Møteinnkalling. Forfall meldes til servicekontoret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: LE-Komite for næring og miljø Leksvik Møtested: Leksvik kommunehus KLT Møtedato: Tid: 09:00 Forfall meldes til servicekontoret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Steinar Saghaug Leder LE-H Morten Stefan Berg Medlem LE-SP Ragnhild Haugen Medlem LE-SP Arvid Penna Steen Medlem LE-H Knut Ola Vang Medlem LE-AP Anne Berit Skjerve Sæther Medlem LE-AP Lillian Hårberg Medlem LE-AP Side1

2 Saksnr Sakstittel Lukket PS 1/14 Vanvikan samfunnshus - statutter - orientering PS 2/14 Vekst i Vanvikan PS 3/14 Vekst i Leksvik PS 4/14 Vaktmestere / Uteseksjonen Side2

3 Side3

4 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: D12 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 19/13 LE-Komite for næring og miljø Leksvik /13 LE-Komite for næring og miljø Leksvik /14 LE-Komite for næring og miljø Leksvik Saksbehandler: Odd-Robert Solvåg VANVIKAN SAMFUNNSHUS - STATUTTER - ORIENTERING Sakens bakgrunn og innhold: Orientering ved komitéleder Steinar Saghaug Forslag til ny driftstruktur, skrevet av Sigurd Saue: Vanvikan samfunnshus ny driftsstruktur Samfunnshuset i Vanvikan bør aktiveres i langt større grad enn det som er tilfelle i dag. I samspill med Vanvikan skole og ny idrettshall innbyr det til et bredt aktivitetstilbud for barn, ungdom og voksne. Huset har alle muligheter til å bli et vitalt kulturbygg for bygda og for kommunen, men da må forholdene legges bedre til rette. Vi tror at den eksisterende driftsstrukturen har utspilt sin rolle og at det når kreves nye løsninger. Av særlig betydning er at samfunnshuset integreres tettere med annen kommunal aktivitet og sees i sammenheng med kommunens kulturpolitikk. Vårt forslag inneholder derfor følgende hovedpunkter: - Driften av Vanvikan samfunnshus overtas i sin helhet av kommunen. Utleie, regnskap, arbeids- og lønnsforhold skal ikke lenger administreres av et eget driftsstyre. - Rengjøring av Samfunnshuset legges under kommunal drift. - Kommunale institusjoner som grunnskole, kulturskole, ungdomsklubb, frivilligsentral og lignende skal ikke betale leie ved bruk av samfunnshuset. - Istedenfor et driftsstyre etableres det en driftsgruppe som på frivillig basis etterser at samfunnshuset er i teknisk og funksjonell stand til å betjene de kulturelle og sosiale oppgavene som det er tiltenkt. Motivasjon Vi ønsker å senke terskelen for bruk av Vanvikan samfunnshus og dermed gjøre det mer attraktivt for jevn aktivitet. Dersom kommunale institusjoner som kulturskole, ungdomsklubb Side4

5 og frivilligsentralen kan bruke huset uten omkostninger, og det legges til rette for fleksible leieordninger for andre frivillige initiativer (revy, band, foreninger, kurs, klubbvirksomhet), så kan huset bli et lenge etterlengtet møtested for gamle og unge. Et sted man går til for å treffe sambygdinger, og et godt utgangspunkt for å etablere sosiale nettverk for nye tilflyttere. Tanken er at aktivitet avler aktivitet. Vi så det tydelig da det ble arrangert LANparty på huset, med høy aktivitet og god stemning. Vi ønsker at slike tiltak blir gjennomført enklere og oftere. Økonomi Den delen av Samfunnshuset som drives av det oppnevnte driftsstyret har en årlig omsetning på ,- kroner (2012: ,-, 2011: ,-). Inntektssiden er først og fremst utleie på ca ,- de to foregående årene. Av dette utgjør ca ,- utleie til kommunale leietakere. I tillegg kommer inntekter fra egne arrangementer (først og fremst kunstkafé) som gir ca ,- i netto inntekt. På utgiftssiden utgjør lønn til renhold ca ,- og utgifter til regnskap/forretningsdrift i overkant av ,-. Det er verdt å merke seg at utgiftene til renhold tilsvarer nokså nøyaktig inntektene fra leie til kommunale leietakere. Vaktmestertjenestene på Samfunnshuset, for tiden ivaretatt av Svein Karlsnes, er allerede kommunens ansvar. Resterende utgiftsposter er avskrivning, utstyr og vedlikehold. Tallene ovenfor er gitt av dagens forretningsfører, Eli Auset Johansen fra Trønder Regnskap og Data AS. Noen praktiske kommentarer - Dagens forretningsfører har ivaretatt sine funksjoner på utmerket vis, men vi tror likevel det ville være hensiktsmessig at de overtas av kommunen. Dette er også Eli Johansen innforstått med. I en overgangsfase vil det være naturlig at man opprettholder dagens ordning med egen forretningsfører inntil kommunen har fått på plass gode rutiner for håndtering av utleie, kontrakter og lignende. - Den foreslåtte driftsgruppa vil ikke erstatte eksisterende vaktmestertjeneste, men ha et mer overordnet ansvar for husets tilstand. De vil også kunne bistå som kontaktpersoner ved utleie. Driftsgruppa rapporterer til kommunens ansvarshavende på kulturfeltet. Det bør finnes en valgordning slik at man ivaretar driftsfunksjonen over tid, men det skal ikke nødvendigvis være kommunestyrets ansvar å velge driftsgruppa. - Det bør legges til rette for fleksible løsninger for leietakerne: Foreninger/frivillige som har lengre, faste leieavtaler bør kunne disponere egen nøkkel. Frivillige som ønsker å leie huset bør kunne gjøre avtaler der de selv tar ansvar for renhold, hvis de ønsker det. Slike praktiske forordninger er det driftsgruppa som kan besørge. Vanvikan samfunnshus har ikke et fungerende driftsstyre i dag. Valget har blitt utsatt i påvente av en revisjon av vedtektene. Vi håper dette forslaget kan være et konstruktivt bidrag til ny driftsstruktur og dermed et grunnlag for revidering av statutter for Vanvikan samfunnshus (jfr. sak 14/12 i Komité for næring og miljø Leksvik). Forslaget er sendt til følgende personer som alle var til stede på det eneste møtet i Vanvikan Samfunnshus driftsstyre denne perioden. Det har ikke kommet noen innsigelser mot forslaget: - Anders Aksnes, tidligere nestleder - Ingrid Støwer Strand, medlem Side5

6 - Arve Storsve, varamedlem - Eli Auset Johansen, forretningsfører Forslag til nye statutter: Vedtekter for Vanvikan Samfunnshus 1. Definisjon 1. Med Vanvikan samfunnshus forstås i disse vedtektene eiendommen gnr. 114, bnr. 210 i Leksvik med påstående bygninger, inventar og utstyr som tilhører eiendommen. 2. Formål 1. Vanvikan samfunnshus skal benyttes til kulturelle og sosiale formål og aktiviteter. For øvrig kan eiendommen også benyttes til offentlige og private formål som naturlig hører inn under bruksområdet for et samfunnshus. 2. I sokkeletasjen benytter eieren etter behov lokaler til offentlig virksomhet som for eksempel frivilligsentral, ungdomsklubbdrift, folkebibliotek eller kulturskole. Det er ønskelig at slik virksomhet fortrinnsvis faller innenfor husets formål som spesifisert i punkt 1) ovenfor. 3. Vanvik skytterlag kan etter nærmere avtale med kommunen disponere miniatyrbanen med videre i huset. 3. Drift 1. Kommunen er selv driftsansvarlig, og skal ivareta og drive Vanvikan Samfunnshus i samsvar med de retningslinjer som til enhver tid gjelder for eiendommen. 2. Driftsansvarlig skal gjennom utleie, egne arrangement og annen relevant virksomhet etter beste evne søke å forene de kulturelle og sosiale siktemål med forsvarlig økonomisk drift av eiendommen. 3. Det skal nedsettes en driftsgruppe av frivillige som løpende etterser at samfunnshuset er i teknisk og funksjonell stand til å betjene de kulturelle og sosiale oppgavene som det er tiltenkt. Driftsgruppa bør ha minst 3 medlemmer og er selvorganiserende. 4. Driftsgruppa erstatter ikke eksisterende vaktmestertjeneste, men vil ha et mer overordnet ansvar for husets tilstand. Gruppas oppgaver avklares i samråd med driftsansvarlig. 5. Bruksregler, ordensreglement og lignende utarbeides og oppdateres av driftsansvarlig og driftsgruppe i fellesskap. Inventarliste føres. 4. Økonomi 1. Leieinntekter fra Vanvikan samfunnshus går til Leksvik kommunekasse. Renhold og vedlikehold av huset dekkes over kommunens driftsbudsjett. Side6

7 2. Utleiesatser fastsettes av driftsansvarlig. Kommunale institusjoner som skole, kulturskole, ungdomsklubb, frivilligsentral eller lignende skal ikke betale leie ved bruk av huset. 3. En andel av leieinntektene skal øremerkes investeringer i inventar og utstyr som gjør huset i bedre stand til å betjene sitt formål, eksempelvis utstyr til scene, lys og lyd. 5. Diverse bestemmelser 1. Samfunnshuset skal være åpent for alle lovlige formål. Ingen må nektes adgang på grunn av livssyn eller andre forhold som kommer inn under de alminnelige menneskerettigheter. 2. Driftsansvarlig kan inngå samarbeid med eventuelle støtteforeninger og andre private tiltak/initiativ som har som målsetting å heve eiendommens standard eller styrke/utvide den kulturelle og sosiale aktiviteten knyttet til eiendommen. 3. Endring av vedtektene for Vanvikan samfunnshus må godkjennes av Leksvik kommunestyre. 1. Dette punket er tatt med fra de opprinnelige statuttene. Trenger det å være med? 2. Her kan man gjerne være mer spesifikk: Frivilligsentral, kultursekretær eller noe annet. Dette er et punkt som er åpen for diskusjon, under den forutsetning at ansvaret forankres i kommunen og ikke i et frittstående styre som i dag. Det er også mulig å vurdere en ekstern forretningsfører (som Eli Johansen i dag), i det minste som en overgangsordning. 3. Her kan man også være mer spesifikk i vedtektene om det er ønskelig. Originale statutter: Statutter for Vanvikan Samfunnshus 6. Definisjon 2. Med Vanvikan samfunnshus forstås i disse statuttene eiendommen gnr. 114, bnr. 210 i Leksvik med påstående bygninger, inventar og utstyr som tilhører eiendommen. 7. Formål 4. Vanvikan samfunnshus skal benyttes til kulturelle og sosiale formål og aktiviteter. For øvrig kan eiendommen også benyttes til offentlige og private formål som naturlig hører inn under bruksområdet for et samfunnshus. 5. I sokkeletasjen benytter eieren etter behov lokaler til offentlig virksomhet som for eksempel helsetjeneste, folkebibliotek, ungdomsklubbdrift med videre. Leieinntekter fra disse lokalene går til Leksvik kommunekasse. Renhold og innvendig vedlikehold av disse lokalene dekkes over kommunens driftsbudsjett. For øvrig samordnes drift og bruk av disse lokaler i den grad det er hensiktsmessig med den øvrige forvaltning av Side7

8 eiendommen. Det beregnes en forholdsmessig andel strømutgift for denne delen av bygget som dekkes over kommunens driftsbudsjett. 6. Vanvik skytterlag kan etter nærmere avtale med kommunen disponere miniatyrbanen med videre i huset. 8. Styre 1. Til å ivareta og drive Vanvikan Samfunnshus i samsvar med de retningslinjer som til enhver tid gjelder for eiendommen velger Leksvik kommunestyre et driftsstyre bestående av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Leksvik formannskap og Hovedutvalget for kultur skal være representert i dette styret. Funksjonstida følger kommunestyreperiodene. 2. Ordfører/rådmann eller den/de bemyndiger kan tiltre styremøtene med forslagsrett. 3. Styret fører møtebok og protokollerer sine vedtak. 9. Drift 6. Styret skal gjennom utleie, egne arrangement og annen relevant virksomhet etter beste evne søke å forene de kulturelle og sosiale siktemål med forsvarlig økonomisk drift av eiendommen. 7. Bruksregler, ordensreglement og lignende utarbeides av styret. Inventarliste føres. 8. Styret oppnevner selv de underkomiteer en mener å ha behov for, for eksempel kinokomité, arrangementskomité med videre. 9. Styret engasjerer forretningsfører. Det inngår også arbeids-/lønnsavtaler det er nødvendig å ha for å ivareta eksempelvis vaktmestertjeneste, renhold, kinodrift med videre. 10. Faste leie- og driftsavtaler må forelegges kommunen før de gjøres gjeldende. 10. Økonomi 4. Styret plikter å innrette drifta av eiendommen med sikte på å unngå økonomisk driftsunderskudd. Årsbudsjett utarbeides. 5. Årsregnskap innsendes til kommunen for revisjon innen utgangen av januar. Årsmelding oversendes også. 6. Regnskapsoverskudd avsettes til reserve drifts- og vedlikeholdsfond. 7. Regnskapsunderskudd søkes dekket ved bruk av eventuelle reservefond og/eller ved inndekking i det påfølgende års driftsbudsjett. Oppnås ikke driftsmessig balanse på denne måte, vil kommunestyret ta stilling til hvilke tiltak som skal settes i verk. 8. Utleiesatser fastsettes av driftsstyret. 11. Diverse bestemmelser 4. Samfunnshuset skal være åpent for alle lovlige formål. Ingen må nektes adgang på grunn av livssyn eller andre forhold som kommer inn under de alminnelige menneskerettigheter. Side8

9 5. Driftsstyret kan inngå samarbeid med eventuelle støtteforeninger og andre private tiltak/initiativ som har som målsetting å heve eiendommens standard eller styrke/utvide den kulturelle og sosiale aktiviteten knyttet til eiendommen. 6. Endring av statuttene for Vanvikan samfunnshus må godkjennes av Leksvik kommunestyre. Rådmannens innstilling: Orienteringen tas til orientering. Saksprotokoll i LE-Komite for næring og miljø Leksvik Behandling: Saken utsettes til komitémøte Enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Saken utsettes til komitémøte Saksprotokoll i LE-Komite for næring og miljø Leksvik Behandling: Forslag i møte: Saken utsettes til neste møte Enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Saken utsettes til neste møte Side9

10 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: L71 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 2/14 LE-Komite for næring og miljø Leksvik Saksbehandler: Odd-Robert Solvåg VEKST I VANVIKAN Sakens bakgrunn og innhold: Orientering ved komitéleder Steinar Saghaug Rådmannens innstilling: Orienteringen tas til orientering. Side10

11 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 000 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 3/14 LE-Komite for næring og miljø Leksvik Saksbehandler: Odd-Robert Solvåg VEKST I LEKSVIK Sakens bakgrunn og innhold: Orientering fra Hans killingberg Rådmannens innstilling: Orienteringen tas til orientering. Side11

12 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: F24 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 4/14 LE-Komite for næring og miljø Leksvik Saksbehandler: Odd-Robert Solvåg VAKTMESTERE / UTESEKSJONEN Sakens bakgrunn og innhold: Orientering fra Odd-Robert Solvåg Rådmannens innstilling: Orienteringen tas til orientering. Side12