Austevoll kommune. Innkalling Kommunestyre. Sakliste

Transkript

1 Austevoll kommune Innkalling Kommunestyre Møtestad: Kommunestyresalen Møtedato: Møtetid: 15:00 Eventuelt forfall skal meldast til tlf servicekontoret eller til Varamedlemmar møter etter nærare innkalling. Møtet er ope for tilhøyrarar. Saksdokument er lagt ut til offentleg gjennomsyn på nettsida til kommunen. Ivar Wessel Thomassen frå ACOS orienterer om Politikarportalen. Sak nr Tittel Sakliste 113/14 Godkjenning av møtebok kommunestyremøte /14 Underskrift av møteboka 115/14 Politisk kvarter 116/14 Referatsaker 117/14 Rekneskapsrapportar September 118/14 Møteprotokollar frå møte i kontrollutvalet og /14 Kultursal - Bekkjarvik 120/14 Rådet for mennesker med nedsett funksjonsevne - fritak frå verv 121/14 Endring av adressering 122/14 Kommunale avgifter og gebyr /14 Strategi- og vedlikehaldsplan 124/14 Kostnader ved rehabilitering av Trolandshamar skule, Kolbeinsvik skule og Møkster skule - vegen vidare Storebø, Renate Møgster Klepsvik Ordførar 1

2 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 113/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Astrid Norunn Fagerbakke 14/1501 Godkjenning av møtebok kommunestyremøte Tilråding frå rådmannen: Møteboka frå møte i kommunestyret vert godkjent slik ho ligg føre. Vedlegg: Protokoll - Kommunestyre Bakgrunn for saka: Møteboka er lagt ut på kommunen si heimeside under politikk/saksdokument:

3 Austevoll kommune Møteprotokoll Kommunestyre Møtestad: Bekkjarvik gjestgiveri Møtedato: Møtetid: 10:00 12:00 Sak nr: /12 Følgjande medlemmar møtte Renate Møgster Klepsvik Jostein Blænes Kjetil Østervold Øystein Fammestad Georg Kenneth Fedøy Olav Jarnes Olav Njåstad Ingrid Møgster John Andre Njåstad Joon Raymond Haugland Kurt Frank Liv Bente F. Storebø Mons Ove Hauge Edvard J. Stangeland Lars Knut Aarland Forfall meldt Helge Andre Njåstad Narve Møgster Øystein Østervold Grethe Drønen Ringdal Ole Troland Kai Eliassen Følgjande varamedlemmar møtte Eivind Nyheim Helge Andersen Per Henning Gjuvsland Hans Erling Sandtorv Oddvar Stangeland Vivi Haraldseid Parti Frp Frp Frp FrP FrP FrP FrP Ap Ap H H H H Sp Sp Parti FrP FrP FrP H H KrF Parti Frp Frp Frp H H KrF Møteleiar Frå adm. møtte Utlevert i møtet Ordførar Renate Møgster Klepsvik Rådmann Helge Skugstad, kommunalsjef Per Olav Sørås, kommunalsjef Ruth Larsen og økonomisjef Thomas M. Larsen. Astrid N. Fagerbakke møtte som sekretær.

4 Orientering Merknader Innkalling Innleiing av Sweco om Trolandshamar skule og Kolbeinsvik skule. Rådmannen orienterte om Møkster skule. Ingen Ingen Renate Møgster Klepsvik Ordførar Jostein Blænes Joon Raymond Haugland

5 Sakliste Sak nr Tittel 097/14 Godkjenning av møtebok 098/14 Underskrift av møteboka 099/14 Svar på spørsmål i politisk kvarter /14 Politisk kvarter 101/14 Referatsaker 102/14 Investeringsrekneskap pr 31. august 103/14 Rekneskapsrapportar August 104/14 IT-strategi 105/14 Fredingsområde for hummar 106/14 Søknad om kjøp av kommunal eigedom - Haugeviknes 107/14 Gnr.32 bnr.0102 Skårøy. Endring av reguleringsplan. Endeleg godkjenning. 108/14 Gnr.37 bnr.0132 mfl. Torangsvåg. Oppstartsløyve på reguleringsplan. 109/14 Gnr. 40 bnr. 0073, 0155 mfl. Indreholmen Nord. Oppstartsløyve på endring av reguleringsplan. 110/14 Gnr. 54, bnr. 0043, 0079 m.fl. Makrellvika. Endeleg godkjenning av endring på reguleringsplan. 111/14 Gnr. 62 bnr Vestre Vinnesvåg. Endeleg godkjenning av reguleringsplan. 112/14 Val av medlem til kontrollutvalet

6 097/14: Godkjenning av møtebok Handsaming: Merknader frå Liv Bente F. Storebø,Høgre: Feil i møteboka frå møte under politisk kvarter, spørsmål frå Liv Bente Storebø må korrigerast då det står rehabiliterast i staden for reviderast. Spørsmålet endrast til: 2. Sentrumsplanen for Storebø bør vel også reviderast etter kvart? Finn den ikkje på heimesida, så det i seg sjølv tyder på at den er gamal? Vedtak: Møteboka frå møte i kommunestyret vert godkjent med følgjande endring; rehabiliterast endrast til reviderast i sak 084/14 Politisk kvarter spørsmål 2. frå Liv Bente Storebø. 098/14: Underskrift av møteboka Vedtak: Til å skriva under møteboka saman med ordføraren vert vald: Jostein Blænes og Joon Raymond Haugland 099/14: Svar på spørsmål i politisk kvarter Vedtak: Vert lagt ved møteboka. 100/14: Politisk kvarter Handsaming: Vart handsama som siste sak, etter sak 112/14. Ordføraren orienterte om: Innbyggarundersøkelsen svarte på rapporten, ser ut som det er normal fordeling mellom kvinner/menn og alder. Dette har vore ein ta tempen undersøking før kommunen starter arbeidet med kommunereforma, etter møtet med fylkesmannen. Sweco - rapportane presentert i dag for skulane Trolandshamar og Kolbeinsvik. Saman med kostnadsestimat for Møkster skule har me dermed fått kalkyler på over 60 mill. for dei 3 skulane. Orienterte kommunestyret om at saka til formannskapet og kommunestyret og skal omfatta mogelegheter og konsekvenser ved ei ev. samanslåing, i bestillinga ligg skysskostnader, trafikk-løysingar, uteområde spesielt på Storebø skule, tydelege tal på elevar og lærarar under føresetnader at alle lærarar følgjer med ved ei ev. samanslåing. Basert på økonomiske og pedagogiske vurderingar. Administrasjonen har fått klare signal på kva opplysninger politikarane ønskjer å få med i vidare handsaming av sak om rehabilitering av skular. Saker som må klargjerast til formannskapsmøte 20. oktober og kommunestyremøte 30. oktober er spesielt vedlikehaldsplanen. I tillegg må kommunale avgifter og gebyr leggast fram som sak. Ønskjer eit budsjettframlegg frå rådmannen med rette tal/gebyr. 3 saker som må leggast fram i formannskapet 20. oktober: rehabilitering skular, vedlikehaldsplan og

7 kommunal avgifter og gebyr. Oppmodar til at alle partia drøftar desse sakene grundig før formannskapet den 20. oktober. Statsbudsjettet - var ingen store overraskelser for Austevoll, auke på 5-6 mill. på rammen, sum rammeoverføring 147 mill. Må trekke 292 mill. på skatteanslag, anslaget må jobbast vidare med. Flyktningane kjem til kommunen i november. Rapport lagt fram under referatsakene gjev ei grei oversikt. Kommunen har vedteke å ta imot inntil 10 flyktninger, blir dei som er lista opp i rapporten, inkludert familiegjenforening. Kommunen har kjøpt og renovert 4 leiligheter. 2 flyktninger er allereie i kommunen og i arbeid, 3 kjem i november. Det er søkt om familiegjenforening for 6 personar. Vaksenopplæringa er involvert i arbeidet. Skal ta opp til ny vurdering i 2015 om kommunen skal ta imot ytterlegare 10 flyktninger. Må ha apparatet på plass først. Kommunen har ein plan for mottak. Kommunen må lære av erfaringane som blir gjort med dei flyktningane som er i kommunen. Vedtak: Vert lagt ved møteboka. 101/14: Referatsaker Vedtak: Meldingane vert tekne til etterretning slik dei ligg føre med følgjande tillegg: Høring - Utvidet rekvireringsrett for helsesøstre og jordmødre leggast fram som sak i kommunestyremøte 30. oktober 2014, høringsfrist 15. desember. 102/14: Investeringsrekneskap pr 31. august Vedtak: Austevoll kommunestyre tek investeringsrekneskap pr 31. august til orientering. 103/14: Rekneskapsrapportar 2014 August Vedtak: Austevoll kommunestyre tek rekneskapsrapport for august til orientering 104/14: IT-strategi Vedtak: Austevoll kommunestyre vedtek den framlagde strategien for IT. Austevoll kommunestyre ber rådmann om at IT-tenestene som no skal ut på anbod tilpassast for å mogleggjere IT-strategien i størst mogleg grad. 105/14: Fredingsområde for hummar Vedtak: Austevoll kommunestyre vedtek å gå inn i ein prosess for å finne eit eigna område for freding av hummar og at prosessen startar med innspel og informasjon frå ressurspersonar ved den

8 lokale forskergruppa ved Havforskningsinstituttet. Oppstart av arbeidet startar i januar/februar /14: Søknad om kjøp av kommunal eigedom - Haugeviknes Handsaming: Ved røysting vart tilrådinga frå formannskapet vedteke mot 1 røyst (Lars Knut Årland, Sp). Vedtak: Austevoll kommunestyre godkjenner at parsellen som er omsøkt kan seljast til søkjer for takst. Kjøper dekker alle omkostningar ved salet. Rådmannen får fullmakt til å rekvirera takst, og stå for frådeling og sal av parsellen. 107/14: Gnr.32 bnr.0102 Skårøy. Endring av reguleringsplan. Endeleg godkjenning. Vedtak: Austevoll kommunestyre vedtar å godkjenne endring av reguleringsplan for Gnr. 32, bnr Skårøy, i medhald av plan og bygningslova Vedtak av reguleringsplan. Tiltakshavar: Halvor Svendsen Ansvarleg søkjar: Og Arkitekter AS Plankart datert: Føresegner datert: Planskildring med ROS datert: Vedtaket vert sendt til råka parter, grunneigarar, naboar og offentlege instansar. Vedtaket vil også verte kunngjort i avisa Marsteinen, og på Austevoll kommune sine heimesider. 108/14: Gnr.37 bnr.0132 mfl. Torangsvåg. Oppstartsløyve på reguleringsplan. Vedtak: Austevoll kommunestyre godkjenner i medhald av plan og bygningslova 12-8 oppstart av reguleringsplan Gnr. 37, bnr 0132 m.fl. Torangsvåg, Skjelevika. Tiltakshavar: Gerda Marie AS Ansvarleg søkjar: Nagla AS Søkjar kunngjer oppstart planarbeid til minst ei avis, og gjennom elektroniske medier. Søkjer orienterer dei som etter lova har krav på skriftleg varsel om planoppstart (grunneigarar,

9 heimelshavarar, naboar, styresmakter mm.). Kommunestyret krev at trafikksikring vert vurdert i samband med reguleringa, då nytt og evt. utvida næringsområde kan auke trafikkmengda i området. Kommunestyret krev at plangrensa i vest også skal omfatte gnr.37 bnr.0108 og 0129, då plangrensa skal gå i linje med tilgrensande reguleringsplan for gnr.37 bnr.79, 167, 168 Tråvik i Torangsvåg. Kommunestyret krev ikkje konsekvensutgreiing, men vurderingar og konsekvensutgreiing gjort for revidert kommuneplan skal leggjast ved i planskildring, og om nødvendig supplerast. Kommunestyret krev at endringar i planområdet som er gjort gjennom dispensasjon tidligare, skal endrast i tråd med reguleringsplan. Risiko og sårbarheitsanalyse jf. plan og bygningslova 4-3 skal alltid gjennomførast ved utarbeiding av planer for utbygging, og at det skal føreligge ei vurdering av naturmangfaldlova Planen skal utarbeidast av fagkyndig. Ved første gongs handsaming av planen skal det føreligg ROS analyse, planskildring, plankart, og føresegner. Uttalefrist vert satt til 3 veker. 109/14: Gnr. 40 bnr. 0073, 0155 mfl. Indreholmen Nord. Oppstartsløyve på endring av reguleringsplan. Vedtak: Austevoll kommunestyre godkjenner i medhald av plan og bygningslova 12-8 oppstart av reguleringsplanendring for Gnr. 40, bnr 0073, 0155 m.fl. Indreholmen Nord. Tiltakshavar: Velaug Henriksen m.fl. Ansvarleg søkjar: Nagla AS Søkjar kunngjer oppstart planarbeid til minst ei avis, og gjennom elektroniske medier. Søkjer orienterer dei som etter lova har krav på skriftleg varsel om planoppstart (grunneigarar, heimelshavarar, naboar, styresmakter mm.). Kommunestyret krev at trafikksikring vert vurdert i samband med reguleringa, då nytt næringsområde og utvida område for fritidsbustad kan auke trafikkmengda i området. Kommunestyret krev ikkje konsekvensutgreiing, men vurderingar og konsekvensutgreiing gjort for revidert kommuneplan skal leggjast ved i planskildring, og om nødvendig supplerast.

10 Kommunestyret krev at endringar i planområdet som er gjort gjennom dispensasjon tidligare, skal endrast i tråd med reguleringsplan. Risiko og sårbarheitsanalyse jf. plan og bygningslova 4-3 skal alltid gjennomførast ved utarbeiding av planer for utbygging, og at det skal føreligge ei vurdering av naturmangfaldlova Planen skal utarbeidast av fagkyndig. Ved første gongs handsaming av planen skal det føreligg ROS analyse, planskildring, plankart, og føresegner. Uttalefrist vert satt til 3 veker. 110/14: Gnr. 54, bnr. 0043, 0079 m.fl. Makrellvika. Endeleg godkjenning av endring på reguleringsplan. Vedtak: Austevoll kommunestyre vedtar å godkjenne reguleringsplan for Gnr. 54, bnr. 0043, 0079 m.fl. Makrellvika, i medhald av plan og bygningslova Vedtak av reguleringsplan. Tiltakshavar: Heimarkspollen Eigedom Ansvarleg søkjar: Nagla AS Plankart datert: Føresegner datert: Planskildring med ROS-analyse datert: Vedtaket vert sendt til råka parter, grunneigarar, naboar og offentlege instansar Vedtaket vil også verte kunngjort i avisa Marsteinen, og på Austevoll kommune sine heimesider. 111/14: Gnr. 62 bnr Vestre Vinnesvåg. Endeleg godkjenning av reguleringsplan. Vedtak: Austevoll kommunestyre vedtar å godkjenne reguleringsplan for Gnr. 62, bnr Vestre Vinnesvåg, i medhald av plan og bygningslova Vedtak av reguleringsplan. Tiltakshavar: Marit Instanes Ansvarleg søkjar: Constrada Plankart datert: Føresegner datert:

11 Planskildring med ROS datert: VA-plankart med skildring: Vedtaket vert sendt til råka parter, grunneigarar, naboar og offentlege instansar Vedtaket vil også verte kunngjort i avisa Marsteinen, og på Austevoll kommune sine heimesider. 112/14: Val av medlemer til kontrollutvalet Handsaming: Framlegg frå Frp v/renate Møgster Klepsvik: Austevoll kommunestyre veljer følgjande representanter og vararepresentanter som medlemer i kontrollutvalet (5 medlemer) for resten av valperioden : Representanter: Frp (2): Håkon Nyheim, nestleiar Hege Storebø Høgre (1): Joon Raymond Haugland, leiar Krf/Sp (1): Hans Reidar Njåstad Ap (1): Anne Kristine Bakke Vararepresentanter: Eivind Nyheim Helge Otterå Linn Veronica Persen Bodil Aase John Bjørnar Jørgensen Ingvar Lauvik Randi Møgster Kjell Nøttingnes, Krf Ove Harald Våge, Sp Hallvard Møgster, Krf Anders Økland Sølvi Sjursen Inga Margrethe Fagerbakke Ved røysting vart framlegget samrøystes vedteke. Vedtak: Austevoll kommunestyre veljer følgjande representanter og vararepresentanter som medlemer i kontrollutvalet (5 medlemer) for resten av valperioden :

12 Representanter: Frp (2): Håkon Nyheim, nestleiar Hege Storebø Høgre (1): Joon Raymond Haugland, leiar Krf/Sp (1): Hans Reidar Njåstad Ap (1): Anne Kristine Bakke Vararepresentanter: Eivind Nyheim Helge Otterå Linn Veronica Persen Bodil Aase John Bjørnar Jørgensen Ingvar Lauvik Randi Møgster Kjell Nøttingnes, Krf Ove Harald Våge, Sp Hallvard Møgster, Krf Anders Økland Sølvi Sjursen Inga Margrethe Fagerbakke

13 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 114/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Norunn Malene Storebø 14/1501 Underskrift av møteboka Tilråding frå rådmannen: Til å skriva under møteboka saman med ordføraren vert vald:

14 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 115/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Norunn Malene Storebø 14/1501 Politisk kvarter Tilråding frå rådmannen: Vert lagt ved møteboka. Bakgrunn for saka: Politisk kvarter er politikarane sin arena for å ta opp spørsmål i formannskaps- og kommunestyremøta. Spørsmåla kan rettast til politisk leiing ved ordførar eller administrasjonen ved rådmannen. Dersom spørsmåla ikkje kan svarast på direkte, vert desse svara på i neste møte. Det kan ikkje gjerast vedtak i sakar som vert teken opp dersom 1/3 av medlemmane eller møteleiar set seg mot dette, jfr. kommunelova.

15 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 116/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Astrid Norunn Fagerbakke 14/1501 Referatsaker Refererte skriv og meldingar: DokID Tittel Løypemelding vedr ungt entreprenørskap Tilråding frå rådmannen: Meldingane vert tekne til etterretning slik dei ligg føre.

16 Notat til orientering Til: Austevoll kommunestyre Frå : Rådmannen Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 11/1827-2/ / Løypemelding vedr ungt entreprenørskap Ungt entreprenørskap byggjer på prinsippet om å læra ved å gjera. I løpet av eit skuleår er det tenkt at ein brukar ulike fagkunnskapar på ein praktisk måte. Ein tileignar seg mykje av kunnskapen på eigahand med hjelp og støtte av lærarar og mentorar frå lokalt næringsliv. Ein får hjelp til td å starta elevbedrift / ungdomsbedrift. Midlane som er løyvt til entreprenørskap i ungdomsskulen er ikkje brukt. Dette skuldast at skulen dei siste 2 åra har hatt 2 viktige utviklingsområde som er prioritert. Det er MOT-satsinga i kommunen, og ei nasjonal satsing som alle ungdomsskulane i landet skal gjennomføra i løpet av ein 4-årsperiode. Austevoll ungdomsskule gjekk ut i pulje 1, haust Når det gjeld ungt entreprenørskap er dette eit område som vi ser har gode intensjonar. Det ligg pedagogiske program tilgjengelege både for barne- og ungdomstrinn, og samarbeidet mellom skule og arbeids-/næringsliv byggjer bru mellom teori og praksis, og bidreg til å auka motivasjon og variasjon i undervisinga. Denne opplæringa er vi interessert i å motivera skulane til å gjennomføra. Dersom og når det kjem initiativ frå ulike hald til prosjekt eller satsingar i grunnskulen, kan det vera føremålstenleg å gå vegen via det skuleadministrative nivået i kommunen framfor å gå direkte på ei eining. Det skuleadministrative nivået kan kartleggja både motivasjon for og muligheit for gjennomføring i skulane. Slik sikrar ein betre at prosjekt og satsingar vert forankra og sett i gong.

17 Austevoll kommune Side 2 av 2 Arkivsak:

18 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 084/14 Formannskapet PS Saksnr Utval Type Dato 117/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Thomas Martin Larsen FE /341 Rekneskapsrapportar September Formannskapet - 084/14 Handsaming: Vedtak: Austevoll kommunestyre tek rekneskapsrapport for september til orientering Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommunestyre tek rekneskapsrapport for september til orientering Bakgrunn for saka: Netto driftsresultat er 2,2 millionar betre enn budsjettert pr september. Rekneskapen synar 23,7 millionar mot eit budsjett på 21,5 millionar. Skatt i september ble 1,3 millionar høgare enn budsjettert. Sjå rapporten under

19 Resultatet etter bruk av fondmidlar (regnskapsmessig meir/mindreforbruk) er om lag 1,2 millionar høgare enn budsjettert. Rapporten samanliknar regnskapet for september med budsjettet for same periode. Feilmarginen i rapporten er eit par millionar pluss minus (feil i periodiseringa av budsjettet, feilført rekneskap). Driftsinntekter Driftsinntektene i september er om lag 4,8 millionar kroner høgare enn budsjettert 280,2

20 millionar mot eit budsjett på 275,4 millionar kroner. Det er hovudsakleg refusjon knytt til sjukepengar og momskompensasjon i drift som utgjer meirinntekta. Skatt Motteke skatt pr september er om lag 5,7 millionar mindre enn budsjettert. Inntektsutjamninga er om lag 2,7 millionar lågare enn budsjett. Lågare skatteinngang har såleis blitt kompensert med lågare inntektsutjamning og netto skatteinntekt ligg om lag 3 millionar bak budsjett pr september. Driftsutgifter Driftsutgiftene hittil i år er om lag 4 millionar høgare enn budsjettert. Rekneskapen viser 246,9 millionar, medan det var budsjettert med om lag 242,9 millionar. Det er løner til eigne tilsette som er den største utgifta. Netto lønn og sosiale kostnader ligg om lag 4,5 millionar over budsjett, samstundes er refusjon sjukepengar 4,3 millionar høgare enn budsjettert. Refusjon sjukepengar

21 Brutto driftsresultat Brutto driftsresultat er 0,8 millionar høgare enn budsjettert. Regnskapen viser 33,3 millionar mot eit budsjett på 32,5 millionar. Brutto driftsresultat er driftsinntekter minus driftsutgifter og avskrivingar. Kommunar med negativt brutto driftsresultat må ha netto finansinntekter for å klare seg. Eksterne finansposter Netto finanskostnad er om lag 1,4 millionar lågare enn budsjettert. Rekneskapen viser 9,6 millionar mot eit budsjett på 11 millionar. Netto driftsresultat Netto driftsresultat er 2,2 millionar betre enn budsjettert hittil i år. Rekneskapen synar 23,7 millionar mot eit budsjett på 21,5 millionar. Netto driftsresultat er driftsinntektene minus driftsutgifter, renter og avdrag. Netto driftsresultat syner kva kommunen kan bruke til investeringar og reserver. For heile 2014 er det budsjettert med netto driftsresultat på 4,1 millionar kroner. Regnskapsmessig meir/mindreforbruk Regnskapsmessig meir/mindreforbruk viser korleis eventuelle underskot skal dekkast opp frå fond, og korleis kommunen bruker eventuelle driftsoverskot. For heile året skal rekneskapen minst gå i null. Hittil i år er resultatet om lag 1,2 millionar betre enn budsjettert. Drifta i einingane

22 Tabellen under syner resultatet hittil i år på kvart ansvarsnummer i rekneskapen. Dette vil grovt seia kvar driftseining. Tabellen syner netto driftsutgift, det vil seia driftsutgifter minus driftsinntekter (og bruk av/avsetning til fond). Leiarane har ansvar for at nettorammene skal haldast. Regnskapet hittil i år syner netto mindreforbruk på 23,1 millionar kroner. Det er om lag 1,2 millionar betre enn budsjettert. Sjå tabellen under. Drifta av einingane går 2,4 millionar betre enn budsjett, mens finansane er 1,3 millionar lågare.

23 I denne rapporten er einingane samla innunder riktig kommunalsjef. Administrasjon Det er politiske styringsorgan, rådmannskontoret, økonomikontoret, servicekontoret, ymse tenestar og tilskot til kyrkja. Netto driftsutgifter er 0,4 millionar lågare enn budsjett. Politiske styringsorgan Mindreforbruk på 0,2 millionar. Rådmannskontor Mindreforbruk på 0,1 millionar. Skuldast periodisering. Økonomikontor Mindreforbruk på 0,2 millionar. Skuldast periodisering. Servicekontor Mindreforbruk på 0,1 millionar. Skuldast periodisering. Ymse tenestar Meirforbruk på 0,2 millionar. Skuldast periodisering. Kyrkja Mindreforbruk på 0,1 millionar. Skuldast periodisering. Oppvekst og helse Dette er skular, barnehagar, kulturkontor, helseavdelinga, barnevern, legetenesta, sosialkontortenester og Eidsbøen bufellesskap. Netto driftsutgiftar er 1,6 millionar lågare enn budsjett. Skulekontor og Grunnskulen felleskostnader Drift som planlagt. Skulepsykologisk kontor Drift som planlagt. Selbjørn skule Meirforbruk på 0,4 millionar. Meirforbruk skuldast høge løns- og vikarutgifter. Meirforbruk inneheld og kostnadar på 0,1 millionar i samband med arbeid for kultursalen på Selbjørn skule. Møkster skule Drift som planlagt. Trolandshamar skule Drift som planlagt.

24 Storebø skule Meirforbruk på 0,5 millionar. Skuldast i hovudsak ein feilføring på 0,35 millionar. Resten av meirforbruket er hovudsakleg knytt til vikarkostnader og fastløn. Vikarkostnadane dekkes noko av at det er motteke meir i sjukepengar enn budsjettert. Austevoll ungdomsskule Meirforbruk på 1,2 millionar. Dette skuldast i hovudsak kostnader knytt til vikar og fastløn. Kolbeinsvik skule Eit lite meirforbruk på om lag 0,1 millionar som skuldast høgare lønnskostnadar enn budsjettert. Vaksenopplæring Mindreforbruk på 0,5 millionar. Skuldast i hovudsak høgare tilskot til opplæring enn budsjettert. Private barnehagar Drift som budsjettert. Spesialpedagogiske tiltak Drift som budsjettert. Kulturskule Drift som planlagt. Kulturkontor Mindreforbruk på 0,6 millionar. 0,35 millionar som gjeld kulturkontor er feilaktig belasta Storebø skule. Helseavdelinga Mindreforbruk på om lag 0,6 millionar. Skuldast mellom anna lågare lønnskostnadar til mellom anna psykolog enn budsjettert. Samtidig har det vore meirkostnadar til vikar innan psykisk helse. Legetenesta Drift som planlagt, mindreforbruket vil jamne seg ut over hausten. Sosialkontortenester Drift som planlagt, mindreforbruk vil utjamne seg utover hausten. Men det ser ut som at utbetaling av sosialhjelp er noko lågare enn budsjettert. Barnevern Mindreforbruk på 0,7 millionar. Eidsbøen bufelleskap Meirforbruk på 0,8 millionar. Utvikling og forvaltning Dette er UDV, bygge- og delesak, brann og redning, folkehelse, bibliotek og Helseservicekontoret. Netto driftsutgiftar er 0,4 millionar lågare enn budsjett. UDV Drift som budsjettert Bygge- og delingssaker Mindreforbruk på 0,3 millionar. Skuldast i hovudsak at slamtømming ikkje er kommen heilt i gong. Samtidig er det kommen inn mindre inntekt på bygge og delesakar enn budsjettert. Det ser ut som at det er mindre byggesakar enn forventa i år. Brann og redning Meirforbruk på 0,1 millionar som skuldast periodisering. Folkehelse Drift som planlagt.

25 Bibliotek Drift som planlagt. Helseservicekontoret Meirforbruk på om lag 0,1 millionar. Slik det vurderast utifrå aktivitet, tilgjengelege og planlagt brukte ressursar, kan ein forventa at budsjett vil gå i balanse ut året Skatt og finans Dette er skatt, rammetilskot og finansiering. Netto skatt og finans er 1,3 millionar dårlegare enn budsjett. Skatt og rammetilskot er 2,5 millionar lågare enn budsjett. Finansiering er 1,2 millionar betre enn budsjett. Prognosar Skatt og inntektsutjamning 2014 Kommunen mottok om lag 1,3 millionar meir i skatt enn budsjettert i september. Prognosen viser at dersom utviklinga resten av året held seg som i 2013 ligg kommunen an til ein skatteinntekt på 159,4 millionar, mot eit budsjett på 173 millionar. I tillegg kjem inntektsutjamning:

26 Inntektsutjamning for september er ikkje kjend Prognosen viser at dersom utviklinga resten av året held seg som i 2013 vil Austevoll få ein netto skatteinntekt (Skatt utjamning) som er 5,4 millionar lågare enn budsjett. I november skal fordelingsnøkkelen for skattedelinga mellom Staten, fylkeskommunen og kommunen bereknast på nytt. Det er knytt usikkerheit til kva for effekt dette vil ha for Austevoll kommune i 2014, men det er ikkje venta at det vil slå ut som i 2013 med trekk på om lag 8 millionar. Barnehagar Folketalet i Austevoll har auka frå 4838 til Dette har samstundes ført til at det er fleire barn i kommunen sine barnehagar: Telledato 15/8-13: Telledato 15/10-13: 322 barn (104 under tre år og 218 over tre år) 332 barn (115 under tre år og 217 over tre år)

27 Årsmelding 15/12-13: Telledato 15/2-14: Telledato 15/4-14: Telledato 15/6-14: Telledato 15/8-14: 337 barn (117 under tre år og 220 over tre år) 351 barn (133 under tre år og 218 over tre år) 356 barn (139 under tre år og 217 over tre år) 354 barn (138 under tre år og 218 over tre år) 333 barn (108under tre år og 225 over tre år) Barnetalet er altså redusert med 23 barn siden april, og er pr august 11 barn fleir enn da budsjettet blei utarbeida. Det er venta ein auke i barnetalet når nye Sol-li barnehage opne i oktober. Helservicekontoret Det har vore gjennomsnittleg 7 ledige senger dei 4 siste månadene på PO senteret. Ledig kapasitet kan gje eit inntektstap på ca. kr ,- per/seng per/mnd. Samtidig er det auka aktivitet i heimetenesta i forhold til kva som er kontraktsfesta. Dette førar til ein meirkostnad. Vurdering:

28 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 118/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Astrid Norunn Fagerbakke FE /399 Møteprotokollar frå møte i kontrollutvalet og Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommunestyre tek møteprotokollar frå møte i kontrollutvalet og frå møte til orientering. Vedlegg: Møteprotokoll kontrollutvalet Austevoll kommune pdf Protokoll frå kontrollutvalsmøte Austevoll kommune pdf Bakgrunn for saka: Som vedlegg følgjer møteprotokollar frå møte i kontrollutvalet 21. mai 2014 og 25. september Møteprotokollane skal leggast fram for kommunestyret. Protokollane er lagt ut på heimesida Vurdering:

29 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 09:30-12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Hans Reidar Njåstad Medlem SP Anne-Kristine Bakke Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anne Marie Otterå Halstensen Nestleiar FRP Håkon Nyheim Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Eivind Nyheim Håkon Nyheim FRP Merknader Det var og kalla inn vara for Anne Marie Otterå Halstensen, men vara kunne ikkje møte Andre som møtte: Navn Helge Hellem Kari Hesjedal Ingvill Strand Helge Skugstad Thomas Martin Larsen Renate Møgster Klepsvik Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor KPMG heile møtet utanom PS 21/14, 23/14 og 24/14 Forvaltningsrevisor KPMG i PS 15/14 Forvaltningsrevisor KPMG heile møtet Rådmann i PS 15/14 18/14 og RS 9/14 11/14 Økonomisjef - i PS 15/14 18/14 og RS 9/14 11/14 Ordførar - i PS 15/14 18/14 og RS 9/14 11/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

30 Saksliste Utvalgssaksnr PS 13/14 PS 14/14 PS 15/14 PS 16/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Rapport etter forvaltningsrevisjon om 2014/261 tenesteanskaffingar i Austevoll kommune Orienteringssak om legevakt - om responstid og 2014/276 tilbakemelding frå kommunelegen PS 17/14 Orienteringssak om kommunestyresak 28/ /276 gjeldande barnevernstenesta i Austevoll PS 18/14 Rekneskap og årsmelding for Austevoll kommune 2014/ Uttale frå kontrollutvalet. PS 19/14 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon for / Austevoll kommune PS 20/14 Evaluering av plan for selskapskontroll / Austevoll kommune PS 21/14 Årsmelding for kontrollutvalet Austevoll kommune 2014/ PS 22/14 Meldingar RS 7/14 Rekneskap kontroll og tilsyn pr. mai /265 RS 8/14 Vedtak frå kommunestyret /260 RS 9/14 Rapport finansforvaltning pr /266 RS 10/14 Rekneskapsrapport mars 2014/266 RS 11/14 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Austevoll 2014/266 RS 12/14 Innkalling representantskapsmøte SIM /264 RS 13/14 Avisutklipp om SIM vil selja selskap 2014/264 RS 14/14 Status selskapskontroll BRB 2014/262 RS 15/14 Praktisering av habilitet - rutiner for politikere 2014/378 PS 23/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 24/14 Eventuelt 2

31 PS 13/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Det kom ingen merknader til innkalling eller sakliste. Vedtak: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 14/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Det kom ingen merknader til protokoll frå møte Vedtak: Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 15/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon om tenesteanskaffingar i Austevoll kommune Forslag til innstilling 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av tenesteanskaffingar i Austevoll kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at ved framtidige tenesteanskaffingar vert det i større grad vektlagt å dokumentere: a. Roller og ansvar i prosessen, irekna mandat og føremål for deltakarar i prosessen. b. Rutinar for korleis risiko skal vurderast og handterast undervegs, samt risikovurderingar som vert utført undervegs c. Utarbeida plan for informasjon og kommunikasjon til tilsette Saksprotokoll i Kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Kari Hesjedal frå KPMG presenterte rapporten og gjennomgjekk hovudbodskapet. Kontrollutvalet drøfta det som kjem fram i rapporten. Det kom synspunkt på at rapporten gjev gode svar på dei spørsmål som kontrollutvalet har stilt, og at den kan vera eit godt reidskap for betringsarbeid vedr. prosessar med tenesteanskaffingar i kommunen. Utvalet ville at forslag til innstilling vert styrka med at følgjande punkt vert teke med:! At det skal innførast rutine for at det vert ført møtereferat frå møter i arbeidsgrupper og ad-hoc-utval. Møtereferata skal visa kva som er teke opp til drøfting, kva som er bestemt, og sjå til at arbeidsgruppene følgjer det mandatet som er gjeve.! At det vert rapportert jevnleg framover om arbeid med å etablera eit heilskapleg regime for intern kontroll og oppfølging. Dette fordi det vil vera viktig å definere 3

32 og sikre god kvalitet på dei tenestene som vert levert til kommunen etter tenesteanskaffingar. Kontrollutvalet ber og om at KPMG presenterer rapporten for kommunestyret i møte Vedtak i saka om innstilling til kommunestyret var samrøystes. Innstilling: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av tenesteanskaffingar i Austevoll kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at ved framtidige tenesteanskaffingar vert det i større grad vektlagt å dokumentere: a. Roller og ansvar i prosessen, irekna mandat og føremål for deltakarar i prosessen. b. Rutinar for korleis risiko skal vurderast og handterast undervegs, samt risikovurderingar som vert utført undervegs c. Utarbeida plan for informasjon og kommunikasjon til tilsette 3. Kommunestyret ber vidare rådmann sjå til at det i liknande prosjekt i framtida vert rutine for å føra referat frå møter i arbeidsgrupper og ad-hoc-utval. 4. Kommunestyret ber og om at det vert rapportert jevnleg framover om arbeid med å etablera eit heilskapleg regime for intern kontroll og oppfølging av kvalitet på tenestene. PS 16/14 Orienteringssak om legevakt - om responstid og tilbakemelding frå kommunelegen Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Mail frå kommunelege vart delt ut. Saka vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet konkluderte med at rett opplysningar når det gjeld å ta opp orienteringssak om responstid på legevakt er kome fram i mailutveksling som saksframlegget til dette møtet viser. Det skal sendast melding til kommunelegen om at saka er teke opp på nytt. Kontrollutvalet ønsker og å ta eit besøk på legekontoret i samband med eit møte til hausten. Saka vart ellers samrøystes teke til orientering. 4

33 Vedtak: Opplysningar i sak om at responstid på legevakt gjeld legevaktteneste via legevaktsentralen på Os, vart teke til orientering PS 17/14 Orienteringssak om kommunestyresak 28/14 gjeldande barnevernstenesta i Austevoll Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Rådmann orienterte om grunngjeving for å sei opp avtalen med Os kommune om barnevernsteneste. Det vart opplyst at kapasitet og antal tilsette er tilstrekkeleg innan tenesteområdet som Austevoll kommune nå vil arbeida med å bygga opp. Kontrollutvalet vedtok samrøystes å ta informasjonen til orientering. Vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 18/14 Rekneskap og årsmelding for Austevoll kommune Uttale frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Austevoll kommune sin årsrekneskap for Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Rådmann presenterte kort årmelding som i år ligg føre i fargetrykk saman med rekneskapsopplysningar med noter. Det vart gjeve tilbakemelding om at dette er ein god måte å legga fram årsmelding og rekneskap på. Økonomisjef presenterte hovudpunkt i rekneskapen og svara på spørsmål frå kontrollutvalet om enkelte postar. Helge Hellem frå KPMG gjennomgjekk kort noter til rekneskapen. Han presenterte og revisjonsmelding og revisjonsrapport. I rapporten vert det peika på at det er gjort eit godt arbeid med å betra kvaliteten på områder innanfor rekneskapsarbeidet, men det er og gjeve klare signal om at kvalitetsarbeidet må halde fram. Etter drøfting konkluderte kontrollutvalet med at forslaget til uttale til rekneskap og årsmelding som ligg føre, vert samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Austevoll kommune sin årsrekneskap for 2013 slik den ligg føre. 5

34 PS 19/14 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon for Austevoll kommune Forslag til vedtak 1. KPMG redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Ingvill Strand frå KPMG presenterte utkast til revidert plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet drøfta prioritering av prosjekt. Det kom innspel om eit nytt prosjekt som og bør takast inn, «kvalitetssikring av tenester som er satt på anbod». Utvalet kom med signal på prioritering av rekkefølge av prosjekt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. KPMG redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. PS 20/14 Evaluering av plan for selskapskontroll Austevoll kommune Forslag til vedtak 1. KPMG redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Ingvill Strand frå KPMG presenterte utkast til revidert plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta prioritering av prosjekt. Det kom innspel om at ein og ser på ein konkret eigarskap Austevoll Utbyggingsselskap, i samband med prosjekt «Generell eigarskapskontroll». Utvalet var ellers samd med prioritering av rekkefølge av prosjekt. Kontrollutvalet tok og opp at det er ønske om å gjennomføra eit bedriftsbesøk i samband med eit møte i kontrollutvalet på eit seinare tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. KPMG redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 6

35 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. PS 21/14 Årsmelding for kontrollutvalet Austevoll kommune 2013 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Forslag til årsmelding for kontrollutvalet for 2013 vart gjennomgått og drøfta. Utvalet ønskte ikkje å gjera endringar, og årsmeldinga vert difor vedteke sendt over til kommunestyret slik den ligg føre. Vedtak om innstilling til kommunestyret var samrøystes. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for PS 22/14 Meldingar Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Referatsaker vart gjennomgått. Kontrollutvalet ber om at notat vedr. «Praktisering av habilitet» vert sendt til kommunstyret som melding / referatsak. Meldingane vart ellers teke til orientering. Vedtak: Notat om «Praktisering av habilitet» vert sendt som melding til kommunestyret. Meldingane vert ellers teke til orientering. PS 23/14 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: Aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingene saker kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Vedtak: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 24/14 Eventuelt Saksprotokoll i kontrollutvalet i Austevoll kommune Handsaming i møtet: 7

36 Dato for første møte i kontrollutvalet til hausten vart bestemt lagt til Vidare møteplan for hausten vert å ta opp på dette møtet. Vedtak: Neste kontrollutvalsmøte vert

37 Austevoll kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Joon Raymond Haugland Leiar H Anne-Kristine Bakke Medlem AP Hans Reidar Njåstad Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anne Marie Otterå Halstensen Håkon Nyheim Nestleiar FRP Medlem FRP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Eivind Nyheim Anne Marie Otterå Halstensen FRP Merknader Det møtte ikkje vararepresentant for Håkon Nyheim på grunn av at forfall blei meldt same dag som møtet. Andre som møtte: Navn Øyvind Hauge Støle Arve Eilif Sunde Astrid Fagerbakke John Levi Weløy Helge Skugstad Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor KPMG heile møtet Spesialrådgjevar i PS 27/14 Leiar servicekontoret i PS 27/14 Brannsjef i RS 24/14 Rådmann i RS 18/14 og 19/14 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Joon Raymond Haugland utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

38 Saksliste Utvalgssaksnr PS 25/14 PS 26/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 27/14 PS 28/14 Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen Revidert plan for forvaltningsrevisjon Austevoll kommune - godkjenning 2014/ /263 PS 29/14 Godkjenning av revidert plan for selskapskontroll /264 PS 30/14 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 2014/263 PS 31/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for /265 PS 32/14 Meldingar RS 16/14 Melding om valg av nytt medlem til kontrollutvalet 2014/273 RS 17/14 Melding om vedtak Rapport etter forvaltningsrevisjon tenesteanskaffingar 2014/261 RS 18/14 Rekneskapsrapportar August 2014/266 RS 19/14 Rapport finansforvaltning pr /266 RS 20/14 RS 21/14 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjettområde pr Status pr august 2014 vedr. selskapskontroll Business Region Bergen 2014/ /262 RS 22/14 Melding om salg av SIM Næring 2014/264 RS 23/14 Melding om nytt styrevervregister 2014/273 RS 24/14 Overordna risiko- og sårbaranalyse (ROS-analyse) for Austevoll kommune - saksframlegg 2014/263 RS 25/14 KommuneROS 2014 for Austevoll kommune 2014/263 PS 33/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 34/14 Eventuelt 2

39 PS 25/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Det kom ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Vedtak: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 26/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Det kom ingen merknader til protokoll frå møte Vedtak: Protokoll frå kontrollutvalsmøte vart samrøystes godkjent. PS 27/14 Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen Forslag til vedtak Orienteringssaka vert lagt fram utan tilråding til vedtak. Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Spesialrådgjevar Arve Eilif Sunde og leiar for servicekontoret Astrid Fagerbakke orienterte og presenterte kvalitetssystemet som Austevoll kommune brukar. Det vart gjort greie for korleis rutiner for registrering av post, mail og annan korrespondanse vert registrert, både inn- og utgåande. Det vart og gjort greie for å få på plass eit fullverdig arkivsystem og offentlege postlister. Det er planen at dette skal vera på plass i løpet av året. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Vedtak: Informasjonen vart teke til orientering. PS 28/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Austevoll kommune - godkjenning Forslag til vedtak 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. 3

40 Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Kontrollutvalet drøfta framlegg til revidert plan for forvaltningsrevisjon og dei prioriteringar som er gjort. Det var ingen invendingar til planen. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke Vedtak: 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert å senda kommunestyret til orientering. PS 29/14 Godkjenning av revidert plan for selskapskontroll Forslag til innstilling/vedtak 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll vert å senda kommunestyret til orientering. Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Det kom ikkje fram forslag til endringar til revidert plan for selskapskontroll. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Revidert plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll vert å senda kommunestyret til orientering. PS 30/14 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Styring av investeringsprosjekter» i Austevoll kommune. 2. KPMG blir bedt om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar som utvalet har gjeve. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Øyvind Hauge Støle frå KPMG innleia med å peika på innfallsviklar som eit slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan planleggast ut ifrå. Kontrollutvalet drøfta og kom med innspel til kva som skal vera formål og problemstillingar i prosjektet. Ut frå signala som kontrollutvalet kom med vil det bli utarbeida prosjektplan. Prosjektplanen vert levert seinast i veke 42. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat vert gjeve fullmakt til å godkjenna prosjektplanen, slik at prosjektet kan starte opp. Som tidsramme for ferdiggjering vert det lagt opp til at rapport kan føreligga i kontrollutvalet sitt første møte i Vedtak: 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Styring av investeringsprosjekter» i Austevoll kommune. 2. KPMG blir bedt om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar som utvalet har gjeve. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 4

41 PS 31/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Budsjettframelegget vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for PS 32/14 Meldingar Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Gjennomgang av referatsaker:! RS 16/14 Melding om valg av nytt medlem til kontrollutvalet Kontrollutvalet merka seg at «Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer.» Referatsaka vart teke til orientering.! RS 18/14 og 19/14 Rekneskapsrapport og rapport finansforvaltning. Rådmann Helge Skugstad orienterte om rekneskaps- og finansrapport. Informasjonen vart teke til orientering.! RS 24/14 og 25/14 - Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyese) for Austevoll Brannsjef John Levi Weløy presenterte rapport etter ROS-analyse for Austevoll kommune. Det er og utarbeida rapport for Kyst-ROS-analyse, som er eit samarbeid med kommunane Askøy, Austevoll, Fjell, Sund og Øygarden kommunar. Det vart gjort greie for prosess og arbeid med ROS-analysen, og om på kva måte rapporten vil bli brukt vidare framover i kommunen sitt krise-arbeid og øvingar. Kontrollutvalet takka for god og nyttig informasjon og tok informasjonen til orientering. Vedtak: Kontrollutvalet tek referatsakene og meldingane til orientering PS 33/14 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Saksprotokoll i kontrollutvalet

42 Handsaming i møtet: Protokoll og saker frå andre politiske utval vart gjennomgått og kommentert. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 34/14 Eventuelt Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Dato for neste kontrollutvalsmøte vart drøfta. Oppsett møte 09 oktober går ut. Dato for neste kontrollutvalsmøte vert sett til onsdag 26. november I samband med dette møtet vert det planlagt at kontrollutvalet gjennomfører eit besøk på Storebø Legekontor, helst i forkant av møtet. Sekretariatet tek kontakt med legekontoret for avtale. KPMG har meldt om at arbeid med revisjonsplan har starta. Revisjonsplan og uavhengighetserklæring vil vera aktuelt å legga fram på neste møte. Vedtak: Neste kontrollutvalsmøte vert

43 Saksframlegg Saksnr Utval Type Dato 015/14 Tenesteutvalet PS Saksnr Utval Type Dato 119/14 Kommunestyre PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Trygve Fjeld 14/139 Kultursal - Bekkjarvik Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommunestyre vedtek at ombygging av gymsal på Selbjørn skule til kultursal må sjåast i samanheng med Austevoll kommune sitt totale investeringsbudsjett i inngå som del av budsjetthandsaminga for Vedlegg: Kutur- og musikk avdeling pdf Bakgrunn for saka: I samband med utbygginga av Selbjørn skule og bygging av fleirbrukshall, vart gymnastikksalen ved skulen ledig. Ei prosjektgruppe starta 9. mai 2012 planarbeid med tanke på å etablera ein kultursal i den tidlegare gymnastikksalen. 6. mars 2014 godkjende Austevoll kommunestyre Plan for kulturbygg Målsettinga er at fleire lokalsamfunn har bygg eller lokale som er eigna for kunst og kulturverksemd, og som kan nyttast til alle tider av året. Det er også eit mål at lokalitetsbehovet for avvikling av øvingar og arrangement kan skje på best mogleg vis. Kommunen ønskjer primært å ivareta eksisterande bygningar slik at dei tilfredsstiller dagens krav m.o.t. helse, sikring, miljø og tilrettelegging for rørslehemma. Vurdering: Ombygging av gymsalen til kultursal har vore planlagt parallelt med skuleutbygginga på Selbjørn, men det har ikkje vore rom for finansiering innafor dei eksisterande rammene. Kultursalen er siste ledd i realiseringa av Selbjørn skule og fleirbruksanlegg. Kulturmidlar er