Økonomireglement. Kvalsund kommune. Utkast pr Vedtatt av Kommunestyret xx.xx.2013

Transkript

1 Økonomireglement Kvalsund kommune Utkast pr Vedtatt av kommunestyret , sak 16/13 KVALSUND KOMMUNE Vedtatt av Kommunestyret xx.xx.2013

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING PRINSIPIELLE RETNINGSLINJER VEDRØRENDE ØKONOMISTYRINGEN KOMMUNESTYRETS ANSVAR OG MYNDIGHET I ØKONOMISAKER INNLEDENDE BESTEMMELSER FORMÅL HJEMMEL EVALUERING AV REGLEMENTET KOMMUNENS PLAN OG RAPPORTERINGSSYSTEM ØKONOMIPLAN ÅRSBUDSJETT BUDSJETTANSVAR Budsjettmyndighet ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING ANNEN ØKONOMISK RAPPORTERING SÆRREGLER FOR REGNSKAP REGNSKAPSSKIKK FAKTURA-/BILAGSHÅNDTERING REGNSKAPSAVSLUTNING FOND Avsetning til og bruk av fond AKTIVERING OG AVSKRIVNING INNFORDRING AV KOMMUNALE KRAV FORSINKELSESRENTER OG GEBYR STOPP I TJENESTETILBUDET ETTERGIVELSE OG UTGIFTSFØRING AV KOMMUNALE KRAV KOMMUNALE GARANTIER BILAGSBEHANDLING ANSKAFFELSER/INNGÅENDE FAKTURAER REFUSJONER AVGIFTER SALG LØNN Fast lønn Variabel lønn Generelle bestemmelser... 11

3 1. Innledning Dette økonomireglementet i tillegg til finansreglementet og anskaffelsesreglementet har til hensikt å avklare forhold i forbindelse med alle økonomiske disponeringer i kommunen. Det er lagt vekt på å få frem de formelle regler som skal gjelde for å utøve delegert myndighet, betingelser for disse, samt prinsipielle retningslinjer for økonomiforvaltningen i kommunen. Målsettingen med reglementet er i størst mulig grad å føre beslutningene nærmest mulig produksjonsstedet slik at ressursbruk og saksbehandlingstid reduseres, uten at det kommer i konflikt med de prioriteringer som kommunestyret har vedtatt. Med andre ord legges det opp til at ingen beslutning skal fattes på et høyere nivå enn nødvendig, innenfor de rammer lovverket og kommunestyret trekker opp. Dette for å utnytte delegasjonsbestemmelsene fullt ut. Dette reglementet er utarbeidet for å samle alle bestemmelser som er gitt i medhold av lover, forskrifter eller lokale bestemmelser. Bestemmelsene er enten tatt inn i sin helhet, eller henvist til dem. Dette gjør at økonomireglementet skal kunne brukes som et oppslagsverk. Økonomireglementet er først og fremst tiltenkt internt bruk i kommunen. I tillegg til reglementet må det utarbeides egne rutiner hvor det er nødvendig og/eller hensiktsmessig. Økonomireglementet er delt i 9 hovedkapitler: Kapittel 1 : Kapittel 2 : Kapittel 3 : Kapittel 4 : Kapittel 5 : Kapittel 6 : Kapittel 7 : Innledning. Innledende bestemmelser. Her omtales grunnleggende retningslinjer for økonomistyring i kommunen. Kommunens plan og rapporteringssystem. Her omtales de forskjellige planprosesser og sammenhenger mellom disse. Særregler for regnskap. Inneholder en del momenter i forbindelse med føring av regnskap, som regnskapsskikk, faktura/bilagshåndtering, regnskapsavslutning, fond, aktivering og avskrivninger. Innfordring av kommunale krav. Setter opp retningslinjer for hvordan administrasjonen skal gjennomføre innfordring av kommunale krav, sanksjoner ved ubetalte krav og rammer for utgiftsføringer. Kommunale garantier. Avsnittet omhandler rutiner / regler for kommunale garantier samt fullmakter til formannskapet. Bilagsbehandling. Bilagsbehandling er en viktig del av økonomiforvaltningen. Ønsker å synliggjøre dette ved å ta med momenter omkring bilagsbehandlingen inn i økonomireglementet. Kapittelet vil ikke være uttømmende, på enkelte områder vil det være riktig å komplimentere med egne rutinebeskrivelser. 1.1 Prinsipielle retningslinjer vedrørende økonomistyringen Økonomistyringen skal bygge på prinsippet om desentralisert styring innenfor vedtatte rammer. Rådmannen har ansvaret for å disponere kommunens totale ressurser så effektivt som mulig, så vel økonomisk som faglig. Det skilles mellom driftsbudsjett, der de løpende utgifter og inntekter føres, og investeringsbudsjett, som gjelder anskaffelser av investeringsmessig karakter, byggevirksomhet o.s.v. Det opprinnelige drifts - og investeringsbudsjett skal alltid vedtas i sin helhet av kommunestyret.

4 Kommunens kontoplan skal ivareta flere funksjoner. Den skal, ved siden av å gi administrasjon hensiktsmessig økonomi- og styringsinformasjon, bl.a. ivareta forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. KOSTRA står for KOmmunal STatlig RApportering. Forskriften krever at kommunene bokfører bruk av ressurser på funksjonsområder og arter. Kommunestyret vedtar budsjettet på rammeområder. For å ha best mulig økonomistyring har administrasjonen splittet kommunestyrets budsjettdokument ytterligere ned på mindre ansvarsområder, funksjoner og arter. 1.2 Kommunestyrets ansvar og myndighet i økonomisaker Utarbeidelse av økonomiplan / årsbudsjett Kommunestyret vedtar selv økonomiplan i samsvar kommunelovens 44. Økonomiplanen skal vise brutto utgifter og brutto inntekter på rammer på de forskjellige rammeområder som gjenspeiler den administrative organisering. Kommunestyret selv foretar prioriteringer og vedtar årsbudsjett i samsvar med forskrift om årsbudsjett spesifisert på rammeområder. Kommunestyret fastsetter skattøre, betalingssatser og gebyrer for kommunale tjenester. Økonomiplan forutsettes vedtatt innen utgangen av året før første år i planperioden. Årsbudsjett forutsettes vedtatt innen utgangen av året før budsjettåret. 2. Innledende bestemmelser 2.1 Formål Økonomireglementet skal sikre en etisk og effektiv forvaltning av kommunens verdier i tråd med kommunestyrets planer og målsetninger. Økonomireglementet gir en helhetlig oversikt over lokale bestemmelser for kommunens økonomiforvaltning. Det beskriver plikter og rettigheter som gjelder forbruk, endringer og oppfølging av kommunens budsjett, samt klargjør det ansvar politiske fora og administrasjonen har gjennom delegasjon av myndighet. 2.2 Hjemmel Økonomireglementet er utarbeidet med hjemmel i Lov av 25. september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven): Forskrift av 15. desember 2000 nr om årsbudsjett Forskrift av 15. desember 2000 nr om årsregnskap og årsberetning Forskrift av 15. desember 2000 nr om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Forskrift av 2. februar 2001 nr 144 om kommunale og fylkeskommunale garantier Nevnte lover og forskrifter kommer til anvendelse før dette reglementet. Tidligere vedtatte økonomireglement erstattes av dette. 2.3 Evaluering av reglementet Reglementet evalueres fortløpende og skal vedtas minst en gang i hver kommunestyreperiode.

5 3. Kommunens plan og rapporteringssystem Økonomiplanen skal vise en oversikt over alle kjente inntekter og utgifter i planperioden. Det betyr at alle økonomiske konsekvenser av de planer som er utarbeidet i kommunen må innarbeides i økonomiplanen. Dette for å sørge for at det er økonomisk rom for gjennomføring av aktivitet de forskjellige planene legger opp til. Dersom det i økonomiplanarbeidet viser seg at det ikke er rom for gjennomføring av all aktivitet, må kommunestyret foreta en prioritering. Avdelingsplaner Fig. 1 Kommuneplanens langsiktige del Økonomiplanen Fysiske planer (Arealplanlegging) Årsbudsjett Rapportering og bruk av årsrapporten er viktig i den kontinuerlige planleggingsprosessen Årsrapport Årsregnskap Økonomiplanen vedtas på et overordnet nivå, dvs. brutto inntekter og brutto utgifter på de forskjellige rammeområder som til en hver tid gjelder. Rammeområdene fastsettes av kommunestyret selv. Årsbudsjett er en oppstilling over forventede inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, og utgifter, utbetalinger og avsetninger for kommunen, som ikke inngår i særbudsjett. Når kommunestyret vedtar å overføre midler til/fra særbudsjett, føres overføringen opp som utgift/inntekt i årsbudsjettet. Hvilket nivå årsbudsjettet skal vedtas på er opp til kommunestyret selv å bestemme. Rapportering av økonomidata til offentlige myndigheter skal skje iht. forskriftene om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. Disse forskriftene baserer seg kun på rapportering av arter og funksjoner og ser hele regnskapet under ett. Det finnes arter for alle typer utgifter og inntekter. Utgiftsarter viser hvilke type produksjonsfaktorer som medfører betalingsforpliktelser, samt pengeoverføringer fra kommunen/fylkeskommunen med og uten motytelse. Inntektsarter er godtgjørelser for varer og tjenester og overføringsinntekter, samt pengeoverføringer til kommunen/fylkeskommunen uten motytelse. Funksjoner gir uttrykk for hvilke ressurser i form av grupper av aktiviteter/tjenester kommuner og fylkeskommuner bruker for å ivareta bestemte behov hos innbyggerne. Administrasjonens interne kontoplan er oppbygd på 8 dimensjoner. All tilgang og anvendelse av midler skal bokføres på en slik måte at kommunene til en hver tid kan få ut så hensiktsmessige informasjon som mulig, både til intern og eksternt bruk. Nedenfor ser vi hvordan kontoplanen er oppbygd: Dim 0 Dim 1 Dim 2 Dim 3 Dim 4 Dim 5 Dim 6 Dim 7 Konto / Art Ansvar Tjeneste/ Funksjon Objekt Prosjekt Innlån / Utlån Oppdragsgivernr. Time/ prosjekt Art: 5 siffer 4 siffer 3 siffer 3 siffer 4 siffer Balanse: 8 siff. RRRRXX RRRR RRRX XXX XXXX Forskriftenes krav om oppdeling i art og funksjon er innarbeidet i dimensjon 0 og 2 (art og funksjon). Det føres egne regnskap for drift og investeringer. Første siffer i dimensjon 0 viser hvilket regnskap kontostrengen tilhører. Null som første siffer viser at det er investeringsregnskapet, mens en som første siffer viser at det driftsregnskapet.

6 Når vi rapporterer til politiske organer eller offentlige myndigheter er det kun på de nivåene som er uthevet og understreket ( R ), den øvrige oppsplittingene (x) er først og fremst for internt bruk for å ivareta en god økonomistyring. 3.1 Økonomiplan I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret selv vedta en økonomisk plan som omfatter fire år, og som skal rulleres hvert kalenderår. Økonomiplanens første år tilsvarer kommende kalenderårs budsjett. Økonomiplanen skal gi en realistisk oversikt over kommunens forventede inntekter og utgifter i planperioden. I tillegg skal den inneholde en oversikt over kommunens garantiansvar og gjeldsbyrde med oversikt over renter og avdrag i perioden. Økonomiplanen oppstilles tilsvarende som årsbudsjettet, dvs. på brutto rammeområder slik at det av oppstillingen klart fremgår hvilke områder som prioriteres og rammene for den økonomiske handlefriheten i perioden. Økonomiplanen skal også inneholde en investeringsplan, med økonomiske konsekvenser innarbeidet i en 4-årig driftsoversikt. Økonomiplanen skal vedtas i balanse innen utgangen av året før planens første gjeldende budsjettår. Formannskapet innstiller til kommunestyret. Formannskapet bør så langt råd er legge til rette for en bred politisk medvirkning og prosess. 3.2 Årsbudsjett I henhold til kommunelovens 45 og 46 skal kommunestyret selv vedta en økonomisk plan for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal deles inn i en drifts- og en investeringsdel, og er bestemmende for bruken av midler i løpet av året. Utgangspunktet for årsbudsjettarbeidet er økonomiplanen. Viser det seg at de økonomiske rammene har endret seg betydelig og derfor ikke faller innenfor rammene i økonomiplanen, må også økonomiplanen endres tilsvarende. Kommunestyret vedtar budsjettet på brutto inntekter og brutto utgifter pr. rammeområde. Bevilgning innenfor hvert rammeområde skal føres opp med et beløp og tekst som angir hva bevilgningen gjelder. I beskrivelsen må det komme klart frem hvilken aktivitet som forventes utført, og hvilke virkemidler som skal benyttes. Aktiviteten bør så langt råd er beskrives i målbare tall. Det skal gå klart frem i budsjettdokumentet hvilke kollegiale organ som de forskjellige rammeområdene er underlagt. Selv om budsjettet vedtas på et overordnet nivå skal ressursanvendelse (inntekter og utgifter) regnskapsføres slik at statens krav til rapportering kan oppfylles. Formannskapet utarbeider/innstiller til kommunestyret. Formannskapet bør så langt råd er legge til rette for en bred politisk medvirkning og prosess i sitt arbeid med årsbudsjettet. Årsbudsjettet skal forelegges kommunestyret som innen årets utgang skal vedta et budsjett i balanse for det kommende kalenderår. 3.3 Budsjettansvar Rådmannen har det overordnede budsjettansvar og rapporterer til kommunestyret med forslag til eventuell budsjettendringer. Tilsvarende har rammeområdene budsjettansvar for de økonomiske rammer som er stilt til disposisjon og rapporterer til rådmannen. Det påhviler enhver med et selvstendig budsjettansvar å følge de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og reglement. Rådmannen har disposisjonsfullmakt på alle områder. Denne myndigheten kan videre delegeres Budsjettmyndighet I henhold til kommunelovens 47 er vedtatt årsbudsjett bindende for administrasjonen på det nivå budsjettvedtaket foreligger. Det er kun kommunestyret selv som kan vedta budsjettreguleringer mellom de rammeområder som ligger i budsjettdokumentet og budsjettvedtaket. Dette gjelder ikke når budsjett må justeres som følge av lønnsoppgjør, da gjøres endringene av rådmann. Den administrative reguleringen rapporteres til kommunestyret. Rådmann kan endre det interne budsjettdokumentet innenfor de forskjellige rammeområdene så lenge det ikke kommer i konflikt med de politiske prioriteringer som ligger i budsjettvedtaket. Dette gjelder både funksjoner og arter. Rådmann gis fullmakt til å gjennomføre budsjettendringer på inntekts og utgiftsbudsjettet innenfor en ramme på kr pr. budsjettendring og disse budsjettendringene skal rapporteres til kommunestyret. Budsjettendringer som kommer i konflikt med budsjettvedtaket må vedtas av kommunestyret selv.

7 Vesentlige merinntekter og/eller mindreutgifter kan ikke benyttes til nye permanente tiltak uten politisk behandling. Nye permanente tiltak, som er av et visst økonomisk omfang, skal vedtas av kommunestyret selv. Det påhviler rådmann/utvalgene et særskilt ansvar å utrede faglige og økonomiske konsekvenser av slike tiltak før de iverksettes. Ubrukte fastlønnsmidler og merinntekter på sykelønnsrefusjoner skal i utgangspunktet kun reguleres mot vikarmidler og/eller overtidsmidler. Overskudd av slike midler skal gå tilbake til kommunestyret i løpet av budsjettåret eller bidra til å bedre driftsresultatet. Det må utarbeides egne rutiner for alle typer budsjettreguleringer. Og det påhviler enhver med et selvstendig budsjettansvar å følge disse. Budsjettendringer som berører finansielle transaksjoner skal alltid behandles og vedtas av kommunestyret. Unntaket fra dette er bruk av bundne driftsfond og bundne kapitalfond. 3.4 Årsregnskap og årsberetning I henhold til kommunelovens 48 skal kommunen utarbeide årsregnskap (tallmessig oppstilling) og årsberetning (beskrivende tekstdel) etter hvert budsjettår. Årsregnskapet avlegges av økonomileder i samme form som årsbudsjettet ble vedtatt, og i henhold til enhver tid gjeldende regnskapsforskrifter og god kommunal regnskapskikk. Formannskapet foretar strykninger i samsvar med forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember Prosjektregnskap (investeringer) legges frem sammen med årsregnskapet. Større investeringsprosjekter skal i tillegg avlegge kommunestyret en egen sluttrapport. Før formannskapet innstiller til kommunestyret, skal uttalelse fra kontrollutvalget foreligge. Kommunestyrets behandling av regnskapet gjøres innen utgangen av juni året etter regnskapsåret. I tillegg til årsregnskapet skal rådmann utarbeide en årsberetning, som skal inneholde rapportering på de rammeområder som ligger i budsjettvedtaket. Beretningen skal inneholde en beskrivelse av aktivitet og resultatoppnåelse i løpet av budsjettåret sett opp mot beskrivelsen som ligger i budsjettdokumentet. Videre skal aktivitet innen HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) og sykefraværsoppfølging beskrives. Tiltak for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven samt etikk skal også beskrives. 3.5 Annen økonomisk rapportering Rådmann er ansvarlig for at rapportering (KOSTRA) til offentlige myndigheter skjer iht. forskrift om rapportering. Det gjennomføres minimum to regnskapsrapporter til kommunestyret i løpet av budsjettåret. Utgangspunktet for disse er hvert tertial. Rådmann eller folkevalgte organer er ansvarlig for bestilling av andre rapporter dersom de anser det som hensiktsmessig for å bedre økonomistyringen. Forhold av betydning rapporteres fortløpende til formannskapet ev. til kommunestyret dersom det anses som nødvendig. 4. Særregler for regnskap 4.1 Regnskapsskikk Årsregnskapet skal føres i tråd med til en hver tid gjeldende regnskapsforskrifter og god kommunal regnskapsskikk, både hva angår selve regnskapsføringen og den økonomiske informasjonen årsregnskapet gir. Det vektlegges at årsregnskapet skal gi tilstrekkelig god informasjon om ressursbruken for de ulike aktivitetene / virksomhetene. For å sikre god budsjettkontroll skal posteringer skje fortløpende og uten ugrunnet opphold. Når det gjelder den overordnede kontroll av økonomirutiner, utføres denne av økonomikontoret. Dette gjelder kontroll og avstemming av kasse, postgiro, bank, avgiftssystemer, remittering, balanseregnskap og kommunale avgifter og krav. Kommunen kjøper tjenester fra Hammerfest kommune om skatteregnskap, samt videre innfordring av forskuddstrekk, forskuddsskatt, forhåndsskatt, resterende skatt/restskatt og arbeidsgiveravgift.

8 4.2 Faktura-/Bilagshåndtering Alle fakturaer/bilag skal uten ugrunnet opphold sendes til registrering i regnskapet. Bilagene skal være attestert og anvist av personer med nødvendige fullmakter, videre skal de være iht. bokføringsforskriften kapitel 5. Den som attesterer skal forvisse seg om at den varen/tjenesten som bilaget gjelder er levert/mottatt i henhold til bestilling. 4.3 Regnskapsavslutning Økonomileder har fullmakt til å avslutte regnskapet i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Rådmann foretar ev. prioriteringer av strykninger i tråd med regnskapsforskriftens 9, dersom regnskapet viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd). 4.4 Fond I henhold til regnskapsforskriften opererer kommunen med ulike typer fond. Disse er: Disposisjonsfond: Bundne driftsfond: Denne type fond kan kommunen benytte fritt til enten drifts- eller investeringsformål. Eks: Avsatt regnskapsmessig overskudd. Denne type fond kan kommunen benytte til bestemte driftsformål. Eks: Ikke disponerte øremerkede inntekter og overskudd på tjenestene vann, avløp, renovasjon og feiing, da bruken av disse er regulert i lov og/eller forskrifter. Ubundne investeringsfond: Denne type fond kan kommunen fritt disponere til investeringsformål. Eks: Ikke disponerte midler ved salg av fast eiendom eller anleggsmidler. Bundne investeringsfond: Denne type fond kan kommunen kun benytte til bestemte investeringsformål. Eks: Ikke disponerte øremerkede inntekter til investeringsformål (bygg/anlegg) Avsetning til og bruk av fond Avsetning til og bruk av disposisjonsfond vedtas av kommunestyret selv. Avsetning til og bruk av bundne driftsfond i forbindelse med regnskapsavslutningen ligger til rådmannen. Avsetning til og bruk av ubundne investeringsfond vedtas av kommunestyret selv. Avsetning til og bruk av bundne investeringsfond i forbindelse med regnskapsavslutningen ligger til rådmannen. Omdisponering av midler avsatt til fond vedtas av kommunestyret selv. 4.5 Aktivering og avskrivning Investeringer med økonomisk levetid på minst 3 år og anskaffelseskostnad på minimum kr skal føres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen. Investeringene skal aktiveres til anskaffelseskostnad (dvs. investeringskostnad fratrukket eventuelle tilskudd). Avskrivninger gjøres i henhold til de til en hver tid gjeldende regnskapsforskrifter. 5. Innfordring av kommunale krav Rådmannen er ansvarlig for å iverksette effektive og forsvarlige innfordringstiltak for å sikre og å kreve inn kommunens utestående fordringer. Kommunale gebyrer kan kreves i forskudd. Innfordring skal skje i henhold til god innfordrings- og inkassoskikk og i samsvar med gjeldende lover og regler. Betalingsavtaler kan inngås kun av innfordringsmessige hensyn. Rådmannen har fullmakt til å inngå avtaler om forlenget betalingsfrist for ett hvert krav kommunen måtte ha overfor privatpersoner eller andre. Fullmakten gjelder uansett beløpsstørrelse. Avtalene skal normalt ikke strekke seg ut over 1 år. For restanser over kr skal det stilles krav om sikkerhet før avtale inngås. Ved betalingsutsettelse skal det beregnes renter jf. pkt. 5.1 og eventuelt et administrasjonsgebyr til dekning av saksbehandlingskostnader. Fullmakten omfatter også aksept og avslag på avtaler som faller inn under lov om frivillig og tvungen gjeldsordning for privatpersoner (gjeldsordningsloven) og lov om gjeldsforhandling og konkurs (konkursloven).

9 Rådmannen har myndighet til å utpeke prosessfullmektig for kommunen i saker om formuesrettslige krav i forliksrådet. Rådmannen har myndighet til å frafalle pant for lån i mindre parseller samt frafalle prioritet når dette ikke medfører tapsrisiko for kommunen. Rådmannen har myndighet til å begjære tvangsfravikelse fra kommunale boliger og bygg som følge av kontraktsbrudd fra leietaker. Rådmannen har myndighet til å begjære tvangssalg eller konkurs som et ledd i tvangsinnfordring for å ivareta kommunens interesser. 5.1 Forsinkelsesrenter og gebyr Betales et krav etter forfall skal det beregnes forsinkelsesrenter fra forfallsdato og fram til betaling finner sted. Kommunen skal følge de til enhver tid gjeldende maksimalsatser for beregning av forsinkelsesrenter iht. lov om renter ved forsinket betaling og aktuelle særlover. Ved purringer og andre innfordringstiltak skal det kreves gebyr til dekning av innfordringskostnader i samsvar med de til enhver tid gjeldende maksimalsatser i lov om inkassovirksomhet og annen inndriving av pengekrav med tilhørende forskrifter. Påløpte forsinkelsesrenter under kroner 20 innfordres ikke. Påløpte forsinkelsesrenter under kroner 100 innfordres ikke alene. 5.2 Stopp i tjenestetilbudet Rådmannen har ansvar for å påse at det iverksettes nødvendige tiltak slik at tjenestetilbudet stanses for kunder som står til rest med restanser for 2 terminer eller 60 dager. Dette kan være oppsigelse av plass i barnehage/sfo, utkastelse (fravikelse) fra kommunal bolig og stenging av vann/avløp. Nye tjenester/tilbud gis ikke før alle restanser er gjort opp. 5.3 Ettergivelse og utgiftsføring av kommunale krav Søknader om ettergivelse av kommunale krav skal behandles ut fra innfordringsmessige hensyn. Rådmannen har fullmakt til å ettergi fordringer (hovedstol) under kr Rådmannen har myndighet til å ettergi forsinkelsesrenter og gebyrer under kr Fordringer hvor det rettslige grunnlag for fortsatt innfordring er bortfalt avskrives som tap av rådmannen uansett beløp. Saker over de angitte grensebeløp behandles og avgjøres av formannskapet. Oversikt over foretatte ettergivelser/utgifts- og tapsføringer legges fram for formannskapet 1 gang pr. år. Som utgangspunkt bokføres tapene på det rammeområde hvor inntekten tidligere er ført til inntekt eller har oppstått. Ved avskrivning av krav som påvirker avgiftsbehandlingen henvises til avgiftsregelverket. 6. Kommunale garantier Kommunens adgang til å stille garantier reguleres i kommunelovens 51 og forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier. Reglene omfatter garantier generelt. Garantier kan ikke stilles for økonomiske forpliktelser som knytter seg til utøvelse av næringsvirksomhet.

10 Garantier kan gis som tredjemannsgaranti (kausjon) eller som selvstendig garanti, dvs. garantien er ikke knyttet til en annen fordring, men for eksempel til å dekke et ev. underskudd ved et idretts- eller kulturarrangement. Kommunen kan bare forplikte seg ved simpel kausjon. Vedtak om garantistillelse skal angi garantiens varighet og den øvre grense for garantiansvaret. Kommunestyret selv fatter vedtak om kommunale garantier. 7. Bilagsbehandling 7.1 Anskaffelser/inngående fakturaer Før anskaffelsen skal det vurderes om anskaffelsen er nødvendig, og om det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen inkl. mva. Det skal ikke forekomme privat kjøp på fakturaer til kommunen. Kommunens innkjøpsavtaler skal kun benyttes til kommunale anskaffelser. Fakturaer skal påføres attestasjon og anvisning, slik at pris og kvantum er kontrollert i henhold til bestilling. Fakturaer skal også sjekkes i henhold til bokføringsforskriften kapitel 5. Et salgsdokument skal være nummerert, datert og angi: Navn og adresse til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten. Organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3.juni 1994 nr. 15. Organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA. En klar beskrivelse av varen eller tjenesten. Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet. I vederlaget for varen eller tjenesten skal beløpet komme frem med og uten avgiftsbeløp og selve avgiftsbeløpet. Stedet der varen er levert eller tjenesten ytet. Dersom dette ikke er tilfredsstilt skal salgsdokumentet returneres til leverandøren av varen og/eller tjenesten med melding om mangler ved salgsdokumentet. Denne kontrollen utføres av de som har attestasjonsmyndighet og/eller anvisningsmyndighet. Ved bestilling av varer/tjenester skal leverandører gis beskjed om hvem i Kvalsund kommune fakturaen skal merkes med (resursnummer/bestillernummer). Det skal være 1 faktura pr. måned pr. bestillernummer. Fakturaadresse for alle innkommende fakturaer er Kvalsund kommune, Rådhusveien 18, 9620 Kvalsund. Det skal så langt råd er føres kontroll over inventar, utstyr og materiell. 7.2 Refusjoner Med refusjoner menes all betaling til kommunen for utførte tjenester innenfor KOSTRA-artsgruppene eksklusive art 710 refundert sykelønn som behandles i 7.5. Følgende rutiner skal gjelde: Refusjonskravet skal merkes med ansvar, tjeneste inntektspost og anvises. Kravet sendes så langt råd er via kommunens faktureringssystem. Som betalingsmottaker skal alltid oppgis; Kvalsund kommune, økonomikontoret. Refusjonskravet skal være påført kommunens bankkontonummer. Dersom mottatt refusjonsbeløp er mindre enn utsendt refusjonskrav, skal økonomikontoret sende anvisningsblankett til sektoren/avdelingen for korreksjon av differanse.

11 7.3 Avgifter Ved all utsendelse av kommunale avgifter skal kommunal fakturering benyttes. 7.4 Salg Med salg menes alt salg av varer og tjenester som ikke dekkes av kommunens ordinære avgiftssystemer innenfor KOSTRA-artsgruppe Følgende rutine skal gjelde: Ved salg skal det fylles ut nummerert ordreseddel (fakturagrunnlag). Systemet for tilfeldig fakturering skal nyttes. 7.5 Lønn Med lønn menes all lønnsutbetalinger innenfor KOSTRA-artsgruppe , samt refundert sykelønn under KOSTRA-art Fast lønn Lønnsbilag skal være fullstendig utfylt. For midlertidig ansatte skal også sluttdato registreres ved innregistrering. Melding om fratredelsesdato sendes snarest mulig til lønningskontoret når en arbeidstaker skal slutte. For oppfølging av forsikring ved dødsfall eller ulykke skal melding sendes økonomiavdelingen Variabel lønn Timelister kontrolleres og godkjennes før innsending til lønningskontoret, med påført attestasjon og anvisning. Ved vikariat skal det opplyses hvem det vikarieres for (med stillingskode). Ved engasjement skal grunnlaget legges ved lønnsanvisning Generelle bestemmelser Siste frist for innlevering av lønnsbilag er den 5.i måneden før utbetaling dersom spesiell melding ikke er gitt. Det skal foretas kontroll av lønningslister. Lønningskontoret er ansvarlig for månedlig utsending av refusjonskrav til NAV vedrørende sykelønn. Økonomiavdelingen registrerer innbetalinger fra trygdekontoret og registrerer i fraværssystemet at refusjon er mottatt for aktuelle perioder. Ved permisjoner uten lønn er nærmeste overordnede ansvarlig for å sende melding om dette til lønningskontoret slik at lønningskontoret foretar korrekt trekk i lønn. Blir det benyttet feil kontonummer, skal den som oppdager feilen gi umiddelbart tilbakemelding til lønningskontoret eller anvisende myndighet om dette.