PROTOKOLL. Tysvær rådhus, Aksdal GODKJENNING A V INNKALLING OG SAKSLISTE

Transkript

1 PROTOKOLL Måndag 25. april 2022 blei det halde m øte i representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS. Møtet blei leia av nestleiar/representantskapsleiar Trine Meling Stokland. MØTESTART /MØTESLUTT kl kl MOTESTAD: REPRESENTANTAR SOM DELTOK: Tysvær rådhus, Aksdal Trine Meling Stokland, Haugesund kommune Geir Aarvik, Karmøy kommune Kathrine Bakkevig, Tysvær kommune Ståle Tungesvik, Etne kommune Ruth Grethe Østebø Eriksen, Sveio kommune D agfinn Birkeland, Sauda kommune Kr istoffer Joachim Are, Bokn kommune M arte Eide Klovning, Utsira kommune(til kl etter sakene og før orientering) VARA RE PRESENTANTER: M ats Årvik, Vindafjord kommune (frå sak 6/22) FORFALL: Solvår Langeland, Vindafjord kommune Gerd Helen Bø, Suldal kommune og varaordførar ANDRE SOM DELTOK: Siv Bente Stople Østbø, styreleiar Odd Gunnar Høie, seniorrådgivar Toril Hallsjø, dagleg leiar FØLGJANDE SAKER BLEI HANDSAMA: SAK 1/22 GODKJENNING A V INNKALLING OG SAKSLISTE Organet var vedtaksfør då 8 eigarkomm unane var representert ved møtestart. Frå kl under sak 6/22 var 9 eigarkommunar representert. Ingen m erknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste til rep resentantskap smøtet f or Haugaland Kontrollutvalgssekretariatet /KS den blir godkj ent.

2 SAK 2/22 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ RE PRE SENTANT- SKAPSMØTET Representantane hadde ingen merknader. SAMRØYSTES VE DTAK: Protokoll f rå H aug aland Kontrollutvalgssekretariat IKS sitt rep resen tantskap sm øte den blir godkj ent. SAK 3/22 V AL A V RE PRE SENT ANTSKAPSLEIAR OG NESTLEIAR UT PERI ODEN V ALNEMNDA SI INNSTILLING: ( som vedtak) Det blei ikkje sett fram motkandidatar. Kandidatane blei valt ved akklamasj on. SAMRØYSTES VE DTAK : R ep resentantskap et i H augalan d Kontrollutvalgssekretariat IKS vel ut p erioden: som leiar av rep resen tantskap et: og som nestleiar: Trine M eling Stokland, Haugesund kommune S tåle Tungesvik, E tne komm une SAK 4/22 GODKJ ENNING A V STYRET SI MELDING OG ÅR S- MELDING 2021 STYRE T SI INNSTILLING: Dagleg leiar gav eit kort resyme av meldinga. Representantane hadde ingen merknader. SAMRØYSTES VE DTAK: R ep resentantskap et f or H augaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vedtar årsm elding 2021 slik den er lagt f ram. A rsm eldinga vert oversendt samarbeidskomm unan e til orientering. SAK 5/22 GODKJ ENNING A V ÅRSRE KNESKAPEN FOR 2021 STYRE T SI INNSTILLING: 2

3 Dagleg leiar og styreleiar orienterte. Representantane hadde ingen merknader til rekneskapen. Geir Aarvik meinte det var viktig for leiinga å følgje reglane for anskaffingar ved avtale om ny ekstern rekneskapsførar. Styreleiar orienterte om bakgrunn for val i 2020 og at ho ville vere ugild i ei slik sak. SAMRØYS TES VED TAK: A rsrekneskap en f or 2021 f or H aug aland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godkjent slik den ligg f øre med eit overskot p å kr A rets overskot vert lagt til eigenkap italen. SAK 6/22 BUDSJETT 2023 STYRET SI INNSTILLING: Handsaming i møtet : Mats Årvik tok sete og 9 voterande. Leiar viste til at i innstillinga var det ulik sum mellom Karmøy og Haugesund, som sikkert var ein inkurie. Dagleg leiar stadfesta det. Geir Aarvik stilte spørsmål om det var naudsynt for selskapet aha utgifter til revisj on. Dagleg leiar viste til at dette hadde vore undersøkt før og at IKS-lova krev at selskapet har revisor. Ho lova å sj ekk e om det var gjort endringar. Representantane ønskte ei snarleg tilbakem elding. Styreleiar grunna val av prosentauke på 4 % basert på usikre prognosar, men ho presisterte at det var inga forskotering av komm ande lønsforhandlingar. For selskap et utgjer ei auke med 0,5 % ein skilnad på kr R epresentantane hadde ingen m erknader til budsj ettet og slutta seg til innstillinga. R ep resentantskap et i Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS g odkj enner budsj ett f or 2023 med f ølgjande rammer: Inntekter 2023 Utgif er 2023 Tilskot Lonn- og sosiale utgift er A ndre inntekter - Dr ifisutgifter Inntekter totalt Utgifter totalt Resultat 0 0 E igartilskotfraeigarkommunane vert i 2023 f ølgjande: Karmøy kommune Haugesund kommune Tysvær kommune Vindafj ord kommune

4 Sveio kommune Sauda kommune Etne kommune Suldal kommune Bokn kommune Utsira kommune Sty ret f år f ullmakt til a gjennomf ora budsj ettendringar, samt a disponera meirinntekter eller mindreutgifter, under f øresetnad av at budsj ettet går ut i balanse og kontingent f or deltakarkommunane ikkje blir auka. SAK 7 /22 ØKONOMIPLAN STYRE T SI INNSTILLING: Dagleg leiar orienterte. Representantane hadde ingen merknader til økonomiplanen. Rep resentantskap et f or Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS g odkj enner økonomip lan f or p erioden : Inntekter: Tilskot A ndre inntekter Totalt Utgifter: Lønn og sos. utg Driftsutgifter Totalt Resultat SAK 8/22 STYREHONORAR DAGLEG LEIAR SITT FRAMLEGG: Dagleg leiar og styreleiar orienterte. Ruth Ø. Eriksen meinte at det låg til valnemnda sitt arbeid akome med framlegg til honorar. Leiar støtta det, og ho gjorde framlegg om at det blei tatt m ed i vedtaket for komm ande reguleringar. Representantane støtta ei auke og leiar sitt tillegg. 4

5 Styret i H augaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godtgj ort m ed kr 1500,- p r. m ote f rå S tyreleiar blir g odtgj ort med dobbel sats. Rep resentantskap et ber om at det vert lagt til valn emnda akome med f ramlegg til styrehonorar ved seina re reguleringar. SAK 9/22 V AL A V REVISOR STYRET SI INNSTILLING: Handsamin g i møtet : Dagleg leiar ori enterte om anbodsrunde kvar 4. år. Representantane hadde ingen merknader. Rep resentantskap et f or HKS IKS vel KPMG AS som revisor f or rekneskap såret SAK 10/22 RE FERAT- OG ORIENTERI NGSSAKE R 1. KDDs organisasj onsdatabase «Rapport viser at kontrollutvala har fått meir agjere» 2. KLP- markedsrapport for mars NKRF v/dagleg leiar Rune Takle «Hvorfor trenger vi kontrollutvalg» 4. Karmøy kommunestyre , sak 3 - nyvalg, bl.a. til HKS IKS 5. Oversikt over valde representantar og vara for oppdatert april 2022 Dagleg leiar orienterte. Representantane hadde ingen merknader. SAMRØYSTES VEDTAK : Ref eratsakene 1-5 blir tatt til orientering. SAK 11/22 ADGANG TIL FJERNMØTE I RE PRE SENTANTSKAPET OG STYRET DAGLEG LEIAR SITT FRAMLEGG: Dagleg leiar orienterte om lovendringa sidan sist møte i fjor. Representantane hadde ingen merknader til innstillinga. Representantane uttrykte glede over akunne møte fysisk, men hadde også forståing for at nokre av representantane har lang reiseveg. På spørsmål viste representantskapsleiar til at det ikkj e er mogeleg akombinere fysiske og digitale møte for folkevalde. 5

6 Representantskapet meinte det var fint afa ein orientering om utvala sine aktiviteter og andre aktuelle emnar i etterkant av den formelle sakslista. Dei fleste var også positiv til møtestart kl neste år. Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vedtar at rep resentantskap et kan avholdes som fj ernmøter ved behov, ihht ny IKS-lov av YMSE Ingen saker var meldt i forkant. ORI ENTERING Kontrollutvala sin aktivitet i 2021, om rapporter innan forvaltningsrevisjon og handtering av henvendingar til kontrollutvala v/dagleg leiar Dagleg leiar orienterte og viste sin presentasjon på skj erm. Representantskapet hadde mange spørsmål rundt tema. Representantskapet uttrykte at de syntes emnet var interessant. Rekruttering av ny dagleg leiar Styreleiar orienterte om at dagleg leiar har varsla at ho vil fråtre på nyåret. Styret har no sett i gang arbeidet med prosessen rundt rekruttering av ny i stillinga. Styret satsa på at ny dagleg leiar ville kunne tiltre ved årsskiftet. Representantskapsleiar takka dagleg leiar for hennar innsats og virke gjennom mange år, og sidan det var hennar siste representantskapsmøte skulle ho ha fått blomar. Styreleiar lova på vegne av styret asorgje for ei fin avskj edsmarkering. Planlagt møtedato neste år: måndag kl Aksdal, 25. april 2022 EE Trine Meling Stokland (sign.) Toril Hallsjø (sign.) dagleg leiar 6