Det henvises til tidligere kunngjøringer i nyhetsbrev. Saksliste generalforsamling i Forening for kommunal informasjonssikkerhet KiNS

Transkript

1 Foreningen kommunal informasjonssikkerhet Til kommunale og fylkeskommunale medlemmer av KiNS Innkalling til Generalforsamling Det henvises til tidligere kunngjøringer i nyhetsbrev. Saksliste generalforsamling i Forening for kommunal informasjonssikkerhet KiNS Avholdes 4. juni 2019 kl 16:30 Sted: Clarion Stavanger hotell Saksliste 1. Konstituerning I Godkjenning av innkalling og sakliste II Valg av møteleder og referent III Valg av to personer til å underskrive protokollen 2. Årsmelding 2018 (se nedenfor) 3. Regnskap for 2018 (eget dokument) 4. Fastsetting av kontingent for 2020 og Behandling av ev. innkomne forslag (ett forslag innkommet fra styret, om behov for vedtektsrevisjon 6. Budsjett Valg I. Valg av to styremedlemmer (velges for 2 år) II. Valg av inntil 3 varamedlemmer (velges for ett år av gangen) III. Valg av revisor IV. Valg av valgkomité på tre personer Besøksadresse: Kystveien 2b, 4841 Arendal Telefon: +47) Organisasjonsnummer mva Postboks 4858, 4858 Arendal e-post: harald@kins.no Sentral e-post: post@kins.no

2 Saksopplysninger og forslag til vedtak: 1. Konstituerning I Godkjenning av innkalling og sakliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes II Valg av møteleder og referent Forslag til vedtak: Forslag fra salen III Valg av to personer til å underskrive protokollen Forslag til vedtak: Forslag fra salen 2. Årsmelding 2018 (se nedenfor) Forslag til vedtak: Årsmelding 2018 tas til etterretning 3. Regnskap for 2018 (eget dokument) Forslag til vedtak: Regnskap 2018 tas til etterretning 4. Fastsetting av kontingent for 2020 og 2021 Saksopplysninger: KiNS har sin hovedinntekt fra medlemskontingenten. Styret foreslår ikke en økning i kontingenten for 2020, men foreslår innført nye priseklasser for nye storkommuner som kommer som følge av kommunesammenslåingsprosessen. To av disse «prisklassene» innfases gradvis over to år, den høyeste prisklassen (kommuner over innbyggere) innføres med en gang. Styrets forslag til vedtak: Antall innbyggere Kontingent 2019 Styrets forslag kontingent for 2020 Styrets forslag kontingent for 2021 Under Over Fylkeskommuner < Fylkeskommuner > Bedrifter Vurderes under GF Vurderes under GF 5. Behandling av ev. innkomne forslag Vedtektsendring Vedtektene for foreningen har ikke vært gjenstand for en gjennomgripende revisjon siden starten av i Styret ser behov for en slik revisjon og vil hvis Generalforsamlingen er enig sette i gang et slik arbeid med tanke på fremleggelse av nye vedtekter generalforsamlingen i Forslagene vil bli presentert for medlemmene seks uker før behandling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen ber styret iverksette revisjon av vedtekter og presentere disse for medlemmene med den frist vedtektene krever for lovlig behandling i gen.fors

3 6. Budsjett 2019 Forslag til vedtak:styrets presentasjon av budsjett for foreningen tas til etterretning 7. Valg Valgkomiteens forslag til styre for Kins Navn Stilling Valgt for periode Status Steinar Nørstebø - Kins Leder Ikke på valg Tore Moss Bærum kommune Nestleder På valg Oddvar Haugland Kins Medlem Ikke på valg Per Jakobsen Narvik kommune Medlem På valg Marit Fagernes Mandal kommune Medlem Ikke på valg Ingeborg Tungland Strand kommune Varamedlem På valg Torkjell Dahl Ringerike kommune Varamedlem På valg Det skal altså velges to styremedlemmer i 2019 og inntil tre varamedlemmer. Valgkomitéen foreslår at det velges to varamedlemmer for neste år. I. Valg av to styremedlemmer (velges for 2 år) II. Valg av inntil 3 varamedlemmer (velges for ett år av gangen) III. Valg av revisor Forslag til vedtak: Revisor gjenvelges IV. Valg av valgkomité på tre personer Forslag til vedtak: Fremmes på gen. fors. Birkeland mai 2019 Steinar Nørstebø (sign.) styreleder - 3 -

4 Årsmelding 2018 Formål og virksomhet. Foreningen Kommunal Informasjonssikkerhet KiNS ble stiftet 3. april Foreningen skal bidra til økt informasjonssikkerhet i kommuner og fylkeskommuner. Dette skal skje gjennom å samhandle med aktuelle fagmiljøer, avholde kurs/konferanser/seminarer, etablering av arenaer for kompetanseheving og utveksling samt utvikling av standarder og verktøy. Styrets sammensetning fra juni 2018: Steinar Nørstebø Tidligere Birkenes kommune Styreleder Tore Moss Bærum kommune Nestleder styret Oddvar Haugland KiNS/ tidligere Lindås kommune Styremedlem Marianne Bjønness Hamar kommune Styremedlem Marit Fagernes Grimstad kommune Styremedlem Ingeborg D Tungland Strand kommune Varamedlem Gøran F Breivik * Bergen kommune Varamedlem Per Jakobsen Narvik kommune Varamedlem * Gøran Breivik gikk ut av styret ved overgang til ny jobb To av våre samarbeidspartnere, Datatilsynet og Normen/Direktoratet for e-helse ble høsten 2018 invitert til å delta på styremøtene som observatører fra Organisasjonene oppnevnte hhv Ove Skåra og Aasta M Hetland til observatører fra hhv Datatilsynet og Normen/Direktoratet for e-helse. Ordningen har vært et konstruktivt og godt tilskudd i styrearbeidet. Oppsummering av aktiviteter i 2018 NYPE Onsdag 27. april 2016 satte Europaparlamentet og rådet sitt stempel på generell forordning om databeskyttelse (GDPR). For KiNS har dette styrt det meste av aktiviteten i hele Etter to NYPEkonferanser senhøstes 2017 (Tromsø og Oslo), fortsatte Road-trip NYPE (NY PErsonvernlovgivning) inn i 2018 med besøk på hele 7 nye steder: Bergen, Kristiansand, Stavanger, Trondheim, Bodø, Alta og Oslo Mer enn 1500 deltakere deltok i KiNS sin satsing på to-dagers kurs i GDPR. Vi hadde uvurderlig støtte fra Datatilsynet, Direktoratet for e-helse, Difi, KS og Utdanningsdirektoratet. Og forankringen hos rådmennene ble ivaretatt av 121 rådmenn på kursene samt deltakelse på flere rådmannssamlinger. KiNS KURS KiNS har gjennom året økt aktiviteten mye på kurs og workshops til våre medlemmer. Alt fra tekniske spesialkurs til generelle personvern- og informasjonssikkerhetsseminarer har vært arrangert. Dette har blitt en arena for å bygge nettverk mellom kommuner slik tanken var når KiNS ble startet. KiNS KURS e-læring nytt prosjekt KS og KiNS fulgte opp på samme med å lansere et ett-års prosjekt også finansiert av OU-midler og administrert av KiNS. Prosjektet fikk i begynnelsen arbeidstittelen Kiel (KiNS e-læring), men går nå under fellesnavnet KiNS KURS. Her blir det i løpet av 2019 ferdigstilt et åtte-modulers e-læringskurs hvor det er meningen at alle kommune- og fylkeskommuneansatte uten unntak skal gjennomgå - 4 -

5 hele eller deler av kurset for å dyktiggjøre seg i ny personvernlovgivning. Bærum kommune har vært og er en viktig samarbeidspartner i tilretteleggelsen av kurset til norske forhold (kurset er opprinnelig laget på oppdrag for København kommune, men KiNS har fått rettigheter til å tilby det gratis til sine medlemmer). Kurset gjennomføres ved hjelp av e-lærings-plattformen til KS Læring. KiNS-konferanser KiNS-konferansen ble arrangert i Tromsø i 2018 med god oppslutning og svært dyktige foredragsholdere. En minneverdig opplevelse for mange, også på grunn av turen til Sommarøy i kald juni-sol. Også Narvik-konferansen ble tatt opp igjen i oktober 2018 etter et års pause. En nykomling så dagens lys i september: KiNS-TECH. Her møttes mer enn 50 teknikere fra hele landet til gode foredrag og spennende delingsmøter mellom fag, bruker og leverandører. Dette gjentas i høst! Gjøvik i 2018, Drammen i Møter/styreaktivitet Det har vært ni styremøter i løpet av perioden (juni 18 mai 19). I tillegg møtes AU arbeidsutvalget (styrets leder og nestleder samt økonomiansvarlig) med jevne mellomrom. Strategisamlinger Styret sammen med samarbeidspartnere har hatt to strategisamlinger i 2018 Kommunikasjon KiNS har månedlige nyhetsbrev til medlemmer og samarbeidspartnere i tillegg til våre nettsider og facebook-aktivitet. Siste hånd ble lagt på utarbeidelsen av nye nettsider for kins.no disse ble lansert i mars Samarbeidspartnere KiNS har syv samarbeidspartnere: Datatilsynet, KS, NorSiS, Difi, NSM, Utdanningsdirektoratet og Direktoratet for e-helse. Dette betyr en massiv kjede av kompetanseorganisasjoner vi kan jobbe tett sammen med i årene fremover. Kontingent KiNS har sin hovedinntekt fra medlemskontingenten. Styret foreslår ikke en økning i den total kontingenten for 2020, men ser at vi må innføre tre nye «prisklasser», fordi vi får flere virkelig store medlemmer. Mer om dette i saksutredningen sak

6 Medlemsutvikling Den gode trenden i medlemsutviklingen har fortsatt. KiNS har pr følgende medlemstall: Kategori Antall Kommuner 275 Fylkeskommuner 15 Bedrifter 42 Samarbeidspartnere 5 Off. bedrifter 16 Total 353 En trend når det gjelder innmeldinger, er at samarbeidende kommuner på IKT området melder seg inn samlet, og at initiativet kommer fra samarbeidsorganisasjonen. Eksempel er Digitale Gardermoen og Søre Sunnmøre IKT. En annen trend, er en økende interesse fra private selskaper innen informasjonssikkerhetsbransjen for å være medlem i KiNS. Økonomi KiNS som en medlemsorganisasjon har ikke som mål å legge opp midler, snarere skal vi bruke inntekter av kontingent på aktiviteter for medlemskommunene. Likevel har styret, med støtte i generalforsamlingen, vurdert det slik at KiNS bør ha en viss buffer i økonomien, slik at en kan ta høyde for eventuelle uforutsette kostnader. Styret sitt mål er at KiNS-konferansen minst skal gå i økonomisk balanse konferansen viste et mindre, men akseptabelt underskudd. De fleste seminarene/kursene er i stor grad subsidiert av medlemskontingenten. KS har finansiert NYPE-aktiviteten. Arbeidet i organisasjonen er for en stor del basert på dugnad og konkret økonomisk kompensasjon for tjenester. KiNS er fra registrert i MVA registrert når det gjelder KiNS konferansen og aktiviteter relatert til den. KiNS fører selv regnskapet og medlemskartotek og lønner denne oppgaven med ca 10% stilling. I 2018 i likhet med tidligere år, har styrearbeidet vært utført på dugnad blant styremedlemmene. Enkelte styremedlemmer har fått betalt for ekstraarbeid utover det som kan regnes som forventet fra et frivillig styremedlem. Året 2018 har vært et år med aktivitet langt utover frivillighetsnivå, og det skal her nevnes at styret i KiNS har kjøpt tjenester av styreleders aksjeselskap (dga as) til en samlet verdi av kr for tjenester knyttet til pålagt reising og representasjon. Satsene som er brukt, er de - 6 -

7 samme som ble informert om på generalforsamlingen i 2017 og 2018: kr for heldags- og kr for halvdagsmøte. Det har også vært utbetalinger til andre styremedlemmer ifm tjenester disse har utført på oppdrag av styret eller AU. Nøkkeltall pr : Inntekter (kontingent, NYPE, driftstilskudd, kursavgift): kr Utgifter (lønn, aktiviteter, annen driftskostnad) kr Overskudd 2018 kr Egenkapital pr : kr Styret vil fortsette å bygge ut aktiviteten for å ivareta en økende medlemsmasse og å imøtekomme medlemmenes forventninger, og såg blant annet sammen med Generalforsamlingen i Tromsø behovet for å tilsette daglig leder i KiNS. Mot slutten av året ble dette en sak som AU og styret jobbet mye med. I januar 2019 ble Harald Torbjørnsen tilbudt stillingen som daglig leder i 50% fra 1. mars. Etter erfaring i to-tre månender erkjenner styret at daglig leder i halv stilling er ikke er noen tjenelig løsning for noen, og har sammen med en samarbeidspartner funnet frem til oppgaver som KiNS kan løse og dermed tilby daglig leder full stilling fra 1. juni Dette har Torbjørnsen takket ja til. Vi gleder oss til fortsettelsen. Styret takker medlemmer og samarbeidspartnere for et meget godt samarbeid i Birkeland mai 2019 styret i KiNS Steinar Nørstebø (sign.) - 7 -