Hemne kommune Permisjonsreglement 2
1: OMFANG, BUDSJETT, LØNN, LØNNSANSIENNITET, FERIEPENGER, PENSJONSMEDLEMSKAP 1.1 OMFANG Permisjonsreglementet skal ses på som en tilbakefallsmulighet når alle andre muligheter for nødvendig fri fra arbeid er forsøkt. Det er spesielt viktig at ordninger i, og formålet med, Fleksitidsreglementet er utprøvd før en tar i bruk ordningene i Permisjonsreglementet. Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i fast forpliktende arbeidsforhold, j fr. Hovedtariffavtalens kap. 1 1. Deltidsansatte innvilges lønnet permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Deltidsansatte innvilges permisjon uten lønn på linje med heltidsansatte, dersom ikke annet er sagt. 1.2 BUDSJETTMESSIGE BEGRENSNINGER / AVGJØRELSESMYNDIGHET Innstillende og avgjørende instanser må ta hensyn til den budsjettmessige ramme og de økonomiske og personellmessige begrensninger forøvrig. (Enhetslederne er ikke delegert avgjørelsesmyndighet etter alle punkter i reglementet. Det er gitt en generell delegering til å fatte avgjørelser etter dette reglement i egne delegasjonsbrev. Det er under hvert punkt i reglementet oppgitt hvem som skal fatte avgjørelse. Der det står «enhetsleder» kan myndigheten delegeres videre. I alle saker hvor enhetsleder ikke har avgjørelsesmyndighet skal saksbehandlingen og utforming av vedtak starte hos enhetsleder. Vedtak signeres både av rådmann og enhetsleder.) Arbeidstaker skal oppgi hvilket punkt det søkes permisjon etter. Søknaden skal inneholde tilstrekkelige opplysninger og dokumentasjon til at det kan fattes avgjørelse i saken. Der vedtaksmyndighet må gjøre vurderinger og utøve et skjønn som går ut over det helt elementære, skal det skrives vedtak i saksbehandlingssystemet ESA 1.3 LØNN OG LØNNSANSIENNITET Ved permisjoner inntil en uke defineres lønn som grunnlønn og faste tillegg. Ved permisjoner lengre enn en uke defineres lønn som grunnlønn. Følgende permisjoner regnes med i lønnsansienniteten; - permisjon med hel eller delvis lønn - sykepermisjon - svangerskapspermisjon - lovbestemt verneplikt - permisjon for å utføre offentlige ombud - internasjonalt arbeid - tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner - ulønnet utdanningspermisjon med inntil 2 år når utdanningen har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen 3
1.5 PENSJONSMEDLEMSKAP Arbeidstaker som er innvilget permisjon med hel eller delvis lønn opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn en måned, meldes ut av pensjonsordningen i tilsvarende stillingsprosent som det gis Arbeidstaker vil samtidig få tilbud om frivillig medlemskap etter de regler som gjelder i vedkommende pensjonskasse. 2: UTDANNINGSPERMISJONER 2.0 GENERELT Bestemmelsene om utdanningspermisjoner har sitt utgangspunkt i HTA Kapittel 1 14.2: Rett til utdanningspermisjon reguleres av arbeidsmiljøloven 12-11. Hvis det, i forbindelse med utdannelse som er av verdi både for arbeidstakeren og arbeidsgiver, er nødvendig med hel eller delvis permisjon, skal dette innvilges, med mindre særlige grunner er til hinder for det. I den utstrekning det etter kommunens/virksomhetens* syn er nødvendig å heve kunnskapsnivå samt styrke kompetanse for å utføre pålagte arbeidsoppgaver/arbeidsfunksjoner, skal det gis permisjon med lønn og dekning av legitimerte utgifter. Turnusarbeidere som er innvilget permisjon med lønn for å delta på opplæringstiltak/kurs på sin lovbestemte ukefridag, gis ny fridag som kompensasjon. * Virksomhet i denne sammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune. 2.1 GRUNNUTDANNING Med grunnutdanning forstås den minimumsutdanning som kreves for fast tilsetting i vedkommende stilling. Eksempelvis utdanning som helsefagarbeider eller sykepleier. Ved manglende grunnutdanning kan permisjon uten lønn gis for slik utdanning. 2.2 ETTERUTDANNING Med etterutdanning forstås en ajourføring av kompetanse slik at arbeidstakeren til enhver tid er i stand til å løse sine oppgaver på en hensiktsmessig måte som følge av endringer i omgivelsenes krav. Eksempelvis helsefagarbeider som tar fagskoleutdanning innenfor Psykisk helsearbeid. Etterutdanning er kurs og lignende som ikke gir studiepoeng eller fører til en grad. Permisjon kan gis med hel eller delvis lønn. 2.3 VIDEREUTDANNING 4 Videreutdanning gir ny og høyere kunnskap/kompetanse innenfor opprinnelig fagfelt. Kunnskap og kompetanse som kan kvalifisere den ansatte ut over nåværende stilling og/eller dekke spesifikke kompetansebehov innenfor fagområdet for virksomheten. Eksempelvis sykepleier som tar høyskoleutdanning innenfor kreftsykepleie. Videreutdanning er utdanning som gir studiepoeng og kan føre til en grad.
Med videreutdanning forstås en utdanning som tar sikte på å kvalifisere arbeidstakeren utover det som trengs i nåværende stilling. Permisjon kan innvilges for arbeidstakere som har vært tilsatt i minst 3 år i kommunen. Det kan gis permisjon med hel eller delvis lønn i inntil 10 mndr. for videreutdanning. Permisjon utover dette blir ulønnet. Om bindingstid -jfr. pkt. 2.5. 2.4 TILLEGGSUTDANNING Tilleggsutdanning gir ny og høyere kunnskap/kompetanse innenfor et annet fagfelt en det som man har sin grunnutdanning. Dette er kunnskap og kompetanse som kan kvalifisere den ansatte ut over nåværende stilling og fagområde. Eksempelvis sykepleier som tar høyskoleutdanning innenfor prosjektarbeid, eller administrasjon og ledelse. Tilleggsutdanning er utdanning som gir studiepoeng og kan føre til en grad. Permisjon kan innvilges for arbeidstakere som har vært tilsatt i minst 3 år i kommunen. Det kan gis permisjon med hel eller delvis lønn i inntil 10 mndr. for tilleggsutdanning. Permisjon utover dette blir ulønnet. Om bindingstid -jfr. pkt. 2.5. 2.5 PLIKTTJENESTE/BINDINGSTID REFUSJON 2.5.0 FASTSETTELSE AV VILKÅR OM PLIKTTJENESTE OG REFUSJON Krav om plikttjeneste og refusjon skal uttrykkelig framgå av vedtaket om permisjon med lønn (eller annen form for økonomisk godtgjørelse). 2.5.1 PLIKTTJENESTE/BINDINGSTID - REFUSJON Plikttjeneste er den tid en arbeidstaker pålegges å gjøre tjeneste i kommunen etter endt utdanning. Slik plikttjeneste kan utføres ved annen kommunal etat/avdeling/ institusjon. Plikttjenesten påbegynnes straks etter at utdanningen er avsluttet. Plikttjeneste omfatter bare de arbeidstakere som under utdanningen er tilstått lønn eller annen økonomisk godtgjørelse / utgiftsdekning som i sum tilsvarer minst 3 måneders lønn (brutto grunnlønn + eventuelle faste tillegg). Plikttjeneste settes til to ganger den permisjonstid man mottar lønn og/eller annen økonomisk godtgjørelse for - begrenset oppad til 2 år, jfr. HTA Kapittel 1 14.3. Tas utdanningen på deltid, summeres lønn for det antall dager vedkommende har hatt permisjon sammen med annen utgiftsdekning. Beløpet omregnes til antall månedslønner. Slutter arbeidstakeren før plikttjenesten er utført, skal den forholdsmessige del av den økonomiske støtte tilbakebetales. Dersom en arbeidstaker som er tilstått utdanningspermisjon med lønn eller annen økonomisk støtte avbryter utdanningen, skal vedkommende betale tilbake lønnen/støtten som er utbetalt i permisjonstiden, eller pålegges plikttjeneste i.h.t. mottatt lønn/støtte i permisjonstiden. 2.5.2 BORTFALL AV KRAV TIL PLIKTTJENESTE OG REFUSJON 5 Hvis vedkommende arbeidstaker er forhindret fra å utføre plikttjenesten innen rimelig tid, og dette ikke kan skyldes ham selv, bortfaller kravet om plikttjeneste og refusjon. Hvis
presserende velferdshensyn tilsier det, kan arbeidstaker etter søknad løses fra plikttjenesten, likeledes kan kravet om refusjon helt eller delvis frafalles. 2.6 KURS/STUDIEREISER O.L. Kurs, studiereiser o.l. betraktes som en del av tjenesten når deltakelse tar sikte på å gi arbeidstakeren en opplæring som er av betydning for vedkommendes arbeid i kommunen. Deltakelse skal være klarert med nærmeste overordnede. Søknad om permisjon er i slike tilfeller ikke nødvendig. Ved frivillig deltakelse på kurs / møter o.l. kompenseres ikke fravær som går ut over ordinær arbeidstid eller kursdager som faller på fridager 2.7 PÅLAGT OPPLÆRING Når ny/utvidet kompetanse må til for å ivareta viktige oppgaver, kan arbeidstakere pålegges å gjennomgå nødvendig opplæring. Under pålagt opplæring gis full lønn - jfr. pkt. 1.3 i Permisjonsreglementet. Arbeidstakere som gjennomgår pålagt opplæring på fridag, får kompensasjon etter avtale i form av lønn/avspasering. Kompensasjonen skal dekke de faktisk medgåtte timer og begrenses oppad til normal arbeidsdags lengde. Deltidsansatte skal lønnsmessig behandles som heltidsansatte i den tiden som medgår til pålagt opplæring. 2.8 EKSAMEN Det gis fri for å avlegge offentlig eksamen iht HTA Kapittel 1 14.4: I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt to lesedager før hver eksamen. Ved eksamensformer som varer 3 sammenhengende dager eller mer, skal det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for kommunen. 3: VELFERDSPERMISJONER 3.0 GENERELT Velferdspermisjoner reguleres iht HTA Kapittel 1 14.1: Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstakeren plikter på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede om Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. kalenderår. Det kan avtales fleksibelt uttak av permisjonsdagene. Reglene om antall permisjonsdager med lønn er knyttet til arbeidstakere som arbeider i hel stilling. For deltidsansatte gjelder permisjonsbestemmelsene uten lønn fullt ut. For deltidsansatte innvilges permisjon med lønn i forhold til stillingens størrelse. 6
Velferdspermisjon med lønn (pkt. 3.1-3.8) innvilges maksimalt for 12 arbeidsdager i løpet av et kalenderår. Permisjon ved alvorlig sykdom og dødsfall (pkt. 3.1-3.2) vil kunne gå utover grensen på 12 dager dersom de 12 dagene allerede er innvilget av andre velferdsgrunner. Forutsetning for permisjon etter pkt. 3.30/3.31/3.91 er at ingen av foreldrene har anledning til å følge barnet uten å søke permisjon og at bare en av foreldrene søker slik VELFERDSPERMISJON MED LØNN 3.1 VED ALVORLIG SYKDOM Ved alvorlig og eller akutt sykdom i nærmeste familie, (Uttømmende liste; barn / stebarn, ektefelle / samboer, foreldre, besteforeldre, svogere / svigerinner, svigermor/svigerfar, søsken, barnebarn, nevø/niese) - inntil 5 dager. Rett til permisjon ved barns og barnepassers sykdom reguleres iht i.h.t. Arbeidsmiljølovens 12-9 og HTA Kapittel 1 8.4. Permisjon ved alvorlig sykdom og dødsfall (pkt. 3.1-3.2) vil kunne gå utover grensen på 12 dager dersom de 12 dagene allerede er innvilget av andre velferdsgrunner. 3.2 VED DØDSFALL Ved dødsfall i nærmeste familie, (Uttømmende liste; barn / stebarn, ektefelle / samboer, foreldre, besteforeldre, svogere / svigerinner, svigermor/svigerfar, søsken, barnebarn, nevø/niese) - inntil 3 dager, eventuelt med tillegg av nødvendige reisedager. Permisjon ved alvorlig sykdom og dødsfall (pkt. 3.1-3.2) vil kunne gå utover grensen på 12 dager dersom de 12 dagene allerede er innvilget av andre velferdsgrunner. 3.30 FOR TILVENNING AV BARN I BARNEHAGE / FØRSKOLE For tilvenning av barn i barnehage gis inntil 2 dager. Gis en gang pr. barn. Forutsetning for permisjon etter pkt. 3.30/3.31/3.91 er at ingen av foreldrene har anledning til å følge barnet uten å søke permisjon og at bare en av foreldrene søker slik 3.31 BARN I GRUNNSKOLEN / SFO I forbindelse med skolestart - inntil 1 dag. Gis en gang pr. barn. I forbindelse med oppstart i SFO inntil 1 dag. Gis en gang pr. barn. Forutsetning for permisjon etter pkt. 3.30/3.31/3.91 er at ingen av foreldrene har anledning til å følge barnet uten å søke permisjon og at bare en av foreldrene søker slik 3.4 FOR BRYLLUP/KONFIRMASJON/BARNEDÅP For eget bryllup gis 1 dag permisjon med lønn dersom bryllupet foregår på en dag med ordinært arbeid/vakt. 7
Ved dåp / navnedag og konfirmasjon av egne barn gis 1 dag permisjon med lønn dersom dåpen / navnedagen eller konfirmasjonen foregår på en dag med ordinært arbeid/vakt. 3.7 FEIRING AV RELIGIØSE OG NASJONALE HØYTIDSDAGER SOM IKKE ER OFFISIELLE ETTER NORSK KALENDER For feiring av slike dager - inntil 2 dager pr. kalenderår. 3.8 ANDRE VELFERDSPERMISJONER RETNINGSLINJER FOR FRAVÆR VED BESØK HOS LEGE, TANNLEGE OG HELSEMESSIGE UNDERSØKELSER/BEHANDLING 1. Fravær ved nødvendig besøk hos lege, tannlege, helsemessige undersøkelser og behandling, skal når det er mulig, legges utenom ordinær arbeidstid. (Fleksitidsreglementet: Undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut og andre nødvendige private oppdrag, skal så vidt det er mulig legges utenom kjernetiden. Det er en forutsetning for innføring av fleksitid i Hemne kommune, at det skal bli enklere å utføre private gjøremål utenom arbeidstiden (kjernetiden). Slikt fravær kan derfor ikke registreres som arbeidstid i fleksitidsregnskapet uten at dette er godkjent av vedkommende enhetsleder på forhånd.) Innkalling til lege, spesialist innenfor Spesialisthelsetjenesten ol utenfor Hemne kommune. 2. Hvis besøk som nevnt under pkt. 1 ikke kan legges utenom ordinær arbeidstid, kan permisjon uten lønn gis i nødvendig tid. Slike besøk skal fortrinnsvis legges til starten eller slutten på den ordinære arbeidstiden. (Definisjon av lærernes arbeidstid iht gjeldende arbeidstidsavtale) 3. Ved unormalt mye fravær kan det kreves attestasjon. 4. Varsel om fravær som nevnt under pkt. 1 skal gis til den nærmeste overordnede, og i så god tid som mulig før fraværet. Når overordnet ved unormalt mye fravær krever dokumentasjon, anses dokumentasjonen for å være godtatt i det øyeblikk permisjonssøknaden signeres. Dokumentasjon som inneholder opplysninger av strengt personlig art skal ikke vedlegges søknaden. Bestemmelsen gjelder også for kommende fedre når de deltar ved ultralyd og svangerskapsundersøkelse på sykehus. 3.81 VELFERDSPERMISJONER UTEN LØNN Velferdspermisjon uten lønn / redusert arbeidstid kan innvilges for et tidsrom av inntil 12 mndr. dersom særlige velferdsgrunner foreligger. Permisjonen gjøres betinget av at kvalifisert vikar kan skaffes eller at arbeidet dekkes på annen måte. Det kan gis permisjon for å følge barn frem til og med det året barnet fyller 18 år til (helsebehandling) lege sykehus kjeveortoped etc. Forutsetning for permisjon er at ingen av foreldrene har anledning til å følge barnet uten å søke permisjon og at bare en av foreldrene søker slik 8
I forbindelse med skolestart - inntil 1 dag. Gis en gang pr. barn. I forbindelse med oppstart i SFO inntil 1 dag. Gis en gang pr. barn. Forutsetning for permisjon etter pkt. 3.30/3.31/3.81/3.91 er at ingen av foreldrene har anledning til å følge barnet uten å søke permisjon og at bare en av foreldrene søker slik Det kan gis permisjon for konfirmasjon (1dag) og bryllup (1 dag). 3.9 PERMISJON VED: SYKDOM, SVANGERSKAP, FØDSEL, ADOPSJON, AMMING, OMSORG FOR BARN UNDER 12 ÅR, KRONISK SYKE BARN, FUNKSJONSHEMMEDE BARN SAMT VED AVTJENING AV VERNEPLIKT 3.90 Det vises til Hovedtariffavtalen om Lønn under sykdom, svangerskap, fødsel og adopsjon, Arbeidsmiljøloven og Folketrygdloven. 3.91 ULØNNET OMSORGSPERMISJON FOR BARN UNDER 12 ÅR I tillegg til den rett Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven gir rett til fri med/uten lønn i forbindelse med fødsel/ adopsjon gis inntil 3 års omsorgspermisjon uten lønn Dette gjelder uavhengig av stillingsstørrelse. (Det kan avtales permisjon fra en del av stillingen, dette betinger at det er mulig å skaffe kvalifisert vikar i permisjonstiden) Bestemmelsen gir anledning til totalt 3 år for alle barn samlet ut over det obligatoriske. Permisjonstiden kan deles opp f. eks. ett for hvert av 3 barn. For par med felles barn gjelder bestemmelsen samlet for begge parter dvs. det kan ikke tas ut dobbel 4: PERMISJON FOR UTFØRING AV TILLITSVERV 4.0 SØKNADEN Søknad om lønn under permisjonen skal inneholde nøyaktige opplysninger om hva slags oppdrag eller verv det gjelder, varigheten av dette, om det er mulig å utføre det utenfor ordinær arbeidstid, hvilken godtgjørelse som tilstås for oppdraget/vervet og eventuelt andre opplysninger som antas å ha betydning for vurderingen av søknaden. 9
4.1 OFFENTLIGE TILLITSVERV (OMBUD) Det henvises til Hovedtariffavtalens 14.1. Med offentlige tillitsverv forstås ombud som er opprettet ved lov eller med hjemmel i lov. Arbeidstaker innvilges permisjon med lønn i inntil 12 dager pr. år for å utføre offentlige tillitsverv. Det forutsettes at tillitsvervet ikke kan utføres utenom arbeidstid. For offentlige tillitsverv på deltid innvilges permisjon med forholdsmessig redusert lønn. Arbeidstaker valgt som stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid, innvilges permisjon uten lønn for valgperioden. Kommunen kan gjøre fradrag i lønn for tillitsverv som medfører særskilt godtgjøring. Det skal allikevel ikke gjøres fradrag for møtegodtgjøring og diettgodtgjøring. 4.2 TJENESTE SOM DOMS- ELLER SKJØNNSMANN OG RETTSVITNE Medarbeider som er valgt inn i kommunens domsmannsutvalg, har plikt til å møte som domsmann/skjønnsmann, når han/hun av vedkommende domsstol er trukket ut eller oppnevnt for tjenestegjøring etter reglene i Domstolloven 5.kap. eller Skjønnsprosessloven 12-15. Tjeneste som doms-/skjønnsmann gir rett til permisjon med lønn i inntil 10 dager pr. år. Reglene gjelder også for rettsvitner når disse er oppnevnt i medhold av Domstolloven av 13.august 1915, 63 og 101. 4.3 NOMINASJONSMØTER Arbeidstaker som blir valgt til utsending til nominasjonsmøter ved stortings- og fylkestingsvalg innvilges permisjon med lønn. 4.4 TREKK AV GODTGJØRELSE Medfører vervet særskilt godtgjøring, kan den avkortes i arbeidstakerens ordinære lønn. 4.5 TILLITSVERV I ARBEIDSTAKERORGANISASJONENE Reglene om permisjon i forbindelse med tillitsverv i arbeidstakerorganisasjonene omfatter medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner kommunen har inngått tariffavtale med. I den utstrekning det er nødvendig, får tillitsvalgte fri m/lønn for å utføre sine funksjoner - jfr. Hovedavtalen Del B 3.4. Tillitsvalgt har rett til fri fra ordinært arbeid for å utføre sine oppgaver. Arbeid som tillitsvalgt skal avvikles slik at det volder minst mulig ulempe for arbeidets gang. Fravær skal så vidt mulig avtales på forhånd med nærmeste overordnede. Forholdene skal legges slik til rette at tillitsvalgte som arbeider etter tjenesteplan, eller har arbeidstid som faller utenfor ordinær arbeidstid, får
samme arbeidsforhold og vilkår som de med ordinær dagarbeidstid. Valgt/oppnevnt deltaker i distrikts-/fylkes-/landsstyre og lands- /fylkesårsmøter innvilges permisjon med lønn inntil 12 dager pr. år - jfr. Hovedavtalen Del B 3.5. Valgt/oppnevnt deltaker i lokale/fylkesvise/sentrale forhandlinger innvilges permisjon med lønn. 4.51 ENGASJEMENT I ARBEIDSTAKERORGANISASJONER Arbeidstaker som velges til fastlønnet tillitsvalgt eller som ansettes i sin organisasjon, innvilges ulønnet permisjon i inntil 4 år. 4.6 ANDRE TILLITSVERV For utførelsen av andre tillitsverv kan kommunen etter søknad innvilge 5: DIVERSE PERMISJONSBESTEMMELSER 5.1 OVERGANG TIL NY STILLING UTENFOR KOMMUNEN Som hovedregel innvilges ikke permisjon ved overgang til ny stilling utenfor kommunen. Dette kan fravikes ut fra en samlet vurdering hvor følgende tillegges vekt (uprioritert): Tjenestetid i kommunen Viktig samfunnsmessig betydning Sekundær positiv ringvirkning for kommunen Mulighet for at en vender tilbake 5.1.1 OVERGANG TIL NY STILLING I KOMMUNEN Det kan innvilges permisjon for inntil 2 år for tilsatte som ønsker å gå over i annen stilling i kommunen. Vurderingene her bør være fleksible da arbeidsgiver ser det som en fordel med en fleksibel arbeidsstokk som kan fylle flere ulike funksjoner. 5.2 PERMISJON FOR Å DELTA I INTERNASJONALT ARBEID Kommunen kan innvilge permisjon uten lønn i inntil 2 år for arbeidstaker som skal arbeide i norske hjelpetiltak i offentlig regi i utviklingsland. 5.3 DELTAKELSE I HJELPEKORPS Arbeidstakere som er tilknyttet hjelpekorps innvilges permisjon med lønn i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte. 11
6: AVGJØRELSESMYNDIGHET/ENDRING AV REGLEMENT 6.1 AVGJØRELSESMYNDIGHET Rådmann, eller den han bemyndiger, innvilger permisjoner i alle saker med hjemmel i permisjonsreglementet. Alle permisjoner skal rapporteres til Personal og lønnsavdelingen 6.3 ENDRING AV REGLEMENT 6.31 Endringer av permisjonsreglementet vedtas av Kommunestyret. 6.32 Endringer som følge av lovverk eller sentralt inngåtte avtaler, foretas administrativt. Slike endringer meldes Kommunestyret i referats form. 12