ORIENTERINGSSAK NR. 3

Transkript

1 Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Arkiv ref.: 2016/2283 CHA000 Dato : ORIENTERINGSSAK NR. 3 Til: Fakultetsstyret Møtedato : 21. september 2016 Oppfølging av årsplan for 2016 Tall for registrerte studenter høsten 2016 og avlagte studiepoeng for våren, er ennå ikke tilgjengelige. Oversikt over måltall vil bli presentert i neste oppfølging. Nedenfor følger status for tiltakene i årsplanen. Attraktive utdanninger 1. Etablere undervisningsgruppemøter og mandat for disse. Se på undervisningsgruppemøtenes rolle i relasjon til programstyrene. Ansvarlig: Prodekan undervisning. Frist: 1. april. Arbeidet med etablering av grupper og mandat er forsinket. Prodekan har tatt initiativ ovenfor instituttlederne for å komme i gang med arbeidet. 2. NFH må innen våren 2016 fremme forslag om hvordan bachelorgradsprogrammet i fiskeri- og havbruksvitenskap kan organiseres uten tilbud om faglig valg/fordypning organisert som studieretninger. Valg av studieretninger skal etter dette finne sted på mastergradsdelen av programmet. Ansvarlig: Instituttleder NFH. Frist: 1. juni. NFH satte ned en arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til nytt studieprogram til bachelor i fiskeri- og havbruksvitenskap i september Det ble også oppnevnt en ekstern referansegruppe. Arbeidsgruppen har jobbet godt, har avholdt lærermøter og god dialog underveis. Resultatet ble et rammeverk for nytt studieprogram, der det legges opp til flere emner enn tre pr semester for at studentene fortsatt skal få bredden i fagene. Rammeverket har læringsutbyttebeskrivelser for programmet som helhet, og læringsutbyttebeskrivelser for hvert emne. Deres forslag er behandlet i programstyret. Programstyret mener jobben som er gjort er god, men at det er mye som gjenstår. Flere av emnene i programmet går også i andre program. Det er derfor ikke uproblematisk å redusere studiepoeng for ett emne samtidig som naboprogrammet fortsatt skal ha full versjon. Programstyret har godkjent forslaget som et grunnlag for det videre arbeidet, og samtidig anbefalt at nytt program starter høsten 2018, og ikke 2017 som først planlagt. NFH vil høsten 2016 og vår 2017 følge opp det videre arbeidet, blant annet med lærermøter og avklaringer med andre program. I denne prosessen er integreringen av SimFish-prosjektet sentralt.

2 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3. NFH fremmer i løpet av skoleåret forslag om hvordan mastergradsprogrammet i marin bioteknologi kan organiseres som et engelspråklig tilbud. Ansvarlig: Instituttleder NFH. Frist: 1. juni. Saken har vært behandlet i programstyret, og alle kursansvarlige har blitt forespurt. Det er i utgangspunktet uproblematisk å legge om programmet til et engelskspråklig tilbud. Utfordringen kommer der kurs inngår i flere program, og der disse andre programmene er norskspråklige. Det er ikke funnet noen løsning på dette ennå, men vi vil komme tilbake med en avklaring til neste orientering. 4. AMB skal gjennomføre en evaluering av bachelor og master i biologi, og sikre en hensiktsmessig ressursbruk i forhold til studenttilstrømmingen. Ansvarlig: Instituttleder AMB. Frist 1. juni. Tiltaket ses i sammenheng med punkt 9. Det er gjennomført to undersøkelser blant studenter og arbeidsgivere, som vil danne grunnlag for en rapport om studieprogrammene. Faglig innhold og ressursbruk på emnene er også undersøkt og vil inngå i rapporten. Rapporten vil bli lagt frem med det første. 5. Oppnevne en gruppe som utarbeider et system for gjennomføring av kollegaveiledning. Det anbefales at gruppen har representasjon fra Result. På bakgrunn av gruppens anbefalinger skal det iverksettes systematisk kollegaveiledning ved fakultetet. Ansvarlig: Prodekan undervisning. Frist: 1. juli. Gjennomført. Arbeidsgruppen som ble oppnevnt har gjennomført et pilot-prosjekt høsten 2016 med ett begynneremne ved hvert institutt. Prosjektet blir avsluttet med et oppsummerings-/erfaringsdelingsmøte for alle faglærerne i oktober. Kollegaveiledningsprosjektet ved BFE inngår også som case i Results prosjektsøknad «Innovasjon for god undervisningskvalitet i høyere utdanning Studieledelse og undervisning i endring (SLUSEN)» som ble sendt inn til NFR i vår. 6. Utarbeide nye studieadministrative løsninger for drift på fire campus. Lage systembeskrivelse for driften av parallelle tilbud i Alta/Tromsø/Harstad/Narvik. Ansvarlig: Studiesjef. Frist: 15. september. De administrativt ansatte i Harstad og Narvik er nå innplassert i organisasjonen. Det er utarbeidet et forslag som blir oversendt universitetsdirektøren for oppfølging i samarbeid med HHT, campusdirektøren i Harstad og IVT-fakultetet i Narvik. De praktiske løsningene blir også diskutert på BFEs administrasjonsseminar 19. og 20. september. 7. Utarbeide en analyse av karakterbruk som inkluderes i utdanningsmeldinga for Ansvarlig: Studiesjef. Frist: Våren Rapport for alle masterutdanningene er ferdig. Utforming av relevant statistikk og rapportering på emnenivå er under utarbeidelse. Resultatet blir forelagt programstyrene for kommentar før fakultetsstyret får en samlet rapport ved neste forsknings- og utdanningsmelding. 8. Gjennomført opplæring i dokumentasjonskompetanse (ikomp), registreres på hver enkelt student i Felles studentsystem, i samsvar med rutinen for obligatoriske arbeidskrav. Ansvarlig: Studiesjef. Frist: 1. mars. Gjennomført. Inngår i emner på bachelornivå fra og med høsten Rekruttering og gjennomføring 9. AMB skal i løpet av skoleåret gjennomføre en kandidatundersøkelse, for å innhente bedre kunnskap om hvilken kompetanse som etterspørres hos arbeidsgivere, og hvor kandidatene arbeider. Ansvarlig: Instituttleder AMB. Frist: 1. juni. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Se punkt Programstyrene skal gjennomgå anbefalingene i universitetets kandidatundersøkelse for 2015, og foreslå tiltak for å imøtekomme anbefalte forbedringspunkter i undersøkelsen. Ansvarlig: Instituttledere. Frist: Utgangen av AMB har ikke involvert programstyret, men har hatt fokus på karriere i møte med studenter. AMB har også støttet opprettelsen av egen linjeforening. NFH melder at undersøkelsen viste til ønske om tettere samarbeid med arbeidsliv. NFH har etablert praksis som studiepoenggivende emne i fiskeri- og havbruksvitenskap. 11. Vurdere konsekvenser av endring av tidspunkt for, eller begrensning av adgangen til kontinuasjonseksamen. Ansvarlig: Prodekan undervisning. Frist: Utgangen av Fakultet/institutt står fritt til å begrense adgangen til kontinuasjonseksamen for sine emner. Programstyrene under ledelse av instituttleder skal vurdere hvilke emner det vil være formålstjenelig å begrenset adgang til kontinuasjoneksamen for. Dette må ses i sammenheng med resten av programmet, hvilke emner som går parallelt, strykstatistikk m.m. 12. Alle studieprogram skal ha minimum to kvalitetssikrede utvekslingstilbud, fortrinnsvis fordelt på én utvekslingsavtale med europeisk institusjon og én med institusjon utenfor Europa. Hvis mulig inngås felles avtaler med andre fakulteter eller universiteter, eller for flere studieprogram. Ansvarlig: Studiesjef. Frist: Utgangen av Godt i rute. Gjennomført møter med programstyrene. Attraktivt forskningsmiljø 13. Etablere faste nettverk som sikrer en samordnet satsing på havbruk på tvers av forskningsgrupper og institutter. Ansvarlig: Prodekan forskning. Frist 1. juli. Arbeidet avhenger blant annet av gjennomgang av nye forskningsgrupper ved NFH. 14. I forbindelse med at UiT reviderer retningslinjene for FoU-termin skal effekten av tiltaket evalueres. Dokumentasjonsgrunnlaget skal forbedres slik at det gir et bedre grunnlag for å vurdere nytten og faglig utbytte ved hver søknad, herunder basere seg på oppnådde resultater fra forrige termin. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: Utgangen av Retningslinjene for FoU-termin revideres, blant annet som følge av at publiseringsindikatoren endres. Dermed må publiseringskravet endres. I tillegg må retningslinjene samkjøres med ordninger som var etablert ved fusjonerte enheter i Narvik og Harstad. Nye retningslinjer forventes høsten Arbeidet med å forbedre dokumentasjonsgrunnlaget tiltrer straks de nye retningslinjene er på plass. AMB opplyser at de sjekker kriteriene før anbefaling av termin. Ekstern finansiering 15. Klargjøre hva slags støtte en søker kan få til søknader og prosjekter. Utarbeide kortfattet informasjon til ansatte som legges på nettsidene. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. juli. Arbeidet med å utvikle en prosjektportal på intranett er i gang. Portalen tenkes bygd opp rundt prosjektets ulike faser; søknadsfasen, kontraktsfasen og driftsfasen; samt gi informasjon om ulike finansieringskilder. Den administrative støtten til forskerne i de ulike fasene vil bli synliggjort. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 I søknadsfasen vurderes det å legge opp en oversikt over relevante utlysninger. Det må undersøkes om dette må gjøres manuelt, eller om man kan bygge opp en automatisk spørring mot sidene til de ulike finansieringskildene. Basen bør dekke et spekter fra lokale midler (f.eks. fylkesvise) til RFF, NFR og EUutlysninger. Arbeidet har vært noe forsinket som følge av lav bemanning på forskningsseksjonen, men vil forhåpentligvis være ferdig i løpet av høstsemesteret. 16. Utvikle en internettportal for søknader. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. juli. Se punkt Krav til prosjektøkonomi og retningslinjer for egeninnsats. Informasjon skal legges i internettportal. Ansvarlig: Assisterende fakultetsdirektør. Frist: Utgangen av Under arbeid. Det er nedsatt et titalls arbeidsgrupper som ser på oppfølging av punktene i rapporten om eksternfinansiert virksomhet. Mye er ferdigstilt, mens noen vil pågå utover høsthalvåret. 18. Fremskynde arbeidet med bedre økonomistyring av prosjekter. Vurdere rapportmaler og jevnlig regnskapsinformasjon til prosjektledere. Ansvarlig: Assisterende fakultetsdirektør. Frist 1. juli. Arbeid med utarbeidelse av rapportmaler er i gang. 19. System for registrering av søknader og innskjerping av at registrering er obligatorisk. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. september. Forskningsseksjonen vil i løpet av oktober starte opp arbeidet med å undersøke muligheten for registrering og skjema-innlegging via intranett. Registreringen skal være enkel og ikke innebære duplisering av opplysninger. Prosjektledere ved fakultetet er generelt blitt flinkere med hensyn på å melde inn søknadsinitiativ. Det hender likevel at søknader sendes uten foregående godkjenning, og det må vurderes hva man skal gjøre ved gjentakelse. Doktorgradsutdanningen 20. Fakultetet skal tilby kurs i forskningsveiledning. Kurset skal blant annet inneholde informasjon om midtveisevaluering for ph.d.-studenter og hvordan denne skal gjennomføres. Ansvarlig: Prodekan forskning. Frist: Utgangen av Ikke startet. 21. Evaluere High North Academy. På bakgrunn av evalueringen vurdere om BFE skal be om permanent finansiering av HNA. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. april. HNA er nå reetablert med forskningsstrategisk utvalg som styringsgruppe. Det arbeides med å skaffe en 45-årig finansiering. Allmenn formidling 22. Tilby media- og formidlingskurs i regi av High North Academy. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. juni. Gjennomført. HNA har opprettet et medie- og formidlingskurs, BIO-8007 Coping with media. Kurset ble gjennomført første gang i januar Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 23. Ferdigstille norske og engelske eksterne nettsider. Ferdigstille intranett og implementere bruken av intranett som informasjonskanal til ansatte. Det skal etableres en brukergruppe for å sikre at sidene inneholder etterspurt informasjon. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: Våren Innføring av intranett medførte også at antall nettsider er gått kraftig ned, samt at internett primært skal være en infromasjonsflate for eksterne interessenter. Det arbeides kontinuerlig med å oppdatere nettsidene, både intranett og internett. En brukergruppe er under etablering. Fra 1.oktober overføres grafikerne ved fakultetet til forskningsseksjonen, noe som vil gi økt kapasitet til arbeid med nettsidene. 24. Gjennomgå ansattes personkort og ekspertlister, og gi frist ved manglende registrering. Ansvarlig: Forskningsadministrativ leder. Frist: 1. mars. Ny kommunikasjonsmedarbeider har startet med revidering av sidene, og arbeidet vil ha prioritet utover høsten. I tillegg vil det bli satt fokus på å opprette og oppdatere prosjektsider i samarbeid med fagmiljøene. 25. BFE arbeider for permanent finansiering av Design Thinking Lab. til universitets budsjettfordeling for DT-lab. skal styrke arbeidet mot, og gi tilbud til, nærings- og samfunnsliv. Ansvarlig: Instituttleder HHT. Frist: Til budsjettinnspill Saken fremmes til universitetets budsjettfordeling for Senter for karriere og arbeidsliv har foreslått at DT-lab gis permanent finansiering, men det er ikke avklart hvordan dette skal organiseres. HHT ønsker at DT-lab fortsatt skal være organisert der, for å sikre en god forankring i fagmiljøet. Medarbeiderskap 26. Karriereutvikling skal inngå som fast tema i medarbeidersamtaler med alle midlertidig ansatte. Ansvarlig: Instituttledere. Frist: Vår NFH har våren 2016 initiert en gjennomgang og vurdering av forskningsgruppenes funksjon og struktur. Et ledd i dette er å vurdere om forskningsgruppelederne kan/bør ha mer personalansvar. Karriereutvikling for midlertidig tilsatte vil typisk være et slikt område. 27. Utvikle lederrollen og lederskap, blant annet med fokus på medarbeiderskap. Ansvarlig: Personalsjef. Frist: Utgangen av Medarbeiderskap er et av temaene på internseminar for fakultetsledelsen og administrasjonen i september. Grunnet skifte av personalsjef må vi komme tilbake med ytterligere tiltak senere. 28. Legge til rette for faglig utvikling og kompetanseheving ved alle campus, og spesielt ivareta ansatte utenfor Tromsø. Utvikle fellesarenaer/fellesmøter som inkluderer alle campus, og prioritere fakultetsledelsens tilstedeværelse og synlighet i hele organisasjonen. Ansvarlig: Personalsjef. Frist Våren Også dette vil være et av målene med det nevnte seminaret. Det vil være en prioritert oppgave å ivareta administrativt ansatte fra campus utenfor Tromsø i gjeldende rutiner ved fakultetet. Fakultetsadministrasjonen planlegger faste kontordager på Breivang fra og med høsten. Utstyr 29. Opprette en gruppe med representasjon fra fakultetsadministrasjon og AMB/NFH som skal utforme en utstyrspolitikk for BFE. Gjennomgangen skal også omfatte samordning av innkjøp, service-avtaler og Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 allokering av forskningsressurser mellom forskningsgruppene. Gruppa skal vurdere om det bør etableres en permanent gruppe som prioriterer nye utstyrsanskaffelser. Ansvarlig: Assisterende fakultetsdirektør. Frist: 1. juli. Det mangler fortsatt noen medlemmer av gruppa. Arbeidet vil starte opp når disse er på plass. 30. Sikre gode tekniske løsninger og effektiv støtte til undervisningsformål, møtevirksomhet og kommunikasjon i alle bygg/campus. Ansvarlig: Assisterende fakultetsdirektør. Frist: 1. halvår. HHT Alta har nylig fått ombygd sine lokaler, og i den forbindelse er det anskaffet utstyr til både møte- og undervisningsrom. HHT Tromsø har fått utstyr ved innflytting i Breivang. Situasjonen for øvrig er langt fra tilfredsstillende. Dette har vært tatt opp med IT-avdelingen tidligere, og vil også bli tema i dialog med universitetsledelsen. HMS 31. BFE skal risikovurdere fakultetets aktiviteter med fokus på hendelser som kan utløse beredskap samt oppdatere lokal beredskapsplan jf. denne risikovurderingen. Ansvarlig: Fakultetsdirektør. Frist: August Fakultetet avventer fortsatt etablering av ny beredskapsmodul «CIM» fra universitetsdirektøren. 32. Utarbeide mal for lokal opplæring ved fakultetet samt implementere denne. Ansvarlig: Personalsjef. Frist: Oktober 2016 Må utsettes til våren Opprette og oppdatere register over eksponerte ved aktuelle institutter og seksjoner. Ansvarlig: Personalsjef. Frist: Juni 2016 Register over stråling er oppdatert. Når det gjelder kjemikalier avventes beslutning om substitusjon fra instituttleder. Kontorsjefene har oversikt over ansattes innmeldinger. Beslutningsmøte på AMB er nært forestående. Sluttmøter og beslutningsmøte på NFH gjennomføres før årsskiftet. 34. Ha fokus på miljøledelse, særlig innen satsningsområdene transport, innkjøp, energi og avfall. Ansvarlig: Fakultetsdirektøren. Frist: Kontinuerlig Oppdatering av bilpark for å spare bruk av personbiler på felt og til Havbruksstasjonen. Det tas sikte på oppgradering av videokonferanseutstyr for å redusere behovet for transport knyttet til møter mellom campus. Øvrige punkter har universitetsdirektøren v/bygg- og eiendomsavdelingen ansvar for. 35. BFE må i 2016 beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår. Ansvarlig: Studiesjef. Frist: September 2016 Gjennomført. I løpet av høsten vil det bli foretatt en ekstra kontrollrunde, slik at emneplanene er kvalitetssikret før neste publisering av emner på nett. 36. Oppdatert elektronisk stoffkartotek for fakultetet. Ansvarlig: Fakultetsdirektør. Frist: Juni Oppdatert på NFH-bygget, noe gjenstår fortsatt ved AMB/Naturfagsbygget. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

7 Annet 37. BFE skal bidra aktivt inn i de prosesser som igangsettes av administrasjonsgjennomgangen Adm2020, slik at BFEs interesser og særegenhet blir ivaretatt. Ansvarlig: Fakultetsdirektør. Frist: Følger fremdriften for Adm2020 Det er meldt inn konkrete forslag til prosesser som vil fremskynde administrasjonsgjennomgangen. Ikke alle forslag er videreført. 38. Opprette en idébank for effektiviseringsforslag. Ansvarlig: Fakultetsdirektør. Frist: 1. april. Innspill sendes inn til fakultetsdirektøren, som bringer videre til prosjektgruppa for Adm Gjennomgå fakultetets budsjettfordelingsmodell. Arbeidet skal bygge på omlegging av det nasjonale finansieringssystemet, administrasjonsgjennomgangen og fusjonen med høyskolene i Harstad og Narvik. Ansvarlig: Assisterende fakultetsdirektør. Frist: Innen budsjettfordeling Arbeidet må utsettes i påvente av endringene nasjonalt og i universitetets modell. Endringen av det nasjonale finansieringssystemet legges frem i forbindelse med statsbudsjettet for Administrasjonen legger frem forslag til budsjettfordeling til fakultetsstyrets møte i november, etter gammel modell. Edel O. Elvevoll dekan edel.elvevoll@uit.no Christian Hansen ass. fakultetsdirektør christian.hansen@uit.no Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7