales at reisetid godtgjøres, gis det reisegodtgjørelse etter Statens gjeldende satser. c) Alle administrative kostnader skal inkluderes i de priser som er oppgitt i Bilag 3, som transport, eventuell parkering, bekledning, administrasjon, sykefraværssupplementering mv. d) Andre kostnader enn de som er nevnt ovenfor, kan dekkes dersom de er godkjent av Kunden på forhånd. e) Når Kunden finner det hensiktsmessig skal Leverandør inngi tilbud med fast totalpris på avrop innenfor denne rammeavtalen. 5 AV 11

3.2 FAKTURERING Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. For kjøp av løpende tjenester skal fakturering skje etterskuddsvis pr mnd, og fakturert tid skal gjelde den tid som er medgått fra gjennomføring av tjenesten til faktureringstidspunktet. Detaljert timeliste for den måneden fakturaen omfatter, skal sendes sammen med faktura. Timelister godkjennes av Kunde før faktura betales. Faktureringen forutsetter at alle timer blir belastet for den aktuelle måneden. Manglende fakturering av påløpte timer som er gjennomført i en måned kan ikke tas med i neste avregning, med mindre det kan dokumenteres særlige grunner for forsinkelsen. Ved avrop som gjennomføres til fastpris, kan betalingsmåten avtales nærmere. Som hovedregel skal det betales ved levering med 30 dagers forfall. Annen betalingsmåte kan avtales særskilt for det enkelte avrop. Fakturagebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke. Denne bestemmelsen avviker fra NS 8434:2008 pkt. 9, 3. og 4. ledd. 3.2.1 Fakturaformat og faktureringsadresse Krav til fakturaformat kan avtales mellom partene. Dersom Kunden gir instruksjon om hva faktura skal inneholde, samt faktureringsformat, plikter Leverandøren å følge instruksjonen. Faktura skal sendes til Kunden, til følgende fakturaadresse: Fakturaadresse: Departementenes servicesenter Sikkerhetstjenesteavdelingen v/ Bjørn Melandsø Kjelsaas Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Faktura skal merkes med Referansenummer: DSS944 Kjelsaas Navn: Bjørn Melandsø Kjelsaas 3.2.2 Overdragelse av fakturaer Leverandøren kan ikke overdra fakturaer til tredjemann for innkreving uten forutgående skriftlig samtykke fra Kunden 3.3 PRISENDRING Prisene angitt i Bilag 3 kan endres: a) Dersom endrede regler fører til endringer i offentlige avgifter eller skatter på slik bistand som rammeavtalen omfattes av, kan regulering skje i henhold til NS pkt.8, 5. ledd. b) Hver 12. måned, første gang 01.01.2013 med basis i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (KPI) og under forutsetning av at opsjonsmulighetene benyttes. Endring i pris skal være begrenset oppad til et beløp tilsvarende den økningen som har funnet sted i konsumprisindeksen for tjenesten med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen trådte i kraft. NS 8434:2008 punkt 8, 1., 2. og 3. ledd gjelder ikke. 6 AV 11

4. GJENNOMFØRING AVROP INNENFOR RAMMEAVTALEN 4.1 GENERELT OM AVROP Avrop på denne rammeavtalen skal gjennomføres i henhold til vilkårene i punkt 4.2 nedenfor. NS 8434:2008 pkt. 17, nest siste avsnitt, får ikke anvendelse. 4.2 AVROP PÅ RAMMEAVTALEN 4.2.1 Gjennomføring av avrop Avrop kan skje muntlig, på e-post eller skriftlig fra bemyndiget person hos Kunden. Leverandøren plikter alltid å sende skriftlig ordrebekreftelse til Kundens kontaktperson etter at avrop er mottatt. Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde informasjon om hva vektertjenesten skal gå ut på, når bistanden skal utføres og informasjon om pris. Er det avtalt fastpris, skal denne oppgis. Er det avtalt timepris, skal leverandøren oppgi hvilken timepris det opereres med. 4.2.2 Frister i forbindelse med avrop Alminnelig responstid vil være 3 virkedager fra avrop til oppmøte med bestilt mannskap, jf. SK05 i bilag 1, pkt. 4.2.1. Leverandøren skal for øvrig levere mannskapet så snart som mulig til Kunden. Hasteresponstid vil være 3 timer fra avrop til oppmøte med bestilt mannskap, jf. SK06 i bilag 1, pkt. 4.2.1. 4.2.3 Tildeling og fordelingsnøkkel Tildelingen av avrop vil avgjøres ut fra resultatet av konkurransen, herunder hvor langt fra hverandre tilbudene er i totalpoeng og hva som gir en rimelig sikkerhet for levering i avtaleperioden. Dersom Leverandør ikke kan gjennomføre tilbudte vektertjenester vil den aktuelle bistanden likevel inngå i beregning av omfanget av tildelingen av avrop etter denne avtalen. Kunden kan fritt forespørre den leverandøren det er ønskelig skal utføre den spesifikke bistanden. Kunden plikter likevel å påse at alle leverandørene gjennom kontraktsperioden blir tilbudt det omfanget av tildelingen som er avtalt i kontraktsperioden. 4.3 DISPONERING AV PERSONELL Leverandøren skal stille personell til rådighet som sikrer at arbeidet utføres på en mest mulig effektiv måte og med den forventede kvalitet. Leverandøren har ansvar for at tilbudt personell har relevant kompetanse i forhold til den bistand som er beskrevet i bilag 1. Leverandøren skal i forhold til hvert enkelt avrop benytte det personellet som er avtalt i bilag 4, og kontaktpersoner avtalt i bilag 2, eller personell med minst samme kompetanse. Dersom det benyttes annet personell enn de som er tilbudt på Rammeavtalen skal dette godkjennes av Kunden. Kunden forbeholder seg retten til å kreve at Leverandør bytter ut personell. Kunden skal begrunne et slikt krav om bytte, skriftlig eller muntlig etter Leverandørens ønske. Leverandøren skal i slikt tilfelle erstatte aktuelt personell så raskt som mulig, og i henhold til tidsfrister som er avtalt i forbindelse med det enkelte avrop. 7 AV 11

Leverandøren kan ikke uten Kundens samtykke bytte ut personell på Rammeavtalen eller under det enkelte avrop uten saklig grunn. Saklig grunn i denne sammenheng kan for eksempel være at personellet slutter i sin stilling hos Leverandøren eller går ut i permisjon. Det nye personellet skal da ha minst samme kompetanse som personellet som blir byttet ut. NS 8434:2008 pkt. 24 gjelder kun dersom den rekrutterte vekteren fortsetter i den samme funksjonen/rollen, eventuelt på samme sted. 4.4 BRUK AV TREDJEPART Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning Kunden finner dette nødvendig for levering av bistanden. Leverandør kan bare benytte seg av underleverandør for oppfyllelse av sine plikter under rammeavtalen der slik benyttelse ikke forringer eller truer med å forringe oppfyllelsen. Ved bruk av underleverandør skal Kunden spesifikt godkjenne bruk av vektere ved hvert enkelt avrop. Kunden forbeholder seg retten til å nekte bruk av underleverandør der hvor det ikke er forenlig med Kundens sikkerhetsprofil. Alle Leverandørens forpliktelser etter rammeavtalen gjelder også underleverandør. Leverandøren plikter å informere underleverandør om dette. Leverandøren er i alle tilfeller ansvarlig overfor Kunden for ytelser fra underleverandør som om han stod for ytelsene selv. NS 8434:2008 pkt. 12 2. og 3. ledd kommer ikke til anvendelse. 4.5 LEVERINGSTID FOR PERSONELL SOM SKAL YTE BISTAND Leverandøren skal påbegynne oppdrag innen de minstefrister som er bestemt i bilag 1. Leverandøren har til enhver tid ansvar for at denne kan påbegynne bistand innenfor disse fristene. 4.6 STATISTIKK Leverandøren plikter på anmodning fra Kunden, og ved utløpet av hvert kontraktsår på rammeavtalen, vederlagsfritt å overføre leveringsstatistikk m.v. til Kunden for leveranser gjort under rammeavtalen. Dersom Kunden ber om å få utlevert slik statistikk under rammeavtalen skal Leverandøren overføre statistikken til Kunden uten ugrunnet opphold etter mottak av anmodningen. Statistikken skal inneholde Oppsummering antall avrop i perioden med fakturert beløp og prosjektnavn/beskrivelse av arbeidet som er utført. Eventuelt årsak til avvik mellom avtalt og fakturert pris Kunde har rett til å kreve endringer i rapportens innhold, uten ekstra kostnader. 4.7 KUNDENS ANSVAR Kunden skal til enhver tid sørge for å tilføre Leverandøren de opplysninger og personressurser som er forutsatt i den enkelte tildelte kontrakt. 8 AV 11

5. RISIKO OG ANSVAR Partene skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for vektertjenesten uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Kunden har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens det befinner seg under Kundens kontroll. Tilsvarende har Leverandøren risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens det befinner seg under Leverandørens kontroll. 6. TAUSHETSPLIKT Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Hvis Kunden er en offentlig virksomhet, er taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 6. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter leveringsdag, med mindre annet følger av lov eller forskrift. 7. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandør skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av allmenngjorte eller landsomfattende tariffavtale, jfr. forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. 9 AV 11

Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen, skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon på at krav til lønns- og arbeidsvilkår som nevnt i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5 er oppfylt. 8. MØTER Når en av partene finner det nødvendig, kan denne med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Ansvarlig person for forvaltning av rammeavtalen er angitt i Bilag 2. 9. MISLIGHOLD 9.1 Forsinkelser Ved forsinkelser kan oppdragsgiver kreve prisavslag for den tiden forsinkelsen varer. Prisavslaget skal beregnes ut fra en timepris tilsvarende timepris for hasterespons angitt i bilag 3. Samlet prisavslag skal ikke overstige 15 % av antatt totalt honorar eksklusive merverdiavgift for det aktuelle avrop. Ved forsinkelse kan Kunden ikke kreve erstatning for forsinkelsen i tillegg til eller istedenfor prisavslag. Dersom forsinkelsen har sin årsak i forsettlig eller grovt uaktsomt forhold hos Leverandøren, kan Kunden likevel kreve erstatning istedenfor prisavslag. 9.2. Mangler Ved mangler gjelder NS 8434:2008 punkt 13 med følgende tillegg: Ved mangelfull leveranse som i vesentlig grad påvirker kvaliteten på leveransen, skal leverandøren starte rettingen omgående og senest innen 3 timer dersom Kunden krever det. 10. OPPHØR AV RAMMEAVTALE Ved avslutning av avtaleforholdet, uavhengig av årsaken til at Rammeavtalen opphører, plikter Leverandøren kostnadsfritt å stille nødvendige tjenester til rådighet for Kunden og samarbeide med annen leverandør, slik at overgangen kan gjennomføres med minst mulig driftsmessig forstyrrelse for Kunden. Med annen leverandør menes også leverandør innenfor Kundens egen organisasjon. Nødvendige tjenester vil bl.a. omfatte: Bistand ved planlegging av overgangsfase. 10 AV 11

Bistand i form av kompetanseoverføring som er nødvendig for videre drift og forvaltning av tjenesten uten driftsmessige forstyrrelser. Overføring av registre eller annen elektronisk informasjon som er Kundens eiendom. Bistand ved endelig overgang av drift til annen leverandør. Leverandøren skal stille til rådighet personell med samme kompetanse og tilgjengelighet, og yte bistand av samme kvalitet, som definert og praktisert for tilsvarende bistand i avtaleperioden. Eventuelle avrop som er gjort eller arbeid som er påbegynt før utløpet av avtaleforholdet skal gjennomføres selv om vektertjenesten må utføres etter utløpet av avtaleperioden. 11. TVISTER 11.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 11.2 FORHANDLINGER OG MEKLING Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvirkninger av avtalen, skal partene først forsøke å bli enige gjennom forhandlinger og/eller mekling. 11.3 DOMS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven). 11 AV 11