Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast PORSGRUNN KOMMUNE 1 av 37 Sluttrapport Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse Datert
Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast 2 av 37 SAMMENDRAG Rådmannen nedsatte en partssammensatt arbeidsgruppe som fikk som mandat å komme med forslag til: en prioritert rekkefølge for bruk av ledige stillinger konkrete rutiner for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse Gruppa hadde som mål å levere resultatene før sommeren 2013, men gjennom arbeidet har det blitt utarbeidet flere rutiner og maler enn det som først var planlagt. Derfor ble leveransen noe forsinket. Det er gjennomført en rekke møter i arbeidsgruppa for å komme fram til forslag til rutiner og maler. Rutinene som er utarbeidet skal etter vedtaket gjøres tilgjengelig i kvalitetsstyringssystemet KSS. Det skal også sendes ut informasjon til alle virksomhetsledere om de nye rutinene og malene. Følgende forslag til dokumentasjon er utarbeidet: 1. Overtallige (jfr. AML 15-7) og ansatte med mer enn fire års midlertidig engasjement (jf. AML 14-9, 5 ledd). De som har hatt midlertidige engasjementer i mer enn fire år har samme oppsigelsesvern som fast ansatte, og regnes som fast ansatte. Hverken overtallige eller de med mer enn fire års midlertidige engasjementer kan sies opp uten at det foreligger saklig grunn. Har kommunen en ledig stilling som passer for en som blir overtallig ett annet sted så har arbeidsgiver ikke overtallighet og derfor heller ikke saklig grunn for oppsigelse. 2. Ansatte som av helsemessige årsaker må omplasseres (jfr. AML 4-6) Dette er ansatte som ikke umiddelbart står i fare for å bli sagt opp. De har også trygderettigheter og kan gå lengre på slike i påvente av at det blir annen stilling ledig. 3. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (jf. AML 14-4a). Ny bestemmelse fra 1, januar 2014, først aktuell 2015. 4. Fortrinnsberettigede (jfr. AML 14-2 (overtallighet) f.eks på grunn av overtallighet. 5. Krav fra organisasjonene om fast ansettelse og/ eller stillingsutvidelse (jfr. AML 14-9) 6. Uønsket deltid (jfr. AML 14-3, HTA 2.3.1) (Alle ledige stillinger skal meldes til omstillingsutvalget, og skal vurderes i forhold til hvem som skal prioriteres av ansatte med fortrinnsrett før stillingene eventuelt lyses ut internt og/eller eksternt.) 2) Rutiner: Rutine for bruk av ledige stillinger Rutine for håndtering av ansatte med uønsket deltid Rutine for håndtering av krav om fast ansettelse på bakgrunn av 4 års sammenhengende tjeneste eller på bakgrunn av virksomhetens konstante behov for arbeidskraft 3) Brevmaler: Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med omplassering/helse Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med overtallighet Brevmal - Tilbud om stillingsutvidelse uønsket deltid Brevmal Imøtekommelse av krav om fast tilsetting 4) Andre maler og dokumenter: Innkalling til samtale vedrørende overtallighet Stillingsvurderingsskjema Sjekkliste for saksgang i ansettelsessaker
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 3 av 37 Skjema for omplassering til stilling - overtallighet Vurderingsskjema Omplassering som følge av overtallighet Vurderingsskjema Omplassering med bakgrunn i helse (allerede vedtatt ligger i KSS) Innmeldingsskjema uønsket deltid
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 4 av 37 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 4 1 INNLEDNING... 5 1.1 BAKGRUNN... 5 1.2 ORGANISERING AV ARBEIDET... 5 1.3 MANDAT FOR ARBEIDSGRUPPA... 5 2 RESULTATER... 6 2.1 PRIORITERING AV REKKEFØLGE FOR BRUK AV LEDIGE STILLINGER... 6 2.2 UTARBEIDEDE RUTINER... 6 2.3 UTARBEIDEDE BREVMALER... 6 2.4 ANDRE MALER OG DOKUMENTER... 6 2.5 NOEN VIKTIGE PRINSIPPER SOM ARBEIDSGRUPPA HAR DISKUTERT OG BLITT ENIGE OM... 7 2.5.1 Spørsmål om arbeidsgiver kan tilby annen relevant stilling uavhengig av reiseavstand... 7 2.5.2 Skal virksomhetsleder vurdere om stillingen kan benyttes til stillingsutvidelse for ansatte i egen virksomhet med lav stillingsstørrelse?... 7 2.5.3 Hva kan betraktes som et passende / relevant tilbud og konsekvensen dersom den ansatte takker nei?... 7 Som hovedregel er det nok at arbeidsgiver tilbyr ett relevant tilbud. Om tilbudet er relevant bør framkomme gjennom en prosess. Dersom arbeidsgiver har oppfylt sin ivaretakelsesplikt og den ansatte eventuelt takker nei til et relevant tilbud vil arbeidsgiver vurdere ansettelsesforholdet. Det skal altså normalt ikke gis mer enn ett relevant tilbud.... 7 2.5.4 Liste over ansatte som har uønsket deltid... 8 VEDLEGG 1 RUTINE FOR BRUK VED OVERTALLIGHET FAST STILLING OG MER ENN 4 ÅRS SAMMENHENGENDE MIDLERTIDIG ANSATT, OG OMPLASSERING MED BAKGRUNN I HELSEMESSIGE BEGRENSNINGER... 9 VEDLEGG 2 RUTINE FOR INNMELDING OG OPPFØLGING AV ANSATTE MED UØNSKET DELTID... 12 VEDLEGG 3 RUTINE FOR HÅNDTERING AV KRAV OM FAST ANSETTELSE PÅ BAKGRUNN AV 4 ÅRS SAMMENHENGENDE TJENESTE, PÅ BAKGRUNN AV VIRKSOMHETENS KONSTANTE BEHOV FOR ARBEIDSKRAFT ELLER RETT TIL STILLING FOR DELTIDSANSATTE TILSVARENDE FAKTISK ARBEIDSTID... 15 VEDLEGG 4 BREVMAL - TILBUD OM STILLING I FORBINDELSE MED OMPLASSERING/HELSE... 18 VEDLEGG 5 BREVMAL - TILBUD OM STILLING I FORBINDELSE MED OVERTALLIGHET... 21 VEDLEGG 6 BREVMAL - TILBUD OM STILLINGSUTVIDELSE UØNSKET DELTID... 22 VEDLEGG 8 INNKALLING TIL SAMTALE OG REFERAT VEDRØRENDE OVERTALLIGHET... 24 VEDLEGG 9 SKJEMA FOR INNMELDING AV ØNSKE OM STILLING I FORBINDELSE MED NEDBEMANNING/OMORGANISERING... 25 VEDLEGG 10 REFERAT FRA MØTE VEDRØRENDE OVERTALLIGHET... 26 VEDLEGG 11 STILLINGSVURDERINGSSKJEMA... 27 VEDLEGG 12 SJEKKLISTE FOR SAKSGANG I ANSETTELSESSAKER... 29 VEDLEGG 13 SKJEMA FOR OMPLASSERING TIL STILLING - OVERTALLIGHET... 30 VEDLEGG 14 VURDERINGSSKJEMA OMPLASSERING MED BAKGRUNN I HELSE... 31 VEDLEGG 15 INNMELDINGSSKJEMA UØNSKET DELTID... 33 VEDLEGG 16 PRIORITERING AV ANSATTE TIL LEDIGE STILLINGER... 34 (UTARBEIDET AV AUD MIRJAM HEMNES)... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 5 av 37 1 INNLEDNING Denne sluttrapporten beskriver prosjektets mål og resultater. 1.1 Bakgrunn Det var behov for å utarbeide klare rutiner for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse. Rutinene må være i tråd med gjeldene lover og forskrifter. 1.2 Organisering av arbeidet Rådmannen nedsatte er partssammensatt arbeidsgruppe. Tabellen beskriver roller og deltakere i prosjektarbeidet. Rolle Deltakere Arbeidsgruppegruppe Deltakere Hildegunn Sørbø (Personal- og organisasjonssjef) - leder av gruppa Marit Asdahl (Rådgiver i Personal- og organisasjonsutvikling) - koordinator Anne- Karin Røe-Edvardsen (Avd.leder i Psykisk helsetjeneste og rusomsorg) Kristin Johansson (Virksomhetsleder på Frednes sykehjem) Tore Nygaard (Fagforbundet) Anette Tobiassen (NSF) Geir Evensen (UTD) Marit Sørlie Røed (HVO) Referanse Aud Mirjam Hemnes (juridisk rådgiver i PoU) 1.3 Mandat for arbeidsgruppa Arbeidsgruppa skal legge fram en rapport med forslag til: en prioritert rekkefølge for bruk av ledige stillinger konkrete rutiner for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse Rutine skal legges til grunn for Omstillingsutvalgets beslutninger. Arbeidet skal ferdigstilles innen 1. juni 2013. Forslaget skal behandles i Omstillingsutvalget og HAMU. Rådmannen tar den endelige beslutningen.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 6 av 37 2 RESULTATER Dette kapittelet beskriver arbeidsgruppas svar på resultatmåla i mandatet. 2.1 Prioritering av rekkefølge for bruk av ledige stillinger 7. Overtallige (jfr. AML 15-7) og ansatte med mer enn fire års midlertidig engasjement (jf. AML 14-9, 5 ledd). De som har hatt midlertidige engasjementer i mer enn fire år har samme oppsigelsesvern som fast ansatte, og regnes som fast ansatte. Hverken overtallige eller de med mer enn fire års midlertidige engasjementer kan sies opp uten at det foreligger saklig grunn. Har kommunen en ledig stilling som passer for en som blir overtallig ett annet sted så har arbeidsgiver ikke overtallighet og derfor heller ikke saklig grunn for oppsigelse. 8. Ansatte som av helsemessige årsaker må omplasseres (jfr. AML 4-6) Dette er ansatte som ikke umiddelbart står i fare for å bli sagt opp. De har også trygderettigheter og kan gå lengre på slike i påvente av at det blir annen stilling ledig. 9. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (jf. AML 14-4a). Ny bestemmelse fra 1, januar 2014, først aktuell 2015. 10. Fortrinnsberettigede (jfr. AML 14-2 (overtallighet) f.eks på grunn av overtallighet. 11. Krav fra organisasjonene om fast ansettelse og/ eller stillingsutvidelse (jfr. AML 14-9) 12. Uønsket deltid (jfr. AML 14-3, HTA 2.3.1) 2.2 Utarbeidede rutiner Det er utarbeidet følgende rutiner: Rutine for bruk av ledige stillinger (vedlegg 1) Rutine for håndtering av ansatte med uønsket deltid (vedlegg 2) Rutine for håndtering av krav om fast ansettelse på bakgrunn av 4 års sammenhengende tjeneste eller på bakgrunn av virksomhetens konstante behov for arbeidskraft (vedlegg 3) 2.3 Utarbeidede brevmaler Det er utarbeidet følgende brevmaler: Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med omplassering/helse (vedlegg 4) Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med overtallighet (vedlegg 5) Brevmal - Tilbud om stillingsutvidelse uønsket deltid (vedlegg 6) Brevmal Imøtekommelse av krav om fast tilsetting (vedlegg 7) 2.4 Andre maler og dokumenter Det er utarbeidet følgende maler og dokumenter: Innkalling til samtale vedrørende overtallighet (vedlegg 8) Stillingsvurderingsskjema (vedlegg 9) Sjekkliste for saksgang i ansettelsessaker (vedlegg 10) Vurderingsskjema Omplassering som følge av overtallighet (vedlegg 11) Vurderingsskjema Omplassering med bakgrunn i helse (allerede vedtatt ligger i KSS) (vedlegg 12) Innmeldingsskjema uønsket deltid (vedlegg 13) Rutiner og maler innarbeides i kvalitetsstyringssystemet KSS.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 7 av 37 2.5 Noen viktige prinsipper som arbeidsgruppa har diskutert og blitt enige om 2.5.1 Spørsmål om arbeidsgiver kan tilby annen relevant stilling uavhengig av reiseavstand KS har gitt følgende tilbakemelding til arbeidsgruppa: Som hovedregel kan arbeidsgiver tilby annen relevant stilling uavhengig av reiseavstand, når det er snakk om så kort avstander som det er i Porsgrunn kommune: Stillingen ansees som relevant når den ansatte innehar nødvendig kompetanse. Den ansatte må kunne akseptere en lengre reisevei enn den tidligere har hatt når avstanden ikke er for stor (innenfor 1 time hver veg). Dette må gjelde når dette er det eneste tilbudet arbeidsgiver har. Ved manglende førerkort er mulighetene for å kunne benytte seg av kollektivtransport et viktig vurderingskriterium. Kommentar fra arbeidsgruppa: Det var enighet i arbeidsgruppa om at vi i de aller fleste tilfellene kan følge hovedregelen som er beskrevet i avsnittet over. Det må imidlertid foretas en individuell vurdering i hvert enkelt tilfelle, da det kan finnes sosiale grunner som gjør at hovedregelen ikke kan følges 2.5.2 Skal virksomhetsleder vurdere om stillingen kan benyttes til stillingsutvidelse for ansatte i egen virksomhet med lav stillingsstørrelse? Arbeidsgruppa har foreslått følgende: Ved ledig stilling i virksomheten må leder vurdere om stillingen kan være aktuell å benytte til stillingsutvidelse for ansatte i egen virksomhet. Dette gjelder som hovedregel for stillinger opp til og med 15% Virksomhetsleder gjennomfører en ordinær prosess: utfylling av stillingsvurderingsskjema drøfting om bruk av stilling i VAMU leder må sjekke Omstillingsutvalgets liste over ansatte med uønsket deltid, som er definert i egen virksomhet. drøfting med tillitsvalgte Stillingsvurderingsskjemaet med vurdering og innstillig sendes Omstillingsutvalget til orientering. 2.5.3 Hva kan betraktes som et passende / relevant tilbud og konsekvensen dersom den ansatte takker nei? Som hovedregel er det nok at arbeidsgiver tilbyr ett relevant tilbud. Om tilbudet er relevant bør framkomme gjennom en prosess. Dersom arbeidsgiver har oppfylt sin ivaretakelsesplikt og den ansatte eventuelt takker nei til et relevant tilbud vil arbeidsgiver vurdere ansettelsesforholdet. Det skal altså normalt ikke gis mer enn ett relevant tilbud. I Porsgrunn kommune er uønsket deltid definert som at stillingsinnehaver ikke har oppnådd ønsket stillingsandel selv om han/hun er villig til å arbeide på flere virksomheter/avdelinger 2.5.3.1 Kombinasjon av fast arbeidssted med fastlagt turnus i deler av stillingen og fast turnus men uten fast arbeidssted i den resterende delen av stillingen. Et relevant tilbud kan bestå i å få tilbud om å være fast vikar/vikarbank i en fastlagt turnus i en virksomhet (for eksempel et sykehjem) eller i en annen virksomhet dersom det er mulig å få til i forhold til en fast turnus. Det vil si at man har forutsigbarhet i forhold til inntekt og når man skal på jobb, men man har ikke et fast arbeidssted/virksomhet.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 8 av 37 Arbeidsgruppa mener at kravet om fast stilling i kommunen eller ønske om stillingsutvidelse dermed er oppfylt. Dersom man står på lista over uønsket deltid, fjernes man fra denne dersom ønsket stillingsstørrelse er oppnådd. For å få et fast varig arbeidssted må man søke på stillinger på ordinær måte. Takker man nei til et slikt relevant tilbud, strykes man fra lista over uønsket deltid og kan først melde inn behov etter ett år. 2.5.3.2 En ansatt tilbys en stillingsutvidelse som innebærer arbeid hver annen helg Arbeidsgruppa mener at en ansatt som tilbys en stillingsutvidelse som innebærer arbeid hver annen helg som hovedregel er å betrakte som et relevant tilbud. Det er ikke ønskelig fra organisasjonenes side med arbeid hver annen helg. Dersom den ansatte takker nei har den ansatte ikke et fortrinn til en annen ledig stilling som blir ledig som for eksempel har arbeid hver tredje helg. Det betyr at den ansatte må søke i konkurranse med alle andre. Ved å takke ja eller nei til tilbud er den ansatte ivaretatt, og har ikke noen fortrinn videre. Det betyr at den ansatte strykes av lista og kan først melde inn behov etter ett år (ikke hvis vedkommende takker ja). 2.5.4 Liste over ansatte som har uønsket deltid Rådgiver i Personal- og organisasjonsutvikling har ansvar for å motta og registrere Innmeldingsskjema som kommer fra ansatte via leder. Ønskene om utvidet stilling legges inn fortløpende på dato på liste som ajourføres av rådgiver på PoU. Arbeidsgruppa er enig om at det kun er fast ansatte som kan føres inn i lista over ansatte med uønsket deltid. 2.5.4.1 Prioritering av ansatte som står på lista over uønsket deltid Kvalifikasjonsprinsippet er et gjeldende prinsipp. Den best kvalifiserte skal få tilbud om utvidet stillingsstørrelse, selv om vedkommende har stått kortere på lista enn andre kandidater. I denne sammenheng er begyntdato i kommunen mindre / eller ikke relevant.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 9 av 37 Vedlegg 1 Rutine for bruk ved overtallighet (fast stilling) og mer enn 4 års sammenhengende midlertidig ansatt, og omplassering med bakgrunn i helsemessige begrensninger Innledning: Alle ledige stillinger, også vikariater skal meldes til Omstillingsutvalget. Det skal vurderes om stillingen skal benyttes til ansatte med fortrinnsrett. Hvis ikke, så skal stillingen som hovedregel lyses ut eksternt. Rekkefølgen på prioriteringene: 1. Overtallige (jfr. AML 15-7) og ansatte med mer enn fire års midlertidig engasjement (jf. AML 14-9, 5 ledd). De som har hatt midlertidige engasjementer i mer enn fire år har samme oppsigelsesvern som fast ansatte, og regnes som fast ansatte. Hverken overtallige eller de med mer enn fire års midlertidige engasjementer kan sies opp uten at det foreligger saklig grunn. Har kommunen en ledig stilling som passer for en som blir overtallig ett annet sted så har arbeidsgiver ikke overtallighet og derfor heller ikke saklig grunn for oppsigelse. 2. Ansatte som av helsemessige årsaker må omplasseres (jfr. AML 4-6) Dette er ansatte som ikke umiddelbart står i fare for å bli sagt opp. De har også trygderettigheter og kan gå lengre på slike i påvente av at det blir annen stilling ledig. 3. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (jf. AML 14-4a). Ny bestemmelse fra 1, januar 2014, først aktuell 2015. 4. Fortrinnsberettigede (jfr. AML 14-2 (overtallighet) f.eks på grunn av overtallighet. 5. Krav fra organisasjonene om fast ansettelse og/ eller stillingsutvidelse (jfr. AML 14-9) 6. Uønsket deltid (jfr. AML 14-3, HTA 2.3.1) Spesielt for skole: Egen rutine i forhold til overføring/bytte av skole vurderes før stillinger lyses ut. (under utarbeidelse må være klar til prosessen rundt skoleansettelser våren 2014.)
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 10 av 37 Ansvar Oppgaver Merknad rotasjon Kommunalsjef (Spesielt for lederstillinger) Vurdering av lederstillinger: rotasjon som et virkemiddel / tiltak for karriereutvikling eller ledelsesutfordringer. Virksomhetsleder Sender forespørsel til virksomhetsledere innenfor det aktuelle rammeområdet vurdere hensiktsmessigheten av å krysse faggrensen. De aktuelle ledernes kompetanse må ligge til grunn. Ledige stillinger stillingsvurderingsskjema - meldes til Personal- og organisasjonsutvikling (PoU) når det har vært drøftet på virksomheten med tillitsvalgt og VAMU Det finnes en egen rutine for omplassering av ledere i KSS Link: Stillingsvurderingsskjema skjemaet ligger som vedlegg 11 og legges i KSS Rådgiver v/pou Rådgiver i PoU Stillingen vurderes i forhold til overtallighet og personer som har vært ansatt midlertidig i mer enn 4 år (sammenhengende tjeneste) Omplassering på grunn av overtallighet (og mer enn 4 år sammenhengende tjenestetid) Dersom stillingen er aktuell i forhold til overtallighet kontaktes nåværende og ny leder for å avtale en samtale med kandidaten. Kandidaten må være kvalifisert for stillingen. Det gis ett relevant tilbud. Vurderes/drøftes individuelt i forhold til hver enkelt sak. Nåværende virksomhetsleder Ny virksomhetsleder Kontakter leder som har meldt inn ledig stilling og det avtales møte med den ansatte. Det skrives referat fra møte Skriver en begrunnelse i forhold til om kandidaten er kvalifisert som sendes omstillingsutvalget Tilsvarende gjelder dersom den ansatte ikke er kvalifisert Omstillingsutvalget behandler saken og fatter vedtak. Arbeidsgiver innkaller Rådgiver i POU skal være med Tillitsvalgt skal være med Den ansatte må bli orientert om at han/hun kan ha med tillitsvalgt. Den ansatte må selv kontakte tillitsvalgt/ombud i forhold til bistand i samtalen Skjema til bruk for virksomhetsledere ved vurdering av arbeidstaker i forhold til aktuell stilling. Se mal for innkalling til møte (link) Se mal for referat fra møte (link)
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 11 av 37 Ny leder Rådgiver i PoU Rådgiver i PoU Rådgiver v/pou / HMS-rådgiver HMS-rådgiver Virksomhetsleder Virksomhetsleder på nytt arbeidssted Den ansatte (overtallige) takker ja til tilbudet I samarbeid med virksomhetsleder, sendes tilbud om ny stilling Se egen brevmal (link) og arbeidsted bruke standard brev Den ansatte (overtallige) takker nei til et relevant tilbud Når arbeidsgiver har oppfylt sin ivaretakelsesplikt og den ansatte Arbeidsgiver innkaller til drøftingsmøte. evt. takker nei til et relevant tilbud vil arbeidsgiver vurdere ansettelsesforholdet. Ledige stillinger vurderes i forhold til redusert Tas opp på fast møte hver mandag på PoU arbeidsevne/omplassering med bakgrunn i helse. Omplassering på grunn av helse Dersom stillingen er aktuell for medarbeidere med behov for omplassering med bakgrunn i helse, tar HMS-rådgiver kontakt http://s2.klos.no/system.php?ok=r2hypdkc8ts5x4n&modul=cdoc&item=118221 med lederne for å avtale en samtale med den aktuelle kandidaten. Kandidaten må være kvalifisert for stillingen. Innkalle til møte med arbeidstaker, leder der vedkommende er http://s2.klos.no/system.php?ok=r2hypdkc8ts5x4n&modul=cdoc&item=118221 ansatt, leder på virksomheten som har ledig stilling og HMSrådgiver HMS-rådgiver skal delta i møte Det skrives referat fra møte. Den ansatte må selv innkalle tillitsvalgt/ombud viser til mal for møteinnkalling Dersom den ansatte ansees som kvalifisert til stillingen, skal Se prosedyre i KSS Skjema til bruk for virksomhetsledere ved vurdering av leder lage en begrunnelse til omstillingsutvalget arbeidstaker i forhold til aktuell stilling Tilsvarende dersom den ansatte ikke er kvalifisert http://s2.klos.no/system.php?ok=r2hypdkc8ts5x4n&modul=cdoc&item=118222 Dokumentet oversendes omstillingsutvalget til endelig avgjørelse Omplassering til stilling på annen virksomhet i Porsgrunn kommune med bakgrunn i helsemessige begrensninger, jf. arbeidsmiljølovens 4-6
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 12 av 37 Vedlegg 2 Rutine for innmelding og oppfølging av ansatte med uønsket deltid Innledning: Denne rutinen skal klargjøre hvordan ansatte skal melde fra om uønsket deltid, behandling og prioritering av innmeldingen. Definisjon av uønsket deltid: I Porsgrunn kommune er uønsket deltid definert som at stillingsinnehaver ikke har oppnådd ønsket stillingsandel selv om han/hun er villig til å arbeide på flere virksomheter/avdelinger. Ansvar Oppgaver Merknader Innmelding og registrering av uønsket deltid Ansatt Må den ansatte fylle ut Innmeldingsskjema om uønsket deltid. Skjemaet leveres leder med kopi til tillitsvalgt. NB: Husk definisjonen på uønsket deltid og vilkåret for å bli registrert Skjemaet ligger som vedlegg 1 til denne rutinen. Link Virksomhetsleder Rådgiver i PoU *) Virksomhetsleder skriver under på skjemaet som videresendes til Omstillingsutvalget senest innen 14. dager Innmeldingen registreres i et samleskjema, som oppdateres løpende. må ha oversikt over sine ansatte som er definert å ha uønsket deltid. Dette skal være ett av temaene i medarbeidersamtalen. Ledige stillinger prioritering og saksgang Virksomhetsleder Alternativ 1: Ledig stilling opp til og med 15% må vurdere om stillingen kan være aktuell å benytte til stillingsutvidelse for ansatte i egen virksomhet. Dette gjelder som hovedregel for stillinger opp til og med 15% Virksomhetsleder gjennomfører følgende prosess: Utfylling av stillingsvurderingsskjema Drøfting om bruk av stilling i VAMU må sjekke Omstillingsutvalgets liste over ansatte med uønsket deltid, som er definert i egen virksomhet.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 13 av 37 Drøfting med tillitsvalgte Stillingsvurderingsskjemaet sendes Omstillingsutvalget Virksomhetsleder Alternativ 2: Ledig stilling fra og med 16% Stillingsvurderingsskjemaet sendes til Omstillingsutvalget før en eventuell rekrutteringsprosess/ utlysning starter. Omstillingsutvalget gjør en vurdering av om det er ansatte med fortrinn som skal tilbys stillingen. Rådgiver i PoU Når ledige stillinger meldes til Omstillingsutvalget sjekkes aktuelle ansatte i forhold til prioriteringslista. Ansatte med uønsket deltid er prioritet. Dersom det er aktuell/aktuelle personer på lista meldes det tilbake til den virksomhetslederen som har ledig stilling. Det går en orientering til den ansattes nåværende leder. Prioritering av rekkefølge på bruk av ledige stillinger: 1. Overtallige (jfr. AML 15-7) og ansatte med mer enn fire års midlertidig engasjement (jf. AML 14-9, 5 ledd). De som har hatt midlertidige engasjementer i mer enn fire år har samme oppsigelsesvern som fast ansatte, og regnes som fast ansatte. Hverken overtallige eller de med mer enn fire års midlertidige engasjementer kan sies opp uten at det foreligger saklig grunn. Har kommunen en ledig stilling som passer for en som blir overtallig ett annet sted så har arbeidsgiver ikke overtallighet og derfor heller ikke saklig grunn for oppsigelse. 2. Ansatte som av helsemessige årsaker må omplasseres (jfr. AML 4-6) Dette er ansatte som ikke umiddelbart står i fare for å bli sagt opp. De har også trygderettigheter og kan gå lengre på slike i påvente av at det blir annen stilling ledig. 3. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (jf. AML 14-4a). Ny bestemmelse fra 1, januar 2014, først aktuell 2015. 4. Fortrinnsberettigede (jfr. AML 14-2 (overtallighet) f.eks på grunn av overtallighet. 5. Krav fra organisasjonene om fast ansettelse og/ eller stillingsutvidelse (jfr. AML 14-9) 6. Uønsket deltid (jfr. AML 14-3, HTA 2.3.1)
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 14 av 37 Virksomhetsleder Omstillingsutvalget Rådgiver POU Virksomhetsleder Virksomhetsleder får tilsendt oversikt over aktuelle personer og drøfter dette tillitsvalgte. Kvalifikasjonsprinsippet skal følges. Ansatte som har stått lengst på lista og som er kvalifisert til stillingen, inviteres til et intervju/samtale. Referanser innhentes. Innstillingen sendes Omstillingsutvalget på vanlig måte. Utvalget behandler ansettelsessaken og fatter vedtak. Sender ut vedtak til virksomheten. Effektuerer tilbud om tilsetting og benytter egen mal for tilsettingsbrev. Kvalifikasjonsprinsippet innebærer at den best kvalifiserte prioriteres, selv om denne har stått kortere på lista enn andre kandidater. Se mal for Tilbud om stillingsutvidelse/midlertidig stillingsutvidelse (link) NB! Viktig å bruke malen da konsekvensen ved å takke nei til tilbudet klart må komme tydelig fram. *)PoU: Personal- og organisasjonsutvikling Det vil si at dersom man takker nei til et relevant tilbud tas man ut av lista over ansatte med uønsket deltid, samt at man først etter ett år kan melde inn behovet igjen.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 15 av 37 Vedlegg 3 Rutine for håndtering av krav om fast ansettelse på bakgrunn av 4 års sammenhengende tjeneste, på bakgrunn av virksomhetens konstante behov for arbeidskraft eller rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid Innledning: Kravet kommer på bakgrunn av: - Inntil 4 års sammenhengende tjeneste eller virksomhetens konstante behov for arbeidskraft, jfr. Arbeidsmiljølovens 14.9. - Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid, jfr. Arbeidsmiljøloven 14-4a. Kravet om fast ansettelse kan komme fra både den ansatte og den ansattes tillitsvalgte. Virksomhetsleder har et løpende ansvar for å ha oversikt over ansattes arbeidsomfang over tid. Dersom leder ser at en ansatt har rettigheter i forhold til AML 14-9 skal leder sørge for å igangsette prosess på eget initiativ (i henhold til vedlagte rutine). Til denne rutinen er det utarbeidet en egen beskrivelse for å tydeliggjøre forhold knyttet til 14.9 og 14-4a. Ved ledige stillinger skal følgende prioritering følges: 1. Overtallige (jfr. AML 15-7) og ansatte med mer enn fire års midlertidig engasjement (jf. AML 14-9, 5 ledd). De som har hatt midlertidige engasjementer i mer enn fire år har samme oppsigelsesvern som fast ansatte, og regnes som fast ansatte. Hverken overtallige eller de med mer enn fire års midlertidige engasjementer kan sies opp uten at det foreligger saklig grunn. Har kommunen en ledig stilling som passer for en som blir overtallig ett annet sted så har arbeidsgiver ikke overtallighet og derfor heller ikke saklig grunn for oppsigelse. 2. Ansatte som av helsemessige årsaker må omplasseres (jfr. AML 4-6) Dette er ansatte som ikke umiddelbart står i fare for å bli sagt opp. De har også trygderettigheter og kan gå lengre på slike i påvente av at det blir annen stilling ledig. 3. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (jf. AML 14-4a). Ny bestemmelse fra 1, januar 2014, først aktuell 2015. 4. Fortrinnsberettigede (jfr. AML 14-2 (overtallighet) f.eks på grunn av overtallighet. 5. Krav fra organisasjonene om fast ansettelse og/ eller stillingsutvidelse (jfr. AML 14-9) 6. Uønsket deltid (jfr. AML 14-3, HTA 2.3.1)
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 16 av 37 Ansvar Oppgaver Merknad Arbeidstaker og/eller Krav fremsettes til nærmeste leder med kopi til Personal- og Det må legges ved dokumentasjon som underbygger saken. arbeidstakerorganisasjon organisasjonsutvikling (PoU) f.eks. tjenestebevis Virksomhetsleder Kravet registreres i 360 (sak/arkiv) Virksomhetsleder Kontakter PoU slik at saken kan vurderes jf. AML 14-9 og historikk i arbeidsforholdet, for å avklare om kravet er reelt. Tjenestebevis tas ut fra personaldatasystemet/capitech Innen 2 uker etter mottatt krav skal leder gi tilbakemelding til arbeidstaker organisasjonen og innkalle til drøftingsmøte. Det skal skrives referat fra drøftingsmøtet, som sendes møtedeltakerne i etterkant av møtet. Rådgiver i PoU bør delta på møtet. Mal link til KSS Virksomhetsleder Tilfelle 1:Dersom kravet ikke etterkommes skal følgende rutine følges: Dersom arbeidsgiver mener at kravet ikke fyller vilkårene Det er opp til tillitsvalgte eller den ansatte eventuelt å ta saken nedfelles dette i et referat, og sendes møtedeltakerne. opp igjen på et senere tidspunkt. Tilfelle 2: Dersom kravet etterkommes og det finnes en ledig stilling i virksomheten den ansatte har jobbet i fram til kravet, skal følgende rutine følges: Virksomhetsleder Virksomhetsleder sender stillingsvurderingsskjemaet til rådgiver i PoU. Rådgiver i PoU Virksomhetsleder Saken tas med til behandling i Omstillingsutvalget Vedtaket sendes virksomhetsleder Utarbeider ny arbeidsavtale.
Prosjekt: Utarbeidelse av retningslinjer for Omstillingsutvalgets prioritering av bruk av ledige stillinger i Porsgrunn kommune og håndtering av innkomne krav om fast ansettelse og/eller stillingsutvidelse 17 av 37 Ansvar Oppgaver Merknad Dersom kravet etterkommes men det ikke finnes ledig stilling på daværende tidspunkt, skal følgende rutine følges: Virksomhetsleder Den ansatte meldes som overtallig til Omstillingsutvalget v/ rådgiver i PoU. Det er virksomheten der den ansatte har hatt stilling over tid som er arbeidsgiver fram til eventuell ny løsning / tilbud om stilling foreligger. Virksomhetsleder Saken løses ved hjelp av midlertidig løsning som for eksempel: ledige vikariater gå inn i fast turnus, men på ulike avdelinger kombinasjon av 2 fast stillinger v/ulike virksomheter, dersom det lar seg gjennomføre. Målet er raskt å finne en permanent løsning. Rådgiver i PoU Virksomhetsleder Virksomhetsleder Vurderer forløpende saken med tanke på bevegelser som skjer i forhold til ledige stillinger som meldes Omstillingsutvalget Tilbud om fast stilling - Den ansatte takker ja til tilbudet I samarbeid med rådgiver i PoU, sendes det tilbud om fast Brevmal (link) ansettelse. Den ansatte takker nei til et relevant tilbud Brevmal (link) Dersom den ansatte takker nei til et relevant tilbud frafalles kravet. Saken avsluttes fra arbeidsgiver. Når den tidsbegrensede arbeidsavtalen/ avtalte vikariatet utløper avsluttes ansettelsesforholdet Etter en arbeidstaker har takket nei til fast ansettelse (velger å fortsette å gå i vikariater), må det gå minst ett år til nytt krav om fast ansettelse fremmes. Varsel om opphør av arbeidsforholdet må skriftlig sendes arbeidstaker senest 1 måned før fratredelsestidspunktet.
18 av 37 Vedlegg 3.2 Beskrivelse av håndtering av krav om fast ansettelse på bakgrunn av 4 års sammenhengende tjeneste, på bakgrunn av virksomhetens konstante behov for arbeidskraft eller rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid Retten til midlertidig ansettelser er begrenset til de tilfeller arbeidsmiljøloven 14-9 viser til. Midlertidige arbeidsavtaler opphører ved avtale tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. Har arbeidsforholdet var i mer enn 1 år, skal arbeidsgiver sende skriftlig varsel om fratredelsestidspunkt senest en måned før fratredelsesdato. Slikt varsel skal sendes også når sluttdato står i arbeidsavtalen, jf. aml. 14-9, 4 ledd. 4-års-regelen 14-9, 5 ledd Arbeidstakere som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år etter førte ledd bokstav a og b, skal anses som fast ansatt slik at reglene om oppsigelse i arbeidsforhold kommer til anvendelse. (a: betyr at når arbeidets karakter tilsier deg og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, og b betyr at: for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)) Også mindre enn fire års sammenhengende midlertidig ansettelse kan i enkelte tilfeller gi rett til fast stilling, og henger sammen med begrensningene i adgangen til midlertidighet. Når det er konstant behov for vikarer, må vedkommende som hovedregel ansettes fast. Det fremgår av forarbeidene til bestemmelsen, og kommentarer til lovteksten 14-9: Ved konstant behov for vikar må vedkommende ansettes fast: dersom tjenesteforholdet har preg av at arbeidstakeren over lang tid fyller et generelt og stort vikarbehov, er det i strid med intensjonene i bokstav b å benytte midlertidig ansettelser. Et fast arbeidskraftbehov skal ikke dekkes av vikariater, men med en større grunnbemanning av fast ansatte. I denne sammenheng regnes Porsgrunn kommune en virksomhet. Kravet om fast ansettelse kan komme fra både den ansatte og den ansattes tillitsvalgte. Virksomhetsleder har et løpende ansvar for å ha oversikt over ansattes arbeidsomfang over tid. Dersom leder ser at en ansatt har rettigheter i forhold til AML 14-9 skal leder sørge for å igangsette prosess på eget initiativ (i henhold til vedlagte rutine). Videre følger det av arbeidsmiljøloven 14-4a at deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lengre foreligger. Regelen gjelder fra 1. januar 2014 og beregning av 12 måneders perioder starter fra samme tidspunkt. Det vil si det er først fra 1. januar 2015 at noen kan få krav på større stilling enn arbeidsavtalen tilsier etter denne bestemmelsen. Bestemmelsen omfatter jevnlig ekstraarbeid utover den stillingsandel den deltidsansatte formelt har. Hvorvidt bestemmelsen kommer til anvendelse eller ikke avhenger av om merarbeidet i hvert enkelt tilfelle fremstår som en etablert praksis i 12 måneders perioden, uavhengig av om omfang og hyppighet varierer innenfor perioden. Bestemmelsen gjelder også uavhengig av hva ekstraarbeidet kalles (merarbeid, ekstraarbeid, ekstravakter, overtid, vikararbeid osv.) og begrunnelsen for ekstraarbeidet. Når en deltidsansatt jevnlig utfører merarbeid i samme virksomhet i over 12 måneder, tyder det på et stabilt behov for denne arbeidskraften. Noe som også tyder på for lav grunnbemanning, og ulovlig midlertidighet. Virksomheten i denne sammenheng er hele Porsgrunn kommune. Jevnlig må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, og både hyppighet og stabilitet i bruk av merarbeidet vil være sentrale momenter. Merarbeidet må være av et visst omfang og ha en viss hyppighet. For eksempel vil
19 av 37 en som etter arbeidsavtalen skal arbeide 3 vakter pr. uke, og som i realiteten arbeider 5 vakter pr. uke ha en stilling som tilsier 5 vakter. Sporadisk merarbeid omfattes ikke. Med sporadisk menes noe som skjer tilfeldig, og som den ansatte ikke kan kalkuleres med. Et eksempel kan være at en sykepleier tar vakter for kollegaer på samme avdeling på grunn av sykdom og for å få kabalen til å gå opp. Heller ikke merarbeid som utføres i forbindelse med ferieavvikling, sesongtopper eller lignende gir rett til utvidet stilling. I tilfeller utvidelse av stillingen avtales i form av en midlertidig ansettelseskontrakt kommer ikke bestemmelsen til anvendelse. Dette innebærer for eksempel at en som er deltidsansatt i 50 % stilling, og inngår en avtale om å arbeide i et vikariat i 50 % for en kollega som er i fødselspermisjon ikke anses å arbeide utover avtalt arbeidstid. For vikariater, og ekstraarbeid av noe omfang (nærmere angitt periode, arbeid, for annen person) er det viktig å inngå skriftlige avtaler med den som utfører arbeidet. MEN: Typiske ekstravakter faller inn under hjemmelen selv om det er inngått enkeltstående midlertidige ansettelser. Det betyr at arbeidsgiver ikke kommer unna hjemmelen med å inngå skriftlige avtaler for hver enkelt ekstravakt en deltidsansatt påtar seg. Merk: Kortere avbrudd i en ellers fast og varig praksis med bruk av merarbeid, kan medføre at hjemmelen kommer til anvendelse. Det skal være realitet i avbruddene- manglende behov for merarbeidet. Forsøk på lufting og/eller arrangerte korte avbrudd avbryter ikke 12 måneders beregningen. Hva innebærer det så å få rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid? Deltidsansatte som oppfyller vilkårene har rett til stilling med samme omfang (stillingsstørrelse), arbeidssted og vakter tilsvarende merarbeidet vedkommende har utført i løpet av beregningsperioden. Dersom en deltidsansatt gjør krav på større stilling etter bestemmelsen, må hun/han som hovedregel ta hele stillingsutvidelsen som tilsvarer det reelle merarbeidet. Men ingen kan ha mer enn 100 % stilling i Porsgrunn kommune. En deltidsansatt kan ikke selv velge hvor stor stillingsbrøk hun/han ønsker å utvide sin ordinære stillingsprosent med, men ønsker begge parter det kan lavere stillingsutvidelse avtales. En ansatt kan heller ikke velge hvilken avdeling eller hvilket sted han/hun skal utføre arbeidet i den utvidede stillingen. Har merarbeidet som har lagt grunnlag for den utvidet stilling vært utført flere steder/i flere avdelinger enn der arbeidstaker har sin hovedarbeidsplass, må den deltidsansatte akseptere å arbeide flere steder også fremover. Det betyr også at arbeidstaker må akseptere samme omfang av ubekvemme vakter dersom arbeidsgiver ønsker og har behov for dette.
20 av 37 Vedlegg 4 Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med omplassering/helse Tilbud om stilling i forbindelse med omplassering/helse På bakgrunn av samtaler med deg og i henhold til Porsgrunn kommunes prosedyrer for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere, tilbys du med dette xx % stilling som (stillingskode/stillingsbetegnelse) i Porsgrunn kommune med for tiden tjenestested: (virksomhet). Vi har gjennom en prosess dermed ivaretatt din fortrinnsrett til annet passende arbeid i Porsgrunn kommune. Jf. AML 4-6. I henhold til Hovedtariffavtalens bestemmelser 3.4.1 *) bibeholdes nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. Årslønn i 100% stilling utgjør: kr. Din årslønn ved tiltreden i xx % stilling blir kr. Vi vil for ordens skyld gjøre oppmerksom på at din lønnsutvikling videre vil følge av nåværende stilling som (stillingsbetegnelse) Tiltredelsesdato etter avtale. Ved aksept av tilbudet, bes du undertegne kopien av dette brevet og returnere det til innen (dato) Det vil bli utarbeidet ny arbeidsavtale for fast stilling i Porsgrunn kommune, når vi har mottatt ditt svar på dette brevet. Vi ønsker deg velkommen som medarbeider i virksomhet. Dersom du velger å takke nei til dette tilbudet eller unnlater å svare vil vi måtte vurdere hvilke konsekvenser dette kan få for ditt ansettelsesforhold i Porsgrunn kommune. Med vennlig hilsen Virksomhetsleder Jeg aksepterer betingelsene og takker ja til stillingen. Sted.den.../ Underskrift. *) 3.4.1: Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune/virksomhet pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakerens forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning
21 av 37 Vedlegg 5 Brevmal - Tilbud om stilling i forbindelse med overtallighet Tilbud om stilling i forbindelse med overtallighet jf. AML 15-7 Som følge av at din stilling som (stillingskode og betegnelse) i % stilling (navn på virksomhet) er inndratt, har Porsgrunn kommune et ansvar for å ivareta deg i forhold til å tilby deg annet passende arbeid. På bakgrunn av samtaler med deg og i henhold til Porsgrunn kommunes retningslinjer ved overtallighet, har vi gjennom en prosess ivaretatt din fortrinnsrett til annet arbeid i Porsgrunn kommune. Du tilbys med dette stilling som (stillingskode og betegnelse) i xx% stilling med for tiden tjenestested (navn på virksomhet). Dette tilbudet er hjemlet i Arbeidsmiljølovens 15-7. I henhold til Hovedtariffavtalens bestemmelser 3.4.1 *) bibeholdes nåværende lønnsplassering på omplasseringstidspunktet som en personlig ordning. Årslønn i 100% stilling utgjør: kr. Din årslønn ved tiltreden i xx % stilling blir kr. Vi vil for ordens skyld gjøre oppmerksom på at din lønnsutvikling videre vil følge av nåværende stilling som (betegnelse). Ved aksept av tilbudet, bes du undertegne kopien av dette brevet og returnere det til innen (dato) Tiltredelsesdato etter avtale. Det vil bli utarbeidet ny arbeidsavtale for fast stilling i Porsgrunn kommune, når vi har mottatt ditt svar på dette brevet. Vi ønsker deg velkommen som medarbeider ved virksomhet. Dersom du velger å takke nei til dette tilbudet eller unnlater å svare vil vi måtte vurdere hvilke konsekvenser det kan få for ditt ansettelsesforhold i Porsgrunn kommune. Med vennlig hilsen. Virksomhetsleder Jeg aksepterer betingelsene og takker ja til stillingen. Porsgrunn. (dato) Underskrift. *) 3.4.1: Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune/virksomhet pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakeren forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning
22 av 37 Vedlegg 6 Brevmal - Tilbud om stillingsutvidelse uønsket deltid Tilbud om fast-/midlertidig stillingsutvidelse På bakgrunn av innmelding om uønsket deltid, tilbys du med dette fast stilling / vikariat som (stillingskode/stillingsbetegnelse) i Porsgrunn kommune med for tiden tjenestested Hjemmelen for dette er forankret i Arbeidsmiljølovens kap. 14-9 Hovedtariffavtalens 2.3, samt Porsgrunn kommunes interne retningslinjer for håndtering av uønsket deltid. Dersom du tar imot stillingen/vikariatet, bes du undertegne kopien av dette brevet og returnere det til undertegnede innen.. (dato). For å avtale tiltredelsesdato og for å få ytterligere opplysninger ber vi deg kontakte (navn på kontaktperson og telefonnr.) Det vil bli utarbeidet ny arbeidsavtale for fast stilling/ vikariat i Porsgrunn kommune, som underskrives ved tiltreden. Vi ber om skriftlig beskjed dersom du ikke tar imot stillingen. Dersom du ikke aksepterer tilbudet, vil dette medføre at du tas ut av lista over ansatte med uønsket deltid. Behovet for stillingsutvidelse vil først kunne meldes inn igjen fra (dato.) Med vennlig hilsen. Virksomhetsleder Jeg aksepterer betingelsene og takker ja til stillingen/vikariatet. Sted.den.../ Underskrift.
Vedlegg 7 Brevmal Imøtekommelse av krav om fast tilsetting 23 av 37 Tilbud om ansettelse i Porsgrunn kommune Det vises til krav fra (navn på fagorganisasjon) om fast ansettelse/stillingsutvidelse i xx% stilling som (stillingkode/tittel) i tillegg til din opprinnelige stilling som er XX% i Porsgrunn kommune. På bakgrunn av drøftingsmøte med..( navn på fagorganisasjon) imøtekommes kravet på XX% og du tilbys med dette xx% fast stilling som (stillingkode/ tittel) i Porsgrunn kommune. Ditt arbeidssted vil for tiden være.. Vedlagt følger arbeidsavtale for fast tilsetting i Porsgrunn kommune. Du bes undertegne arbeidsavtalene og returnere ett eksemplar til virksomheten så snart som mulig. Du gjøres oppmerksom på at dersom du ikke aksepterer ovennevnte tilbud, så vil det bety at du fortsetter i opprinnelig stilling som ved virksomhet... Saken vedrørende krav om stillingsutvidelse anses da som avsluttet. Vi ønsker deg lykke til videre som medarbeider i Porsgrunn kommune. Porsgrunn dato:... Virksomhetsleder
24 av 37 Vedlegg 8 Innkalling til samtale og referat vedrørende overtallighet Innkalling til samtale vedrørende overtallighet På bakgrunn av omorganisering/inndragning av stilling/overtallighet ved (virksomhet) ønsker vi en samtale med deg for å se på mulighetene og alternativene til annet arbeid i Porsgrunn kommune. I den forbindelse innkalles du til samtale hos.. Tid og sted:.. Vi gjør oppmerksom på at du har rett til å la deg bistå av tillitsvalgt / ombud. Du må selv ordne slik bistand. Med hilsen
25 av 37 Vedlegg 9 Skjema for innmelding av ønske om stilling i forbindelse med nedbemanning/omorganisering (Skjemaet kan brukes som grunnlag for samtale/møte vedrørende overtallighet) Personlige opplysninger NAVN: Personnr.: Nåværende arbeidssted: Nåværende stilling: Nåværende funksjoner: Utdanning: Fagbrev Universitet/høgskole Dato for ansatt i Porsgrunn kommune: St.størrelse: Personlige ønsker: Arbeidssted: Andre opplysninger: Prioritet 1. 2. 3. Arbeidstaker Arbeidsgiver..
26 av 37 Vedlegg 10 Referat fra møte vedrørende overtallighet Tilstede:.. Bakgrunnen for møte:.. Arbeidsgivers innspill:... Arbeidstakers innspill:.. Konklusjon:.... Arbeidstaker Arbeidsgiver
27 av 37 Vedlegg 11 Stillingsvurderingsskjema STILLINGSVURDERINGSSKJEMA (det skal fylles ut ett skjema pr. ledig stilling, både for faste stillinger og vikariater) For å få en så effektiv og rask saksgang som mulig er det viktig at skjemaet er fullstendig og korrekt utfylt. Dersom skjemaet er ufullstendig utfylt må det dessverre sendes i retur til virksomheten. Husk at bruken av stillinger drøftes først med tillitsvalgt, så i VAMU før det sendes Omstillingsutvalget. NAVN PÅ VIRKSOMHET:.. Stillingstittel: Stillingsstørrelse (i%): Navn på tidligere stillingsinnehaver: Fast stilling: Ledig fra (dato): Vikariat: Vikariatets varighet (dato fra/til): Begrunnelse for vikariatet: - permisjon (sett kryss): - sykdom (sett kryss): - annet (beskriv): Bruken av stillingen: Skal stillingen: omgjøres (sett kryss): inndras (sett kryss):.. holdes ledig (sett kryss):. besette fast (sett kryss):.. besettes som vikariat *) (sett kryss):. besettes med innleid arbeidskraft: (Se vedlegg 1, jfr. HTAs vedlegg 7) Bruken av stillingen er drøftet med tillitsvalgte:.. Navn på tillitsvalgt.. Dato for drøfting *) Korttidsfravær (Korttidsvikariater for inntil 1 måned kan inngås på den enkelte virksomhet ved turnusarbeid, i skole, SFO og barnehage for å ivareta brukerne av tjenestene. Dersom behovet for vikar er til stede utover en måned, foretar virksomhetsleder vurderinger i forhold til omdisponering av resursene internt i virksomheten og i henhold til personalreglementet. Saken skal drøftes med tillitsvalgte og det skal skrives et kort referat fra drøftingene) Bruken av stillingen er drøftet i VAMU: (dato) Protokollen fra VAMU skal ligge som vedlegg til dette stillingsvurderingsskjemaet. Dersom stillingen inndras eller holdes ledig avsluttes den videre prosessen (altså etter drøfting med tillitsvalgte og VAMU). Skjemaet sendes til Omstillingsutvalget for behandling.
Er stillingen aktuell å benytte i egen virksomhet med bakgrunn i: for ansatte med helseplager, jfr. AML 4-6? (Ja/Nei): for overtallige? (Ja/Nei): for ansatte med uønsket deltid? (Ja/Nei): Skriv eventuelt navn på ansatt:. 28 av 37 NB! Det kan være ansatte i andre virksomheter som kan ha fortrinn framfor den ansatte i egen virksomhet. Den videre ansettelsesprosessen, ovennevnte vurderinger og annonsetekst er drøftet med følgende: Plasstillitsvalgt (dato, navn og organisasjon):. Hovedtillitsvalgt: (dato, navn og organisasjon):. Stillingen ønskes eventuelt utlyst: Internt (sett kryss):. Eksternt (sett kryss):.. (Underskrift leder). (Dato) Annonsetekst: (Skriv her)