Utredning av regionalt samhandlingskontor Endelig rapport om innhold og organisering av et regionalt samhandlingskontor for Nedre Romerike og Rømskog

Transkript

1 2012 Utredning av regionalt samhandlingskontor Endelig rapport om innhold og organisering av et regionalt samhandlingskontor for Nedre Romerike og Rømskog Samhandlingsprosjektet Nedre Romerike og Rømskog

2 INNHOLDSFORTEGNELSE kap 0 sammendrag... 2 kap 1 Innledning... 3 kap 2 Mandat og arbeidsgruppe... 3 kap 3 Metode... 3 Kap 4 Forslag til oppgaver i et regionalt samhandlingskontor Partsforholdet til Ahus HF Forskning og innovasjon Kompetanse Høringsuttalelser... 9 Kap 5 Vurderinger ved valg av organisasjonsmodell Administrativ forankring - etablering av Samhandlingsforum Politisk styring Kap 6 Ressursbehov og finansieringsløsninger Oppstart og etablering KAP 0 SAMMENDRAG Rapporten er utarbeidet som del av samhandlingsprosjektet Nedre Romerike og Rømskog og prosjektets delmandat om å utrede et interkommunalt samhandlingskontor. Rapporten anbefaler at det opprettes et regionalt samhandlingskontor for alle kommunene for å bistå kommunene der kommunene opptrer som en region og/eller har felles utfordringer på et mer overordnet forvaltningsnivå. Samhandlingsreformen er en retningsreform som bl.a. skal overføre oppgaver og ansvar fra helseforetak til kommunene. Samarbeidsavtaler innen en rekke områder er fremforhandlet mellom kommunene og helseforetaket, men prosessene knyttet til oppfølging av disse er ikke ferdige. Dette er et arbeid som må følges opp tett og kommunene står sterkere dersom de møter Ahus som en godt forberedt region i forhandlinger og i løsning av ulike utfordringer i samhandlingsfeltet. Samhandlingskontoret vil bidra til gode og inkluderende prosesser mellom kommunene og et profesjonelt og likeverdig forhold til Ahus. Det anbefales også at det regionale samhandlingskontoret har en pådriver- og koordinerende rolle i forhold til felles utfordringer knyttet til utvikling av kompetanse og fou. Rapporten foreslår at det regionale samhandlingskontoret organiseres som et vertskommunesamarbeid. Videre at det etableres et Samhandlingsforum bestående av representanter på kommunalsjefsnivå innen helseog sosial i alle kommunene for å sikre god forankring i kommunene. 2

3 Finansiering foreslås som en kombinasjon av grunnfinansiering og fordeling etter innbyggerantall. KAP 1 INNLEDNING Samhandlingsprosjektet Nedre Romerike og Rømskog (NRR) skal utrede fordeler og ulemper ved å etablere interkommunale helsetjenester for å møte samhandlingsreformen på en kvalitetsmessig og ressurseffektiv måte. I tillegg har prosjektet bedt om å foreta en utredning av om et regionalt samhandlingskontor kan være et nyttig redskap for å håndtere nye forvaltningsoppgaver. I denne rapporten vurderes det om det er formålstjenelig å etablere et administrativt samarbeid mellom kommunene som kan legge til rette for kommunenes håndtering av samhandling med helseforetaket blant annet gjennom samarbeidsavtaler kompetanseutvikling som konsekvens av nye oppgaver som overføres til kommunene krav om medvirkning til forskning. Samhandlingsreformen angir en retning. Mye er uavklart i forhold til hvordan praksis skal utformes. Det vil derfor kreves mye av kommunene i tiden framover. KAP 2 MANDAT OG ARBEIDSGRUPPE Styringsgruppen har vedtatt følgende mandat for utredning av et regionalt samhandlingskontor: Utredningen skal ta utgangspunkt i foreslåtte tjenester og utrede kompetansebehovet, gevinster og ulemper, samt dimensjonering av et regionalt samhandlingskontor. Utredningen skal fremme forslag til hvordan et regionalt samhandlingskontor skal representere kommunene, prosesser for involvering av kommuner og hvilken fullmakt den skal ha. Utredningen skal fremme forslag til struktur mellom de berørte i kommunen på politisk og administrativ nivå, for å utvikle felles forståelse for utfordringer og løsninger (samhandlingskultur). Arbeidsgruppen ble nedsatt av prosjektgruppen og består av: Solrun Nygård (delprosjektleder), samhandlingskoordinator Skedsmo. Cathrine Gundersen, ass. kommunaldirektør Helse og sosial, Skedsmo. Hilde Marit Mobråthen, Helsefaglig rådgiver/fag- og kvalitetsutvikler, PRO, Nittedal Idun Lyngstad, enhetsleder utviklingsenheten Nittedal, Anne Gunvor Nystrøm, sykepleier og leder av tildelingskontoret Fet Kari Os, leder for Utviklingssenter sykehjem i Akershus Dorte Norenberg, lektor fakultetet Helsefag, HIOA Jeanette Østvang, ansattrepr. Fagforbundet, Per Eriksen, brukerrepresentant LHF, FFO Geir Eriksen, brukerrepresentant, SAFO Det har vært avholdt 5 møter. Arbeidsgruppen er satt sammen på bakgrunn av hver enkelts kompetanse og funksjon innenfor sentrale områder som forskning og utvikling, jus, pleie- og omsorg, kompetanseutvikling, interkommunalt samarbeid. KAP 3 METODE De t er tatt utgangspunkt i kommunenes nye forvaltningsoppgaver, hva dette innebærer av utfordringer for den enkelte kommune og om et regionalt samhandlingskontor kan understøtte kommunenes arbeid for å innfri disse utfordringene. 3

4 Tiltakene er vurdert og analysert av arbeidsgruppen som til sammen besitter svært god kompetanse innenfor en rekke av de områdene som er foreslått utredet i mandatet. Analyse av tiltakene slik de er presentert, er derfor gjort med utgangspunkt i denne arbeidsgruppen, samt innspill fra diskusjon i prosjektgruppen og styringsgruppe. KAP 4 FORSLAG TIL OPPGAVER I ET REGIONALT SAMHANDLINGSKONTOR Mandatet til delprosjektet skisser oppgaver et regionalt samhandlingskontor kan ivareta. I dette kapittelet gis det en beskrivelse og vurdering av disse oppgavene. Samhandlingsreformen er omtalt som er retningsreform. Lovverk, forskrifter og inngåtte samarbeidsavtaler er på plass, men disse er lite konkret utformet og det er vanskelig å forutse alle konsekvenser av reformen. Mye av arbeidet med å definere kommunenes ansvar og oppgaver gjenstår. Dette arbeidet vil pågå kontinuerlig i skjæringspunktet mellom kommunene som en region og Ahus. Gjennomgang av mulige oppgaver for et regionalt samhandlingskontor kan derfor ikke ansees som uttømmende og endelig. Det er viktig at kommunene til enhver tid er beredt til å håndtere nye utfordringer som måtte oppstå. Et regionalt samhandlingskontor vil kunne bistå kommunene i å møte nye og felles utfordringer i dette til tider uoversiktlige landskap. 4.1 PARTSFORHOLDET TIL AHUS HF Vurderinger: Ny Lov om Helse- og omsorgstjenester i kommunene pålegger kommuner og helseforetak å inngå en rekke samarbeidsavtaler som skal regulere samarbeid, oppgave- og ansvarsfordeling. Det innebærer at kommunen, ved kommunestyret, får et partsforhold overfor Ahus. Den enkelte kommune kan velge å ivareta partsforholdet selv, herunder ha egne forhandlinger med Ahus om f eks de lovpålagte samarbeidsavtalene og oppfølging av disse. Dette arbeidet er omfattende, tidkrevende og krever god kompetanse på fagområder, jus og avtaleinngåelser. Skal den enkelte kommune ivareta partsforholdet må nødvendig kompetanse være på plass og det må avsettes ressurser til dette. Erfaringene fra avtaleinngåelser så langt er forhandlinger gjennom regionsvis representasjon. Nedre Romerike og Rømskog har hatt en felles representant inn i arbeidsgruppene som har arbeidet fram forslag til avtaler. Sluttbehandlingen av avtalene er lagt til det enkelte kommunestyre, slik loven pålegger. Strukturen med regionsvis representasjon er initiert av Ahus som ønsker færre forhandlingsparter. Fra kommunenes side har dette også vært en ønsket utvikling. Erfaringene så langt i arbeidet med samarbeidsavtaler med Ahus viser at Nedre Romerike og Rømskog pr i dag ikke har en tilstrekkelig administrativ struktur for regionalt samarbeid til å koordinere dette arbeidet. Utvelgelse av representanter og den enkelte kommunes mulighet til å påvirke arbeidet gjennom prosesser for involvering har vært tilfeldig En rekke samarbeidsavtaler er nå fremforhandlet mellom kommunene og Ahus. Dette arbeidet er imidlertid ikke over når avtalene er vedtatt i kommunestyrene. Avtalene er utarbeidet i en tidlig fase av reformen hvor ingen kjenner de fulle konsekvenser av endret ansvar i skjæringspunktet mellom kommunene og helseforetak. De vedtatte avtaler må derfor følges nøye og reforhandling er forventet når konsekvenser av avtalene erfares i praksis. Eksempler på dette kan være oppfølging av gråsoneproblematikken, håndteringen av Pasientforløpsavtalen og utskrivningsklare pasienter, etablering av øyeblikkelig hjelp døgn-tjeneste, 4

5 betalingsplikt ved reinnleggelser, samarbeid rundt utvikling og deling av statistikk, følge opp vedtatte områdeplaner og vurdere konsekvenser disse får for pasientforløp, følge opp utviklingen av IKT verktøy. Dagens manglende struktur for samhandling mellom kommunene gjør at kommunene blir passive i samhandlingen med Ahus. Erfaringene så langt viser at Ahus er den aktive part som ofte setter dagsorden gjennom å ta initiativ til arbeidsgrupper, prosjekter og løfter problemstillinger knyttet til håndtering av samhandlingsreformen. Skal kommunene bli mer proaktive, melde saker av felles interesse inn til ASU og andre partssammensatte utvalg og være en likeverdig part i samarbeidet, krever det at kommunene i større grad enn i dag er samkjørte og aktive i forhold til utfordringer knyttet til samhandlingsreformen og utslag av avtalene som erfares i praksis. I den overordnede samarbeidsavtalen som er inngått mellom Ahus og den enkelte kommune er det opprettet ulike organer for samarbeid: overordnet samarbeidsutvalg, administrativt samarbeidsutvalg (ASU) 1, helse- og omsorgsfaglig samarbeidsutvalg (SU) 2 og tvisteutvalg for pasientrelaterte enkeltsaker (TUP). Avtalen sier at ledervervet i ASU skal alternere mellom Ahus og kommunene med en funksjonstid på 2 år og at sekretariatsfunksjonen til ASU er knyttet til ledervervet. Videre følger det at SU konstituerer seg selv og oppretter et sekretariat som følger ledervervet. Sekretariatsfunksjonen innebærer å fange opp aktuelle saker som skal bringes inn til de ulike utvalgene, legge til rette for saksforberedelser til møtene, innkalling, referat, praktisk gjennomføring av møtene. Sekretariatsfunksjonen krever god oversikt over samhandlingsutfordringene som bør drøftes i de ulike organ og setter dagsorden for samarbeidet med Ahus. Pr i dag har rådmannen i Ullensaker kommune ledervervet i ASU og Lørenskog kommune har påtatt seg sekretæransvar for alle kommunene i Ahus sitt nedslagsfelt. SU er ikke endelig konstituert, men det ligger an til at Ahus får lederfunksjonen og dermed også sekretariatsfunksjonen. Et regionalt samhandlingskontor vil for vår region kunne ha en samlet oversikt over utfordringer og aktivitet i samhandlingsfeltet mellom kommunene og Ahus og dermed ha god oversikt over saker som bør bringes inn til ASU/SU. Det regionale samhandlingskontoret i denne saken er tenkt for regionen Nedre Romerike og Rømskog. ASU og SU er for hele nedslagsfeltet til Ahus. Samtidig vil mange av problemstillingene være felles for alle Akershuskommunene, og et felles kommunalt sekretariat vil i enda større grad sikre reelt partnerskap med Ahus. Et regionalt samhandlingskontor for Nedre Romerike og Rømskog vil kunne ta på seg en sekretariatsfunksjon for alle kommunene i saker knyttet til Ahus. Dette kan skje ved at samhandlingskontoret ivaretar sekretærfunksjonen for ASU når kommunene har denne, eller at kontoret opptrer som et sekretariat for den kommunale delen av ASU. Det anbefales at dette utredes videre før en tar stilling til det. Uavhengig om kommunene har sekretariatsfunksjonen eller ikke vil det kreves av kommunene at de spiller inn relevant og godt forankrede saker til behandling i de ulike utvalg. Dette krever oversikt, kompetanse og samordning mellom kommunene, noe et regionalt samhandlingskontor vil kunne bistå kommunene med. Denne funksjonen vil også være en støtte for de to rådmennene som skal representere regionen i ASU. Samtidig vil det regionale samhandlingskontoret være en arena for kommunalsjefenes forberedelse til møtene i SU og en link inn mot sekretariatet i ASU for å spille inn saker. 1 ASU skal behandle saker av prinsipiell karakter som berører samarbeidsflaten mellom kommunene og Ahus og består av 6 rådmenn, to fra hver region, adm.dir. og to direktører fra Ahus, og leder av SU. 2 SU skal bl.a. følge opp inngåtte avtaler og består av en representant fra hver kommune og hver divisjon på Ahus 5

6 Et regionalt samhandlingskontor vil bidra til dette ved å spille inn saker til leder og sekretariatet i ASU og SU på vegne av kommunene. Et regionalt samhandlingskontor vil kunne utarbeide felles saksframlegg der det er aktuelt med politisk behandling. Et regionalt samhandlingskontor vil være en viktig kanal for informasjon. Ahus opplever i dag at det kan være en utfordring å ha oversikt over hvem som skal være mottaker av ulik informasjon. Viktig informasjon kan komme på avveie. Et samhandlingskontor vil ha oversikt over kommunene i regionen og sørge for at informasjon kommer til riktig sted/person. Dette gjelder også kommunikasjon andre veien, fra kommunene til Ahus. Et regionalt samhandlingskontor vil sitte med en oversikt over alle pågående prosesser, arbeidsgrupper, avtaler og vite hva som kreves av kommunene og når. Dette er i seg selv en viktig funksjon når mye utviklingsarbeid foregår samtidig og med korte tidsfrister. En ny fase i samhandlingsreformen er varslet ved at området rus og psykiatri innlemmes fullt ut, blant annet gjennom medfinansieringsordninger (St.melding, Se meg ). Dette vil kreve nye runder med sondering av ansvar mellom kommunene og Ahus samt utbygging av kommunenes tilbud innen dette feltet. Et regionalt samhandlingskontor vil bidra til at kommunene går inn i dette arbeidet som en samkjørt og likeverdig part. Som ved alt interkommunalt samarbeid, vil også etableringen av et regionalt samhandlingskontor føre til at kommunene blir mindre delaktige i enkelte prosesser med Ahus og de oppgavene som tillegges administrasjonen. Det krever forutgående prosess for involvering av kommunene, dialog underveis, men også tillit til at den felles representanten/det regionale samhandlingskontor representerer kommunen på en god måte. Et regionalt samhandlingskontor kan bistå kommunene i prosessene rundt ivaretakelse av partsforholdet der kommunene opptrer som en region i forhandlinger, utvelgelse av felles representant og involvering av kommunene i forkant av og under forhandlingene med Ahus. Hver kommune er fremdeles den formelle part i saken og avgir ingen myndighet, men velger med dette grepet å etablere en struktur for samarbeid på tvers av kommunene som koordinerer og tilrettelegger for prosesser hvor kommunenes syn ivaretas av en felles representant. Mål: Bidra til at kommunene er en profesjonell og likeverdig part i samarbeid og forhandlinger med Ahus der kommunene opptrer som en region. Legge til rette for demokratiske og involverende prosesser når kommunene har regionsvis representasjon. Beskrivelse av ansvar: Forberede revisjon av avtalearbeidet i henhold til khol Kap 6 Følge opp inngåtte avtaler og håndteringen av disse på overordnet nivå. Spille inn forslag til forbedringer, Bistå kommunene i tvistesaker overfor Ahus dersom kommunene ønsker det Bistå kommunene i dialog med Ahus om håndtering av betalingsordningene på systemnivå Være proaktive i arbeidet med å forbedre samarbeidet mellom kommunene og Ahus 6

7 Bidra til at kommunene er koordinerte og samkjørte i forhold til i ASU og andre fora hvor kommunene har felles regions representanter for å sikre flyt av informasjon og involvering. Ivareta sekretariatsfunksjonen i ASU når kommunene innehar lederfunksjonen. Bistå regionens to representanter i ASU i å involvere de øvrige kommunene Være aktiv part i arbeidet med å implementere rus og psykisk helse i medfinansieringsordningene 4.2 FORSKNING OG INNOVASJON Vurderinger: Samhandlingsreformen ønsker større fokus på forskning og innovasjon. Dette kommer til uttrykk gjennom lovfestet 3 pliktkrav til kommunene om å bidra til forskning og utvikling samt lovkrav om at kommunene og helseforetaket skal inngå samarbeidsavtale på hvordan de skal samarbeide om forskning og innovasjon 4. Forskning er et område kommunene har liten eller variabel erfaring med fra tidligere. Kommunene kan løse dette ved å avvente mulige invitasjoner til deltagelse i prosjekter initiert av Ahus, universitet/høgskoler eller andre forskningsmiljøer. Eller kommunene kan være proaktive og spille inn til forskningsmiljøer hvilke spørsmål de ønsker svar på for å kunne møte bl.a. reformen på en kunnskapsbasert måte. Det vil kreve mer ressurser men samtidig være styrt av kommunenes opplevde behov. Velger kommunene å være med å sette dagsorden for forskning vil det kreve en mer aktiv rolle fra kommunene. Et regionalt samhandlingskontor vil kunne involvere kommunene i prosesser for å få fram felles problemstillinger kommunene ønsker svar på gjennom forskning, stå for mye av den overordnede kontakten med forskningsmiljøene for å få til et samarbeid samt søke midler sammen med forskningsmiljøer. Et regionalt samhandlingskontor kan ha oversikt over pågående prosjekter og sikre at disse sees som en helhet og ikke overlapper. Samarbeidsavtalen for forskning og innovasjon mellom kommunene og Ahus er nå utarbeidet og det er vedtatt å etablere et samarbeidsforum for forskning og innovasjon som skal styrke forskningsaktiviteten på tvers av tjenestenivåene. I samarbeidsforumet skal det være en representant for Nedre Romerike/Rømskog. Et regionalt samhandlingskontor kan legge til rette utvelgelse av regionens representant samt for involverende prosesser som gjør det mulig for denne representanten å ivareta regionens ønsker og behov på en god måte. Mål: Bidra til at kommunene er proaktive overfor forskningsmiljø ved å melde kommunenes opplevde problemstillinger som ønskes belyst gjennom forskning Bidra til kommunene opptrer som en aktiv og samlet region i samarbeidsforum for forskning og innovasjon. Beskrivelse av ansvar: 3 Khol, Khol 6-2, nr 7 7

8 Legge til rette for prosesser i kommunene som får fram problemstillinger som ønskes belyst av forskning. Ivareta kontakt med forskningsmiljøer og søke midler til forskningsprosjekter i samarbeid med disse. Legge til rette for prosesser rundt utvelgelse av regionens representant til samarbeidsforum for forskning og innovasjon. Bistå regionens representant i samarbeidsforum for forskning og innovasjon i å fremme prosesser for involvering i kommunene så representanten kjenner regionens interesser som skal bringes videre inn i dette forum. 4.3 KOMPETANSE Vurderinger: Samhandlingsreformen omtales ofte som en kompetansereform. Kommunene får nye og mer omfattende oppgaver som krever ny kompetanse, både på utøversiden og på mer overordnet plan. Noen oppgaver krever spisskompetanse. Kommunene er i ulik grad rustet til å ivareta disse oppgavene alene. Kommunene må skaffe oversikt over hva som finnes av kompetanse i egen organisasjon og hva som mangler. Dette arbeidet må primært ligge i den enkelte kommune. Det er imidlertid stor sannsynlighet for at flere kommuner har sammenfallende utfordringer og at en kvalitets- og effektiviseringsgevinst kan oppnås dersom kommunene samarbeider om kompetansehevende tiltak der kommunene har felles utfordringer. Et eksempel på dette kan være kompetanse innenfor velferdsteknologi. Et annet eksempel er behov for økt kompetanse i forhold til store pasientgrupper kommunene får utvidet ansvar for, som f. eks KOLS pasientene. Med et samarbeid i regionen vil det i større grad være mulig å søke om eksterne midler til kompetansehevende tiltak, engasjere ekstern spisskompetanse og søke prosjektmidler. Utviklingssentrene for sykehjem og hjemmetjenester i Akershus vil være viktige aktører i dette arbeidet. Regionen må ta disse kompetansesentrene mer aktivt i bruk. Det er inngått en samarbeidsavtale med Ahus om utdanning og kompetanseutvikling. I denne avtalen er det vedtatt at det skal etableres et samarbeidsforum for å styrke kompetansen i kommunene og sykehus spesielt innenfor områder som støtter samhandlingsreformens intensjoner. I samarbeidsforumet skal kommunene representeres gjennom regionsvise representanter. Et regionalt samhandlingskontor vil kunne legge til rette for utvelgelse av en representant og prosesser for involvering av kommunene i forhold til felles utfordringer i regionen. Kompetanseutvikling handler også om dialog med aktørene som (videre)utdanner helsepersonellet slik at den er tilpasset kommunenes behov, om å sikre hospiteringsordninger mellom kommune og sykehus, lærlingordning, praksisordning, hospitering for studenter og elever, kompetanseutvikling i fellestjeneste. Et regionalt samhandlingskontor vil være bindeleddet mellom kommunene og utdanningsinstitusjonene og stimulere til en proaktiv holdning som sikrer at det utdannes den type personell kommunene har behov for. Mål: 8 Bistå kommunene i deres arbeid med å tilpasse og utvikle kompetanse i forhold til nye utfordringer der kommunene har sammenfallende behov. Beskrivelse av ansvar: Kartlegge felles kompetanseutfordringer i kommunene Lage plan for felles kompetansehevende tiltak og bistå i gjennomføringen av disse.

9 Samarbeide med Ahus, Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester og andre i utvikling av kompetansehevende tiltak knyttet til utfordringer i samhandlingsreformen Legge til rette for prosesser rundt utvelgelse av regionens representant til samarbeidsforum for utdanning og kompetanseutvikling. Bistå regionens representant i samarbeidsforum for utdanning og kompetanseutvikling i å fremme prosesser for involvering i kommunene så representanten kjenner regionens interesser som skal bringes videre inn i dette forum. Innhente innspill fra kommunene på kompetansebehov som i dag ikke dekkes tilfredsstillende av utdanningsinstitusjonene og spille dette inn til aktuelle utdanningsinstitusjoner 4.4 HØRINGSUTTALELSER Vurderinger: I generelle eller spesielle helsepolitiske saker der kommunene ønsker å påvirke, kan et regionalt samhandlingskontor utarbeide felles høringsuttalelser med bakgrunn i den kompetansen som ligger i administrasjonen. Samhandlingsadministrasjonen må i forkant innhente innspill fra de ulike kommuner på ønskede innspill og synspunkter. Fagekspertise må trekkes inn ved behov. Dersom saken til høring har stor politisk interesse, kan det være vanskelig å utarbeide en felles uttalelse dersom kommunestyrene i regionen har ulikt politisk flertall. Uansett må en høringsuttalelse til politisk behandling i kommunestyrene. Felles høringsuttalelse vil være ressursbesparende for kommunene og vil ha større gjennomslagskraft enn om kommunene uttaler seg enkeltvis. Mål: Sterkere påvirkningskraft som region i sentrale helsepolitiske saker Beskrivelse av ansvar: Innhente kommunenes synspunkter Skrive høringsuttalelse og forslag til saksdokument kommunene kan velge å bruke i sin politiske behandling av høringsuttalelsen KAP 5 VURDERINGER VED VALG AV ORGANISASJONSMODELL Valg av organisasjonsform er avhengig av hvilke oppgaver som skal delegeres, formålet med samarbeidet og om det er behov for politisk styring. De mest aktuelle hovedmodellene kommunene kan ta i bruk ved etablering av interkommunalt samarbeid er etablering av vertskommunesamarbeid eller etablering av selvstendig rettssubjekt 5. Dersom samarbeidet innebærer delegasjon av myndighetsutøvelse og særlovgivningen ikke er til hinder for delegasjon, må samarbeidet hjemles i kommunelovens bestemmelser om administrativ vertskommunemodell, 28 1b (alternativ 28 1 c, med felles nemnd). Dersom det er sperrer i særlovgivningen i forhold til delegasjon, kan ikke oppgaven delegeres. For eksempel er det ikke anledning til å delegere ansvaret hvert enkelt kommunestyre har for å vedta avtalene i henhold til khol kap 6. 5 Kommunene kan også ta i bruk andre interkommunale samarbeidsformer, men disse er ikke omtalt her. 9

10 Dersom samarbeidet ikke omhandler myndighetsutøvelse, kan kommunene likevel benytte rammene i kommunelovens bestemmelser om vertskommunesamarbeid så fremt ikke tjenestene er anbudspliktig. Ansvar for organisering og drift i henhold til kommunelovens bestemmelser innebærer at rådmann i vertskommunen har styringsretten og ansvaret for drift og organisering av tjenesten. Det kan imidlertid avtalefestes at visse saker rapporteres til rådmannsnivå i deltakerkommunene eller andre. Slike rapporteringsrutiner gir administrasjonen i samarbeidskommunene en mulighet til å ivareta sitt internkontrollansvar for å kunne evaluere samarbeidets måloppnåelse. Den andre prinsipielle modellen er å etablere et selvstendig rettssubjekt. Dette innebærer etablering av en administrativ og politisk overbygning som har plikter og ansvar. Det utpekes et styre som rapporterer til eierorganet som kommunene i fellesskap oppnevner. Interkommunalt selskap etter IKS-loven er en vanlig samarbeidsform der oppgavene har et visst omfang. IKS-loven tilfredsstiller også kravene til utvidet egenregi for tjenester som i utgangspunktet er anbudspliktige. På Nedre Romerike og Rømskog er avtalebasert samarbeid den mest utbredte samarbeidsformen innenfor helse, hvor en vertskommune gjennom bindende avtaler ivaretar ansvaret for drift og organisering av en gitt tjeneste (privatrettslig avtale). Vurderinger: Oppgavene i et regionalt samhandlingskontor slik de er skissert over er i hovedsak planlegging, koordinering og tilrettelegging av prosesser for håndtering av partsforholdet til Ahus og felles tiltak for å møte utfordringer knyttet til forskning og kompetanse, og har ikke i seg begrensninger i forhold til delegasjon. Et regionalt samhandlingskontor vil således være et administrativt redskap for rådmennene i regionen til håndtering av felles utfordringer knyttet til samhandlingsreformen i forhold til å forberede forvaltningsoppgaver. I den grad det regionale samhandlingskontor skal involveres i saker av politisk betydning, som f. eks inngåelse av forpliktende avtaler med Ahus, må dette løftes til politisk behandling i det enkelte kommunestyret og følge vanlige prosedyrer for saksbehandling. 5.1 ADMINISTRATIV FORANKRING - ETABLERING AV SAMHANDLINGSFORUM Uavhengig av valg av organisasjonsmodell, vil det være et absolutt suksesskriterium at det regionale samhandlingskontoret har tett forankring i kommunene. Samhandlingskontoret skal utøve tjenester på vegne av kommunene der de i fellesskap definerer behov og standpunkt i ulike saker. Et samhandlingskontor vil derfor være avhengig av å ha aktive bestillere, som kjenner kommunen godt, som står nær tjenestenes utfordringer knyttet til samhandlingsreformen og som kjenner kommunens faglige ressurser og personer som kan kontaktes i ulike saker. Et regionalt samhandlingskontor kan ikke fungere løsrevet fra kommunene. Hvilke oppgaver som til enhver tid skal prioriteres må også være styrt av kommunenes behov og krever tett dialog. Det forutsettes derfor at det opprettes et Samhandlingsforum (SF) bestående av alle kommunene på kommunalsjefnivå eller tilsvarende. SF skal ha nødvendig oversikt over fagområdet og nødvendig myndighet til å fatte administrative beslutninger innenfor kontorets ansvar. SF er ment å være det nødvendige bindeledd mellom det regionale samhandlingskontoret og kommunenes drift, fagadministrasjon og rådmann i den enkelte kommune. Aktuelle oppgaver som Samhandlingsforum skal ivareta: drøfte saker av betydning for samarbeidet sikre at saker av prinsipiell karakter blir behandlet av kommunestyrene i samarbeidskommunene ta stilling til/fatte beslutninger om hvilke faste oppdrag og variable/ad-hoc oppdrag samhandlingskontoret skal ha til en hver tid definere hva som skal prioriteres godkjenne handlingsplan og årsrapport 10

11 vedta hvem som skal representere regionen i fora hvor det er regionavis representasjon og motta rapporter fra disse drøfte saker som skal behandles i ASU for å kunne være rådgivende for rådmennene som representerer regionen i ASU. Være rådgivende for representanter for regionen i ulike fora Forslag til tiltak kan/bør fremsettes både av samhandlingskontoret og av samarbeidsforumet. 5.2 POLITISK STYRING Hovedtyngden av saker tillagt det regionale samhandlingskontor er knyttet til å bistå kommunene i ivaretakelse av partsforholdet til Ahus og i forhold til forskning og kompetanse. Dette er oppgaver som i dag er delegert til rådmann. Rådmennene (ved kommunalsjefene) i den enkelte kommune har ansvar for at saker som krever politisk behandling ivaretas. Anbefaling fra prosjektgruppen: Det regionale samhandlingskontoret skal primært ivareta administrative oppgaver og har et beskjedent omfang. Det vil være hensiktsmessig å organisere samarbeidet som et administrativt vertskommunesamarbeid. I avtalen bør det nedfelles hva som er deltakerkommunens behov for påvirkning og SFs rolle overfor kontoret. Organisering av et regionalt samhandlingskontor bør tas opp til ny vurdering når det er avklart om Nedre Romerike og Rømskog skal etablere andre interkommunale tiltak. KAP 6 RESSURSBEHOV OG FINANSIERINGSLØSNINGER Skal et regionalt samhandlingskontor representere en faglig og forutsigbar ressurs for kommunene bør den bestå av to stillinger for å kunne sikre kontinuitet og bredde i kompetanse. En fast stab på to stillinger kan suppleres med eksternt finansierte prosjektstillinger dersom kommunene ønsker å satse spesielt innenfor et område og er avhengig av å hente inn spisskompetanse. Stillingene i det regionale samhandlingskontoret kan også søkes finansiert gjennom prosjektmidler, men kommunene må da være villige til egenfinansiering dersom søknad ikke innfris for å sikre forutsigbarhet i kontorets drift. Et regionalt samhandlingskontor med to stillinger vil ha et budsjett på omlag kr ,-. Det kan tenkes tre ulike modeller for fordeling av kostnadene: Modell 1: Modell 2: Modell 3: Fordeling etter innbyggertall 50% grunnfinansiering + 50% fordeling etter innbyggere 25% grunnfinansiering + 75% fordelig etter innbyggere 6 Dette forutsetter at husleie ikke overstiger kr 2000 pr m2, at avlønning følger kommunal praksis, og at overheadkostnader til vertskommunen også dekker nødvendig utstyr. 11

12 En ramme på kr 2 mill vil gi følgende anslag over kostnadene i de tre foreslåtte finansieringsmodellene. Budsjettet viser fordeling av utgifter helårsvirkning og 2013-tall med oppstart fra (budsjettramme på 1,5 mill) Innbyggere %-vis innb Modell 1: 100 % etter innb Modell 2: 50/50 innbyggere/ grunnfinans Modell 2: med virkning fra r Modell 3: 25 % grunnfinansiering/75% etter innbyggere Modell 3: med virkning fra Skedsmo , Lørenskog , Fet , Rælingen , Sørum , Aurskog , Nittedal , Rømskog 682 0, Vurdering av de ulike finansieringsmodeller: Oppgavene tenkt lagt til et regionalt samhandlingskontor er i utgangspunktet nye oppgaver som alle kommunene har fått som konsekvens av samhandlingsreformen, og er dermed i stor grad kommunestørrelsesuavhengig. Det kan imidlertid være slik at store kommuner i mindre grad enn de små er avhengig av tilføring av ny spisskompetanse. De store kommunene har ofte en mer robust fagadministrasjon. Det kan derfor hevdes av fordeling etter innbyggertall alene vil være urimelig. Selv om oppgavene i utgangspunktet er like for kommunene uavhengig av størrelse, vil det kunne argumenteres at store kommuner må påta seg et større ansvar. Ved å kombinere en grunnfinansiering med vekting etter innbyggertall vil man ivareta både små og store kommuner. Mange samarbeidstiltak finansieres etter denne modellen, som SNR-samarbeidet, hvor halvparten av utgiftene fordeles likt, halvparten etter innbyggere. Vekting av grunnfinansiering i forhold til kostnad pr innbygger kan variere. Modell 3 anbefales for å sikre en så bred oppslutning som mulig OPPSTART OG ETABLERING Kontoret foreslås etablert som en fast ordning fra Dette forutsetter at det avsettes midler i kommunenes budsjetter for 2013 i tråd med valgte finansieringsmodell. En realistisk oppstart vil være april 2013 mtp utlysning av stilling og vertskommuneorganisering. 12