World Scout Jamboree 2015 (WSJ 2015)

Transkript

1 World Scout Jamboree 2015 (WSJ 2015) 1. informasjonsbrev, desember 2013 Ta vare på dette brevet. Vi har gleden av å ønske deg velkommen som deltaker på den 23. verdensjamboreen i Japan 28. juli 8. august 2015! Vi ligger an til å bli den største jamboreekontingenten fra Norge gjennom tidene! Den norske kontingenten består av deltakertropper, IST-ere og kontingentstaben. IST-ere er en stor og viktig del av den norske kontingenten, selv om de jobber for de japanske arrangørene. Det er kontingentstaben som planlegger reise og rundreise. Under leiren vil staben drive det norske hovedkvarteret (HQ) på leirens hovedtorg. Vi har også med oss egen helsestab, et viktig supplement til leirens helsestab. I denne utsendelsen finner du: Dette brevet med nyttig jamboreeinformasjon. Skjema for deltakerbekreftelse. Returner ferdig utfylt skjema innen 15. januar Giro med deltakeravgift. Dette brevet fikk du i posten. All videre informasjon fra oss kommer på e-post. Det ble sendt ut en e-post til alle 22. november. Fikk du ikke e-post da, send en e-post til jamboree@speiding.no med den e-postadressen du ønsker at vi skal bruke. E-posten 22. november ble sendt ut fra forbundskontoret. Ved en beklagelig glipp ble ikke mottakerne lagt på blindkopi. Vi kan forsikre at både forbundskontoret og kontingentledelsen har gode rutiner på e-postutsendelser. Hva må du gjøre nå for å sikre jamboreeplassen din? Betal første avdrag på kr og returner deltakerbekreftelsen innen 15. januar Da er plassen din sikret. Bindende påmelding Påmeldingen din er bindende. Bindende påmelding betyr at du er ansvarlig for din deltakerplass og kostnader knyttet til den. Det er ingen generell avmeldingsmulighet når deltakelse er bekreftet. Vet du allerede nå at du ikke kan delta, send en e-post til jamboree@speiding.no snarest! Det står flere på venteliste. Det er lenge til 2015, og uforutsette ting kan skje. Kommer du i en situasjon som gjør at du ikke kan delta, send oss en e-post eller et brev med dokumentasjon på hvorfor du ikke kan være med, så forsøker vi å finne best mulig løsning. 1

2 Hva vi kan refundere av deltakeravgiften avhenger av hvilke kostnader som er påløpt og hva som er mulig å få refundert fra arrangøren. Refusjon blir ordinært vurdert innenfor følgende rammer (tall i parentes gjelder dem som ikke deltar på rundreise): Ved avmelding frem til 15. april 2014: Inntil kr ( kr) kan ettergis av total deltakerpris. Ved avmelding frem til 15. juni 2014 Inntil kr ( kr) kan ettergis av total deltakerpris. Ved avmelding frem til 15. september 2014 Inntil kr (6 000 kr) kan ettergis av total deltakerpris. Ved avmelding frem til 15. januar 2015 Inntil kr (2 000 kr) kan ettergis av total deltakerpris. Ved forfall senere enn 15. januar 2015 er den enkelte ansvarlig for hele deltakerprisen. Kan du ikke delta på grunn av sykdom eller skade, vil vi be deg ta kontakt med ditt forsikringsselskap før vi behandler ditt refusjonskrav. Noen tenkte eksempler: - Jeg blir skadet i en bilulykke og pga opptrening fraråder legen meg å dra. En god reiseforsikring bør dekke det aller meste av dine kostnader. - Studieplanene mine er endret og jeg må ta et sommerkurs. Send oss en e-post hvor du forklarer saken og søker om refusjon. - Jeg har mye mer lyst til å dra på en annen ferie. Hvis jeg melder meg av jamboreen, så får jeg penger til å betale ferien. Dette er ikke avmeldingsgrunn som vil gi grunnlag for refusjon. Betaling Sammen med dette brevet har du mottatt en giro med hele deltakeravgiften for leiren. Betalingen gjøres i henhold til tabellen under. Du benytter samme KID-nummer ved alle betalingene. Dersom du ønsker det, kan du betale mer enn minstebeløpet til hver forfallsdato, eller hele beløpet med en gang. Betalingsfrist Med rundreise Uten rundreise kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr 2

3 Hva er inkludert i deltakeravgiften? Følgende er inkludert: To troppssamlinger før jamboreen inkludert reise og det meste av maten på disse samlingene. Reise til Japan fra utreiseflyplass i Norge. Reise i Norge er ikke inkludert. Deltakeravgift på jamboreen. Mimresamling etter jamboreen inkludert reise og det meste av maten. Kontingentsærpreg (profilartikler) Nødvendig fellesutstyr på jamboreen. For deg som skal på rundreise dekker deltakeravgiften også reise, mat, overnatting og inngangsbilletter til aktiviteter som ligger i fellesprogrammet. Reiseforsikring er ikke inkludert i deltakeravgiften. Se informasjon om reiseforsikring lengre ned i dette brevet. Deltakerkrav Alle som skal delta på WSJ 2015 må være betalende medlemmer i et av de norske speiderforbundene fra påmelding og til jamboreen er gjennomført. Øvrige deltakerkrav er: å ha deltatt på en ukesleir med minst 500 deltakere og/eller ha vært på utenlandsleir, og å gjennomføre kontingentens forhåndsoppgaver. Arbeid med forhåndsoppgavene vil primært skje i jamboreetroppen. Stikkord for innholdet i forhåndsoppgavene er: å bli bedre kjent med internasjonal speiding, å bli kjent med Japan, planlegging av troppsområde og troppsutstyr, planlegging av innslag til vennskapsleirbål, og førstehjelp og sikkerhet. Reiseforsikring Alle som deltar må ha reiseforsikring. Vi anbefaler å ha en reiseforsikring som løper fra deltakelse bekreftes. Sjekk nøye hva forsikringen dekker! De fleste reiseforsikringer har unntaksklausuler som blant annet gjelder eksisterende sykdom / kroniske lidelser. Dersom du har en sykdom/ kronisk lidelse, bør du ta kontakt med forsikringsselskapet for å få vite hva forsikringen din dekker og ikke dekker. Sjekk også om reiseforsikringen din dekker avmelding og eventuell hjemreise ved sykdom eller skade i Japan. Vi anbefaler deg også å sjekke hva reiseforsikringen dekker hvis du skulle få ekstra kostnader som følge av naturkatastrofer. Norges speiderforbund og Norges KFUK-KFUM-speidere har en personskadeforsikring gjennom KNIF for alle medlemmer, som gjelder i hele verden. Dette er ikke en reiseforsikring, og den dekker ikke skade på eller tap av personlig utstyr. 3

4 Hva skjer videre? Etter bekreftelses- og betalingsfristen 15. januar 2014 vet vi endelig hvem som blir med til Japan. Da kan vi sette sammen troppene. Vi tar med oss ønskene vi har fått inn i dette puslespillet. Du vil få beskjed om hvilken tropp du er kommet i fra lederne for jamboreetroppen din. Da vil du også få vite når og hvor første troppssamling skal være. Sammensetning av troppene På har vi sagt følgende om sammensetning av troppene: Når troppene blir satt legger vi vekt på følgende: Troppene skal ha speidere fra begge forbund og begge kjønn. Hver patrulje skal ha 9 speidere, og hver tropp skal bestå av 4 patruljer, troppsleder og 3 troppsassistenter. Vi vil forsøke å få til at speidere fra samme geografiske område kommer i samme tropp. Det vil gjøre det enklere å få til troppssamlinger før jamboreen. Troppene vil som hovedregel ha deltakere fra samme del av Norge. Troppene settes også sammen utfra valgt reisealternativ, det vil si at hele troppen skal reise sammen til Japan. Vi må derfor ta forbehold om at vi må be noen dere av endre reisealternativ for å få alle kabalene til å gå opp. Må vi gjøre dette vil vi selvfølgelig ta kontakt med alle som har søkt om å få være med fra din speidergruppe. Avreisedato/rundreise Dato for avreise blir ikke klar før høsten Vi jobber med ulike reisealternativer. Både utreise og hjemreise blir sannsynligvis fordelt over flere dager. Dette gjelder både dere som har valgt å være med på rundreise i forkant og dere som reiser direkte. Legg derfor inn noen dagers margin før og etter leiren hvor du ikke har andre planer. Uansett blir det mange inntrykk og opplevelser å fordøye, så vi trenger alle noen rolige dager etter jamboreen! Regler for den norske kontingenten På siste troppssamling før jamboreen vil alle få et eget deltakerhefte med nyttig informasjon, bl.a. regler og rutiner som gjelder for den norske kontingenten fra vi reiser fra Norge og til vi er hjemme igjen. Det kan være greit å vite noe om hva disse reglene innebærer allerede nå. Under finner du noen viktige punkter. WSJ 2015 arrangeres i Japan og japansk lov gjelder. Det betyr at det er forbudt for personer under 20 år å røyke. For dem over 20 år finnes egne røykeplasser. All røyking utenfor disse plassene er strengt forbudt. Den norske kontingenten har nulltoleranse for alkohol og rusmidler. Dette gjelder for alle samlinger før vi reiser, på reisen til Japan, under rundreisen, selve jamboreen, hjemreisen og på gjensynstreff. Troppens fastsatte tider for ro og leggetider skal overholdes. Vi skal på leir sammen med speidere fra hele verden, og fra svært ulike kulturer. Troppsledelse og kontingentledelse vil kunne komme med anvisninger om bl.a. klesdrakt. Disse anvisningene plikter alle å følge. 4

5 Publisering av bilder Når norske ungdommer skal delta på verdensspeiderleir med speidere fra 150 land, så er det en god anledning til å fortelle om speiding til andre! Dette ønsker vi å gjøre gjennom kontakt med media, og det er aktuelt både før, under og etter leiren. Vi ønsker derfor foreldres/foresattes tillatelse til å bruke av bilder av deres barn, samt sikre oss at navn på personer på bildene kan oppgis til media. På plakater, brosjyrer og liknende, vil bildene bli brukt uten at navn oppgis. Vi håper at alle stiller seg positive til dette, men ber for ordens skyld om å få tilbakemelding fra foreldre/foresatte til hver enkelt deltaker. Dette vil forenkle arbeidet vårt. Dette er et eget punkt på deltakerbekreftelsen. Hvor finner jeg mer informasjon? På Facebook finner du gruppen "Den norske jamboreekontingenten Japan 2015" og nettsiden vår oppdateres når vi har noe nytt å fortelle. Etter hvert vil det komme mer informasjon fra Japan, og vi kan oppdatere oftere. Det vil også komme noen informasjonsbrev til hele kontingenten ved siden av den informasjonen du får fra din troppsledelse. Spørsmål knyttet til jamboreen eller til dette informasjonsbrevet rettes til Speiderhilsen kontingentledelsen for den norske kontingenten til WSJ 2015 Vemund Ovesen Wenche Annette Løkke Rolf Falchenberg KFUK-KFUM-speiderne Norges speiderforbund KFUK-KFUM-speiderne Peik Næsje Karen Marie Engeseth Hans Eide Norges speiderforbund KFUK-KFUM-speiderne Norges speiderforbund, nestleder kontingentleder 5