Løsninger som effektiviserer prosesser og sikrer datakvalitet. Siri Madsen og Harald Høydal Oslo kommune

Transkript

1 Løsninger som effektiviserer prosesser og sikrer datakvalitet Siri Madsen og Harald Høydal Oslo kommune

2 Utviklings- og kompetanseetaten Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) er Oslo kommunes interne tjenesteleverandør av prosjektledelse, IT, anskaffelser, organisasjonsutvikling, lederstøtte, rekruttering, lønns- og regnskapstjenester og kommunikasjonstjenester rettet mot kommunens ansatte og innbyggere. Digital transformasjon Vi er en viktig bidragsyter i Oslo kommunes digitale transformasjon: Å gi innbyggere og næringsliv et heldigitalt møte med kommunen gjennom smartere, effektive, mer samordnende og universelt utformede tjenester. Utviklings- og kompetanseetaten er i gang med store IT-prosjekter for modernisering av infrastrukturen i kommunen. Vi skal foredle og forene kommunens omfattende systemportefølje. Samtidig er vi en viktig bidragsyter til kommunens endringsreise med kompetansebygging og utvikling og innføring av samhandlingsverktøy for kommunens ansatte.

3 Agenda Økonomisystemet i Oslo kommune FRONT felles kunderegister Brukeradministrasjon Andre løsninger som effektiviser prosesser og eliminerer feil

4 Økonomisystemet Implementert i Oslo kommune 2001 Flerfirmaløsning - 59 aktive firma Nøkkeltall: 8000 brukere inngående faktura (2018) Største/minste virksomhet Utdanningsetaten, 1300 brukere Beredskapsetaten, 3 brukere Største/minste bydel ( ) Grünerløkka, innbyggere Grorud, innbyggere

5 Vedlikeholdsavtalen Myndighetskrav Master- og utviklingsplan Kommunens mål og strategi Kommunens IKT-Roadmap

6 Masterplan Gevinstrealisering M8 oppgradering HR og økonomi Gevinstrealisering M9 oppgradering HR og økonomi Økonomi systemet HRsystemet Gevinstrealisering Vedlikehold og avslutning M10 oppgradering økonomi Nytt HRsystem Strategi og forprosjekt nytt system Anskaffelsesprosjekt Implementeringsprosjekt Stabilisering

7 Metode identifisering av effektiviseringstiltak Risiko skal vurderes i forhold til at systemet skal understøtte en brukervennlig, effektiv, tidsriktig og sikker prosess Konsekvensrangering Effektivitet Kvalitet Brukertilfredshet Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Minimale økonomiske konsekvens for kommuen Avvik som får mindre Avvik som er merkbare ift. økonomiske effektivitet og vil kunne få konsekvenser økonomiske konsekvenser Ubetydelig konskevns for kvaliteten på sluttresultatet av prosessen. Avvik som har mindre betydning for kvaliteten på sluttresultatet. I henhold til brukerens Innenfor brukernes forventning og kravspesifikasjon toleransegrense Sluttresultatet blir påvirket slik en oppnår moderat kvalitet på sluttresulatet. Brukerne kan miste vesentlig brukervennlighet Store konsekvenser for effektiviteten i prosessen og relativt stor økonomisk konsekvens. Alvorlig avvik mellom forvenet kavlitet og resultat. Kan medføre at prosessen må gjennomføres på nytt. Vesentlig brukervennlighet går tapt og systemet blir for tungvint å bruke Avvik som har svært stor økonomisk konsekvens og vil kunne medføre at målsetningen på området ikke innfris. Avvik mellom forventet kvalitet og reslutat er svært forskjellig. Medfører at resultatet av prosessen ikke kan benyttes og en ikke infrir målsettingen på området. Brukerne kan ikke bruke deler av systemet Hver av risikoene vurderes i forhold til sannsynlighet for at risikoen vil inntreffe: 1= 0 % - 5 % usannsynlig 2= 5 % - 15 % lite sannsynlig 3= 15 % - 30 % mulig 4= 30 % - 50 % sannsynlig 5= 50 %-80 % nesten sikkert Tiltak kategoriseres: 1. Lav 2. Medium 3. Høy

8 Utviklingsplan økonomisystemet

9 FRONT Felles kunderegister i Oslo kommune

10 Bakgrunn Ineffektive forvaltningsprosesser samme informasjon forvaltes i flere registre/virksomheter Kundenummer er ikke unikt på tvers av registrene Medfører duplikater i registrene som gjør det umulig å sammenstille kundereskontro både på tvers av kommunen og innenfor den enkelte virksomhet Dårlig grunnlag for rapporter og oppfølging av kundefordringer, som medfører tap av krav Kommunens kunder må forholde seg til flere kundenummer oppleves som rotete og uprofesjonelt i kommunikasjonen med kommunen

11 Bakgrunn forts. Ineffektive forvaltningsprosesser samme informasjon forvaltes i flere registre/virksomheter Unødvendig mye registrering i diverse systemer. Samme kunde blir oppført flere ganger med forskjellig kundenummer og samme informasjon Fagsystemene deler ikke informasjon Dårlig kvalitet Ingen felles prosess for vask og vedlikehold av registeret Tap av kvalitet og økt tidsbruk på grunn av feil i registrene Feil bruk av kundereskontro Leverandører registreres som kunder for å remittere fra kundereskontro Oppretting av nye kunder skjer i forsystem

12 Prosjektmål Etablere et felles register for all kundeinformasjon i Oslo kommune Legge til rette for at fagsystem som benytter kundedata skal kunne integrere seg mot registeret Registrering av kundeinformasjon skal skje digitalt og vedlikehold skal automatiseres Etablere løsninger som sikrer høy datakvalitet Imøtekomme krav i henhold til GDPR Migreringsløsningen skal sikre en mest mulig smidig overgang som ikke påvirker negativt for sluttbruker og kunder

13 Funksjonalitet FRONT oppdateres med opplysninger fra Enhets- og Folkeregisteret Personnummer og organisasjonsnummer er nøkkelen til identifisering av kunden Opplysninger som ikke ligger i de sentrale registre kompletteres i fagsystemet eksempel kontonummer FRONT oppdaterer kunderegisteret i firma 02 som er felles for firmaene i økonomisystemet Salgsordrefiler (LG04) må inneholde organisasjon- eller fødselsnummer Kunder som ikke ligger i DSF og Enhetsregisteret registreres manuelt av sentralt kundeforvaltningsteam Enhetsregisteret Fagsystem A Fagsystem B Det sentrale folkeregisteret fornavn etternavn adresse postnummer poststed fakturaadresse (fødselsnummer) organisasjonsnummer Økonomisystemet

14

15 Svar på ofte stilte spørsmål: Kunder som ikke ligger i kunderegisteret ved import fra forsystem blir automatisk opprettet av FRONT Kunder uten fast bopel får faktura adressert til bydelene ift. fødselsdato Kunder med hemmelig adresse får faktura adressert til depot adressen Kunder med status død eller konkurs blir oppdatert med ny kundegruppe Verger (alt. fakturamottaker) skal registreres som fakturamottaker på ordren Samsvarer ikke kommunens opplysninger om kunden med folkeregisteret har vi meldeplikt til Folkeregisteret Fakturaadresse kan registreres manuelt i FRONT på kunder med organisasjonsnummer Lag og foreninger skal ha organisasjonsnummer (kreves av bankene ved tildeling av bankkonto)

16 Selvbetjening - MinSide Etablert integrasjon med MinSide og UBW slik at kundene kan: Oppdatere kontonummer som skal benyttes ved remittering fra kundereskontro i UBW Få oversikt over fakturastatus og se egne faktura

17 Gevinster Kvalitet Bedre kvalitet i kunderegisteret Reduserer/eliminerer feilsendte faktura Kunden opplever helhet og lik behandling uavhengig av virksomhet Effektivitet Effektiv forvaltning av kunderegisteret automatisk oppdatering og mindre behov for vedlikehold Ikke avhengig av nøkkelressurser for å få oppdatert registeret Effektiv oppfølging av kundefordringer (innbyggerreskontro) Eliminere CS15

18 FRONT - utrullingsplan Pulje 1 - mars Beredskapsetaten Byrådsavdelingene Byantikvaren Bystyrets sekretariat Kommuneadvokaten Kemnerkontoret Kommunerevisjonen Munchmuseet Rådhusets forvaltningstjeneste Klimaetaten Byrådsavd. for eldre, helse og sosiale tjenester Fornebubanen Origo - Digitalisering Undervisningsbygg Oslo KF Kultur- og idrettsbygg Oslo KF Pulje 2 - juni Brann- og redningsetaten Gravferdsetaten Kulturetaten Barne- og familieetaten Næringsetaten Helseetaten Energigjenvinningsetaten Sykehjemsetaten Bymiljøetaten Bydel Alna Bydel Bjerke Renovasjonsetaten Eiendoms- og byfornyelsesetaten Vann- og avløpsetaten Velferdsetaten K-by, handicapprosjektet Deichman bibliotek Omsorgsbygg Oslo KF Oslo Havn KF Pulje 3 - september Bydel Gamle Oslo Bydel Sagene Bydel Nordstrand Bydel Søndre Nordstrand Bydel Østensjø Bydel Stovner Bydel Grorud Bydel Nordre Aker Bydel Vestre Aker Bydel Ullern Bydel St.Hanshaugen Bydel Frogner Pulje 4 - november Utdanningsetaten Boligbygg Oslo KF

19 Utvikling videre Kommunen abonnerer på samme tjenester (data) i Infotorg: Det sentrale folkeregisteret Enhets- og foretaksregister Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret Eiendomsregisteret Ligningsopplysning offentlig Det Sentrale Motorvognregister Etc. FRONT går mot å bli et Aktørregisteret masterdataløsning Leverandørregister legges over i FRONT Q2 2019

20 Brukeradministrasjon

21 Brukeradministrasjon i ØK-systemet Lokalt vedlikehold i brukeradministrasjonsskjema Kontroll på kombinasjon av roller Innført i 2011 Webskjema integrert via webservice Automatisert opprettelse og avslutning av brukere Innført i 2018 Enklere vedlikehold Mindre manuelt arbeid

22 Prosesskart opprette bruker

23 Bruker får tilgang til økonomisystemet i PRK PRK = Person- og ressurskatalogen i Oslo kommune. Styrer tilgang til de fleste systemer

24 Bruker opprettes automatisk med rolle SWANSATT i aktuell virksomhet

25 AG16 jobb som automatisk oppretter ressurs Ressurs blir automatisk opprettet Bruker må ha rolle SWANSATT i aktuelt firma Ressursnummer kobles mot bruker

26 Ytterligere tilganger tildeles i eget web-skjema -> Agressoadministrasjon Tilgang til webskjema styres også fra PRK Får tilgang til ansatte i egen virksomhet, eller alle dersom man er superbruker Mulig å hente ut logg for endringer som gjøres (fane «Ettersyn»)

27 Agresso administrasjon Lokal forvalter i virksomhet har tilgang til skjema Kan ikke tildele tilganger til seg selv

28 Arbeidsflytrolle Bruker kan kun ha 1 arbeidsflytrolle Endringer behandles manuelt for i ivareta kontroll

29 Rollegrupper Definert rollegrupper som inneholder gyldige kombinasjoner av roller

30 Tilleggsroller Mulighet for å legge inn tilleggsroller for ulike moduler, valgene styres på virksomhetsnivå (begrep m/fleksifelt i UBW)

31 Avslutning av bruker Tilgang til ØK-systemet fjernes fra PRK -> Bruker får status T Flerfirmaproblematikk Brukere med rolle XXFLERFIRMA er utelatt fra rydding Bruker mister kun roller i aktuelt firma AG16 jobb som rydder i roller, vikarer, budsjettgodkjennere m.m

32 OK63 Vedlikehold brukere Sjekker at brukere kun er BUDGODKJ eller FAKTURABEHANDLER (fjerner andre WF-roller dersom bruker er budsjettgodkjenner) Slett roller m. m på avsluttede brukere Rydder i vikartabeller hvor bruker/vikar er slettet eller har ugyldig rolle Legger inn/fjerner kryss for arbeidsflyt på brukere med gyldig rolle Oppdatering av mulige budsjettgodkjennere i Fleksisfeltvalideringstabell Opprydding i duplikate verdier og blank budsjettgodkjenner (Oppstår når det legges inn budgodkjenner på begrepsverdier med status både N og C)

33 Andre løsninger som effektiviserer og eliminerer feil

34 OK176 Terminer inaktive brukere AG16 jobb som lager forslag til brukere som bør avsluttes Inaktivitet, ikke pålogget på X antall dager Ingen endring på bruker (aaguser) på X antall dager Kan se gjennom et forslag/spørring før man bekrefter brukere som skal avsluttes Setter status T på bruker Ordinær jobb som rydder i roller m.m på brukere med status T

35 OK149 Kontrollrapport Ulike kategorier av feil (A, B osv.) Har satt opp epostvarsling til virksomhet, via IntelAgent Eposten viser hvilke verdier som er feil og hva som må gjøres Tilgjengelig også via spørrebilde AG16 jobb som utvikles etter hvert som behovene oppstår

36 OK170 Kontrollrapport prekontering Validerer verdier som ligger i prekonteringsoppsettet Ugyldig kontering, ugyldig begrepsverdi, ugyldig konto, ugyldig fakturamottaker Jobben oppdateres hver dag, resultatet er tilgjengelig for virksomhetene via spørrebilde Epost varsling til virksomhetens regnskapsansvarlig 2 ganger pr uke

37 OK68 Fakturastatus Rapport som viser antall fakturaer som ikke er bokført, og hvor de befinner seg til enhver tid. AG16 jobb som kjøres 1 gang pr time

38 Spørsmål?