INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2010, ÅRSMELDING OG REGNSKAP , VEDTEKTER FOR GRÅHAUGEN VEGFELLESSKAP

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2010, ÅRSMELDING OG REGNSKAP , VEDTEKTER FOR GRÅHAUGEN VEGFELLESSKAP

2 Gråhaugen Vegfellesskap innbyr til årsmøte Innkalling Vegfellesskapet holder årsmøte i kaféen på Mysusæter Servicesenter lørdag 2. oktober kl 17:00. Merk tidspunket. Dagsorden 1. Konstituering (stemmeberettigelse, innkalling og saksliste, valg av ordstyrer, referent og 2 personer til å underskrive protokollen). 2. Årsberetning 3. Regnskap 4. Vedtektsendringer (se nedenfor) 5. Tilrettelegging og videreføring av skiløype slik at veien kan brøytes opp til snuplass i vestre del 6. Innkomne forslag* 7. Uavklarte ansvarsforhold omkring private/felles drensrør 8. Ikke innfridde betalingskrav 9. Langtidsplan for vedlikehold av veiene 10. Endring av årsavgift, andelsinnskudd og engangs veiavgift 11. Budsjett Valg 13. Eventuelt *Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet må være styret i hende senest 24. september Merk: Hytteeiere må ha betalt årsavgift for 2010, samt andelsinnskudd og engangs veiavgift for å avgi stemme. Grunneiere har stemmerett uten å ha betalt årsavgift. Møt opp og bruk din stemme, eller skriv i det minste en fullmakt. Forslag til vedtektsendringer Vedtektene som er overbrakt til det nåværende styret tro i kraft på årsmøtet 1994 (vedlagt). Med bakgrunn i disse og erfaring fra siste års styrearbeid vil styret foreslå følgende vedtektsendringer: Endring av navn i vedtektene: Innledning og overskrift endres fra Vegfelleskapet i hyttefelt B Mysuseter og Vedtekter for Veganlegget Mysuseter A til kun Vedtekter for Gråhaugen Vegfellesskap, Mysusæter.

3 Endring i 4 Årsmøtet : Setningen Årsmøtet holdes innen utgangen av september endres til Årsmøtet holdes innen utgangen av uke 39. Ny 5 Styret som da blir hetende 5 Styre, revisor og valgkomité : 1. Gråhaugen Vegfelleskap ledes av et styre bestående av leder, sekretær, kasserer og ett styremedlem. En av disse velges blant grunneierne. Leder av eventuelle komiteer og utvalg kan delta på styrets møter, men har kun stemmerett i saker som tilligger deres mandat. Ved stemmelikhet har Vegfellesskapets leder dobbeltstemme. Leder velges for 1 år av gangen. Kasserer, sekretær og styremedlem velges for 2 år av gangen. I det tilfelle at en av disse overtar som leder etter å ha sittet mindre enn 2 år, velges etterfølger for nye 2 år. Revisor velges for 1 år av gangen. Alle verv velges av årsmøtet etter forslag fra valgkomite eller ved gjenvalg. 2. Valgkomite: (Alternativ A dersom 5 punkt 1 blir vedtatt som foreslått over): Valgkomiteen består av leder og to medlemmer. Leder velges for ett år av gangen. To medlemmer velges for to år av gangen. I det tilfelle at en av disse overtar som leder etter å ha sittet mindre enn 2 år, velges etterfølger for nye 2 år. Alle verv velges av årsmøtet etter forslag fra valgkomite eller ved gjenvalg. 2. Valgkomite: (Alternativ B dersom 5 punkt 1 ikke blir vedtatt, dvs. et rent tillegg til dagens 5 som da blir hetende 5 Styre, revisor og valgkomité ): Valgkomiteen velges av årsmøtet. Valgkomiteen skal bestå av tre representanter. Leder velges av komiteen. Komiteen skal sitte i tre år. Av den første komiteen utgår ett medlem hvert år. Det foretas loddtrekning 1. og 2. år. Ny X1 Styrets arbeid : 1. Lederen har den daglige ledelse av Gråhaugen Vegfelleskap. Vedkommende leder styrets arbeid og møter hvis ikke annet blir bestemt. 2. Sekretær fungerer som leder under dennes fravær, og overtar som leder hvis denne faller fra. Sekretær skal føre protokoll/referat fra alle styremøter og årsmøter. Sekretær skal i samråd med leder føre korrespondanse for Gråhaugen Vegfelleskap og være Vegfelleskapets arkivar. 3. Kasserer fører Gråhaugen Vegfelleskaps regnskap og medlemsfortegnelse. Vegfelleskapets midler innsettes i bank og disponeres av kasserer. 4. Styret oppnevner etter behov utvalg og personer for spesialoppgaver. Nytt punkt 3 i 7 Veiavgift som da blir hetende 7 Veiavgift og bruk av veien : 3. Tung transport (akseltrykk større enn 3.5 tonn) skal kun foretas etter 23. juni hvert år. Dette gjelder ikke kjøring i forbindelse med brøyting, vedlikehold eller utbedring av skade på felles veier. Ny X2 Parkering : Parkering skal kun skje på felles parkeringsplasser merket for dette eller på private stikkveier/parkeringslommer. Parkering skal ikke skje langs felles vei, på felles møteplasser og snuplasser, eller på felles områder ment for av-/pålessing.

4 Endring i 10 Ikrafttreden : Setningen Disse vedtekter trer i kraft fra og med årsmøtet 1994 endres til Disse vedtekter trer i kraft fra og med årsmøtet 2010.

5 Årsmelding Gråhaugen Vegfellesskap Bakgrunn Det forrige styret trakk seg og ble erstattet av et interimsstyre (valgkomiteen) våren Dette medførte at det ikke ble utført noe vedlikehold på veien i En del økonomiske krav fra Vegfellesskapet ble heller ikke fulgt opp i Et helt nytt styre ble valgt på årsmøtet september Dette styret har i inneværende periode hatt som hovedmålsetning å få oversikt over og rydde opp i økonomien, hvilket igjen vil danne det nødvendige grunnlaget for en mer langsiktig plan for drift og vedlikehold. Underveis har det vist seg påkrevd med en bedre avklaring av ansvarsforhold knyttet til utvidet brøyting samt merking og vedlikehold av drensrør og grøfter knyttet til private stikkveier. Styret ved leder og kasserer har gjennom året hatt mye og jevnlig kontakt via epost, telefon, og møter/befaringer i Gråhaugen. Drift av fellesveien vinteren 2010 Avtale om brøyting ble gjort med B. Bjørnvolden i løpet av september og oktober Det ble deretter en spesiell vinter med mye snø og kulde etterfulgt av uvanlig rask snøsmelting med stor vannføring. De spesielle forholdene kombinert med dårlig vedlikehold av dreneringsveier medførte større utgifter enn budsjettert til brøyting, opptining av is i drensrør og på veien (både i øvre og nedre deler), samt utbedring av erosjonsskader. For å kunne dekke de regningene som kom inn med sikre midler (en del mulige innbetalinger ble ansett som usikre) så styret seg nødt til å innkreve en årsavgift på kr 900,- i stedet for den vedtatte årsavgiften på kr 600,-. Alternativet ville være å oppta et lån eller kalle inn til ekstraordinær generalforsamling, hvilket styret fant urimelig fordyrende og tidkrevende. Blant 72 betalende medlemmer har styret mottatt kun fem innsigelser mot dette. Av disse har fire vært positive til å betale etter at styret har understreket at den økte avgiften skyldes de spesielle forholdene og ikke utvidet brøyting. I anledning ising og erosjonsskader hadde styret befaringer med R. Bjørnvolden og enkelte berørte hytteeiere både i påsken og i juli Befaringene avdekket ytterligere behovet for vedlikehold og behovet for klarere ansvarsforhold knyttet til private stikkveier. Det er meget lenge siden det har vært foretatt en helhetlig vurdering av standard og vedlikehold av de felles veiene i Gråhaugen. Styret har derfor jobbet med en flerårsplan for vedlikehold som vil bli lagt fram på årsmøtet.

6 Venstre: Erosjonsskade i østre veiarm nedenfor Gråhaugbekken 18.mai Foto Karl Glorud. Høyre: Og her befinner grusen seg i dag Eksempler på delvis tilstoppede drensrør.

7 Blokkerte vannveier ved utløp av drensrør. Gjengrodde grøfter

8 Grøfter som er blitt for grunne. Styret er videre informert om at enkelte medlemmer kontakter brøytesjåførene direkte når de mener det er behov for brøyting, tining og vedlikehold, eller dersom de er misfornøyd med arbeidet som gjøres. Det understrekes at slike ytringer skal rettes til styret og ikke direkte til brøytesjåførene. Dette er av stor betydning for økonomiske ansvarsforhold og gode arbeidsforhold. Merking/dimensjonering og vedlikehold av drensrør og grøfter knyttet til private stikkveier For å begrense Vegfellesskapets utgifter til tining og til utbedring av erosjonsskader i Gråhaugen sendte styret i juli ut brev til samtlige medlemmer om den enkeltes ansvar for å dimensjonere, renske og merke alle drensrør i private stikkveier som angitt i brevet innen 10. oktober Private drensrør som etter dette ikke er tilfredsstillende dimensjonert, vedlikeholdt og merket vil bli utbedret på eiernes bekostning. Det ble samtidig innskjerpet at den enkelte hytteeier er ansvarlig for alle skader knyttet til utilstrekkelig drenering under/langs sin private stikkvei. Som man kunne regne med har det noen steder vært tvil om et drensrør er privat eller felles. To av tilfellene er avklaret i epost, mens to andre vil bli avklaret etter nærmere befaring eller eventuelt på det forestående årsmøtet. Ikke innfridde betalingskrav Styret har jobbet med å få dekket utestående årsavgifter, engangsavgifter og andelsinnskudd (jfr. vedtektene), samt kostnader knyttet til utvidet brøyting. Dette har ført til en noe bedret økonomisk situasjon som kan gjøre det mulig å gjennomføre første del av vedlikeholdsplanen denne høsten. Enkelte krav er fortsatt ikke innfridd. Dette vil bli lagt fram på årsmøtet.

9 Kommunikasjon Styret har i inneværende periode fortsatt med å oppfordre medlemmene til å sende inn sin epost adresse. I dag har 43 av medlemmene gjort dette. Bruk av epost gjør arbeidet vesentlig billigere, raskere og enklere. Styret oppfordrer derfor fortsatt så mange medlemmer som mulig til å sende inn sin epost adresse. Send den til thor-ragnar.knutsen@canon.no Øvrige utførte oppgaver Styret har med visse forbehold akseptert en forespørsel om at drensrør og dreneringsvei legges om slik at vannet som i dag ledes under den private veien bort mot Bottenseter i stedet skal ledes i grøft på oversiden av Vegfellesskapets veiarm ned mot Gråhaugbekken. Tiltaket er etter dette så langt ikke gjennomført. Mysusæter Vel og Raphamn Vel hadde i sommer en anbefaling på sine nettsider om å benytte veien i Gråhaugen i forbindelse med turorientering. Enkelte medlemmer i Gråhaugen Vegfellesskap har reagert på dette. Styret har vurdert saken og funnet at en slik anbefaling er uheldig i og med at veien er privat, knapt nok dimensjonert for dagens trafikk og uten egnet parkering i øvre deler. Styret har videre tatt kontakt med begge vel som nå har fjernet anbefalingen. Utsatte oppgaver På grunn av den uklare økonomiske situasjonen og mye arbeid med andre oppgaver nevnt over, så har styret sett seg nødt til å utsette den ønskede skilting langs veien. Vegfellesskapets nettsider har heller ikke blitt oppdatert i inneværende periode. Styret ønsker i neste periode å ordne skilting om parkeringsbegrensninger, møte- og snuplasser, tungtransport, bomlukking og hastighet. Videre ønsker styret å oppdatere nettsidene og benytte disse i større grad. Carl B. Harbitz Thor Ragnar Knutsen Leder, Gråhaugen Vegfellesskap Kasserer, Gråhaugen Vegfellesskap

10 REGNSKAP GRÅHAUGEN VEGFELLESSKAP INNTEKTER Bankinnskudd pr Kr 25497,22 Vegavgift 2010 Kr Salg av nøkler (2 stk) Kr 500 Vegavgift 2009 (2stk,for sent innb.) Kr 1200 Innbet. Andelsinnskudd/ Engangsavgift G.nr.250 B.nr.23 Kr 6000 Engangsavgift G.nr.232 B.nr.49 Kr 6000 Renter Kr 32,64 Sum Inntekter Kr UTGIFTER Servering Årsmøte 2009 Kr 1620 Kontorrekvisita (perm/skilleark) Kr 45 2 stk skjøteledning Kr 635 Grus (0-16mm) Kr 6250 Porto(utsendelse av vegavgift) Kr 433 Tining av is i stikkrenner/utbedring etter vårløsning Kr 31468,75 Brøyting 2009/2010, tinig av is Kr Porto/konvolutter for utsendelse av brev(ang.stikkrenner) Kr 381,50 Porto/konvolutter for utsendelse brev (ny faktura) Kr 60,50 Frimerker (Purring) Kr 85 Bankgebyr Kr 20 Porto/Konvolutter(innkalling årsmøte) Kr 586,70 Sum Utgifter Kr 72010,45 Bankinnskudd pr Kr 28419,41 Thor Ragnar Knutsen Kr ,86 Kr ,86

11 Vegfelleskapet i hyttefelt B Mysuseter VEDTEKTER FOR VEGANLEGGET MYSUSETER A 1 Formål Andelslaget er en sammenslutning av grunneiere og hytteeiere med det formål og bygge og vedlikeholde veier med parkeringsplasser i hyttefeltene. Medlemmene er ansvarlig for lagets forpliktelser i forhold til de andeler som blir utlignet på hvert medlem. 2 Medlemskap Medlemmer i laget er alle som har godtatt lagets vedtekter og betalt sin ilignede andeler. Medlem som trer ut av laget har ikke krav på tilbakebetaling av andelsinnskuddet. Andelene følger eiendommene. Opptak av nye medlemmer avgjøres på årsmøtet. Andelsinnskudd for nye medlemmer pr er kr 4000,-. Årsmøtet kan vedta endringer. Dette gjelder ikke for utbygde tomter hvor innskudd allerede er betalt. 3 Grunn til veier; møte og parkeringsplasser Grunneierne stiller grunn til disposisjon for veier, grøfter, møte- og parkeringsplasser samt nødvendige fyllmasser som må tas utenom selve veilinjen. Erstatning for grunn skal vurderes og innberegnes i andelsfordelingen. 4 Årsmøtet Årsmøtet holdes innen utgangen av september måned. Innkalling skjer skriftlig, med minst 14 dagers varsel. Medlemmer som har betalt årsavgift samt grunneiere har stemmerett. Årsmøtet skal drøfte årsmelding, regnskap, foreta valg, fastsette vedlikeholdsavgifter m. v. 5 Styret Styret velges av årsmøtet. Styret skal bestå av 3 medlemmer med personlige vararepresentanter. Leder velges av styret. Styret skal sitte i 3 år. Ett medlem med vararepresentant velges blant grunneierne. Av det første styret utgår 1 medlem hvert år. Det foretas loddtrekning 1. og 2. år. Revisor velges for 1 år.

12 6 Styrets myndighet og plikter Styret skal på foreningens vegne befare veganlegget og treffe alle de tiltak og avtaler som anses hensiktsmessig for veianleggets drift, eller som følge av disse vedtekter, eller beslutninger fattet på årsmøtet. Styret plikter å ordne med regnskapsførsel og revisjon, føre møteprotokoll, innkalle til årsmøte m.v. 7 Veiavgift Nødvendige midler til vedlikehold og drift av veianlegget med parkeringsplasser anskaffes ved at årsmøtet fastsetter avgifter. 1. Det fastsettes engangsavgift kr. 2000,- pr. hytte. Årsmøtet kan vedta endringer. Beløpet forfaller til betaling når tomten bebygges. 2. Det fastsettes en årlig avgift pr. hytte som skal betales av hytteeier innen 1. juni hvert år. Årsmøtet fastsetter også avgift for annen bruk av anlegget enn ovenfor nevnt. Grunneierne har rett til vederlagsfritt å transportere skogsvirke etter veien. Det kan settes opp bom i veien og styret er ansvarlig for drift av denne. Betales ikke utlignet avgift ved forfall, kan styret nekte medlem eller bruksberettiget å bruke veien inntil betaling skjer. Styret kan også nekte bruk av veien for de som ikke følger styrets instrukser. 8 Tvister Tvister angående veien avgjøres ved voldgift. Hver av partene oppnevner sin voldgiftsmann, og lensmannen den tredje som formann. Har en av partene ikke innen 14 dager etter at han har fått varsel om det, oppnevnt sin voldgiftsmann, oppnevner lensmannen også en voldgiftsmann for ham. 9 Vedtektsendringer Endringer i disse vedtekter kan vedtas i lovlig innkalt årsmøte. Til gyldig vedtak kreves 2/3 av de avgitte stemmeandeler. Det skal stå i innkallingen hva forslaget til forandring går ut på. 10 Ikrafttreden Disse vedtekter trer i kraft fra og med årsmøtet 1994.