Sak 3/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml og fvl. 13

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 13. mars 2014 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus Møterom A Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Orientering vedrørende fastsettelse av grunnlagene for utligning av eiendomsskatt 003/14 Orientering fra revisor - status for revisjonsarbeidet 004/14 Kontrollutvalgets årsrapport for /14 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 Sak 3/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml og fvl. 13 Steinkjer, Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Kommunal og Ekspertutvalg skal se på Ikke vedlagt Moderniseringsdepartementet oppgaveløsningen i kommunene 2 Komrev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning 2013 Vedlagt 3 Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende Ikke vedlagt skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune 4 Skatteoppkreveren i Værnes Årsregnskap og årsrapport for 2013 Vedlagt regionen 5 Værnesregionen - AU Revisjon i interkommunale samarbeid Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8 Årsregnskap og årsrapport 2013 Skatteoppkreverkontor

9 1.1 Innledning generelt om skatteoppkrevers virksomhet 1.2 Organisering, ressurser og kompetanse 1.3 Intern kontroll 1.4 Vurdering av skatteinngang 1.5 Skatteutvalg 1.6 Betaling og regnskap - avleggelse av skatteregnskapet - marginoppgjør 1.7 Innkrevingsresultat og samlet restanseoversikt 1.8 Innkrevingsaktiviteter 1.9 Arbeidsgiverkontrollen 1.1 Innledning generelt om skatteoppkrevers virksomhet 2013 har i likhet med de siste årene vært et godt år resultatmessig og arbeidsmessig. Skatteetaten er fortsatt i stadig utvikling og mye nytt er underveis. Både skatteinngang og de innkrevingsmessige resultatene er gode for alle kommunene og tilskrives en kombinasjon av god drift og generelt gode økonomiske tider der evnen til og gjøre opp for seg er tilstede. Dette vet vi fort kan endre seg. Høy aktivitet på innkrevingen gir store gebyrinntekter. Vi tar i bruk de muligheter for sanksjoner som ligger i lovverket når det gjelder lovovertredelser. Arbeidsmiljøet er fortsatt godt. Det legemeldte fraværet er høyt, men ikke arbeidsrelatert. Nettportalen oppdateres jevnlig med nyhetssaker og oppdateringer. Revisjon og tilsyn av skatteoppkreverens arbeid foretas av staten ved regional kontrollenhet. De kontrollerer både betaling og regnskap og den innkrevingsmessige delen av virksomheten. Vi har hatt revisjon på innkrevingsdelen uten at større forhold er avdekket. Det vil komme en årsrapport fra revisjon som kan behandles sammen med denne årsberetningen. Det er avtalt at kommunene får innsyn i skatteoppkreverens arbeid gjennom fremleggelse av denne årsberetning med årsregnskap og årlig rapport fra revisjonen. I tillegg bør en behandle arbeidsgiverkontrollen sin årsrapport samtidig. Denne ferdigstilles litt senere og blir da ettersendt. Disse dokumentene legges fram for kontrollutvalgene i første kvartal hvert år for spørsmål og videre kan den enkelte kommune velge om det skal legges fram for kommunestyret som en orienteringssak. Det følger av arbeidsoppgaven at det er viktig og ha en god intern kontroll. Skatteoppkreveren har utarbeidet rutiner for intern kontroll i tråd med de føringer som ligger på området. Det vil komme en ny instruks og krav til internkontroll som gjør at en ny gjennomgang vil bli gjort i neste periode.

10 1.2 Organisering, ressurser og kompetanse Skatteoppkrever Jan E. Slind Stedfortreder Egil Moen Betaling og regnskap Ingebjørg Sørflakne Ragnhild Selvåg Marit Elvedal Innkreving Egil Moen Kåre Svingen Zhanna Kartum Sonja Irene Dyrvik Marit Elvedal Jan E. Slind Arbeidsgiverkontroll Arbeidsgiverkontrollen Trøndelag Leder Anders Nordhaug 7 årsverk 15 kommuner Skatteoppkreverkontoret disponerer 8,5 årsverk og arbeidsgiverkontrollen for våre 5 kommuner utgjør ca. 2,5 årsverk. Til denne organiseringen hører en lang rekke arbeidsoppgaver som er fordelt. Dette er satt opp i eget ark. Det foretas jevnlig evaluering av arbeidsdelingen og endringer gjøres der en finner det hensiktsmessig. Det er lagt vekt på at en skal unngå sårbarhet som var et av de viktigste målene med samarbeidet og det er gjort gjennom at ingen er alene om og utføre oppgavene. Vi fikk en vakant stilling fra medio 2013 som vi har valgt og holde åpen og se om hvorvidt vi vil klare oss uten. Ny vurdering av dette gjøres medio Kontoret er derfor første halvår 2014 bemannet med 7,5 årsverk. Skatteoppkreveren anser ressursene for å være tilstrekkelig i forhold til hovedområdene og kompetansen er god. Vi holder kontinuerlig fokus på opplæringsbehov. 1.3 Internkontroll Skatteoppkreveren har ifølge instruksen plikt til å gjennomføre internkontroll og utforme lokale rutiner. Dette er gjort i henhold til de retningslinjer som er gitt og egen perm befinner seg hos skatteoppkreveren. Denne er oppdatert og levert til revisjonen. Det ble helt på slutten av året gjennomført et besøk av revisjonen som gjennomgikk skatteregnskapet og noe innkreving. Det ble ikke avdekket vesentlige mangler. Rapport er ikke mottatt enda.

11 1.4 Vurdering av skatteinngang Kommunens andel av de totale innbetalinger Beløp i mill. kr. Malvik Sum inngang Kommunens andel endring komm. andel i % År: ,3 259,9-6,75 % ,7 276,2 6,27 % ,8 302,2 9,41 % Stjørdal Sum inngang Kommunens andel endring komm. andel i % År: ,3 389,2-6,37 % ,5 431,8 10,95 % ,9 463,8 7,41 % Selbu Sum inngang Kommunens andel endring komm. andel i % År: ,1 67,9-7,99 % ,0 73,6 8,39 % ,0 78,3 6,39 % Tydal Sum inngang Kommunens andel endring komm. andel i % År: ,5 28,7-7,42 % ,0 29,7 3,48 % ,9 31,0 4,38 % Frosta Sum inngang Kommunens andel endring komm. andel i % År: ,5 38, ,7 40,9 7,63 % ,0 43,9 7,33 % Samlet skatteinngang for våre kommuner er da kommet opp i 3,98 mrd. NOK. Vi ser at alle kommuner har en positiv god skatteinngangsvekst. Gjennomsnittlig for våre kommuner er veksten på 6,98 % som er relativt likt året før. Malvik har denne gangen fått størst vekst.det gjelder både personlige skattytere så vel som selskapsskatt og arbeidsgiveravgift. Frosta har også en svært høy vekst i selskapsskatt, som tyder på et godt aktivitetsnivå i bedriftene. Det er staten som tar inn denne skatten, men noe fordeles tilbake i utjevningstilskudd.

12 Ellers påvirkes også skatteinngangen av korrigering av fordelingstall mellom skattekreditorene og marginoppgjøret. 1.5 Skatteutvalg Søknader om nedsettelse oversendes det regionale skatteutvalget. For 2013 har skatteoppkreveren oversendt 14 saker og fått nedsatt krav med kr Det anses som et lavt nivå. (i positiv forstand) 1.6 Betaling og regnskap - avleggelse av skatteregnskapet - marginoppgjør Det tilligger denne avdelingen en rekke ulike oppgaver som en finner igjen i vedlegg. I hovedsak sørger de for og holde regnskapet og reskontro så à jour som mulig til enhver tid. Herunder inn og utbetalinger, registrering av krav, avregning og skatteoppgjør. I tillegg håndteres all lønnsinnberetning ifra arbeidsgivere. Avdelingen har kontakt med eksterne regnskapsførere. Avleggelse av årsregnskapet Skatteregnskapet anses som et del regnskap til skatteetatens samlede regnskap og avgis til Skattedirektoratet. Skatteoppkreveren i Værnes-regionen bekrefter herved at skatteregnskapet for 2013 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, Jfr. instruks for de enkelte poster i regnskapet. Margin Marginavsetting av den del av den løpende skatteinngangen som settes av til og dekke opp tilgodebeløp ved skatteavregningene. Denne fastsettes av kommunestyret. Alle kommunene har 10 % avsetting av den løpende skatteinngang og det er tilstrekkelig. Når avregningene er kjørt foretas marginoppgjør der overskytende går til utbetaling og motsatt trukket ved for lite. Dette ble gjort i oktober måned Gebyrer Kommunene mottar gebyrinntekter fra skatteoppkreveren som ikke er med i budsjett/regnskap. Samlet var beløpet kr. 642 for 2013 og det fordeles til de enkelte kommuner etter aktivitet 1.7 Innkrevingsresultat og samlet restanseoversikt Skatteoppkreveren måles etter en styringsdialog mellom oss og Skatt Midt-Norge der vi i forkant har blitt enige om målene som skal oppnås på innkrevingssiden. Måletidspunktet er året etter inntektsåret. Vi setter høye mål for innkrevingen og vi har gode resultater. Vi har satt mål kommunevis i stedet for regionnivå denne gangen. Prosentsats for innkrevd er av beløp til innkreving og ikke av totalt utestående.

13 Vi gjengir her resultatet på de to største skatteartene: (angitt i prosent) Stjørdal mål resultat Restskatt totalt innbetalt 94,5 95,0 Restskatt innkrevd 76,0 76,7 Forskuddsskatt tot. innbet. 99,5 99,1 Malvik mål resultat Restskatt totalt innbetalt 96,0 95,1 Restskatt innkrevd 82,0 71,1 Forskuddsskatt tot. innbet. 99,5 98,9 Selbu mål resultat Restskatt totalt innbetalt 98,0 98,2 Restskatt innkrevd 77,5 86,5 Forskuddsskatt tot. innbetalt 99,7 98,6 Tydal mål resultat Restskatt totalt innbetalt 99,7 100,0 Restskatt innkrevd 96,1 100,0 Forskuddsskatt tot. innbetalt 99,9 99,2 Frosta mål resultat Restskatt totalt innbetalt 95,0 95,5 Restskatt innkrevd 81,0 83,7 Forskuddsskatt tot. innbetalt 99,5 99,47 For Malvik ble resultatet på personlig restskatt innkrevd ikke så bra som forventet og satt som mål. Det er igangsatt tiltak på alle krav, og det er flere store krav på enkeltskyldnere som vi forventer og få inn. Målkravet var satt for høyt og var 72 % året før. Ellers har vi truffet godt på målene. For Tydal gjenstår bare et lite krav på forskuddsskatt for og få full uttelling. Dette er meget bra og i landstoppen. Samlet restanseoversikt Gjelder alle år og alle skattearter både på personlig og næring inkludert berostilte krav (krav som ikke anses tjenlig for innkreving) samt sist utlignet restskatt som nylig er fastsatt og som det kan ligge klage og utsettelse på. Da vil kvaliteten på forskuddsutskrivingen og nivået på utlignet restskatt fra skattekontorets side også spille en rolle på restansetallene i den enkelte kommune. Deler av restansene er også bundet opp i gjeldsordning og konkurser og deler er skjønnsfastsatte og eldre restanser som ikke lett lar seg innkreve. Leder for innkreving foretar jevnlig oppfølging på eldre år og vurderer hensiktsmessige tiltak. Det er ikke fremmet noen saker til berostilling de senere år. Krav som foreldes søkes bortskrevet.

14 Samlet restanse beløp i mill.kr Restanse Restanse forrige år Malvik kr. 25,3 27,8 Stjørdal kr. 44,1 40,1 Selbu kr. 4,2 3,6 Tydal kr. 0,7 1,2 Frosta kr. 4,6 5,5 For Frosta er det på slutten av året innført store krav som følge av en enkelt sak. Disse er holdt utenfor oversikten for sammenligningens skyld. Redusert skjønnsligning og riktig skatteutskriving av skattekontoret er viktige eksterne faktorer som kan påvirke våre resultater positivt og motsatt hvis det er mye feil. Vi bidrar til og redusere andelen skjønn gjennom samarbeid med skattekontoret der vi kontakter skattyter med oppfordring til og levere og gir informasjon til skattekontoret om de forhold vi er kjent med. 1.8 Innfordringsaktiviteter Det er gjennomført 404 utleggsforretninger mot 391 i forrige periode. En finner utlegg i over halvparten. Det er begjært 36 tvangssalg og det er begjært 14 konkurser. Det er meldt krav i 30 konkurser. Det er innlevert 3 anmeldelser for overtredelser på skattebetalingsområdet. 1.9 Arbeidsgiverkontrollen Formålet med arbeidsgiverkontrollen er å påse og sikre at skattetrekk (herunder påleggstrekk) og arbeidsgiveravgift blir korrekt beregnet, innbetalt og innberettet i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser. Arbeidsgivernes plikter er hjemlet i skattebetalingsloven, folketrygdloven og ligningsloven, og i forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene.skatteoppkrever skal påse at det avsettes tilstrekkelige ressurser til dette arbeidet. Det skal også kontrolleres at arbeidsgiver overholder plikten til å levere lønns- og trekkoppgaver i henhold til ligningsloven og skattebetalingsloven og plikten til å levere års oppgaver i henhold til folketrygdloven. Skatteoppkreveren må i tillegg påse at nye arbeidsgivere blir registrert og fulgt opp med informasjon om sine plikter mv. Kommunene i Værnesregionen er tilknyttet en interkommunal arbeidsgiverkontroll som heter Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag. Dette er et større samarbeid med egne organer og teller 15 kommuner. Det overordnede faglige ansvaret tilligger skatteoppkreveren som har en egen styringsgruppe mot tjenesten. De overordnede kravene til arbeidsgiverkontrollen er at minst 5 % av arbeidsgiverne skal kontrolleres. Videre at kontrollene skal medføre minst 50 % avdekking og at en får vedtak fra skattekontoret på 90 % i kroner i forhold til foreslåtte endringer. I tillegg skal alle nye arbeidsgivere motta informasjon og veiledning og en skal foreta minst et informasjonstiltak i året.

15 Resultatet for 2013 på antall kontroller ble som følger Krav Gjennomført Malvik Selbu 7 7 Tydal 4 4 Stjørdal Frosta 6 6 Kravet til antall er dermed i samsvar med gjennomførte kontroller. Det er også viktig at resultatet av kontrollene er at det blir avdekket beløp som skulle vært innberettet og beskattet. Her ble resultatet følgende: (forslag til endring fra SKO) Endringsforslag inntektsgrunnlag og arbeidsgiveravgift Malvik Selbu Tydal Stjørdal Frosta Sum Dette er høye avdekte beløp. Disse endringsforslagene sendes over til skattekontoret for mulig vedtak, og deretter posteres det inn som krav til innkreving som kan generere inntekter til kommunene. Det er ikke alltid slik at det blir samsvar mellom forslag og vedtak og en del selskaper er under avvikling og dermed vil ikke alle beløp la seg inndrive. I tillegg til avdekking har kontroller også en sterk preventiv effekt som ikke skal glemmes og vil gi bedre etterlevelse av regelverket på sikt. Alle nye arbeidsgivere mottar informasjon og veiledning. Vi har nettsider med informasjon og i tillegg holder Skatt Midt-Norge kurs der regnskapsførere kan få faglig oppdatering. Hommelvik, 14 januar 2014 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Jan E. Slind Skatteoppkrever/leder

16 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE FASTSETTELSE AV GRUNNLAGENE FOR UTLIGNING AV EIENDOMSSKATT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 27/13 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering vedrørende fastsettelse av grunnlagene for utligning av eiendomsskatt. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/14 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollutvalget vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. koml og forv.l. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

18 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallingene med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget.

19 Ut fra tidligere praksis er det også for 2013 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

20 Frosta kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

21 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON BEFARINGER/BESØK AVSLUTNING... 5 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 2 AV 6

22 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret valgte i møte den og den et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti Jens Hagerup SP Leder Jan Bakken Ap Knut Arne Hovdal Medlem Dagfinn Sørheim Sp Ragnhild Eggen Viken Sp Kari Berge H Nestleder Lars Bjørn Moksnes H Britt-Ranveig Nielsen Hernes H Medlem Sølvi Haugan V Jorunn Sterten Melhus V Medlem Kenneth Arntsen H Jens Hagerup og Britt-Ranveig Nielsen Hernes sitter i kommunestyret, mens Jorunn Sterten Melhus er valgt som varamedlemmer til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2013 holdt 5 møter, og behandlet 28 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2012, 4 møter og 37 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til årsregnskap og årsrapport for Frosta kommune for 2012, sak 13/13. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 3 AV 6

23 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 47/12. I samsvar med Forskrift om kontrollutvalg skal utvalget gi tilbakemelding til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt fulgt opp. Kontrollutvalget vil i rimelig tid etter den kommunale behandlingen av hver forvaltningsrevisjon be administrasjonen gjøre rede for hvordan dette er gjort. Det er bestilt forvaltningsrevisjon vedrørende kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem, jf. sak 22/13. Det er også bestilt en gjennomgang av utbygginga ved Hovdalsvatnet, se sak 28/ SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den og vedtatt av kommunestyret den , sak 46/12. Kontrollutvalget behandlet rapport etter gjennomført selskapskontroll vedrørende LevaFro AS i møte den , sak 23/13. Kommunestyret behandlet saken i møtet den , sak 72/ GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Det ble i 2013 gjennomført endringer i revisors rapportering etter gjennomgang av møteprotokoller. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollutvalget bør følge opp, tas denne rapporteringen nå som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 20/ TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møtet den , sak 15/15. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 4 AV 6

24 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om: Oppvekst og kultur (sak 2/13) Frosta skole (sak 3/13) Skatteoppkreverfunksjonen (sak 12/13) Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsrapport (sak 13/13) Barnevernstjenesten (sak 17/13) Kommunens økonomi (sak 18/13) Arbeidsmiljø og sykefravær (sak 25/13) 2.8 BEFARINGER/BESØK Kontrollutvalget avla Verket et besøk i 2013, jf. sak 10/13. Det ble utarbeidet et notat som oppsummerte kontrollutvalgets inntrykk i etterkant av besøket. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Frosta Jens Hagerup leder Kari Berge nestleder Jorunn Sterten Melhus Knut Arne Hovdal Britt-Ranveig Nielsen Hernes KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 5 AV 6

25 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013 Dato Sak nr. Sakstittel 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering fra rådmannen vedrørende oppvekst og kultur 003/13 Orientering om Frosta skole /13 Orientering fra revisor - status for revisjonsarbeidet 005/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for /13 Kontrollutvalgets årsrapport for /13 Kontrollutvalgets budsjett for /13 Referatsaker 010/13 Orientering om "Verket" med besøk ved enheten 011/13 Referatsaker 012/13 Skatteoppkreverfunksjonen /13 Kontrollutvalgets uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for /13 Kontrollutvalgets besøk ved "Verket" - oppsummerende notat 015/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 016/13 Referatsaker 017/13 Orientering fra Værnesregionen vedrørende barnevern 018/13 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 019/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /13 Forvaltningsrevisjon - bestilling 023/13 Rapport etter gjennomført selskapskontroll - LevaFro AS - Tilleggssak 024/13 Referatsaker 025/13 Orientering fra rådmannen - arbeidsmiljø og sykefravær 026/13 Orientering fra revisor - status for revisjonsarbeidet 027/13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for /13 Gjennomgang av utbygginga ved Hovdalsvatnet - Bestilling KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 6 AV 6

26 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/14 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2014: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Andre driftsutgifter Kursavgifter og oppholdsutgifter Reise og diettgodtgjørelse folkevalgte Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 76/13 2. Kontrollutvalgets sak 21/13 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner.

27 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2014 den sak 21/13. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Iht. de gitte føringer ble det bevilget en total ramme på kr ved kommunestyrets behandling av budsjett for 2014 den , sak 76/13. Ut fra dette foreslås slik fordeling av den samlede rammen: Art Beskrivelse Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Andre driftsutgifter Kursavgifter og oppholdsutgifter Reise og diettgodtgjørelse folkevalgte Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) Vurdering En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2014 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2