RAPPORT. Usikkerhetsanalyse. Baksalen skole forprosjekt Hammerfest kommune. TITTEL Usikkerhetsanalyse Baksalen skole forprosjekt

Transkript

1 RAPPORT TITTEL Usikkerhetsanalyse Baksalen skole forprosjekt OPPDRAGSGIVER Hammerfest kommune FORFATTER Torbjørn Aass OPPDRAGSLEDER Torbjørn Aass OPPDRAGS NR RAPPORT NR. 1 REV.NR. 2 SIGNATUR DATO ANT. SIDER Usikkerhetsanalyse Baksalen skole forprosjekt Hammerfest kommune

2 SAMMENDRAG Revisjon av : Basisestimat er revidert. Usikkerhetsvurderinger er ikke endret. WSP har på oppdrag fra Hammerfest kommune gjennomført usikkerhetsanalyse av investeringskostnadene for bygging av nye Baksalen skole i kommunen. Hensikten med analysen har vært å fremskaffe et realistisk bilde av kostnader og usikkerhet i prosjektet som grunnlag for investeringsbeslutning, samt videre kostnads- og usikkerhetsstyring. Analysen er gjennomført i februar 2016, med usikkerhetsseminar Som en del av analysen er det også gjort en kvalitetssikring av konsistens i prosjektets forutsetninger og kostnadsestimat på et overordnet nivå. Det er utarbeidet et komplett forprosjekt for prosjektet, og foreligger et tilbud på totalentreprise fra entreprenør. Tabellen under viser nøkkeltall fra kostnadsberegningen: KOSTNADSOVERSIKT Op. Element mill. kr eks. mva. Basisestimat 243,6 + Forventet tillegg 8,6 = Forventet kostnad 252,2 + Usikkerhetsavsetning 13,8 = P85-estimat 266,0 Relativt standardavvik 5 % Analysen viser at kostnadene må forventes å havne på rundt 250 mil. kr. Usikkerheten i estimatet uttrykt ved det relative standardavviket, er her beregnet til 5 % av forventningsverdi. Kostnadsestimatets P85-verdi er beregnet til 266 mill. kr. Dette er kostnaden det vurderes som 85 % sannsynlig at ikke vil overskrides. For å redusere kostnadsusikkerheten og sikre en god kostnadseffektiv gjennomføring av prosjektet anbefales følgende: Kvalitetssikre foreliggende forprosjekt/tilbud fra entreprenør: Det råder fortsatt noe usikkerhet rundt omfang og kvalitet i det foreliggende forprosjektet/tilbudet fra entreprenør. Det anbefales at byggherre gjør gjennomgang med brukere og tekniske rådgivere i nær framtid, før kontrakt inngås. Revidert pristilbud fra entreprenør vil redusere usikkerheten i estimatet. Planlegge prosjektet: Legge en god plan for organisering og oppfølging av prosjektet videre. Planene kan nedtegnes i det felles styringsdokument Byggeledelse og teknisk rådgivning: Sørge for tilstrekkelig med ressurser til byggeledelse og teknisk rådgivning underveis i byggefasen Kalkulering av kostnader til byggherreadministrasjon og øvrige felleskostnader: Det anbefales å gjøre en grundig gjennomgang og kalkulering av kostnader til byggherreadministrasjon og byggherres øvrige kostnader basert på revidert plan for prosjektgjennomføring nevnt i over Anleggsgjennomføring utgjør en usikkerhet med et potensial for å påvirke prosjektkostnaden negativt. Denne risikoen kan reduseres ved å planlegge avviklingen av anleggsarbeidene godt, kvalitetssikre framdriftsplaner etc. i samarbeid med entreprenør, tilrettelegge for god trafikkavvikling og tilstrekkelige riggområder, samt å sikre at det finnes gode rutiner for oppfølging av entreprenør. Det anbefales at prosjekteier og gjennomførende etat enes om en ordning for videre kostnadsstyring, herunder disponering av budsjett og reserver. Se kapittel 4 for forslag til bruk av kostnadsestimatet i en slik ordning. 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANALYSEN METODE FASTE FORUTSETNINGER / RAMMEBETINGELSER USIKKERHETSDRIVERE PROSJEKTET HENSIKT OG KONSEPT DIMENSJONERING OG OMFANG AVGRENSNINGER AV OMFANG KVALITETSAMBISJONER KRAV TIL FRAMDRIFT BASISESTIMAT RESULTATER FRA ANALYSEN KOSTNADSBEREGNING STØRSTE USIKKERHETSELEMENTER KONKLUSJON OG ANBEFALINGER VEDLEGG OG REFERANSER VIKTIGSTE REFERANSER VEDLEGG

4 1 OM ANALYSEN Hammerfest kommune har planlagt bygging av et nytt skolebygg for kommunen. Prosjektet har gjennomført forprosjekt og det skal nå tas beslutning om videreføring av prosjektet og kontrahering av entreprenør. Denne usikkerhetsanalysen er gjennomført med hensikt å fremskaffe et realistisk kostnadsestimat og bilde av usikkerheten i prosjektet før investeringsbeslutning. Som en del av analysen er det også gjort en gjennomgang / enkel kvalitetssikring av konsistens i prosjektets forutsetninger og kostnadsestimat på et overordnet nivå. Målet med analysen har vært å: Sikre samsvar mellom gitte forutsetninger/rammebetingelser og beslutningsunderlaget ved investeringsbeslutning Fremskaffe et stokastisk kostnadsestimat for forprosjektet Fremskaffe en oversikt over usikkerheten i prosjektet og kostnadsestimatet Fremskaffe en anbefaling om tiltak for å redusere usikkerheten i prosjekt og kostnadsestimat 1.1 Metode Analysen er gjennomført etter følgende prosess: 1. Gjennomgang, kvalitetssikring og strukturering av planunderlaget for prosjektet med tilhørende kostnadsestimat. 2. Gjennomføring av et usikkerhetsseminar med hensikt å fremskaffe kvantitative og kvalitative data til kostnadsestimering og usikkerhetsregister. 3. Gjennomgang av inndata fra trinn 2, herunder kvalitetssikring og supplering av disse, simulering av kostnad og utarbeiding av rapport. Usikkerhetsseminaret ble gjennomført som en gruppeprosess med følgende hovedelementer: i. Gjennomgang og korreksjon av foreliggende basisestimat ii. iii. iv. Identifisering av usikkerhet i prosjektet Kvantifisering av usikkerheten i postene i kostnadsestimatet ved trepunktsestimater (P10-modus- P90) Kvantifisering av usikkerhetsdrivernes påvirkning på kostnadsestimatet (forenklet prosess) WSP har benyttet Monte Carlo-simulering ved hjelp av verktøyet Crystal Ball i den kvantitative analysen av kostnadsestimatet. Analysen er gjennomført i februar 2016, med usikkerhetsseminar Følgende personer deltok på usikkerhetsseminaret: Navn Organisasjon Funksjon Håkon Rønbeck Hammerfest kommune Prosjektsjef Petter Næss Hammerfest kommune Prosjektleder Atle Hansen Hammerfest kommune Prosjektleder Torbjørn Aass WSP Norge Prosessleder Kristin Borander WSP Norge Rådgiver Torfinn Bobakk WSP Norge Rådgiver 4

5 1.2 Faste forutsetninger / rammebetingelser Følgende forutsetninger er betraktet som faste rammer for prosjektet, eventuell usikkerhet knyttet til dem behandles ikke i analysen: Det forutsettes ingen vesentlige endringer av omfang / konsept (se kap. 2.2) Alle påløpte kostnader fra og med 2015 er inkludert Alle tall er uten merverdiavgift Finansieringskostnader inngår Analysen ser kun på betalbare kostnader Finansiering / inntekter er ikke inkludert eller vurdert. Det forutsettes optimal finansering. Forutsetninger for basisestimatet: Følgende forutsetninger er lagt til grunn for basisestimatet i prosjektet: Kalkylepriser har prisnivå 2016 Det er lagt til sats for uspesifiserte kostnader for å korrigere for kostnader for elementer som er med i dagens planer, men som ikke har blitt spesifisert i kalkylen. Størrelsen på satsen for uspesifiserte kostnader er vurdert spesifikt for hver enkelt post. Det gis ingen prisregulering av budsjettrammer Korrelasjon mellom poster i modellen Det er lagt til grunn følgende korrelasjonsfaktorer mellom poster i basisestimatet: Korrelasjon mellom de ulike underpostene/fagene i kostnadspost for totalentreprise er satt til Usikkerhetsdrivere Ved kvantifisering av usikkerheten i de enkelte kostnadspostene i modellen vurderes kun pris og mengdeusikkerhet i en «normal» markedssituasjon. Øvrig usikkerhet er modellert gjennom bruk av overordnede kategorier, usikkerhetsdrivere, som påvirker flere kostnadsposter samtidig. Usikkerhetsdriverne ivaretar konkrete usikkerheter identifisert tidligere i prosessen, samt generell usikkerhet knyttet til ulike temaer. I denne modellen er det valgt å benytte følgende usikkerhetsdrivere: U1 U2 U3 U4 U5 Anleggsgjennomføring og grunnforhold Grensesnitt / påvirkning fra andre tiltak Styring, organisering og ressurser Eksterne krav/offentlige prosesser Marked I figuren under er det søkt å visualisere hvilke typiske faser i prosjektgjennomføringen usikkerhetsdriverne knyttes til: 5

6 2 PROSJEKTET 2.1 Hensikt og konsept Hensikten med prosjektet er å etablere en nytt moderne skolebygg for Hammerfest kommune med god kapasitet, samt å frigjøre arealer i det gamle skolebygget til bruk for Elvetun barnehage. Elvetun barnehage må flytte fra nåværende lokaler som en følge av en større vegutbygging. 2.2 Dimensjonering og omfang Prosjektet består av følgende elementer: Skolebygg som kan huse 425 elever i 2 paralleller trinn 1-7 Gymsal med spilleflate på 500m2, samt styrkerom, lagerrom, etc. som gir et idrettsbygg på ca m2. Garderobeløsninger i skal også kunne benyttes av brukere av det tilgrensende idrettsanlegget Opparbeiding av utomhus arealer med tilhørende utstyr for skole innenfor de definerte entreprisegrensene Etablering av gang og sykkelveg 1 og 2 i henhold til rekkefølgebestemmelsene i reguleringsplan Innkjøp av løst inventar Etablering av nødvendige atkomstveger og parkeringsareal for skolen 2.3 Avgrensninger av omfang Prosjektets omfang presiseres gjennom følgende avgrensninger: Omlegging av VA og omlegging av el teknisk infrastruktur i grunnen, herunder trafo, gjennomføres som et eget prosjekt Ombygging av eksisterende skolebygg til barnehage gjennomføres som et eget prosjekt VA-arbeider, føringsveier for strøm og tele, samt opparbeiding av veg, grøntarealer, etc. utenfor eiendomsgrensen skal ikke gjennomføres av prosjektet Baksalen skole. De overnevnte elementer regnes ikke som en del av prosjektet og er ikke inkludert i kostnadsestimatet. 2.4 Kvalitetsambisjoner Prosjektet er gitt følgende føringer for kvalitet: Kvalitetsplan for Hammerfestskolen Følge BREEAM Bygget bør bygges fleksibelt nok til å kunne utvides i fremtiden Energiklasse B Arealnorm gitt av rom og funksjonsprogrammet 2.5 Krav til framdrift Det et krav om at den nye skolen skal kunne tas i bruk til skolestart

7 2.6 Basisestimat Tabellen under gir en oversikt over elementene i basisestimatet for prosjektet per : PROSJEKTETS BASISESTIMAT PNS# Kostnadspost Kostnad eks. mva. Totalentreprise Veidekke 203,3 Gang/sykkelveg og atkomstveger (GS1 og GS2) 3,0 Inventar 4,4 Prosjektering/teknisk rådgivning byggherre 11,2 Byggherreadministrasjon / støttefunksjoner 11,3 Diverse felleskostnader byggherre 6,1 Diverse produksjonskostnader 4,3 Basisestimat 243,6 Basisestimatet er basert på foreliggende tilbud og forprosjekt fra entreprenør og prosjektets egne kalkyler. Hele grunnkalkylen for basisestimatet ble gjennomgått i usikkerhetsseminaret , og kostnadspostene ble i denne sammenheng justert og oppdatert. I etterkant av usikkerhetsseminaret ble basisestimatet revidert, blant annet som en følge av revidert tilbud fra entreprenør. Estimatet som er benyttet i denne analysen er oppdatert per Om lag 13 mill. kr av kostnadene er påløpt per februar

8 3 RESULTATER FRA ANALYSEN 3.1 Kostnadsberegning Alle tall eks. mva S-kurven over viser den kumulative sannsynlighetsfordelingen for beregnet investeringskostnad for prosjektet. Y-aksen viser sannsynligheten for at prosjektet havner innenfor kostnaden som gis på x-aksen. Beregningen viser en 15 % sannsynlighet for at kostnaden blir lavere enn 238 mill. kr. eks. mva. Videre er det 85 % sannsynlig at kostnaden blir lavere enn 266 mill. kr. eks. mva. Det forventes at prosjektet gjennomføres til en kostnad på om lag 252 mill. kr. eks. mva. Forventningsverdien kan vi her regne som tilnærmet lik P50-estimat, dvs. den kostnaden det er 50 % sjanse for at prosjektet går over / under. KOSTNADSOVERSIKT Op. Element mill. kr eks. mva. Basisestimat 243,6 + Forventet tillegg 8,6 = Forventet kostnad 252,2 + Usikkerhetsavsetning 13,8 = P85-estimat 266,0 Relativt standardavvik 5 % Tabellen over viser noen nøkkeltall fra resultatene fra analysen. Vi kan se at differansen mellom basisestimatet og forventet kostnad er på rundt 9 mill. kr. Dette er tilleggskostnader det må forventes, men ikke ta for gitt, at påløper som en følge av ulike usikre forhold. Forventet kostnad benyttes gjerne som styringsramme for prosjektleder med ansvaret for den praktiske gjennomføringen av prosjektet. P85-estimatet settes gjerne som kostnadsramme for gjennomførende etat. Differansen mellom forventet kostnad og P85-estimatet kan vi betrakte som en usikkerhetsavsetning som benyttes som en reserve til å håndtere negative utslag av ulik usikkerhet det ligger til prosjekteier å håndtere. 8

9 3.2 Største usikkerhetselementer Under usikkerhetsseminaret ble følgende forhold identifisert å gi de største bidragene til kostnadsusikkerheten: Brukerprosess etter forprosjekt: Det foreliggende forprosjektet skal gjennomgås av de ulike brukergruppene for å kontrollere at løsninger er i samsvar med faktisk behov. Dette kan medføre endringer i det foreliggende tilbud fra entreprenør, noe som vil påvirke kostnadene. Kvalitets- og funksjonsavvik i forprosjekt: Det er i forprosjektet identifisert en del elementer som avviker noe fra tidligere skisserte løsninger i prosjektet. I tillegg stiller byggherres rådgiver spørsmålstegn ved kvaliteten på enkelte løsninger. Tilsvarende som for brukerkrav vil disse elementene i sum bidra til usikkerhet hva gjelder behov for endringer i foreliggende tilbud fra entreprenør. Beskrivelse av behov, krav og funksjonalitet: Det er en generell usikkerhet knyttet til hvor godt brukernes behov og krav er kommunisert og implementert i entreprenørens forprosjekt. Byggherrekostnader: Det er foreløpig ikke laget noen detaljert plan for gjennomføring av prosjektet fra byggherres side, og det er heller ikke gjort en grundig kalkulasjon av kostnader i så måte. Grunnforhold: Grunnforholdene oppfattes ikke å være særlig usikre. Det er både gjennomført grunnundersøkelser og gjort arbeider i grunnen i området i nær fortid. Usikkerheten hviler er allikevel til stede og risikoen ligger hos byggherre ikke hos totalentreprenør. Anleggsgjennomføring: Det skal gjennomføres byggearbeider ved siden av skole i drift, noe som må tas spesielt hensyn til. Framdrift: Kravet om ferdigstilling til skolestart 2017 kan medføre kostbare forseringstiltak, ekstra vinterdrift eller behov for iverksetting av midlertidige tiltak dersom byggearbeidene blir forsinket Av mindre usikkerhetselementer identifisert under gjennomgangen kan nevnes: Størrelsen på Brønnpark noe uklart behov her. Omfang vil kunne justeres. Deling av kostnader med Hammerfest energi ved etablering av GS-veg Omfang og kostnader til løst inventar er noe usikkert Nye, eller ikke kjente, krav til universell utforming Finansieringskostnadene vil være litt usikre Annen tolkning av rekkefølgebestemmelser enn hva prosjektet har lagt til grunn kan medføre kostnadsøkninger /forsinkelser Feil priser i forprosjekt sammenliknet med opprinnelig tilbud benyttet i samspillprosess kan medføre krav og behov for endring av foreliggende tilbud Uenighet mellom byggherre og entreprenør hva gjelder krav til dokumentasjon kan føre til konflikt Kostnadsusikkerheten knyttet til de ulike overnevnte elementene ligger til grunn for vurderingen av den kvantitative usikkerheten de enkelte kostnadspostene, samt de tre usikkerhetsdriverne ref. kap Hva gjelder sistnevnte ble følgende usikkerhetsdrivere (generelle forhold) vurdert å kunne påvirke kostnadsestimatet: U1 U2 U3 Anleggsgjennomføring og grunnforhold Grensesnitt / påvirkning fra andre tiltak Styring, organisering og ressurser Usikkerhet knyttet til følgende usikkerhetsdrivere ble vurdert å ikke ha relevans/ minimal betydning for prosjektet: U4 U5 Eksterne krav/offentlige prosesser Marked Usikkerhet knyttet til de ulike finansieringskildene ble ikke vurdert. 9

10 4 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Denne usikkerhetsanalysen har blitt gjort med formål å fremskaffe et realistisk kostnadsestimat og en oversikt over usikkerheten i prosjektet Baksalen skole i Hammerfest kommune. Analysen viser at kostnadene må forventes å havne på rundt 250 mill. kr. Usikkerheten i estimatet uttrykt som relativt standardavvik er beregnet til rundt 5 %. I analysen ble det identifisert flere usikkerheter av ulikt opphav. For å redusere usikkerheten i prosjektet anbefales følgende: Kvalitetssikre foreliggende forprosjekt/tilbud fra entreprenør: Det råder fortsatt noe usikkerhet rundt omfang og kvalitet i det foreliggende forprosjektet/tilbudet fra entreprenør. Det anbefales at byggherre gjør gjennomgang med brukere og tekniske rådgivere i nær framtid, før kontrakt inngås. Revidert pristilbud fra entreprenør vil redusere usikkerheten i estimatet. Planlegge prosjektet: Legge en god plan for organisering og oppfølging av prosjektet videre. Planene kan nedtegnes i det felles styringsdokument Byggeledelse og teknisk rådgivning: Sørge for tilstrekkelig med ressurser til byggeledelse og teknisk rådgivning underveis i byggefasen Kalkulering av kostnader til byggherreadministrasjon og øvrige felleskostnader: Det anbefales å gjøre en grundig gjennomgang og kalkulering av kostnader til byggherreadministrasjon og byggherres øvrige kostnader basert på revidert plan for prosjektgjennomføring nevnt i over Anleggsgjennomføring utgjør en usikkerhet med et potensial for å påvirke prosjektkostnaden negativt. Denne risikoen kan reduseres ved å planlegge avviklingen av anleggsarbeidene godt, kvalitetssikre framdriftsplaner etc. i samarbeid med entreprenør, tilrettelegge for god trafikkavvikling og tilstrekkelige riggområder, samt å sikre at det finnes gode rutiner for oppfølging av entreprenør. Det anbefales at prosjekteier og gjennomførende etat enes om en ordning for videre kostnadsstyring, herunder disponering av budsjett og reserver. Et forslag til dette kan være: Estimat Fullmakt/disposisjon Disponeres av P85-estimat Kostnadsramme Fastsettes av politisk ledelse Diff. P85-estimat og forventningsverdi (~P50) Usikkerhetsavsetning Disponeres av styringsgruppa Forventningsverdi (~P50) Styringsramme Disponeres av gjennomførende etat Forventede tillegg Styringsreserve Disponeres av gjennomførende etat Basisestimat Budsjettposter Disponeres av prosjektorganisasjonen Ved fastsetting av rammer for kostnad og ordning for disponering av reserver er det viktig med en klar og omforent forståelse av hvilken usikkerhet som er ment å håndteres med hvilke reserver på alle styringsnivåer. I denne sammenheng anbefales det å legge til grunn prinsippet om at den som styrer usikkerheten best, også er den som rustes til å håndtere den. 10

11 5 VEDLEGG OG REFERANSER Viktigste referanser «Nye Baksalen skole» foreløpig forprosjektrapport av Veidekke. Tilhørende kalkyler fra entreprenør «Styringsdokument for Nye Baksalen skole og barnehage» rev. 1.1 av Utskrift av prosjektregnskap per fra Facility «Protokoll Prosjektrådet Endring av avtale Baksalen skole» Revidert basisestimat/budsjett oversendt fra Petter Næss Vedlegg A. Komplett basisestimat av benyttet i analysen B. Kvantitative vurderinger av usikkerhet i kostnadsposter og usikkerhetsdrivere 11

12 Vedlegg A - Komplett basisestimat med grunnkalkyle PNS# Konto Kostnadspost Mengde Pris Delsum Sum Påløpt per feb Rigg byggeplass 1, Drift byggeplass + rigg og drift samt a 1, Bygning 1, VVS ventilasjon 1, VVS rør 1, Elkraft 1, Tele og automasering 1, Andre installasjoner 1, Utendørs grunnentreprenør inkl. asfal 1, Utendørs, priset oppstilling fra LARK 1, , Prosjektering og arkitekt/ landskapsar 1, Fast innredning 1, Totalentreprisepåslag 12 % Påslag risiko/margin 3 % LPS 1, USPESIFISERT 1 % I 1-8 Totalentreprise Veidekke 1, II 1-8 Gang/sykkelveg og atkomstveger (GS1 og GS2) 1, Fast inventar 0, Løst inventar 1, Gymsal 1, USPESIFISERT 3 % III 0 Inventar 1, Program 1, ARK skissefase 1, ARK samspill inkl. LARK 1, Uavhengig kontroll konstruksjon 1, Uavhengig kontroll bygningsfysikk 1, Uavhengig kontroll brann 1, RIB brann 1, Uavhengig kontroll geotekn. 1, Andre. SØK rammetillatelse 1, Prosjektering 1, Grunnundersøkelser 1, Pedagogisk rådgiver 1, Breeam (reg., preanalyse og revisor) 1, USPESIFISERT 10 % IV 8 Prosjektering/teknisk rådgivning byggherre 1, SHA-koordinator (KP og KU) 1, Prosessveileder og anskaffelser 1, Prosjektledelse egne mannskaper 1, Byggherreombud, byggeledelse og kontrolling. 1, Teknisk byggherrestøtte / ITB-koordinato 1, Brukerrepresentant 1, USPESIFISERT 3 % V 8-9 Byggherreadministrasjon / støttefunksjoner 1, Reiseutgifter byggherre 1, Diverse 1, Byggesaksgebyr 1, Finansieringskostnader 1, Oppmåling etc. 1, Tomt 1, USPESIFISERT 10 % VI 8 Diverse felleskostnader byggherre 1, Tilknytningsavgift VA 1, Tilknytningsavgift elkraft / anleggsbidrag 1, Kunst - bruttokostnad 1, USPESIFISERT 10 % VII 8 Diverse produksjonskostnader 1,

13 Vedlegg B Kvantitativ vurdering av usikkerhet i kostnadsposter og usikkerhetsdrivere Vurdering av usikkerhet i kostnadsposter PNS# Konto Kostnadspost Mengde Sum Påløpt per feb P10 Mest sannsynlig verdi P90 I 1-8 Totalentreprise Veidekke 1, II 1-8 Gang/sykkelveg og atkomstveger (GS1 og GS2) 1, III 0 Inventar, løst og fast 1, IV 8 Prosjektering/teknisk rådgivning byggherre 1, V 8-9 Byggherreadministrasjon / støttefunksjoner 1, VI 8 Diverse felleskostnader byggherre 1, VII 8 Diverse produksjonskostnader 1, Vurdering av usikkerhet i usikkerhetsdrivere U Indre/ytre faktor Lav verdi Mest sannsynlig verdi Høy verdi 1 Anleggsgjennomføring og grunnforhold 0,98 1,00 1,05 2 Grensesnitt fra andre tiltak 1,00 1,00 1,01 3 Styring, organisering og ressurser 0,99 1,00 1,07