Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 12/158 Møtedato/tid: , kl. 16: Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Deltagere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås Bjørn Lervold Johan L. Borgen Forfall: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 41/12 42/12 43/12 44/12 45/12 46/12 47/12 48/12 Godkjenning av protokoll fra møte den Forvaltningsrevisjon Barnevern - tilbakemelding til kontrollutvalget Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Orientering om aktuelle saker Forvaltningsrevisjon - bestilling Referatsaker Forslag til møteplan for 1. halvår 213 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 41/12 Eva J. Bekkavik 33, &17 12/158-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Forvaltningsrevisjon Barnevern - tilbakemelding til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 42/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/27-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Svar kontrollutvalget - forvaltningsrev.rap. barnevernet Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 3/212 ble forvaltningsrevisjonsrapport om Barnevernstjenesten behandlet. På bakgrunn av vurderinger som revisor har gjort i rapporten, formulerte kontrollutvalget fire punkter som utvalget ønsket en oppfølging på. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en skriftlig tilbakemelding om hvordan disse punktene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen 31.oktober 212. Rådmannens tilbakemelding er mottatt av kontrollutvalgets sekretariat Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 3 delproblemstillinger: 1. Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig ressurser og kompetanse? 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3. Overholder barnevernstjenesten tidsfrister i barnevernloven? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Klæbu forutsetninger for å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Barneverntjenesten opererer innen et komplekst og utfordrende fagfelt, og vi har bare sett nærmere på noen av de forutsetningene de har for sitt arbeid. Undersøkelsen viser at barnevernet har noen utfordringer i samarbeidet med andre som jobber med barn og unge. Når det er sagt, tegner undersøkelsen et bilde av en tjeneste med god kompetanse og med fokus på kvalitet og tverrfaglig samarbeid i kommunen. Vår hovedkonklusjon er derfor at barneverntjenesten har forutsetninger for å yte en tjeneste av tilfredsstillende kvalitet. 3

4 Delproblemstilling: 1: Har barnevernstjenesten i Klæbu kommune tilstrekkelig ressurser og kompetanse? Per i dag har barneverntjenesten fire fulltidsstillinger. Statistisk materiale tyder på at det gir Klæbu jevnt over minst like god kapasitet som sammenlignbare kommuner. De ansatte har god fagkompetanse, og vi har inntrykk av at det er skapt et godt miljø for videre kompetanseutvikling i enhet for helse og familie. Vår konklusjon er derfor at barneverntjenesten i Klæbu har tilstrekkelig ressurser og kompetanse. 2: Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Kommunen har etablert gode strukturer for samarbeid om barn og unge, blant annet gjennom faste ressursteam ved alle skoler og barnehager. Barnevern deltar i ressursteam. Vårt inntrykk er at barneverntjenesten i hovedsak samarbeider godt med andre kommunale tjenester både i faste fora og i barnevernssakene. Vi har likevel satt fokus på noen utfordringer som både barnevernansatte og skoler og barnehager nevner i intervju. Vårt syn er at dette er utfordringer som langt på vei handler om kommunikasjon mellom partene. Vi har grunn til å tro at kommunen er bevisst utfordringene, og jobber for å løse dem. Barneverntjenesten har lite samarbeid med frivillige organisasjoner, selv om barnevernloven sier at de bør ha det. Vår konklusjon er likevel at barnevernstjenesten samarbeider godt med andre i det forebyggende arbeidet. 3: Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernet overholder tidsfristene i barnevernloven. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/212: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne om hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. - Se på mulighetene for å knytte kontakter også mot frivillige organisasjoner. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober 212. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 14/212 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: 4

5 Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne om hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. Se på mulighetene for å knytte kontakter også mot frivillige organisasjoner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober 212. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget For å følge opp vurderinger som revisor har gjort i rapporten formulerte kontrollutvalget fire punkter som utvalget ønsket en oppfølging og tilbakemelding på fra rådmannen. I brev av har rådmannen v/ Margrethe Taule, enhetsleder Helse- og familietjenesten, gitt tilbakemelding på disse punktene, brev følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen v/margrethe Taule har gitt et grundig svar på kontrollutvalgets og kommunestyrets punkter. For å besvare eventuelle spørsmål kontrollutvalget måtte ha i forbindelse med tilbakemeldingen fra rådmannen, har kontrollutvalgets sekretariat bedt rådmannen om å være tilstede under kontrollutvalgets behandling av saken. Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på punktene, eller om de anser at de er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 5

6 Klæbu kommune Helse og Familietjenesten Kontrollutvalget Vår ref. Saksbehandler/enhet 11/ F47 MTA/HFT Deres ref. Dato Svar til Kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenesten. Kontrollutvalget behandlet sak 3/212 Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenesten, i pkt. 3 i vedtaket ber kontrollutvalget rådmannen om en skriftlig tilbakemelding om oppfølgingen av rapporten innen Enhetsleder helse- og familietjenesten er saksbehandler og rådmannen er orientert om svaret. Kontrollutvalget ber om skriftig tilbakemelding på følgende punkt: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. - Se på mulighetene for å knytte noen kontakter også opp mot frivillige organisasjoner. 1. Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia. Tiltak: Alle ansatte i barneverntjenesten gjennomførte opplæring i saksbehandlingssystemet Familia I tillegg gjennomførte superbrukere og support opplæring i systemarbeid og rapportering. Midlene til gjennomføring av opplæringen ble tatt av øremerka kompetansehevingsmidler fra fylkesmannen i SørTrøndelag gitt i forbindelse med den statlige satsningen på barnevernet. 2. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Tiltak: Gjennom de etablerte samarbeidsfora inviteres barnevernet jevnlig inn for å informere, drøfte og evaluere samarbeidet. I tillegg stiller barneverntjenesten seg til rådighet for informasjon på foreldremøter, personalmøter og samarbeidstid i barnehagene og skolene. Barneverntjenesten er representert i ressursteam i Postadresse: Postboks KLÆBU Besøksadresse: Vikingvegen Klæbu Telefon: Telefaks: E-post: postmottak@klabu.kommune.no

7 barnehagene og skolene der det pedagogiske personalet kan drøfte saker, i dette forumet vil barneverntjenesten legge vekt på å være tydelig på hvilke informasjon som kan gis i en eventuell sak. Barneverntjenesten har fokus på hvordan barnehagene, skolene og andre samarbeidspartnere kan brukes som gode bidragsytere i tiltaksarbeidet. 3. Sette inn tiltak som kan bedre samarbeidet når barnevernet møter andre fagpersoner med foreldre til stede. Tiltak: Barneverntjenestens oppgave skiller seg litt fra andre tjenesteytere. Det er dens oppgave og tre inn i foresattes rolle og yte nødvendig omsorg for barna når de foresatte ikke selv klarer det. Dette gjør at barneverntjenesten kan komme til å måtte handle på barnas vegne og derved kan tenkes å komme i konflikt både med foreldrene og andre tjenesteytere. Dette er en del av barneverntjenestens rolle jfr. Veileder: Taushetsplikt og samhandling i kommunalt arbeid for barn-ungdom-familier (KS) Det er viktig at barneverntjenesten samarbeider på en god og ryddig måte med andre tjenesteytere. Barneverntjenesten gjennomfører formøter mellom samarbeidspartnerne og barneverntjenesten der det er behov for dette i forkant av møter der foreldre er tilstede. Gjennom kontaktordningen der alle skolene og barnehagene har faste kontaktpersoner i barneverntjenesten, etableres det et åpent og gjensidig samarbeid. 4. Se på mulighetene for å knytte noen kontakter også opp mot frivillige organisasjoner. Tiltak: Barneverntjenesten har etablert rutine på at i saker av en slik art at det er hensiktsmessig, skal det vurderes mulighetene for å knytte barnet eller ungdommen opp i mot frivillige organisasjoner i Klæbu eller i omkringliggende kommuner. Dette kan være fritidsaktiviteter for barnet eller ungdommen, eller aktiviteter som foresatte og familien kan ha nytte av, eksempler på dette er idrett, kultur, frivillighetssentralen og sanitetsforeningen. Barneverntjenesten i Klæbu har god oversikt over tilbudet fra de frivillige organisasjonene. Barneverntjenesten benytter seg av noen tilbud fra frivillige organisasjoner som er lokalisert utenfor Klæbu kommune. Med hilsen Margrethe Taule enhetsleder 7

8 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 43/12 Eva J. Bekkavik /161-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale finansiell revisjon 213 Avtale forvaltningsrevisjon 213 Saksutredning Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Saksutredning I 211 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. 8

9 Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s. 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Klæbu kommune. Timetall for 213 For 213 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 325 timer, mot 29 i 212. Ramme til forvaltningsrevisjon for 213 er satt til 32 timer, mot 31 i 212. Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med 212. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 211 og 212, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

10 1

11 11

12 12

13 13

14 Orientering om aktuelle saker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 44/12 Eva J. Bekkavik 33, &17 12/158-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 14

15 Forvaltningsrevisjon - bestilling Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 45/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 12/183-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Avtale om interkommunal legevakt Kommunestyrets sak Utrykt vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon , Energi og klimaplan, Energi og klimaplan faktadel, Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for , lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for 212 og 213. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 31/12 den Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for : Tilpasset opplæring Kommunal legevakt Miljø og energi Byggesaksbehandling Kostnadseffektivitet innen sektor for vann og avløp Barnehagene Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring i sak 18/212 på møte den Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets første møte i 213. Neste fokusområde i Plan for forvaltningsrevisjon er Kommunal legevakt, deretter kommer Miljø og energi samt Byggesaksbehandling. Klæbu kommune har et budsjett på rundt 32 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av revisjonsåret 213, derfor er det kun aktuelt med ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år. 15

16 Vi gjengir omtalen av prosjektene fra plan for forvaltningsrevisjon for Kommunal legevakt Undersøkelse av pasienttilfredsheten blant klæbyggen mht. kommunal legevakt. Miljø og energi Klæbu kommune har utarbeidet en Energi- og klimaplan. Målet for kommunen er reduserte utslipp, utvikling av fornybar energi og mer effektiv energibruk. Klæbu kommune har valgt målsettinger som bygger opp under Stortingets klima- og energimålsettinger. Oppfyller Klæbu kommune intensjoner og mål i sin energi- og klimaplan? Byggesaksbehandling i Klæbu kommune Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på byggesaksbehandling i Klæbu kommune, vil se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler kan være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk Kommunal legevakt Klæbu kommune har inngått et interkommunalt samarbeid med Malvik, Melhus og Trondheim kommune om legevakt og legevaktsentral i samsvar med kommunelovens 28a, jf. 28b (administrativt vertskommunesamarbeid). Dette ble vedtatt av kommunestyret i sak 56/28 på møte den (se vedlegg). Det er Trondheim kommune som er vertskommune for samarbeidet. Dette innebærer at Trondheim kommune utfører tjenesten på vegne av Klæbu kommune, gjennom at rådmannen i Klæbu kommune etter instruks fra kommunestyret har delegert til rådmannen i Trondheim kommune å utføre oppgaven. Rådmannen i Klæbu kommune har derfor fortsatt ansvar for å sikre at denne tjenesten ivaretas på en betryggende måte. Konklusjonen i sak 56/28 til kommunestyret er i første rekke basert på faglige forhold, og på økonomiske konsekvenser på sikt: - - For pasientene vil det bli et forbedret medisinsk-faglig tilbud, med leger og sykepleiere på aktiv vakt døgnet rundt, samlokalisert med sykehus, legevaktsentral, AMK og ambulansestasjon, og med egen ambulerende legevakt i bemannet ambulanse. Reiseavstanden til legevakten vurderes å være lite relevant. Tidvis kan den bli lengre, i noen tilfeller kortere. Bedring av sikkerheten for både pasienter og leger. Legene i Klæbu vil få oppfylt sitt ønske om å slippe dagens legevaktberedskap utenom kontortid. De vil inngå i den planlagte ordningen med aktiv legevakt, og vil eksempelvis ha fri dagen etter ei nattevakt. Allerede fra kommende årsskifte vil kostnadene ved dagens ordning sannsynligvis øke (husleie i nytt privat legesenter). Dersom Melhus kommune vedtar å delta, og ikke Klæbu, vil merutgiftene for Klæbu kommune bli betydelige (ca. 3. kr per år). Det er et åpent spørsmål om det er mulig å reetablere en legevakt for bare Klæbu kommune, med maksimalt 4 leger. På lengre sikt kan det uansett ventes store netto merkostnader, enten etablering av aktiv legevakt skjer alene, eller ved en videreføring av samarbeidet med Melhus kommune. Som det går frem av avtalen (vedlegg) så er hovedmålet med samarbeidet at pasientene skal sikres trygg behandling for tilstander som krever rask behandling av lege. 16

17 Virksomhetsmål for avtalen er at legevakten yter akutt legehjelp i situasjoner og til tider der fastlegen ikke kan benyttes. Se avtale for ytterligere mål. Kontrollutvalgets sekretariat har konferert med Revisjon Midt-Norge IKS og kan opplyse om at når det gjelder en undersøkelse av pasienttilfredsheten vedr. kommunal legevakt så kan ikke dette defineres som forvaltningsrevisjon. En undersøkelse kan gi nyttig informasjon, men det kan by på problemer å nå ut til innbyggerne på en hensiktsmessig måte, samt at det også kan by på problemer med å få en god nok svarprosent på undersøkelsen. Ved en eventuell undersøkelse av den kommunale legevaktordningen så kan det være mest hensiktsmessig at Klæbu kommune gjennomfører undersøkelsen i samarbeid med Melhus, Malvik og Trondheim kommuner. Miljø og energi Energi- og klimaplan ble vedtatt av Kommunestyret 27. mai 21 (sak 31/1). Klæbu kommune sier blant annet følgende i sin plan: En viktig del av klimautfordringen er å utvikle miljøvennlige virksomheter og levemåter. Kommunene har virkemidler som er knyttet til stasjonær energibruk, areal- og transportplanlegging, landbruk og avfall. Det er viktig at disse virkemidlene tas i bruk. Klæbu kommune ønsker å ta i bruk virkemidder i plan- og bygningslov i forbindelse med etableringer og reguleringsendringer. Dette gjelder ved etablering av næring, industri eller nye byggefelt, hvor det kan være aktuelt å lage utbyggingsavtaler med ekstra krav til hvordan feltet skal bygges ut. Kommunen ønsker at det utarbeides energi- og effektbudsjett tidlig i planleggingsfasen av nye bygninger, både kommunale og private. Målet for kommunen er reduserte utslipp, utvikling av fornybar energi og mer effektiv energibruk. Utslipp knyttet til offentlig og privat forbruk er i kraftig vekst på landsbasis. Klæbu kommune har valgt målsettinger som bygger opp under Stortingets klima- og energimålsettinger. Kommunen har formulert en erklæring som ledende for sitt arbeid med reduksjon av klimagassutslipp og en bærekraftig energibruk og energiproduksjon: Klæbu skal være en kreativ og handlekraftig kommune. Miljøbelastningene skal reduseres, og kommunenskal utvikles innenfor naturens bæreevne. Dette skal skje med grunnlag i nasjonale forpliktelser innen klimaog energi. Det er definert to overordnede mål for kommunens arbeid med energi- og klimatiltak: Klimagassutslippene i 22 skal være 1 % lavere enn utslippene i 1991, dvs. maksimalt 1 8 tonn CO2-ekvivalenter Veksten i totalt stasjonært energiforbruk skal begrenses o Totalt stasjonært energibruk for hele kommunen skal være maksimalt 82 GWh i 218 (tilsvarer ca 1 % reduksjon). o Energibruk i kommunale bygg, foretak og selskap skal reduseres med minimum,5 GWh innen 213 (ca 1 %). o Totalt i kommunen skal det være 2,5 GWh mer vannbåren varme i 22 (ifht 26). o Innen 212 skal Klæbu kommune ha fylkets laveste energiforbruk pr m² i sin bygningsmasse. Oppfyller Klæbu kommune intensjoner og mål i sin energi- og klimaplan? 17

18 Byggesaksbehandling i Klæbu kommune Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Klæbu kommunene inn i store deler av lokalsamfunnet. Virksomheten har stor betydning for den enkelte innbygger og det er viktig at Klæbu kommune opptrer på en måte som skaper sikkerhet og trygghet for at riktige beslutninger tas innen rimelig tid. Som myndighetsutøver skal kommunen legge vekt på en korrekt, forutsigbar og rettferdig saksbehandling i henhold til gjeldende lover og saksbehandlingsregler. Viktige bestemmelser er forvaltningslovens svarfrister og habilitetsbestemmelser. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av hvilket fokusområde kontrollutvalget mener bør prioriteres utført i 213. Kontrollutvalget må også diskutere og fastsette problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. Kontrollutvalget må sette en ressursramme, samt dato for levering av endelig prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat. I forbindelse med ressursramme for forvaltningsrevisjonen, må kontrollutvalget også ta med i betraktning en eventuell bestilling av selskapskontroll med oppstart i 213 (timer til dette går av budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon). 18

19 19

20 2

21 21

22 Saksprotokoll Utvalg: Møtedato: Sak: Kommunestyret /8 Arkivsak: Tittel: 8/332 SAKSPROTOKOLL: INTERKOMMUNAL LEGEVAKT FOR KLÆBU, MA... OG TRONDHEIM Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt med tillegg av at ny legevaktsentral trer i kraft fra Kommunestyrets vedtak: Kommunestyret vedtar å inngå interkommunalt samarbeid med Malvik, Melhus og Trondheim kommune om legevakt og legevaktsentral i samsvar med kommunelovens 28a, jf. 28b (administrativt vertskommunesamarbeid). Det forutsettes at ordningen trer i kraft 1.1.9, og ny legevaktsentral fra Prinsippene i framlagte avtaleutkast vedtas som grunnlag for avtalen som skal inngås mellom de fire kommunene. Merkostnadene i forhold til dagens ordning, ca. 4. kr per år, innarbeides i forslag til budsjett for 29 og økonomiplan for perioden Hvis det oppstår endrede rammebetingelser i det interkommunale samarbeidet, må saken legges fram for ny behandling i formannskapet pga. eventuelle endrede økonomiske forutsetninger. Postadresse: Postboks 2 rådmann Besøksadresse: Vikingveien 8 Telefon: Telefax: postmottak@klabu.kommune.no

23 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 46/12 Eva J. Bekkavik 33, &17 12/158-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo Forståelsen av kravet vedr. kommunestyremedlem i KU.pdf einfo vedlegg 1 einfo vedlegg 2 einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget Brev fra IKS er ikke internt Inntil hver tredje elev droppet nasjonale prøver Jeg jobber i kommunen - kan jeg vedta budsjettet Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Norges kommunerevisor forbund, einfo , Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget 2. Norges kommunerevisor forbund, einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget 3. Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark, Kommunal rapports nettavis Fraværet på nasjonale prøver er på det verste helt oppe i 33 prosent, viser nye tall, Kommunal rapports nettavis Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker opp i flere kommuner hver eneste høst. Kommunal rapports nettavis Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 23

24 einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget Av kommuneloven 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane (FMiSF) har i forbindelse med en lovlighetskontroll nylig vurdert forståelsen av denne bestemmelsen, se vedlegg 1. Utgangspunktet for vurderingen var at det kontrollutvalgsmedlemmet som var valgt blant kommunestyrets medlemmer, ble ansatt i Gloppen kommune og dermed ikke lenger var valgbar til kontrollutvalget. Fylkesmannen konkluderte noe overraskende at kravet om kommunestyrepresentasjon i kontrollutvalget ikke er ufravikelig ved suppleringsvalg i valgperioden. Fylkesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) av 1. juli 28 til Fylkesmannen i, se vedlegg 2. Her heter det bl.a.: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget. Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. I sin uttalelse peker FMiSF bl.a. på at «det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd.» Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 24 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

25 Vi er kjent med at Fylkesmannen i en e-post til KRD har bedt om en nærmere utdyping av hva som ligger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få valgt inn et medlem fra kommunestyret. Det foreligger imidlertid ikke noe skriftlig svar fra departementet på denne henvendelsen. Oslo, 2. november 212 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen seniorrådgiver Vedlegg: 1. Brev av 19. oktober 212 fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gloppen kommune 2. Brev av 1. juli 28 fra Kommunal- og regionaldepartementet til Fylkesmannen i 25 2

26 Sakshandsamar: Anne Jorun Myklebust Telefon: E-post: Vår dato Dykkar dato Vår referanse 212/ Dykkar referanse Elektronisk mottakar: Gloppen kommune Førespurnad om lovlegkontroll i sak som gjeld nyval til kontrollutvalet, Gloppen kommune Vi viser til e-post den der SEKOM sekretariat ber om ei vurdering av om val av medlemmar til kontrollutvalet i Gloppen kommune som vart gjort den , er lovleg. Oppsummering: Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Bakgrunnen for førespurnaden om lovlegkontroll er at det ikkje er nokon representantar frå kommunestyret i det nyvalde kontrollutvalet. Fylkesmannen sende brevet frå SEKOM over til kommunen for uttale den Kommunen vart bede om å gjere greie for kva vurderingar som var gjort kring valet av medlemmane til kontrollutvalet. Vi bad om kopi av møtebok og eventuell anna dokumentasjon som er relevant for saka. Kommunen vart også bede om å gje ei oversikt over medlemane i kommunestyret, der det vert opplyst kva som er årsaka til at medlemmane er utelukka frå val til kontrollutvalet. Kommunen svara på førespurnaden i brev den Kommunen seier at alle medlemmane i kommunestyret, unnateke èin representant, sit i formannskapet eller i eitt av dei fem hovudutvala i kommunen. Dei kan derfor ikkje veljast inn i kontrollutvalet. Representanten som ikkje sit i noko utval er kommunalt tilsett og utelukka frå val til kontrollutvalet av den grunn. Saka om nyval har vore oppe i formannskapet fleire gonger i løpet av våren 212, og det har vore arbeidd politisk med å finne ei løysing som kunne oppfylle kravet om kommunerepresentasjon i kontrollutvalet. Dette arbeidet lukkast ikkje, fordi ingen av partia var villige til å seie frå seg medlemsskap i formannskap og/eller i hovudutval, slik at ein representant vart valbar. Kommunen viser også til Kommunal- og regionaldepartementet sitt brev av til Fylkesmannen i Sør Trødelag, der det går fram at kravet om at minst eitt medlem i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, berre gjeld ved konstitueringa av utvalet. Regelverk Lovlegkontroll er regulert i kommunelova 59. Kommunal- og regionaldepartementet har delegert mynde til å gjennomføre lovlegkontroll av kommunale avgjerder til Fylkesmannen, jf. rundskriv H-25/92. Ved lovlegkontrollen tek Fylkesmannen stilling til om innhaldet i ei avgjerd er lovleg, om avgjerda er gjort av nokon som har mynde til å gjere slike avgjerder, og om avgjerda har Hovudkontor Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Telefon: Telefaks: Org.nr Landbruksavdelinga Fjellvegen 11, 68 Førde Postboks 14, 681 Førde 26 Telefon: Telefaks: E-post: fmsfpost@fylkesmannen.no Internett:

27 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 vorte til på ein lovleg måte, jf. 59 nr. 4. Dersom Fylkesmannen ved lovlegkontroll kjem til at eit vedtak er ugyldig, skal vi oppheve det. Det er for den aktuelle avgjerda ikkje sett fram krav om lovlegkontroll etter kommunelova 59 nr. 1. Fylkesmannen kan likevel på eige initiativ ta stilling til avgjerda i saka, slik Fylkesmannen har mynde til etter kommunelova 59 nr. 5. Terskelen for at Fylkesmannen gjer lovlegkontroll på eige initiativ er høg. Fylkesmannen si vurdering Dei nærare føresegnene om samansetning og organisering av kontrollutvalet går fram av kommunelova 77. Det går fram av 77 nr. 1 kontrollutvalet skal veljast av kommunestyret, og at dette myndet ikkje kan delegerast. Det følgjer vidare av kommunelova 35 nr. 4 at val av nemnder skal haldast som avtaleval, med mindre det vert fremja krav om forholdsval. Avtaleval skal vere samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling, jf. kommunelova 38a. Kontrollutvalet i Gloppen kommune vart valt av kommunestyret i møte , sak 47/12. Det går fram av møteboka at valet vart gjort samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling frå formannskapet. Etter dette er det klart at valet er gjort av rett organ, og at valet er gjennomført i tråd med reglane i kommunelova 38a. Det hefter derfor ikkje feil ved kommunen si avgjerd på desse punkta. Spørsmålet er dermed om innhaldet i avgjerda, det vil seie sjølve samansetninga av kontrollutvalet, er lovleg. Etter kommunelova 77 første ledd nr.1 fjerde punktum går det fram at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret. Denne regelen er også understreka i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 2 andre ledd. Kontrollutvalet sin funksjon er mellom anna å medverke til at kommunen når dei måla som er sette, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Kontrollutvalet skal også medverke til å styrke tilliten til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av mislege handlingar og andre uheldige tilhøve. For at kontrollutvalet skal kunne utføre desse oppgåvene på ein god måte, er det viktig med eit godt samspel mellom kommunestyret og kontrollutvalet, og at det vert lagt til rette for ein god dialog og informasjonsutveksling mellom organa. Dette er noko av bakgrunnen for kravet om at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, sidan det vil kunne føre til ein nærare kontakt mellom kommunestyret og kontrollutvalet. Det er derfor eit klart utgangspunkt i lova at det skal minst vere èin representant frå kommunestyret i kontrollutvalet. Regelen er ufråvikeleg ved konstitueringa av kontrollutvalet. Ordlyden og formålet med føresegna tilseier vidare at desse reglane også skal handhevast ved nyval i perioden. I ei tolking av kommunelova 77 nr. 1 som kommunal- og regionaldepartementet har gjeve i brev av , vert det likevel konkludert med at kravet om representasjon frå kommunestyret kan praktiserast lempelegare i slike tilfelle: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. 27

28 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 Denne fråsegna om tolkinga av kommunelova 77 nr.1 er teken med i rundskriv H-2/9. Fylkesmannen legg til grunn at tolkinga gjeld framleis. Vi peiker mellom anna på at det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd. Vedtak Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Med helsing Gunnar O. Hæreid ass.fylkesmann Arnt Erik Nordheim rådgjevar Elektronisk kopi til SEKOM-sekretariat v/ Asgeir Tveit Brevet er elektronisk godkjent 28

29 Aw- KOMMUNAL- DET KONGELIGE OG REGIONALDEPARTEMENT Fylkesmannen i E. C. Dahls gate TRONDHEIM Deres ref Dato Vår ref 8/64-3 SDA Fortolkningsspørsmål vedrørende 11UL28 kommuneloven Vi viser til e-poster av 27. februar 28. Departementet har følgende kommentarer til de spørsmål som reises: Fortolkning av kommuneloven 1 a 1. Er varamedlem til kontrollutvalgutelukket fra valg til kommunestyrekomite? Den klare hovedregelen er at samtlige kommunestyremedlemmer skal sitte i kommunestyrekomiteene, jf. kommuneloven 1 a nr. 2 første punktum. I andre punktum i samme bestemmelse er det imidlertid fastsatt at medlem av kontrollutvalget som sitter i kommunestyret er utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. I forarbeidene til bestemmelsen (Ot.prp. nr. 96 (25-26) side 4) uttaler departementet: "...Komiteene har en sentral posisjon som meningsytringsorgan, og kontrollutvalgsmedlemmer bør ikkeha innflytelse på beslutninger i andre politiske organ. Dette kan talefor at kontrollutvalgsmedlemmer bør være utelukket fra valg til komiteene. " Det er ikke drøftet nærmere hva som ligger i uttrykket "medlemmer ". Vi viser til at loven i andre sammenhenger (for eksempel 77 nr. 1 og 2) uttrykkelig bruker benevnelsen medlemmer og varamedlemmer når det er meningen at begge grupper skal omfattes. Dette kunne tale for å fortolke bestemmelsen i 1 a nr. 2 slik at den kun omfatter faste medlemmer. De hensyn som tilsier at kontrollutvalgsmedlemmer ikke kan være Postadresse: Postboks OSLO Kontoradresse: Dep Akersg. i9 Telefon Org, nr Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler Steinar Dalbakk :3

30 I medlem av kommunestyrekomiteer taler imidlertid for at også varamedlemmer til kontrollutvalget må være utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. Et varamedlem til kontrollutvalget vil kunne bli innkalt til møte i utvalget ved forfall, og kan i praksis også fungere som medlem, for eksempel når det ordinære medlemmet har forfall over en lengre periode. Departementet mener dette tilsier en utvidende tolking av bestemmelsen, slik at heller ikke varamedlem til kontrollutvalget er valgbar til kommunestyrekomiteer. Dette er også løsningen som er valgt i kommuneloven 77 nr. 2 når det gjelder valgbarhet til kontrollutvalget. På denne bakgrunn antar departementet at begrepet medlemmer i kommuneloven 1a nr. 2 annet punktum også omfatter varamedlemmer til kontrollutvalget. 2. Er medlem av kommunestyrekomite utelukket fra å stille til valg til kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 inneholder regler om hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalg. Bestemmelsen må antas å være uttømmende. Kommunestyrekomiteer er ikke nevnt blant de organer hvis medlemmer er utelukket fra valg. Departementet antar derfor at det ikke er i strid med loven om et medlem av en kommunestyrekomite stiller til valg til kontrollutvalget. Det følger imidlertid av kommuneloven 1 a nr. 2, jf. 15 nr. 1, at vedkommende i så fall må tre ut av kommunestyrekomiteen, dersom han/hun skulle bli valgt inn i kontrollutvalget. Fortolkning av kommuneloven 77 nr. 1 Loven 77 nr. 1 fjerde punktum fastsetter at minst ett medlem av kontrollutvalget skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Denne bestemmelsen trådte i kraft 1. november 27. Det var opprinnelig fastsatt at bestemmelsen skulle tre i kraft 1. juli 24, jf kgl.res. av 12. desember 23. Ved kgl.res. av 18. juni 24 ble det imidlertid bestemt at bestemmelsen først skulle tre i kraft når neste kommunevalgperiode startet, hvilket noe upresist er formulert som 1. november 27 i ikrafttredelsesvedtaket. En ren bokstavfortolkning av ikrafttredelsesbestemmelsen kan tilsi at den ikke vil gjelde for de kontrollutvalg som ble valgt innen utgangen av oktober 27. Bakgrunnen for at bestemmelsen ble satt i kraft på et senere tidspunkt, var imidlertid at man ønsket å unngå at kommuner og fylkeskommuner skulle måtte foreta nyvalg av sine kontrollutvalg midt i daværende valgperiode. Det synes således klart at hensikten med utsettelsen var at bestemmelsen skulle ta til å gjelde i forbindelse med konstitueringen av kommunestyre og valg av kommunale nemnder, herunder kontrollutvalg. Departementet antar på denne bakgrunn at bestemmelsen skal komme til anvendelse ved valg av nytt kontrollutvalg for perioden Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår Side2 3

31 I om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperiod Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et ny kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste f å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. Med hilsen -Li11tRNSA Ad Anne Naflstad Lyftin ekspedisjonssjef o (.f.) 1 CjSr'io Jan Morten Sundeid seniorrådgiver Kopi: Fylkesmennene KS Side3 31

32 einfo 12/15 - Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget NKRF har i einfo 1/11 orientert om Kommunal- og regionaldepartementets tolking av kommuneloven (koml.) 78 nr. 7 i brev hit 9. april 21. Vi har ment at den strenge tolkingen som det er gitt uttrykk for der, skaper problemer for revisjonene, bl.a. når revisor deltar i åpne møter i kontrollutvalgene. På denne bakgrunn har vi i brev 2. desember 21 til departementet gjort framlegg om at koml. 78 nr. 7 blir opphevd og erstattet med en ny 78b, bygd på tilsvarende bestemmelser i loven om Riksrevisjonen. Vi har ikke fått svar fra departementet på denne henvendelsen. Departementet har kommet inn på spørsmålet i Prop. 119 L for om Endringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.). Her refererer departementet at noen høringsinstanser har gitt uttrykk for at taushetsplikten innebærer at møtene i kontrollutvalgene må holdes for lukkede dører for at revisjonen skal kunne gi informasjon til kontrollutvalget. Deretter viser det bl.a. til følgende uttalelse i en tidligere proposisjon (Ot.prp. nr. 7 for s. 18): Taushetsplikten gjelder ikke dersom det å gjøre opplysningene kjent, er en del av de oppgavene som revisor skal gjøre. Taushetsplikten vil derfor ikke være til hinder for at revisor rapporterer til og kommuniserer med kommunens kontrollutvalg. Det sies i denne proposisjonen ikke noe om hva som vil være situasjonen dersom kontrollutvalgets møte holdes for åpne dører. Etter å ha sitert det som er nevnt i forrige avsnitt, konkluderer imidlertid departementet omtalen i Prop. 119 L slik: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Så vidt vi kan forstå, mener departementet at dette vil gjelde uavhengig av om framlegget i proposisjonen om åpne møter i kontrollutvalget blir vedtatt. Departementet knytter altså sitt standpunkt til de oppgavene revisor skal gjøre. Vi legger til grunn at disse omfatter å møte i kontrollutvalget og i visse tilfelle å møte i kommunestyret, mens taushetsplikten vil gjelde for møter i andre organer som f. eks. formannskapet. Det er omdiskutert i hvilken grad andre taushetspliktbestemmelser gjelder side om side med taushetspliktbestemmelsen i koml. 78 nr. 7. Inntil det eventuelt måtte bli tatt en avgjørelse i motsatt retning av et kompetent organ, legger vi til grunn at taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 gjelder. Oslo, 6. november 212 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 32 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

33 Brev fra IKS er ikke internt Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark. 1. november 212-1:54 (Oppdatert: 1. november :53 ) Av Vegard Venli NRK Telemark krevde innsyn i et utkast til en granskingsrapport vedrørende Skien lufthavn AS. Rapportutkastet var sendt fra det interkommunale selskapet Telemark kommunerevisjon til Skien kommune for eventuelle kommentarer. Kommunen avslo innsynskravet fra NRK, med henvisning til offentlighetsloven 14: «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidet for si eiga interne saksførebuing». Fylkesmannen i Telemark fastslår at dokumenter aldri kan unntas etter denne bestemmelsen, når de kommer fra et selvstendig rettssubjekt: «Slike skal aldri regnes som del av kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken tilknytning selskapet for øvrig måtte ha til kommunen. Korrespondanse mellom en kommune og et slikt selvstendig rettssubjekt vil aldri kunne holdes utenom innsyn etter offentlighetsloven 14», fastslår Fylkesmannen. To regler om intern saksbehandling Offentlighetsloven inneholder to unntaksbestemmelser som åpner for å hemmeligholde interne dokumenter. Foruten 14 som gjelder organinterne dokumenter, åpner 15 på visse betingelser for å unnta dokumenter som er innhentet utenfra til bruk i kommunens interne saksbehandling. Men heller ikke denne bestemmelsen kunne blitt brukt til å unnta utkastet til revisjonsrapporten som et internt dokument. Begrunnelsen er at kommunerevisjonen, som selvstendig rettssubjekt, ikke er underordnet kommunen administrativt. «Det vil ikke kunne foreligge noe over- eller underordningsforhold mellom en kommune og et selvstendig rettssubjekt», fastslår Fylkesmannen. Dette prinsippet ble understreket med dagens offentlighetslov, som kom i 29. Her fastslås at dokumenter fra eller til en kommunal enhet ikke kan unntas som internt, dersom dokumentet omhandler et område der enheten har selvstendig avgjørelsesmyndighet. 33