Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Årlig melding Skien

Transkript

1 Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Årlig melding 2016 Skien

2 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 3 1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Mål for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS i Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte 5 2. SAMMENDRAG Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering 6 DEL II: RAPPORTERINGER 7 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP Overordnede styringsbudskap Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Internkontroll og risikostyring Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper Utredning vedrørende omdanning fra ansvarlig selskap (ANS) til helseforetak (HF) Regjeringens eierskapspolitikk Nasjonal helse- og sykehusplan Deltakelse i utviklingsarbeid Pasientsikkerhet Lærings- og forbedringstiltak Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Videre arbeid med prosjekt Mine pasientreiser Ny organisering av pasientreiseområdet Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Aktivitet i Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat Innføring av nøytral merverdiavgift Økonomisk langtidsplan Utarbeidelse av regnskap 12 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Status og utfordringer for investeringsområder PLANER FOR UTVIKLINGEN 15 2

3 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. INNLEDNING 1.1. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver og organisering Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) er et nasjonalt selskap, etablert 11. mai 2009 og lokalisert i Skien. Selskapet er eid av de fire regionale helseforetakene (RHF-ene). Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF eier 20 prosent hver i selskapet, mens Helse Sør-Øst RHF eier 40 prosent. Pasientreiser ANS var i full drift fra 1. desember 2009 og samarbeider i dag med 18 lokale pasientreisekontor i hele landet som er underlagt sine respektive helseforetak. Selskapet er et faglig kompetansesenter som yter juridisk bistand og opplæring, og bidrar til harmonisering av regelverk og praksis i forvaltningen av pasientreiser på nasjonalt nivå. Selskapet er etablert for å oppfylle de regionale helseforetakenes «sørge for»-ansvar på området pasientreiser. Selskapet har ansvar for teknologiutvikling og systemforvaltning av reiser med og uten rekvisisjon, er en service- og støttefunksjon, ivaretar administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver og transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for helseforetakene. Tilsettingsforhold Pr er det 79,5 ansatte i selskapet, hvorav fire av stillingene er selvfinansierende. Disse fire årsverkene er knyttet til bistand til saksbehandling, som i sin helhet dekkes av helseforetak som benytter denne tjenesten. For å sikre ivaretakelsen av selskapets oppgaver i perioder med stor saksinngang, herunder saksbehandlingsbistand til pasientreisekontorene, baserer man seg på innleie av ekstra ressurser for bistand til basisoppgavene. Fra 2011 til 2015 var det en nedgang i antall årsverk. Samtidig har det vært en vesentlig utvidelse av oppgaveportefølje og selskapet har utviklet seg fra en ren driftsorganisasjon, til en organisasjon som er mer teknologidrevet og prosjektbasert. I 2016 er bemanningen midlertidig økt iht plan relatert til innføring av ny løsning for reiser uten rekvisisjon Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Pasientreiser ANS visjon er å skape gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. De overordnede verdiene for spesialisthelsetjenesten er kvalitet, respekt og trygghet. Pasientreiser ANS baserer seg på de nasjonale verdiene, samt selskapets egne verdier som er engasjert, imøtekommende og pålitelig. De grunnleggende verdiene skal prege kulturen i virksomheten og selskapets virke skal i alle sammenhenger være basert på disse Mål for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS i 2016 Styret vedtok i april 2015 ny strategiplan for perioden , som avløste tidligere plan for Gjeldende plan fastslår at strategiske mål for selskapet skal ha utgangspunkt i følgende fire overordnede perspektiver: Brukerperspektivet, kundeperspektivet, effektiv drift og offentlige føringer. Det er videre definert tre strategiske målbilder for hvert av områdene reiser med rekvisisjon og reiser uten rekvisisjon. 3

4 Strategiske målbilder for reiser med rekvisisjon Optimalisert og kostnadseffektiv pasienttransport Komplett og effektiv oppgjørskontroll Digital brukermedvirkning og effektiv godkjennings-/bestillingsløsning for rekvirent I tråd med målbildene er ulike tiltak iverksatt innenfor området reiser med rekvisisjon. Gjennom prosjektene Samkjøring og alternativ bestillerløsning og Oppgjørskontroll vil helseforetakene få forbedret mulighetene til å effektivisere denne tjenesten vesentlig. Prosjekt Oppgjørskontroll er fullført, og helseforetakene kan ta dette i bruk. Prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning er planlagt implementert i løpet av første halvår 2017, og gevinstuttaket vil skje i helseforetakene. Strategiske målbilder for reiser uten rekvisisjon Digitalt førstevalg for pasient Likebehandling av pasient Kostnadseffektiv administrasjon Det er iverksatt flere tiltak innenfor området, hvorav prosjektet Mine pasientreiser er det klart største og viktigste. Innføring av ny løsning for pasientreiser uten rekvisisjon skjedde 1. oktober 2016, og vil gi helseforetakene og Pasientreiser ANS store effektiviseringsgevinster. Frem til 1. april 2017 gjelder ny og gammel ordning side ved side som følge av foreldelsesregler for søknad om refusjon. Dette gir en kostnadsmessig pukkeleffekt i denne perioden. Deretter må man forvente at gevinstuttak vil skje. Det første hele året med kun den nye løsningen vil være De fire RHF-styrene har vedtatt at virksomheten tilknyttet reiser uten rekvisisjon skal foregå ved Pasientreiser ANS og fire regionale enheter. Det skal fremlegges en plan for overføring av disse enhetene til Pasientreiser ANS innen ett år etter at ny løsning er i drift. Styret for selskapet har fått ansvar for prosessen og har bedt om å få planen utarbeidet innen juni Viktige forutsetninger og suksesskriterier For å realisere de strategiske målbildene er man avhengig av å lykkes også med andre sentrale områder. Det er definert i alt fem områder med systematisk oppfølging: Ledelse og omstilling, prosjektgjennomføring og gevinstrealisering, nettverk og samarbeidsarenaer, tilgjengelig styringsinformasjon og leveranser i henhold til SLA. Også for disse områdene er det definert egne tiltak for å nå målene Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Styret for Pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp. Internkontroll Systemer for internkontroll er etablert. Det foretas årlig en strukturert gjennomgang på utvalgte områder av selskapets portefølje, med utgangspunkt i plan vedtatt av styret. Internt i selskapet gjennomføres systematiske gjennomganger per avdeling med bakgrunn i den vedtatte planen. Det er også etablert styringssystemer for selskapets virksomhet i tråd med lovgivning og oppgaver selskapet er tillagt. Høsten 2014 ble det anskaffet et elektronisk internkontrollsystem som ble implementert i I 2016 har det vært gjennomført ytterligere tiltak for å heve kvaliteten i systemet. Styret har vedtatt at det to ganger per år skal gjennomføres en helhetlig risikovurdering i selskapet. Dette er fulgt opp ved at saker fremmes for styret i april og i oktober med oppdatert risikovurdering inklusiv tiltaksplan. I forkant av fremleggelsen av styresakene om risiko, 4

5 gjennomføres ledelsens gjennomgang i ledergruppen. De øvrige elementene av intern styring og kontroll er også en del av selskapets halvårlige prosedyrer for ledelsens gjennomgang. Også i 2016 ble det gjennomført en samlet risikovurdering av hele pasientreiseområdet med bakgrunn i internrevisjonsrapporten fra 2013, der helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS ble gjennomgått. Metodikk og mal for risikovurderingen er basert på lik mal hos Pasientreiser ANS, helseforetakene og de regionale helseforetakene. Risikoområdene som er vurdert tar derfor utgangspunkt i relevante krav i lover, forskrifter og avtaler. Disse inneholder ufravikelige krav, og vil derfor utgjøre et minimum av hvilke områder som bør risikovurderes. Samarbeidsforum (SF), som er etablert for å ivareta oppfølging av tjenesteleveranseavtalen (SLA) mellom de regionale helseforetakene og selskapet, ba i tillegg om at økonomiske misligheter skulle vurderes særskilt. Risikoene ble vurdert lokalt ved pasientreisekontorene og i Pasientreiser ANS. Skisserte tiltak og oppfølgingen av disse gjøres innen respektive ansvarsområder. Risikoene og skisserte tiltak er styrebehandlet. Innsyn og internrevisjon Innsyn og internrevisjon er utdypet i kapittel Medvirkning fra brukere og ansatte Det nasjonale brukerpanelet for pasientreiseområdet, bestående av representanter fra sentrale brukerorganisasjoner, som Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon, Samarbeidsforumet av funksjonshemmedes organisasjoner, Landsforeningen for hjerte- og lungesyke og Pensjonistforbundet, avholder årlig minimum fire møter. Det gjennomføres også telefonmøter ved behov. Brukerpanelet bidrar p en god måte til rådgivning og forankring av nye løsninger og utvikling av området. Brukerorganisasjonenes representanter har førstehåndskunnskap om hvordan ordningen fungerer i praksis, og er derfor en viktig samarbeidspartner for å lykkes med utviklingen av tjenestene. Brukerpanelet har vært referansegruppe for prosjekt Mine pasientreiser og har bidratt aktivt i utvikling og test av den nye løsningen. Det avholdes årlig fire faste møter i Arbeidsmiljøutvalget og Samarbeidsutvalget. Arbeidsmiljøutvalget arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø i selskapet. Utvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeid, og behandler spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjenesten. I tillegg drøftes jevnlig saker med de tillitsvalgte, som også inviteres til å være med i utvalg som utvikler interne rutiner og retningslinjer. To ganger i året gjennomføres en medarbeiderundersøkelse, der resultatene brukes aktivt for å ivareta og forbedre arbeidsmiljøet. Gjennomgående har undersøkelsen svært gode resultater. I selskapets styre er to av medlemmene valgt av og blant de ansatte i Pasientreiser ANS. 2. SAMMENDRAG 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Gjennom et strukturert arbeid har man i 2016 videreført den positive trenden med god stabilitet og ytelse i IKT-systemene innenfor pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS har som systemeier for PRO og NISSY prioritert dette arbeidet høyt, blant annet gjennom utvikling av samarbeid med tjenesteleverandørene for de ulike systemene. Helse Sør-Øst RHF fikk gjennom foretaksprotokoll fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i oppdrag å lede arbeidet med utvikling av ny løsning for pasientreiser uten rekvisisjon på vegne av de regionale helseforetakene i henhold til brev datert 13. februar Pasientreiser ANS ble bedt om å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet har preget 5

6 virksomheten i selskapet også i Store ressurser er lagt ned og en rekke ansatte har vært involvert. Prosjektet ble fullført og det ble lagt til rette for oppstart av ny løsning fra 1. oktober 2016 iht plan. Ny modell med digitaliserte løsninger vil føre til reduksjon av omfang i oppgaver og tilhørende bemanningsreduksjoner i Styret vedtok i desember 2015 å anbefale RHF-ene å gå inn for en løsning med én nasjonal juridisk enhet og fire regionale enheter, der de sistnevnte senere skal virksomhetoverdras til den nasjonale enheten (Pasientreiser ANS). AD-møtet behandler saken 25. januar 2016, før endelig behandling skjer gjennom felles styresak til RHFstyrene. Videreutvikling av området reiser med rekvisisjon er et sentralt element i vedtatt strategiplan for selskapet. I 2014 ble det igangsatt prosjektarbeider relatert til samkjøring av pasienter og forenklet oppgjørskontroll fra transportører. Dette er prosjekter som er etterspurt av landets pasientreisekontor, og prosjektene er videreført i Selskapet har også i 2016 utført tjenesteleveranser i henhold til vedtatt SLA-avtale. To halvårige driftsmøter er avholdt med kundene (helseforetakene) og avtalepartnerne (RHF-ene) uten vesentlige anmerkninger til leverte tjenester. Et eksempel på leveranse er selskapets systemeieransvar for systemene PRO (reiser uten rekvisisjon) og NISSY (reiser med rekvisisjon). Siste SLA periode viser oppetid innenfor avtalte mål for begge systemene. Tilfredshetsundersøkelsen fra selskapets kunder viser også veldig høy score på stabilitet for NISSY og PRO. Selskapet vil for 2016 levere et foreløpig akkumulert regnskap for ordinær drift og tilleggstjenester på 175,5 millioner kroner. Dette er et foreløpig overskudd på 22,8 millioner kroner, hvor av 21,8 millioner kroner er et begrenset resultatkrav for å sluttfinansiere nye teknologiske lønninger i prosjektene Mine pasientreiser, samkjøring og oppgjørskontroll. Samhandling med representanter for RHF-ene i kundelinjen gjennom Samarbeidsforum og med representanter for pasientreisekontorene via etablerte samhandlingsarenaer har fungert godt i Det er blant annet etablert faste, regionvise dialogmøter mellom lederne for pasientreisekontorene, representanter fra respektive RHF og Pasientreiser ANS Evaluering av egen virksomhet og organisering Pasientreiser ANS har siden oppstarten i 2009 jobbet kontinuerlig med optimalisering av prosesser internt og eksternt for å bidra til gevinstrealisering og måloppnåelse. Selskapet har utviklet seg fra å være en ren driftsorientert organisasjon med hovedvekt på transaksjonstunge tjenester, til en organisasjon med en vesentlig prosjektportefølje og et teknologisk utviklingsmiljø. Selskapet leverer godt i henhold til SLA, samtidig som systemutvikling og prosjektporteføljen ivaretas. Gjennom innføring av prosjekt Mine pasientreiser fra har selskapet fått oppgaven med å digitalisere alle reiser uten rekvisisjon. I tillegg har Pasientreiser ANS systemeieransvar for nasjonale systemer som brukes på pasientreiseområdet, økt ansvar for regelverk og opplæring (personvern og databehandleransvar) og ansvar for nasjonalt avvikssenter (spesialsaker). Ansvaret for administrativ beredskapspost for tilleggstjenester, egenandelsinnrapportering, ansvar for analyse og rapportering, og styringsinformasjon på pasientreiseområdet er også tillagt selskapet. 6

7 DEL II: RAPPORTERINGER 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP 3.1. Overordnede styringsbudskap Gjeldende planverk for selskapet baserer seg blant annet på styrende dokumenter og eiernes strategiske føringer. Dette prinsippet vil bli videreført ved revisjon av selskapets strategiplan per april Fokus på utvikling av pasientens helsevesen innenfor pasientreiseområdet, standardisering av arbeidsprosesser støttet av hensiktsmessige IKT-løsninger, samordning og samhandling, mulige stordriftsfordeler og utnytting av fellesløsninger vil stå sentralt i selskapets videre planleggingsarbeid Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Internkontroll og risikostyring Internkontroll følges opp løpende i selskapet og som en del av ledelsens halvårige gjennomgang. Plan for gjennomgang av internkontroll, og resultater av arbeidet, legges frem for styret halvårlig. Det gjennomføres fortløpende interne gjennomganger av områder etter behov og med basis i risikovurdering av internkontrollen i selskapet. Styret behandlet risikovurdering for selskapet i april og i oktober Plan for internkontroll 2016 og rapport om området for 2015 ble styrebehandlet i januar Det er etablert en tverrfaglig gruppe i Pasientreiser ANS dedikert til arbeid med internkontroll og risikostyring. Det gjennomføres systematiske gjennomganger per avdeling. Videreutvikling av styringssystemet er et prioritert område i selskapet. Høsten 2014 ble det anskaffet et elektronisk internkontrollsystem (TQM). Målet med anskaffelsen var å øke kvaliteten i dokumenthåndtering, risikovurdering, hendelsesbehandling og aktivitetsplanlegging i selskapet. Systemet ble gradvis implementert i løpet av 2015, og i 2016 har det vært fokus på å øke kvaliteten i systemet ytterligere. Implementeringen av TQM har medført en forsterket kvalitetssikring av at intern styring og kontroll er tilfredsstillende ivaretatt. En viktig forbedring av virksomhetsstyringen i 2016 er knyttet til beredskap. I tråd med oppdragsdokumentet for 2015 ble beredskapssystemet HelseCIM anskaffet, og systemet har gradvis blitt implementert i løpet av Systemet skal primært brukes til å sikre god styring, informasjonsflyt og dokumentasjon i beredskapssituasjoner. I 2016 har det vært fokus på å bruke HelseCIM internt i selskapet, men systemet vil i fremtiden også brukes til dialog og samspill med eksterne kunder og leverandører. Prosjektene Mine pasientreiser, Oppgjørskontroll og Samkjøring og alternativ bestillerløsning vil medføre omstillinger knyttet til teknologi og organisering, og risiko knyttet til dette blir belyst i prosjektene. Det er gjennomført en særskilt risikovurdering og tilhørende oppfølgingstiltak i forbindelse med ny organisering i Innsyn og internrevisjon Styret har vedtatt plan for internrevisjon i selskapet for 2016, og denne er gjennomført i henhold til plan av selskapets internrevisor, som er internrevisjonen i Helse Sør-Øst. Ledelsen gjennomgår aktuelle revisjonsrapporter. 7

8 I 2016 er det gjennomført en internrevisjon i selskapet. Formålet med revisjonen har vært å vurdere tilstanden for intern styring og kontroll på de områder som ble revidert i 2013 og 2014, for å bekrefte at gjennomførte tiltak virker som forutsatt. Hovedkonklusjonen på revisjonen var at: «Styrets vedtatte tiltak er tilfredsstillende fulgt opp. Pasientreiser ANS har etablert et hensiktsmessig system for oppfølging av interne revisjonsrapporter og systemet er en integrert del av intern styring og kontroll i Pasientreiser ANS. Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen.» Det Norske Veritas Certification AS har i 2016 gjennomgått miljøstyringssystemet i Pasientreiser ANS for å bekrefte at selskapet tilfredsstiller kravene i ISO 14001:2004. Det ble ikke gitt anmerkinger på dagens standard, verken avvik, observasjoner eller forbedringsforslag. Revisjonen påpekte likevel områder som bør justeres før selskapet skal sertifiseres etter ny standard i Disse anbefalingene dannet grunnlaget for en handlingsplan for å sikre at kravene vil ivaretas i kommende år. Det har ikke vært eksterne tilsyn utover dette De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper Dialog er etablert med sekretariatet for eierstyringsgruppen. Gruppen møtte representanter for Pasientreiser ANS Pasientreiser ANS vil følge opp aktiviteter og milepæler slik det legges opp til i mottatt årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper. Selskapet vil tilpasse sine egne rutiner og milepæler i forhold til dette Utredning vedrørende omdanning fra ansvarlig selskap (ANS) til helseforetak (HF) Pasientreiser ANS har vurdert og gitt innspill på kostnader og andre mulige konsekvenser av en omdanning til helseforetak innen fastsatt frist 1. juni RHF-styrene vedtok høsten 2016 at Pasientreiser ANS skal omdannes til helseforetak (HF) og at navnet på det nye foretaket blir Pasientreiser HF. Stiftelsesdokumenter for det nye foretaket forelegges for RHF-styrene tidlig i Regjeringens eierskapspolitikk Det er i samarbeid med tillitsvalgte utarbeidet lønnspolitiske retningslinjer for selskapet. Et eget avsnitt omhandler lederlønninger, hvor det refereres til Meld. St. 13 ( ) om Aktivt eierskap. Det er også presisert at lønnsbetingelsene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Lønnsoppgjøret for ledere ble i 2016 moderat. Oppdragsdokumentet fastslår at det skal utarbeides en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Utgangspunktet er bestemmelser i allmennaksjeloven og regnskapsloven om godtgjøring til ledende ansatte. Pasientreiser ANS har fra og med regnskapsåret 2012 i note i årsregnskapet rapportert på lønn og andre vilkår for administrerende direktør og ledergruppen. For å ivareta forsvarlige vilkår for ansatte hos leverandører, er det fast rutine hos Pasientreiser ANS å kreve egenerklæringer knyttet til HMS, samt lønns- og arbeidsvilkår i samtlige anskaffelser. Leverandører som ikke leverer slike erklæringer blir avvist og får ikke mulighet til å delta i anskaffelsen. Det er etablert rutine for ledelsens gjennomgang to ganger per år hvor temaene i Eierskapsmeldingen er en del av gjennomgangen. Aktuelle temaer behandles også fortløpende i ledergruppen i selskapet. 8

9 Nasjonal helse- og sykehusplan Styret er gjort kjent med innholdet i dette punktet Deltakelse i utviklingsarbeid Pasientreiser ANS skal ifølge oppdragsdokumentet delta i utviklingsarbeid gitt i oppdrag til Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet, etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. I løpet av 2016 er Pasientreiser ANS ikke invitert til å delta i slikt arbeid Pasientsikkerhet Koordinering Pasientsikkerhet vurderes i ulike sammenhenger, primært behandlingsmessig men også i tilstøtende prosesser som f eks pasientreiser med rekvisisjon. Også i forhold til datasikkerhet og informasjonsbehandling vil dette være sentralt. Pasientreiser fokuserer i likhet med RHF-ene på flere sider av pasientsikkerheten. Gjennom ny løsning for reiser uten rekvisisjon jobber Pasientreiser ANS med informasjonsflyt for å sikre overføring av pasientens opplysninger gjennom integrasjoner og oppslag i andre system i helsetjenesten. Den nye elektroniske løsningen gir pasienten en bedre oversikt over egne forhold, noe som medvirker til bedre kvalitetssikring. Pasientenes sikkerhet og fokus på likebehandling står sentralt, og i den nye løsningen er en stor del av saksbehandlingen automatisert og manuelle prosesser redusert. Dette vil bidra til økt kvalitet og likebehandling i saksbehandlingen Det er innført forbedrede, standardiserte prosesser som representerer kvalitetsfremmende elementer i informasjonsbehandlingen. Egenandeler og frikortbeløp rapporteres til Helfo i stadig større grad elektronisk, for en høyest mulig kvalitet på rapporteringen. Implementeringen av prosjektet Oppgjørskontroll bidrar til økt kvalitet i data som benyttes i rapporteringen. Personvern Som databehandlingsansvarlig for enkelt- og direkteoppgjørsregisteret jobber Pasientreiser ANS systematisk med å verne om pasientens personopplysninger. Databehandleravtaler følges opp gjennom internkontroll og overvåking i rapporteringssystemet Radar. Etablerte rutiner sikrer oppfølging av eventuelt avdekkede avvik eller hendelser. Helseforetakene er som databehandlere bl.a. ansvarlig for omlegging av rutiner og opplæring Lærings- og forbedringstiltak Pasientreiser ANS jobber systematisk på flere områder med lærings- og forbedringstiltak. Selskapet har et internkontrollsystem hvor dokumenter, hendelser og risiko blir håndtert. I tillegg bruker selskapet metoder som kontinuerlig forbedring (KF) og interne og eksterne evalueringer i forbedringsarbeidet. Selskapet har en egen sikkerhetsgruppe som behandler områder innen sikkerhet både for selskapets ansatte, kunder og brukere. Selskapet bruker bedriftshelsetjeneste, tillitsvalgte og verneombud aktivt i prosesser som omhandler forbedringer og utvikling Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Det er ikke tilsatt nye ledere i selskapet i Kvinnelige ledere er prioritert i forhold til videreutdanning i

10 Videre arbeid med prosjekt Mine pasientreiser Styringsgruppen godkjente sluttrapport 30. november 2016, og prosjektets leveranser er overlevert linjen. Etter lanseringen av den nye løsningen 1. oktober 2016 tilbys en enklere og mer tilgjengelig løsning for brukerne, samtidig som det er behov for langt færre manuelle operasjoner i saksbehandlingen. Prosjektets leveranser er, sammen med nytt regelverk, resultatet av et forbedringsarbeid som har pågått siden Det vurderes at prosjektets leveranser hovedsakelig samsvarer med mandat og formål gitt i prosjektdirektivet. Det vurderes derfor at prosjektet har lagt til rette for at man kan nå de overordnede effektmålene for prosjektet, og at disse vil støtte opp under en ønsket utvikling innenfor pasientreiseområdet: En enklere og mer tilgjengelig løsning Størst mulig grad av kvalitet og likebehandling i saksbehandlingen Kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon Prosjektet Mine pasientreiser har også gitt selskapet erfaringer og økt kompetanse, som vil ha stor verdi for pasientreiseområdet i fremtidige prosjekt. De fire nye, regionale pasientreisekontorene og Pasientreiser ANS er mottakere av prosjektet. Regionene har vært ansvarlige for å motta prosjektet og sikre tilpasning av egen bemanning, og det er etablert egne regionale mottaksprosjekt i to av regionene. Overføring fra prosjektet til linjen startet med teknisk løsning fra og med 1. oktober 2016, og pågikk frem til prosjektavslutning 30. november Prosjektet vurderer at implementering er gjennomført i henhold til planen, og at organisasjonene var klare ved oppstart 1. oktober Ny organisering av pasientreiseområdet Felles RHF-styresak våren 2016 la premissene for å etablere en juridisk enhet med ansvar for reiser uten rekvisisjon. De fire regionale enhetene skal slås sammen med Pasientreiser ANS, kfr omtalen under pkt Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Instruksen er blitt integrert i selskapets internkontrollsystem. Finansiering av pågående prosjekter er godkjent av styret. Fremtidige investeringer vil gjennomføres i tråd med instruksen Aktivitet i 2016 Aktivitetskrav for 2016 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale med vedlegg mellom Pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler med mer. Tjenesteleveransene, vedlegg 1til SLA, er revidert og oppdatert i 2016, grunnet innføring av nye systemløsninger i løpet av året. Tjenesteleveransene måles i henhold til inngått SLA-avtale. Halvårlige driftsmøter med regionale helseforetak og helseforetak er avholdt i juni og desember uten vesentlige anmerkninger fra kundene. Målinger foretatt i 2016 viser stabile og forutsigbare tjenester fra Pasientreiser ANS. Dette gjenspeiles også via tilfredshetsundersøkelsen fra selskapets kunder. Undersøkelsen fra siste periode viser en gjennomsnittlig score på 4,3 på en skala fra 1 til 5 (hvor 5 er beste score). Det er utviklet ni styringsindikatorer for at styret i Pasientreiser ANS skal kunne følge opp at selskapet når sine sentrale målsettinger. Det rapporteres fast på disse månedlig og halvårlig. 10

11 Tabellen under viser måloppnåelsen for styringsindikatorene i Tabell 3: Akkumulert resultat styringsindikatorer for 2016 Finansiering eiernes bevilgning for 2016 Selskapet er tildelt en inntektsramme på 171,25 MNOK i oppdragsdokumentet for I tillegg er selskapet tildelt en lånefinansiering til Mine pasientreiser på 71,3 MNOK av AD-møtet. Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord Basisrammefinansiering Lånefinansiering Som følge av endret mva.status for perioden har selskapet i 2016 fått tilbakebetalt merverdiavgift fra Skatt-Sør. Som følge av dette er xx52,4 MNOK tilbakeført til de regionale helseforetakene og helseforetakene Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt Helse Nord Tilbakebetalt merverdiavgift Tabell: Tall i hele tusen

12 3.4. Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat Selskapet vil for 2016 levere et foreløpig akkumulert regnskap for ordinær drift og tilleggstjenester på 175,5 millioner kroner. Dette er et foreløpig overskudd på 22,8 millioner kroner, hvor av 21,8 millioner kroner er et begrenset resultatkrav for å sluttfinansiere nye teknologiske lønninger i prosjektene Mine pasientreiser, samkjøring og oppgjørskontroll. Regnskap 2016 Ordinær drift Tilleggstjenester Foreløpig årsregnskap Inntekter Kostnader Driftsresultat Netto finansinntekter Resultat etter finansinntekter Tabell: Foreløpig resultat per Tall i hele Innføring av nøytral merverdiavgift Selskapets planlegging i 2016 har hensyntatt at nøytral moms vil bli innført fra 2017 i henhold til nytt regelverk. Budsjettet for 2017 er korrigert for den nye ordningen med nøytralisering av merverdiavgift Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan for perioden ble behandlet i styret 6.april 2016 og deretter oversendt til regionale helseforetakene iht. oversendt mal og innenfor tidsfristen. Eiernes tilbakemelding på selskapets inntektsrammer og finansieringsmodell for 2017 ble først mottatt medio desember 2016, det medførte at budsjett 2017 først kunne styrebehandles ultimo januar Utarbeidelse av regnskap Pasientreiser ANS sitt foreløpige regnskap for 2016 følger som eget vedlegg ble oversendt postmottak ved de regionale og sekretariatene innen fristen 20.januar

13 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 5. UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER De siste årenes vekst i pasientbehandling har så langt ikke medført tilsvarende økning i den samlede pasienttransporten. Det totale antall pasientreiser er rimelig stabilt, men det er en nedgang i reiser uten rekvisisjon (de billigste reisene). Reiser med rekvisisjon, som koster helseforetakene mest, øker. Samlede kostnader for pasientreiseområdet vil i 2016 ligge på i overkant av 2,6 mrd kr, og det har de siste årene vært en økning på 3-4 % pr år, en økning som altså ville vært større dersom antall pasientreiser hadde økt i samme grad som samlet behandlingsaktivitet. Selskapets strategiplan, fokuserer på utvikling av pasientreiseområdet. Strategiplanen er basert på styrende dokumenter fra de regionale helseforetakene, herunder det årlige oppdragsdokumentet, overgang til nye behandlingsformer, samhandlingsreformen, demografi og krav til digitalisering i offentlig sektor. Nasjonal helse- og sykehusplan viser blant annet til forventet markert økning i antall behandlinger de kommende år, som følge av sterk økning i befolkningen over 70 år. Denne aldersgruppen er også store brukere av pasientreiser med rekvisisjon. Den nye strategiplanen som skal vedtas i april 2017 vil måtte ta hensyn til disse forholdene. Fortsatt vektlegging av satsing på standardiserte løsninger og digitalisering for å bedre kvalitet og effektivitet i det samlede tjenestetilbudet innenfor pasientreiseområdet bør være blant elementene i planen. Området reiser uten rekvisisjon vil iht vedtak i felles RHFstyresak være samlet i ett, juridisk område i løpet av et år. Dette tiltaket skal bidra til ytterligere gevinstrealisering knyttet til pasienttilfredshet og likebehandling, samt kostnadseffektivisering. I løpet av de kommende årene bør vurderes om endret organisering av den øvrige delen av pasientreiseområdet kan ha tilsvarende potensiale blir et nytt år preget av omstilling for Pasientreiser ANS. Iverksetting av ny løsning for reiser uten rekvisisjon fører til endringer i oppgaver og organisering for selskapet og for pasientreisekontorene. Gjennom felles RHF-styresak våren 2016 ble grunnlaget for ny organisering av området pasientreiser uten rekvisisjon vedtatt. Fra dekkes dette tjenesteområdet av Pasientreiser ANS og fire regionale kontor tilknyttet hvert sitt helseforetak. Innen ett år etter at ny løsning er i full drift skal plan for å virksomhetsoverdra disse fire kontorene til Pasientreiser ANS fremlegges for selskapets styre. Det er styret som gjennom RHFenes vedtak har fått ansvar for prosessen med å samle de nevnte aktørene i en juridisk enhet. Innenfor området reiser med rekvisisjon er prosjekt Oppgjørskontroll implementert i Et annet prosjekt innenfor dette området er Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Implementeringen vil her skje regionvis med oppstart i løpet av 1. halvår Prosjektene legger bl.a. opp til at man gjennom de nye løsningene tar i bruk standardisere prosesser og felles løsninger som ledd i videre effektivisering av tjenesteområdet. I tillegg er det fra eier varslet omlegging av styringen av de felleseide selskapene. Omleggingen er påbegynt gjennom 2016 og forventes å få full virkning for de felleseide selskapene inklusiv Pasientreiser ANS i løpet av Utover dette besluttet de fire RHF-styrene i desember 2016 med at Pasientreiser ANS skal omdannes til helseforetak i Faglig utvikling Det ligger et potensial for større gevinstuttak ved strategisk utvikling av teknologien, med fokus på å se pasienten som en viktig ressurs, tilrettelegge for digital samhandling mellom aktørene, nasjonale standardiserte løsninger, gjenbruk og kontinuerlig fokus på smidig utvikling og gjennomføring. 13

14 Pasientreiser ANS er nå inne i en prosess der selskapet i større grad enn tidligere fokuserer på sitt ansvar relatert til forvaltning og utvikling av IKT-løsninger for pasientreiseområdet. De nærmeste årene vil fokus være på bl.a. å kunne tilby hyppige og raske forbedringer av systemene til det beste for kunde og bruker. I kommende planperiode vil selvbetjeningsløsninger for pasient være en sentral del av tjenestene som planlegges utviklet. Pasienter som ønsker å benytte selvbetjeningsløsninger, for eksempel innenfor reiser med rekvisisjon, vil i større grad kunne involveres og bli ansett som en aktiv part i fremtidige prosesser. Det legges også opp til standardisering av prosesser innenfor pasientreiseområdet der nye teknologiske muligheter vil bidra til effektivisering og kvalitetsheving av tjenesten. Et annet viktig virkemiddel for å nå målet om hyppige endringer eller forbedringer er å sikre eierskap til løsningene (kildekoden) som utvikles for Pasientreiser ANS. Dette gjør at forvaltning og videreutvikling av systemene ikke er bundet til en enkelt leverandør, og at Pasientreiser ANS selv kan prioritere og styre videre utvikling av systemene i henhold til kundenes og brukernes behov. Pasientreiser ANS har også innført smidig utviklingsmetodikk for å sikre profesjonalitet og høy gjennomføringsevne for utvikling av systemene. Videre digitalisering av samfunnet vil trolig påvirke reisemønsteret for pasientene i fremtiden. Man vil trolig se forenklede behandlingsformer der pasienten selv kan være aktiv, eventuelt også uten nødvendigvis å måtte reise til behandlingsstedet. Nye transportløsninger som f eks Nabobil og Uber kan komme til å påvirke løsninger også mht pasienttransport Forventet økonomisk utvikling Selskapet har på oppdrag av eierne gjennomførtinvesteringer i nye teknologiske løsninger med vekt på digitalisering og automatisering av prosesser. Prosjektene er gjennomført bl.a. på bakgrunn av et betydelig potensiale for forenkling for pasienter og kostnadseffektivisering for eier. En videreutvikling av løsningene vil være i tråd med brukernes krav og forventninger og åpne for ytterligere effektivisering. Selskapets evne til selv å bære nye, større investeringer er imidlertid vanskeliggjort gjennom endret finansieringsmodellen for Selskapets langsiktige finansielle evne til å utvikle løsningene er halvert i forhold til budsjettinnspill Selskapet har i liten grad hatt muligheten til å gi innspill på ny modell. Ny modell stiller store krav til prioritering, men øker samtidig risikoen for at løsningene ikke kan utvikles i tråd med brukernes krav og forventning og dermed redusert gevinstrealisering. Momenter i vurderingen: 1. Redusert kontantstrøm til investeringer fra 2017: o AD-møtet besluttet i desember 2016 ny finansieringsmodell gjeldende fra Den innebærer betydelig reduserte bevilgninger til videre forbedringer av nyutviklet teknologi fra 2017 samt at overskudd fra bl.a. egne driftsforbedringer skal returneres til eierne. o Utvikling av ny teknologi i prosjekt Mine pasientreiser har påført selskapet en samlet lånegjeld på 71,3 MNOK og en årlig avdragsbetaling på 11,9 MNOK fra Dette reduserer selskapets kontantstrøm til vedlikeholdsinvesteringer. 2. Selskapet har fått tilført nye store oppgaver fra Mine pasientreiser med helårsvirkning fra 2017 og det er stor usikkerhet første driftsår knyttet til de nye oppgavenes omfang og ressursbehov. Finansieringsmodellen pålegger selskapet all risiko ved ev. merkostnader, mens mindreforbruk/overskudd returneres eier. 14

15 Fra 2018 er det planlagt at selskapet skal få overdratt virksomhetene fra de regionale enhetene for reiser uten rekvisisjon fra fire helseforetak. For selskapets driftsøkonomi og bæreevne er det sentralt at finansieringen fra 2018 dekker de overførte oppgavenes omfang og krav til leveranser inkl. risiko Personell- og kompetansebehov Pasientreiser ANS legger stor vekt på å ha personell med riktig kompetanse knyttet til selskapets mål, strategiplan og oppgaver. Ved at man de seneste årene har hatt større fokus på utvikling av IKT-løsninger er Teknologi- og prosjektkompetanse vil også være viktig for å skape det nødvendige utviklingsmiljøet selskapet trenger for å nå fremtidige utviklingsmål. Pasientreiser ANS har over tid rekruttert bemanning med kompetanse tilsvarende selskapets utfordringsbilde. I takt med endrede og utvidede oppgaver har behovet også for medarbeidere med ulik bakgrunn endret seg. Selskapet ønsker å utvikle kompetansen til medarbeiderne, og arbeider systematisk med dette. Det gjennomføres jevnlig kartlegging av kompetansebehov i selskapet og utviklingssamtaler holdes med alle medarbeidere. Økt satsing på teknologiutvikling har medført at behovet for relevant kompetanse innenfor dette feltet prioritert. Pr i dag anses dette som godt dekket. Omlegging av driftsrelaterte oppgaver innen reiser uten rekvisisjon har medført behov for ny opplæring og kompetanseheving hos medarbeiderne, noe som er gjennomført iht planer for dette. Endringen i selskapets oppgaveportefølje vil bidra til en ytterligere dreining mot utvikling av kompetansemiljøer innenfor flere områder, samtidig som personell knyttet til transaksjonstunge tjenester reduseres. Innleie benyttes når det er behov for midlertidig arbeidskraft. På den måten er organisasjonen fleksibel og til enhver tid bemannet for de oppgaver selskapet skal utføre. I de tilfeller hvor selskapet vil ha behov for å styrke sin kompetanse, vurderes rekrutteringsgrunnlag i regionen å være godt innen aktuelle fagområder. Pasientreiser ANS har som målsetting å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og dette er et fokusområde i rekrutteringsprosesser. Det er et mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning, og å rekruttere personer med ulik etnisk bakgrunn. Selskapet er en IA-bedrift og vil følge de nasjonale retningslinjene for videreføring av en IA-avtale for kommende periode 5.4. Status og utfordringer for investeringsområder Selskapets tre store prosjekter avsluttes i løpet av 2016/2017 og et omfattende arbeid fra 2016 med å implementere nye arbeidsprosesser og teknologi på pasientreiseområdet fortsetter. I budsjett 2017 foreslås nye investeringstiltak med en ramme på 18,1 MNOK hovedsakelig relatert til tilpasning, videreutvikling og vedlikehold av systemene. 6. PLANER FOR UTVIKLINGEN Pasienten forventer enkle, rettferdige og gode tjenester fra det offentlige. Det betinger at pasientreiser må tilrettelegge for at tjenestene er digitale, brukervennlige, sikre og tilgjengelige til enhver tid, samt at pasienter som selv ønsker det blir en aktiv part i prosessene. Dette betyr at pasientens behov skal ivaretas under utvikling av tjenestene og relevant informasjon skal følge pasienten. For pasientreiseområdet blir det sentralt at videre utvikling bidrar til at pasienten møter en felles og enhetlig tjeneste som er integrert i pasientforløpet. Pasientreiseområdet er et område med et høyt antall brukere. Innenfor reiser med rekvisisjon er det årlig ca 4,2 mill pasientkontakter målt i antall utstedte rekvisisjoner. I tillegg søkes det årlig om refusjon fra pasienter for egne reiseutgifter til ca 4,3 mill reiser. De seneste årene har det 15

16 vært en nedgang i reiser uten rekvisisjon, som er rimeligst for helseforetakene, mens det registreres økt antall reiser med rekvisisjon, som er de mest kostbare. Implementering av prosjekt Mine pasientreiser fra forventes å gi markante gevinster innenfor området reiser uten rekvisisjon. Gjennom utvikling av mer standardiserte løsninger, større grad av samordning og utvidet bruk av teknologiske løsninger burde det ligge til rette for effektivisering også av området reiser med rekvisisjon. RHF-styrene har vedtatt ny organisatorisk løsning for området pasientreiser uten rekvisisjon etter implementering av Mine pasientreiser. Som ledd i den nye løsningen har man gått bort fra modellen der 12 pasientreisekontor sammen med Pasientreiser ANS forestod behandlingen av saker innen dette området. De 12 er nå redusert til ett kontor pr region. Det fremgår av RHFstyresaken at man innen ett år etter at ny løsning er i full drift skal utarbeide en plan for å virksomhetsoverdra disse fire kontorene til Pasientreiser ANS. Selskapets styre har fått ansvar for prosessen og har bedt om å få seg forelagt en slik plan innen juni. Prosessen med virksomhetsoverdragelsen vil stå sentralt for selskapet kommende år. Sammen med dette vil implementering av prosjekt Samkjøring i 2017 bli viktig for Pasientreiser ANS. For allerede implementerte prosjekt vil 2017 være første år der man kan påregne gevinstuttak. Mine pasientreiser legger opp til dette både i helseforetakene og i Pasientreiser ANS. For prosjekt Oppgjørskontroll og prosjekt Samkjøring er det ved helseforetakene at gevinstuttak skal skje og sistnevnte prosjekt vil først få helårsvirkning fra Fra Helse- og omsorgsdepartementet er kommet signaler om at man vurderer å utrede nærmere hvorvidt finansieringsansvaret for pasientreiser i tilknytning til primærhelsetjenesten skal overføres til kommunene. Med et fokus på utvikling av pasientens helsetjeneste også mht pasientreiser, vil det være sentralt at pasienten fortsatt skal ha kun en instans å forholde seg til, uavhengig av om reisen gjelder behandling i 1. eller 2. linjetjenesten eller er med eller uten rekvisisjon. Det bør tilstrebes å unngå en fragmentering av en helhetlig ordning som kan komplisere pasientenes hverdag ved en evt omlegging av finansieringsansvaret. Ved revisjon av strategiplanen vil sentrale føringer om forenkling, valgfrihet for pasient, standardisering av arbeidsprosesser og standardisert opplæring til brukere oppdateres og ajourføres. Videre vil digitalisering bli viktig som middel for å realisere nye, reviderte målsettinger innenfor selskapets ansvarsområde. Her kan spesielt nevnes forenkling for rekvirentene, som er den instans som genererer kostnader for reiser med rekvisisjon. Pasientreiser ANS vil ta initiativ til at man i samarbeid med de regionale helseforetakene utreder mulige effektiviserings- og kvalitetsfremmende tiltak innenfor området reiser med rekvisisjon. Nåværende strategiplan legger opp til at man skal vurdere når det vil være riktig tidspunkt for å arbeide videre med løsninger som skal gi digital brukermedvirkning og effektiv godkjennings/ bestillingsløsning for rekvirent. Resultatet av arbeidet fremlegges for styret og i rapporteringssammenheng for eier med sikte på eventuell gjennomføring fra Gjennom de omtalte prosjektene som er implementert eller under implementering, vil helseforetakene få grunnlag for kostnadseffektivisering og gevinstrealisering innenfor pasientreiseområdet. For å fortsette denne positive utviklingen er det viktig for selskapet fortsatt å ha rom og rammer for investeringer for ytterligere effektivisering og kvalitetsheving via teknologisk utvikling. For å sikre optimalisering av de effekter prosjektene som er implementert, eller under implementering gir, er det likeledes av stor betydning med en forutsigbar finansieringsmodell for selskapet. Varslet omlegging av modellen skaper usikkerhet omkring de ambisjoner som bl.a. vedtatt strategiplan og oppdragsdokument 2016 legger til grunn. Det heter f eks i sistnevnte dokument at selskapet skal.. sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Skal man fortsatt ha mulighet til dette må finansieringsmodellen understøtte det videre arbeidet med kostnadseffektiviserende tiltak og prosjekt. 16

17 Økonomiske rammevilkår er viktig for en effektiv utvikling av tjenestetilbudet. Budsjettarbeidet i Pasientreiser ANS baseres på forutsetninger fra eier og styret gjennom strategiplan, oppdragsdokument og budsjettpremisser, samt direktørens føringer for hvordan selskapets utfordringer skal møtes. Budsjettmodellen som har vært fulgt til nå har bidratt til forutsigbarhet og en langsiktig, bærekraftig økonomisk utvikling som også har muliggjort viktige investeringer. Investeringene bidrar igjen til kostnadseffektivisering og gevinstrealisering i selskapet, men primært i helseforetakene. Gjennom budsjettprosessen og det budsjettet som vedtas, er det et mål å skape forutsigbarhet innenfor pasientreiseområdet. 17