KJØRING AV SKILØYPER I ØVRE EIKER KOMMUNE

Transkript

1 KJØRING AV SKILØYPER I ØVRE EIKER KOMMUNE Info Version 3 Url External tender reference id 2014/8774 Tender type Tender Procurement procedure Open procedure Publish date 10/3/2014 2:30 PM Bid due date 10/10/2014 9:00 AM Document due date 10/10/2014 9:00 AM Change date 10/3/2014 2:29 PM Opening date 10/10/2014 9:00 AM Buyer Company Øvre Eiker kommune Version changes Versjon 3 Tillegg Dersom det er et krav fra tilbyder om en fast pris pr. måned for beredskap skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Ved evaluering vil to (2) måneders eventuell beredskap bli summert til totalprisen for de tilbydere som ønsker godtgjørelse for beredskap. Dersom det vil bli flere måneder med beredskap enn hva som er evaluert i kontraktsperioden vil dette reguleres med antall måneder multiplisert med prisen for beredskap per måned. Description Øvre Eiker kommune ønsker å gjennomføre en konkurranse med det foremålet å inngå avtale med en leverandør med eventuelle underleverandører på levering av løypekjøring i området. Kommunen har ansvar for preparering av ca. 220 km turløyper, 4 lysløyper,4 barnebakker/skileikområder samt preparering av nærløyper ved skoler og barnehager i forbindelse med aktivitetsdag (er). For oversikt over skiløypene se vedlagt kart. Sesongen beregnes fra 1. november til 1. april. Dersom snøforholdene tillater det kan det være aktuelt å utvide sesongen. Kontrakten har en varighet på to (2) år med opsjon for Oppdragsgiver på ytterligere forlengelse i inntill to (2) år fra 1. november til 1. april, med ett år av gangen. CPV codes Code Description Snow-clearing services Sporting services Sports facilities operation services. Documents Name DM 03 Konkurransegrunnlag Forskriftens del II - Åpen anbudskonkurranse ( ) Description Page 1 of 15

2 Announcements Date Name Description 9/30/ :16 AM Svar på spørsmål Spørsmål: Under kvalifikasjonskravet erfaring (som ligger under krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner) ønsker Oppdragsgiver en bemanningsplan med navn og CV på de arbeidere som skal utføre kjøringen. Dette vil vi beskrive i samarbeidsplanen. Er det tilstrekkelig å vedlegge samarbeidsplanen på dette punkt? Svar Dersom samarbeidsplanen beskriver tilbyders erfaring og det ligger ved CV med navn på de arbeidere som skal utføre kjøringen er det nok å vedlegge samarbeidsplanen under kvalifikasjonskravet. Samarbeidsplanen må også lastes opp under minstekrav for å vise at dette kravet er oppfylt. Spørsmål Vi kommer ikke til å bruke underleverandører. Slik jeg forstår det er det ikke behov for forpliktelseserklæring fra arbeidere/ansatte. Stemmer det? Svar Dersom tilbyder støtter seg på underleverandørers tekniske og faglige kapasitet, skal tilbyder vedlegge forpliktelseserklæring for ev. underleverandører som han støtter seg på. Merk dere at tilbyder må ha tilstrekkelig erfaring. Tilbyder må vise til sin bemanningsplan og vedlegge CV på de ansatte i bedriften. Ansatte i bedriften må ha tilstrekkelig erfaring med preparering av skiløyper og kjøring av prepareringsmaskin for å bli kvalifisert. Det er opp til Oppdragsgivers skjønn å vurdere om tilbyder har tilstrekkelig erfaring for dette oppdraget. Page 2 of 15

3 Products Category Description Delivery date Quantity Unit ALTERNATIVE LØYPER VED LITE SNØ ALTERNATIVE LØYPER VED LITE SNØ Løkenveien Kr/ time Rakkestadssetraveien Kr/ time BARNEBAKKER Hobbelstad Kr/ time BARNEBAKKER Myrespiten Kr/ time BARNEBAKKER Ormåsen v/ lysløypa Kr/ time BARNEBAKKER Pilterud Kr/ time LYSLØYPER Bakke Kr/ time LYSLØYPER Darbu Kr/ time LYSLØYPER Eiker kvikk Kr/ time LYSLØYPER Ormåsen Kr/ time OPPDATERING AV LØYPETELEFON SKOLER OG BARNEHAGER Oppdatering Kr/ time Aktivitetsdager Kr/ time TURLØYPER Dunserud-Ormåsen-Hallhytta-Dunserud Kr/ time TURLØYPER Holtefjell Kr/ time TURLØYPER Kølabånn- Hansefoss- Spiten- Stormyr- Kolabånn. (Inkl. skiskytteløype) Kr/ time TURLØYPER Ormåsen-Hoensvanns-hotellet-Kolabånn Kr/ time TURLØYPER Østsida Kr/ time TURLØYPER Spiten-Bakke kirke (også tilførselsløype til Skotselv) Kr/ time TURLØYPER Storåsrunden Kr/ time Demands Assignment criterias: Lowest price Requirements Level Description 1.0 AVVIK/ FORBEHOLD, FEIL, UFULLSTENDIGHETER OG UKLARHETER FRA KRAVSPESIFIKASJONEN Yes Hvis ett eller flere krav ikke er oppfylt, kan leverandøren risikere at tilbudet blir avvist iht Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet pkt. e. (Tilbudet inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget). Information only for supplerende opplysninger for å vise at kravene er oppfylte, kan det legges til et vedlegg på høyst 500 ord. For å vise samarbeidsevne kan det legges ved flere attester/vedlegg og samarbeidsplanen kan innholde opp til 2000 ord. 2.0 LOVER OG FORSKRIFTER SOM TJENESTEN ER UNDERLAGT No Page 3 of 15

4 Det er en forutsetning at tjenestekvaliteten tilfredsstiller kravene i de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, nasjonale retningslinjer, veiledere og rundskriv som gjelder for denne type tjeneste. Leverandøren skal selv skaffe seg oversikt over gjeldende regelverk. Kravene om etterlevelse av regelverket omfatter både kunnskap og praktisk etterlevelse av bestemmelsene. Dette gjelder også for fremtidige lover og forskrifter og endringer i eksisterende lover i avtaleperioden. 3.0 KRAV TIL KVALITET No Leverandør skal tilstrebe til enhver tid å fremvise et best mulig løypeprodukt iht. vær-/snøfohold. Det er leverandørs ansvar å overholde prepareringsfrekvenser og for øvrig følge de krav som er satt opp av Oppdragsgiver. Ved sykdom eller ved ferie hos leverandør skal det settes inn vikar. 4.0 INFORMASJONSPLIKT No Det skal være en jevnlig dialog og rapportering gjennom sesongen mellom oppdragsgiver og leverandør. Leverandør skal straks melde til oppdragsgiver dersom særlige vær-/føreforhold, driftsstans eller manglende bemanning medfører forsinkelser i løypeproduksjonen/ gjør at det ikke er mulig å preparere iht. angitte prepareringskrav. Tilbyder plikter å oppdatere informasjon på løypetelefon jevnlig. Større mengder av søppel i nær løypetrase, skal rapporteres til Oppdragsgiver. Større behov for barmarksvedlikehold skal meldes til Ski- og løypeutvalget. 5.0 KRAV TIL SERVICENIVÅ Yes Preparering av skiløypene skjer etter prioritering gjort av Øvre Eiker kommune. Følgende servicenivå er utarbeidet i samarbeide med Ski- og løypeutvalget Servicenivået fastsettes i forkant av hver sesong i samarbeid med Ski-og løypeutvalget. 5.1 Barnebakker No Page 4 of 15

5 Krav til servicenivå i barnebakker Barnebakker Preparerings- tider Preparering Fresing/ vedlikehold Pilterud Innen: Ti. kl. 18 og Lø. kl ganger pr uke uavhengig av snøfall Ved hver preparering pga kunstsnø Hobbelstad Innen: Ons. kl. 18 og Lø. kl gang pr. uke ved snøfall Myrespiten Innen: Lø. kl gang pr. uke uavhengig av snøfall Ormåsen (v/lysløypa) Alle dager innen kl ganger pr. uke uavhengig av snøfall (samtidig med prep. av lysløypa) Sum timeforbruk Page 5 of 15

6 Page 6 of 15

7 5.2 Turløyper No Page 7 of 15

8 Turløyper Preparerings-tider Preparering v/snømengde Fresing/ Lengde km Dunserud Ormåsen-Hallhytta-Dunserud Innen Lø. kl 10 Hvis snøfall, også innen Sø. kl. 10 Vedlikehold Gjennomsnittlig 1,5 gang pr. uke. 26 Storåsrunden * Kjennerudvannet Hallhytta prepareres av Kongsberg kommune Innen Lø. kl 10 Gjennomsnittlig 1 gang pr. uke. 5 Ormåsen-Hoensvanns-hotellet-Kølabånn Innen Lø. kl 10 Hvis snøfall, også innen Page 8 of 15

9 Sø. kl. 10 Gjennomsnittlig 1,5 gang pr. uke. 17 Skøyterunden (Kølabånn-Hansefoss-Spiten-Stormyr-Kølabånn. Inkl. skiskytterløype) Innen Lø. kl 10 Gjennomsnittlig 2 ganger pr. uke. 15 Spiten-Bakke kirke (også tilførselsløype til Skotselv) Innen Lø. kl 10 Gjennomsnittlig 1 gang pr. uke. 14 Holtefjell Maks 1 gang pr uke Mot helg Maks 1 gang pr. uke. Høyning av standard utover dette skjer eventuelt ved dugnadsinnsats mot helg 50 Østsida Page 9 of 15

10 Innen Lø.kl cm Gjennomsnittlig 1 gang pr. uke. mot helg 35 Sum timeforbruk Page 10 of 15

11 5.3 Lysløyper No Page 11 of 15

12 Krav til servicenivå for lysløyper Lysløyper Preparerings- tider Preparering v/snø-mengde Fresing/ vedlikehold Lengde km Ormåsen Ma-fre før kl 15. Lør-søn før kl 10. Gjennomsnittlig 5 ganger pr. uke. (Ca. 2 ganger pr uke) Ca. 5 Darbu Innen: Ma. kl. 18. Gjennomsnittlig 1 gang pr. uke. Ca. 2 Eiker Kvikk Innen: Lø. kl. 10. Gjennomsnittlig 1 gang pr. uke. Ca. 3 Bakke Innen: Ons. kl. 18. Gjennomsnittlig 2 gang pr. uke. Page 12 of 15

13 Ca. 2,5 Sum timeforbruk Page 13 of 15

14 5.4 Preparering ved skoler og barnehager No Skoler og barnehager i Øvre Eiker kommune kan få preparert området rundt skolen/barnehagen med snøscooter. Oppdragsgiver har tidligere preparert rundt skoler og barnehager ved en aktivitetsdag per sesong for respektive skole/barnehage. Tilbyder må stille med mannskap til preparering på kort varsel ved aktivtetsdagene (5 dager). Ved enkelte skoler og barnehager er det så trangt at det av sikkerhetshensyn og av hensyn til maskinene ikke er mulig å preparere skiløyper. Vei og park gjør vurdering for hver av de aktuelle skolene/barnehagene vedrørende muligheten til preparering. 5.5 Alternative løyper ved lite snø No Dersom det er lite snø og det ikke er aktuelt å preparere turløypene, vil en eller flere av følgende løyper kunne prepareres Rakkestadsetraveien Løkenveien ( Ved denne løypen må leverandør ta kontakt med grunneier for å klargjøre om veien skal brukes til skogsdrift. Skal veien brukes til dette formål må sålen som blir etter løypemaskinene fjernes. Det er leverandørens ansvar å avtale dette med grunneier. Dersom det er et krav fra tilbyder om en fast pris pr. måned for beredskap skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Ved evaluering vil to (2) måneders eventuell beredskap bli summert til totalprisen for de tilbydere som ønsker godtgjørelse for beredskap. 6.0 SAMARBEID No Det stilles krav til leverandørens opptreden. Øvre Eiker kommune er avhengig av et godt forhold til grunneierne og tilbyder forplikter seg til å utføre oppdraget og opptre på en slik måte at det ikke kan komme i konflikt med grunneiernes interesse eller på annet sett skaper konflikt med grunneierne. Når det arrangeres skirenn og turrenn skal løypekjøreren skal være den sentrale personen i samband med avtaler og dialog i løpet at sesongen. Det er forventet at tilbyder bidrar til nødvendig planlegging og utføring av prepareringsarbeidet og samarbeider hensiktsmessig med Oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker en god dialog og et godt samarbeid med tilbyder så vel som med det frivillige miljøet i Øvre Eiker kommune. Gode samarbeidsferdigheter vil derfor være et minimumskrav i denne konkurransen. Tilbyder skal beskrive hvordan han/ hun arbeider for å skape et godt samarbeidsklima med Oppdragsgiver. Tilbyder skal levere dokumentasjon som viser at han/ hun har samarbeidet godt med andre kunder eller med Oppdragsgiver tidligere (høyst 3 år gamle attester) på en god måte. Gode samarbeidsevner skal dokumenteres ved en skriftelig samarbeidsplan som beskriver hvordan tilbyder i avtaleperioden tenker seg samarbeidet med kommunen samt skriftelig/e referanser som omtaler tilbyders samarbeidsevne. Oppdragsgiver vil bruke innkjøpsfaglig skjønn, ut fra dokumentasjon til å vurdere om tilbyder lever opp til Oppdragsgivers minstekrav vedrørende samarbeidsevne. Attester og samarbeidsplan vil ligge til grunn for Oppdragsgivers vurdering hvorvidt minstekravet er oppfylt. Avvik fra dette minstekrav anses som vesentlig av Oppdragsgiver. Tilbydere som ikke kan vise til gode samarbeidsevner vil bli avvist. 7.0 KRAV TIL TJENESTEN No Preparering av skiløypene skjer etter prioritering gjort av Øvre Eiker kommune. Disse fastsettes i forkant av hver sesong i samarbeid med Ski-og løypeutvalget. Estimerte prepareringstider og frekvenser baserer seg på forrige års servicenivå. Preparering av turløyper, lysløyper og barnebakker/ skileikområder skal i hovedsak utføres ved bruk av prepareringsmaskin. I enkelte perioder eller ved spesielle forhold kan det være nødvendig å ta i bruk snøscooter i disse løypene. Ved skoler og barnehager må det meste av prepareringen utføres med snøscooter. 8.0 UTSTYR TIL DISPOSISJON Yes Page 14 of 15

15 Øvre Eiker kommune stiller følgende utstyr til disposisjon for å utføre prepareringsarbeidet. * 2 løypeprepareringsmaskiner (utstyrt med motorsag) * 2 snøscootere med sporsettere * Samt tilhenger til frakt av snøscooter Øvre Eiker kommune ivaretar nødvendig service og vedlikehold av maskinene som blir benyttet. Tilbyder er ansvarlig for at nødvendig service og vedlikehold blir utført på maskinene og må ha en tett dialog med kommunen. 9.0 PRISSKJEMA No Preparering av skiløypene skjer etter prioritering gjort av Øvre Eiker kommune. Disse fastsettes i forkant av hver sesong i samarbeid med Ski-og løypeutvalget. Estimerte prepareringstider og frekvens baserer seg på forrige års servicenivå. Prisene som oppgis skal være inkludert alle eventuelle kostnader og fylles inn under fanen "produkter". Det kan faktureres for kostnader kun til mannskap og eventuell frakt av utstyr. Prisen skal oppgis som NOK per time. Reisetid til oppdragsgivers kontoradresser og reisekostnader, dekkes ikke. Leverandør skal fakturere en gang i måneden. Pris multiplisert med estimert uttak vil legges til grunn ved evalueringen. Estimert uttak er ikke bindende for oppdragsgiver, men kun til bruk i evalueringen. Dersom en økning eller minskning er aktuell vil faktureringsunderlaget og godtgjørelsen bli regulert tilsvarende. Eventuelle tillegg/ reduksjoner/endringer av løypeprepareringsobjekt skal avklares i egen skriftlig tilleggs- og eller endringsavtale. Ved fakturering basert på timespris skal oppdragsgiver faktureres per påbegynte kvarter ELEKTRONISKE BESTILLINGER No Tilbyder må kunne motta bestilling elektronisk via e-post. I forhold til rammeavtalen må tilbyder akseptere at bestillingene går via e-handelsplattformen ehandel.no. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummeret eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Faktura skal videre inneholde, leveringssted, antall oppmøter, samt antall timer per oppmøte. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av e-handelsplattformen eller kravet om merking av faktura. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist ELEKTRONISK FRAKTURA (EHF) No Det kreves at tilbyder sender faktura og kreditnota elektronisk. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For Øvre Eiker kommune er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes. Page 15 of 15