Hvordan få IT-folk til å engasjere seg i arbeidet med å bevare elektroniske arkiv? Kontaktkonferansen 2014, tirsdag 23. april 2014 Tor Eivind

Transkript

1 Hvordan få IT-folk til å engasjere seg i arbeidet med å bevare elektroniske arkiv? Kontaktkonferansen 2014, tirsdag 23. april 2014 Tor Eivind Johansen, daglig leder KDRS

2 Noe å tenke på. «Jeg Sagbiørn Nielsen paa Backe, kiendis och witterlig giør for alle medt thette mitt opnne breff at ieg mett min hustru Gury aluordsdater och mett beggis voris slect och venners wilje raad och samticke, bevilgitt enn endelliig contract och forligelse møtt medt Aslach Olsenn for min sønns salig Sigurd Sagbiørnsens afftag huis siell gud haffue, som hand vforsiunett vordt ad skade for, thahaffuer ieg for dannemends bøn skyld same sag lad offuertage och meg er tiilsagd enn manns bod som skal odgiffuis i tho og tredue gode daller, som ieg haffuer goduilligenn ladett meg medt at nøye, huilcke forne xxxij daller hand meg nu fornøgitt och betalt haffuer, Thy giffuer ieg hannem och alle hans arffuinge quitt frij ledig och løs for forne afftag, for meg och alle mine arffuinge och epther komendes vorde, ad schall epther denne dag vere enn død och afftallenn sag for fød och wfød och alle therom som ther paa kund tale med Rett, Ad saa wrøggeligtt holdis schall som nu for.uitt staar, trøcke ieg med vilge och vedskap min signett neden thette mitt opne breff och hiertligen tilbeder ieg Orm Amundsen paa Biøry Haluor Simmensen paa Førlandt, Torger Grepsen Saxbiørn Suendsen och Arnne Torkyldsen med mig ville besegle Actum Sucke then 17. Aprillis:anno 1577.» Et arkivdokument er et produkt av sin tid.

3 før og nå Dette gjelder også earkiv.

4 Digitale dokumenter Krever dokumentasjon for å kunne tolke innholdet Krever standardisering for å kunne vises over en lang tidsepoke Krever datautstyr og programvare for å kunne gjenskape innholdet Dokumentene må sikres mot endring over tid Dokumentene må migreres til nye formater

5 "Elektroniske systemer Undersøkelsen viser at mange elektroniske systemer i kommunal sektor ikke er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal kunne avleveres og sikres for framtiden. Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer. Riksarkivaren anslår at det per 2009 er mange tusen ulike fagsystemer i bruk i kommunal sektor. Mange av disse inneholder sentral rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider. Dette gjelder blant annet dokumentasjon i sosialtjenesten, omsorgstjenesten og barnevernet. Behovet for å bevare denne dokumentasjonen er derfor meget stort. Undersøkelsen viser at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren. Siktemålet med Riksarkivarens godkjenningsordning er å bidra til å sikre at systemene oppfyller gjeldende krav til arbeidet med avlevering og bevaring. Undersøkelsen viser videre at dokumentasjon fra fagsystemene og andre elektroniske saksbehandlingssystemer i kommunal sektor i svært liten grad blir avlevert og sikret for framtiden. ABMutviklings arkivstatistikk for 2008 viser at det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de om lag 30 årene som elektroniske saksbehandlingssystemer og fagsystemer har vært i bruk i kommunal sektor. Dette betyr at elektronisk dokumentasjon fra kommunale etater og tjenestesteder bare i svært få tilfeller blir avlevert og bevart for framtiden. Undersøkelsen viser dermed at arbeidet med å bevare elektronisk arkivmateriale i liten grad er kommet i gang i kommunal sektor." (Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Riksrevisjonen: Dokument 3:13 ( ), side 9.)

6 Arkivlova - 1. Føremål. «Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessigverde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida». Arkivlova intensjon: Kulturvern Rettsvern Bevaring Tilgjengeliggjøring Formidling

7 Arkivforskrifta- 1-1 Arkivansvaret i offentlegeorgan «Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining [...]. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. [...]. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett».

8 Arkivforskrifta- 2-1 Organisering av arkivarbeidet «Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker». Grensegangen IKT arkiv er ikke alltid like tydelige. Kan et datasystem pga. bruk og innhold defineres som et arkiv gjelder disse bestemmelsene. Synliggjøre behovet for god dialog mellom IKT og arkiv. Har og føringer for hvordan kommunen organiserer IKT og arkivfunksjonene. Organisatorisk distanse er ikke lurt.

9 Før og nå Ved papirbaserte arkiver Arkivtjenesten og arkivleder hadde full kontroll på hele produksjonskjeden -i hvert fall for sak og journalføring Ved elektroniske arkiv Arkivtjenesten / arkivlederen er en kravstiller og bruker av elektroniske arkivsystemer Det meste av produksjonskjeden ligger hos IKT

10 Arkivforskrifta-Periodisering Skarpt periodeskilje eller overlappingsperiode Skarpt periodeskiljeskal også nyttast når det skjer grunnleggjande endringar i arkivet, t.d. overgang frå papirbasert til elektronisk journal. Dersom journalen er elektronisk, kan ein ved normal overgang mellom arkivperiodarbruke overlappingsperiode i staden for skarpt skilje, slik det er gjort greie for i Noark-standarden. Periodisering: Metode for å dele arkivet opp i tidsintervall. Valgperiode er et vanlig tidsintervall i sakarkivsystem. Kan gjøre et earkiv enklere å forvalte over lang tid.

11 Arkivforskrifta-Periodisering Framfinning i elektronisk journal og arkiv frå avslutta periodar Organet skal syte for nødvendige hjelpemiddel til å finne fram i elektroniske journalar og arkiv frå avslutta periodar, så lenge arkivmaterialet er i organets varetekt, jf. 5-2 om avlevering til arkivdepot. Dette kan gjerast ved å opprette ein eller fleire historiske databasar, dvs søkbare databasar for dei avslutta periodane. Dersom berrejournalen er elektronisk, kan ein i staden for historisk database basere framfinningapå papirutskrifter, slik det er gjort greie for i Noark-standarden. Så lenge et organ har et avslutta system på en serverer må de og ha systemkompetansei egen organisasjon. Avlevering til arkivdepot kan endre dette ved systemskifte. For elektronisk postjournal kan utskrifter endre dette.

12 Nye krav krever tett dialog Noarkstandarden setter krav som må følges opp av IKT Integrasjoner mellom systemer og automatisk dokumentfangst krever tett dialog mellom arkiv og IKT Noark5 kjerne godkjent

13 IT arkitektur Vann / avløp Sosial tje. Skole Byggsak Sak / Arkiv Tjenestelag XY Altinn Bygg Noark5 kjerne

14 Utfasing av avslutta system IKT holder ofte mange systemer i livet kun for å benytte dette som et innsyns system i kommunen Gamle systemer er ofte kostbare å holde i drift, med høye vedlikeholdskostnader for både datamaskiner og programvare Et samarbeid mellom arkivet og IKT hvor eldre avslutta systemer deponeres

15 Generell metode Hvordan man innenfor rammene av «generell metode» kan bevare fagsystem med tilhørende dokumenter Dette er ikke Noark-systemer Ender opp med arkivversjon hvor: Databasens tabeller bevares i XML format Og tilhørende dokument bevares i PDF/A format System eksempel: Barnevernsystemet Marthe Og tilhørende MiniSofie system

16 Riksarkivarens bestemmelser av om elektronisk arkivmateriale Organisering av tabelluttrekk Tegnsett i tabelluttrekk Feltlengder i tabelluttrekk Tekstfilformater i tabelluttrekk Eksport av ulike datatyper i tabelluttrekk Tilknytning av elektroniske dokumenter til tabelluttrekk OCR, sikkerhetsfunksjoner og digital signatur i elektroniske dokumenter Godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering Spesifiserte krav til elektroniske dokumenter i TIFF-format Spesifiserte krav til elektroniske dokumenter i XML-format Overgangsregler for andre dokumentformater Fellesbestemmelser om datauttrekk fra Noark-systemer Uttrekk etter Noark-3 (1994) og Koark(1995)

17 Riksarkivarens bestemmelser av om elektronisk arkivmateriale Uttrekk etter Noark-4 (2002) Dokumentasjonskrav til uttrekk fra Noark-systemer Uttrekk fra journal- og arkivsystemer som ikke følger Noark Teknisk dokumentasjon av tabelluttrekk Formatkrav m.m. til den tekniske dokumentasjonen Dokumentasjon av systemet som datauttrekket er eksportert fra Opplysninger om opprinnelig systems funksjon og brukssammenheng Opplysninger om avleveringen eller deponeringen Krav til lagringsmedium med tilhørende filsystem Filorganisering og navngiving generelt Organisering av datafiler Organisering av medfølgende dokumentasjonsfiler

18 Krever involvering fra IKT Jobben kan bestå av å tolke Flere systemer/databaser innfiltret i hverandre Dokumentene kan ligge i databasen på uhensiktsmessige måter, som kan være vanskelig å se sammenhengene Å få dokumentene ut av databasen og konvertere dem til godkjent arkivformat er en vanskelig og tidkrevende prosess

19 Brukermanualer og systemdokumentasjon Er din IKT organisasjon kjent med at brukerveiledning og systemdokumentasjon på de systemene som skal tas var på for ettertiden kreves? Har flere eksempler på at denne type dokumentasjon er kastet før innholdet er bevart!

20 Innsynsløsning Ved uttrekk av data til «system uavhengig» format, kan det lages enkle innsynsløsninger som kan tilfredsstille behovet for søk og oppslag i materialet Gamle systemer kan fases ut Ofte store kostnadsbesparelser på IT siden

21 Arkivplan er nøkkelen En god arkivplan krever samarbeid og informasjon fra IKT Arkivplanen skal omhandle alle systemer som inneholder arkiv, også fagsystemer som har arkivfunksjonalitet Arkivplanen vil være et viktig hjelpemiddel også for IKT, for å ha oversikt over systemer, kritikalitet, ansvar og bevaring for ettertid

22 Arkiv -IKT Et godt samarbeid gir Forutsigbarhet vedrørende avleveringer etc. Bedre planlegging for begge parter Involvering i kravspesifikasjon for nye systemløsninger og spesielt fagsystem som ofte inneholder et arkiv uten at arkivet kjenner til det Gjøre hverdagen enklere for begge parter

23 Et godt samarbeid krever kunnskap For å få til et godt samarbeid mellom arkivet og IKT kreves det opplæring for IKT personale som inkluderer Arkivloven med forskrifter Ansvaret for behandling av data i både nye og gamle systemer Kjenne til hvordan uttrekk gjøres fra systemene Få klarhet i hvilket ansvar IKT har knyttet til dette området

24 Arkiv + IKT = Sant? Flere og flere kommuner tilrettelegger for tett samarbeid mellom arkivleder og IKT Noen har plassert arkivleder som en del av IKT organisasjonen

25 Takk for oppmerksomheten