Endelig rapport etter tilsyn 2015 med kommunenes plikt til å ha et krisesentertilbud

Transkript

1 Endelig rapport etter tilsyn 2015 med kommunenes plikt til å ha et krisesentertilbud Utvalgte tilsynskommuner i dette tilsynet: Sandefjord, Andebu og Tønsberg Stedlig tilsyn: Tønsberg kommune, Krisesenteret. Kontaktperson: Cecilia Haglind, seniorrådgiver Tønsberg kommune Kartleggingstilsyn: Sandefjord og Andebu Kontaktpersoner: Øyvind Rivrud, økonomi- og stabssjef i Sandefjord kommune og Torild Fogelberg- Hansen, leder familietjenester og tjenestekontor i Andebu kommune Sammendrag Fylkesmannen i Vestfold har gjennomført tilsyn med kommunenes plikt til å ha et krisesentertilbud, jf krisesenterloven 2, 3, 4 og 8. Skriftlig dokumentasjon ble mottatt innen frist Stedlig tilsyn ved Krisesenteret fant sted , og sluttmøte for dette ble avholdt Foreløpig rapport ble sendt fra Fylkesmannen , og det ble gitt anledning for de reviderte kommunene til å gi en skriftlig tilbakemelding. Innen fristen for dette , mottok Fylkesmannen tilbakemelding fra Sandefjord kommune og Tønsberg kommune. Begge kommuner tok den foreløpige rapportens innhold til etterretning. Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Det ble funnet grunnlag for å gi en merknad knyttet til krisesenterlova 8 om internkontroll. 1) Fylkesmannen fant grunnlag for å gi Tønsberg kommune merknad knyttet til rutiner for avviksrapportering internt på Krisesenteret. Det foreligger ikke tilstrekkelige eller skriftlige interne rutiner som sikrer at de ansatte er kjent med hvilke forhold det skal meldes avvik på. Både ansatte og leder på krisesenteret opplyser om at dialogen rundt den daglige jobbingen er vedvarende og åpen. Fylkesmannen har likevel vurdert at et system basert muntlig overlevering er sårbart, både med tanke på kunnskap om hvilke forhold det skal meldes avvik på og at et slikt system kan være personavhengig. 1

2 I tillegg ble Fylkesmannen opplyst om at det jobbes med ytterligere å konkretisere rutinene for avviksrapportering fra leder ved krisesenteret til ansvarlig kontaktperson i Tønsberg kommune. Det er også der en vedvarende og åpen dialog. Det har ved gjennomgang av fremlagt og tilsendt dokumentasjon fra de utpekte tilsynskommunene, samt i intervjuer gjennomført ved stedlig tilsyn på Krisesenteret fremkommet opplysninger om: Mangelfull deltakelse i årsmøtene fra flere av samarbeidskommunene Mangelfull kontinuitet i forhold til hvem som er ansvarlig person i de enkelte kommunene, Samarbeidsutfordringer knyttet til ulik grad av beslutningsmyndighet hos kommunerepresentantene Vanskeligheter med å oppnå kontakt med ansvarlig person i enkelte av samarbeidskommunene Fylkesmannen vurderer at dette gir grunnlag for å sette spørsmålstegn ved om kommunene i realiteten oppfyller sin plikt etter krisesenterloven 8. Forholdet blir nærmere kommentert i rapporten. Sandefjord kommune skriver i sin tilbakemelding på foreløpig rapport: Med bakgrunn i Fylkesmannens vurdering av deltakerkommunenes oppfølging, bl.a mht. møtepunkter, vil vi gjennomføre en intern vurdering av våre administrative rutiner og ansvarsfordeling. Tønsberg kommune skriver i sin tilbakemelding på foreløpig rapport: Tønsberg kommune, som vertskommune, tar rapporten til etterretning. Når det gjelder merknaden som er gitt: «Fylkesmannen finner grunnlag for å gi Tønsberg kommune merknad knyttet til rutiner for avviksrapportering internt på Krisesenteret» har kommunen sammen med daglig leder for Krisesenteret gått gjennom internkontrollsystemet og sikret at Krisesenteret skal utarbeide et avvikssystem med nødvendige prosedyrer og opplæring av ansatte innen juni 2016, de vedlagte utskrift av internkontrollen pkt. 8, 11.3 og I tillegg er det lagt inn i avsnitt IV «Kommunens ansvar for internkontrollen» pkt 20 at avviksbehandlingen skal følges opp. Bortsett fra kommunene Sande og Svelvik, deltar samtlige Vestfold-kommuner i et vertskommunesamarbeid, med Tønsberg som utfører og vertskommune for oppfyllelse av krisesentertilbudet. Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ovenfor Sandefjord kommune og Andebu kommune, har tilsynet vært gjennomført som et kartleggingstilsyn. Ovenfor Tønsberg kommune har det i tillegg til innsendt dokumentasjon vært et stedlig tilsyn på Krisesenteret. Det ble gjennomført intervjuer med leder og ansatte der. Ansvarlig kontaktperson for krisesentertilbudet i Tønsberg kommune ble intervjuet under det stedlige tilsynet, og deltok også på åpningsmøtet og sluttmøtet. Fylkesmannen snakket også med beboere ved senteret. 2

3 Lovgrunnlag for tilsynet Fylkesmannen skal, etter Lov om kommunale krisesentertilbod (heretter kalt krisesenterlova) 9, føre tilsyn med at kommunen oppfyller pliktene pålagt etter 2,3, 4 og 8. Fylkesmannens tilsynsansvar ble gjort gjeldende fra lovens ikrafttredelse Statleg tilsyn Fylkesmannen skal føre tilsyn med at kommunen oppfyller pliktene pålagde etter 2, 3, 4 og 8. Reglane i kommuneloven kapittel 10 A gjeld for den tilsynsverksemda som er nemnd i første leddet. 2.Krav til krisesentertilbodet Kommunen skal sørgje for eit krisesentertilbod som skal kunne nyttast av personar som er utsette for vald eller truslar om vald i nære relasjonar, og som har behov for rådgjeving eller eit trygt og mellombels butilbod. Tilbodet skal gi brukarane støtte, rettleiing, hjelp til å ta kontakt med andre delar av tenesteapparatet og skal omfatte: a) eit krisesenter eller eit tilsvarande gratis, heilårs, heildøgns, trygt og mellombels butilbod, og b) eit gratis dagtilbod, og c) eit heilårs og heildøgns tilbod der personar nemnde i første ledd kan få råd og rettleiing per telefon, og d) oppfølging i reetableringsfasen, jf. 4. Enkeltpersonar kan vende seg direkte til krisesentertilbodet som nemnt i andre ledd, utan tilvising eller timeavtale. Kommunen skal sørgje for god kvalitet på tilbodet, mellom anna ved at dei tilsette har kompetanse til å ta vare på dei særskilte behova til brukarane. Butilbodet til kvinner og butilbodet til menn skal vere fysisk skilde. Departementet kan gi forskrift om krav til kompetanse hos dei tilsette og krav til fysisk sikring av lokale. 3. Individuell tilrettelegging av tilbod Kommunen skal sørgje for at tilbodet så langt råd er blir lagt til rette slik at det kjem dei individuelle behova til brukarane i møte. Kommunen skal sørgje for å ta vare på barn på ein god måte som er tilpassa deira særskilte behov, og skal også sørgje for at barn får oppfylt dei rettane dei har etter anna regelverk. Kommunen skal sørgje for at brukarar av bu- og dagtilbodet får tilgang til kvalifisert tolk dersom det er nødvendig for at dei skal få eit fullgodt tilbod. Kommunen skal sørgje for rutinar for kvalitetssikring, bestilling og betaling av tolketenester. 3

4 4.Samordning av tenester Kommunen skal sørgje for at kvinner, menn og barn som er utsette for vald eller truslar om vald i nære relasjonar, får ei heilskapleg oppfølging gjennom samordning av tiltak mellom krisesentertilbodet og andre delar av tenesteapparatet. Tilbod og tenester etter denne lova kan inngå som ledd i samordninga av ein individuell plan etter anna lovgiving, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 7-1, pasient- og brukerrettighetsloven 2-5, psykisk helsevernloven 4-1, og lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 28 og 33 8.Internkontroll Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at dei verksemdene og tenestene som utgjer krisesentertilbodet, utfører oppgåvene sine i samsvar med krav fastsette i lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjere greie for korleis ein oppfyller denne plikta. Vertskommunesamarbeidet er regulert i Lov om kommuner og fylkeskommuner, heretter kalt kommuneloven a.vertskommunesamarbeid En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28-1 b og 28-1 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det b.administrativt vertskommunesamarbeid 1. En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 2. Bestemmelsen i nr. 1 gjelder tilsvarende for vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner. 3. Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret eller fylkestinget selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. 4. Folkevalgte organer i vertskommunen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet der delegasjon er skjedd i samsvar med nr En samarbeidskommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndighet i saker som alene gjelder samarbeidskommunen eller berørte innbyggere. 6. For vedtak vertskommunen treffer etter delegasjon fra en samarbeidskommune, har samarbeidskommunen samme omgjøringsmyndighet som etter forvaltningsloven 35 første ledd e.samarbeidsavtalen 1. For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv. Endringer i avtalen som gjelder forhold som omtalt i nr. 2 og 3, skal skje på samme måte. 2. Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om: a)angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b)hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, 4

5 c)tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d)underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e)det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f)nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g)annet som etter lov krever avtale. 3. I avtale om vertskommunesamarbeid med felles nemnd skal avtalen også inneholde bestemmelser om antall representanter i nemnda fra den enkelte deltaker. 4. I et vertskommunesamarbeid mellom kommuner skal vertskommunen orientere fylkesmannen om etableringen av samarbeidet. I et vertskommunesamarbeid mellom fylkeskommuner skal vertskommunen orientere departementet om etableringen av samarbeidet i.oppløsning og uttreden 1. Dersom deltakerne er enige om det, kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning. 2. Den enkelte deltaker kan med ett års varsel si opp sitt deltakerforhold i et vertskommunesamarbeid. Annen oppsigelsesfrist kan avtales. Organisering av krisesentertilbudet i Vestfold Alle kommunene i Vestfold, bortsett fra Svelvik og Sande, inngår i et vertskommunesamarbeid, der den enkelte samarbeidskommune har delegert oppgavene knyttet til krisesentertilbud til vertskommunen (Tønsberg). Samarbeidet er regulert i «Avtale om levering av krisesentertilbud for 12K-Vestfold». Avtalen ble inngått i 2011 (jf «Årsmelding 2013, Krisesenteret i Vestfold») Det fremgår av Ot. Prp. nr. 95 ( ) og Ot. Prp. 96 ( ) at det ansvaret som i lov er lagt til kommunen, fortsatt ligger hos kommunen, selv om oppgaver og myndighet er delegert til en vertskommune. Det er et krav at samarbeidet er regulert av en skriftlig avtale. Avtalen kan bare gjelde fordeling av oppgaver, ikke ansvar. På bakgrunn av dette skal Fylkesmannens tilsyn rette seg mot den enkelte kommune, ikke kun vertskommune eller krisesenteret. Tilsynet er en revisjon av det systemet som er satt i verk for å sørge for at kommunens plikter etter krisesenterlova er oppfylt. Kravene til organisering av et vertskommunesamarbeid er beskrevet i kommuneloven 28-1 a. Det oppgis i «Årsmelding 2014, Krisesenteret i Vestfold» at Krisesenteret er en alminnelig stiftelse. Det øverste organet er styret, som har et overordnet faglig, administrativt og økonomisk ansvar for stiftelsen. I 2014 har senteret hatt 12,67 årsverk, fordelt på 14 fast ansatte. Stiftelsen Krisesenteret i Vestfold har som formål å drive krisesenter for kvinner, menn og barn utsatt for vold i nære relasjoner på en måte som oppfyller kravene i lov om kommunale krisesentertilbud. Krisesenterets arbeid er partipolitisk uavhengig og livssynsnøytralt. 5

6 Tema for tilsynet Med utgangspunkt i lovgrunnlaget, ble tilsynet gjennomført med særskilt fokus på følgende: Hvordan sikrer kommunen at barnas individuelle behov på Krisesenteret blir ivaretatt? Hvordan sikrer kommunen samarbeid mellom krisesenteret og andre faglige instanser i tjenesteapparatet? Kommunenes rutiner for oppfyllelse av krav til internkontroll Vertskommunesamarbeidet Bakgrunnen for at Fylkesmannen valgte å se særlig på barnas rettigheter og behov, er den senere tids fokus på barnet som selvstendig subjekt i offentlig saksbehandling, implementeringen av barnekonvensjonens bestemmelser i Grunnloven, samt arbeidet med å implementere barnevekonvensjonen i Fylkesmannens arbeid og tilsynsaktivitet. Det ble i det stedlige tilsynet for øvrig også etterspurt hvordan øvrige beboeres rettigheter og behov kartlegges og imøtekommes. Metode for gjennomføring av tilsynet Fylkesmannen har brukt systemrevisjon som metode. Systemrevisjon er en revisjon der det undersøkes om styringssystemet sikrer etterlevelse av krav i eller i henhold av lov. Av samarbeidskommunene ble det utpekt to kommuner i tillegg til vertskommunen, som tilsynsobjekter. Man valgte en større og en mindre kommune; Sandefjord og Andebu. Tilsynet ovenfor disse kommunene har blitt gjennomført som et kartleggingstilsyn, det vil si at de har sendt inn relevant dokumentasjon som underbygger hvorvidt de oppfyller kravene loven setter til kommunenes plikt til å ha et krisesentertilbud. Gjennomføring Varsel om tilsyn ble sendt , og frist for innsending av dokumentasjon ble satt til Stedlig tilsyn ved Krisesenteret ble gjennomført Kontaktperson og ansvarlig fra Tønsberg kommune, seniorrådgiver Cecilia Haglind, var tilstede både på åpningsmøte og sluttmøte, og ble også intervjuet av tilsynsteamet. Tilsynsteamet fikk omvisning på senteret samme dag. Under omvisningen fikk beboerne tilbud om å snakke med tilsynsteamet. Tilsynsteamet snakket med noen av kvinnene som oppholder seg ved senteret, to av disse bodde der sammen med barn. Tilsynsteamet snakket også med to av barna. Samtlige gav uttrykk for trivsel og tilfredshet over tilbudet. De voksne gav uttrykk for at de følte seg møtt og hørt på en respektfull måte, og barna vi snakket med fortalte om deltakelse i egne barnegrupper. Det fremkom at det ikke alltid var like enkelt å være barn på et sted som krisesenteret, men at det var trygt og fint for en periode. Sluttmøte ble avholdt

7 Foreløpig rapport ble sendt fra Fylkesmannen , med frist for eventuelle kommentarer innen Den så vidt lange tilbakemeldingsfristen ble satt for å ta høyde for ferieavvikling både i kommunene og hos Fylkesmannen. Av de reviderte kommunene valgte Tønsberg og Sandefjord å gi en tilbakemelding på den foreløpige rapporten. Den endelige rapporten er likelydene med foreløpig rapport i både faktum, vurderinger og konklusjon. Tønsberg kommune, vertskommunen Fylkesmannens vurderinger: Fylkesmannen har gjennomgått skriftlig dokumentasjon som er innsendt fra Tønsberg kommune. I tillegg til å innhente skriftlig dokumentasjon fant Fylkesmannen det hensiktsmessig å gjennomføre stedlig tilsyn ved krisesenteret. Formålet med stedlig tilsyn var å se hvordan lovverket i realiteten praktiseres, og på hvilken måte de ulike bestemmelsene er implementert i det daglige arbeidet for brukerne av senteret. Vi vil i det følgende gjennomgå lovbestemmelsene som har vært gjenstand for revisjon, samt Fylkesmannens vurdering av kommunens oppfyllelse av den enkelte lovbestemmelse: Krisesenterlova 2: Krav til krisesentertilbudet Tønsberg kommune har et krisesentertilbud for personer utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner, med behov for rådgivning med behov for rådgivning eller et trygt foreløpig botilbud. Kommunen følger opp at brukerne av senteret tilbys støtte, veiledning og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tjenesteapparatet. Brukerne har tilgang på alle de tjenester lovhjemmelens bokstaver a til d beskriver. Tønsberg kommune og krisesenterets ledelse sikrer at de ansatte har god og relevant kompetanse til å ivareta brukernes særskilte behov. Det vises her til at flere av miljøterapeutene har barnefaglig spesialisering, og det foreligger en kontinuerlig oppdatert og sammenhengende plan for veiledning og faglig oppdatering. De ansatte kurses i aktuell metodikk. Botilbudet til menn og kvinner er fysisk atskilt, og lokalene er fysisk sikret. Det ble opplyst om at kravene til sikring er under stadig vurdering, særlig i forhold til det planlagte nybygget. Blant annet vurderes det å montere skuddsikre glass i vinduene. Inngangen til Krisesenteret har den senere tid blitt ytterligere forsterket ved en sluse med to dører som styres innenfra senteret Krisesenterlova 3: Individuell tilrettelegging av tilbudet Senteret er tilpasset de voldsutsattes behov for individuell tilrettelegging på bakgrunn av sikkerhet, alder, kjønn, funksjonsevne og opprinnelse 7

8 De ansatte og ledelsen er opptatt av kompetanseheving og av å bruke «rett person på rett bruker» der det er mulig. Det gis rom for fleksibel tilrettelegging. Eksempel på dette er en mor som bodde ved senteret sammen med datteren, og som ikke fant seg til rette i den bygningen hun var plassert i. Byttet fikk stor betydning for mor og datters trivsel, og innebar at de ansatte ved Krisesenteret måtte gjøre grep i forhold til andre beboere. Ansatte og ledelse oppgir at størrelsen på huset er en utfordring. Behovet for plass er større enn kapasiteten. Dette skal endre seg ved planlagt nybygg. Det finnes ett eget rom for funksjonshemmede brukere. Ved behov har krisesenteret samarbeidet med andre instanser og midlertid plassert brukere på hotellrom, eller i trygdeleilighet, sistnevnte gjennom kontakt med rusomsorgen i den aktuelle kommune. Både ledelse og ansatte er tydelig på at det er grupper/type problematikk senteret ikke kan ivareta, dette gjelder blant annet voldsutsatte rusmisbrukere. Når det gjelder barnets rettigheter til individuell behandling/tilrettelegging er dette blant annet som allerede nevnt ivaretatt gjennom at flere av miljøterapeutene har barnefaglig spesialisering. Det drives egne samtalegrupper for barna, og det er utarbeidet særskilte rutiner for mottak av barn, når de ankommer med forelder. Det gjennomføres alltid samtaler alene med barnet, uten tilstedeværelse av forelder. Barnas behov for opprettholdelse av dagligliv og hverdag vurderes alltid opp mot sikkerhet. Det er en uttalt målsetting at barnas hverdag skal gå som normalt, men sikkerhetsaspektet er det sterkeste. Det foreligger rutiner for innhenting av samtykke for å samarbeide med aktuelle hjelpeinstanser og barnehage/skole. På den måten bidrar kommunen til at brukernes behov og rettigheter etter annet lovverk oppfylles, jf krisesenterlova 4 (samordning av tjenester). Det foreligger rutiner for kartlegging av barnas og den voksnes individuelle behov, i tillegg til at familiens behov også kartlegges. Når det gjelder brukermedvirkning opplyses det i Årsrapporten om at det pr i dag foreligger få rutiner på dette, og det fremkommer at man ønsker bedre rutiner. Dette ble gjentatt i sluttmøtet Krisesenterloven 4: Samordning av tjenester Barnas rettigheter etter andre lovverk forsøkes alltid oppfylt. Særlig gjelder dette i forhold til opplæringsloven, men også i forhold til lov om barneverntjenester og lov om psykisk helsehjelp. På samme måte foreligger det rutiner for kartlegging av øvrige beboeres eventuelle kontakt med andre deler av tjenesteapparatet, eller om det skulle oppstå behov for kontakt med andre hjelpeinstanser. 8

9 Krisesenterloven 8: Internkontroll Ansvarlig kontaktperson i Tønsberg kommune og leder ved krisesenteret, har et klart bilde av kommunens ansvar for driften av krisesenteret i forhold til lovkravene: Tilgang til et krisesentertilbud for innbyggerne (botilbud, dagtilbud, telefonkontakt, og oppfølging i rehabiliteringsfasen), at tilbudet skal være individuelt tilrettelagt og samordnet med hjelpen fra andre tjenester. Det gis uttrykk for en bevisst holdning til «markedsføring» (ref. at tilbudet skal være kjent for kommunens befolkning). Man bruker samarbeidspartnere til å gi informasjon til potensielle brukere, samt at det er informasjon om Krisesenteret på kommunens hjemmesider. Fag, lovverk, og kompetanse er et fokusområde for samtlige av de Fylkesmannen intervjuet. Det fremkommer i møteoversikt en kontinuerlig og sammenhengende plan for veiledning og faglig drøfting. De ansatte kurses i aktuell metodikk. Det er imidlertid noe avhengig av beboersituasjon og arbeidsmengde hvorvidt de har anledning til å lese seg opp på regelverk. Vedrørende kommunens ansvar for å følge med på driften ved senteret: Kommunen ved den som har fått delegert ansvar fra kommunaldirektør har god informasjon om driften og situasjonen ved senteret. Dette sikres også i styremøtene som avholdes hver 2. måned og i årsmøtene, som holdes med samtlige samarbeidskommuner og Tønsberg 1 g pr år. Det er ellers kontakt ved behov mellom Tønsberg kommune ved Cecilia Haglind og daglig leder ved krisesenteret Heidi Tanum. Kravet til evaluering av drift og internkontroll ivaretas via de ovenfor nevnte faste møtepunkter mellom senteret og kommunen. Her følges også bemanningssituasjonen opp. Det er pr i dag en «luksussituasjon» når det gjelder vikarer. Det er stor interesse for å arbeide ved senteret, og senteret har en kompetent vikarbank. Dette bekreftes også i intervjuene med de ansatte. Vedrørende overordnet plan for senteret og driften: En slik plan finnes i vedtektene for senteret, i lovgivningen og i mandatet utarbeidet på bakgrunn av dette. Den er under stadig drøfting og diskusjon, og også endring. Et eksempel på dette er utfordringer og mulige behov for endring knyttet til ofre for menneskehandel og utfordringer knyttet til det fysiske miljøet ved utarbeidelsen av egen mannsavdeling. Ansatte og ledelse har også vært på besøk ved andre krisesentre i landet. Vedrørende svikt/fare for svikt: Det er i årsrapporteringen lagt inn punkter der man har sett rom for forbedring. I Årsrapporten fra 2014 er det påpekt behov for videreutvikling av rutiner for innhenting og bruk av brukererfaringer, samt behov for kartlegging av tilgang på og formidling av regelverk, og regelendringer. I tillegg fremkommer det at rutiner for varsling til barneverntjenesten må utarbeides, og at det er behov for klargjøring av ansvar mellom barneverntjenesten og Krisesenteret når familier plasseres ved senteret, og for prosedyrer ved senteret når barneverntjenesten plasserer et barn som bor der akutt. Når det gjelder meldeplikten til barneverntjenesten fant Fylkesmannen det nødvendig å presisere at de ansatte har en selvstendig meldeplikt. 9

10 Avviksrapportering: Det opplyses om at det foreligger et avvikssystem fra ansatte og opp til leder, men ikke like godt fra leder til kommunens representant. Ansvarlig kontaktperson påpeker at det er viktig at dette forbedres med tanke på at kommunen bør vite for også å informere styret. Kontaktperson opplyser for øvrig også om at det er utarbeidet skriftlige retningslinjer for hennes ansvarsoppgaver ovenfor krisesenteret, for eksempel med tanke på sykdom eller andre uforutsette forhold. Det er både formelle og uformelle samarbeidslinjer mellom senter og kommune hvor avvik kan orienteres om, men det synes som om dette ikke er satt i system. Avviksrapportering er ikke fraværende, men slik det fremstår i dag er det sårbart da det ikke er satt i system. Det er allerede iverksatt tiltak for å imøtekomme dette når det gjelder linjen fra senteret og opp til kommunen. Det foreligger ikke klare rutiner for avviksrapportering fra ansatte til leder, men en uttalt trygghet på at «det er greit å melde ifra» Fylkesmannens konklusjon: Tønsberg kommune som vertskommune sørger for et krisesentertilbud som oppfyller kravene i krisesenterlova 2 Tønsberg kommune som vertskommune sikrer at barnas individuelle rettigheter og behov er ivaretatt, jf. krisesenterlova 3. Tønsberg kommune som vertskommune sikrer samarbeid mellom krisesenteret og andre faglige hjelpeinstanser, jf. krisesenterlov 4. Fylkesmannen finner imidlertid grunnlag for å gi merknad knyttet til oppfyllelsen av krisesenterlova 8 om internkontroll: Det foreligger ikke tilstrekkelige eller skriftlige interne rutiner som sikrer at de ansatte er kjent med hvilke forhold det skal meldes avvik på. Både ansatte og leder på krisesenteret opplyser om at dialogen rundt den daglige jobbingen er vedvarende og åpen. Fylkesmannen har likevel vurdert at et system basert muntlig overlevering er sårbart, både med tanke på kunnskap om hvilke forhold det skal meldes avvik på og at et slikt system kan være personavhengig. Vertskommunesamarbeidet Fylkesmannens vurdering: Samarbeidet er regulert i skriftlige samarbeidsavtaler, jf kommuneloven 28-1, a, b, e og i. I tillegg til informasjon gitt under intervjuene, har Fylkesmannen gjennomgått den dokumentasjon de reviderte kommunene har sendt inn. De reviderte kommunene (Andebu og Sandefjord) mottok likelydende spørsmål, som samsvarer med tilsynstemaene som ble behandlet under det stedlige tilsynet. Det vises til varsel om tilsyn, sendt herfra Det foreligger «Avtale om levering av krisesentertilbud for 12k Vestfold», som de reviderte kommunene forholder seg aktivt til. 10

11 Fylkesmannen har ingen merknader til den innsendte dokumentasjon fra Andebu og Sandefjord kommune. Vertskommunen Tønsberg, og leder ved krisesenteret, presenterte ved det stedlige tilsynet flere problemstillinger knyttet til samarbeidskommunenes forpliktelser. De viste til mangelfull deltakelse i årsmøtene fra flere av samarbeidskommunene, mangelfull kontinuitet i forhold til hvem som er ansvarlig person i de enkelte kommunene, samarbeidsutfordringer knyttet til ulik grad av beslutningsmyndighet hos kommunerepresentantene og vanskeligheter med å oppnå kontakt med ansvarlig person i enkelte av samarbeidskommunene. Fylkesmannen vurderer at det er grunnlag for å sette spørsmålstegn ved om samtlige samarbeidskommuner i realiteten oppfyller sin plikt etter krisesenterloven 8. Ifølge loven skal kommunene føre internkontroll for å sikre at de virksomheter og tjenester som utgjør krisesentertilbudet, utfører oppgavene sine i samsvar krav fastsatt i lov og forskrift. Det er få andre møtepunkter for vertskommune og samarbeidskommune enn de årlige møtene, og dersom det er slik at ansvaret hos den enkelte samarbeidskommunene ikke blir fulgt opp internt, og at man ikke benytter seg av de møtepunktene som finnes for å se til at driften er forsvarlig, eller er tilgjengelig for kontakt, mener Fylkesmannen at det er grunnlag for bekymring for om de ulike samarbeidskommunene utfører sin plikt etter loven. Fylkesmannen har i dette tilsynet valgt ikke å gå nærmere inn i hvilke kommuner som omfattes av de problemstillingene som ble presentert. Således gis det en generell tilbakemelding på forholdet, som ikke vil gjelde alle samarbeidskommunene. Det vil ikke bli gitt merknad på forholdet i dette tilsynet, men Fylkesmannen vil følge opp samarbeidskommunenes etterlevelse av sine forpliktelser ved neste tilsyn. Det er da å forvente at forholdene er rettet opp. Fylkesmannens konklusjon: Sandefjord kommune og Andebu kommune sikrer gjennom sin deltakelse i vertskommunesamarbeidet, og «Avtale om levering av krisesentertilbud for 12k Vestfold», et krisesentertilbud i tråd med lov og forskrift. Avslutning av tilsynet Tilsynet har ikke avdekket lovbrudd, men Fylkesmannen i Vestfold har funnet grunnlag for å gi merknad knyttet til Tønsberg kommunes oppfyllelse av bestemmelsene om internkontroll i krisesenterloven 8: Det foreligger ikke tilstrekkelige eller skriftlige interne rutiner som sikrer at de ansatte er kjent med hvilke forhold det skal meldes avvik på. Fylkesmannen vurderer at Tønsberg kommune, som vertskommune, har gjort rede for hvordan de vil ivareta at rutiner for avviksrapportering internt på Krisesenteret vil utbedres og følges opp. Vi anser med dette forholdet som ivaretatt. 11

12 Fylkesmannen merker seg for øvrig at Sandefjord kommune vil gjennomføre en intern gjennomgang av sine administrative rutiner og ansvarsfordeling knyttet til sitt ansvar som deltakerkommune. På bakgrunn av dette finner Fylkesmannen at tilsynet kan avsluttes. Dato: Kari Evensen Hilde Hæhre utdanningsdirektør revisjonsleder Helena Glede Fekete revisor 12