FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERNSTJENESTEN I TYNSET KOMMUNE

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERNSTJENESTEN I TYNSET KOMMUNE Oslo, Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vil ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart.

2 Sammendrag og forslag til tiltak... 3 Innledning Metode Avgrensninger Generelt om revisjonskriterier... 5 Organisering og bemanning... 6 Revisjonskriterier... 6 Faktabeskrivelse... 7 Vurdering Konklusjon Interkommunal organisering Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Kompetanse og kapasitet Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Samarbeid med andre aktører Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Overholdelse av tidsfrister Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Mottak av enslige mindreårige asylsøkere Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Vurdering Konklusjon Vedlegg 1 - Høringssvar fra administrasjonen Vedlegg 2 Årsoppsummering fra Fylkesmannens kontroll for årene 2012, 2013 og Vedlegg 3 - Referanseliste Side 2 av 36

3 Sammendrag og forslag til tiltak Barnevernstjenesten i er en del av et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Alvdal, Folldal, Rendalen, Tolga og Tynset. Tynset er vertskommune og barnevernstjenesten er formelt organisert som et eget tjenesteområde under rådmannen. Videre er også avdeling for enslige mindreårige asylsøkere (avdeling EM) organisert under barnevernet, men denne tjenesten er ikke interkommunal og kun tilhørende. I tillegg har saksbehandlerne fordelt kontaktpersonansvaret ut mot kommunene seg imellom, slik at Avdeling EM er delt i to avdelinger, en avdeling med ansvar for et eget bofelleskap for enslige mindreårige, og en avdeling med ansvar for oppfølging av de enslige mindreårige som bor i opptreningsboliger. Vår hovedkonklusjon er at barnevernet i i all hovedsak har tilfredsstillende kvalitet i tjenesten og etterlever gjeldende lovverk. Organiseringen i team etter spesialist-prinsippet virker å være hensiktsmessig med tanke på å sikre tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen av barnevernssaker. Rutiner og internkontroll er i stor grad tilpasset aktuelt lovverk og retningslinjer, selv om det med fordel kan klargjøres bedre hvordan systemet for internkontrollen håndteres og hvordan det arbeides med dette i det daglige. Bemanningen virker også å være tilstrekkelig dimensjonert, all den tid barnevernet i Tynset er en del av et større interkommunalt samarbeid og således drar fordel av en større arbeidsstab enn om kommunen skulle vært ansvarlig for barnevernet alene. Samarbeidet bidrar til en større fleksibilitet i bemanningssituasjonen og et større faglig miljø, noe som gjør barnevernstjenesten bedre rustet til å håndtere det utfordrende faglige arbeidet enn om kommunen hadde hatt ansvaret for tjenesten alene. Vi vurderer at kompetansen i barnevernstjenesten per i dag synes å være hensiktsmessig tilpasset med tanke på å håndtere den daglige saksbehandlingen. Samtidig er det en økende kompleksitetsgrad på en del av sakene som gjør at barnevernet stadig får mer utfordrende oppgaver. Revisjonen konkluderer med at barnevernet har etablert gode rutiner for samarbeid med relevante instanser i kommunen, og med det lagt godt til rette for forebyggende arbeid. Hver kommune, og hver skole, helsestasjon og barnehage i disse kommunene, har faste kontaktpersoner hos barnevernstjenesten, en fordeling som er hensiktsmessig og bidrar til en tydelig struktur. På generelt grunnlag er revisjonens oppfatning at barnevernet har gode rutiner for saksbehandling og at tidsfrister i stor grad overholdes. har organisert mottak og bosetting av mindreårige asylsøkere på en måte som gjør at det er veldig liten grad påvirker arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten for øvrig. Om noe, virker det å være et potensiale for positiv påvirkning gjennom bruk av ansatte i avdeling EM som ressurser inn mot barnevernstjenestens oppfølging av barn i tiltak. Revisjonens forslag til tiltak - Revisjonen vil anbefale kommunen å gjøre en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprettholde tilstrekkelig kvalitet på tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. - Revisjonen vil anbefale at barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet skal håndteres. Side 3 av 36

4 Innledning Kontrollutvalget i (heretter omtalt som Tynset) har engasjert BDO AS (BDO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten. Formålet var å undersøke om barnevernet i Tynset har nødvendige forutsetninger for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet i forhold til gjeldende lovverk og forskrifter. Følgende problemstillinger lå til grunn for denne forvaltningsrevisjonen: # Problemstillinger 1 I hvilken grad er organisering og bemanning innenfor barnevernet i tilstrekkelig for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet? Og er denne bemanningen tilstrekkelig for et økende antall barn med barneverntiltak? 2 Har den interkommunale organiseringen noen betydning for tjenesteutøvelsen i? 3 Er kompetansen og kapasiteten innenfor barnevernet tilfredsstillende? 4 Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 5 Overholdes tidsfristene iht. barnevernsloven? 6 I hvilken grad påvirker mottak av enslige mindreårige asylsøkere arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten i? Prosjektet har i hovedsak tatt for seg virksomhetsårene 2012, 2013 og Revisjonen har gjennomført en systematisk vurdering av organisering, kapasitet og kvalitet i disse årene, samt sett på hvorvidt krav og prosedyrer i gjeldende regelverk og kommunale styringsdokumenter er fulgt Metode BDO AS benytter RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon i gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Rapporten er bygget opp med faktabeskrivelser, vurderinger og konklusjon for hver problemstilling. I tilknytning til vurderingene er det benyttet symboler som et visuelt uttrykk for vår subjektive oppfatning av resultatet av gjennomgangen. Symbolbruken og beskrivelsen av denne illustreres i Figur 1. Figur 1: Visualisering av subjektiv oppfatning av kvalitet Symbol Vurdering av kvalitet Kvaliteten må forbedres Det analyserte forholdet møter ikke den forventede standard eller krav i forhold til målekriteriene Kvaliteten bør forbedres Det analyserte forholdet møter ikke alle aksepterte standarder eller krav i forhold til målekriteriene. Kvaliteten er tilfredsstillende Det analyserte forholdet møter de fleste aksepterte standarder og krav. Side 4 av 36 Kilde: BDO Analyser, vurderinger, konklusjoner og forslag til tiltak er basert på stikkprøvekontroller, innhentet dokumentasjon og intervju av følgende: - Leder Barnevernet - Fagleder (nestleder) - Daglig leder enslige mindreårige asylsøkere - Koordinator Undersøkelse - Koordinator Tiltak - Teamleder Bofellesskap (enslige mindreårige asylsøkere)

5 - Teamleder Uteteam (enslige mindreårige asylsøkere) Alle intervjuer har, så langt det har vært mulig, blitt kvalitetssikret og godkjent av informantene. Dessuten sendes rapporten til rådmannen på høring for kvalitetssikring av faktabeskrivelsen. Dette styrker rapportens pålitelighet. Det vil imidlertid alltid være en risiko for at forhold som ikke er omfattet av revisjonen kunne ha medført andre vurderinger og konklusjoner. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. 1.3 Avgrensninger I tråd med prosjektbeskrivelsen avgrenses revisjonen til å omfatte årene 2012, 2013 og Dog har revisjonen under noen av problemstillingene referert til data eller informasjon som også omfatter virksomhetsåret 2015, blant annet brukerundersøkelser. Dette er gjort for å adressere spesielle hendelser og for å vise utvikling over tid. Videre har ikke revisjonen gjort vurderinger av selve saksbehandlingen av enkeltvedtak (eksempelvis vedtak om omsorgsoverdragelse eller forberedelse av saker til fylkesnemnda, jf. barnevernsloven 2-1 bokstav b og c). Det har vært kommunens organisering, samt kommunens ansvar for å gi råd og veiledning, samt iverksette og følge opp tiltak (jf. barnevernsloven 2-1 bokstav a og d), som har vært gjenstand for revisjon. Revisjonen har oppfattet at det har vært det barnevernsfaglige tjenestetilbudet som har vært gjenstand for revisjon, og at vurderingen av mottak av enslige mindreårige asylsøkere skal gjøres med det hensyn å se på hvordan dette påvirker barnevernstjenesten før øvrig. Da avdeling for enslige mindreårige asylsøkere formelt er organisert under tjenesteområdet barnevern har det også vært naturlig å se på organisering, rutiner og samarbeid på dette området, men dette er gjort på et mer overordnet nivå enn hva som er tilfellet for barnevernet for øvrig, og er adressert under problemstilling 6. Kontrollutvalget har spesifikt forespurt om revisjonen kan undersøke om kommunen har tilfredsstillende beredskapsplaner for akuttsaker, spesielt med tanke på seksuelle overgrep mot barn. Revisjonen har ikke anledning til å gjøre barnevernsfaglige vurderinger av hvorvidt eventuelle beredskapsplaner av denne typen er tilfredsstillende, men har adressert dette punktet under problemstilling 4 da det er igangsatt et pågående arbeid knyttet til dette. 1.4 Generelt om revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de normene og standardene som er relevante på området for den aktuelle forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterienes funksjon er å gi det normative grunnlaget for analysen av avvik og svakheter. Følgende revisjonskriterier er knyttet til problemstillingene: - Lov Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) - Lov Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) - LOV Lov om barnevernstjenester (barnevernloven) - FOR Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester (internkontrollforskriften) - Retningslinjer for saksbehandling etter lov om barneverntjenester - Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene - Kommunens interne retningslinjer og instrukser - Kommunens uttalte mål for barneverntjenesten - Kommunens serviceerklæring - Evt. andre planer og retningslinjer Side 5 av 36

6 Organisering og bemanning Problemstilling 1 I hvilken grad er organisering og bemanning innenfor barnevernet i tilstrekkelig for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet? Og er denne bemanningen tilstrekkelig for et økende antall barn med barneverntiltak? Revisjonskriterier Barnevernstjenesten i kommunen skal ifølge lov om barnevernstjenester sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, samt bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår 1. Revisjonskriteriene for denne problemstillingen vil i hovedsak ta utgangspunkt i internkontrollforskriften som skal sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller medhold av lov. Organisering, oppgaver, mål og ansvar Etter internkontrollforskriften 4 andre ledd bokstav a, skal kommunen beskrive hvordan barnevernstjenesten er organisert, samt hva som er tjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeid. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Rutiner og internkontroll Kommunenes plikt til å ha internkontroll er hjemlet i barnevernloven 2-1 andre ledd: Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Konseptet internkontroll benyttes innenfor mange samfunnsområder for å sikre etterlevelse av myndighetskrav. For barnevernet er internkontroll ment å være systematiske tiltak som skal sikre at barnevernstjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernsloven 2. Til tross for at norske kommuner har svært ulik størrelse, struktur, risikoforhold og aktiviteter er plikten til internkontroll den samme, men virkemidlene og omfanget av arbeidet med å oppfylle denne plikten skal tilpasses kommunenes ulikhet. Dokumentasjonen skal ha det omfang som er nødvendig på bakgrunn av barneverntjenestens egenart, jf. internkontrollforskriften 5. Kommunene må selv beskrive hvordan de ut fra sine utfordringer og sitt utgangspunkt tilfredsstiller alle kravene til internkontroll. Bemanning og arbeidsmiljø Barnevernsloven 9-1 krever at den enkelte kommune sørger for de bevilgninger som er nødvendige for å yte de tjenester og tiltak som kommunen har ansvaret for etter denne loven. Eksakt hva dette innebærer er ikke oppgitt og må tilpasses hver enkelt kommune, men vi vil i denne revisjonen gjøre vurderinger av bemanning og ressurser opp mot antatt behov i kommunen for å si noe om hvorvidt barnevernstjenesten kan yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet. Dette innebærer blant annet å se på antall ansatte, intern organisering og arbeidsdeling, sykefravær og belastningsgrad. Resultater fra medarbeiderundersøkelser vil også kunne benyttes som et generelt uttrykk for trivsel på arbeidsplassen og vil kunne sammenlignes med relevante kilder. Spørsmål omkring de ansattes kompetanse og tilgang til faglig kompetente ressurser blir behandlet under problemstilling 3 og vil derfor ikke adresseres nærmere her. 1 Barnevernsloven 1 2 Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Side 6 av 36

7 Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: Har kommunen en beskrivelse av intern organisering og arbeidsdeling, hovedaktiviteter og målsettinger samt et system for oppfølging av aktiviteter og målsetninger? Har kommunen et system for internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov? I hvilken grad anser de ansatte bemanningen i barnevernstjenesten som tilstrekkelig i dag? I hvilken grad anser de ansette bemanningen i barneverntjenesten som tilstrekkelig for å håndtere et økende antall barn med barnevernstiltak i fremtiden? I hvilken grad mener brukerne av barnevernstjenesten at den er av tilstrekkelig kvalitet? Faktabeskrivelse Organisering, oppgaver, mål og ansvar Barnevernet i Tynset er organisert som et eget tjenesteområde under rådmannen. Selve tjenesten er et interkommunalt samarbeid mellom Alvdal, Folldal, Rendalen, Tolga og r, der Tynset er vertskommune. Videre er også avdeling for enslige mindreårige asylsøkere (avdeling EM) organisert under barnevernet. Denne avdelingen er delt i to avdelinger, en avdeling med ansvar for et eget bofelleskap for enslige mindreårige, og en avdeling med ansvar for oppfølging av de enslige mindreårige som bor i opptreningsboliger. Barnevernet holder til i kommunehuset på Tynset. Her har også daglig leder EM kontor, mens de øvrige ansatte i avdeling EM har sin base og kontor ved Bekkmoen bofelleskap. Figur 2: Organisasjonskart barnevernstjenesten i Nord-Østerdal. Kilde: Som det fremgår av oversikten i Figur 1 er barnevernstjenesten organisert etter spesialist-prinsippet, og saksbehandlerne er inndelt i team for undersøkelse, tiltak og fosterhjem/oppfølging. Organiseringen er lagt opp slik at i saksbehandlingen jobber saksbehandlerne på tvers av kommunene, Side 7 av 36

8 med bakgrunn i kompetanse. I tillegg har saksbehandlerne fordelt kontaktpersonansvaret ut mot kommunene seg imellom, slik at hver kommune, og hver skole, helsestasjon og barnehage i disse kommunene, har faste kontaktpersoner hos barnevernstjenesten. Barnevern er organisert som et eget tjenesteområde i og leder rapporterer direkte til rådmann. Revisjonen er forelagt stillingsbeskrivelser for barnevernsleder (tjenesteområdeleder), nestleder/fagleder barnevern og avdelingsleder/fagleder enslige mindreårige. I disse fremgår det en tydelig ledelsesstruktur med oversikt over kompetansekrav, plass i organisasjonen, hovedoppgaver, samarbeidsforhold og eventuelle spesielle forhold. Barnevernleder har det overordnede ansvaret for drift, personell og økonomi, inkludert en 20 % stilling knyttet opp mot avdeling EM. I dette ligger blant annet ansvar for vedtaks- og beslutningsmyndighet i saksbehandling av barnevernssaker, men her er også nestleder/fagleder delegert vedtaksmyndighet som omhandler alle vedtak, med unntak av midlertidige vedtak etter 4-19, som omhandler samvær og skjult adresse. I disse tilfellene er det utelukkende barnevernets administrative leder som kan fatte vedtak, og denne må ved slike spørsmål kontaktes direkte. Ut over å være stedfortreder for barnevernleder, har nestleder ansvar for den faglige oppfølgingen av teamene og veileder saksbehandlerne. I dette er det lagt et forbehold om at nestleder skal være tilgjengelig for saksbehandlerne, hvilket innebærer at denne ikke selv skal ha saker som omhandler undersøkelse, tiltak eller fosterhjem. Revisjonen får i intervju med ledelsen opplyst at det har vært behov for en tydeligere ansvarsfordeling mellom leder og nestleder/fagleder for å få til en mer hensiktsmessig arbeidsdeling. I dag er vedtaksmyndigheten lagt til leder, mens nestleder har fagansvaret. Videre har leder blant annet vært med på teamene for tiltak og fosterhjem/oppfølging, mens nestleder har vært med på undersøkelsesteamet. På hvert av de tre teamene er det utpekt en uformell posisjon som teamkoordinator, uten ledelsesansvar, men som tar seg av koordineringen innad i teamet. Hva gjelder avdelingsleder EM er denne delegert ansvar for kvalitet i drift og tjenesteyting, samt personalansvar og økonomiansvar i egen avdeling. Revisjonen er forelagt barnevernets virksomhetsplaner og årsmeldinger for de tre siste år og i disse er det redegjort for tjenestens overordnede mål, samt fokusområder, indikatorer, mål og resultater som skal bidra til å sikre måloppnåelse. De fire fokusområdene er brukere, medarbeidere, økonomi og organisasjon og måles ved hjelp av ulike indikatorer, i tillegg til at det også følger med utdypende kommentarer fra til resultatene for hvert fokusområde. Under organisering kommenterer ledelsen selv at: «Struktur med team begynner å sette seg. Dette gjør at saksbehandlerne har et mer konsentrert felt å jobbe på, og fokus på arbeidsoppgavene er snevret inn. Undersøkelsesteam jobber sammen som et godt og strukturert team, hvor kvalitet og internkontrollen på undersøkelsene er forbedret, fordi det er i større grad mulig å legge gode planer i undersøkelsen når det er færre som jobber med det. Dette gjelder også de som følger opp tiltak, hvor det er krav til at tiltak skal evalueres hver 3. måned, så er dette enklere å holde styr på når en kun gjør de oppgavene. Egne saksbehandlere som følger opp fosterhjem, gjør at kvaliteten på denne oppfølgingen blir bedre, fordi en er godt kjent med rutinene her.» Barnevernet gjennomfører årlige brukerundersøkelser, og som det er vist i Tabell 1 ligger resultatene fra disse jevnt med landsgjennomsnittet i 2014, og 0,3 poeng høyere i Fra 2014 til 2015 har det også vært en tydelig forbedring av resultatene, særlig hva gjelder brukermedvirkning og medbestemmelse. Side 8 av 36

9 Brukerundersøkelse 2014 og 2015 Tynset 2014 Tynset 2015 Landsbasis 2014 Landsbasis 2015 Det er lett å komme i kontakt med barnevernet 2,9 3,3 3,1 3,0 Barnevernet har tid til å snakke med meg 3,3 3,8 3,2 3,1 Barnevernet har fortalt meg hvorfor de har 3,3 3,2 3,1 3,2 kontakt med meg Barnevernet har fortalt meg hva de kan hjelpe 3,2 3,2 3,0 3,0 meg med Jeg vet hvem som er min saksbehandler i 2,6 2,8 3,2 3,4 barnevernet Jeg får vite hva som står i planer som skrives om 2,6 3,0 2,6 2,8 meg De som jobber i barnevernet tar meg på alvor 3,5 3,8 3,2 3,1 Jeg får være med å bestemme hva jeg skal få hjelp 2,9 3,6 3,0 3,0 til Jeg får være med å bestemme hva som skal stå i 3,0 3,3 2,8 2,9 tiltaksplanen min Gjennomsnitt totalt 3,0 3,3 3,0 3,1 Tabell 1: Resultater fra brukerundersøkelser i barnevernet Kilde: Rutiner og internkontroll Revisjonen får opplyst at alle rutiner skal være registrert i kommunens kvalitetssystem Compilo, og er tilgjengelig for alle ansatte gjennom denne. Revisjonen er blitt forelagt en rutinehåndbok i papirversjon med eksempler på rutiner og internkontroll som dekker en rekke aspekter av barnevernets virke. Beskrivelsene er i hovedsak omfattende og detaljerte, men det fremgår ikke av eksemplene hvor ofte eller når rutinene sist ble revidert. Barnevernet opplyser selv at de har planer om en gjennomgang av rutinene, særlig hva gjelder å få på plass gode rutiner for overgang fra undersøkelse til tiltak. I praksis skjer mye av internkontrollen gjennom bruk av fagsystemet Familia hvor de ansatte får opp egne huskelister over hva som ligger til behandling. Huskelisten brukes til alle deler av saksbehandlingen, også tiltak, for eksempel i utarbeidelsen av tiltaksplaner. Teamkoordinator for undersøkelse og fagleder passer på at tidsfrister for undersøkelser blir overholdt. Hver enkelt ansatt har også ansvar for å følge med på frister. Hva gjelder avviksregistrering tar leder ut nøkkeltall første mandag i hver måned et tiltak de ansatte selv har etterspurt. Forekommer det avvik får saksbehandlerne to uker på å rette opp disse. Barnevernet kommenterer selv at de har hatt fokus på endringsarbeid de senere årene og at det har vært gjort mye arbeid på saksbehandlingssiden. Arbeid med gode og skjerpede rutiner på undersøkelsene, som bidrar til bedre iverksetting av tiltak, eller henleggelse uten tiltak, har ifølge tilbakemeldingene ført frem. Bemanning og arbeidsmiljø Fra både ledelsen og de ansattes side oppleves bemanningssituasjonen som tilfredsstillende, selv om den ønskelig kunne vært bedre. I gjennomsnitt har hver saksbehandler ansvaret for mellom 10 til 15 saker, noe som oppgis å være overkommelig, men det blir gitt tilbakemeldinger på at selv om «hodet er over vannet» hva gjelder saksbehandling, blir det mindre tid til råd og veiledning. De ansatte melder at arbeidsbelastningen varierer. Mai er gjerne en periode med mange meldinger, noe som antas å være et resultat av at barnehager og skoler har «samlet opp» meldinger inn mot sommerferien. Det oppgis at kontaktpersonene for barnehager og skoler arbeider med å legge til rette for at det skal være en lettere vei inn til barnevernstjenesten for å muliggjøre en stabil flyt av meldinger. Side 9 av 36

10 Revisjonen får i intervju opplyst at barnevernstjenesten opplever å ha noen begrensninger på tiltakssiden. Bufetat skal i utgangspunktet bistå rundt tiltak, men det er veldig ofte barnevernet må gjøre alle tiltak selv. Å ha tilgang på en «bank» med tiltak som enkelt kan iverksettes ved behov ville vært nyttig, og mer effektivt for barnevernstjenesten. Eksempelvis oppgis det at det i mange kommuner finnes tverrfaglige Familieenheter som jobber målrettet mot barn, unge og familier. Dette finnes ikke i Tynset og barnevernstjenesten har heller ikke kapasitet til å tilby dette p.t. Det oppleves som utfordrende at barnevernstjenesten får stadig mer ansvar for tiltak uten at det nødvendigvis kommer mer midler fra sentralt hold. Hva gjelder kapasitet har barnevernstjenesten også etterlyst behovet for en barnevernvakt. Dette for både å sikre at barnevernstjenesten kan være operativ døgnet rundt, men også for å redusere slitasje på den enkelte ansatte som gjerne blir kontaktet privat ved hendelser. Barnevernstjenesten gjennomfører årlige medarbeiderundersøkelser etter samme mal som kommunen for øvrig 3. Undersøkelsen blir gjennomført separat for saksbehandlerne i barnevernstjenesten og for avdeling enslige mindreårige, men resultatene er samlet sett relativt like. De ansatte må ta stilling til en rekke påstander innenfor elleve kategorier, i tillegg til en helhetsvurdering, og må besvare disse ut i fra en skala der 1 er helt uenig og 6 er enig. Resultatene fra medarbeiderundersøkelser gjennomført i 2014 og 2015 viser at barnevernstjenesten ligger tett opp mot det samlede snittet for ansatte i. I likhet med det samlede snittet som ligger over gjennomsnittet på landsbasis, ligger snittet i barnevernstjenesten også over gjennomsnittet for ansatte i barnevernet på landsbasis. Revisjonen er blitt forelagt oversikt over oppfølging av medarbeiderundersøkelsen som viser hva som fungerer bra, hva som fungerer mindre bra, og forslag til tiltak. Medarbeiderundersøkelse 2014 Barnevernsamarbeidet Avdeling EM Tynset kommune samlet Snitt Norge Norge barnevern Organisering av arbeidet 4,8 4,7 4,8 4,6 4,5 Innhold i jobben 5,1 4,8 5,1 5,0 5,0 Fysiske arbeidsforhold 4,2 4,7 4,5 4,2 4,0 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,2 5,0 5,2 5,0 5,1 Mobbing, diskriminering og varsling 5,2 5,2 5,3 5,0 4,9 Nærmeste leder 5,0 4,5 4,8 4,6 4,7 Medarbeidersamtale 4,6 4,7 4,9 4,8 4,8 Overordnet ledelse 3,8 4,1 4,4 4,1 4,1 Faglig og personlig utvikling 4,9 4,9 4,7 4,5 4,8 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 4,1 4,5 4,5 4,1 4,0 Stolthet over egen arbeidsplass 4,6 4,6 5,0 4,8 4,4 Helhetsvurdering 4,8 4,5 4,9 4,6 4,4 Gjennomsnitt totalt 4,7 4,7 4,8 4,6 4,5 Tabell 2: Medarbeiderundersøkelse gjennomført i 2014 for barnevernet i Nord-Østerdal og avdeling enslige mindreårige. Kilde: 3 Standardmal for medarbeiderundersøkelse fra Side 10 av 36

11 Medarbeiderundersøkelse 2015 Barnevernsamarbeidet Avdeling EM Tynset kommune samlet Snitt landsbasis Landsbasis barnevern Organisering av arbeidet 4,7 4,5 4,7 4,6 4,5 Innhold i jobben 5,0 4,8 5,0 5,0 5,0 Fysiske arbeidsforhold 3,7 4,8 4,3 4,2 4,0 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,1 4,9 5,1 5,0 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 5,0 4,9 5,2 5,0 4,8 Nærmeste leder 4,6 4,2 4,8 4,6 4,6 Medarbeidersamtale 4,9 5,0 4,9 4,8 4,7 Overordnet ledelse 3,5 3,7 3,9 4,1 4,0 Faglig og personlig utvikling 4,8 4,7 4,6 4,5 4,7 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 4,4 4,7 4,5 4,1 4,0 Stolthet over egen arbeidsplass 4,5 4,5 4,9 4,8 4,3 Helhetsvurdering 4,7 4,5 4,6 4,6 4,4 Gjennomsnitt totalt 4,6 4,6 4,7 4,6 4,5 Tabell 3: Medarbeiderundersøkelse gjennomført i 2015 for barnevernet i Nord-Østerdal og avdeling enslige mindreårige. Kilde: En oversikt over sykefraværet i barnevernstjenesten og i samlet i Tabell 4 viser at sykefraværet de siste tre årene har ligget noenlunde jevnt med kommunen for øvrig. Revisjonen får også opplyst at det har vært lav turnover i tjenesten og generelt godt arbeidsmiljø blant de ansatte. Oversikt sykefravær Barnevernssamarbeidet 6,7 % 5,5 % 7,7 % samlet 7,0 % 5,8 % 5,4 % Tabell 4: Sykefravær barnevernssamarbeidet og. Kilde: Side 11 av 36

12 Vurdering Problemstilling 1 I hvilken grad er organisering og bemanning innenfor barnevernet i tilstrekkelig for å yte en tjeneste av tilstrekkelig kvalitet? Og er denne bemanningen tilstrekkelig for et økende antall barn med barneverntiltak? Organisering, oppgaver, mål og ansvar Barnevernstjenesten i Nord-Østerdal har gått fra en organisering der alle saksbehandlere arbeider som generalisert på flere områder, til en spesialist-modell med dedikerte saksbehandlere som arbeider på områdene undersøkelse, tiltak og fosterhjem/oppfølging. Denne omleggingen følger en generell trend for barnevernstjenester i landet for øvrig, og synes å være hensiktsmessig med tanke på å sikre god og forsvarlig saksbehandling av barnevernssaker som berører den enkelte kommune i samarbeidet, herunder Tynset. Grønn Målene for virksomheten og ansvarsfordelingen i ledelsen virker å være fornuftig. Videre anses det også som positivt at ledelsen selv er åpen for endringer i den daglige ansvarsfordelingen ettersom det synes å være behov for en mer smidig fordeling som avlaster tjenesteleder mer. Rutiner og internkontroll Av det revisjonen har sett av rutiner og planer, virker dette i stor grad å være tilpasset barnevernets tjenester hva gjelder saksbehandling og faglige innhold. Oversikten fremstår som en håndbok for saksbehandlingsrutiner og internkontroll for barnevernstjenesten, men er lite oversiktlig og viser ikke til noe system for jevnlig revidering av rutiner. Samtidig har revisjonen fått oppgitt at alle rutiner også skal være tilgjengelig gjennom kommunens kvalitetssystem Compilo. Uten å ha gjennomført en revidering av informasjonen som finnes i Compilo er det vanskelig å si noe om hvorvidt tiltakene for å evaluere og forbedre rutiner og prosedyrer er tilstrekkelige. Samtidig vet vi av erfaring at kvalitetssystem av denne typen ofte ivaretar dette som en naturlig del av kommunens overordnede internkontroll. Hvis det mot formodning ikke skulle være iverksatt rutiner for jevnlig revidering av rutiner i barnevernstjenesten, er dette da også noe som enkelt burde kunne implementeres i Compilo. At ledelsen selv er bevisst behovet for å fortsette arbeidet med gjennomgang av rutiner tas som et positivt tegn og tilsier at dette er noe man søker å jobbe aktivt med videre. N/A Hva gjelder internkontroll er det ikke så lett å få et tydelig bilde på hvordan dette ivaretas. Samtidig vet revisjonen at internkontrollen knyttet til den daglige virksomheten i stor grad ivaretas gjennom varsler og oppfølging i fagsystemet Familia, og således virker å være godt håndtert. At det også virker å være god oppfølging av avviksmeldinger og gjennomgang av nøkkeltall styrker dette inntrykket. Samtidig kunne det med fordel vært beskrevet hvordan systemet for internkontroll i barnevernet ivaretas, både med tanke på å bevisstgjøre og synliggjøre dette ovenfor de ansatte, men også ovenfor samarbeidskommunene ut over Tynset, som ikke har barnevernstjenesten som en organisatorisk del av sin tjenestevirksomhet. Bemanning og arbeidsmiljø Bemanningen i barnevernstjenesten virker å være hensiktsmessig dimensjonert for å håndtere dagens saksmengde. Saksmengden synes per dags dato å være overkommelig for de ansatte, men gjør at det blir mindre tid til råd og veiledning. Selv om antallet Side 12 av 36

13 barn med barnevernstiltak i Tynset har vært noenlunde stabilt de siste årene, gjør den stigende kompleksiteten i saker, og generelle økningen i antallet barnevernstiltak på landsbasis, at det burde gjøres en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen. Grønn Hva gjelder arbeidsmiljø, har revisjonen ingen merknader. Konklusjon Barnevernet i virker å være hensiktsmessig organisert med tanke på å sikre tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen av barnevernssaker. Rutiner og internkontroll er i stor grad tilpasset aktuelt lovverk og retningslinjer, selv om det med fordel kan klargjøres bedre hvordan systemet for internkontrollen håndteres og hvordan det arbeides med dette i det daglige. Bemanningen virker også å være tilstrekkelig dimensjonert, all den tid barnevernet i Tynset er en del av et større interkommunalt samarbeid og således drar fordel av en større arbeidsstab enn om kommunen skulle vært ansvarlig for barnevernet alene. Samtidig vil vi anbefale kommunen å gjøre en nærmere vurdering av bemanningssituasjonen, med tanke på å opprettholde tilstrekkelig kvalitet på tjenesten i takt med utviklingen av stadig mer krevende enkeltsaker. Side 13 av 36

14 Interkommunal organisering Problemstilling 2 Har den interkommunale organiseringen noen betydning for tjenesteutøvelsen i Tynset kommune? Revisjonskriterier For å belyse problemstillingen har vi sett til erfaringer knyttet til samarbeid mellom kommuner når det gjelder barnevernstjenester. I de fleste tilfeller er følgende argumenter ofte benyttet: Tilgang til kompetanse og styrket fagmiljø Redusert sårbarhet ved sykdom Mulighet for ansatte til å unngå arbeid med saker i sitt private nærmiljø (habilitetsutfordringer) Større stabilitet, drift og kontinuitet i arbeid med saker Mulighet for spesialisering blant de ansatte og tjenesteområdene Mulighet for mer effektivt samarbeid om andre hjelpetjenester Samarbeidsavtalen mellom de ulike kommunene om barnevernstjenesten er et naturlig kriteria å måle tjenesten opp mot. I samarbeidsavtalen kan det leses at formålet med samarbeidet er å sikre et større faglig miljø og å lette rekrutteringen av medarbeidere og dermed skape en bedre barnevernstjeneste for brukerne i de tre kommunene. Også i kommunestyrets vedtak om å gjøre barnevernssamarbeidet til en fast ordning er et bredere og større fagmiljø vektlagt som argument for samarbeidet. Samarbeidsavtalen og kommunestyrevedtaket utgjør dermed revisjonskriteriene for denne problemstillingen. Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: Har samarbeidet et klart mål og hvordan er oppgaver og ansvar fordelt mellom kommunene? Har denne organiseringen bidratt til et mer robust og kompetansesterk tjeneste? o Fører samarbeidet til økt tilgang på kompetente ressurser? o Fører samarbeidet til færre inhabilitetssaker? o Fører samarbeidet til redusert sårbarhet ved sykefravær? o Fører samarbeidet til mer spesialisering i tjenesteutøvelsen? Samarbeider kommunene om andre hjelpetjenester? Side 14 av 36

15 Faktabeskrivelse Barnevernet består av et interkommunalt samarbeid mellom Alvdal, Folldal, Rendalen, Tolga og r, med Tynset som vertskommune. Telemarksforskning gjorde i et 2006 en evaluering av forsøk med interkommunale barnevern, der blant annet samarbeidet mellom (den gang) Tolga, Tynset og Alvdal ble evaluert 4. I denne evalueringen kan leses at det opprinnelig var barnevernet i Tolga som i 2000 tok initiativ til samarbeidet, med bakgrunn i et ønske om å etablere et større fagmiljø de kun hadde én fagstilling i barnevernet. Tynset og Alvdal hadde til sammenligning henholdsvis 2,7 og 0,8 stillinger som arbeidet med barnevern. På den tiden ga ikke lovverket kommuner anledning til å samarbeide om lovpålagte oppgaver og tjenester som involverte myndighetsutøvelse. Etter flere runder med arbeidsgrupper og utredninger ble samarbeidet derfor organisert som et forsøk med samorganisering som gikk over årene Etter endt forsøksperiode ble samarbeidskommunene enige om å videreføre ordningen med bakgrunn i at fagmiljøet var blitt bredere og større. Det ble også påpekt at det ble sett på som en styrke å være flere sammen om å ta de vanskelige avgjørelsene som ofte må tas i barnevernssaker. Den 1. januar 2007 ble det foretatt endringer i kommuneloven om interkommunalt samarbeid, hvilket muliggjorde at kommunestyret i Tynset i desember 2007 kunne vedta å gjøre barnevernssamarbeidet til en fast ordning. I 2012 ble Folldal med i samarbeidet, og etter at Rendalen kommune ble med i 2013 endret tjenesten navn til Barneverntjenesten for Nord-Østerdal. Hva gjelder kostnadene knyttet til driften av barnevernssamarbeidet er disse fordelt mellom kommunene. I samarbeidsavtalen er følgende fordeling av utgifter vist: 6 Netto utgifter til drift at tjenesten fordeles på følgende måte: 80% av kostnadene fordeles etter antall innbyggere pr. 1. januar i regnskapsåret 20 % av kostnadene fordeles likt mellom de fem samarbeidskommunene. Alle klientrettede tiltak, utgifter direkte knyttet til tiltaket, sakkyndig bistand, tolketjeneste og advokatutgifter i konkrete klientsaker skal belastes den berørte kommune. Husleie: Fast kvadratmeterpris. Justeres årlig med 60 % av konsumprisindeksen. Driftsutgifter (brensel, lys og renhold), betales pr kvm. Administrasjonskostnader Skal dekke indirekte kostnader som generell administrasjon, lønnsføring, regnskap og IKT. Settes som 5 % av samarbeidets lønnskostnader. For s del har dette resultert i utgifter som vist i Tabell 5. Det er ikke rapportert inn fullstendige KOSTRA-tall for alle kommunene i Hedmark eller i kommunegruppe 12, som Tynset tilhører, hvilket gjør at sammenligningsgrunnlaget er begrenset. Barnevernet har selv tidligere sammenlignet seg med Kvinesdal kommune, som er i samme kommunegruppe, og som også er del av et interkommunalt barnevernsamarbeid, og det samme er gjort i tabellen under. I tillegg har revisjonen valgt å sammenligne tallene fra Tynset med Årdal kommune, som også er i kommunegruppe 4 Evaluering av forsøk med interkommunale barnevern. Telemarksforsking, Avtale om felles barneverntjeneste for kommunene Alvdal, Folldal, Rendalen, Tolga og Tynset Barneverntjenesten i Nord-Østerdal. Side 15 av 36

16 12 og har et innbyggertall på samme nivå som Tynset. Som tabellen viser, har barnevernstjenesten i Tynset gjennomgående lavere utgifter enn de to andre kommunene. Tynset 2012 Tynset 2013 Tynset 2014 Kvinesdal 2014 Årdal 2014 Antall barn med hjelpetiltak 4,0 % 4,7 % 5,1 % 4,8 % 2,9 % sammenlignet med antall innbyggere 0-17 år Netto driftsutgifter Netto driftsutgifter pr innbygger 0-17 år, barnevern Netto driftsutgifter pr barn i barnevernstjenesten Brutto driftsutgifter pr. barn i barnevernstiltak (funksjon 251 og 252) Tabell 5: KOSTRA-tall barneverner. Kilde: KOSTRA-databasen, SSB Tilbakemeldingene fra ledelse og ansatte i barnevernet er at samarbeidet oppleves utelukkende positivt. Dette begrunnes med at en interkommunal tjeneste har større kapasitet enn hvis hver kommune skulle hatt sin egen barnevernstjenesten med dertil lavere bemanning. Videre fremheves særlig utvikling av fagkompetanse som noe som styrkes betraktelig gjennom samarbeidet, ved at det faglig sett gir flere å spille på og dermed er mindre sårbart. Barnevernstjenesten mener selv at slik de har organisert seg i dag, med spesialister som arbeider med saker på tvers av kommunegrensene, er hver av kommunene i samarbeidet bedre dekket hva gjelder kapasitet og oppfølging av saker, sammenlignet med hvordan det ville være om hver kommune skulle hatt sitt eget barnevernskontor. Det blir påpekt at reiseavstander til tider kan være utfordrende da det går med mye tid på reise, men at dette delvis håndteres ved god planlegging og gjennomføring av flere besøk og/eller møter på samme tur. På et generelt grunnlag virker det også å være lite skepsis knyttet til avstandene. Angående valget av Tynset som vertskommune var dette noe som ble gjort ut i fra hensynet til geografisk tilgjengelighet, størrelsen på barneverntjenesten og antallet saker i den enkelte kommune. Revisjonen får opplyst at brukere selv kan velge om de vil dra til Tynset eller om saksbehandler skal komme til kommunen der de bor. Tilbakemeldingene fra brukerne er at flere da foretrekker å komme til Tynset fordi de føler seg mer anonyme. Hva gjelder brukere bosatt i, har barnevernstjenesten på generelt grunnlag ikke inntrykk av at disse opplever det som stigmatiserende at kontoret er lokaliser i Tynset. Side 16 av 36

17 Vurdering Problemstilling 2 Har den interkommunale organiseringen noen betydning for tjenesteutøvelsen i? Barnevernssamarbeidet i Nord-Østerdal har gjennomgått en utviklings- og modningsprosess fra det første forsøket ble igangsatt i 2003 med kommunene Alvdal, Tolga og Tynset, til dagens samarbeid der også Rendalen og Folldal er med. Det opprinnelige utgangspunktet var et ønske om å etablere et større fagmiljø for barnevernet i regionen. Dette ble også fastlagt som et hovedmoment i samarbeidsavtalen som senere kom på plass. Med bakgrunn i de tilbakemeldinger som har kommet fra ledelsen og ansatte er inntrykket at barnevernet i Tynset er vesentlig styrket gjennom det interkommunale samarbeidet, sammenlignet med en situasjon der kommunen alene skulle stå for barnevernstjenesten. Grønn Det faglige miljøet blir trukket frem gjentatte ganger som noe som er avgjørende for at man klarer å levere de tjeneste man gjør i dag. Videre ville det mest sannsynlig ikke vært mulig å gå over til en spesialistmodell, som oppleves å styrke arbeidet, hvis det ikke hadde vært for den økte bemanningen som den interkommunale organiseringen muliggjør. At barnevernskontoret er plassert i og hører inn under kommunens tjenesteområder gjør at Tynset også dra ekstra fordeler ved å ha barnevernstjenesten tett knyttet opp mot det øvrige tjenestetilbudet i kommunen. Responstiden til barnevernet er også kortere ut mot innbyggere i, grunnet kortere reiseavstander. I de andre kommunene er lokaliseringen til Tynset trukket frem som positivt for brukerne da det er knyttet mindre stigma til å henvende seg til en barnevernstjeneste som ikke er like synlig i kommunebildet. Samtidig er det ikke noe grunnlag for å anta at dette skulle være motsatt for innbyggere i, uten at det er gjort nærmere undersøkelser knyttet til dette. Konklusjon Det interkommunale barnevernssamarbeidet i Nord-Østerdal har i stor grad bidratt til å styrke barnevernets tjenesteutøvelse i. Samarbeidet bidrar til økt bemanning og større faglig miljø, noe som gjør barnevernstjenesten bedre rustet til å håndtere det utfordrende faglige arbeidet sammenlignet med hvordan det ville vært hvis kommunen hadde ansvaret for tjenesten alene. Side 17 av 36

18 Kompetanse og kapasitet Problemstilling 3 Er kompetansen og kapasiteten innenfor barnevernet tilfredsstillende? Revisjonskriterier Ut fra vår forståelse besvares kapasitetsdelen av dette spørsmålet i problemstilling 1. Vi vil derfor vie hovedfokuset i besvarelsen av dette spørsmålet til å omhandle kompetanse. Kompetanse og -kartlegging: I henhold til barnevernsloven 2-1 har kommunen ansvaret for nødvendig opplæring av barneverntjenestens ansatte. I tillegg pliktes personalet til å delta i opplæringen for å holde sine kvalifikasjoner ved like. I den forbindelse vil vi undersøke hva kommunen gjør for å sikre systematisk kompetanseutvikling av barnevernstjenestens ansatte. For å sikre at barneverntjenesten har den nødvendige kompetansen til å utføre oppgavene, må den eller de ansvarlige med jevne mellomrom vurdere virksomhetens nåværende kompetansebehov og antatt behov frem i tid. Videre må den faktiske kompetanse som medarbeiderne innehar kartlegges og sees opp mot det vurderte kompetansebehovet (internkontrollforskriften og veileder til denne). I prosjektbeskrivelsen blir språklige utfordringer trukket frem, hvordan kommunen jobber med å løse disse er følgelig av interesse. Videre kan håndtering av sykefravær og ferier, i henhold til hvorvidt det settes inn vikarer og hvordan opplæringen av disse sikres, være med å belyse hvorvidt kompetansen er tilfredsstillende Opplæring: Etter bvl. 2-1 siste ledd, har kommunen ansvar for å gi nødvendig opplæring av barneverntjenestens personell, og personalet er på sin side forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Ansattes erfaring: Kommunen skal sørge for at arbeidstakerne (og oppdragstakerne) medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes (internkontrollfor. 4 annet ledd bokstav d). Sist vil også omfanget og eventuelle endringer i antall klagesaker til fylkesmannen kunne gi et uttrykk for mangelfull kompetanse. Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: Hvilken kompetanse besitter dagens ansatte i barnevernstjenesten? Er det utviklet prosedyrer for å sikre systematisk kompetanseutvikling? I hvilken grad benyttes disse? Hvordan håndteres språkutfordringene de ansatte i barnevernstjenesten står ovenfor? Hvordan håndteres opplæring av vikarer ved sykefravær og ferieavvikling? Faktabeskrivelse Kompetanse og -kartlegging: Som det har blitt påpekt tidligere sto muligheten for bedre utvikling av fagkompetanse sentralt i begrunnelsen for å organisere barnevernet i Nord-Østerdal som et interkommunalt samarbeid. I samtaler med ledelsen og de ansatte blir det bekreftet at dette er noe de ser på som en av de største styrkene til barnevernet og at samarbeidet har vært alfa og omega for barnevernstjenestens samlede faglige kompetanse. Med tre team som jobber spesialisert er det lagt opp til at de ansattes Side 18 av 36

19 kompetanse konsentreres mer. Samtidig påpekes det at det kan være utfordrende å ha tilstrekkelig kompetanse innen alle områder, både på grunn av kapasitet, men også fordi kompleksiteten i barnevernssaker har økt de siste årene. Det kreves for eksempel høy kompetanse, gjerne spesialisering, for å avdekke tilfeller som omsorgssvikt. Det er uklart om barnevernstjenesten har en kompetansehevingsplan, da dette ikke nødvendigvis er satt i system. Tilbakemeldingen fra de ansatte er at det er mulig å ta videreutdanning og at det er et tema i medarbeidersamtalene hva man ønsker å utvikle seg på, men at oppfølgingen av dette ikke alltid er like god. Derimot er det mye gode tilbud om kurs og det drives mye internkursing. Fire av barnevernets saksbehandlere er eksempelvis skolerte veiledere innen COS-P (Circle of securityparenting), som er utarbeidet av kunnskap som er basert på 50 års forskning og som er i tråd med nyeste forskning innen hjerneutvikling og relasjonstraumer. Hva gjelder språkutfordringer og bruk av tolk, får revisjonen oppgitt at det på generelt grunnlag brukes mye ressurser på dette, men at det er noe ulik fordeling mellom kommunene og at dette varierer over tid. For tiden brukes det eksempelvis mye ressurser på tolk i Tolga, men mindre i Tynset. Vanlig praksis i barnevernet er at det benyttes telefontolk ved samtaler som kan være utfordrende språkmessig. har en egen rammeavtale for tolk med Hero, og barnevernet benytter seg av denne i stor grad. Derimot er det ikke alltid Hero klarer å stille med tolker som behersker det aktuelle språket i tilstrekkelig grad, og det har da blitt benyttet andre tjenester. Revisjonen får også opplyst at barnevernet opplever at det er store forskjeller i kvaliteten på tolkene, særlig hva gjelder evnen til å formidle faglige nyanser i samtalene, og dette er et viktig kriteria når det skal anskaffes tolketjenester. Opplæring: I henhold til barnevernstjenestens opplæringsplan skal man som nyansatt i barnevernstjenesten inn i en fadderordning i de to første ukene, hvor man følger en saksbehandler. Opplæringsplanen revisjonen er blitt forelagt er tydelig på hva det skal gis opplæring i, hvem som er ansvarlig for opplæringen og tidspunkt for når de ulike delene av planen skal være gjennomført innen. De ansatte har også tilbud om veiledningstimer med fagleder annenhver uke. Dette er noe som både gjøres individuelt for den enkelte saksbehandler og i grupper på flere, avhengig av tema. Ledelsen sier selv at det å drive med råd og veiledning kan være utfordrende å få til innenfor ordinær arbeidstid- Man har «hodet er over vannet» hva gjelder den daglige saksbehandlingen, men det påvirker særlig veiledning som det ikke nødvendigvis blir satt av like mye tid til som ønskelig. Ansattes erfaring: Som en del av den ukentlige rutinen har barnevernstjenesten felles mandagsmøte. Der drøftes det saker som er relevant for hele avdelingen. De ansatte oppgir at man i disse møtene er flinke til å bruke hverandre i disse møtene og at det er en åpen dialog rundt sakene. I etterkant av dette møtet har de enkelte teamene også egne fellesmøter der nye og aktuelle saker for uka gjennomgås. I disse møtene drøftes ansvarsfordeling, status i sakene og faglige problemstillinger. Hvis det er felles problemstillinger som går på tvers av teamene, noe som eksempelvis gjerne er tilfelle mellom tiltaksog undersøkelsesteam, gjøres drøftingene sammen med de relevante saksbehandlerne fra andre team. Barnevernstjenesten benytter seg også av midtveisevalueringer i saker, og ved disse gjøres det gjerne drøftinger på tvers av teamene. Det er blant annet et mål at saksbehandlerne fra tiltaksteamet skal være med på slutten av en undersøkelse og overta stafettpinnen etter dette. Det jobbes også tett med advokat i fylkesnemdsaker. Tilbakemeldingen fra de ansatte er at man er flinke til å ta vare på hverandre og har et godt samarbeid. Det oppleves å være en form for trygghet i at det man gjør er riktig og at man står sammen om arbeidet. Side 19 av 36

20 Vurdering Problemstilling 3 Er kompetansen og kapasiteten innenfor barnevernet tilfredsstillende? Kompetanse og -kartlegging: Fagkompetansen i barnevernet virker å dra betydelig fordeler av den interkommunale organiseringen. Fagmiljøet i seg selv er stort og inndelingen i fagteamene undersøkelse, tiltak og oppfølging virker hensiktsmessig og godt tilpasset behovet. Samtidig kan det tidvis være utfordrende å ha tilstrekkelig kompetanse i alle saker, noe som skyldes at kompleksiteten i barnevernssaker har økt de siste årene. Gul Revisjonen har inntrykk av at det drives mye kursing, både internt og eksternt, man at det ikke nødvendigvis har vært like mye fokus på formell videreutdanning. Revisjonen savner en kompetansehevingsplan som gir en oversikt over hva som finnes av kompetanse og hvilke behov barnevernet har/kan ha for fagkompetanse i fremtiden. Opplæring: Revisjonen har ingen bemerkninger til opplæringsplan for nyansatte ut over at denne virker hensiktsmessig. Hva gjelder veiledningstimer for de ansatte er dette noe som virker å være et godt tilbud, men som tidvis blir nedprioritert når den øvrige arbeidsmengden blir stor. Ansattes erfaring: Revisjonen har inntrykk av at de ansatte er flinke til å dra nytte av hverandres erfaringer. Gjennom felles- og teammøter er det anledning til å belyse og diskutere saker i plenum som kan være utfordrende, noe som både bidrar til en faglig utvikling og en form for trygghet i at det man gjør er riktig og noe tjenesten står samlet om. Grønn Grønn Konklusjon Kompetansen i barnevernet virker per i dag å være hensiktsmessig tilpasset med tanke på å håndtere den daglige saksbehandlingen. Samtidig er det en stadig økende kompleksitetsgrad på en del av sakene som gjør at barnevernet får mer utfordrende oppgaver. Revisjonen vil anbefale at barnevernet gjennomfører en grundig kompetansekartlegging og utarbeider en plan for kompetanseheving, med det formål å konkretisere hvilke behov barnevernet har for faglig kompetanse i fremtiden og hvordan dette behovet skal håndteres. Side 20 av 36

21 Samarbeid med andre aktører Problemstilling 4 Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Revisjonskriterier Kommunen pliktes i henhold til barnevernsloven 3-2 å samarbeide med andre sektorer og forvaltningsområder for å løse de oppgavene de er pålagt av loven, herunder også forebyggende arbeid (barnevernsloven 3-1). Videre oppfordrer Barnevernsloven 3-3 til samarbeid med frivillige organisasjoner. Kommunen stadfester også i sin serviceerklæring at «Barneverntjenesten samarbeider med andre virksomheter, noe som er ment å bidra til at barna blir sikret mest mulig helhetlig hjelp». For å kunne tilby de tjenester som er omfattet av loven pålegger Helse- og omsorgstjenesteloven i 3-4 kommunene å legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere. Andre instanser er spesifikt ilagt samarbeid med barnevernet. Et eksempel er barnehager hvor de ansatte etter barnehageloven 21 plikter å «være oppmerksom på forhold som kan føre til tiltak fra barneverntjenestens side». Dette tilsier at et samarbeid med andre instanser i det forebyggende arbeidet bør være på plass i kommunen. Samarbeid med andre vedrørende beredskapsplaner for akuttsaker Kontrollutvalget har spesifikt forespurt om revisjonen kan undersøke om kommunen har tilfredsstillende beredskapsplaner for akuttsaker, spesielt med tanke på seksuelle overgrep mot barn. Revisjonen har ikke anledning til å gjøre barnevernsfaglige vurderinger av hvorvidt eventuelle beredskapsplaner av denne typen er tilfredsstillende, men kontrollhandlinger vil kunne avdekke om det finnes slike beredskapsplaner i kommunen, hvordan de følges, hvem som involveres og hvorvidt planene revideres jevnlig. Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: Er det etablert et systematisk samarbeid om forebyggende tiltak mellom barnevernet og andre offentlige instanser slik som barnehage, skole, helsestasjon, statlige aktører m.m.? o o o I hvilken grad kommer det forebyggende arbeidet til uttrykk i plan- og strategidokumenter? Er roller, ansvar og oppgaver innen det forebyggende arbeidet tydelig definert og avklart? Kommer dette til uttrykk i skriftlige samarbeidsrutiner? Hvordan oppleves samarbeidet av barnevernstjenestens samarbeidspartnere? Er det utformet temaplaner / strategiplaner i tjenesten som berører forebygging? Er det etablert formelle eller uformelle samarbeid om forebyggende tiltak mellom barnevernstjenesten og frivillige organisasjoner? o Hvordan oppleves samarbeidet av barnevernstjenestens samarbeidspartnere? Side 21 av 36

22 Faktabeskrivelse Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet Barnevernstjenesten har utstrakt samarbeid med flere aktører i kommunene som deltar i det interkommunale samarbeidet. Revisjonen er blitt forelagt et skriv som barnevernstjenesten sendes ut årlig til de kommunale samarbeidspartnerne i de fem kommunene, hvor det redegjøres for barnevernets organisering og arbeidsform, samt hvordan kontaktpersonansvaret er fordelt mellom saksbehandlerne. Hver skole, barnehage, helsestasjon og NAV-kontor i de fem kommunene har en egen kontaktperson i barnevernet. Saksbehandlerne har fordelt kommunene seg imellom slik at hver saksbehandler har fått kontaktpersonansvar for én eller flere tjenester, og flere tjenester i en kommune dekkes gjerne av samme saksbehandler. I dette ansvaret ligger det at kontaktpersonen tar kontakt med den aktuelle tjenesten i kommunen og besøker denne, samt er i jevnlig kontakt for avklaringer, spørsmål, drøftinger, informasjon om barnevernstjenesten eller bare for å være synlig og tilgjengelig. Det er opp til den enkelte saksbehandler og tjeneste å avklare hyppigheten på besøkene og kontakten da dette kan variere noe ut i fra behov. Barnevernet opplyser at de prøver å være på tilbudssiden, stiller opp på personalmøter, foreldremøter etc., men når det kommer til stykket er opp til tjenestene selv hvor mye de benytter seg av kontakten med barnevernet. Antallet og hyppigheten på kontakt og henvendelser varierer mye, da noen instanser bruker det mye og andre veldig lite. Barnevernet er representert i Barne- og ungdomsteamet (BUT) i hver kommune. I disse teamene sitter også representanter fra PP-tjenesten, helsesøster, skole og barnehage, i tillegg til at psykiatritjenesten og politiet også inviteres inn. Der tas det opp problemstillinger på generelt eller spesifikt grunnlag med fokus på tverrfaglig, forebyggende arbeid. Saksbehandlerne har delt BUTansvaret seg imellom, slik at saksbehandlere som er kontaktpersoner for skoler og/eller barnehager i en kommune også deltar i BUT i samme kommune. Hyppigheten på møtene varierer fra kommune til kommune, men det gjennomføres minimum fire møter årlig i hver kommune. Revisjonen får oppgitt at BUT-samarbeidet går opp og ned og varier litt fra kommune til kommune. Eksempelvis har det for BUT i Tynset vært flere utskiftninger blant kontaktpersonene som representerer de øvrige kommunale tjenestene, noe som har påvirker samarbeidet. Revisjonen har vært i kontakt med helsestasjonen i Tynset som oppgir at barnevernets deltagelse i BUT er faglig berikende, både med tanke på erfaring og kompetanse på et generelt barnevernfaglig grunnlag, men også gjennom barnevernets erfaringer fra de andre samarbeidskommunene. Det kan tidvis være noe utfordringer knyttet til taushetsplikten i enkeltsaker da dette kan gjøre det vanskelig med tilbakemeldinger og oppfølging, men da dette styres av lovverket er det ikke mye å gjøre med det. Videre trekker helsestasjonen også frem samarbeidet med barnevernet knyttet til foreldreveiledning som veldig positivt. I er barnevernet også en del av kommunens OBS-team gjennom Samordningsmodell for lokale, forebyggende tiltak mot rus og kriminalitet (SLT). Dette er et såkalt tertiærforebyggende arbeid som involverer veldig bredt ved å involvere representanter fra kommunen og politiet. Målet med dette samarbeidet er å sikre at de ressursene som allerede finnes hos kommunen og politiet, blir mer samkjørt og målrettet. Videre får revisjonen opplyst at barnevernet har hatt politistudenter inne på praksis i et par uker de to siste årene noe som har blitt opplevd som veldig positivt fra begge sider og som ønskes videreført. Samarbeid med andre vedrørende beredskapsplaner for akuttsaker Det er ikke utarbeidet spesifikke beredskapsplaner for akuttsaker, men revisjonen får opplyst at når det kommer opp akuttsaker går ting gjerne på autopilot. Slike situasjoner krever som regel involvering fra flere i barnevernet, samt øvrige instanser. Det er blitt arbeidet med en handlingsplan knyttet til Side 22 av 36

23 vold i nære relasjoner, hvor representanter fra alle kommunene har deltatt. Det er allerede blitt prøvd ut en arbeidsmetodikk i praksis, noe som synes å fungere fint. Når det gjelder planer knyttet til seksuelle overgrep mot barn har eksempelvis Alvdal kommune en egen beredskapsgruppe hvor barnevernet inngår sammen med lege, politi og helsesøster, men noe slikt har ikke vært på plass i Tynset. Dog er dette noe det arbeides med for tiden, og barnevernsleder leder en arbeidsgruppe som skal utarbeide en handlingsplan knyttet til overgrep i nære relasjoner som går på tvers av kommunene i barnevernssamarbeidet, og som er sammensatt av barnevernet, flyktningetjenesten, psykiatri, skole, barnehager, lege og politi. Vurdering Problemstilling 4 Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Barnevernstjenesten synes å ha etablert gode rutiner for samarbeid med relevante instanser i kommunen. At alle skoler og barnehager har fått egne kontaktpersoner å forholde seg til, anses som positivt og burde bidra til å gjøre barnevernet mer synlig i en tidlig fase, både hva gjelder forebyggende arbeid og eventuelle meldinger/undersøkelser. Barnevernet deltar i flere fora hvor det er lagt opp til samhandling på tvers av tjenester og er således godt synlig og involvert i det forebyggende arbeidet. Samarbeid med andre vedrørende beredskapsplaner for akuttsaker Revisjonen har fått opplyst at det for tiden arbeides med å utarbeide en handlingsplan knyttet til overgrep i nære relasjoner som går på tvers av kommunene i barnevernssamarbeidet. Grønn N/A Konklusjon Revisjonen konkluderer med at barnevernet har etablert gode rutiner for samarbeid med relevante instanser i kommunen, og med det lagt godt til rette for forebyggende arbeid. Fordelingen av kontaktpersonansvar internt i barnevernet er også hensiktsmessig og bidrar til en tydelig struktur. Side 23 av 36

24 Overholdelse av tidsfrister Problemstilling 5 Overholdes tidsfristene iht. barnevernloven? Revisjonskriterier Det følger av barnevernsloven 4-2 at barnevernstjenesten senest innen en uke skal gjennomgå innkommende meldinger og vurdere om de skal følges opp med undersøkelser. Dersom det foreligger grunnlag til tiltak etter 4-3 skal undersøkelse gjennomføres snarest, og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særskilte tilfeller. Dersom omsorgsovertakelse blir aktuelt skal barneverntjenesten allerede ved overtakelse vedta en plan for barnets omsorgsituasjon. Senest to år senere skal en ny plan om barnets videre omsorgsituasjon vedtas ( 4-15). Regler for saksbehandlingen i barnevernssaker er hjemlet i barnevernloven, sosialtjenesteloven og forvaltningsloven. Disse er nærmere omhandlet i Retningslinjer om saksbehandling i barnevernstjenesten. Problemstillingen ber eksplisitt om en kontroll av tidsfristene iht. barnevernsloven. Vi vet at en stor del av arbeidet til barnevernstjenester er knyttet til fosterhjemsarbeid, derfor mener vi at en vurdering av overholdelse av fristene i Forskrift om fosterhjem også bør gjennomføres. Det vil være aktuelt å undersøke hvorvidt avtalen mellom fosterforeldre og barnevernstjenesten gjennomgås årlig ( 6), om fosterhjemmet besøkes minimum fire ganger i året (to i spesielle tilfeller) ( 7) og om det føres tilsyn med barnet minimum fire ganger i året (to i spesielle tilfeller) ( 9). I barnevernsloven finnes det også lovgivninger som har en iboende, dog ikke fastsatt tidsfrist, som det også vil være naturlige å undersøke sier at en vurdering om barnets videre plassering og hjelpetiltak skal gjennomføres i «god tid» før barnet fyller 18. Av 4-16 følger det at barnevernstjenesten «kort tid» etter omsorgsovertakelsen skal kontakte foreldre med tilbud om veiledning og oppfølging. Videre sier 4-5 at barnets tiltaksplan skal vurderes «regelmessig». Hva disse begrepene innebærer er følgelig et skjønnsspørsmål, allikevel ser vi det som relevant å belyse disse forholdene også. Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: I hvilken grad følges innkommende meldinger opp innen en uke? I hvilken grad gjennomføres undersøkelser inne tre/seks måneder? Besøke fosterhjemmet besøkes minimum fire/to ganger i året? Føres det tilsyn med barnet minimum fire/to ganger i året? Hvor ofte vurderes tiltaksplaner? Faktabeskrivelse Rutiner og internkontroll for å sikre overholdelse av tidsfrister Barnevernstjenesten benytter seg av fagsystemet Familia som ivaretar alle deler av saksbehandlingsprosessen med tilhørende maler. Revisjonen får opplyst at Familia har en innebygget funksjon som gir saksbehandlerne oversikt over frister og restanser for den enkelte sak. Denne huskelisten brukes til alle deler av saksbehandlingen. På denne måten har den ansatte oversikt over kommende oppgaver og forestående frister. Hver enkelt ansatt har ansvar for å følge med på sine frister, i tillegg til at teamkoordinatorene og fagleder følger opp tidsfristene jevnlig. Som nevnt under problemstilling 1 har revisjonen blitt forelagt en papirkopi av barnevernets rutinehåndbok. I denne Side 24 av 36

25 finnes det et par sider med beskrivelser av rutiner for registrering i Familia, men i likhet med resten av håndboken fremgår det ikke hvor ofte, eller når, rutinene sist ble revidert. For øvrig inneholder håndboken også rutinebeskrivelser for saksbehandling knyttet til mottak av meldinger, undersøkelse, tiltak og oppfølging av fosterhjem. I disse er det blant annet henvist til gjeldende lovverk samt opplyst om hvilke frister som er tilknyttet saksbehandlingen. Etterlevelse av tidsfrister Barnevernet sender kvartalsvis og halvårlige rapporter til Fylkesmannen. De kvartalsvise rapportene hentes ut fra Familia og består av kontrollskjema for overholdelse av frister for saker som er ferdigstilt, enten med henleggelse eller vedtak, i løpet av det foregående kvartalet. Kontrollskjema for hver enkelt sak sendes Fylkesmannen, sammen med eventuelle tilhørende skjema som redegjør for den administrative beslutningen om utvidet undersøkelsestid. Barnevernet beholder en samlerapport som viser det samlede antallet saker, antallet saker hvor det er påberopt utvidet tid til undersøkelse, og en oversikt over eventuelle oversittelser av i) frist for gjennomgang av melding og ii) undersøkelsesfristen. Oversikten viser også hvor mange dager fristene eventuelt er oversittet. Revisjonen har mottatt kvartalsrapporter for saker tilhørende i årene 2013, 2014 og 2015 og har presentert resultatene fra disse i Tabell 6 under. Som oversikten viser har det vært tre fristbrudd i løpet av denne perioden. Underlagsdokumentasjonen viser at i alle tre tilfeller har det vært snakk om oversittelser på mellom 1-5 dager. For det ene tilfellet som gjaldt oversittelse av undersøkelsesfristen ble det igangsatt tiltak innenfor fristen på tre måneder, mens selve vedtaket ikke forelå før i etterkant, to dager etter at fristen var gått ut Kvartalsrapporter til Fylkesmannen 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Sum Antall innsendte skjemaer total Antall innsendte skjemaer det påberopes utvidet undersøkelsestid Antall oversittelser av frist for gjennomgang av meldinger 1 1 Antall oversittelser av undersøkelsesfristen Kvartalsrapporter til Fylkesmannen 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Sum Antall innsendte skjemaer total Antall innsendte skjemaer det påberopes utvidet undersøkelsestid Antall oversittelser av frist for gjennomgang av meldinger Antall oversittelser av undersøkelsesfristen 2015 Kvartalsrapporter til Fylkesmannen 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Sum Antall innsendte skjemaer total Antall innsendte skjemaer det påberopes utvidet undersøkelsestid 1 1 Antall oversittelser av frist for gjennomgang av meldinger Antall oversittelser av undersøkelsesfristen 1 1 Tabell 6: Oversikt over resultatene fra barnevernets rapportering til Fylkesmannen. Saker gjeldende. Kilde: Som det fremgår av tabellen har barnevernet ved ti anledninger påberopt utvidet undersøkelsestid fra tre til seks måneder. For hvert av disse tilfellene følger det med en redegjørelse (administrativ Side 25 av 36

26 beslutning) fra barnevernsleder som begrunner hvorfor det i det enkelte tilfelle er ansett som nødvendig å utvide undersøkelsen. Halvårsrapporteringen som også sendes til Fylkesmannen er en mer detaljert rapport som gir et bilde på barnevernets aktivitet på sentrale områder innenfor tjenesten knyttet opp mot lovpålagte oppgaver og tidsfrister. Dataene gir kunnskap om barneverntjenesten, herunder ansatte, meldinger, undersøkelser og tiltak. Dataene gir også kunnskap om fristoversittelser, hvor mange barn som har tiltaksplan og omsorgsplan, hvor mange som er plassert i fosterhjem og omfanget av tilsynet med barn i fosterhjem. Revisjon har fått utdelt halvårsrapportene fra 2014 og 2015 og i Tabell 7 har vi gjengitt noen av de innrapportere tallene, med det formål å vise hvordan barnevernstjenesten overholder ulike krav ut over de rene tidsfristene på saksbehandling som ble vist i Tabell 6. I rapporteringsskjemaet gjøres det automatiske beregninger av etterlevelse basert på innrapporterte tall. Dette har vi synliggjort ved å markere disse punktene i kursiv. Utdrag fra rapporteringsskjema Antall barn totalt i tiltak på registreringstidspunktet 4.A1 - Antall barn i hjelpetiltak totalt A2 - Antall barn i hjelpetiltak totalt som har tiltaksplan jf Antall barn i hjelpetiltak som ikke har tiltaksplan jf A3 - Antall barn med tiltaksplan som har hatt sammenhengende tiltak etter 4-4 i 3 måneder eller mer på registreringstidspunktet Herav antall barn som har hatt sin tiltaksplan evaluert siste halvår Barn i fosterhjem, tilsynsansvar og oppfølgingsansvar på registreringstidspunktet 5.A - Antall barn i fosterhjem i kommunen totalt, også de over 18 pr. 5.A1 - Herav antall barn under 18 år i fosterhjem i kommunen 5.B - Antall fosterbarn som kommunen har tilsynsansvar for (kun de under 18 år) C - Av punkt 5B barn som har vært plassert i fosterhjem i mer enn 1 år 5.C1 - Av disse antall hvor krav om 4 (eventuelt 2 i spesielle tilfeller) tilsynsbesøk er oppfylt. Her telles antall besøk fra rapporteringstidspunktet og ett år tilbake i tid Antall av 5C hvor krav om 4 (eventuelt 2 i spesielle tilfeller) tilsynsbesøk ikke er oppfylt 5.D - Av punkt 5B barn som har vært plassert i fosterhjem i mindre enn 1 år 5.D1 - Av disse antall som ligger an til krav om 4 tilsynsbesøk blir oppfylt Antall av 5D som ikke ligger an til at krav om 4 tilsynsbesøk blir oppfylt 5.E - Antall fosterbarn som kommunen har oppfølgings- og kontrollansvar for 5.F - Av punkt E antall barn som har vært plassert i fosterhjem i mindre enn 1 år Side 26 av 36

27 5.F1 - Av disse antall hvor krav om 4 (eventuelt 2 i særlige tilfeller der barnet har bodd i samme fosterhjem i mer enn to år) besøk er oppfylt. Her telles antall besøk fra rapporteringstidspunktet og ett år tilbake i tid Av disse antall hvor krav om minimum 4 (eventuelt 2 i særlige tilfeller der barnet har bodd i samme fosterhjem i mer enn to år) besøk ikke er oppfylt 5.G - Av punkt 5E antall barn som har vært plassert i fosterhjem i mindre enn 1 år 5.G1 - Av disse antall hvor det ligger an til krav om minimum 4 besøk blir oppfylt Av disse antall hvor det ikke ligger an til at krav om minimum 4 besøk blir oppfylt Tabell 7: Resultater fra halvårlig rapporteringsskjema til fylkesmannen. Kilde: Som tabellen viser har barnevernssamarbeidet hatt noen avvik knyttet til utforming av tiltaksplaner. Det er usikkert hva dette skyldes, og revisjonen har ikke hatt anledning til å gå nærmere inn i de aktuelle sakene. Oversikten viser også at det ikke er alle barn i fosterhjem under punkt 5.C som har hatt fire tilsynsbesøk i løpet av det siste året, men gitt at rapporteringen er halvårlig er ikke dette nødvendigvis ensbetydende med at kravet ikke etterleves. Fylkesmannen oppgir å ha utarbeidet en egen prosedyre med rutiner for oppfølging ved kommunenes overskridelse av frister i barnevernloven. Som et ledd i dette, og i henhold til bvl 6-9, har Fylkesmannen mulighet til å ilegge kommunene mulkt ved fristoverskridelser. På bakgrunn av rapporterte fristoverskridelser, gjennomførte Fylkesmannen i 2013 tilsyn med fem barnevernstjenester i Hedmark, herunder barnevernstjenesten i Nord-Østerdal, og tilsynet ble konkludert uten at noen av kommunene ble ilagt mulkt. 7 I vedlegg 2 er det lagt ved oversikt over Fylkesmannens kontroll med overholdelse av tidsfrister for meldinger og undersøkelser i barnevernet for alle kommunene i Hedmark i årene 2012, 2013 og Som det kan leses av oversikten har Tynset kommune en lav andel fristoverskridelser sammenlignet med flere av de andre kommunene. Hva gjelder resultatene for barnevernssamarbeidet i Nord-Østerdal samlet, er andelen fristoverskridelser noe høyere, men fortsatt lav hva gjelder totalt antall fristoverskridelser sett opp mot antallet behandlede saker. 7 Årsrapport 2013 for Fylkesmannens tilsyn med barnevernet i Hedmark Side 27 av 36

28 Vurdering Problemstilling 5 Overholdes tidsfristene iht. barnevernloven? Rutiner og internkontroll for å sikre overholdelse av tidsfrister Saksbehandlingssystemet Familia som barneverntjenesten benytter, innehar en del verktøy for oppfølging og kontroll som bidrar til å sikre god flyt i saksbehandlingen. At det tas ut resultatrapporter som gjennomgås jevnlig annenhver uke er blant annet et godt tiltak for å sikre kontroll og oppfølging av saksbehandlerne. Grønn Etterlevelse av tidsfrister Kvartalsvise resultatrapporter fra Familia og de halvårlige rapportene til Fylkesmannen for de siste to år, viser at barnevernet i stor grad overholder de tidsfrister som fremkommer av lovverket. I tilfeller hvor det påberopes utvidet undersøkelsestid er dette godt dokumentert gjennom administrative vedtak. Grønn Som bemerket i innledningen under revisjonskriteriene har revisjonen også sett på om krav til hyppighet på tilsynsbesøk overholdes og hvor ofte tiltaksplaner evalueres. Av resultatene som fremkommer av barnevernets rapportering virker det å være gode rutiner på gjennomføring av tilsynsbesøk. Det samme gjelder evaluering av tiltaksplaner. Av rapporteringen virker det å være et lite avvik knyttet til barn i hjelpetiltak som ikke har tiltaksplan, men da dette ikke nødvendigvis er ensbetydende med noe fristbrudd, og revisjonen heller ikke har hatt anledning til å gå nærmere inn i disse sakene, er det vanskelig å uttale seg nærmere om dette. Konklusjon På generelt grunnlag er revisjonens oppfatning at barnevernet har gode rutiner for saksbehandling og at tidsfrister i stor grad overholdes. Side 28 av 36

29 Mottak av enslige mindreårige asylsøkere Problemstilling 6 I hvilken grad påvirker mottak av enslige mindreårige asylsøkere arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten i. Revisjonskriterier Enslige mindreårige asylsøkere og asylsøkeres rett til å få sin situasjon vurdert individuelt og deretter få et tilpasset botiltak er hjemlet i Barnevernsloven 3-4. Videre følger det av 14-5 at kommunen bør ta «tilbørlig hensyn til at det er ønskelig med kontinuitet i barnets oppdragelse, og til barnets etniske, religiøse, kulturelle og språklige bakgrunn» I prosjektbeskrivelsen kommer det frem at det er flere årsverk knyttet til området enslige mindreårige enn for barnevern for øvrig, og det trekkes frem utfordringer knyttet til språk og et økt antall enslige mindreårige. Viktige forhold som revisjonen vil undersøke er kostnadsutviklingen på tjenesten. Vi vil også vurdere om bemanningen er tilstrekkelig og om de ansatte innehar relevant kompetanse. Videre vil vi vurdere organiseringen med tanke på om egen enhet er hensiktsmessig. Det vil også være aktuelt å kartlegge hvilke tiltak kommunen har igangsatt for å løse språkutfordringene. I hvilken grad kommunen klarer å gi enslige mindreårige asylsøkere det de har krav på i dag kan si noe om muligheten for å håndtere en videre økning. Med utgangspunkt i de ovenstående punktene vil revisjonen undersøke følgende: Er dagens organisering hensiktsmessig? Hva er kostnadsutviklingen på tjenesten? Har de ansatte relevant kompetanse og er det en hensiktsmessig fordeling mellom miljøterapeuter og miljøarbeidere? Hvordan opplever de ansatte ressurssituasjonen? Hvordan har antall mindreårige asylsøkere utviklet seg over tid? Hvordan håndteres språkutfordringene de ansatte i barnevernstjenesten står ovenfor? Hvor oppleves mottak av enslige mindreårige asylsøkere av de som jobber i barnevernstjenesten? Faktabeskrivelse opprettet i 2009 et bofellesskap for enslige mindreårige asylsøkere med plass til åtte ungdommer, fordelt på to leiligheter. Fra og med 2011 ble det vedtatt å også bosette ungdommer i egne boliger rett fra mottak. Per var det bosatt 17 enslige mindreårige i Tynset kommune, hvorav tre av disse bor i bofellesskapet og de resterende 14 er bosatt i opptreningsboliger. Revisjonen har fått opplyst at etter årsskiftet har det kommet ytterligere to enslige mindreårige asylsøkere til kommune, hvilket tar det totale antallet som er bosatt i Tynset til 19 pr mars Som beskrevet under problemstilling 1 er avdeling for enslige mindreårige asylsøkere organisert som en egen avdeling under tjenesteområdet barnevern, og daglig leder er delegert ansvar for avdelingens tjenester og personale. Foruten daglig leder som har kontorplass sammen med barnevernstjenesten, har avdelingen for øvrig base og kontor ved Bekkmoen bofellesskap. Selve avdelingen er organisert i to team, ett «inneteam» som arbeider i døgnturnus (medleverturnus) og følger opp ungdommene som bor i bofellesskapet, og et «uteteam» i vanlig dag/kvelds-turnus som i hovedsak arbeider med ungdommene som bor i egne opptreningsboliger, men som også har vakter i bofellesskapet i helgene. Side 29 av 36

30 Årsmeldingen 2013 viser at kommunen har 16,2 årsverk dedikert til arbeid med enslige mindreårige. De er organisert med egen daglig leder, to bofellesskap og egne opptreningsboliger. I stillingene er det ansatt miljøterapeuter og miljøarbeidere, som går i døgnturnus. I likhet med saksbehandlerne i barnevernet har også de ansatte i avdeling EM tilbud om gruppe- og individuell veiledning. Revisjonen får oppgitt at det gis tilbud om kurs og at de ansatte kan søke om støtte til videreutdanning. Blant annet avsluttet to ansatte en to-årig videreutdanning i miljøterapeutisk og ambulant arbeid med barn og unge våren 2014, og ytterligere en ansatt avsluttet en utdanning med tema tverrfaglig videreutdanning i psykososialt arbeid med barn og unge våren Det ble for øvrig også gjennomført kursing i traumesensitivt barnevern i regi av Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS) høsten Revisjonen får opplyst at det i liten grad er direkte kontakt mellom barnevernstjenesten og avdeling for enslige mindreårige asylsøkere i det daglige arbeidet. Ut over at barnevernstjenesten fatter selve vedtaket om bosetting av ungdommene i, er det avdeling EM som tar seg av den daglige oppfølgingen og benytter et eget fagsystem med rutiner og planer i dette arbeidet. Det har vært diskutert å benytte ansatte fra avdeling EM mer som en ressurs inn mot barnevernstjenesten og det har blitt gjennomført forsøk der ansatte fra uteteamet i avdeling EM har gjennomført tilsyn på vegne av barnevernet noe de ansatte selv oppgir å synes ha fungert greit. Da ansatte i avdeling EM går i turnus vil det eksempelvis være nyttig å kunne benytte disse i tilsyn, både planlagte og uanmeldte, som dermed kan gjennomføres på kveldstid eller i helger. Fra ledelsens side påpekes det at det tas et forbehold om at det på grunn av kvalifikasjoner og krav knyttet til barnevernstjenestens ansvar og oppgaver ikke er alle ansatte i avdeling EM som kan bidra med assistanse til barnevernet, men at de ønsker å arbeide videre med et tettere samarbeid. Revisjonen får opplyst at avdeling enslige mindreårige også har god dialog med relevante instanser i kommunen. De samarbeider tett med skolene og har månedlige møter med helsesøster og representanter for rus og psykiatritjenesten. Samarbeidet knytter seg både til oppfølging av ungdommene som allerede er bosatt i kommunen, samt å informere relevante instanser om ankomsten av nye ungdommer. Videre opplyses det også om at de har et godt samarbeid med næringslivet om språktreningsplasser og at de på generelt grunnlag opplever det lokale næringslivet som positive. Hva gjelder økonomi, påvirkes ikke barnevernstjenestens økonomi av utgiftene knyttet til bosettingen av enslige mindreårige asylsøkere. Avdeling EM fører egne budsjett, ett for bofellesskapet og et for opptreningsboligene. Kommunen mottar ulike tilskudd for den enkelte ungdom og kan også søke om refusjon for ulike driftsutgifter. I 2014 ble det innført en egenandel på 20 % i forbindelse med refusjon av disse utgiftene, men denne egenandelen dekkes i sin helhet av tilskuddene kommunen får. Avdelingsleder oppgir i intervju at de har gode rutiner på håndtering av refusjonskrav, med en vernepleier som har etterutdanning i økonomi som tar seg av dette i samarbeid med økonomiavdelingen. Side 30 av 36

31 Vurdering Problemstilling 6 I hvilken grad påvirker mottak av enslige mindreårige asylsøkere arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten i. Slik mottak og bosetting av enslige mindreårige asylsøkere er organisert i dag er det lite påvirkning på arbeidssituasjonen i barnevernstjenesten for øvrig. Avdelingen for enslige mindreårige styres som en separat enhet, og med unntak av barnevernsleder som har 20 % av stillingen sin knyttet til oppfølging av denne avdelingen, er det ingen av de andre ansatte i barnevernstjenesten som påvirkes av arbeidet med de enslige mindreårige flyktningene. Økonomien holdes også adskilt og avdelingen har etablert egne fora for samarbeid med relevante instanser i kommunen. Organisering, rutiner og arbeidsutførelse i avdeling EM virker for øvrig å være hensiktsmessig og god. Grønn Revisjonen anser det som positivt at ledelsen aktivt ser på muligheten for å etablere et tettere samarbeid mellom avdeling EM og de øvrige barnevernstjenestene, særlig med tanke på å utnytte de ressursene avdeling EM besitter for å avlaste saksbehandlerne og styrke tjenestetilbudet. Konklusjon har organisert mottak og bosetting av mindreårige asylsøkere på en måte som gjør at det er veldig liten grad påvirker arbeidssituasjonen for barnevernstjenesten for øvrig. Om noe, virker det å være et potensiale for positiv påvirkning gjennom bruk av ansatte i avdeling EM som ressurser inn mot barnevernstjenestens oppfølging av barn i tiltak. Side 31 av 36

32 Vedlegg 1 - Høringssvar fra administrasjonen BDO AS Munkedamsveien 45, Vika Atrium P. O. Box 1704 Vika 0121 Oslo Tynset Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/ /16 F47 Morten B. Often (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) HØRINGSSVAR FORVALTNINGREVISJONSRAPPORT BARNEVERNTJENESTEN Viser til e-post fra BDO vedrørende høringssvar fra rådmannen i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten om barneverntjenesten i. Rådmannen tar rapporten til etterretning og har ingen ytterligere kommentarer. Med hilsen Morten B. Often ass.rådmann Side 32 av 36

33 Vedlegg 2 Årsoppsummering fra Fylkesmannens kontroll for årene 2012, 2013 og 2014 Side 33 av 36

34 Side 34 av 36

35 Side 35 av 36