Larvik og Sandefjord Rytterklubb

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2015 Larvik og Sandefjord Rytterklubb Styret har bestått av: Leder: Tor Børre Arctander Nestleder: Linda Paulsen (frem til 26/1-16) Sekretær: Trude Berget Kasserer: Benedicte Lysnes Styremedlem 1: Silje Renate Ruud (erstattet av vara Pia Virik Moldestad, 19/1-16) Styremedlem 2: Monica Veseth Styremedlem 3/Ungd.repr.: Helene Hamre Varamedlem 1: Varamedlem 2: Varamedlem 3: Rytterrepresentanter: Jan Roar Olafsen Anne Kari Reichborn-Kjennerud Pia Virik Moldestad (frem til 19/1-16. Ble da styremedlem) Ponni: Anne Kari Reichborn-Kjennerud Hest: Jeanett Agersborg Iversen Dressur: Randi Lie Jenssen Styret som satt i 2014 hadde ansvaret frem til Årsmøtet 2015, som ble avholdt 9/ Andre funksjoner utnevnt av Styret 2014: Politiattestansvarlig: Tor Børre Arctander Rytterlisensansvarlig: Tor Børre Arctander Medlemsregisteransvarlig: Tor Børre Arctander Grønt-kort ansvarlig: Anne Kari Reichborn-Kjennerud WEB og FB ansvarlig: Anne Kari Reichborn-Kjennerud Kiosk ansvarlig: Mona Halvorsen Presse/Info-ansvarlig: NN (Styret har ikke lykkes med å finne villige) Sponsor-ansvarlig: Mona Halvorsen og Pia Virik Moldestad Scrapbook-ansvarlig: Pia Virik Moldestad LSRKs Årsberetning 2015 Side 1 av 6

2 Styremøter: Det er blitt avholdt 13 styremøter i perioden 10/ til 13/ Saker som har vært oppe i Styret har vært gjennomføring av dressur- og sprangstevner 2015, dugnad og utbedringer av anlegget i Bugården, LSRKs uttak til AEG-2016, forberedelse til årsmøtet 2016, samt andre naturlige oppgaver for Styret og driften av rytterklubben. Viktige oppgaver, vedtak, tiltak og anskaffelser gjort i 2014: Oppgaver, vedtak og tiltak: - Funksjonsbeskrivelse av oppgaver og ansvar blant styremedlemmene er langt på vei beskrevet. Styret 2016 må ta dette videre, og fordele funksjoner og oppgaver slik de finner det best. - Stor opprydning er blitt gjort i medlemsregisteret og i abonnementslistene for Hestesport. Mange innaktive medlemmer er blitt slettet, og klubben har spart mye penger ifm betaling av ekstra Hestesport-abonnementer og kontingent videre til rytterregionen TVRR. - Styret sliter fortsatt med å få alle medlemmene til å betale sin medlemskontingent, selv etter gjentatte purringer. De som ikke hadde betalt medlemskontingent for 2015 etter ca 6-7 purringer i løpet av hele året, ble slettet. Hovedutsendelse av medlemskontingent 2016 ble gjort 3/ med forfall 17/ Etter purring er nå statusen pr 6. mars 2016 at 173 har betalt og 54 ikke har betalt. - Vår hjemmeside-løsning gjennom Klubben-Online ble avviklet juli Ny avtale om domene, WEB-hotell og e-post-server er gjort med Active24 (som nå heter Loopia). Våren 2015, ble 3 forskjellige hjemmesideløsninger vurdert på pris og funksjonalitet. Beslutningen falt på «Idretten Online» levert av Bock AS som hadde integrering med MinIdrett, Facebook og instagram. Mye arbeid ble gjort for å «bygge» opp strukturen og sidene. Takk til Martine Arctander som la ned mange timer i dette arbeidet. Fra 1. juli var den nye hjemmesiden «live» på internett, hvor også medlemmene kan logge seg inn med sitt MinIdrett-passord og skrive inn artikler og legge inn bilder. Dette har for øvrig ikke blitt særlig benyttet av våre medlemmer. - Dugnadsinnsats: Flere innretninger og løsninger er foreslått og diskutert, da Styret sliter med å få tilstrekkelig hjelp ved dugnader og stevnearrangementer. Heller ikke Styret 2015 har kommet til en endelig løsning. Norges Idrettsforening setter også regler og normer for dugnad, med den tanke at alt skal være frivillig og motivertbasert. Styret 2016 anbefales likevel å tenke ut gode løsninger for lettere å få medlemmer til å gjøre en innsats. - I 2014 ble det gjort et vedtak om at klubben vil dekke kjøregodtgjørelse på enveisdistanse over 30 km, basert på statens gjeldende satser, ifm at styremedlemmer representerer klubben utad ved klubbledersamlinger, regionsting, årskonferanser og rytterting. Det bør presiseres at dette ikke er noen rett eller «blanko fullmakt», men skal godkjennes i forkant av styret. Dekning av reiseutgifter, hvor dette ikke vesentlig forlenger reisetiden og skaper mange unaturlige bytter av transportmidler, bør dekkes inn ved utbetaling av gjeldende standard pris med offentlig kommunikasjon, som tog og/eller buss. Lokal pris for buss utbetales, selv om det ikke finnes noe offentlig transportmiddel på strekningen (som om det skulle gått buss/tog). Kvittering for billetter vil ikke være påkrevd. Vedkommende kan derfor heller velge å kjøre egen bil, men får da bare dekt inn gjeldende billettpris til offentlig transportmiddel. Dette iht til statens pendler-ordning. LSRKs Årsberetning 2015 Side 2 av 6

3 Andre enn bare styremedlemmer, vil kunne søke styret om dekning av kursavgifter og reiseutgifter ifm teknisk kurs etc. Dette vil bli behandlet av styret, men må ikke oppfattes som en rett fra medlemmene. - LSRKs statutter for uttak til AEG ble utarbeidet skriftlig og publisert i 2013/2014. Behovet for å endre disse i 2015, basert på erfaringer fra 2014 var ikke tilstede. Kun mindre justeringer ble gjort ifm retting av årstall, datoer etc. - LSRK Styret 2015 innfridde ambisjonene fra 2014 om å tilby "live"-resultatservice på HorsePro under sine stevner i Vi trenger likevel flere medlemmer som kan lære seg bruken av dette, samt sørge for kontinuitet av denne kunnskapen. Anskaffelser: - Anskaffelse av to stk bærbare PC er med MS Office pakke, PC-sekk og mus. - Anskaffelse av to stk bærbare harddisker, samt to stk USB-3.0 minnepinner. - Anskaffelse av ny hjemmeside-løsning «Idretten Online». - Anskaffelse av nytt regnskapsprogram «Visma eaccounting» som er en web-basert løsning. Mamut Business One lisensen vår ble avsluttet, da den var dyr og tung i bruk. - Anskaffelse av ny blekkskriver etter at den gamle laserskriveren gikk i stykker under et stevne. - Anskaffelse av Pop-up telt (party telt) på 4m x 8m ifm stevner og eventuelt utleie til klubbens medlemmer. - Anskaffelse av mobilt bredbåndsrouter fra Netcom for tilgang til internett under stevner og styremøter. - En del annet utstyr er anskaffet ifm Hestens Dag og sprangstevner (2 stk ekstra PRhåndradioer (Walkie-Talkie), trillebår, koster, møkkagreip, etc). Anlegget i Bugården: Erfaring over tid, viser at gressbanen må vedlikeholdes annen hvert år. I 2013 ble gressbanen vedlikeholdt av Eura Grønt (påkjørt 50 tonn sand, samt at det ble gjødslet og ettersådd for kr ,-). Våren 2015 ble tilsvarende vedlikehold gjort av Håkonsen & Sukke, da Eura Grønt var gått konkurs. Vedlikeholdet ble noe mer omfattende enn i 2013 med lufting, dressing av 65 tonn sand, samt resåing og gjødsling til kr ,-. For å opprettholde kvaliteten på banen, burde den også vært valset etter hver stevnedag. En valse, enten selvgående eller at den trekkes av ATV/traktor, står derfor høyt på ønskelisten til klubben. Avridningsbanen, tiltross for at den også ble oppgradert i 2013 med påfyll av masse, oppretting, samt utgraving av jord langs med gjerdene, må denne ytterligere dreneres, da det samler seg vann, hovedsakelig i nord-delen hvor det er mye jord under sanden. Vi får også tilbakemeldinger om at avridningsbanen bør forlenges. Det er fysisk mulig å utvide med ca 5-6 meter i lengderetning i nord-delen. Kommunen gav muntlig tillatelse til dette, samt drenering til grøft, etter en befaring vi hadde med dem våren Dette og drenering til grøft ved gangsti må avklares med kommunen. Styret 2015 greide ikke å finne tid til prosjektering, samt løsninger til hvordan vi skulle greie dette innenfor driftsbudsjettet. Planen var å få medlemmer, foreldre eller kontakter til å stille med maskiner og innsats, til en billig penge. LSRKs Årsberetning 2015 Side 3 av 6

4 Gjennom ekstraordinær tildeling (i form av prosjektering og utført arbeid) fra Sandefjord kommune via Sandefjord Idrettsråd, fikk klubben i 2015 endelig tilsagn etter å ha stått på venteliste i flere år. Det var søkt om innlegging av vann til klubbhytta, samt avløp av gråvann. Videre skulle innkjøring og parkering for hestetransport utbedres. Mye av dette ble utført i 2015, i tillegg til nedgraving av vannledninger til avridningsbanen for å gi mulighet til vanning av grusbanen, men noe arbeid gjenstår. Dette vil trolig bli avsluttet våren Noen kostnader må nok klubben ta ifm innkjøp av vanningsspredere, samt annet mindre arbeid. Styret 2016 bør ta kontakt med kommunen for å verifisere utført arbeid og hva som gjenstår. Det ble i 2015 arrangert 4 helgestevner og en sprangtrening i Bugården, uten at dette skapte betydelig slitasje på gressbanen. Deler av dugnadsdagen i Bugården, 18. mai 2015, ble bl.a. brukt på utskifting og maling av gjerder, takket være flott innsats fra dugnadsgeneral Jan Roar Olafsen. Kjøkkenskapene i klubbhytta er blitt byttet ut. Det er lagt inn ekstra lufting med vifte på kjøkkenet pga varmen fra kjøleskapene. Videre jobbes det med å legge opp flere strømuttak og kablet nettverk for PC er og skrivere spesielt opp til loftet (dommertårnet) ifm live resultatservice på HorsePro. Sponsorer Klubben har en avtale med ViaNor - Dekkforhandler og bilverksted (ved Henning Skoli). De har fått benytte et spranghinder med sine reklameskilt, samt link til deres internettside på klubbens hjemmeside. Klubbens medlemmer får 10%+ på dekkhandel og tjenester hos ViaNor, samtidig som ytterligere 5% går til klubben. Dette samarbeidet bør videreføres med skriftlig kontrakt og ytterligere informasjon ut til medlemmene. Medlemsmøter/Klubbkvelder: Det er blitt avholdt 2 klubbkvelder i Ingen egne ungdomstreff er avholdt. - 9/3-2015: Klubbkveld etter Årsmøtet Tema: Åpen diskusjon med forslag til aktivitet. - 16/3-2015: Klubbkveld på Peppes Pizza med gratis pizza: Tema: Deltakelse på lagkonkurranser. Stor oppslutning med ca 84 medlemmer tilstedte, hvor Benedikte Endresen og Jeanett Agersborg Iversen, blant flere, fortalte litt om sine erfaringer og motivasjoner for å stille på lag. - 17/5-2015: LSRK går i 17. mai borgertoget i Sandefjord med ny fane. Representasjon i møter og ting i kommune, krets, region og nasjonalt: Tor Børre Arctander og Silje Renate Ruud representerte LSRK på klubbledermøte og Rytterregionsting i Skien 7. februar Linda og Trond Paulsen representerte LSRK på Ryttertinget i Lillestrøm 21-22/ LSRK var representert ved Tor Børre Arctander på Sandefjord Idrettsråds Årsmøte 25/ Tor Børre Arctander og Linda Paulsen representerte på ledersamlingen, TVRR kretssamling for klubbledere, i Skien, november Tor Børre Arctander og Anne Kari Reichborn-Kjennerud representerte LSRK på klubbledermøte og Rytterregionsting i Skien 6. februar LSRKs Årsberetning 2015 Side 4 av 6

5 Kurs og utdanning av personell: Teknisk personell: Iris Wenneck, Henrik Fossum og Tor Børre Arctander gjennomførte Sprangdommeraspirantkurs (SDA) på Fokserød/Sandefjord mars De to førstnevnte har valgt å ikke praktiserer dette videre for klubben. Anne Kari Reichborn-Kjennerud gjennomførte Sprangdommer I kurs (SD-1) i Trondheim juni Monica Veseth gjennomførte Sprangbanebyggeraspirant-kurs (SBBA) på Fokserød/Sandefjord august Mangler noe praksis før hun blir autorisert. HorsePro: Anne Kari Reichborn-Kjennerud og Veronica Krey Prestegården gjennomførte HorsePro Stevne kurs i Stavern april Andre kurs i regi av Idrettskretsen: - Økonomi-kurs: Benedicte Lysnes Teknisk personell: Teknisk personell i 2015 i LSRK: 1 Stildommer Gitte Lie Andersen 1 Stildommeraspirant Anne Kari Reichborn-Kjennerud 3 Sprangdommeraspiranter Veronica Krey Prestegården, Jan Roar Olafsen og Tor Børre Arctander 1 Sprangdommer I Anne Kari Reichborn-Kjennerud 1 Steward Jan Roar Olafsen 0 banebygger, men vi håper Monica Veseth vil blir autorisert. 5 HorsePro Stevne Sekretariat Pernille Stange, Heidi Davidsen, Bettina Moen, Anne Kari Reichborn-Kjennerud og Veronica Krey Prestegården. Medlemsmasse: Pr. 31/ hadde LSRK 193 medlemmer Pr. 31/ hadde LSRK 223 medlemmer Pr. 31/ hadde LSRK 229 medlemmer (stor opprydning ble gjort i 2014) Pr. 31/ hadde LSRK 279 medlemmer Pr. 07/ hadde LSRK 227 medlemmer (stor opprydning ble gjort i januar 2016) Arrangementer: LSRK har arrangert følgende stevner i 2015: 24. januar Dressur D-stevne. AVLYST pga været mai Hestens Dag med vårstevne Sprang D-stevne Hest og Ponni. Bugården juni Sprang D-stevne Ponni LC->MB. Hest (UK 40cm) cm. Bugården. 15. juli Sprangtrening i Bugården aug. Sprang D-stevne. Hest- og Ponni-klasser. Xpert Hesteturnering. Bugården aug. Sprang D-stevne. Hest- og Ponni-klasser. Avanti Cavalli Ponniturnering i Bugården. 08. nov. Klubb- og Rekruterings-stevne på Damgården, 0,20m 0,80m. LSRKs Årsberetning 2015 Side 5 av 6

6 5. des. Sprang D-stevne inkl. LSRK Klubbmesterskap i Sprang. Stall Bergan. 6. des. Dressur D-stevne inkl. LSRK Klubbmesterskap i Dressur. Stall Bergan. Styret takker alle utøvere for flott innsats gjennom hele Vi vil også takke alle medlemmer, utøvere, foresatte og foreldre som har gjort det mulig for LSRK å arrangere aktiviteter i Styret i LSRK 7/ Tor Børre Arctander Leder LSRKs Årsberetning 2015 Side 6 av 6