EFO/NELFO Ordrebekreftelse versjon 3.0

Transkript

1 EFO/NELFO Ordrebekreftelse versjon 3.0 Rev.: Datafilen er en tekstfil med 3 posttyper, med variabel postlengde. Merk at det er flere ulike posttyper for linjepostene. Tegnsett skal være Windows ANSI (CP 1252) eller ISO Poster skilles med tegnene for CR+LF (retur+linjeskift). Som feltseparator benyttes semikolon (;). Felter med udefinert verdi, eller felter som ikke er i bruk, fylles ikke ut. Det skal skrives feltseparator for samtlige felt. Semikolon tillates ikke benyttet som vanlig tegn i noen av feltene i ordrebekreftelsesfilen. Filformatet administreres av NELFO og Elektroforeningen (EFO). Kontaktperson NELFO Thor Nilsen NELFO Postboks 5467 Majorstua 0305 OSLO Tlf. sentralbord: Tlf. direkte: Faks.: E-post: thorn@nelfo.no Kontaktperson EFO Per Chr. Myhrvold Elektroforeningen Drammensveien 30 Postboks 2864 Solli 0230 OSLO Tlf.: Fax: E-post: per.chr.myhrvold@efo.no E-Nobk30, rev: Side 1 av 6

2 Posttype OH - Ordrebekreftelse Hodepost Felt- Feltnavn nr. Maks. feltlengde Ant. Des. Må / Kan Kommentarer 1 PostType 2 A - M Alltid OH=Ordrebekreftelse Hodepost 2 Format 8 A - M Alltid 'EFONELFO' 3 Versjon 3 A - M Versjonsnummer på format X.Y. Alltid lik '3.0' 4 SelgersID 14 A - M Selgers foretaksnummer, eks: 'NO MVA' 5 KjøpersID 14 A - M Kjøpers foretaksnummer, eks: 'NO MVA' 6 BestNr 10 A - K Kjøpers bestillingsnummer. Må fylles ut dersom det er fylt ut på 7 KundeNr 10 A - M Kjøpers kundenummer, oppgitt av selger KOrdNr 10 A - K Kjøpers ordrenummer. Må fylles ut dersom det er fylt ut på 8 9 KundAvd 10 A - K Kjøpers kunde id., oppgitt av kjøper. For å skille avdelinger eller forskjellige kundekonti hos kjøper. 10 ProsjektNr 10 A - K Kjøpers prosjektnummer. Må fylles ut dersom det er fylt ut på 11 SOrdNr 10 A - K Selgers ordrenummer. 12 KLager 10 A - K Kjøpers lager. Det lager varene bestilles til. Må fylles ut dersom det er fylt ut på 13 EksternRef 10 A - K Referanse, oppgitt av kjøper. For eksempel bestillingsnr fra håndholdt enhet. Må fylles ut dersom det er fylt ut på tilhørende bestilling. 14 KjøpersRef 25 A - K Kjøpers referanse. Må fylles ut dersom det er fylt ut på tilhørende bestilling. 15 SelgersRef 25 A - K Selgers referanse. 16 Merket 25 A - K Etikettmerking. 17 Transportmåte 25 A - K Informasjon om valgt transportmåte. 18 Melding 25 A - K Melding til transportør 19 LevDato 8 N 0 K Bekreftet leveringsdato. Format: ÅÅÅÅMMDD. 20 BestOpp 2 A - K Kode for bestillingens opprinnelse. Se beskrivelse av bestilling for lovlige verdier. 21 LFirmaNavn 35 A - K Varemottagers navn 22 LAdr1 35 A - K Varemottagers adresse1 23 LAdr2 35 A - K Varemottagers adresse2 24 LPostNr 9 A - K Varemottagers postnummer 25 LPostSted 35 A - K Varemottagers poststed 26 LLandK 2 A - K Varemottagers landkode, jfr ISO Eks: "NO"=Norge 27 KFirmaNavn 35 A - K Kjøpers navn 28 KAdr1 35 A - K Kjøpers adresse1 29 KAdr2 35 A - K Kjøpers adresse2 30 KPostNr 9 A - K Kjøpers postnummer 31 KPostSted 35 A - K Kjøpers poststed 32 KLandK 2 A - K Kjøpers landkode, jfr ISO Eks: "NO"=Norge 33 FFirmaNavn 35 A - K Fakturamottagers navn 34 FAdr1 35 A - K Fakturamottagers adresse1 35 FAdr2 35 A - K Fakturamottagers adresse2 36 FPostNr 9 A - K Fakturamottagers postnummer 37 FPostSted 35 A - K Fakturamottagers poststed 38 FLandK 2 A - K Fakturamottagers landkode, jfr ISO Eks: "NO"=Norge E-Nobk30, rev: Side 2 av 6

3 39 SFirmaNavn 35 A - K Selgers firmanavn 40 SAdr1 35 A - K Selgers adresse1 41 SAdr2 35 A - K Selgers adresse2 42 SPostNr 9 A - K Selgers postnummer. 43 SPostSted 35 A - K Selgers poststed. 44 SLandK 2 A - K Selgers landkode, jfr ISO Eks: "NO"=Norge 45 Valuta 3 A - K Valutakode jfr. ISO Eks: "NOK"=Norske kroner. E-Nobk30, rev: Side 3 av 6

4 Posttype OL - Ordrebekreftelse Linjepost Felt- Feltnavn nr. Maks. feltlengde Ant. Des. Må / Kan Kommentarer 1 PostType 2 A - M Alltid OL = Ordrebekreftelse varelinjepost 2 LinjeNrBe 4 N 0 K Referanse til linjenummer på bestilling. 3 VareMrk 1 N 0 M 0=Ukjent, 1=Elnummer, 2=EAN, 3=Produsentens varenr, 4=NRF nummer, 9=Tilleggsvare (se kommentarseksjon). 4 VareNr 14 A - M Produktnummer. (Se VareMrk). 5 VaBetg 30 A - M Varetekst - fakturatekst. 6 TeknBesk 25 A - K Teknisk beskrivelse. 7 Ant 9 N 2 M Bestilt antall. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 8 Lev 9 N 2 M Leveres antall. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 9 Rest 9 N 2 M Antall i rest. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 10 PrisEnhet 1 N 0 M Se beskrivelse i varefilen. 11 KVareNr 25 A - K Kjøpers varenummer. 12 LevDato 8 N 0 K Bekreftet leveringsdato for varelinjen. Må fylles ut når leveringsdato for linjen avviker fra ordrens leveringsdato (se hodepost). Format: ÅÅÅÅMMDD. 13 RLevDato 8 N 0 K Dato for levering av rest. Må fylles ut ved restleveranse. Format: ÅÅÅÅMMDD. 14 EnhetsPris 10 N 2 K EnhetsPris. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 15 Rab1P 4 N 2 K Rabattsats i prosent av oppgitt enhetspris. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. Eks. '1550' for 15,50% rabatt. 16 Rab1Bel 11 N 2 K Rabatt i beløp. (Se Rab1P). Oppgis uten desimaltegn. 17 Rab2P 4 N 2 K Rabattsats i prosent. Beregningsgrunnlag er brutto linjesum fraktrukket "Rab1Bel". 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 18 Rab2Bel 11 N 2 K Rabatt i beløp. (Se Rab2P). Oppgis uten desimaltegn. 19 TilleggP 4 N 2 K Tillegg i prosent. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. 20 TilleggBel 11 N 2 K Tilleggsbeløp. (Se TilleggP). Oppgis uten desimaltegn. 21 AvgiftP 4 N 2 K Avgift i prosent. 2 desimaler. Oppgis uten desimaltegn. Eks. Miljøavgift.. 22 AvgiftBel 11 N 2 K Avgiftsbeløp. (Se AvgiftP). Oppgis uten desimaltegn. 23 Beløp 11 N 2 K Netto varelinjebeløp inkl. rabatter og tillegg. 24 KjøpersRef 25 A - K Som KjøpersRef i hodeposten, eller avvikende referanse dersom varelinjen skal til en annen ordre enn den som er angitt i hodeposten. 25 SLager 10 A - K Selgers lager. Det lager varene vil bli levert fra. 26 Kontering 16 N 0 K Bestillers konteringsbegrep. Må fylles ut dersom det er fylt ut på Posttype OT - Ordrebekreftelse Fritekstinje Felt- Feltnavn nr. Maks. feltlengde Ant. Des. Må / Kan Kommentarer 1 PostType 2 A - M Alltid OT = Ordrebekreftelse fritekstlinje 2 FriTekst 30 A - K Fri tekst. Fritekstlinjer knyttes til foregående linje. Dersom fritekstlinjer forekommer før første linjepost i en ordrebekreftelse skal friteksten tolkes som fritekst knyttet til hele ordrebekreftelsen. E-Nobk30, rev: Side 4 av 6

5 Kommentarer Feltlengde Feltets maksimale lengde. Der feltet også har en minimumslengde fremkommer dette av kommentarfeltet, eller av feltets type. (Dato vil for eksempel alltid være på 8 tegn). A = Alfanumerisk (alle tegn unntatt semikolon er tillatt). N = Numerisk tallverdi (kun tegn fra og med 0 til og med 9 er tillatt). Alle felt skal skrives uten innledende og etterfølgende fylltegn, som "0" (null) og " " (blank). Datoformat Dato formatet representerer årstall med 4 siffer. Format: ÅÅÅÅMMDD= =1. desember Må/Kan M = Feltet må alltid ha en verdi. Numeriske "må-felt" uten verdi skal presenteres med en 0 (null). K = Feltet kan være tomt (kan utelates). Numeriske "kan-felt" uten verdi skal være tomme. Merknader for felter KjøpersID / SelgersID Kjøper og selger identifiseres med organisasjonsnummer, som skal skrives på formen "NO MVA", alternativt "NO " (for selskap som ikke er MVA -pliktig). Alle tegn skal skrives fortløpende, uten formateringstegn. EksternRef Ekstern referanse oppgitt av kjøper. I bruk mellom håndholdt enhet og kontorsystem. Feltet benyttes ikke ved bestilling direkte fra håndholdt enhet. Feltet skal returneres på ordrebekreftelse og faktura dersom det er oppgitt på LinjeNrBe Henviser til linjenummer på bestilling. VareMrk Se beskrivelse av VareMrk i vareformatet. Bruk VareMrk 9=Tilleggsvare for å spesifisere avgifter som gjelder for hele ordrebekreftelsen. Enhetspris, rabatt og tillegg Bruk av felter for enhetspris og rabatt på ordrebekreftelse må avklares mellom aktørene. Dersom feltene brukes på ordrebekreftelse, skal følgende retningslinjer følges: Feltet "EnhetsPris" skal alltid være oppgitt pr. enhet / prisenhet. Dette gir 3 mulighet for overføring av prisinformasjon: 1. Listepris føres i feltet "EnhetsPris". Feltene "Rabatt" har ingen definert verdi (blank / null). 2. Listepris føres i feltet "EnhetsPris". Feltene for "Rabatt" har en definert verdi (rabattsats). 3. Nettopris føres i feltet "EnhetsPris". Feltene for "Rabatt" har ingen definert verdi (blank / null). Verdien i feltene for "Rabatt" skal alltid tolkes som rabatt. Verdien i feltene for "Tillegg" og "Avgift" skal alltid tolkes som tillegg. Fortegn skal ikke benyttes for rabatt eller tillegg/avgift. Ved bruk av både Rab1 og Rab2 er Rab1 å forstå som rabatt på EnhetsPris, og Rab2 som rabatt på netto. Satsene skal ikke summeres! Merk! Når rabatt, tillegg eller avgift angis i prosent skal tilhørende felt for rabatt-, tillegg- eller avgiftsbeløp fylles ut. Eksempel: Brutto linjebeløp: 200,00 kr, rabatt: 60%. Rab1P skal være "6000" og Rab1Bel skal være "12000". Når rabatt, tillegg eller avgift utelukkende skal angis som beløp skal tilhørende felt for prosentsats ikke fylles ut. Merk at det skal være overensstemmelse mellom feltene for pris, prisenhet, antall, rabatter, tillegg, avgift og linjesum. Det skal være mulig for mottaker å kontrollsummere varelinjen og avstemme mot netto linjesum. E-Nobk30, rev: Side 5 av 6

6 Landkoder Landkoder skrives i henhold til ISO , alfa 2 utgaven. (Samme kodesystem som benyttes av banken ved filbasert overføring til utland). Eksempel: "NO" = Norge, "SE" = Sverige. Kontering Bestillers konteringsbegrep. Brukes for automatisk bokføring av returdata hos bestiller. Feltet skal returneres uberørt på dokumentene ordrebekreftelse og faktura dersom de er fylt ut på Posttyper og rekkefølger Det skal forefinnes en hodepost pr. ordrebekreftelse, og minst en linjepost pr. hodepost. Det kan forefinnes flere ordrebekreftelser (og derved også hodeposter) i en fil. Postene i filen skal skrives sekvensielt. Linjepostene til en ordrebekreftelse skal følge umiddelbart etter hodeposten. Eventuelle fritekstlinjer skrives sekvensielt, etter den varepostlinje de tilhører, alternativt rett etter hodepost. E-Nobk30, rev: Side 6 av 6