Oslostudentenes Idrettsklubb. Økonomimanual

Transkript

1 Oslostudentenes Idrettsklubb Økonomimanual

2 Forord Denne økonomimanualen skal være ditt redskap og oppslagsverk for å kunne gjøre en god jobb som økonom for gruppa, eller for at du som styremedlem kan få et godt innblikk i hvordan gruppas økonomi fungerer. Den skal sammen med det årlige økonomikurset raskt kunne sette nye gruppeøkonomer inn i sitt virke, og sikre en enhetlig praksis for økonomi, regnskapsføring og budsjettering i OSI. Vi håper at vi gjennom denne manualen og kursene rydder av veien enkle, men irriterende hverdagsproblemer i økonomistyringen av klubben. Gruppene i OSI er ikke selvstendige juridiske og økonomiske enheter. Det er likevel et ønske at gruppene skal styre sin økonomi uten for mye innblanding fra hovedstyret. Dette krever derfor at gruppene viser evne og vilje til selvstendig økonomistyring og planlegging. Det er viktig at hele gruppestyret tar del i økonomistyringen. Dette er ikke kun økonomens ansvar. Uten økonomisk styring vil gruppa fort gå i oppløsning. Grupper som ikke er sitt ansvar bevisst, vil bli satt under administrasjon av hovedstyret.

3 God økonomistyring Det må være samsvar mellom budsjett og aktivitetsplan (grupperapport). Kostnadene skal ikke overstige inntektene. Budsjetterte kostnader tilpasses budsjetterte inntekter og ikke omvendt. Inntektsbudsjettet settes opp med tilstrekkelig sikkerhetsmargin. I praksis betyr det at alle grupper må budsjettere med et overskudd etter korrigering for egenkapital. Sørg for månedlige oppfølgingsmøter med ajourførte regnskaper innad i gruppen. Gå igjennom regnskapet med økonomiansvarlig minst to ganger i året. En skal bare disponere penger en vet en har/får. Ta straks affære ved negative budsjettavvik. Som ytterste konsekvens må man kanskje stanse aktiviteten for åbringe økonomien i balanse! Ta kontakt med økonomiansvarlig med en gang du lurer på noe, det finnes ingen dumme spørsmål.

4 Budsjett Hvert år før gruppeårsmøtene i november/desember skal det gamle styret utarbeide et budsjett for neste år. Dette legges fram som egen sak på årsmøtet i gruppa. Budsjettet skal ta utgangspunkt i grupperapporten. Denne planen inneholder arrangementer, turer, treningsleire, sosiale tiltak osv. som gruppa ønsker å iverksette for neste år. Hva koster de og hva kan gruppa tjene på det? Fjorårets regnskap vil gi en indikasjon på hvor store inntektene og kostnadene kan bli. Budsjettet må imidlertid ikke bli et oppkok av fjorårets regnskap, men reflektere de tiltak som faktisk planlegges iverksatt innenfor de rammer som gruppas forutsetninger tillater. Sett opp et budsjett etter bruttoprinsippet (alle inntekter og utgifter skal være med). Begynn alltid med inntektene. Vær nøktern og husk at dugnadsinntekter alltid er usikre.

5 Budsjett Eksempler på inntekter: Medlemsinntekter Dugnader Sponsoravtaler (skal være godkjent av hovedstyret!) Støtte fra krets/forbund Arrangementer Bevilgning fra hovedstyret (ref tildelingsreglementet) Evt. tidligere overskudd/underskudd

6 Budsjett Eksempler på utgifter: Serie/startkontingenter Halleie Lønn/godtgjørelse Transport/overnatting Kontingenter/lisenser til forbund og krets Investeringer i utstyr og materiell Sosiale tiltak Markedsføring Evt. tidligere underskudd

7 Budsjett Når deres setter opp utgiftene, bør dere starte med de utgiftene som er helt nødvendige for gruppas aktivitet. Budsjettet skal i utgangspunktet gå i null, men må pga usikkerhet knyttet til noen inntekter alltid vise overskudd etter at man har tatt hensyn til egenkapitalen i gruppen. Egenkapitalen er åfinne under note 5 Fri egenkapital i den økonomiske årsberetningen. Budsjettet skal sendes til daglig leder@osi.uio.no innen 15. desember hvert år og gjelder samtidig som søknad om gruppebevilgning. Legg alltid ved en begrunnelse til budsjettet om det viser et over eller underskudd.

8 Revidert budsjett Hovedstyret vedtar en gruppebevilgning etter innstilling fra økonomiutvalget (årsmøtet i mars vedtar den totale rammen for gruppebevilgningene). Når gruppebevilgningene foreligger, må gruppene revidere sine budsjetter dersom søknadsbeløpet ikke stemmer med bevilget beløp. Tilsvarende gjelder når det evt. viser seg at inntektene svikter eller utgiftene blir større enn tidligere antatt. Endringer på inntekts /utgiftssiden må alltid påregnes. Det kreves en kontinuerlig oppfølging av regnskapet. Alle grupper skal revidere sine budsjetter etter vårsemesteret.

9 Internkontroll Økonomens hovedoppgave er åha kontroll på gruppeøkonomien, men det er alltid styret som står med det endelige ansvaret. Økonomen skal på gruppestyremøtene orientere de andre om den økonomiske situasjonen og avvik fra budsjettet. Styret skal da straks treffe tiltak for årette opp en evt. gal utvikling. Grupperapport Alle gruppene plikter åsette opp en utfyllende grupperapport/aktivitetsplan over de aktiviteter/tiltak de ønsker å gjennomføre i løpet av året. Aktivitetene settes opp pr. semester og knyttes til aktivitetstype. Grupperapporten er en egen sak på gruppeårsmøtet og skal leveres hovedstyret innen 15. desember. Grupperapporten benyttes som grunnlag for budsjettering. Gruppebevilgning Se tildelingsreglementet i eget dokument. (Tildelingsreglement).

10 Bilagsføring

11 Generelt Alle bilag skal leveres fortløpende og uten ugrunnet opphold. Dette for åsikre oppdaterte rapporter til OSI sentralt, gruppeøkonom og styret forøvrig. I tillegg sikrer vi oss at alle utestående fordringer blir betalt ved forfall. Alle bilag skal være dokumentert med originale kvitteringer og fakturaer. Ta kopi av bilagene dere leverer fra dere, slik at dere kan holde oversikten over hva som er gått inn i regnskapet. I de tilfeller hvor det er vanskelig å få originalkvitteringer f. eks fra salg av materiell, deltagelse på turer etc. må økonomen i gruppa ta i bruk forhåndsnummererte kvitteringsblokker eller turliste (ligger på hjemmesiden under linken for gruppestyrene). Det er viktig at gruppeøkonomen har tenkt i gjennom hvilke skjemaer som trengs og har disse tilgjengelig før en aktivitet påbegynnes. Forhåndsnummererte kvitteringsblokker for behandling av kontanter fås ved henvendelse til daglig leder. Det er viktig at det blir en enhetlig praksis mht kontering av bilag, både over tid (dvs. at samme arrangement blir kontert på samme måte fra gang til gang) og på tvers av gruppene (dvs. at tilsvarende inntekter/utgifter blir kontert likt av alle gruppeøkonomer). Ta dere tid til å gjennomgå gruppas aktivitetsplan, og sett opp hvilke formål den enkelte aktivitet hører innunder, samt hvilke utgiftsarter som kan forekomme. Vær nøyaktig og konsekvent også i forhold til hvordan tidligere økonomer har kontert og tekstet bilagene.

12 Generelt De som har hatt utgifter som ønskes refundert, må fylle ut og signere et standard refusjonsskjema og hefte alle kvitteringene til dette. Gruppeøkonomen går igjennom kvitteringene og påser at all underdokumentasjon er med og at de er legitime. Utgiftene skal deretter overføres til et bilagsskjema. Bilagsskjemaets dato skal alltid stemme overens med dato på underbilaget. Det vil si at det er alltid datoen på underbilaget som bestemmer bilagsdatoen i regnskapet og ikke når det er fylt ut av gruppeøkonomen. Alle bilagsskjema skal fylles ut fortløpende etter hvert som aktivitetene avsluttes. Gruppeøkonomen skal signere alle bilag. Alternativt kan gruppas leder signere på vegne av gruppeøkonomen. Penger som skal refunderes til gruppeøkonom forutsetter alltid gruppeleders signatur. Det er viktig at alle fakturaer og refusjoner som skal betales fra OSI sentralt bokføres på konto 2410.

13 Inntekter og kostnader Inntekter: Alle bilagsskjema hvor det er kontert beløp på inntekstkonti skal ha et underbilag som bekrefter inntektene (salget). Bruk forhåndsnummererte kvitteringsblokker, disse fås ved henvendelse til daglig leder. Ved fakturering av dugnadsarbeid, send en e post til økonomiansvarlig hvor dere beskriver dato for utført dugnad, dugnadssted, antall personer som utførte dugnaden, fra og til klokkeslett, antall timer og timepris på oppdraget, samt fullstendig navn og adresse på den som skal motta fakturaen. Økonomiansvarlig sender ut faktura fra Mamut og følger opp innbetaling av disse. Egenandeler i forbindelse med turer og reiser krever underbilag som lister opp alle deltakerne og hva de har betalt. Se skjema inntektsskjema reise/turer. Kostnader: Alle bilagsskjema hvor det er kontert beløp på kostnadskonti skal alltid ha et originalt underbilag som bekrefter beløpet som er kontert.

14 Balanse Kontantkasse: Hvis utgiften er betalt kontant fra gruppas kasse skal utgiften overføres til kassetellingsskjemaet. Kopi av kassedagboken leveres månedlig til økonomiansvarlig hvor alt er oppsummert med konteringer på et bilagsskjema. Originalkvitteringer må da vedlegges. En bevegelse på kassen forutsetter også opptelling av kassen månedlig. Gruppeøkonomen skal månedlig signere for beløpet som er opptalt. Pr må alle opptellinger også kontrasigneres av styrets leder. Alle avvik i kontantkassen i forhold til det bokførte beløp må forklares. Bank: Alle konteringer på OSIs bankkonto skal suppleres med original bankkvittering (bankinnskudd). Alle andre bokføringer på OSIs bankkonto utføres av økonomiansvarlig i OSI. Leverandørgjeld: Normalt vil OSI sentralt betale alle inngående fakturaer. Disse vedlegges et bilagsskjema og konteres normalt debet en kostnadskonto og kredit konto 2410 Utbetaling til leverandør/utlegger. Hvis gruppen har betalt kostnaden gjennom kassen eller gruppebankkontoen skal motposten være kredit kasse Forskuddsbetalinger: I OSI liker vi ikke forskuddsbetalinger. Det bør unngås så langt man greier det. I enkelte tilfeller er det imidlertid den eneste løsningen. Normalt er det ikke nødvendig med utfylling av et bilagsskjema. Økonomiansvarlig i gruppen kan sende en e post om betalingen til økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig i OSI vil alltid bokføre beløpet på debet 1700 forskuddsbetalte utgifter og motposten bank OSI Når originalbilaget kommer må gruppeøkonomen fylle ut et bilagsskjema med kostnadskontering (debet) og kredit forskuddsbetalte utgifter konto Som det nå er forstått vil kostnadene med referanse til forskuddsbetalingen først bli kontert som en kostnad når originalt kostnadsbilag (faktura el) er mottatt.

15 Refusjon av utgifter De som har hatt utgifter som ønskes refundert, må fylle ut og signere et refusjonsskjema og hefte alle originale kvitteringene til dette. Gruppeøkonomen går igjennom kvitteringene, påser at all underdokumentasjon er med, og, hvis utgiftene er legitime, overfører utgiftene til bilagsskjemaet hvis utgiftene skal betales av OSI sentralt. Hvis både bilagsskjema og refusjonsskjemaet er korrekt utfylt vil utleggeren få refundert sine utgifter i løpet av 10 kalenderdager fra den dagen økonomiansvarlig får den i sin posthylle. Denne blir tømt minst toganger i uken.

16 Lønnsutbetalinger Alle lønnsutbetalinger uansett beløp forutsettes mottatt skattekort og signert arbeidsavtale. Lederen i gruppestyret må sammen med arbeidstakeren og daglig leder i OSI signere arbeidsavtalen. Hvis lønnstaker er timelønnstaker må det i tillegg innleveres utfylt og signert timeliste. Hvis lønnstakeren har arrangementslønn (dvs. en på forhånd avtalt lønn) eller annen fastlønn må dette være dokumentert i arbeidsavtalen. Deretter må gruppeøkonomen fylle ut et lønns og refusjonsskjema. Lønn skal alltid føres og utbetales av økonomiansvarlig. Det er ikke lov til åforeta lønnsutbetalinger fra kontantkassen.

17 Km godtgjørelse Godtgjøring forutsettes korrekt utfylt og signert skjema for km godtgjørelse. Det er viktig at avreise og ankomstdato og tidspunkt er med, samt reiserute. I tillegg skal det alltid oppgis fullstendig navn, adresse, skattekommune og fødsels og personnummer til den som vil motta reisegodtgjørelse. Km godtgjørelse registreres i Mamuts lønnsdel og vil bli innberettet. NB! Km godtgjørelse er oppgavepliktig, men ikke skattepliktig. Km godtgjørelse skal alltid føres og utbetales av økonomiansvarlig. Det er ikke lov til åforeta km godtgjørelse fra kontantkassen.

18 Dommerhonorar Før dommerhonorar utbetales må dommerskjemaet fylles ut fullstendig. Det er viktig at det oppgis fullstendig navn, adresse og fødsels og personnummer på dommeren som har mottatt dommerhonoraret. Dommerhonorar er innberetningspliktig. Minstekrav: dato på kamp og navn på lagene.

19 Lager av salgsvarer Alle innkjøp av salgsvarer blir fortløpende kostnadsført. Men den enkelte gruppe forplikter alltid åha en oversikt over varene de har på lager og hvilken pris de er kjøpt inn for. Alle lagervarer for videresalg skal oppbevares på et trygt sted. Opptelling av lageret forutsettes gjennomført etter siste salgsdag i regnskapsåret dog senest Opptellingsliste skal lages med angivelse av varetype, antall og pris. Deretter fylles det ut et skjema for avstemming av lageret mot lageret korrigert for innkjøp og salg for hver varetype. Alle skjemaene sendes økonomiansvarlig i OSI. Fra og med regnskapsåret 2011 skal daglig leder/økonomiansvarlig delta på varetellingene.