E-post fra Aditro Lønn

Transkript

1 Innhold E-post fra Aditro Lønn... 2 SMTP protokollen... 2 Aktivering av SMTP på e-post tjener... 2 Innstillinger i Neptune Meny... 2 Innstillinger i Aditro Lønn... 3 Kontroll av innstillinger... 4 Endring av innstillinger... 5 Sending av e-post... 5 Spamfilter og viruskontroll... 5 Sette unntak i McAfee... 6 Sette unntak i Symantec/Norton Internet Security... 7 Sentrale søppelpostfiltre... 8 Innstillinger på SMTP-serveren... 8 Sjekkliste... 8 Feilsøking... 8 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 9

2 E-post fra Aditro Lønn SMTP protokollen Fra og med versjon 9 av Aditro Lønn, så støttes kun utsending av e-post via SMTP. Det vil si at utsending via MAPI, Notes og de spesifikke e-post systemene som var tilgjengelig i tidligere versjoner ikke lenger er mulig å benytte. Dette dokumentet beskriver prinsippene bak sending av e-post via SMTP, og forsøker å liste vanlige feilkilder. For detaljer omkring protokollen henvises det til wikipedia som har en utførlig beskrivelse som kan leses på Aktivering av SMTP på e-post tjener Når e-post sendes mellom e-post tjenere på internett benyttes SMTP protokollen. Alle e-post tjenere som sender eller mottar e-post via internett har dermed støtte for SMTP protokollen. Exchange, Notes og andre e-post tjenere bruker sin egen protokoll for kommunikasjon mellom klientene på arbeidsstasjonene som skal sende e-post og e-post tjeneren. For å kunne sende e-post via SMTP protokollen fra arbeidsstasjonene vil det normalt være nødvendig å aktivere og/eller konfigurere mulighet for mottak av e-post via SMTP også fra maskiner i det lokale nettverket. For informasjon om hvordan man aktiverer støtte for SMTP henvises det til e-post tjenerens dokumentasjon. Innstillinger i Neptune Meny Fra og med versjon 9.2 av Aditro Lønn, hentes SMTP-server, bruker og passord fra databasen til Neptune. Vedlikehold av disse innstillingene gjøres i Verktøy Administrasjon Menyoppsett Generelle oppsett Oppsett av ulike meldinger SMTP. Vedrørende informasjon om servernavn/ip-adresse, port, bruker og passord, henvises det til e-post administratoren. Vi anbefaler at det opprettes en egen bruker på SMTP-serveren med passord som aldri utløper. Da slipper en problemene med passordskifte på vanlige brukere. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 9

3 Vær oppmerksom på at endring av innstillinger her, ikke får virkning før en avslutter Aditro Lønn og starter på nytt. Innstillinger i Aditro Lønn E-post-innstillinger gjøres i menyen System Administrasjon System vedlikehold Innstillinger. Det er kun SMTP som støttes. Brukernavn, mailservernavn er kundespesifikt, vi anbefaler at det opprettes en egen bruker på SMTP-serveren med passord som aldri utløper. Da slipper en problemene med passordskifte på vanlige brukere. Fra versjon 9.2 hentes SMTP-server, bruker og passord fra Neptunedatabasen, slik at de eneste feltene som skal fylles ut i Aditro Lønn er: SMTP Fra mailadresse OBS! Kan ikke inneholde æøå! SMTP Fra mailadresse beskrivelse Det er nå mulig å ha egne innstillinger per firma. Dette vedlikeholdes under System Administrasjon for hvert firma, slik: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 9

4 Kontroll av innstillinger En kan sjekke at innstillingene for e-post er ok ved å gå til System Administrasjon System vedlikehold Innstillinger, og klikke på knappen Test av epost sending En får da opp dette bildet: og kan sende en testmail med eller uten vedlegg. Dersom det er noe feil med oppsettet, passord, navn på server eller lignende, får en denne meldingen: Høyre del av bildet er fylt ut med detaljer om feil-situasjonen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 9

5 I dette tilfellet er det navnet på mottaker som er feil. Se eget kapittel om Feilsøking. Aditro Lønn kan sende e-post-slipper både internt og eksternt, det bør testes at det fungerer å sende ekstern mail også, f.eks til en hotmail.com, online.no eller msn.com-e-postkonto. Det bør også testes at det er mulig å sende vedlegg både internt og eksternt. Endring av innstillinger Sending av e-post Vær oppmerksom på at endring av e-post-innstillinger ikke får virkning før en avslutter Aditro Lønn og starter på nytt. E-post-innstillingene leses inn ved oppstart. Dersom e-post sendt ved hjelp av Test fra System Administrasjon System vedlikehold Innstillinger, ikke kommer fram OK, er det ingen vits i å forsøke å sende e-post fra Forespørsel slipp eller andre deler av Aditro Lønn. Dersom noe er feil med e-post(ene) sendt fra Aditro Lønn, får en opp denne meldingen: Se eget avsnitt om Feilsøking. Spamfilter og viruskontroll Klienten som skal sende ut e-post fra Aditro Lønn må i enkelte tilfeller settes opp spesielt. De fleste viruskontrollprogrammer vil oppfatte forsøk på å sende mange mail som spam, (søppelpost), eller virus. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 9

6 Sette unntak i McAfee Programmer som McAfee og Symantec har mulighet for å ha unntak fra regelen. Som oftest finnes denne under en egen fane/knapp, merket avansert, unntak eller lignende. Dersom en får problemer med å sende e-post fra PL må en legge inn unntak for Neptunemenu.exe i denne unntakslisten. I McAfee settes unntak for NeptuneMenu.exe slik: I VirusScan Console, velg Access Protection: Inne i Access Protection velger en så Antivirus Standard Protection: Velg Edit på Prevert mass mailing worms from sending mail, og legg til NeptuneMenu.exe i boksen Processes to exclude: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 9

7 Sette unntak i Symantec/Norton Internet Security I Norton Inernet Security settes unntak for NeptuneMenu.exe slik: Først åpner du Computer Settings Så klikker du på knappen configure under Scan Exclusions: Så velger du Autoprotect Exclusions, klikker på Add, og legger til NeptuneMenu.exe: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 9

8 Sentrale søppelpostfiltre Selv om en har satt alt riktig i både PL og viruskontrollen, kan det være at bedriften har et spamfilter som oppfatter lønnsslippene som søppelpost, (spam). Dette kan være f.eks MailSweeper. Da må systemadministratoren inn i konfigurasjonen her og tillate klienten, (altså PC en), å sende det nødvendige antall e-poster i en sending. Pass på å sette denne verdien høyt nok! Innstillinger på SMTP-serveren Det må kontrolleres på SMTP-serveren at brukeren som skal sende lønnslipper har tillatelse til å sende det nødvendige antall e-poster i en sending. I Exchange 2007 vedlikeholdes dette her: Sjekkliste Feilsøking Relaying (intern + ekstern adresse) Spamfilter / rules Fra hvor sendes e-posten Feilsituasjon Kontroll Resultat Tiltak Feil navn på SMTPserver i PL? Start et cmd-vindu, og skriv: ping <navn på smtpserver> OK: Reply from nnn.nnn.nnn.nnn Ikke OK: Ping request could not find host <navn på Sjekk at navnet er skrevet korrekt Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 9

9 smtp-server> Får meldingen: Feil ved sending av mail Sjekk feltet Errormessage i tabellen Mailinfo fra Systemrutiner: select status, errormessage, toadress, sentdt, smtpfromadress from Pldatabase.dbo.mailinfo where firmaid = '01' and sentdt = ORDER BY sentkl DESC (bytt til riktig firma og dato) Status=120, ErrorMess=Feil ved sending av mail.mailbox unavailable. The server response was: The account that you tried to reach does not exist. Please try Alle forekomster med status = 0 er ok, de med status = 1 er det noe feil med. Dette skyldes som oftest at mottagende server kontrollerer at mailadressen som sender slippen virkelig eksisterer. Det kan også bety at SMTP-serveren en benytter ikke tillater Relay. Eksempel på resultat av select: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 9