BEREDSKAPSPLAN FOR SYKEHUSAPOTEK NORD HF HENSIKT Å gi retningslinjer for hvordan en skal sikre drift av enhetene i Sykehusapotek Nord HF i situasjoner hvor bemanningen er for lav pga. uforutsett fravær, foretaket er i høy beredskap, eller ved en katastrofe. IKRAFTSETTELSE Den enkelte apoteker avgjør når beredskapsplanen settes i kraft ved det enkelte apotek VIRKEOMRÅDE Sykehusapotek Nord HF DOKUMENTER Over ordnede: LOV-2000-06-23-56 Lov om helsemessig- og sosial beredskap FOR-2001-07-23-881 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid RL 1556 Regional plan for helsemessig og sosial beredskap i Helse Nord 2009-2013 Andre: Beredskapsplaner for de helseforetak i Helse Nord som Sykehusapotek Nord har avtale med DEFINISJONER Enhet: Avdelinger underlagt samme apoteker Internt: Innad i enheten Eksternt: Mellom enhetene Spesielt sårbare avdelinger / enheter: Avdelinger / enheter med få ansatte BAKGRUNN Beredskapsplanen er utarbeidet på bakgrunn av de krav som er gitt fra Helse- og Sosialdepartementet og Helse Nord RHF. Den skal til enhver tid være oppdatert i forhold til disse samt ROS- og beredskapsanalyser som gjennomføres nasjonalt, i Helse Nord RHF, i foretakene vi server eller internt i Sykehusapotek Nord HF. Helseberedskapsplanen bygger på følgende 3 prinsipper: Ansvarsprinsippet Den som har ansvar i en normalsituasjon skal også ha ansvaret i ekstraordinære situasjoner. Ansvarsprinsippet betyr at de ledere og deler av organisasjonen som har ansvaret for den daglige beredskapen også skal ha ansvaret ved kriser og krig.
Dette innebærer at: De samme personer som leder virksomheten til daglig skal håndtere krisen innenfor den enhet de er ansvarlig for Operative ledd i organisasjonen skal om nødvendig styrkes og skal ikke erstattes av nye ledd All varsling og rapportering internt i foretaket, og til og fra eksterne samarbeidspartnere skal følge ordinære varslings- og rapporteringsveier Likhetsprinsippet Den organisasjonen en opererer med til daglig skal i størst mulig grad være lik den organisasjonen man har i en beredskapssituasjon. Nærhetsprinsippet En beredskapssituasjon skal håndteres på lavest mulig nivå (LEON-prinsippet) VARSLING Varslingslinjer nasjonalt og innenfor helseregionene Varsling internt i Sykehusapotek Nord HF Hendelser ved de enkelte sykehusapotekene som gjør at denne planen iverksettes skal alltid varsles til foretakets administrative ledelse v/ direktør. Direktør har ansvar for å holde de enkelte apotekere informert om situasjonen m.t.p. eventuell assistanse mellom enhetene.
Intern varsling ved den enkelte enhet: Hendelser skal varsles internt ved den enkelte enhet ved at apoteker informerer sine ansatte direkte. Så fremst mulig skal administrasjonen i foretaket bistå apoteker i å utforme denne informasjonen. Apotekeres oppgave kan delegeres til den enkelte avdelingsleder. Varsling av ledelsen i Helse Nord RHF skal foretas av direktør i Sykehusapotek Nord HF etter følgende retningslinjer: - Hendelsene vurderes å ha nasjonal interesse - Det er utløst katastrofealarm ved ett eller flere sykehusapotek i foretaket - Det oppstår situasjoner som kan medføre alvorlig kritikk av beredskapen - Eget personell er alvorlig skadd eller omkommet i tjeneste - Hendelsen vil kunne utløse et stort informasjonsbehov og/eller forventes å skape stor interesse fra media BEREDSKAPSLEDELSE På foretaksnivå: Beredskapsledelsen på foretaksnivå (overordnet beredskapsledelse) består av lederteamet, samt annet aktuelt personale som lederteamet ønsker å knytte til seg i den enkelte situasjon. Beredskapsansvarlig er direktør. Den overordnede beredskapsledelse skal bistå beredskapsledelsen ved det enkelte apotek når situasjonen tilsier dette. Ved den enkelte enhet: Beredskapsledelsen ved det enkelte apotek består av sykehusapoteker, avdelingsledere/fagpersoner og eventuelt administrativt personale. PRIORITERING AV DRIFT Ved marginal bemanning skal leveranser og produksjon til sykehusene og institusjoner Sykehusapotek Nord server gi høyest prioritet. Drift av publikumsutsalg og revisjon / rådgivning og administrasjon opprettholdes så langt mulig, men nedprioriteres ved behov. Drift av publikumsavdelingene prioriteres ved en nedprioritering av drift/virksomhet. Aktuelle tiltak ved nedprioritering: - Avlysning av undervisning - Avlysning av tilsyn / revisjoner - Redusert åpningstid i publikumsavdelingene - Stengning av publikumsavdelingene TILTAK OG ANSVARSFORDELING FOR Å SIKRE GJENNOMFØRING AV PRIORITERTE OPPGAVER Som selvstendig rettssubjekt har Sykehusapotek Nord HF det daglige og operative ansvaret for at de helseforetak vi har avtale med har tilgang på nødvendige legemidler og tjenester som det er inngått avtale om.
Direktør i Sykehusapotek Nord HF har det overordnete beredskapsansvar. Når det oppstår situasjoner hvor tiltak er aktuelle å iverksette har a) Direktør i Sykehusapotek Nord ansvar for å: a. Å være bindeleddet mellom ledelsen i Helse Nord RHF og lederteamet i Sykehusapotek Nord HF b. Til enhver tid vurdere situasjonen i Sykehusapotek Nord som helhet og eventuelt iverksette tiltak på foretaksnivå c. Vurdere, og gjennomføre, eventuell omdisponering av personale mellom enhetene d. Vurdere fagligheten i tiltak som gjennomføres e. Å evaluere tiltak og drift i beredskapsperioden f. Å gi føringer til apotekerne mht. ned- og omprioritering av driften ved den enkelte enhet b) Apoteker ansvar for å: a. Holde foretaksledelsen kontinuerlig orientert om tiltak og bemanningssituasjon b. Gå igjennom personalgruppa ved enheten og vurdere minimumsbemanning i hver enkelt avdeling som er nødvendig for å ivareta de oppgavene som prioriteres. c. Se på behov for opplæring av personale for å drifte prioriterte oppgaver. Dette gjøres etter opplæringsplan utarbeidet for hver avdeling ( se Opplæringsplan for nyansatte ) d. Foreta eventuell omdisponering mellom avdelingene internt e. Utarbeide og sikre gjennomføring av rutiner for bestilling og utlevering av legemidler til våre kunder ved nedsatt bemanning f. I samarbeid med aktuelle sykehus / sykehusavdelinger kontinuerlig vurdere behov for oppbygging av beredsskapslager og rutiner knyttet til disse g. Ha kontakt med leverandør og eventuelt produsent, dersom det er aktuelt. Oppgavene listet opp kan delegeres videre, men ansvaret vil ligge på nevnte funksjon. DRIFT AV SPESIELT SÅRBARE ENHETER a) Apoteker har ansvar for å utarbeide rutiner som sikrer leveranse av legemidler fra avdelinger hvor en er spesielt sårbar. Se: PR17985: Rutiner for medisinbestilling ved sykdom ved Sykehusapotek Nord, Stokmarknes INFORMASJON Informasjonssjef er medlem av foretakets lederteam. Vedkommende skal i samråd med lederteamet sørge for at det blir formidlet informasjon om tilstand og håndtering av situasjonen internt og eksternt. Informasjonssjef er ansvarlig for utarbeidelse av pressemeldinger, og er den som primært håndterer henvendelser fra media. Informasjon til media gis i samråd med beredskapsledelsen.
Kontakt med eksterne aktører som kommune, politi, andre apotek el.a skal gjøres i samarbeid med informasjonssjef. Ved hendelser som skaper uro i befolkningen (smitte, mangel på legemidler el.a.) er hovedoppgaven å lede henvendelser til riktige kilder, gi nøktern og riktig informasjon innenfor foretakets ansvarsområde, og bidra til å unngå krisemaksimering og unødig angst i befolkningen. I den grad informasjon om forebyggende tiltak i befolkningen skal gis, må det samordnes med informasjonen fra helsemyndighetene. Informasjonssjef tar kontakt med informasjonsavdelingene i andre helseforetak og Helse Nord RHF ved behov for samarbeid og/eller bistand. LOGGFØRING All kommunikasjon internt og eksternt som angår aktuell beredskapssituasjon skal loggføres. Det samme gjelder tiltak som gjennomføres. ØKONOMI Økonomiske konsekvenser som følge av at denne planen blir iverksatt skal regnskapsføres særskilt på prosjektnummer 219009. I ettertid skal det dersom mulig søkes om refusjon for påløpte kostnader. NORMALISERING OG ETTERARBEID Melding om avblåsning av beredskapssituasjonen skal følge samme vei om varsling, og skal loggføres på lik linje med andre beredskapsmeldinger. Det skal utarbeides en rapport med erfaringer fra hendelsen. Rapporten skal sendes alle involverte, samt tillitsvalgte.