Nummer Arkivalienes art - innhold Tidsrom Hyllenr. 01 Hovedkomiteen Arbeidsutvalget Møter med andre vertsbyer 04/

Transkript

1 A - MØTEREFERATER, Møtereferater fra hovedkomité, arbeidsutvalg mm 0001 Møtereferater X 002 2/2 01 Hovedkomiteen Arbeidsutvalget Møter med andre vertsbyer 04/ Interne møter, stabsmøter 15/ / Styrende dokumenter F - KULTUR OG FOLKELIV 0001 Kultur- og folkelivsprogrammet X 002 2/2 01 Arbeidsrapport Cutty Sark Bergen juli Rapport for kultur- og folkelivsprogrammet. 02 Dokumenter vedrørende planlegging (program, framdriftsplan, budsjett m.m.) av kultur- og folkelivsprogrammet. G - KONTAKT OFFENTLIGE MYNDIGHETER OG ORGANISASJONER 0001 Kontakt offentlige myndigheter og organisasjoner X 002 2/2 01 Dokumenter vedrørende samarbeid med offentlige myndigheter og organisasjoner. Korrespondanse, møtereferater m.m. De forskjellige områdene/samarbeidspartnerne er ordnet hver for seg (20 stk.). H - TRAFIKK OG FASILITETER 0001 Trafikk og fasiliteter X 002 2/2 Rapporter for trafikkavvikling og fasiliteter 01 Rapport og dokumenter vedrøredne trafikkavvikling. Hovedrapport for trafikkavviklingen, dessuten korrespondanse, sakspapirer, møtereferat m.m. Dokumentene er ordnet etter 11 områder. 02 Rapport og dokumenter vedrøredne fasiliteter Hovedrapport for trafikkavviklingen, dessuten korrespondanse, sakspapirer, møtereferat m.m.

2 Dokumentene er ordnet etter 30 områder/samarbeidspartnere. 03 Kopi av bilag Hovedsaklig regnskapsbilag, dessuten korrespondanse vedrørende fasiliteter. I - INFORMASJON OG MARKEDSFØRING 0001 Informasjon og markedsføring X 002 2/2 Hovedmappe for Info & Markedsføring. Diverse eksterne magasiner med CS 2001 annonser. 01 Dokumenter vedrørende informasjon og markedsføring. Dokumentene ordnet etter 16 områder/tema som rapport, budsjett og regnskapsrapport, bilag, annonseplan, annonser, trykksaker, medielister, akkreditering av journalister, avtaler, pressemeldinger, artikler, promotering fra Bergen Reiselivslag, pressekonferans, og souvenirer. 02 Cutty Sark Avisen og diverse aviser, tidsskrifter m.m. Artikler om Cutty Sark J - FØRSTEHJELP, SIKKERHET, TRANSPORT (BILER/SYKLER) 0001 Førstehjelp. Sikkerhet. Transport X 002 2/2 Rapporter for Førstehjelp og sikkerhet og Transport (biler/sykler). 01 Rapport og dokumenter vedrøredne førstehjelp og sikkerhet, og transport (biler/sykler) Hovedrapport for Førstehjelp og sikkerhet og Transport (biler/sykler), dessuten korrespondanse, sakspapirer, møtereferat m.m. Dokumentene er ordnet etter 15 områder/samarbeidspartnere. K - GJESTEHAVNER FOR SMÅBÅTER. SPORTSARRANGEMENTER Gjestehavner for småbåter. Sportsarrangementer X 002 2/2 01 Rapport og dokumenter vedrøredne Gjestehavner for småbåter og Sportsarrangementer. Hovedrapport for Gjestehavner for småbåter og Sportsarrangementer, dessuten korrespondanse,

3 sakspapirer, møtereferat m.m. Dokumentene er ordnet etter 23 områder/samarbeidspartnere. L - LIAISON. CRUISE IN COMPANY. PARADE OF SAIL Liaison. Cruise in Company. Parade of Sail. X 002 2/2 01 Rapport for og dokumenter vedrørende liaisontjenesten. Rapport og div. planleggingsdokumenter. 02 Dokumenter vedrørende "Cruise in Company"-seilasen mellom Ålesund og Bergen. Div. presse- og informasjonsskriv og heftet "Cruise in Company" 03 Parade of Sail. Dokumenter vedr. sponsortilbud. M - UTLEIE AV AREALER FOR SALGSBODER 0001 Utleie av arealer for salgsboder X 002 2/2 01 Dokumenter vedrørende utleie av arelaer for salgsboder. Korrespondanse, notater, kart, regnskapsbilag, skjemaer m.m. 02 Dokumenter vedrørende utleie av arealer for salgsboder. Dokumentene er ordnet etter hver utleier (31 stk.). N - AVTALER << Klausul: 3 >> 0001 Avtaler X 002 2/2 Lønnsavtaler sekretariatspersonell, hovedavtale med International Sail Training Association, Port Manual fra ISTA samt div. leie- og leverandøravtaler. O - HOVEDSPONSORER - SPONSORARBEID << Klausul: 3 >> 0001 Hovedsponsorer og sponsorarbeid X 002 2/2 Diverse avtaler med hovedsponsorer. Foto fra diverse

4 arrangementer, se arkivserie U vol Norwegian Frigate Team (IZAR) 02 Bergens Tidende 03 SpareBank 1 Vest 04 Hansa Borg Bryggerier 05 Telenor 06 Hansalauget 07 Vesta Forsikring AS 08 TV2 - Interaktiv 09 BKK 10 Bukser og Berging 11 Tuwi Wiggen 12 Radisson SAS Bryggen hotel 13 Toro 14 SAS flyselskap 15 Gjenytelser til sponsorer 20 Rapporter sponsorarbeid Tom. R - REGNSKAP OG BUDSJETT Budsjett, regnskapstall og økonomisk resymé Regnskap og budsjett S - STATISTIKK OG RAPPORTER << Klausul: 3 >> Hovedrapport og underliggende delrapporter 0001 Rapporter X 002 2/2 Hovedrapport med underliggende delrapporter 01 Hovedrapport + resymé økonomi 02 Medierapport + rapport fra leder Info og Markedsføring 03 Budsjett/regnskapsrapport Info & Markedsføring 04 Hovedsponsorer + diverse vedrørende økonomi 05 Kultur og folkeliv 06 Liaisontjenesten

5 07 Cruise in Company 08 Trafikk 09 Fasiliteter + delrapport fra Teknisk Etat 10 Offentlige myndigheter & organisasjoner 11 Førstehjelp og sikkerhet 12 Gjestehavn for småbåter 13 Sportsarrangementer 14 Transport (Biler /sykler) 15 Sponsorer og leverandører 16 Utleie arealer for salgsboder 17 Hospitality center Vikinghallen 18 Sekretariat 19 Parkering Koengen, skoler, bannere etc 20 Militærpolitiet 21 Næringsmiddeltilsynet 22 Kontor for skjenkesaker 23 Statens vegvesen 24 Draugen motorbåtforening 25 Prosjekthuset - mannskapsarrangement 26 Salg offisiselt program og CS-effekter 27 Evalueringsskjema fra seilskuter 28 Takkebrev inn 29 Takkebrev ut 30 Race results 2001 fra ISTA T - KART OG TEGNINGER 0001 Kart og tegninger X 002 2/2 Div. kart og tegninger, herunder fortøyningsplan 0002 Kart X 002 2/2 Kart over Vågen og Bergen sentrum, oversikt over skipenes plassering, trafikkreguleringer og fasiliteter. U - FOTO, FILM, LYDOPPTAK

6 0001 Video X 002 2/2 Diverse videoer (6 stk.) Foto X 002 2/2 Amatørfotografier 01 Fotos VIP-middag Schøtstuene 02 Fotos fjordcruise med "Bruvik" 03 Fotos mottakelse "Mir" og middag Håkonshallen 04 Fotos fisketur "Rover" 05 Diverse fotografier V - EDB OG MIKROFILM 0001 Edb og mikrofilm Div. CDs med fotos, logos etc. Disketter. W - GJENSTANDER 0001 CS 2001-stempel, frisbee med CS 2001-logo og VIP-kort X 002 2/2 X - EGENPRODUSERTE TRYKKSAKER 0001 Egenproduserte trykksaker samt bok. X 002 2/2 Trykksaker for sekretariatet som brevark og konvolutter, program, stickers, posters, innbydelser, diverse program, arrangementavis etc. Boken "Cutty Sark 2001". Y - TILTAKSPLANER 0001 Tiltaksplaner X 002 2/2 Tiltaksplaner (detaljplaner) for de diverse delarrangementer Z - AVISUTKLIPP OG HISTORIKK

7 0001 Avisutklipp og bakgrunnsmateriale Avisutklipp fra BT og BA samt eksterne medier. Historikk vedrørende Cutty Sark. 01 Presseklipp BT. 02 Presseklipp BA. 03 Presseklipp div. andre medier. Sortert etter måned/år. 04 Bakgrunnsmateriale (historikk). Hefte om bakgrunnen til Cutta Sark Tall Ships` race Program og trykksaker fra andre byer Program og trykksaker fra andre byer som har arrangert Cutty Sark eller tilsvarende arrangement.