Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 12/142 Møtedato/tid: , kl Møtested: Rådhuset Deltagere: Eva Overholt (leder) Eivind Stende Oddrun Husby Jan M. Leinum Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 029/12 030/12 031/12 032/12 033/12 034/12 035/12 036/12 Referatsaker Aktuelle saker fra utvalgene Orientering om status for regnskapsrevisjon 2012 Orientering angående barnevernet Forvaltningsrevisjon - Helhetlig innsats overfor barn og unge - innretning på prosjektet Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget? Møteplan for kontrollutvalget 2013 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjellpå telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

2 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/12 Sverre B. Midthjell /142-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg NKRF einfo Forståelsen av kravet vedr. kommunestyremedlem i KU einfo Vedlegg 1 einfo Vedlegg 2 NKRF einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. E-info fra NKRF : Forståelsen av kravet om kommunestyremedlem i KU 2. E-info fra NKRF : Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget

3 einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget Av kommuneloven 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane (FMiSF) har i forbindelse med en lovlighetskontroll nylig vurdert forståelsen av denne bestemmelsen, se vedlegg 1. Utgangspunktet for vurderingen var at det kontrollutvalgsmedlemmet som var valgt blant kommunestyrets medlemmer, ble ansatt i Gloppen kommune og dermed ikke lenger var valgbar til kontrollutvalget. Fylkesmannen konkluderte noe overraskende at kravet om kommunestyrepresentasjon i kontrollutvalget ikke er ufravikelig ved suppleringsvalg i valgperioden. Fylkesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) av 1. juli 2008 til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, se vedlegg 2. Her heter det bl.a.: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget. Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. I sin uttalelse peker FMiSF bl.a. på at «det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd.» Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets ver dier Postadress e: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

4 Vi er kjent med at Fylkesmannen i en e-post til KRD har bedt om en nærmere utdyping av hva som ligger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få valgt inn et medlem fra kommunestyret. Det foreligger imidlertid ikke noe skriftlig svar fra departementet på denne henvendelsen. Oslo, 2. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen seniorrådgiver Vedlegg: 1. Brev av 19. oktober 2012 fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gloppen kommune 2. Brev av 1. juli 2008 fra Kommunal- og regionaldepartementet til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag 2

5 Sakshandsamar: Anne Jorun Myklebust Telefon: E-post: Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2012/ Dykkar referanse Elektronisk mottakar: Gloppen kommune Førespurnad om lovlegkontroll i sak som gjeld nyval til kontrollutvalet, Gloppen kommune Vi viser til e-post den der SEKOM sekretariat ber om ei vurdering av om val av medlemmar til kontrollutvalet i Gloppen kommune som vart gjort den , er lovleg. Oppsummering: Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Bakgrunnen for førespurnaden om lovlegkontroll er at det ikkje er nokon representantar frå kommunestyret i det nyvalde kontrollutvalet. Fylkesmannen sende brevet frå SEKOM over til kommunen for uttale den Kommunen vart bede om å gjere greie for kva vurderingar som var gjort kring valet av medlemmane til kontrollutvalet. Vi bad om kopi av møtebok og eventuell anna dokumentasjon som er relevant for saka. Kommunen vart også bede om å gje ei oversikt over medlemane i kommunestyret, der det vert opplyst kva som er årsaka til at medlemmane er utelukka frå val til kontrollutvalet. Kommunen svara på førespurnaden i brev den Kommunen seier at alle medlemmane i kommunestyret, unnateke èin representant, sit i formannskapet eller i eitt av dei fem hovudutvala i kommunen. Dei kan derfor ikkje veljast inn i kontrollutvalet. Representanten som ikkje sit i noko utval er kommunalt tilsett og utelukka frå val til kontrollutvalet av den grunn. Saka om nyval har vore oppe i formannskapet fleire gonger i løpet av våren 2012, og det har vore arbeidd politisk med å finne ei løysing som kunne oppfylle kravet om kommunerepresentasjon i kontrollutvalet. Dette arbeidet lukkast ikkje, fordi ingen av partia var villige til å seie frå seg medlemsskap i formannskap og/eller i hovudutval, slik at ein representant vart valbar. Kommunen viser også til Kommunal- og regionaldepartementet sitt brev av til Fylkesmannen i Sør Trødelag, der det går fram at kravet om at minst eitt medlem i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, berre gjeld ved konstitueringa av utvalet. Regelverk Lovlegkontroll er regulert i kommunelova 59. Kommunal- og regionaldepartementet har delegert mynde til å gjennomføre lovlegkontroll av kommunale avgjerder til Fylkesmannen, jf. rundskriv H-25/92. Ved lovlegkontrollen tek Fylkesmannen stilling til om innhaldet i ei avgjerd er lovleg, om avgjerda er gjort av nokon som har mynde til å gjere slike avgjerder, og om avgjerda har Hovudkontor Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Telefon: Telefaks: Org.nr Landbruksavdelinga Fjellvegen 11, 6800 Førde Postboks 14, 6801 Førde Telefon: Telefaks: E-post: fmsfpost@fylkesmannen.no Internett:

6 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 vorte til på ein lovleg måte, jf. 59 nr. 4. Dersom Fylkesmannen ved lovlegkontroll kjem til at eit vedtak er ugyldig, skal vi oppheve det. Det er for den aktuelle avgjerda ikkje sett fram krav om lovlegkontroll etter kommunelova 59 nr. 1. Fylkesmannen kan likevel på eige initiativ ta stilling til avgjerda i saka, slik Fylkesmannen har mynde til etter kommunelova 59 nr. 5. Terskelen for at Fylkesmannen gjer lovlegkontroll på eige initiativ er høg. Fylkesmannen si vurdering Dei nærare føresegnene om samansetning og organisering av kontrollutvalet går fram av kommunelova 77. Det går fram av 77 nr. 1 kontrollutvalet skal veljast av kommunestyret, og at dette myndet ikkje kan delegerast. Det følgjer vidare av kommunelova 35 nr. 4 at val av nemnder skal haldast som avtaleval, med mindre det vert fremja krav om forholdsval. Avtaleval skal vere samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling, jf. kommunelova 38a. Kontrollutvalet i Gloppen kommune vart valt av kommunestyret i møte , sak 47/12. Det går fram av møteboka at valet vart gjort samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling frå formannskapet. Etter dette er det klart at valet er gjort av rett organ, og at valet er gjennomført i tråd med reglane i kommunelova 38a. Det hefter derfor ikkje feil ved kommunen si avgjerd på desse punkta. Spørsmålet er dermed om innhaldet i avgjerda, det vil seie sjølve samansetninga av kontrollutvalet, er lovleg. Etter kommunelova 77 første ledd nr.1 fjerde punktum går det fram at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret. Denne regelen er også understreka i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 2 andre ledd. Kontrollutvalet sin funksjon er mellom anna å medverke til at kommunen når dei måla som er sette, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Kontrollutvalet skal også medverke til å styrke tilliten til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av mislege handlingar og andre uheldige tilhøve. For at kontrollutvalet skal kunne utføre desse oppgåvene på ein god måte, er det viktig med eit godt samspel mellom kommunestyret og kontrollutvalet, og at det vert lagt til rette for ein god dialog og informasjonsutveksling mellom organa. Dette er noko av bakgrunnen for kravet om at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, sidan det vil kunne føre til ein nærare kontakt mellom kommunestyret og kontrollutvalet. Det er derfor eit klart utgangspunkt i lova at det skal minst vere èin representant frå kommunestyret i kontrollutvalet. Regelen er ufråvikeleg ved konstitueringa av kontrollutvalet. Ordlyden og formålet med føresegna tilseier vidare at desse reglane også skal handhevast ved nyval i perioden. I ei tolking av kommunelova 77 nr. 1 som kommunal- og regionaldepartementet har gjeve i brev av , vert det likevel konkludert med at kravet om representasjon frå kommunestyret kan praktiserast lempelegare i slike tilfelle: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden.

7 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 Denne fråsegna om tolkinga av kommunelova 77 nr.1 er teken med i rundskriv H-02/09. Fylkesmannen legg til grunn at tolkinga gjeld framleis. Vi peiker mellom anna på at det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd. Vedtak Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Med helsing Gunnar O. Hæreid ass.fylkesmann Elektronisk kopi til SEKOM-sekretariat v/ Asgeir Tveit Brevet er elektronisk godkjent Arnt Erik Nordheim rådgjevar

8 Aw- KOMMUNAL- DET KONGELIGE OG REGIONALDEPARTEMENT Fylkesmannen i Sør-Trøndelag E. C. Dahls gate TRONDHEIM Deres ref Dato Vår ref 08/640-3 SDA Fortolkningsspørsmål vedrørende 011UL2008 kommuneloven Vi viser til e-poster av 27. februar Departementet har følgende kommentarer til de spørsmål som reises: Fortolkning av kommuneloven 10 a 1. Er varamedlem til kontrollutvalgutelukket fra valg til kommunestyrekomite? Den klare hovedregelen er at samtlige kommunestyremedlemmer skal sitte i kommunestyrekomiteene, jf. kommuneloven 10 a nr. 2 første punktum. I andre punktum i samme bestemmelse er det imidlertid fastsatt at medlem av kontrollutvalget som sitter i kommunestyret er utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. I forarbeidene til bestemmelsen (Ot.prp. nr. 96 ( ) side 40) uttaler departementet: "...Komiteene har en sentral posisjon som meningsytringsorgan, og kontrollutvalgsmedlemmer bør ikkeha innflytelse på beslutninger i andre politiske organ. Dette kan talefor at kontrollutvalgsmedlemmer bør være utelukket fra valg til komiteene. " Det er ikke drøftet nærmere hva som ligger i uttrykket "medlemmer ". Vi viser til at loven i andre sammenhenger (for eksempel 77 nr. 1 og 2) uttrykkelig bruker benevnelsen medlemmer og varamedlemmer når det er meningen at begge grupper skal omfattes. Dette kunne tale for å fortolke bestemmelsen i 10 a nr. 2 slik at den kun omfatter faste medlemmer. De hensyn som tilsier at kontrollutvalgsmedlemmer ikke kan være Postadresse: Postboks OSLO Kontoradresse: Dep Akersg. i9 Telefon Org, nr Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler Steinar Dalbakk :3

9 I medlem av kommunestyrekomiteer taler imidlertid for at også varamedlemmer til kontrollutvalget må være utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. Et varamedlem til kontrollutvalget vil kunne bli innkalt til møte i utvalget ved forfall, og kan i praksis også fungere som medlem, for eksempel når det ordinære medlemmet har forfall over en lengre periode. Departementet mener dette tilsier en utvidende tolking av bestemmelsen, slik at heller ikke varamedlem til kontrollutvalget er valgbar til kommunestyrekomiteer. Dette er også løsningen som er valgt i kommuneloven 77 nr. 2 når det gjelder valgbarhet til kontrollutvalget. På denne bakgrunn antar departementet at begrepet medlemmer i kommuneloven 10a nr. 2 annet punktum også omfatter varamedlemmer til kontrollutvalget. 2. Er medlem av kommunestyrekomite utelukket fra å stille til valg til kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 inneholder regler om hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalg. Bestemmelsen må antas å være uttømmende. Kommunestyrekomiteer er ikke nevnt blant de organer hvis medlemmer er utelukket fra valg. Departementet antar derfor at det ikke er i strid med loven om et medlem av en kommunestyrekomite stiller til valg til kontrollutvalget. Det følger imidlertid av kommuneloven 10 a nr. 2, jf. 15 nr. 1, at vedkommende i så fall må tre ut av kommunestyrekomiteen, dersom han/hun skulle bli valgt inn i kontrollutvalget. Fortolkning av kommuneloven 77 nr. 1 Loven 77 nr. 1 fjerde punktum fastsetter at minst ett medlem av kontrollutvalget skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Denne bestemmelsen trådte i kraft 1. november Det var opprinnelig fastsatt at bestemmelsen skulle tre i kraft 1. juli 2004, jf kgl.res. av 12. desember Ved kgl.res. av 18. juni 2004 ble det imidlertid bestemt at bestemmelsen først skulle tre i kraft når neste kommunevalgperiode startet, hvilket noe upresist er formulert som 1. november 2007 i ikrafttredelsesvedtaket. En ren bokstavfortolkning av ikrafttredelsesbestemmelsen kan tilsi at den ikke vil gjelde for de kontrollutvalg som ble valgt innen utgangen av oktober Bakgrunnen for at bestemmelsen ble satt i kraft på et senere tidspunkt, var imidlertid at man ønsket å unngå at kommuner og fylkeskommuner skulle måtte foreta nyvalg av sine kontrollutvalg midt i daværende valgperiode. Det synes således klart at hensikten med utsettelsen var at bestemmelsen skulle ta til å gjelde i forbindelse med konstitueringen av kommunestyre og valg av kommunale nemnder, herunder kontrollutvalg. Departementet antar på denne bakgrunn at bestemmelsen skal komme til anvendelse ved valg av nytt kontrollutvalg for perioden Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår Side2

10 I om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperiod Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et ny kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste f å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. Med hilsen -Li11tRNSA Ad Anne Naflstad Lyftin ekspedisjonssjef o (.f.) 1 CjSr'io Jan Morten Sundeid seniorrådgiver Kopi: Fylkesmennene KS Side3

11 einfo 12/15 - Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget NKRF har i einfo 10/11 orientert om Kommunal- og regionaldepartementets tolking av kommuneloven (koml.) 78 nr. 7 i brev hit 9. april Vi har ment at den strenge tolkingen som det er gitt uttrykk for der, skaper problemer for revisjonene, bl.a. når revisor deltar i åpne møter i kontrollutvalgene. På denne bakgrunn har vi i brev 20. desember 2010 til departementet gjort framlegg om at koml. 78 nr. 7 blir opphevd og erstattet med en ny 78b, bygd på tilsvarende bestemmelser i loven om Riksrevisjonen. Vi har ikke fått svar fra departementet på denne henvendelsen. Departementet har kommet inn på spørsmålet i Prop. 119 L for om Endringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.). Her refererer departementet at noen høringsinstanser har gitt uttrykk for at taushetsplikten innebærer at møtene i kontrollutvalgene må holdes for lukkede dører for at revisjonen skal kunne gi informasjon til kontrollutvalget. Deretter viser det bl.a. til følgende uttalelse i en tidligere proposisjon (Ot.prp. nr. 70 for s. 108): Taushetsplikten gjelder ikke dersom det å gjøre opplysningene kjent, er en del av de oppgavene som revisor skal gjøre. Taushetsplikten vil derfor ikke være til hinder for at revisor rapporterer til og kommuniserer med kommunens kontrollutvalg. Det sies i denne proposisjonen ikke noe om hva som vil være situasjonen dersom kontrollutvalgets møte holdes for åpne dører. Etter å ha sitert det som er nevnt i forrige avsnitt, konkluderer imidlertid departementet omtalen i Prop. 119 L slik: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Så vidt vi kan forstå, mener departementet at dette vil gjelde uavhengig av om framlegget i proposisjonen om åpne møter i kontrollutvalget blir vedtatt. Departementet knytter altså sitt standpunkt til de oppgavene revisor skal gjøre. Vi legger til grunn at disse omfatter å møte i kontrollutvalget og i visse tilfelle å møte i kommunestyret, mens taushetsplikten vil gjelde for møter i andre organer som f. eks. formannskapet. Det er omdiskutert i hvilken grad andre taushetspliktbestemmelser gjelder side om side med taushetspliktbestemmelsen i koml. 78 nr. 7. Inntil det eventuelt måtte bli tatt en avgjørelse i motsatt retning av et kompetent organ, legger vi til grunn at taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 gjelder. Oslo, 6. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

12 Aktuelle saker fra utvalgene Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/12 Sverre B. Midthjell /142-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjon om aktuelle saker til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende

13 Orientering om status for regnskapsrevisjon 2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/12 Sverre B. Midthjell /76-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisors redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven 77 nr. 4 og kontrollutvalgsforskriften 6 påse at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Som en del av dette plikter utvalget å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med denne kan leses i Kontrollutvalgsboken kapittel 9, ss Revisjon Midt-Norge utfører regnskapsrevisjon på vegne av Skaun kommune. I tillegg til kontroll av det avlagte årsregnskapet skjer dette gjennom en løpende kontroll gjennom året og kontrollhandlinger i tilknytning til fylkeskommunens økonomiske internkontroll. Oppdragsansvarlig revisor Inge Storås fra Revisjon Midt-Norge vil møte og orientere kontrollutvalget om status for arbeidet med regnskapsrevisjon i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å ta revisors redegjørelse til orientering.

14 Orientering angående barnevernet Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 032/12 Sverre B. Midthjell /142-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Skaun kommune har siden 1. januar 2011 deltatt i et interkommunalt samarbeid om barnevern med Orkdal, Agdenes og Meldal kommuner. Barneverntjenesten for alle fire kommuner er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28-1b, et såkalt administrativt vertskommunesamarbeid. Dette innebærer at Orkdal kommune utfører tjenesten på vegne av de øvrige kommunene, gjennom at rådmennene i samarbeidskommunene etter instruks fra kommunestyret har delegert til rådmannen i Orkdal å utføre oppgaven. Rådmannen i Skaun har derfor fortsatt ansvar for å sikre at denne tjenesten ivaretas på en betryggende måte. I følge kommunens nettsider var intensjonen bak samarbeidet ved opprettelsen at det skal sikre Skaun et barnevern med enda bredere kompetanse, sikre stabilitet i tjenestetilbudet, ivareta ansatte ved å unngå nærhet/kjennskap til klienter, rask og effektiv saksbehandling og ha en tjeneste som tilfredsstiller de til enhver tid gjeldene krav. Det har i de siste ukene vært omfattende negativ medieoppmerksomhet rundt utfordringer i barnevernet i Orkdal. Rådmannen har med bakgrunn i dette blitt bedt om å orientere om saken sett fra Skaun kommunes side og om hvordan rådmannen sikrer at Skaun kommune har en betryggende barneverntjeneste. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget om å vurdere eventuell videre oppfølging på bakgrunn av den informasjon som blir gitt i møtet.

15 Forvaltningsrevisjon - Helhetlig innsats overfor barn og unge innretning på prosjektet Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 033/12 Sverre B. Midthjell /134-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget gjorde i forrige møte, i sak 26/12, følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på helhetlig innsats overfor barn og unge, med utgangspunkt i Barne- og ungdomsplan Utvalget ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen 15. mai Revisjonen bes presentere en skisse til innretning på prosjektet i kontrollutvalgets neste møte. Revisor vil i møtet presentere forslag til innretning på prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å vurdere den informasjon som blir gitt i møtet og gi revisor innspill til eventuelle justeringer av innretning.

16 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget? Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 034/12 Sverre B. Midthjell /274-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar å føre sine møter for åpne dører, i medhold av kommunelovens 77 nr. 8. Utvalget vil primært forholde seg til reglene i kommuneloven 31 for eventuell lukking av møter når dette måtte være påkrevd. Sekretariatet bes sørge for at møtene kunngjøres for allmennheten i tråd med praksis for andre utvalg i kommunen. Saksutredning Kommuneloven 77 nr. 8 lyder: 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 gjelder tilsvarende. Slik det fremgår her er lovens hovedregel at kontrollutvalgets møter, til unntak fra andre politiske møter i kommunen, er lukkede med mindre utvalget selv vedtar noe annet. I sak 28/12 i kontrollutvalgets forrige møte, ble sekretariatet bedt om å legge frem en sak om eventuell åpning av kontrollutvalgets møter. Bakgrunn I 1993 trådte Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) i kraft. Med denne innføringen ble det samtidig stilt krav om opprettelse av folkevalgte kontrollutvalg. Kontrollutvalgene skulle, på vegne av kommunestyre/fylkesting, føre tilsyn med den løpende forvaltningen og påse at den skjedde på en økonomisk betryggende måte. Ved siden av kommunestyre/fylkesting og formannskap/fylkesutvalg er dette det eneste utvalget som er lovpålagt, og må derfor anses som å være gitt en betydelig rolle. En styrket egenkontroll var i tråd med politiske føringer for økt kommunalt selvstyre, og mindre statlig kontroll. Oppgaver og økonomiske ressurser er overført fra statlig til kommunalt hold, og fulgt av krav om forsterket kontroll for å påse at ressursene ble forvaltet på en betryggende måte. Blant annet var oppfølging av vedtak og bestemmelser en sentral oppgave for kontrollapparatet. Et annet forhold som forsterket begrunnelsene for styrket egenkontroll var innbyggernes antatt økende bekymring for effektivitet og riktige avgjørelser omkring fordeling av goder og byrder. I denne rollen ble kontrollutvalgene pålagt oppgaven som en slags garantist overfor både statlig hold og kommunens/fylkeskommunens innbyggere.

17 Enda en funksjon for kontrollutvalgene var å evaluere kommunens virksomhet. I en tid hvor stadig flere kommuner/fylkeskommuner innførte styring etter bestiller-utfører-modellen skulle kontrollapparatets virksomhet bidra til læring og bedre styring. I forskriftene tilhørende kommuneloven av 1992 (FOR ) var kontrollutvalgene pålagt å holde møtene sine for lukkede dører. Denne bestemmelsen var en konsekvens av de spesielle oppgavene som ble lagt til kontrollutvalget, og et unntak fra den generelle bestemmelsen om at møter i kommunale/fylkeskommunale organer som hovedregel skal være åpne. I tillegg til medlemmene i utvalget, ble ordfører/fylkesordfører og revisor gitt møte- og talerett. Det har i de senere tiårene vært en utvikling mot stadig større krav til åpenhet i offentlig forvaltning. Allerede med offentlighetsloven i 1970 kom bestemmelsene om at et hvert forvaltningsorgan plikter å vurdere om dokumenter helt eller delvis likevel bør gjøres kjent, selv om de etter loven kan unntas for offentlighet meroffentlighetsprinsippet. Ulike sider ved offentlighet i forvaltningen ble igjen tatt opp i St.meld. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Denne meldingen ble lagt frem som et grunnlag for drøfting av offentlighetsprinsippet og behov for økt åpenhet i forvaltningen. I den nye offentleglova av 2006, understrekes betydningen av å etterleve offentlighetsprinsippet ytterligere. Prinsippene om allmennhetens innsyn i forvaltningen er forsterket gjennom de siste årene, og regnes i dag som et grunnleggende demokratisk prinsipp. Forhold som likevel kontinuerlig er til stede i samfunnsdebatten er hvem som bør omfattes av offentlighetsprinsippet, og hvilke hensyn som bør ligge til grunn for de unntak som skal gjøres. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. I KRD-rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 1 foreslår utvalget i sin tilrådning nummer 8 at kommunelovens 77 nr 8 bør endres slik at kontrollutvalgets møter som hovedregel skal være åpne. Regjeringen har i etterkant av dette lagt frem stortingsproposisjon 119 L ( )2, der 77 nr. 8 foreslås fjernet, noe som etter all sannsynlighet vil få Stortingets tilslutning. Kontrollutvalget vil da bli underlagt hovedregelen i kommuneloven 31, om at alle møter i utgangspunktet skal være åpne. Det er enda ikke kjent når denne regelen vil tre i kraft, men utvalget står fritt til selv å vedta å holde sine møter åpne før dette tidspunktet. Ulike aspekter ved åpne og lukkede møter Synlighet En ønsket effekt av å synliggjøre utvalgets virksomhet er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og for at kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av virksomhetsstyringen. Økt tilgang på informasjon om utvalgets arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og kommunal virksomhet for øvrig. Åpne møter innebærer åpenhet både for allmennheten, kommunens ansatte og andre

18 folkevalgte. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt utvalget holder møtene sine for åpne dører andre informasjonskanaler kan være vel så viktige. Tilgjengeligheten og signaleffektene som vises utad ved eventuell overgang til åpne møter vil imidlertid være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum kan være tilstede for å overhøre forhandlingene og deretter referere fra dem. Mulighetene for økt debatt om utvalgets saker er dermed til stede. Det er grunn til å anta at media i større eller mindre grad vil benytte anledningen til å overvære møter for å få informasjon om konkrete saker av interesse, til bruk i nyhetsoppslag. Legitimitet En av målsettingene med kontroll- og tilsynsarbeidet er å bidra til å styrke allmennhetens tillit til den kommunale forvaltningen. Ved å åpne utvalgets møter vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelige for den som måtte ønske det. Gjennom mulighet til å delta på møtene gis den/de som måtte ha betenkeligheter omkring utvalgets uavhengighet økt mulighet for å observere direkte. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et inntrykk av en åpenhet basert på at utvalget har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. Media gis også styrket mulighet til å oppfylle sin rolle som vaktbikkje, gjennom at de har anledning til selv å observere hvordan kommunens egne kontrollorganer følger opp saker. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres en forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. Rettssikkerhet Åpne møter i et kontrollorgan kan også til en viss grad sies å være et spørsmål om rettssikkerhet. Selv om man tilstreber en skriftlig saksbehandling der flest mulig av sakens relevante argumenter nedfelles i saksdokumentene vil det som regel være slik at diskusjonen i utvalget er av vesentlig betydning for beslutningen, og at nye opplysninger og argumenter kan dukke opp i møtene. At den saken gjelder har rett til å være til stede og dermed kunne oppnå innsyn i dette kan sies å være med på å styrke den enkelte innbygger og ansattes rettssikkerhet. Fri debatt med tilhørere til stede Et argument som blir brukt mot åpne møter er at det kan være til hinder for nødvendig åpenhet i en del diskusjoner. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker hevdes det imidlertid at offentlig tilstedeværelse kan legge bånd på utvalgets medlemmer i forhold til hvilke argumenter og opplysninger som legges på bordet. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at utvalget selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke unødig påvirkes av at det kan være tilhørere tilstede. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet hviler det på utvalget selv, særlig ved leder, å reise spørsmål om lukking av dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. Særlig når pressen velger å være til stede kan det for enkelte oppleves som ubehagelig at man kan bli direkte sitert i et møte, og at man dermed må være mer bevisst på hvordan man

19 ordlegger seg i en diskusjon. Det bør imidlertid vurderes hvorvidt dette hensynet skal veie tyngre enn offentlighetens rett til innsyn i den offentlige saksbehandlingen. Erfaringer fra de kontrollutvalgene som har åpne møter i dag, for eksempel fra Sør-Trøndelag fylkeskommune, tilsier ikke at man kan forvente et stort innrykk fra offentligheten. De som oftest benytter denne retten er fylkeskommunens egne ansatte i relevante saker, som vanligvis uansett ville bli gitt anledning til å møte. Aktiv informasjon om møter Utgangspunktet for å foreta en overgang fra lukkede til åpne møter må være en intensjon om at saker som behandles av kontrollutvalget skal synliggjøres i større grad enn pr. i dag. Ved å fatte et vedtak om å åpne dørene forplikter utvalget seg samtidig til å aktivt informere om møtene sine. Bestemmelsen i kommuneloven 32 nr, 3 sier at Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Hva som er hensiktsmessig blir et skjønnsspørsmål, men det vil i dette tilfellet være naturlig å benytte de samme kanaler som brukes i forbindelse med øvrige møter i de folkevalgte organene i kommunen. Det skal også legges til rette for at forhandlingene skal kunne tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn (kommuneloven 31 nr. 2), under forutsetning av at det ikke forstyrrer behandlingen av saker. Eventuell lukking av møter som er åpne Som tidligere påpekt er kontrollutvalgets møter etter kommuneloven 77 nr. 8 som hovedregel lukkede. Forarbeidene til lovparagrafen påpeker også at dette gjelder for den enkelte sak. Det må derfor være slik at selv om kontrollutvalget vedtar at forhandlingene på generelt grunnlag skal føres for åpne dører, kan kontrollutvalget selv, når det selv ønsker, vedta noe annet for den enkelte sak. Dersom kontrollutvalget vedtar å åpne møtene bør imidlertid kontrollutvalget være bevisst på de forventninger til åpenhet man skaper. Dersom allmennheten og pressen får en forventning om at møtet skal være åpent kan det skape reaksjoner dersom kontrollutvalget lukker møtene uten å forholde seg til de regler som ellers gjelder. Selv om kontrollutvalget har anledning til å lukke møtene igjen med hjemmel i kommuneloven 77 nr. 8, bør utvalget vurdere om det er hensiktsmessig å forholde seg til de regler som gjelder for øvrige politiske organer, gitt i kommuneloven Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Kontrollutvalget er uansett underlagt de to skal-reglene i nr. 2 og 3. Nr. 2 vil for kontrollutvalgets del som regel dreie seg om taushetsplikt etter fovaltningsloven 13. Her er opplysninger om noens personlige forhold, det som er mest relevant. I tillegg kan det i enkelte tilfeller dreie seg om forretningsmessige forhold som kan ha betydning for en aktørs

20 konkurransesituasjon, for eksempel enkelte detaljopplysninger i anbudsdokumenter. Begge typer taushetsbelagte opplysninger behandles relativt sjeldent i kontrollutvalget. Dersom utvalget velger å forholde seg til disse reglene vil det være nr. 4 og 5 over som begrenser når utvalget selv kan velge å lukke møtet uten å være pålagt det. Nr. 4 dreier seg om personverninteresser, og går videre enn taushetsplikten. Det er likevel slik at det skal dreie seg om om tilfeller der personvernet krever dette. Det vil normalt sett bety at det er rimelig klart at en privatperson kan bli skadelidende av en offentlig behandling, og at dette hensynet må veie tyngre enn hensynet til offentlighet. Vær imidlertid oppmerksom på at lukkede møter ikke automatisk medfører noen taushetsplikt om det som blir sagt. Tilsvarende kan møtet lukkes etter nr. 5 dersom tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og opplysninger som kommer frem kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova. Dette kan for eksempel dreie seg om orientering om hvordan kommunen stiller seg i en forhandlingssituasjon eller rettssak, der opplysningene kan vesentlig skade kommunens posisjon i forhandlingene dersom de blir offentlige. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Møteoffentlighet i folkevalgte organer er et viktig demokratisk prinsipp, der kontrollutvalgene har et særlig unntak. Det synes nå klart at dette unntaket vil bli fjernet fra kommuneloven, men det er uklart når dette vil iverksettes. Ved å åpne møtene for allmennheten økes mulighetene for innsyn og engasjement, for enkeltpersoner og media. Dette kan styrke tilliten til at kommunens virksomhet er underlagt god kontroll og at politiske vedtak blir fattet ut fra forsvarlige beslutningsgrunnlag og fulgt opp administrativt. Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning at disse hensynene bør veie tyngre enn de eventuelle ulempene ved åpne møter. Den erfaring kontrollutvalgssekretariatet sitter på fra andre kontrollutvalg tilsier også at åpne møter i kontrollutvalgene sjelden er problematisk. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget å vedta å føre sine forhandlinger for åpne dører. Sekretariatet anbefaler også at kontrollutvalget, av hensyn til den forventning som skapes om at møtene skal være åpne, velger å forholde seg til reglene i kommuneloven 31 ved eventuell lukking av møtene dersom åpne møter vedtas som hovedregel.

21 Møteplan for kontrollutvalget 2013 Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/12 Sverre B. Midthjell /274-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2013: 12. februar 23. april 4. juni 17. september 19. november 17. desember Møter avholdes normalt kl 0900 Saksutredning Kontrollutvalget har etablert en praksis med 6 møter årlig. Dette viser seg å være hensiktsmessig i forhold til kontrollutvalgets saksmengde. I tillegg til kontrollutvalgets møter er det noen andre arrangementer det kan være relevant for kontrollutvalgets medlemmer å delta på. I 2012 har kontrollutvalget brukt å ha møter på tirsdager kl 9. Forslaget til plan er satt opp med dette som utgangspunkt. I tillegg er planen forsøkt tilpasset til forslaget til datoer for kommunestyret for å passe med eventuelle saker som skal fremmes for kommunestyret. I denne tabellen vises en oversikt over forslag til mulige møtedatoer og andre relevante arrangement og datoer: Måned KU-møte Januar Februar 12. Mars April Mai Juni Juli August September 1 Kst.1 Annet 14. NKRF KU-konf: Vinterferie: Påske: apr FKT-konferanse: (Gardermoen) Kommunestyrets møtedatoer er enda ikke vedtatt. Datoene i denne oversikten er foreløpige.

22 Oktober November Desember KonSek-samling 12. Oversikt over saker Under følger en gjennomgang av saker til behandling som vil ha konsekvens for møteplanene. Dette må anses som tentative planer som naturlig er mer usikre jo lenger fram i tid man beveger seg. Kontrollutvalget har tidligere uttrykt ønske om større innslag av generelle orienteringer om områder for å bli kjent med kommunens virksomhet. I oversikten nedenfor er det lagt inn aktuelle forslag til slike. Oversikt over saker til behandling 12. februar Avtaler om forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon 2013 Årsmelding for kontrollutvalget 2012 Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Forslag til generell orientering: Styringssystem 23. april Regnskap juni Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2012 Rapport fra forvaltningsrevisjon om helhetlig innsats overfor barn og unge Forslag til generell orientering: Nav 17. september Budsjett for kontrollutvalget 2014 Bestilling av forvaltningsrevisjon Forslag til generell orientering: Besøk i en barnehage 19. november Status for regnskapsrevisjon 2013 Forslag til generell orientering: Driftskontoret (vei, vann, avløp, renhold av kommunale bygg) 17. desember Møteplan for 2014 Forslag til generell orientering: Rossvollheimen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger med dette fram forslag til møteplan. Det er rom for å gjøre justeringer i planen dersom kontrollutvalget ønsker dette.

23 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell /142-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato Saksnr 036/12