INNKALLING OG SAKSLISTE STYREMØTE I STIFTELSEN MUSEUM NORD

Transkript

1 INNKALLING OG SAKSLISTE STYREMØTE I STIFTELSEN MUSEUM NORD Dato/tid: Onsdag 12. desember kl. 11:30 Torsdag 13. desember kl. 14:00 Sted: Innkalt: Nye administrasjonsbygget, Borg Randi Melgaard Søren Fr. Voie Keth Lind Børge Larsen Svein Spjelkavik Svein Roar Jacobsen Emma Kristiansen Terje Bøe Stian Fleines Fra administrasjonen møter: Geir Are Johansen, Ole Martin Hammer og Siv Sara (sekretær) Brynjar Pettersen og Line Vibe (Sak 41 & 42) Onsdag 12. desember 11:30 Lunsj 12:00 Styremøte - del 1 15:00 Kaffepause 15:15 Styremøte - del 2 19:00 Møteslutt Torsdag 13. desember 08:30 Styremøte - del 3 (Strategiarbeid) 11:30 Lunch 12:00 Styremøte del 4 (Strategiarbeid) 14:00 Møteslutt Innkalling og saksliste Side 1/9

2 Saker til behandling: Sak 40/18 Sak 41/18 Sak 42/18 Sak 43/18 Godkjenning av innkalling og saksliste Hurtigrutemuseet Mulig samarbeid om utvikling og drift «The Whale» SKREI Sak 44/18 Budsjett for 2019 Sak 45/18 Orienteringssaker 1. Skisse til handlingsplan for Status EU prosjekter 3. Avtaler signert 4. Mulig samarbeid med Arctic Triple 5. Russlandsprosjektet utsettelse til sommeren 2019 Sak 46/18 Sak 47/18 Sak 48/18 Strategiplan (første utkast) Eventuelt Godkjenning av protokoll Sak 40/18 Godkjenning av innkalling og saksliste «Innkallingen ble godkjent.» Sak 41/18 Hurtigrutemuseet 1. Styret aksepterer de foreslåtte endringer i hovedavtalen fra Stiftelsen Norsk Hurtigrutemuseum 2. Styret godkjenner samhandlingsavtalen og husleieavtale med de endringer som fremkom på møtet 3. Styret gir sin tilslutning til økonomisk sikring av at tilbygg d/s Finnmarken kommer inn i hovedentreprisen, avtalen justeres i henhold til dette. Innkalling og saksliste Side 2/9

3 Saksbehandler: GAJ Behov for å signere hovedavtale Hadsel kommune har nå gjennomført etableringen av eierselskapet Vernebyggas som er aktøren som skal forestå utbyggingen. Søren Fr. Voie er Museum Nords representant inn i dette eierselskapet. Det arbeides nå med tanke på å inngå avtaler med entreprenør, og man er i den sammenheng avhengig av at avtalen om gjennomføringen av prosjektet (hovedavtale) blir signert av det tre partene, Hadsel kommune, Stiftelsen Norsk Hurtigrutemuseum og Museum Nord. SNH har i styremøte den 5. Des fattet vedtak som krever mindre justeringen i avtalen. Gjennomgang av øvrige avtaler Det er tre avtaler som regulerer forhold rundt prosjektet, en hovedavtale med henvisning til to underavtaler som spesifiserer følgende : 1) Samhandlingen under gjennomføringen av prosjektet(samhandlingsavtalen) 2) Forholdet mellom Museum Nord som leietaker og eierselskapet Vernebygg AS som eier av anlegget(husleieavtale) Det foreligger nå et utkast til samhandlingsavtale og husleieavtale som vi også ønsker at styret drøfter og gir sine kommentarer på. Sikre tilbygg til d/s Finmarken Det arbeides også fra Museum Nords side med en tilpasning av masterplanen fra 2016 med tanke på hvordan den bygningsmessige løsningen faktisk er blitt. Et vesentlig element i planen fra 2016 er et glassgulv som imiterer vannlinjen inne i vernebygget. Dette er ikke lenger med i prosjektet slik det foreligger nå, og det søkes nå andre løsninger i forhold til utstillingsarealer både på gulplanet i hovedbygget og i grunnplanet på tilbygget til d/s Finmarken. Det store arbeidet som er lagt ned i interiører gjør at det nå gis første prioritet for å få på plass et tilbygg til denne. Skal dette formidles til publikum så må dette tilbygget komme nå i forbindelse med byggeprosjektet. Her er det en manko i forhold til den økonomiske rammen på prosjektet på 4,3 Mill. Mangelen søkes i utgangspunktet dekket gjennom søknad til Sparebank1 Nord-Norge (Samfunnsløftet). Det er en tidsmessig utfordring av anbud med opsjonene må avklares i januar. Vi vil derfor anbefale styret at Museum Nord er villig til å stille deler av vårt budsjett for skip/ utstillinger på 20 Mill. til disposisjon for å sikre at tilbygget kommer med i hovedentreprisen. Nærmere redegjørelse for saken gis i møtet. Vedlegg : - Revidert hovedavtale for gjennomføringen av prosjektet (utkast) - Samhandlingsavtale (utkast) - Husleieavtale (utkast) Innkalling og saksliste Side 3/9

4 Sak 42/18 Mulig samarbeid om utvikling og drift «The Whale» Styret tar orienteringen til etterretning, og ser frem til å få saken frem til behandling i neste styremøte» Saksbehandler: GAJ «The Whale» er Andøys største enkeltstående reiselivssatsing og planlegges som en hval-attraksjon med opplevelser i verdensklasse på Andenes i Vesterålen. Hovedmålet med prosjektet er å etablere «The Whale» som en bærekraftig attraksjon med fokus på hval og som kombinerer kunnskap, informasjon og opplevelser på en innovativ måte. Attraksjonen skal være ønsket i lokalsamfunnet og ansees som viktig for regionen. Nasjonalt skal «The Whale» være senteret for kunnskapsformidling som angår hvaler, deres økosystem og vårt ansvar for ivaretakelse av dette. «The Whale» er en levende attraksjon som stadig benyttes av befolkning i regionen til flere formål. Museum Nord v/ avd. direktør Brynjar Pettersen har deltatt i en arbeidsgruppe til forprosjektet for «The Whale». Prosjektleder Børre Berglund tok kontakt tidligere i høst, og innledet en dialog for å sondere mulighetene for å bli bedre kjent med Museum Nord, og hvordan vi drifter de mer kommersielle anleggene våre. Dette førte til et møte og presentasjon på Andenes den 15. Oktober. I etterkant inviterte styringsgruppen seg til et nytt møte i Lofoten, for å se nærmere på en intensjonsavtale mellom oss. Dette møtet fant sted 11. September i Nyvågar, Kabelvåg. Det tenkes en videre dialog frem mot en ferdig intensjonsavtale som kan presenteres i neste styremøte. Intensjonen er et samarbeid hvor Museum Nord bidrar med kompetanse i utviklingen, og også er tiltenkt rollen som driver av attraksjonen når den er etablert. Sak 43/18 SKREI 1. Det reforhandlede tilbudet til LPO arkitekter antas og igangsettes umiddelbart med tanke på å forsterke søknaden frem til 1. Mars. Arbeidet faktureres i 2019, og skal i utgangspunktet prosjektfinansieres. Dette belastes drift i avd. Vågan dersom man ikke klarer å finne løsninger på prosjektfinansieringen, og det må tas høyde for dette i budsjett for Innkalling og saksliste Side 4/9

5 2. Det arbeides videre spesielt mot Nordland fylkeskommune og Innovasjon Norge med tanke på prosjektmidler for å drive prosessen videre. Innsatsen må også forsterkes mot fylkeskommunen med tanke på hvor de står i forhold til finansieringen av hovedprosjektet. 2. Museum Nord er videre pådriver i forhold til at en selskapsetablering blir gjennomført i løpet av første halvår av Prosjektet re-organiseres slik direktøren finner det hensiktsmessig, og kommer tilbake til et forslag til hvordan vi kan gå videre med en egen satsing mot å få næringslivet engasjert i SKREI. 4. Søknaden vil bli forberedt internt med hjelp fra LPO og vil bli levert inn 1. Mars Saksbehandler: GAJ/AV Status De viktigste tingene som har skjedd siden sist i saken er at reguleringsplanen for området nå ferdig behandlet og vedtatt av Vågan kommune. Når det gjelder prosess rundt eierselskapet så er intensjonsavtale utarbeidet, positive vedtak er fattet hos eierne, og de er klare til å undertegnes av alle partene. Det kan vurderes om en selskapsetablering i løpet av første halvår vil kunne forsterke søknaden på hovedprosjektmidler. Vågan kommune har tidligere satt av 13,5 Mill. i sitt langtidsbudsjett til SKREI i I tillegg til verdier i eiendom, må disse da kunne brukes om oppstarts- kapital i selskapet. Direktøren har behov for støtte i forhold til å følge opp prosesser videre, og derfor trekker vi inn Anna Vermehren som prosjektleder også i SKREI. Hun har vist seg som en dyktig prosjektleder, og er allerede godt kjent med SKREI. Hun leder i dag de internasjonale satsingene våre (CINE og SKREI Convention) knyttet til prosjektet. Det redegjøres nærmere i møtet for noen nye momenter som nettopp er kommet inn i forhold til prosjektet. Dette kan evt. påvirke funksjonskravene til det nye sentralbygget. Forsterkning av søknaden behov for ressurser En ny søknad til KUD, Nordland fylke og Vågan kommune bør etter vår mening forsterkes frem til Siden vi ikke har prosjektmidler i øyeblikket er det vanskelig å få fremdrift på arbeid som går på forsterkning av søknaden til KUD pr LPO (arkitekten) har anslått en kostnad på ,-. I dette ligger en detaljering av deler av søknaden som er etterspurt fra Norsk Kulturråd i sin faglige vurdering av søknaden. Innkalling og saksliste Side 5/9

6 Vi holder på å reforhandle tilbudet fra LPO med tanke på å løse noen av de foreslåtte prosessene internt, og at de kommer inn i en fase hvor endel valg og beslutninger er fattet hos oss. LPO kommer til å være rådgivende i alle deler av forberedelsen av søknaden. Vi regner derfor med at vi kan komme noe lavere ut i forhold til de begrensede ressursene vi har til rådighet i øyeblikket. Re- organisering Prosjektet må også re-organiseres i forhold til at forprosjektet er avsluttet, og organisasjonen ikke eksisterer formelt lenger med styringsgruppe, faggrupper og prosjekledelse. Vi må i denne fasen hovedsaklig bruke interne ressurser, og arbeidet må forankres i styret til Museum Nord siden prosjektets styringsgruppe ikke finnes lenger. Finansiering av hovedprosjektet Gjennom dialogen med kommune, fylke og stat ser det ut til at alle ønsker en realisering av SKREI. De ulike forvaltningsnivåene er allikevel ikke samstemt om det skal legges en 3-deling til grunn som er det normale. Kommune og særlig fylkeskommunen er opptatt av at staten tar en større andel av finansieringen enn det som har vært normalt. Argumentasjonen for dette ligger i SKREI som en nasjonal satsing. Motargumentet fra KUD er at Museum Nord er en del av det nasjonale museumsnettverket, og i alle slike nasjonale satsinger så ligger 3- delingen til grunn. Vi oppfatter ikke at noen av partene snakker om en nedskalering av prosjektet. Vi har hatt uformelle drøftinger Vågan kommune, som kan vurdere å løfte et kommunalt bidrag. Dette må behandles politisk, og utfallet er langt fra sikkert. Det ser så langt ut som KUD ikke stiller spørsmål ved den lokale egeninnsatsen i form av eiendommene. Legger man verdien av disse til grunn har ikke Vågan kommune noen utfordring med å matche sin tredjedel av finansieringen av prosjektet. Men fylkeskommunen er tydelige på at de ikke er i stand til særlig mer enn de 35 Mill. som man har snakket om tidligere. Vi har i løpet av året forsøkt å få fylkeskommunen til å vurdere å ta eierskapet til magasin- delen av bygget. Dette er en investering på rundt 80 Mill. Dersom fylket hadde kommet opp i en samlet innsats på 115 Mill. så hadde man vært mye nærmere den tredelingen som staten ønsker. Dersom fylket tok eierskap, så ville man antakelig kunne hentet dette over investeringsbudsjetter og ikke tatt det over drift slik de gjør med tilskudd til museene i slike projketer. Det er også argumenter for et fylkeskommunalt eierskap i og med at magasinet skal fungere for hele Museum Nord (Lofoten, Vesterålen og Ofoten), og skal også kunne løse fellesfunksjoner for hele fylket i forhold til spesialisert konserveringskompetanse. I en fremtidig scenario med gode magasiner for Salten og Helgeland, vil man sannsynligvis i noen grad utvikle spesialiserte funksjoner som fungerer på fylkesnivå ved alle magasinene. Det har vært gjennomført møter med Nordland fylkeskommune med tanke på å finne muligheter for å øke det fylkeskommunale andelen i finansieringen av hovedprosjektet. Både fylkesråd for kultur, - næring og - økonomi var tilstede i møtet sammen med administrasjonen (kultur og næring). I møtet kom det fram at fylkesråd for kultur ønsker møte med Kulturministeren for å drøfte saken nærmere, og Innkalling og saksliste Side 6/9

7 redegjøre for Nordland fylkes syn på fordelingen av investeringstilskuddene mellom de ulike forvaltningsnivåene. SKREI som nasjonalt prosjekt, og dermed også en større nasjonal andel vil bli argumentert frem. SKREI har også vært presentert på Agenda Nord Norge, og dette er en viktig arena i forhold til å treffe politikere, næringsliv og få en sterkere forankring av SKREI i hele Nord Norge. Det har hele tiden vært fremholdt fra særlig Staten at de ønsker å se et engasjement (også økonomisk) fra næringslivet i prosjektet. Det er viktig at denne saken også blir fulgt opp fremover. Dette vil også være ressurskrevende, og vi har ikke denne kompetansen internt i Museum Nord. Vedlegg : Reguleringsplan for området (til orientering) Tilbud fra LPO Sak 44/18 Budsjett 2019 «Styret vedtar budsjett for 2019.» Saksbehandler: OMH Vi har utarbeidet et budsjettutkast, som er justert utover høsten i forhold til innspill som er kommet inn. Nærmere redegjørelse for budsjettet gis i møtet. Utkastet legges frem til styret for vedtak. Vedlegg : Budsjettforslag for 2019 Innkalling og saksliste Side 7/9

8 Sak 45/18 Orienteringer «Styret tar orienteringene til etteretning.» 1. Skisse til handlingsplan for Status EU prosjekter 3. Avtaler signert 4. Mulig samarbeid med Arctic Triple 5. Russlandsprosjektet utsettelse til sommeren 2019 Sak 46/18 Strategiplan første utkast «Styret gav følgende innspill på første utkast av strategiplanen:.» Saksbehandler: GAJ Første utkast til strategiplan presenteres og drøftes med styret. Dette utkastet er redigert parallelt av flere av medarbeiderne, og tilnærming og form er derfor noe ulikt fra det ene kapittelet til det andre. Den nye kulturmeldingen ble lagt fram 23. November, og det kan være verdt å lese gjennom denne med tanke på mulige tilpasninger i utkastet i forhold til det som fremkommer som satsingsområder i meldingen. Vedlegg : 1. Strategiplan (første utkast) 2. KUD, Kulturmeldingen (til orientering) Sak 47/18 Eventuelt Evt. saker meldes ved møtestart. Innkalling og saksliste Side 8/9

9 Sak 48/18 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak «Protokollen fra dette møtet godkjennes.» Styrets tilbakemeldinger og vedtak i dette møtet leses opp for styret for godkjenning. Melbu, Randi Melgaard Styreleder (sign.) Geir Are Johansen Museumsdirektør Innkalling og saksliste Side 9/9