PROTOKOLL FRA STYREMØTET I HELSE VEST RHF

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTET I HELSE VEST RHF Tid: Fredag 25. januar 2002, kl Sted: Helse Vest RHF, Luramyrveien 71, 4313 Sandnes Til behandlig forelå: Saksliste: Sak 001/02 B Protokoll fra styremøtet Sak 002/02 B Fremtidig anskaffelsesordning for norske helseforetak. Sak 03A/02 B Profilprogram for Helse Vest bruk av logo. 03B/02B Namn på driftseiningar. Sak 004/02 B Rapporteringsstruktur for foretaksgruppen. Sak 005/02 B Styringsdokument for Helse Vest RHF og styringsdokumenter for HF-ene. Sak 006/02 O Investeringer og styring av byggeprosjekter i 2002 samt budsjettskriv til HF. Sak 007/02 O Status ansettelser Helse Vest. Sak 008/02 O Budsjett 2002 for administrasjonen i Helse Vest RHF. Sak 009/02 O Administrerende direktør sin redegjørelse. Sak 010/02 O Skriv og meldinger. Sak 011/02 Eventuelt. Deltakere fra styret: Forfall: Fra administrasjonen: Anne Kverneland Bogsnes, leder Arne Norheim, nestleder Steinar Andersen Anni Felde Jon Lekven Øyvind Wathne Inger Skjæveland Aslaug Husa Gerd Kjellaug Berge Administrerende direktør Herlof Nilssen Fagdirektør Helge E. Bryne Informasjonsdirektør Bjørg Sandal Styresekretær Kari Eik Side 1 av 8

2 Møtet ble innledet med 1 times idédugnad som avtalt i styremøtet Arne Norheim innledet idédugnaden ved å fokusere på: a) pasienten i fokus b) mulighetene for å effektivisere og rasjonalisere c) forventinger/utfordringer d) mulige tiltak på kort sikt. Diskusjonen i styret sammenfattes i seks fokusområder: 1. Administrativt personell - Status etter sammenlignet med tidligere. - Gjennomgang av administrative tjenester på HF-nivå. 2. Ventelister. 3. Brukerundersøkelser. 4. Pasientansvarlig lege. 5. Bedre utnyttelse av personell/skiftordning. 6. Forholdet mellom offentlig tjeneste og privatpraktiserende praksis. Konklusjon. Administrasjonen bearbeider ideene og legger frem forslag til tiltak på førstkommende styremøte. Sak 01/02B Protokoll fra styremøtet Styret godkjente protokollen. Sak 02/02B Fremtidig anskaffelsesordning for norske helseforetak. Helseministeren besluttet sommeren 2001 at det i forbindelse med gjennomføring av sykehusreformen skal opprettes en samordningsenhet for anskaffelse av varer og tjenester til sykehussektoren. Operativ base for samordningen ble besluttet lagt til Vadsø. Ansvar for å gjennomføre og operasjonalisere beslutningen ble lagt til Helse Nord. Kommentar Helse Vest RHF har som ledd i forberedelsen av styrets høringsuttalelse forelagt rapporten til samtlige 5 helseforetak i regionen. Side 2 av 8

3 Høringsuttalelsene fra helseforetakene i Helse Vest er entydig relativt kritiske til etablering av felles innkjøpsenhet på nasjonalt nivå. Samtidig erkjennes det fra de samme at innsparingspotensialet på innkjøp er stort. Styret finner primært at forslaget om sentral innkjøpsenhet i Vadsø ikke på nåværende tidspunkt er modent for iverksettelse. Det bør først avklares mellom de regionale RHF ene hvilke funksjoner som hensiktsmessig bør tilligge dette nivået før man event. etablerer en nasjonal enhet for samording av innkjøpsfunksjoner. Sak 3A/02 B Profilprogram for Helse Vest bruk av logo. Behovet for en felles og enhetlig profil ligger til grunn for at Sosial- og Helsedepartementet utarbeidet en profilhåndbok. Kommentar Alle helseforetak og tilhørende driftsenheter i Helse Vest er medlem av den samme familien. Dette er utgangspunktet for arbeidet med å bygge opp en felles profil som til sammen er det totale inntrykket brukerne og innbyggerne møter. Profilhåndboken må derfor brukes i alt profilarbeid for å sikre en enhetlig profil både innad i hver helseregion og på tvers av regionene. 1. Profilprogrammet ligger til grunn for all profilering, på alle nivå i helseregionen. 2. Helse Vest sin logo skal brukes i alle annonser, trykksaker, publikasjoner, nettsteder osv. for å innarbeide logoen og skape en gjenkjennende effekt. 3. Dersom sykehusene har egen logo kan disse fremdeles brukes i kombinasjon med den regionale logoen slik det fremgår av profilprogrammet. 4. De enhetene (sykehus/institusjoner) som ikke har egen logo, bruker Helse Vest-logoen som sin logo. I disse tilfellene vil institusjonsnavnet tydelig vise hvem som er avsender, jfr. profilprogrammet. 5. Helseforetakene skal ikke utarbeide egne logoer, men bruke Helse Vest sin logo. 6. Utskifting av skilt etc. må gjøres innen en rimelig tidsramme, likevel slik at endringene er kostnadsmessig forsvarlige. 7. Kostnader knyttet til profilendringer blir dekket av det enkelte foretaket. Side 3 av 8

4 Sak 03B/02 B Navn på driftsenheter I forbindelse med den nye sykehusreformen bør en unngå benevninger som sentralsykehus og fylkessykehus og heller reflektere det nye helsekartet. Den beste løsningen vil være at de nåværende navn videreføres innenfor de valgte retningslinjene også med tanke på kostnader og gjenkjenningseffekt. Kommentar Dersom en vurderer navneskifte, er det viktig å sette brukernes behov i sentrum. Navnet på derfor være tydelig, kort og enkelt slik at det ikke oppstår forvirring hos brukerne. 1. Styret i Helse Vest tilrår at nåværende navn på driftsenheter blir videreført så langt råd er. 2. Ved skifte av navn på driftsenheter skal en ta utgangspunkt i det geografiske området/stedet hvor enheten er lokalisert. Dersom et geografisk navn kan føre til at brukerne blir villedet, skal en velge navn i tråd med lokalhistoriske hendinger og navneskikk. 3. Ordet sjukehus/sykehus skal benyttes fremfor hospital eller klinikk. 4. Styret i det enkelte helseforetaket gjør endelig vedtak om navn på sine respektive driftsenheter. Sak 04/02 B Rapporteringsstruktur for foretaksgruppen. Det haster med å få avklart en felles struktur for rapportering i foretaksgruppen. Det er etablert et samarbeid mellom de regionale helseforetakene med sikte på å komme frem til en felles nasjonal mal. I denne saken fremlegges forslag til rapporteringsopplegg. Vår revisor har deltatt aktivt i arbeidet. Kommentarer Utkastet vil danne grunnlag for helseforetakenes månedlige rapport samt kvartals- og årsrapportering til Helse Vest. 1. Styret slutter seg til prinsippene i det fremlagte forslag til rapporteringsstruktur. 2. Administrerende direktør innarbeider kommentarene fra styret og ivaretar nødvendige endringer og tilpasninger etter dialog med helseforetakene. Side 4 av 8

5 Sak 05/02 B Styringsdokument for Helse Vest RHF og styringsdokumenter for HF- ene. Helse Vest RHF har mottatt styringsdokument fra Helsedepartementet. Styringsdokumentet til Helse Vest RHF følges nå opp med tilsvarende styringsdokument for det enkelte helseforetak. Kommentarer Styringsdokumentet gir klare overordnede føringer for utøvelse av ansvar for spesialhelsetjenesten i Helse Vest RHF. Dokumentet er preget av mange målformuleringer og kompliserte prosedyrer. I kommende år er det ønskelig å fokusere tydeligere på overordnede mål og gi en beskrivelse av rammer og handlingsrom for organisering og utøvelse av tjenestene. 1. Styringsdokument for Helse Vest RHF 2002 tas til etterretning. 2. Styrets kommentarer innarbeides i de endelige styringsdokumentene til helseforetakene. De endelige styringsdokumentene fremlegges for vedtak i foretaksmøte i HF-ene. 3. Basert på føringene i styringsdokumentet fra Eieravdelingen, må styret i Helse Vest RHF be styrene i HF-ene ha sterkt fokus på synergier som følge av reformen, samt vurdere mulige kostnadsreduksjoner, effektiviserings- og produktivitetsfremmende tiltak. 4. Det skal settes av minimum 2 % av totalbudsjettet som reserve på hvert enkelt HF. Styret i Helse Vest RHF vil legge opp til en revidert budsjettbehandling i juni/august basert på vedtatt revidert Nasjonalbudsjett og beslutninger i Eieravdelingen. I denne sammenheng vil styret i Helse Vest RHF ta stilling til om avsatte reserver skal trekkes inn sentralt til Helse Vest RHF. Sak 06/02 O Investeringer og styring av byggeprosjekter i 2002 samt budsjettskriv til HF. Det vises her til styresak 74/01 B Investeringer i 2002 innen gitt ramme til kontanttilskudd. På bakgrunn av mer oppdatert informasjon om prosjekter og nasjonalt utstyrsplan har det vært nødvendig å foreta en viss korrigering av den fordeling som lå i styresaken. Det fremlegges her informasjon om de korrigeringer som er foretatt, samt at brev til foretakene om fordeling og styring av investeringsprosjekter vedlegges. Side 5 av 8

6 Budsjettskriv til foretakene vedlegges også, samt at det henvises til egen sak om styringsdokument. Det gjøres oppmerksom på at det fortsatt vil være stor usikkerhet knyttet til investeringsprosjekter bl.a. på grunn av overheng fra fylkeskommunene. Saken tas til orientering. Sak 07/02 O Status ansettelser Helse Vest Administrerende direktør orienterte. Orienteringen tas til etterretning. Sak 08/02 O Budsjett 2002 for administrasjonen i Helse Vest RHF. Adm.direktør presenterte budsjettet for administrasjonen i Helse Vest RHF. Økonomisk rapport for Helse Vest RHF vil bli gitt på alle styremøter. Saken tas til orientering. Sak 09/02 O Administrerende direktør sin redegjørelse. Administrerende direktør redegjorde for følgende saker. 1.Ansettelser Helse Vest RHF. 2.Status, ansettelser i helseforetakene. 3.Orientering om prosesser som er i gang. 4.Arbeidsmiljø og trivsel. Styret ønsker oppdatert organisasjonskart med navn tilsendt sammen med fremtidige styredokument. Saken tas til orientering. Sak 10/02 O Skriv og meldinger. 1. Hordaland Fylkeskommune. Brev datert ang. krav om fullt offentleg innsyn i styringa av helseføretaka Fråsegn. 2. PriceWaterHouseCoopers. Memo datert ad vedtakelse av styreinstruks for styret i Helse Vests datterselskaper (HF). Side 6 av 8

7 3. PriceWaterHouseCoopers. Memo datert ad daglig leders styreverv i Helse Vests helseforetak og bruk av vararepresentanter i denne forbindelse. 4. Troms Fylkeskommune. Brev datert ang. oppnevning av representanter til referansegruppe for nasjonalt senter for telemedisin. Sakene tas til etterretning. Sak 11/02 O Eventuelt 1. Orientering om sykepleierstreiken. Saken tas til etterretning. 2. Utsending av styredokument pr. post eller mail? Styredokumentene skal sendes ut pr. post og e-post. 3. Bruk av målform i Helse Vest. Styret sluttet seg til at ikke alle dokumenter som blir sendt ut fra Helse Vest RHF skal foreligge på begge målføre. Administrasjonen skal så langt råd er bruke begge målføre i saksdokumenter, publikasjoner, annonser m.v., slik at begge målføre minimum blir nyttet i 25 % av de aktuelle dokumentene. Administrasjonen vurderer fortløpende hvordan dette kan gjennomføres. 4. Offentliggjøring av styredokument og protokoll. Styret la følgende til grunn for offentliggjøring av styredokumenter og protokoller: Dagsorden godkjennes av styreleder. Dagsorden skal være styremedlemmene i hende senest 5 virkedager før styremøtet. Dagsorden legges på nettet senest 5 virkedager før styremøtet. Styresaker skal være styremedlemmer i hende senest 5 virkedager før styremøtet. Styresaker gjøres tilgjengelige på nettet samme dag som styremøtet avvikles. Gjelder ikke saker som er unntatt offentlighet. Side 7 av 8

8 Pressemeldinger sendes ut / legges på nettet umiddelbart etter styremøtet. Protokoll utarbeides av administrasjonssekretær senest 4 virkedager etter styremøtet. Styreleder godkjenner protokoll senest 8 virkedager etter styremøtet. Styreprotokoll legges på nettet senest 8 virkedager etter styremøtet. 5. Navn på Helse Fonna HF. Søknad fra Helse Fonna HF om å få endret navnet fra Helse Fonna HF til Helse Haugesund HF ble ikke etterkommet. Ref. Forus, 25. januar 2002 Anne Kverneland Bogsnes Arne Norheim Anni Felde Styreleder Nestleder Steinar Andersen Jon Lekven Gerd Kjellaug Berge Øyvind Wathne Inger Skjæveland Aslaug Husa Side 8 av 8