Innkalling til rådsmøte for Stiftelsen Museum Nord.

Transkript

1 Innkalling til rådsmøte for Stiftelsen Museum Nord. Sted: Hurtigrutens Hus, Stokmarknes Dato/tid: Torsdag 19. mai 2015 kl. 11:00 14:30 Innkalt Forfall meldes Se vedlagt distribusjonsliste Forfall til rådsmøtet meldes til eller på telefon innen 12. mai Program: 11:00 12:00 Lunsj 12:00 13:00 Rådsmøte 13:30 14:30 Presentasjon av faglig tema v/ Jarl Holstad Saksliste: Sak 1/16 Sak 2/16 Valg av møteleder og referent Valg av to utsendinger til å undertegne protokollen Sak 3/16 Regnskap for 2015 Årsregnskap og årsberetning er det fastsatt av styret og godkjent av revisor. Det legges frem til orientering for rådet. Sak 4/16 Årsrapport for 2015 Styreleder/ direktør orienterer og redegjør for aktiviteten i Museum Nord i foregående år. Sak 5/16 Vedtektsendringer i vedtektenes 5 Grunnkapital og 8 Avhending Det henvises til vedlegg 1 Bakgrunn for vedtektsendringer Styrets innstilling: - Rådet er forelagt endring av vedtektenes 5, og tar dette til orientering. - Rådet er forelagt forslag til endring av vedtektenes 8, og har intet å bemerke. Saksliste rådsmøte Museum Nord 18. mai 2016 Side 1 av 4

2 Sak 6/16 Valg av styremedlemmer, valgkomité og revisor Disse styremedlemmene m/ vara er på valg: - Randi Melgaard med vara Oddny T. Olsen - Søren Fredrik Voie med vara Øystein Normann - Stephen Wickler med vara Keth Lind (kompetansemiljø) - Svein Spjelkavik med vara Jørun Drevland (valgt fra Nordland Fylkeskommune) - Terje Bøe med vara Vegard Kaasen Engen (ansatterepresentant) - Kristine Moltu med vara Morten Halvorsen (ansatterepresentant) I tillegg må det velges nytt styremedlem (ett år) for Grete Ellingsen (Sortland) som er gitt fritak fra vervet som styremedlem. Ikke på valg i år (styremedlem med vara): - Anne-Rita Nicklasson med vara Stig Eriksen - Hugo Bjørnstad med vara Aino Ellingsen - Svein Roar Jakobsen (vara for Grete Ellingsen) Valgkomiteen legger frem forslag til valg til styret og varamedlemmer på rådsmøtet. Sak 7/16 Valg til valgkomité Regionrådene forespør sittende valgkomité og kommer med innstilling til ny valgkomite til rådsmøtet. Valgkomiteens medlemmer er: - Jens Ringstad, Lofoten. - Elisabeth Storjord, Ofoten. - Ole Martin Hammer, temamuseene. - Werner Johansen, Vesterålen. Styrets forslag Gjenvalg av sittende valgkomité Sak 8/16 Valg til revisor Styrets forslag Gjenvalg av sittende revisor. Sak 9/16 Sak 10/16 Tid og sted for neste rådsmøte Valg av ordfører med varaordfører til neste rådsmøte Saksliste rådsmøte Museum Nord 18. mai 2016 Side 2 av 4

3 Forfall til rådsmøtet meldes til eller på telefon innen 12. mai Melbu, fredag 22. april 2016 Randi Melgaard Styreleder (sign.) Geir Are Johansen Museumsdirektør Saksliste rådsmøte Museum Nord 18. mai 2016 Side 3 av 4

4 Distribusjonsliste: Lofotrådet Vesterålen regionråd Ofoten regionråd Andøy kommune v/ ordfører Ballangen kommune v/ ordfører Bø kommune v/ ordfører Hadsel kommune v/ ordfører Moskenes kommune v/ ordfører Narvik kommune v/ ordfører Sortland kommune v/ ordfører Tysfjord kommune v/ ordfører Vestvågøy kommune v/ ordfører Vågan kommune v/ordfører Øksnes kommune v/ordfører Nordland fylkeskommune v/ fylkesordfører Werner Johansen, Andenes, medlem i valgkomiteen Elisabeth Storjord, Narvik, medlem i valgkomiteen Jens Ringstad, Kabelvåg, medlem i valgkomiteen Ole Martin Hammer, Leknes, medlem i valgkomiteen Museum Nords styremedlemmer Saksliste rådsmøte Museum Nord 18. mai 2016 Side 4 av 4

5 Sak 5/16 - Vedlegg 1 Sak 5/16 Vedtektsendringer i forbindelse med at Norsk Fiskeindustrimuseum er innlemmet i Museum Nord Foreleggelse for Rådet i Stiftelsen Museum Nord. 1. Bakgrunn for vedtektsendringen i 5 Grunnkapital Styret i Museum Nord besluttet i styremøte den at Museum Nord sammen med stiftelsen Norsk Fiskeindustrimuseum (NOFI), skulle initiere en prosess ovenfor Stiftelsestilsynet der det søkes om omdanning av stiftelsene. Dette ved at NOFI slås sammen med Museum Nord. Rettslig sett medfører dette at NOFI overdrar sine eiendeler, rettigheter og forpliktelser til Museum Nord, jf. stiftelsesloven 53. Krav om revidering av vedtekter til mottakende stiftelse Ved omdanning er ett av kravene fra Stiftelsestilsynet at vedtektene til mottakende stiftelse (Museum Nord) revideres. Som et minimum kreves det at grunnkapitalen til mottakende stiftelse endres, ved at grunnkapitalen til overdragende stiftelse (NOFI) blir innlemmet. I gjeldende vedtekter til Museum Nord fremgår følgende: «5 Grunnkapital Stiftelsens grunnkapital ved stiftelsen er kr Beløpet er stilt til disposisjon på konto , Sparebanken Nord-Norge.» I gjeldende vedtekter til NOFI fremgår følgende: «3 Grunnkapital Stiftelsens grunnkapital er på kr » Styrets adgang til å endre vedtektene Saken var første gang til behandling i styremøte Under henvisning til vedtektens 9 om at vedtektsendringer bare kan besluttes av fulltallig styre, samt etter at Rådet er gitt adgang til å uttale seg, ble det besluttet å utsette saken. Advokatfirmaet Øraker AS gjorde i etterkant av styremøtet en gjennomgang av stiftelsesloven vurdert opp mot stiftelsens vedtekter. I stiftelseslovens 45 fjerde ledd er det inntatt en særskilt regulering om styret kan beslutte vedtektsendringer som gjelder endring av grunnkapital. Det er ut fra dette vurdert dithen at loven åpner for at styret kan beslutte denne vedtektsendringen uten at det foretas en forutgående høring av dette hos Rådet. Vedtektsendring Styret i Museum Nord gjorde den , sak 44/15 følgende vedtak: «Styret beslutter følgende vedtektsendring for 5, som gjøres gjeldende forutsatt av Stiftelsestilsynet godkjenner søknaden om omdanning: 5 Grunnkapital Stiftelsens grunnkapital er på kr ,-»

6 2. Bakgrunn for vedtektsendring i 8 - Avhending Styret i Museum Nord besluttet i styremøte den at de sammen med stiftelsen Norsk Fiskeindustrimuseum (NOFI) skulle sende søknad til Stiftelsestilsynet om sammenslåing av stiftelsene. Dette ved å innlemme stiftelsen Norsk Fiskeindstrimuseum i stiftelsen Museum Nord, og derigjennom la Norsk Fiskeindustrimuseum opphøre som egen stiftelse. Bakgrunnen for dette er at NOFI ikke har vært aktiv stiftelse på mange år. Frem til nå har partene hatt en samhandlingsavtale. Avtalen har gått ut på at Museum Nord har hatt drifts- og forvaltningsansvaret for museet, mens eierskap til bygg og samlinger har ligget hos Norsk Fiskeindustrimuseum. Intensjonen med å la eierposisjonen ligge her var å bevare et lokalt engasjement. Tanken var også at ansvars- og oppgavedelingen skulle frigjøre kapasitet i NOFI til videre utvikling av muséet. Situasjonen der den ene avtaleparten ikke er aktiv, har vist seg å være en utfordring. Museum Nord har måttet påta seg et større ansvar enn de formelt har. Stiftelsestilsynet fattet vedtak den der søknad om sammenslåing av stiftelsene ble innvilget. NOFI er på denne måte formelt blitt innlemmet og blitt en del av stiftelsen Museum Nord. Utad skal både Museum Nord og Norsk Fiskeindustrimuseum fremdeles frontes med egne navn. Krav om revidering av vedtekter I vedtaket fra Stiftelsestilsynet er det bemerket at vedtektene til stiftelsen Museum Nord må ha med en historikk fra NOFI. Dette gjelder konkret et punkt i vedtektene til NOFI om at «museets kulturhistoriske materiale kan ikke selges/byttes bort eller føres ut av landet uten at Nordland fylkeskommune får uttale seg i saken». Stiftelsestilsynet har gitt styret i Museum Nord frist til for å fatte vedtak om vedtektsendring. I vedtektenes 9 fastslås at «Rådet for Stiftelsen Museum Nord har rett til å uttale seg før vedtak om vedtektsendring fattes». Saken forelegges på dette grunnlag Rådet for uttalelse forut for styrets saksbehandling.

7 Forslag til vedtektsendring På bakgrunn av tilbakemeldingen fra Stiftelsestilsynet foreslås det at det inntas et nytt annet avsnitt i vedtektenes 8 om avhending. Forslag til tillegg angis nedenfor i kursivert tekst. Øvrig tekst er uforandret: «8 AVHENDING Stiftelsen Museum Nords egne samlinger skal normalt ikke avhendes. Et fulltallig styre kan ved enstemmig beslutning vedta deponering. Ingen del av samlingene må permanent føres ut av landet. Kulturhistorisk materiale som er overdratt fra stiftelsen Norsk Fiskeindustrimuseum, kan ikke selges/byttes bort ut av landet uten at Nordland fylkeskommune får uttale seg i saken. Det utarbeides faglig begrunnede regler for kassasjon. Reglene drøftes av stiftelsens råd og godkjennes av styret.» Økonomiske / administrative konsekvenser Vedtektsendringen vurderes ikke å gi økonomiske eller administrative konsekvenser for stiftelsen. Innstilling Det innstilles til følgende vedtak i Rådet: - Rådet er forelagt endring av vedtektenes 5, og tar dette til orientering. - Rådet er forelagt forslag til endring av vedtektenes 8, og har intet å bemerke. Melbu, Geir Are Johansen Museumsdirektør Vedlegg 1: Vedlegg 2; Vedtak fra Stiftelsestilsynet Vedtekter stiftelsen Museum Nord

8 Sak 5/16 - Vedlegg 1a)

9

10

11

12 Sak 5/16 - Vedlegg 1b) VEDTEKTER FOR STIFTELSEN MUSEUM NORD 1 NAVN Stiftelsens navn er Stiftelsen Museum Nord. 2 FORRETNINGSKONTOR Stiftelsens forretningskontor er på Melbu. 3 FORMÅL Stiftelsen har følgende formål: 1. Stiftelsen Museum Nord skal drive innsamling, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturog naturhistorie i Ofoten, Vesterålen og Lofoten. I denne sammenheng skal stiftelsen arbeide med bevaring av kulturminner og fysiske miljøer av kulturhistorisk betydning, og vern av gjenstander, skrevne kilder, bilder og muntlig tradisjon. Stiftelsen skal drive en allsidig formidling bl.a. basert på dette arbeidet. 2. Stiftelsen Museum Nord skal være kompetansesenter for museal virksomhet i sitt område og skal legge vekt på å fremme koordinering og samarbeid lokalt og regionalt. Stiftelsen skal også engasjere seg i utvikling av museumsfunksjoner på fylkesnivå og skal delta i nasjonale og internasjonale nettverk og samarbeidstiltak. 4 STIFTELSENS SAMLINGER OG EIENDOMMER Stiftelsen Museum Nord forvalter de samlinger og eiendommer som ved skriftlige avtaler blir lagt til stiftelsen, samt samlinger og eiendommer som stiftelsen sjøl erverver. 5 GRUNNKAPITAL Stiftelsens grunnkapital er på kr ,- 6 STIFTELSENS ORGANER 1. Styret Stiftelsens høyeste organ er styret. Styret består av ni medlemmer med personlige varamedlemmer. Styret velges slik: - Seks medlemmer med varamedlemmer velges av stiftelsens råd - To medlemmer med varamedlemmer velges av og blant stiftelsens ansatte - En plass i styret stilles til disposisjon for en representant for Nordland fylkeskommune, med personlig vararepresentant

13 Styremedlemmene har en funksjonstid på to år. Rådet velger hvert år tre medlemmer med personlige varamedlemmer. På ekstraordinært rådsmøte i 2010 velges seks styremedlemmer med varamedlemmer og tre av styremedlemmene med varamedlemmer får ett års funksjonstid. Det avgjøres ved loddtrekning hvem dette skal være. Styret konstituerer seg selv. Styrets leder og nestleder velges blant styrets medlemmer. Funksjonstiden skal være ett år. 2. Rådet Rådet består av én person fra hver av de kommuner som bidrar til stiftelsens drift med et minstebeløp som ved stiftelsestidspunktet er kr pr. år. I tillegg utpeker de tre regionrådene i Ofoten, Vesterålen og Lofoten ett medlem hver. Rådet velger en ordfører og en varaordfører for en periode på to år. Rådet møtes én gang i året seinest 30. juni og velger styremedlemmer til Stiftelsen Museum Nord. I dette arbeidet benyttes en valgkomité som rådet selv nedsetter. Valgkomiteen har fire medlemmer, ett medlem fra hver region og ett medlem som representerer eierstiftelsene til Museum Nords temamuseer. Valgkomiteen fremmer sine prioriteringer ut fra kriterier vedtatt av rådet. Rådet velger også revisor til revisjon av stiftelsens regnskap. Revisoren skal være registrert eller statsautorisert. Stiftelsens planer, årsberetning og årsregnskap legges fram på rådsmøtet. I forlengelsen av rådsmøtet arrangeres en konferanse med tema som er relevant for arbeidet i Stiftelsen Museum Nord. Denne skal være åpen for alle interesserte. 7 STYRETS OPPGAVER OG ANSVAR Styret for Stiftelsen Museum Nord skal sørge for at det blir ført regnskap over stiftelsens eiendeler og gjeld og for stiftelsens inntekter og utgifter. Regnskapet skal følge kalenderåret. Styret utarbeider årsberetning for alle sider ved stiftelsens virksomhet. Styret skal se til at stiftelsen utvikles planmessig og i overensstemmelse med vedtektene, nærmere spesifisert i virksomhetens planer. Styret har ansvar for at bygg, anlegg og samlinger som stiftelsen disponerer, blir skjøttet på best mulig måte. Styret har ansvar for at det utarbeides planer og budsjetter for stiftelsens virksomhet.

14 Styret er ansettende myndighet. Styret har ansvar for å ansette daglig leder. Den som ansettes skal ha en bred museumsfaglig og administrativ kompetanse. Daglig leder skal delta på styremøtene med tale- og forslagsrett. Det innkalles til styremøte når styrelederen finner det nødvendig eller når minst to av styrets medlemmer krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst fem av styrets medlemmer er til stede. Styret fatter sine vedtak med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Det føres protokoll over styrets forhandlinger. 8 AVHENDING Stiftelsen Museum Nords egne samlinger skal normalt ikke avhendes. Et fulltallig styre kan ved enstemmig beslutning vedta deponering. Ingen del av samlingene må permanent føres ut av landet. Det utarbeides faglig begrunnede regler for kassasjon. Reglene drøftes av stiftelsens råd og godkjennes av styret. 9 VEDTEKTSENDRINGER Endringer av disse vedtektene kan bare skje ved enstemmig vedtak i fulltallig styre. Rådet for Stiftelsen Museum Nord har rett til å uttale seg før vedtak om vedtektsendring fattes. 10 OPPLØSNING Forslag om oppløsning av stiftelsen behandles som vedtektsendring. Ved oppløsning av Stiftelsen Museum Nord tilfaller stiftelsens egne eiendommer og samlingene kommunene der disse har sin lokale tilhørighet. 11 STIFTELSESLOVEN Lov om stiftelser kommer til anvendelse i alle relevante spørsmål som angår stiftelsen. Vedtatt dato 13. desember 2002 med underskrifter av John Andreassen, Arne Harald Hansen, Ivar Skoglund, Laila Johnsen og Ingrid Lekven. VALGKOMITEEN I tilknytning til vedtektenes 6.2 andre avsnitt, har stiftelsens råd på møte 23. mars 2010 vedtatt følgende kriterier for valgkomiteens arbeid: - Valgkomiteen bes i henhold til vedtektenes 6 legge vekt på et sett av kriterier ved utarbeidelsen av forslag til valg av styremedlemmer til Stiftelsen Museum Nord.

15 - Styret bør ha kompetansedekning på følgende felt: Museumsfaglig kompetanse, økonomisk/administrativ kompetanse, politisk erfaring, næringslivskompetanse. - Valgkomiteen bes å sørge for forslag på styremedlemmer av begge kjønn. ENDRINGER - 6 Stiftelsens organer og 7 Styrets oppgaver og ansvar ble endret av styret i sak 16/10 den Grunnkapital ble endret av styret i sak 44/15 den