Arkivkonferanse Lillehammer 31. mai 2011

Transkript

1 Arkivkonferanse Lillehammer 31. mai 2011 Arkivlederrollen Arkivleder Anne Karin T Adolfsen Eidsiva Energi AS

2 1. Presentasjon av Eidsiva 2. Arkivlederrollen

3 Eidsiva Energi Et regionalt energiselskap i Innlandet

4 Eierforhold 5,1 % 9,4 % 14,8 % 9,8 % 16,8 % 22,1 % 22,1 % Hedmark Fylkeskraft AS Lillehammer og Gausdal Energiverk Holding AS Oppland Fylkeskraft AS Øvrige kommuner Hamar Energi Holding AS Ringsaker kommune Gjøvik og Østre Toten kommuner

5 Våre eiere Aksjonær Eierandel Aksjonær Eierandel Hedmark Fylkeskraft AS 22,078 % Stor-Elvdal kommune 0,602 % Hamar Energi Holding AS 22,078 % Nord-Odal kommune 0,342 % LGE Holding AS 16,766 % Øystre Slidre kommune 0,329 % Ringsaker kommune 14,828 % Vestre Slidre kommune 0,310 % Oppland Fylkeskraft AS 9,389 % Vang kommune 0,074 % Gjøvik kommune 3,313 % Lesja kommune 0,057 % Løten kommune 1,951 % Kongsvinger kommune 0,052 % Østre Toten kommune 1,797 % Åsnes kommune 0,029 % Åmot kommune 1,204 % Eidskog kommune 0,027 % Trysil kommune 1,202 % Sør-Odal kommune 0,026 % Engerdal kommune 1,049 % Grue kommune 0,026 % Nord-Fron kommune 0,943 % Våler kommune 0,026 % Ringebu kommune 0,768 % Skjåk kommune 0,023 % Øyer kommune 0,712 % Sum 100 %

6 Kort om Eidsiva Energi Årlig omsetning: Ca 4,5 milliarder kroner Konsernresultat etter skatt i 2010 ble 428 millioner kroner Utbytte for 2010 ble 290 millioner kroner 3,4 TWh energiproduksjon 20 heleide og 24 deleide kraftverk km nett Fjernvarmesalg i fem byer og tettsteder i Innlandet Totalt kunder ansatte

7 Visjon Drivkraft for oss i Innlandet

8 Eiernes hensikt God finansiell avkastning på verdijustert egenkapital (eiernes rente) Gode industrielle løsninger på produkter og tjenester for våre kunder Regional utvikling ved å skape vekst i hele Innlandet

9 Juridisk struktur Eidsiva Energi AS Eidsiva Eidsiva Vannkraft Vannkraft AS AS Eidsiva Marked Eidsiva AS Marked AS Eidsiva Nett Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Anlegg Eidsiva AS Anlegg AS Eidsiva Eidsiva Bioenergi Bioenergi AS AS Eidsiva Vekst AS Oppland Energi AS (39,7 %) Eidsiva Nett AS Trysil Fjernvarme AS (65 %) Eidsiva Bredbånd AS (90,1%) Elsikkerhet Norge AS (68 %) Vinstra Kraftselskap DA (28,6 %) Elverum Nett AS (49 %) Lena Fjernvarme AS (51 %) Moelven Industrier ASA (23,8%)) Energy Future Invest AS (66 %) Opplandskraft DA (25 %) Kongsvinger Bioenergi AS (51 %) Raufoss Beredskap AS (49 %) Austri Vind AS (25 %) Kraftverkene i Orkla (12 %) Oplandske Bioenergi AS (34 %) Prevent Systems AS (20 %) Gjøvik- og Hedmark Kunnskapspark GLB Energihuset AS (100 %)

10 Virksomhetsstruktur Konsernsjef Konsernstab Økonomi- og finans Vannkraft Marked Nett Anlegg Bioenergi Vekst Administrasjon Bedriftsmarked Forvaltning Økonomi Administrasjon Investeringsvirksomhet Produksjon Kundesenter Nettutvikling Prosjekt Utbygging Forretningsutvikling Kraftverk Produkt- og markedsutvikling Drift Drift Drift Regional pådriver Energiforvaltning Handel og Middle Office AMS Fakturaservice

11 Arkivlederrollen 1. Du er enestående! 2. Du er fantastisk! 3. Du kan arkiv din organisasjon er heldig som har deg!

12 Enestående og fantastiske arkivledere! Kapitalforvaltere fortid nåtid og fremtid! Pålitelige i hverdagen pådrivere for morgendagen! Kunnskapens hav er enormt, og det får sine tilløp fra kilder som ligger utenfor vår bevissthet. Alle vet at vi vet mer enn vi vet. Thornton Wilder

13 Arkivlederen Hva betyr å lede et arkiv i en organisasjon. Arkivet skal dokumentere sin organisasjons: Rolle/funksjon i forhold til kunde Rolle/funksjon i forhold til det øvrige samfunnet Rolle/funksjon i samfunnsutviklingen Utøvelse av myndighet fortid nåtid fremtid! Kontrollspørsmål: Hva vet vår organisasjon om arkivets oppgaver og betydning?

14 Arkivet som en del av verdiskapingen Arkivet er en del av organisasjonens verdiskaping! Bevisstgjøring av arkivets betydning gjennom strategisk planlegging Har man ingen arkivstrategi lag en! Organisasjonens visjon som innledning og forankring. Hvor er vi hvor ønsker vi å gå hvordan kommer vi dit finnes det hindringer?

15 Kvalitet - kontroll kvalitetskontroll er ikke som andre troll det er en del av verdiskapingen!!! Filosofi: Strukturkapital x Humankapital = Relasjonskapital Interaksjon

16 Bedriftskultur Hva er årsaken til at man gjør som man gjør? Hvor henter man sin kunnskap? Hva inspirerer og engasjerer? Alle visste det var umulig, så kom en som ikke visste det og gjorde jobben.

17 Dokumenthåndtering Introduksjon av SMS tankegang Utfordring: Hvordan kommunisere, selge, øke kunnskapen om dokumenthåndtering i en organisasjon med håp om samtidig å øke forståelsen av denne funksjonens betydning? Valgt tilnærmingsmåte: Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur.. SMS

18 Dokumenthåndteringens SMS Struktur X Mennesker X System = Eidsivas grunnlag for dokumenthåndtering ============================== Ergo: Summen stiger positivt proporsjonalt med heving av de ulike faktorers ressurs- /verdigrunnlag, innsats, kunnskap, rammer, betingelser og kvalitet Kvalitet betyr å gjøre det riktig når ingen ser på Henry Ford

19 Dokumenthåndtering målsetting Hva er målsettingen med sak-/arkivsystemet i organisasjonen? Hvordan kan kan arkivleder bidra med fakta og tall fra systemet for å sikre kvalitet i dokumenthåndteringen? System :o) Gode rutiner og løsninger for produksjon, lagring og gjenfinning Struktur Menneske Samhandling og samspill i organisasjonen spille hverandre gode Kontrollspørsmål: Kompetanse, kunnskap og opplæring Er arkivets tjenesteinnhold i tråd med målsetting og organisasjonens behov? Går man i takt? Hvordan avstemme dette?

20 Som man spør får man svar. Hvem skal bruke det? Hva skal ligge hvor i hvilket system lokale kataloger, ElWin, Netbas? Manglende struktur alt lagres/dumpes i en stor dokumentsekk Vanskelig å finne alle dokumenter i en sak System Lite brukervennlig Ustabilt ulogiske stopp varsler som ikke fungerer Ble verre med Citrix Manglende struktur/sammenheng sammenheng (er) avhengig av manuelle operasjoner/relasjonstilknytninger Langtidslagring hvordan finne dok. om år Vanskelig å finne tilsvarende saker ev. presedenssaker Ingen støtte for restanser - avskriving, besvart/ikke besvart, tatt til orientering, tatt til etterretning etc. :o( Det trekkes frem noe positivt så som: versjonshåndtering og felles base Ingen støtte for automatisk svar på inngående dok og samtidig avskrive dokumentet Ingen statistikk over de ulike enheters volum inn/ut/internt og saksbehandlingstid Struktur Menneske Ella på tur veldig bra God støtte fra dok. Senteret Opplæring i små grupper på lokasjon/egen PC foretrekkes Ingen støtte for oppbygd adresseregister til samarbeids- /samhandlingspartnere

21 En evig søken etter forbedring og kvalitetsheving. Suksess Fiasko Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur.. SMS Identifisering av systemfaktorer +/-, menneskeligefaktorer +/- og strukturfaktorer +/- - Hvor bør eller må man endre for å heve kvalitet?

22 Arkivlederrollen lede et godt team, ha godt system, gode rutiner og rammer - hindre arkivanarkisme i organisasjonen Dokumentflyt preget av lovløshet, uregjerlighet og kaos folk lever blant sine dokumenter uten rammer og struktur styrer seg selv innenfor sitt fagfelt uten omtanke for sin plass og funksjon i en helhet. Selskapets troverdighet som viktig samfunnsaktør synker i takt med ansattes individualisme.

23 Arkivlederrollen 1. Du er enestående! 2. Du er fantastisk! 3. Du kan arkiv din organisasjon er heldig som har deg!

24 Takk for meg!