ORKLAND Møteprotokoll Side 1 av 9 Utvalg: Fellesnemnd Orkland Møtested: Kommunestyresalen, Meldal Rådhus Dato: 21.06.2018 Tid: 09:00-15:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Knut Even Wormdal Oddbjørn Bang Torstein Larsen Lavrans Skuterud Berit Westrum Johansen Marit Mjøen Marie Richter Jørgen Indergård ORK Finn Martin Hoff Trude Cathrine Tevik Gulbrandsen Oddvar Indergård Hans Bernhard Meland Arild Røland Elisabeth Selås Are Hilstad Ola Bjørkøy Vibeke Mehlum Harald Garberg Linda Ingstad Helge Ringli Nina Astrid Mjør Toril Snildal Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Olaug Muan MEDL Berit Westrum Johansen Eva Solstad Beate Bonvik Bernt Olaf Aune Anders Krokstad John Lernes Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Stig Kalstad Olaug Muan Fra administrasjonen møtte: Side 1 av 9
Navn Ingvill Kvernmo Geir Ove Storstein Marit Risvaag Svein Henry Berdal Ingeborg Wolden Stilling Prosjektleder Rådmann Agdenes Jurist Orkdal/Orkland Rådmann Orkdal/Økonomisjef Orkland Sekretær Ellers møtte: Bente Fagerli og Jorunn Ysland - fagforbundet. mene har mottatt skriftlig innkalling på epost 15.06.2018. Møtet er kunngjort på kommunenes hjemmesider og på Facebook. Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ingen merknader til referatsakene. Til å undertegne protokollen bl Arild Røland og Ola Bjørkøy valgt. I møtet: Møtet avsluttet med busstur for fellesnemnda i Meldal. Side 2 av 9
Saksnr Innhold SAKSLISTE Lukket behandling Arkivsak RS 4/18 Arbeidsutvalg Orkland 31.05.2018 2018/1621 RS 5/18 Arbeidsutvalg Orkland 14.06.2018 2018/1621 OR 8/18 PS 15/18 Prosjektstatus (presentasjon i møtet) Oppfølging av anskaffelsessaker og strategi for anskaffelser i Orkland 2018/6196 PS 16/18 Kultur og kommunikasjonsplan 2018/6221 PS 17/18 Digitaliseringsstrategi oppvekst 2018/6222 PS 18/18 Valg av valgstyre, fastsetting av valgkretser og en- eller todagervalg for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 - Orkland kommune 2018/6432 PS 19/18 Møteplan høst 2018 - Orkland 2017/12011 PS 20/18 Ny organisering prosjekt 2018/2331 Side 3 av 9
RS 4/18 Arbeidsutvalg Orkland 31.05.2018 Ingen merknader. RS 5/18 Arbeidsutvalg Orkland 14.06.2018 Ingen merknader. OR 8/18 Prosjektstatus (presentasjon i møtet) Prosjektleder Ingvill Kvernmo orienterte om prosjektstatus. PS 15/18 Oppfølging av anskaffelsessaker og strategi for anskaffelser i Orkland Jurist Marit Risvaag informerte om saken. Tilleggsforslag fra Trude Cathrine Tevik Gulbrandsen "Gjennom innkjøpspolitikken skal Orkland bidra til klimavennlige løsninger og et seriøst arbeidsliv. Det må settes krav om lærlinger i alle store kontrakter". Trude Cathrine Tevik Gulbrandsens tilleggsforslag enstemmig vedtatt. med tilleggsforslaget enstemmig vedtatt. Fellesnemnda starter arbeidet med en felles anskaffelsesstrategi for Orklands kommunene. Fellesnemnda ber om at det i anskaffelsesstrategien blir lagt vekt på effektive og korrekte innkjøpsprosesser, god leverandørdialog og kommunenes samfunnsansvar. Gjennom innkjøpspolitikken skal Orkland bidra til klimavennlige løsninger og et seriøst arbeidsliv. Det må settes krav om lærlinger i alle store kontrakter. Behandling i Arbeidsutvalg Orkland - 14.06.2018 Jurist Marit Risvaag orienterte om anskaffelsesstrategi 2017 2020. Arbeidsutvalget drøftet saken. Side 4 av 9
Rådmannens innstilling Fellesnemnda starter arbeidet med en felles anskaffelsesstrategi for Orklands kommunene. Fellesnemnda ber om at det i anskaffelsesstrategien blir lagt vekt på effektive og korrekte innkjøpsprosesser, god leverandørdialog og kommunenes samfunnsansvar. PS 16/18 Kultur og kommunikasjonsplan Arbeidsutvalgets tilråding enstemmig vedtatt. Fellesnemnda vedtar plan for kultur og kommunikasjon. Planen skal være et dynamisk verktøy i sammenslåingsprosessen, og planen skal oppdateres fortløpende. Behandling i Arbeidsutvalg Orkland - 14.06.2018 Kommunikasjonsrådgiver Steinar Larsen orienterte om kultur- og kommunikasjonsplan. enstemmig vedtatt. Tilråding i Arbeidsutvalg Orkland - 14.06.2018 Fellesnemnda vedtar plan for kultur og kommunikasjon. Planen skal være et dynamisk verktøy i sammenslåingsprosessen, og planen skal oppdateres fortløpende. Fellesnemnda vedtar plan for kultur og kommunikasjon. Planen skal være et dynamisk verktøy i sammenslåingsprosessen, og planen skal oppdateres fortløpende. PS 17/18 Digitaliseringsstrategi oppvekst Arbeidsutvalgets tilråding enstemmig vedtatt. Side 5 av 9
Fellesnemnda synes at strategien gir et godt utgangspunkt for et felles arbeid med digitalisering innen oppvekstområdet i Orkland kommune. Strategien må samordnes med en helhetlig strategi for digitalisering i Orkland. Fellesnemnda ber om at disse tiltakene prioriteres: Gjennomføre Ståstedsanalysen for skole våren 2018 Kartlegge skolenes digitale modenhet i løpet av våren 2018 Utarbeide felles rutiner knyttet til innkjøp av lisenser og pedagogisk programvare Utarbeide en plan for investeringer innen teknologi og infrastruktur for barnehagene og skolene i Orkland, slik at digitale verktøy kan bli en integrert del av opplæringa Anskaffe felles administrativ og pedagogisk programvare for barnehager og skoler i Orkland Behandling i Arbeidsutvalg Orkland - 14.06.2018 Kommunalsjef oppvekst Eva Sæther orienterte om digitaliseringsstrategi oppvekst Orkland. enstemmig vedtatt. Tilråding i Arbeidsutvalg Orkland - 14.06.2018 Fellesnemnda synes at strategien gir et godt utgangspunkt for et felles arbeid med digitalisering innen oppvekstområdet i Orkland kommune. Strategien må samordnes med en helhetlig strategi for digitalisering i Orkland. Fellesnemnda ber om at disse tiltakene prioriteres: Gjennomføre Ståstedsanalysen for skole våren 2018 Kartlegge skolenes digitale modenhet i løpet av våren 2018 Utarbeide felles rutiner knyttet til innkjøp av lisenser og pedagogisk programvare Utarbeide en plan for investeringer innen teknologi og infrastruktur for barnehagene og skolene i Orkland, slik at digitale verktøy kan bli en integrert del av opplæringa Anskaffe felles administrativ og pedagogisk programvare for barnehager og skoler i Orkland Fellesnemnda synes at strategien gir et godt utgangspunkt for et felles arbeid med digitalisering innen oppvekstområdet i Orkland kommune. Strategien må samordnes med en helhetlig strategi for digitalisering i Orkland. Fellesnemnda ber om at disse tiltakene prioriteres: Gjennomføre Ståstedsanalysen for skole våren 2018 Side 6 av 9
Kartlegge skolenes digitale modenhet i løpet av våren 2018 Utarbeide felles rutiner knyttet til innkjøp av lisenser og pedagogisk programvare Utarbeide en plan for investeringer innen teknologi og infrastruktur for barnehagene og skolene i Orkland, slik at digitale verktøy kan bli en integrert del av opplæringa Anskaffe felles administrativ og pedagogisk programvare for barnehager og skoler i Orkland PS 18/18 Valg av valgstyre, fastsetting av valgkretser og en- eller todagervalg for kommunestyreog fylkestingsvalget 2019 - Orkland kommune Oddbjørn Bang fremmet følgende forslag pkt.1 og 2: Arbeidsutvalg Orkland velges som valgstyre. Som leder velges Are Hilstad og som nestleder velges Oddvar Indergård. Torstein Larsen fremmet følgende forslag pkt. 4: Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 gjennomføres som todagsvalg på rådhusene i Orklandskommunene. Marit Mjøen fremmet følgende tilleggsforslag: Valgnemnda sørger for et godt opplegg for forhåndsstemming. Oddbjørn Bangs forslag pkt 1 enstemmig vedtatt Oddbjørn Bangs forslag pkt.2 enstemmig vedtatt pkt 3 - enstemmig vedtatt Alternativ votering pkt. 4 Torstein Larsens forslag 2 stemmer og falt 20 stemmer og vedtatt Marit Mjøens tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Som valgstyre for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 velges Arbeidsutvalg Orkland. Som leder velges Are Hilstad og nestleder for valgstyret velges Oddvar Indergård Orkland får tilsammen 12 valgkretser: Snillfjord, Lensvik/Ingdal, Ytre Agdenes, Å, Grefstad, Storås, Løkken, Orkanger, Evjen, Grøtte, Gjølme og Årlivoll krets. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 gjennomføres som endagsvalg. Valgdagen er mandag 9. september 2019. Valgnemnda sørger for et godt opplegg for forhåndsstemming. Som valgstyre for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 velges (forslag i møtet) Som leder og nestleder for valgstyret velges (forslag i møtet) Side 7 av 9
Orkland får tilsammen 12 valgkretser: Snillfjord, Lensvik/Ingdal, Ytre Agdenes, Å, Grefstad, Storås, Løkken, Orkanger, Evjen, Grøtte, Gjølme og Årlivoll krets. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 gjennomføres som endagsvalg. Valgdagen er mandag 9. september 2019. PS 19/18 Møteplan høst 2018 - Orkland enstemmig vedtatt. Møteplan for høsten 2018 godkjennes. 23.08.2018 AU/partssammensatt 30.08.2018 Fellesnemnd inkl omvising Orkdal 13.09.2018 AU/partssammensatt 4.-5.10 2018 Fellesnemnd Strategisamling 25.10.2018 AU/partssammensatt 15.11.2018 AU/partssammensatt 22.11.2018 Fellesnemnd Budsjett 13.12.2018 AU/partssammensatt 20.12.2018 Fellesnemnd Møteplan for høsten 2018 godkjennes. PS 20/18 Ny organisering prosjekt Arbeidsutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Arbeidsstrukturen med hovedgrupper i sammenslåingsprosjektet avvikles, og erstattes med den utvidede ledergruppen for Orkland og utvidede ledergrupper for kommunalsjefområdene. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at det fortsatt er god involvering av tillitsvalgte i ny arbeidsstruktur. Side 8 av 9
Behandling i Arbeidsutvalg Orkland - 31.05.2018 enstemmig vedtatt. Tilråding i Arbeidsutvalg Orkland - 31.05.2018 Arbeidsstrukturen med hovedgrupper i sammenslåingsprosjektet avvikles, og erstattes med den utvidede ledergruppen for Orkland og utvidede ledergrupper for kommunalsjefområdene. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at det fortsatt er god involvering av tillitsvalgte i ny arbeidsstruktur. Arbeidsstrukturen med hovedgrupper i sammenslåingsprosjektet avvikles, og erstattes med den utvidede ledergruppen for Orkland og utvidede ledergrupper for kommunalsjefområdene. Fellesnemnda ber prosjektleder sikre at det fortsatt er god involvering av tillitsvalgte i ny arbeidsstruktur. Tilråding / Side 9 av 9