Fotballstyret SUIL - referat

Transkript

1 Fotballstyret SUIL - referat Ordinært møte - avholdt kl på klubbhus Deltakere Init. Person Innkalt Tilstede Referat sendes Leder Odd W Urbye X X X Nestleder BIH Børge Ivan Hansen X X X Styremedlem JI Jarle Instanes X X Styremedlem KH Kjetil Hansen X X X Styremedlem Kjetil Thorsen X X X Daglig leder SOE Sten Ove Eike X Evt kommentarer til møtereferat meddeles skriftlig innen 7 virkedager etter utsendelse av møtereferat. SAK AGENDA FOR MØTET Få på plass ansvarsfordeling innad (i FBS) samt få frem saker som styret ønsker å arbeide videre med. SAK Frist Ansvar Konstituering / Ansvarsfordeling. Odd W leder ansv. for kontakt med daglig leder INFO og hovedstyre assisterende oppmann A-lag Børge nestleder ansvar for hjemmekamper A-lag initiere trenerkurs Kjetil_H Ansvar for oppfølgning av A-lagstrener og G16 trener ass. Oppmann A-lag Kjetil_T Ansvar for organisering av baneressurser og systemer for å følge opp dette. Jarle Ansvar kontakt med A-lagsspillere ansvar for oppfølgning av treningsmatriell Møtefrekvens månedlig (fortrinnsvis mandager) Møte : Endret på ansvarsfordeling. Odd W leder ansv. for kontakt med daglig leder og hovedstyre Ass. oppmann A-lag (sammen med Kjetil_H). Borge nestleder Tar hovedansvar for oppfølgning av A-lagstrener og har et hovedfokus på A-laget for kommende sesong (2016). Kjetil_T Ansvar for organisering av baneressurser og systemer for å følge opp dette. Oppfølgning av nettverktøyet treningsøkta.no

2 Kjetil_H Ass. oppmann A-lag (når Svein Einar trenger hjelp) Ansvar for hjemmekamper A-lag (sjekk med svein einar) Initiere trenerkurs for nye trenere FBS mener det er viktig at A-laget også har fokus på de kommende sesonger og gjør det som er nødvendig for at alle spillere skal få tilstrekkelig spilletid. Dersom spillere får lite spilletid vil de kunne gå lei, evt gå andre steder og SuiL vil komme til å slite med å stille lag senere. Kjetil_H tar ansvar for en løpende dialog med trener/lagleder og rapporterer til FBS om status ift dette. Borge følger opp dette og har en løpende dialog med A- lagstrener (evt løpende kontakt med oppmann dersom det er mer hensiktsmessig). KH BIH FBS arrangerte kontaktmøte søndag 8.3 der alle lagledere/trenere var invitert. Der ble et utfordringer og problemstillinger luftet. FBS mener det var en nyttig arena og vil derfor arrangere nytt kontaktmøte i siste halvdel av mai. Få listen som Svein Einar noterte fra møtet å gå igjennom denne mtp saker som bør følges opp. Status: Dette er ikke fulgt opp enda ( ) FSB tar initiativ til et kontaktmøte ved oppstart av høstsesongen Hva er status og opplegg rundt Tine Fotballskole? BIH Er det skrevet ned noe rundt dette arrangementet samt erfaringer fra tidligere som vi kan ta med videre? Hvem i klubben har ansvar for dette arrangementet? Er dette noe FBS bør følge opp nærmere. Få en oversikt. Status: Dette er ikke fulgt opp enda ( ) BIH ser nærmere på dette til neste møte Det er frustrasjon ift matrialforvaltining rundt klubbens KH/ 2

3 fotball aktivitet. Det ser ut til å være mangelfull definering og oppfølgning. Alle trenere burde lett kunne finne informasjon (feks på nettsiden) om hva som skal være tilgjengelig av utstyr og hvem som skal sørge for at det skjer. Hva er det besluttet at SUiL skal ha av mål i div størrelser og andre større innretninger ute på treningsfeltet? Og hva skal de enkelte lag ha utlevert av baller, kjegler, vester. Er dette godt nok definert og budsjettert for? Lage ett oppsett over hvor mange treningsfelt SUiL til å ha med ferdig hall og gjenværende gressmatte. Og hvilket utstyr skal vi ha tilgjengelig for dette. Hva bør (etter FBS sin mening) et standard lagoppsett utstyrsmessig bestå av. Hva bør evt være fellesutsyr. Sjekk med StenO/Svein Einar hva som er i bestilling og når det skal bli levert. Videre hva er det som er levert ut iår og hvor mye av dette er inntakt. Hvilke rutiner har vi for å ha en løpende oversikt over utlevert matriell og evt registrere fortløpende hva hva som går tapt. Hva om løst utstyr som ligger og slenger ute på feltet kunne legges i en låst boks lett tilgjengelig ute på feltet som alle har tilgang til? Da kunne daglig leder tømme denne boksen og ta vare på utstyret. Trenere som savner/mister utstyr kunne sjekket her først. Lage rutiner for trenere å melde at utstyr er mistet, evt rappet. Merking av utstyr. Kan vi hente noe ved å merke utstyret slik at dette letter finner veien hjem til de lag som skal ha det. Hva med låsbare områder som virker. Hva med å ha smekklås på dør til utstyrsrom i banehus slik at det kun er trenere som har adgang? Status : Dette er ikke fulgt opp enda. KH/ KH & ser nærmere på denne saken og lager et utkast til sak som vi evt kan presentere for hovedstyret Behov for nytt oppfølgningsmøte for nye lagledere KXweb 3

4 og FiKS. Sjekk med StenO om han mener det ser ut til å fungere? Status : FBS mener KXWEB ikke brukes nok og korrekt. Barnefotball ift Kxweb - har behov for oppfølgningsmøte. Gjennomgang av treningstider. Gjennomgang spillerstatistikk. Registrere spillere vs kontigent. Utstyrspolitikk Innkalling torsdag 28.mai kl 19:00 og tar ansvar for å gjennomføre møtet. IT klubb administrator. Har vi en slik? Bekymring for manglende oppstart av aktiviteter? Snakk med Marit Ellingsen. Hva er SUiL sin politikk mht å ha oppdatert KXweb? Kjetil_T opplyser at SUiL p.t. bruker en eldre versjon og at ny og oppdatert versjon som bla er mer tilpasset mobile enheter. Hvem har ansvar for å oppdatere og vedlikeholde Kxweb? Bekymring for at stadig mer av kommunikasjonen går på FB. Her har ikke alle tilgang. Ingen Historikk ift årsklasser. Bør ikke FB være et supplement istendefor en hovedplatform? Dersom IT klubb admin er på plass. Trenger vedkommende en arena til å diskutere probelmstillinger og få fre forslag tol løsninger? Få definert hvem gjør hva ift web oppgaver? Dette er ikke en FBS oppgave. Det bør være en prioritert klubboppgave. / Ikke fulgt opp. Ta kontakt med styreleder 4

5 IT/planleggings-verktøyet «treningsøkta.no» Sjekk med SOE om vi kan begynne å ta det i bruk? Eller mangler vi lisens, dvs er det ett kostnadsspørsmål knyttet til å kunne ta det i bruk? Sjekk med StenO om dette samt å få administrator rettigheter. Ikke fulgt opp. tar direkte opp med SOE for å få opprettet lag og bruker og tatt det i bruk. tar et ansvar for å hjelpe andre trenere/lag igang med å bruke dette verktøyet. Dersom det blir et budsjettspørsmål om lisenskostnader tar vi det opp mot hovedstyret Oppdatere nettsiden for fotballstyret. Legg ut referat og evt annet info-materiell. Utført Lage en liste med samlet oversikt over seriekamper for som A-lag, G16 og G15. Listen skal hjelpe trenere/lagledere på disse lagene å ta hensyn til aktivitetene sine ift de andre. Status 14.apr : Liste laget basert på grunnlaget til Kjetil_T - ajour pr. 14.apr Sent på mail til lagledere/trenere samt SOE Lagt ut på nettsiden til A-lag Infotavle som henges opp utv på banehus. Henge opp banekart Vurdere om det har noe for seg å henge opp ukentlig oversikt over banebruk (fra Kjetil_T sitt oppdaterte system). Snakk med SOE om han kan ta ukentlig utskrift og henge opp på en/flere sentrale steder (klubbhus+banehus+hall). 5

6 Status har sent ukentlige utskrift og sent pr mail til SOE og bedt han henge dette opp. Dette er ikke blitt gjordt Ta kontakt med Marit Ellingsen og be henne sjekke opp med SOE om hvorfor dette ikke blir gjort. Er han uenig i dette, evt kapasitetsproblem, forglemmelse, evt annet? FBS mener dette er ett enkelt tiltak som kan gi økt oppmerksomhet rundt aktivitetene på anlegget vårt. Dersom noen går forbi listen med ukens aktiviteter og ser en aktivitet (feks barnebarn skal spille kamp om 20min) som fanger oppmerksomheten får vi vedkommende til å bli lenger på anlegget. Folk = Liv = Ny oppfølgning av stolper / nett bak kunstbane og langs gressbane. Er dette en sak vi skal engasjere oss videre i? FBS mener vi bør få frem en sak med forslag til løsning. Sjekk litt ut hva andre kluber har av slike løsninger. KH tar kontakt med sin «kjenning» på yrkesskolen for å bestille kapsitet på TIP til høsten. Videre tar han kontakt med Kjell Magne Thorshaug for å sjekke om mulighet for materialer (tror det var han som skaffet de stolpene som står mellom skudehall og gressmatte). KH KH Fremtidige diskusjoner / arbeidsliste for FBS fremover A Sportslige og sosiale mål for fotballen i SUIL Hva ønsker vi å oppnå med fotballen i SUIL Behov for faglig støtte på trenersiden til å backe opp foreldre som er nye og usikkre i trener-rollen. Hva om det var mulig å få kjøpt inn noen timer av en erfaren trener utenfra som kunne støtte foreldrene noen ganger? Arrangere Impulskurs/trenerkurs februar i hallen. Idebank på nettet tilgjengelig. For nye ferske foreldretrenere.? B Hvem i fotballstyret skal ha som hovedfokus å ha tanke på BIH 6

7 evt ny A-lagsleder kandidater om/når det blir nødvendig i fremtiden. Borge tar et ansvar for å ha «følere ute i verden» for å være litt forberedt hvis/når dette evt blir aktuellt. C D Rollen som sentral materialforvalter i klubben er fraværende. Hvem skal ivareta dette behovet i klubben? Rutiner for skadehåndtering under trening og kamp. Hvem skal gjøre hva? Hva forventes av lagleder, trener, daglig leder og foreldre? Utgifter ifm skader hvem dekker hva? Hvor skal dette stå skrevet? Hvordan skal dette formidles til de involverte? Skal FBS be SOE ta konatkt med kolleger/daglig leder i andre klubber rundt oss og sjekke om de har etablert noen egne rutiner rundt dette temaet.?? E Rutiner for rullering og ajourføring av spiller/amatør kontrakter. FBS har initiert dette for sesongen2015. Svein Einar har gjennomført det for Hvem i FBS skal ha ansvar for å følge dette opp for 2016? Nytt møte mandag 22.juni kl 18:00 18/05/2015 Referent Odd W. Urbye Kopi: Legges ut på nettsiden til SUIL : 7