HVORDAN EFFEKTIVISERE DIN VIRKSOMHET

Transkript

1 HVORDAN EFFEKTIVISERE DIN VIRKSOMHET

2 1 Innholdsfortegnelse Introduksjon Del I- Drive virksomhet i steinalderen Stå opp, kle på deg, start dagen Modemmusikk Del II Forbedret teknologi Lynraskt internett Wi-Fi innflytelsen Del III Fremtidens kontor Hva er skyen? Fordeler ved skyteknologi Viktigheten av det eksterne skrivebordet Mulige utfordringer ved skyteknologi Hvorfor velge en privat skytjeneste? Konklusjon: Hvordan effektivisere din virksomhet ved bruk av privat skytjeneste

3 2 Introduksjon Hvordan driver du din virksomhet? Driver du den på en effektiv måte? Får du maksimalt utbytte av dine økonomiske investeringer? Dersom du ikke bruker skytjenester og eksternt skrivebord kan det hende at du går glipp av muligheten til å ta din virksomhet til nye høyder. Denne nyskapende teknologien gjør at du kan arbeide hvor som helst, når som helst og fra en hvilken som helst enhet. Det åpner også for muligheten til å bevege deg inn på utenlandske markeder ved at du kan ansette fra hvor som helst i verden. Har du virkelig råd til å gå glipp av denne muligheten? Den beste nyheten? Du behøver ikke å flytte kontorer. Du behøver ikke å bruke hundretusener av kroner på faste utgifter. Du kan bare velge en skytjenesteyter og du har dermed åpnet døren til en hel ny verden. Sky og eksterne skrivebord vil bli beskrevet i mer detalj i del III. La oss først ta en titt på hvordan kontorteknologi har utviklet seg de siste 30 årene. Del I- Drive virksomhet i steinalderen Husker du hvordan det var å bruke internett på og tallet? Når du hørte den støyende lyden av modemet som startet og krysset fingrene for at du klarte å koble deg til på første forsøk? Og hva med den lange og slitsomme pendlingen til kontoret? Og er det noen som husker hvor gigantisk selve datamaskinen var? Dersom svaret på noen av disse spørsmålene er ja, vet du hvordan det var å jobbe når teknologien enda var ved sin spede begynnelse. Historisk sett betydde det å arbeide på et kontor å være fastlåst til datamaskinen. Det var ingen trådløs tilgang. Det var ikke bredbånd. Den eneste muligheten til å jobbe innebar telefonkonferanser, fakser og hauger med papirarbeid. Dersom du var heldig hadde du kanskje tilgang til e-post.

4 3 Stå opp, kle på deg, start dagen Åh, pendlingen. De fleste av oss har erfart det. I kontorteknologiens oppstart var det ikke noe valg om man dro inn til kontoret for å utføre sitt arbeid eller ei. Det var kanskje til og med latterlig å tenke seg noe annet. Hvem kunne tenke seg at det ville bli mulig å jobbe fra et annet sted, og at det ville bli mulig å få tilgang til sin egen datamaskin fra en annen datamaskin? Hver dag måtte man stå tidlig opp, kle på seg, få ungene klare, komme seg ut av døren for å starte pendlingen til kontoret. Det var ingen vei utenom. Modemmusikk Internettilgang i kontorteknologiens oppstart innebar ofte bruk av oppringingsinternett. Oppringingsinternett krever ikke noen form for datamaskininfrastruktur, annet enn telefonlinjer og modem. Hva mener du, må jeg legge på telefonen? Med mindre kontoret hadde en egen linje for internettoppringing, måtte du dele telefonlinjen med internettilkoblingen. Det vil si at dersom du trengte å ringe noen mens andre koblet seg til internett på denne linjen, måtte du vente på tur. Mens oppringingsinternett hørtes veldig moderne og teknisk ut på den tiden, vet vi alle at internettilgangen har utviklet seg betydelig siden den gang. Internetts frembrudd var stort, men oppringingen var gjerne langsom og forbindelsene ble ofte brutt. Tidene har virkelig forandret seg. Del II- Forbedret teknologi Etterhvert som kontorteknologi forbedret seg, gjorde også fleksibiliteten det. Trådløse nettverk ble raskt normen, internetthastighetene økte og Bluetooth-teknologi ble vanlig. Mye av teknologien brukes fortsatt, men utviklingen har vært betydelig siden begynnelsen.

5 4 Lynraskt internett Ny teknologi medførte internettilgang med bredbånd. Bredbånd introduserte en hurtigere, mer kompetent internettopplevelse. Det har raskt erstattet oppringingsinternett på verdensbasis. Kun svært landlige områder uten bredbånd eller trådløst nettverk bruker fortsatt oppringingsinternett. Introduksjonen av raskere internetthastigheter åpnet utenkelige dører for forretningsvirksomheter, noe vi kommer tilbake til i del tre. Wi-Fi innflytelsen Wi-Fi forandret verden da det ble utbredt tidlig på 2000-tallet. Wi-Fi har endret måten mange av oss bruker teknologi på, både personlig og yrkesmessig. Mange kontorer og virksomheter er avhengig av Wi-Fi for å utøve sine daglige oppgaver. Wi-Fi var imidlertid kun det første steget blant en rekke nye teknologiforbedringer som har endret måten virksomheter drives på drastisk. Del III Fremtidens kontor 2000-tallet introduserte mange nye og nyskapende kontorløsninger, slik som skytjenester. Denne banebrytende teknologien har strømmet inn på arbeidsplasser over hele verden og har gitt forretningseiere og kontoradministratorer muligheten til en drastisk økning i produksjonsvolum og inntekter. Virksomheter er alltid under press for å spare penger, og bruk av skytjenester er en veldig god måte å effektivisere virksomheter på.

6 5 Hva er skyen? Skyen er et globalt nettverk av datamaskiner som er sammenkoblet med muligheten for å kjøre et program eller en applikasjon på mange tilkoblede datamaskiner på samme tid. Programmene er relativt enkle å bruke. Når du har logget deg inn på det valgte skyprogrammet, konfigurerer du programmet slik at det tilpasses dine behov og setter i gang. Begrepet i skyen brukes vanligvis når man snakker om internett. Når man er i skyen bruker man virtuell lagringsplass og programvare direkte fra internett i stedet for å bruke programvare på sin egen datamaskin. Det kan hende du allerede bruker en type skyteknologi. Bruker du Gmail eller Dropbox? Dette er to svært utbredte eksempler på skydatabehandling. Fordeler med skyteknologi Er det fordelaktig å bruke skytjenester? Absolutt! Her følger noen av fordelene ved å bruke skydatabehandling: Redusere direkte kostnader Forretningseiere, kontorledere og andre yrkesutøvende kan spare penger ved å bruke skytjenester, ved å unngå utlegg i forbindelse med programvarevedlikehold og maskinvare. De kan heller betale en fast månedspris for driftskostnader, noe som også kan gi skattefordeler. Med den nåværende økonomiske situasjonen er alle penger spart en stor fordel. Gartner Group har også gjort undersøkelser som viser at din bedrift kan spare mellom 20 30% av årlige IT kostnader ved å ikke drifte programmer på egen infrastruktur. Forbedret tilgjengelighet Skyen gir ubegrenset tilgjengelighet fra hvor som helst, når som helst så lenge du har internettilgang. Arbeidet ditt kan lagres i skyen og er tilgjengelig når du måtte ha behov for det. Skal du reise utenbys? Det er ikke noe problem, ettersom du lett kan ta arbeidet med deg. Det er ikke

7 6 nødvendig å dra med deg en masse dokumenter, ikke engang din egen laptop! Du kan enkelt åpne dine dokumenter i skyen og arbeide fra hvor som helst i verden. Flere og flere selskaper innfører BYOD (Bring Your Own Device) politikk. Det betyr at ansatte tar med seg sin egen datamaskin eller mobile enhet til arbeidsstedet, logger inn på skynettverket og utfører sine prosjekter. Bruk mindre penger på teknologisk infrastruktur Ved å sette ut hele IT driften og gå over til personlige skrivebord i skyen kan man sikre seg et nytt nivå av leveranse, ved at man kan stille nye krav til leveranse fro en tredjepart. Ansatte logger seg inn på sitt personlige skrivebord som gjennom skyen, noe som også stiller mindre krav til kapasitet på hardware som bedriften trenger. Du får tilgang til en mengde virtuelle lagringssteder og applikasjoner for en brøkdel av det dette tradisjonelt sett ville ha kostet. Du kan spare betydelige beløp ved å slippe vedlikehold av egne servere og programmer. Backup av dine data foretas også via private skyselskaper. Betaling finner gjerne sted ukentlig, månedlig eller kvartalsmessig og gjør dine IT-kostnader forutsigbare. Dersom du setter ut IT-driften sparer du også utgifter ved at du ikke lenger har behov for en hel IT-stab internt som kan vedlikeholde, konfigurere og oppdatere programvare. Dersom du har litt datakunnskaper selv vil du etter all sannsynlighet ikke ha behov for noen IT-ansatte i det hele tatt. Mange selskaper som tilbyr skytjenester har hjelpsomme ansatte som han svare på spørsmål du måtte ha eller hjelpe dersom noe ikke fungerer optimalt. Er disse også tilgjengelige 24/7, er din bedrift oppetid og produktivitet når som helst. Viktigheten av det eksterne skrivebordet på arbeidsplassen En god strategi for å effektivisere din virksomhet uten at det koster deg en fot og en arm er å bruke et eksternt skrivebord gjennom skyen. Denne teknologien er ypperlig dersom du har planer om å arbeide på et annet sted enn arbeidsplassen, men fortsatt har behov for tilgang til dine dokumenter på kontoret.

8 7 Hva er et eksternt skrivebord? Et eksternt skrivebord kobler to PCer sammen over et nettverk eller Internett. Når du er tilkoblet ser du det eksterne skrivebordet som om du sitter rett foran det. Du har tilgang til alle dets programmer og filer. Ved å ha eksterne skrivebord som en skytjeneste kan alle ansatte i bedriften logge inn på sitt personlige skrivebord fra hvilken enhet som helst som er koblet til internett, og selve skrivebordet er lagret i skyen. Mulige utfordringer med skyteknologi Som med all type internetteknologi er det alltid er spørsmål om sikkerhet. Når du lar en datamaskin oppbevare din viktigste informasjon, vil du uten tvil ha noen bekymringer angående sikkerhet, pålitelighet og personvern. Nedenfor følger noen av bekymringene som kan dukke opp når man vurderer et skynettverk for sin virksomhet, og hvordan man kan forhindre disse. Sikkerhet En av de største bekymringene ved bruk av alle skytyper er sikkerhet. Mange bedriftseiere foretrekker å begrense sine data til sin egen fysiske datamaskin som er lokalisert internt. Du trenger imidlertid ikke bekymre deg ettersom skyleverandører vanligvis spesifiserer nøyaktig hvor deres fysiske datasentre ligger og de har strenge sikkerhetsrutiner for tilgang etc, ofte bedre beskyttelse enn bedriften selv klarer å opprettholde internt. De fleste leverandører vil oppgi denne informasjonen på sine nettsider. I tillegg er skyleverandører forpliktet til å garantere overfor sine kunder at deres informasjon ikke kan endres av noen andre.

9 1 Personvern La oss være ærlige. Med hensyn til mengden data som frigis, offentliggjøres og deles på nettet vil personvern alltid være en bekymring. Så når du velger å ta i bruk skytjenester, må du velge din skyleverandør med omhu og vurdere om du har behov for en offentlig eller privat skytjeneste. Hvorfor velge en privat skytjeneste? Offentlige skytjenester som Google og Skydrive er ikke like sikre som private skyer. Leverandører av private skyer gjennomfører ekstra sikkerhetstiltak for å sikre at dine data lagres trygt og ikke er tilgjengelige for andre. Klienter kan også føle seg trygge på at deres data er trygge ettersom de lagres på sikre, mindre datasentre. Mindre selskaper som tilbyr private skyløsninger kan ha servere plassert på tilfeldige steder, mens større offentlige skyer, som Google, er av et så stort omfang at de er attraktive for datasnoker. Leverandører av private skytjenester kan også garantere at dine dokumenter og data oppbevares trygt fra inntrengere. I motsetning til offentlige skyer kan kun de som har fått eksplisitt tilgang gå inn på den private skyen.

10 2 Skreddersydde løsninger De fleste leverandører av private skytjenester har stor forståelse for kundenes forretningsbehov. De kan tilby skreddersydde løsninger basert på hvert enkelt selskaps behov. Alle aktverdige leverandører av private skyer har en åpen forbindelseslinje og bistår forretningseiere i henhold til deres behov. I tillegg til bedre sikkerhet og begrenset tilgang, kan en privat skytjeneste gi deg tilgang til de applikasjonene din bedrift allerede benytter via ditt eget eksterne skrivebord. Konklusjon: Hvordan effektivisere din virksomhet ved bruk av en privat skytjeneste Oppsummerte hovedgrunner til at du burde iverksette denne nyskapende teknologien i din virksomhet i dag: Praktisk muligheten til å arbeide hvor som helst i verden fra hvilken som helst enhet. Enkel lagring og tilgang til dokumenter - når du trenger dem. Lønnsomhet ved mindre bruk av IT-infrastruktur, programvare og personale. Driftsikkerhet Skyen beveger seg ikke noe sted, men du og din datamaskin kan. Konsekvens ingen unyttbar tid i skyen, så lenge du har internettilgang er du klar til innsats! Ekstern tilgang tilgang til alle dine filer og dokumenter fra hvor som helt, når som helst og hvilken enhet som helst. Tilgjengelighet ved å ha din informasjon lagret i skyen, klar for bruk når du måtte ønske. Ved å kombinere skytjenester med et eksternt skrivebord kan du gå fra én kontorinfrastruktur til et omfattende virtuelt nettverk med ubegrensede muligheter. For en relativt liten investering kan du ta ditt selskap til uante høyder. Når du bestemmer deg for å ta del i denne teknologien, er det viktig at du sørger for å velge din tjenesteleverandør med omhu slik at du får en skreddersydd løsning tilpasset din virksomhet.