KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Rammeavtale for kjøp av PC-er med tilleggsutstyr Miljødirektoratet Tilbudsfrist: 2. februar, 2015 kl. 0900
1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Bruk av underleverandør... 3 1.5 Deltilbud... 3 1.6 Kontraktsperiode/framdriftsplan... 4 1.7 Pris... 4 1.7.1 Pris- og leveringsbetingelser... 4 1.7.2 Pris og prisjusteringer... 4 1.8 Kontraktsbestemmelser... 4 1.9 Kunngjøring... 4 1.10 Viktige datoer... 5 1.11 Meddelelse om hvem som tilbys kontrakt... 5 1.12 Avlysing av konkurransen eller totalforkastelse... 5 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Offentlighet... 6 2.3 Taushetsplikt... 6 2.4 Forbehold og avvik... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 2.8 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen... 7 3 Kravspesifikasjon... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske krav... 7 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 5.1 Vektingsmodell... 9 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming...10 6.1 Innlevering av tilbud...10 6.2 Tilbudets utforming...11 7 Vedlegg...11 2
1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Miljødirektoratet er et direktorat under Klima- og miljødepartementet med 700 ansatte i Trondheim og Oslo. Statens naturoppsyn er en del av direktoratet med over 60 lokalkontor. Miljødirektoratet har sentrale oppgaver og ansvar i arbeidet med å redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning. Våre viktigste funksjoner er å overvåke miljøtilstanden og formidle informasjon, være myndighetsutøver, styre og veilede regionalt og kommunalt nivå, samarbeide med berørte sektormyndigheter, være faglig rådgiver og bidra i internasjonalt miljøarbeid. For mer informasjon, se miljodirektoratet.no. 1.2 Anskaffelsens formål Miljødirektoratet, heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå rammeavtale med én forhandler på kjøp av bærbar PC- og tilleggsutstyr med gode garanti- og serviceordninger. Av hensyn til blant annet forutsigbarhet, stabilitet og enkel drift skal utstyrsporteføljen være så homogen som mulig. Oppdragsgiver har til enhver tid et mål om å ha et begrenset sett med produkter innenfor samme funksjonelle område. Det skal derfor leveres PC-er fra samme produsent gjennom hele rammeavtalens avtaleperiode. For nærmere spesifisering henvises det til vedlegg 1, kravspesifikasjon. 1.3 Anskaffelsens omfang Miljødirektoratet planlegger å kjøpe 300 PC-er i 2015, og 400 PC-er i 2016. I 2017 og 2018 vil behovet være ca. 80 PC-er i året. Antall skjermer som planlegges kjøpt er 150 stk. Miljødirektoratet tar forbehold om budsjettmessig dekning og kan derfor ikke forplikte seg til estimert kjøpsbehov. 1.4 Bruk av underleverandør Miljødirektoratet ønsker å forholde seg til en hovedleverandør, som etter kontrakten vil være ansvarlig for leveransen. Dersom tilbyder skal benytte underleverandører til å utføre deler av tjenestene, må dette fremkomme av tilbudet. Det må oppgis navn på underleverandør, samt hvilke tjenester de skal utføre. 1.5 Deltilbud Det er ikke anledning til å levere inn tilbud på kun deler av anskaffelsen. 3
1.6 Kontraktsperiode/framdriftsplan Varighet på avtalen vil være to (2) år med opsjon på forlengelse med ett (1) + ett (1) år. Miljødirektoratet ønsker oppstart så snart kontrakt er signert. Antatt oppstartstidspunkt for rammeavtalen er februar 2015. 1.7 Pris 1.7.1 Pris- og leveringsbetingelser Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), pr. enhet, eksklusiv merverdiavgift og fritt levert Miljødirektoratets adresser: Brattørkaia 15, 7010 Trondheim, og Grensvingen 7, 0661 Oslo. Alle kostnader som er nødvendige for en komplett leveranse skal være tatt med i pristilbudet, herunder også for eksempel ekspedisjons- og faktureringsgebyr, emballasje, transport, avgifter og lignende. Eventuelle detaljer som er nødvendige for at produktene skal fungere etter spesifikasjoner og krav, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert. 1.7.2 Pris og prisjusteringer For prisangivelse benyttes vedlegg 2, Prisskjema. 1.8 Kontraktsbestemmelser Miljødirektoratet legger opp til å benytte Statens standardavtale: Den lille kjøpsavtalen (SSA- K). For info rundt denne: http://www.difi.no/artikkel/2009/11/den-lille-kjopsavtalen Kontraktsbestemmelser skal baseres på innhold vedlegg 1, kravspesifikasjon. 1.9 Kunngjøring Kunngjøringsdato for DOFFIN og TED-basen er angitt i kapittel 1.10. 4
1.10 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED-basen 9. desember, 2014 Frist for å levere tilbud 2. februar, 2015 kl. 0900 Tilbudets vedståelsesfrist 31. mars, 2015 Tilbudsåpning 2. februar, 2015 Meddelelse om tildeling 9. februar, 2015 Klagefrist 23. februar, 2015 Kontraktsinngåelse 25. februar, 2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 1.11 Meddelelse om hvem som tilbys kontrakt Miljødirektoratets beslutning om hvem som er valgt som leverandør vil bli meddelt samtidig til alle som har deltatt i konkurransen, og i rimelig tid før kontrakt inngås med valgt leverandør. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valget og angi en frist for å klage over beslutningen. 1.12 Avlysing av konkurransen eller totalforkastelse Miljødirektoratet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om budsjettmessig dekning. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 5
2.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16, siste endret 30. januar 2009. Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23. Dersom leverandøren ved innsynsbegjæringer ikke ønsker at det gis fullt innsyn skal det leveres ytterligere ett skriftlig eksemplar som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. jf. kap. 6.2 Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.10 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiveren har senest sju dager før tilbudsfristens utløp rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget med vedlegg som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN og TED. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbud Rammeavtale for kjøp av PC-er med tilleggsutstyr til Miljødirektoratet. 6
2.8 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Henvendelser om anskaffelsen rettes til senioringeniør Jonas Østlyng, jonas.ostlyng@miljodir.no 3 Kravspesifikasjon Se vedlegg 1, kravspesifikasjon. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: http://www.skatteetaten.no/skatteetaten/templates/pages/article Page.aspx?id=11454 Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom Leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Det kreves gode rutiner for gjenvinning og behandling av avfall. Leverandøren skal ha nødvendige miljøsertifiseringer Dokumentasjonskrav Legg ved oversikt over relevante leveranser. Listen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens praksis vedrørende logistikk og implementering av tilsvarende leveranser. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Alle forhandlere av elektriske og elektroniske produkter (EEutstyr) har mottaksplikt og informasjonsplikt vedrørende returordning for gjenvinning og behandling av avfall. Leverandør bes beskrive sine rutiner for effektiv og sikker oppfølging av returordningen. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner. Sertifikat på miljø (f.eks. Miljøledelse ISO 14001, Miljøfyrtårn) skal fremlegges. 8
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir absolutte krav angitt i kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 5.1 Vektingsmodell Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting Samlet pris 40% Leveranse og tjenestekvalitet 30% PC-er og tilleggsutstyr 30% For å skille tilbudene vil alle vurderingskrav og samlet pris bli vektet i evalueringen. Hvert enkelt vurderingskrav kan oppnå en maksimal poengsum som beskrevet i kravspesifikasjonen, kapittel 2.3. Poengsum 1 er svakest, og 0 poeng brukes hvis dokumentasjon for oppfyllelse av kravet ikke foreligger i det hele tatt. Samlet pris 40% Her vektlegges informasjon fra vedlegg 2, Prisskjema Laveste pris pr. varegruppe blir gitt karakteren 10. De andre karakterene regnes ut ved formelen: Karakter= Laveste prisx10 Egen pris Oppdragsgiver tildeler hver enkelt varegruppe en vekt basert på estimert innkjøpsmengde pr. varegruppe. Til slutt summeres alle karakterene og ganges opp med kriteriets angitte vekt (40%). Leveranse og tjenestekvalitet 30% Her vektlegges besvarelsen i Kravspesifikasjon kapittel 4, Leveranse og tjenestekvalitet. Det regnes ut en karakter (1-10) for dette tildelingskriteriet. Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene, og regnes ut ved formelen: Karakter= Poengx10 Maksimal poengsum Karakteren ganges til slutt opp med kriteriets angitte vekt (30 %) 9
PC-er og tilleggsutstyr 30% Her vektlegges besvarelsen i Kravspesifikasjonens kapittel 3, PC-er og tilleggsutstyr. Det gis en karakter (1-10) pr. varegruppe. Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene, og besvarelser som gir en merverdi i forhold til minimumskravene vil oppnå høyere poenggiving. Oppdragsgiver tildeler hver enkelt varegruppe en vekt basert på estimert innkjøpsmengde pr. varegruppe. Til slutt summeres alle karakterene og ganges opp med kriteriets angitte vekt (30%). Totalkarakter Vektet karakter fra alle tildelingskriterium summeres. 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i en samlet forsendelse inneholdende to skriftlige eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm. Det skal benyttes nummererte skilleark for å skille vedleggene. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD-ROM eller minnepenn. Tilbudet skal være merket Anbud - Rammeavtale for kjøp av PC-er med tilleggsutstyr" og leveres i lukket forsendelse. Tilbud sendes: Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 TRONDHEIM Att: Jonas Østlyng Eller leveres: Miljødirektoratets besøksadresse, Brattørkaia 15, 7010 Trondheim. Miljødirektoratets sentralbord: 73 58 05 00 10
6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Dokumentasjon/ Navngi filen tilsvarende tekst i kursiv Vedlegg 1 01_Tilbudsbrev Vedlegg 2 02_Beskrivelse_Tilbud Vedlegg 3 03_Besvarelse_Prisskjema Vedlegg 4 04_Skatteattester Vedlegg 5 05_HMS-egenerklæring Vedlegg 6 06_Firmaattest Vedlegg 7 07_Kredittvurdering Nr/arkfane Beskrivelse 1 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Eventuelle forbehold (jf. punkt 2.4) skal fremgå i tilbudsbrevet. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2 Beskrivelse av tilbud, herunder utfylte tabeller i vedlegg 1, Kravspesifikasjon. 3 Utfylte tabeller i vedlegg 2, Prisskjema 4 Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift 5 HMS-egenerklæring. 6 Firmaattest 7 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder. Vedlegg 8 08_Tekniske og faglige kvalifikasjoner 8 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 4.4. Vedlegg 9 -> 9 Benyttes av Leverandør til annen nødvendig dokumentasjon. Dersom leverandøren ikke ønsker at deres fulle tilbud skal deles ut ved innsynsbegjæringer, skal det innen tilbudsfristen leveres ytterligere ett skriftlig eksemplar som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger, jf. punkt 2.2. Dette eksemplaret skal leveres uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm. 7 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS-egenerklæring 11