Evalueringsrapport EVALUTERINGSRAPPORT FOR TILTAK I HANDLINGSPLANEN TIL KLIMASTRATEGI 2030 SMARTBIKE BÆRUM (TILTAK 5) SMARTBIKE INTERN (TILTAK 23)

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE Evalueringsrapport EVALUTERINGSRAPPORT FOR TILTAK I HANDLINGSPLANEN TIL KLIMASTRATEGI 2030 SMARTBIKE BÆRUM (TILTAK 5) SMARTBIKE INTERN (TILTAK 23) UTKAST 10. OKTOBER 2018 Prosjektnummer ArkivsakID WebSak: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av <dato> Klimaklok-sekretariatet og SmartCity Bærum Anne Kristine Feltman Beslutning: Prosjektet videreføres. Endringer følges opp iht anbefalinger i evalueringen. Rapporten er ikke forankret. Signatur (prosjekteier) Rapporten er ikke ferdigstilt.

2 1. Kort oppsummering av prosjektet SmartBike Bærum og SmartBike Intern er 2 av 63 tiltak i handlingsplanen til Klimastrategi 2030 som ble vedtatt i Kommunestyret Bærum kommune 28. februar Begge tiltakene er elsykkel-låneordninger rettet mot hhv bedrifter i Bærum (SmartBike Bærum) og tjenestesteder i Bærum kommune (SmartBike Intern). Klimastrategi 2030 har mål om at i 2025 skal andelen personreiser med kollektiv, sykkel og gange være 60 prosent og sykkelandelen være 7 prosent. I 2016 var andelen 3 prosent. I 2020 skal 57 prosent av ansatte i Bærum kommune reise med kollektiv, sykkel eller gange til jobb. Tiltakene er to av flere tiltak som skal gjennomføres for å nå målene om at flere ansatte og innbyggere i Bærum sykler. SmartBike Bærum har fått midler gjennom Klimasats i 2017, og ordningen startet opp i august 2017 etter en kort testperiode sommeren Prosjektene har vært et samarbeid mellom Bærum kommune ved klimaklok-sekretariatet, SmartCity Bærum og Bærum Arbeidssenter. 2. Oppnåelse av prosjektets mål Målet med tiltakene har vært å øke andelene som sykler i Bærum. SmartBike Bærum og SmartBike Intern er to av flere tiltak for å flere til å sykle i Bærum. Prosjektets mål Grad av oppnåelse Forklaring Effektmål Andelen som sykler i Bærum øker. Oppnåelse vil fremgå av reisevaneundersøkelser. Effektmål vil vurderes etter at det er gjennomført nye reisevaneundersøkelser (RVUer), både for Bærumssamfunnet og for Bærum kommunes ansatte. Resultatmål Etablere en elsykkel-låneordning for bedrifter i Bærum og tjenestesteder i Bærum kommune. Ordningene er etablert og vil videreføres, men vil kreve en del justeringer for å få til en robust ordning. Erfaringene fra drift det første året vil utgjøre et viktig grunnlag for endringer. 3. Prosjektets arbeidspakker Planlegging, oppstart og gjennomføring av prosjektet har bestått av følgende oppgaver: 1) Etablering av forretningsmodell 6) Avtaler og vilkår for utlån 2) Finansiering 7) Drift og service 3) Anskaffelse 8) Spørreundersøkelse 4) Kommunikasjon 9) Videreføring av ordningen 5) System for booking og utlån Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

3 Etablering av forretningsmodell: Bærum kommunes arbeid med ny klimastrategi og Miljødirektoratets støtteordning gjennom Klimasats var viktig for å få etablert SmartBike Bærum og SmartBike Intern. Planlegging, gjennomføring og drift av en slik låneordning krever tildeling av ansvar for blant annet: innkjøp av sykler (gjennomføring av anskaffelse) finansiering bookingsystem for utlån drift (henting og levering av sykler) og service spørreundersøkelser til brukerne i etterkant av utlån (utforme og sende ut) annonsering av ordningen til bedrifter i Bærum og ansatte i Bærum kommune evaluering av tiltaket etter en bestemt driftsperiode For Bærum kommune var det viktig å få på plass en forretningsmodell for å sikre gjennomføringen. Etablering av ordningen og sikring av drift var avhengig av samarbeid på tvers i kommunen. Det var et sterkt ønske om å involvere Bærum Arbeidssenter i prosjektet og inngå en avtale for drift og service. Bærum Arbeidssenter er et kommunalt tjenestested som tilbyr tilrettelagt arbeidstrening for voksne med ulike funksjonsnedsettelser og minoritetsspråklige i språk- og arbeidstrening. I tillegg til SmartCity Bærum og klimaklok-sekretariatet, har Miljø- og planadministrasjonen, Anskaffelsesenheten, Vei- og trafikk, Servicesenteret, Kommuneadvokaten og Kommunikasjonsenheten vært involvert i prosjektet. Erfaring etter 1 års drift utgjør grunnlag for videreføring av ordningen og viser behov for endringer i forhold til drift av SmartBike. Finansiering: I forbindelse med arbeidet med klimastrategi for Bærum med handlingsplan med tiltak rettet mot blant annet mobilitet, var det et ønske om å søke Klimasatsmidler til et sykkelprosjekt. Det ble besluttet å søke midler til en elsykkel-låneordning. Bærum kommune ved klimaklok-sekretariatet og SmartCity Bærum var ansvarlig for Klimasats-søknaden til Miljødirektoratet i samarbeid med Vei og trafikk og Miljø- og planadministrasjonen. Søknad om kroner i støtte ble sendt til Miljødirektoratet 15. februar Tilsagn ble gitt i juni Tiltakene er i tillegg finansiert gjennom midler fra Bærum Klimafond. Anskaffelse: Konkurransegrunnlag/anbudsmateriale for anskaffelsen (<1,1 millioner eks mva) ble utarbeidet i samarbeid mellom Miljø- og planadministrasjonen, Anskaffelsesenheten, Vei og trafikk, SmartCity Bærum og klimaklok-sekretariatet. 5 leverandører leverte tilbud. Etter grundig evaluering med prøvesykling var det Stians Sport AS som vant anbudskonkurransen. Det ble kjøpt inn 15 elsykler fra Stians Sport AS. I tillegg ble det anskaffet 1 lastesykkel og en long-tail sykkel som ble kjøpt gjennom Scushi som Bærum kommune hadde en rammeavtale med fra før av. For hver sykkel ble det kjøpt inn sykkelvesker, lås, sykkelhjelm, piggdekk og hansker for vintersykling. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

4 Kommunikasjon Rekruttering av bedrifter for å delta i ordningen har skjedd gjennom næringslivet og SmartCity Bærums nettverk, oppslag i Budstikka (lokalavis) og omtale i Bæringen (gratis kommunal informasjonsavis til alle husstander i Bærum). En egen kommunikasjonsplan for SmartBike Bærum ble utarbeidet. For SmartBike Intern har ordningen vært informert om på kommunens intranettside. Pågangen fra ansatte om å låne elsykler etter annonsering på kommunens intranettside har vært stor, så det har ikke vært behov for ytterligere annonsering for ordningen, dette også av hensyn til at det ikke har vært nok sykler til å dekke etterspørselen det har vært i perioder. Alle syklene og veskene ble merket med egen Klimaklok-logo. Booking for utlån For å booke inn syklene og dele informasjonen med Bærum Arbeidssenter på en enkel måte, ble det opprettet en egen Google-kalender der involverte parter fikk tilgang. Bookingene har blitt lagt inn av klimaklok-sekretariatet og SCB fortløpende, mens Bærum Arbeidssenter har brukt kalenderes for å se hvor og når syklene skal leveres og hentes, samt kontaktinformasjon til kontaktperson på lånestedet. Figur 1: Google-kalenderen som viser navn og kontaktinformasjon til bedrift/tjenestested. Av kapasitetshensyn har det blitt lagt inn en hel arbeidsdag mellom henting av sykler og levering til nytt lånested. Dette har vært nødvendig for å kunne gå over syklene og foreta eventuell service før syklene leveres ut igjen. Erfaring med bruk av kalenderen har vært at det fungerer fint, men at det ikke er et robust nok system for videreføring og skalering av en låneordning. Ordningen avhenger av at alle som skal ha tilgangen til kalenderen har en egen gmail-konto. I tillegg er det en begrensende ordning da bedriftene eller tjenestestedene ikke selv kan booke tid for utlån. I forhold til utlånstid så er det behov for 2 dager mellom hver utlånsperiode vinterstid for å kunne gjennomføre tilstrekkelig service på syklene. Erfaring viser også at ikke alle syklene er på plass ved avtalt tid for henting hos bedrifter og tjenestesteder. Dette har medført ekstra arbeid for Bærum Arbeidssenter og kostnader for drift av ordningen (Bærum Arbeidssenter fakturerer timer). Det har blitt informert om tidspunkt og sted for henting av syklene, men dette punktet kan forbedres ytterligere. Det vil vurderes om bedriften/tjenestestedene vil bli fakturert for ekstra kostnader ved slike hendelser. Dette må da skrives inn i kontrakt og avtaler mellom låntaker og Bærum kommune. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

5 Avtale mellom låntaker og Bærum kommune, vilkår for lån Et eget avtaleskjema og vilkår låntaker (2 dokumenter) har blitt utarbeidet i forbindelse med ordningen. Kommuneadvokaten har vært involvert i denne prosessen. Avtalen som inngås skal signeres av kontaktperson i bedriften eller tjenestestedet og returneres til Bærum kommune. Vilkår for lån av elsykkel fra Bærum kommune sendes til låntaker som er ansvarlig for at de ansatte i bedriften/tjenestestedet er innforstått med vilkår for lån. Det informeres der blant annet om at låntaker vil bli kontaktet i etterkant av låneperioden for å gjennomføre en brukerundersøkelse. I tillegg opplyses det om ansvar for bruk og oppbevaring og at tyveri og skadeverk skal politianmeldes. Drift og service Bærum Arbeidssenter er ansvarlig for henting og levering av elsyklene, samt drift og vedlikehold. Syklene hentes og leveres i en liten lastebil. Arbeidstimer, kostnader til reservedeler og utstyr faktureres og dekkes av midler gjennom Bærum Klimafond. Spørreundersøkelse Et tilbakemeldingsskjema/spørreundersøkelse for brukerne sendes etter låneperioden. Bærum kommune har benyttet eksisterende rammeavtale med JungleMap til å opprette spørreundersøkelser. Ordningen har fungert slikt at Klimaklok-sekretariatet/SmartCity Bærum har bestilt spørreundersøkelser forløpende som bedrifter og tjenestesteder har lånt sykler. JungleMap har opprettet lenker til hvert utlånssted. Klimaklok-sekretariatet/SCB har videreformidlet lenkene til utlånssted. Ressurser fra Strategi- og utvikling i Bærum kommune har analysert dataene fra spørreundersøkelsene. Informasjon innhentet gjennom spørreundersøkelsene er oppsummert i egen rapport. I utgangspunktet var det tenkt at spørreundersøkelsen skulle sendes ut etter 3 måneder til hvert utlånssted. Erfaring viser at denne praksisen har variert. Det bør vurderes hvilket tidspunkt for utsendelse som er mest hensiktsmessig. Målet med brukerundersøkelser er innhenting av informasjon for å kunne forbedre ordningen og iverksette nye tiltak basert på ny kunnskap. Videreføring av ordningen og overføring av ansvar i linjen Klimaklok-sekretariatet og SmartCity Bærum er eiere av tiltakene og har hatt ansvar for koordinering og drift det første året. Ansvaret for drift av tiltaket ble overført til Servicesenteret i Bærum kommune etter ca 1 års drift. Arbeidsoppgaver knyttet til drift av SmartBike som er blitt overført: Koordinering av utlån av sykler i forhold til tjenesteder i kommunen og bedrifter i kommunen som ønsker å låne sykler. Kontakt mot tjenestesteder og bedrifter som ønsker å låne sykler Koordinering i forhold til Bærum Arbeidssenter som har ansvar for å hente, levere og vedlikeholde sykler. Koordinering mot klimaklok-sekretariatet og kommunikasjonsenheten ved behov som f.eks. informasjon på hjemmesiden om ordningen. Sende ut spørreundersøkelser i etterkant av utlån, etterspørre lenker til spørreundersøkelsene fra JungleMap. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

6 Følge opp spørreundersøkelsene i samarbeid med klimaklok-sekretariatet, SmartCity Bærum og kommunikasjon. Gjennom Bærum klimafond er det satt av midler til drift av SmartBike Bærum i Videreføring av tiltaket avhenger av midler til drift og reparasjoner, eventuelt kjøp av flere sykler. 4. Økonomiske nøkkeltall Økonomiske hovedtall Innkjøp 15 elsykler, 1 lastesykkel, 1 longtailsykkel, Stians Sport og Scushi, inkludert montering, levering, sykkelvesker, sykkelåser, hjelmer og hansker: Beløp Inkl mva (25 %) Beløp Eksl. mva Scushi, inkludert mva (lastesykkel og longtailsykkel med utstyr) NOK NOK Stian Sport, inkludert mva (15 elsykler) NOK NOK Driftsutgifter inkludert kjøp av sykler (sykler med utstyr, driftsmidler, service, reparasjoner, reservedeler mm) Egen innsats, ca 12 ukeverk NOK NOK NOK 5. Prosjektets milepæler og nøkkeltall Planlegging, etablering av forretningsmodell og gjennomføring av anskaffelse Q Testperiode før iverksetting Q2-Q Oppstart SmartBike Bærum og SmartBike Intern Q Overføring av driftsansvar Q Evaluering av SmartBike Q Totalt har syklene vært lånt ut til 225 brukere km er tilbakelagt. Figur 2: Antall km syklet per utlånssykkel i perioden august august Sykkel 1-12 disponeres av SmartBike Bærum (bedrifter) og sykkel disponeres av SmartBike Intert (kommunale tjenestesteder). Sykkel nr 11 er en lastesykkel, sykkel nr 12 er en longtailsykkel. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

7 SmartBike Bærum (låneordning for bedrifter) viser at det i snitt er blitt syklet flere km enn for låneordningen for de kommunale tjenestestedene, SmartBike Intern. Lastesykkelen og longtailsykkelen har i snitt blitt syklet hhv 89 km og 86 km per utlån, noe som er høyere enn snittet for syklene som er lånt ut til bedriftene. Noen nøkkeltall for utlån SmartBike Bærum SmartBike Intern Totalt antall km syklet km 2703 km Gjennomsnittlig km syklet per utlån 81 km 42 km Antall utlån Evaluering av prosjektet a. Suksessfaktorer Ansatte i bedrifter i Bærum og kommunale tjenestesteder i kommunen har fått mulighet til å teste ut elsykler i en periode. Erfaring viser at sannsynligheten for å kjøpe egen elsykkel øker etter at man har hatt muligheten til å teste ut elsykkel en periode. SmartBike bidrar til bevissthet rundt sykling i bedriftene og tjenestestedene som låner sykler. Mange ansatte i bedriftene og kommunale tjenestesteder ønsket å teste ut vintersykling. Tverrfaglig samarbeid i kommunen og mot næringslivet gjennom SmartCity Bærum. Etablering av forretningsmodell med fordeling av ansvar. Sikret finansiering til innkjøp, drift og vedlikehold. Gjennomføring av spørreundersøkelser for kartlegging og innhenting av informasjon og innspill til bedre sykkeltilrettelegging i Bærum. b. Risiko Drift av låneordning krever dedikerte ressurser i kommunen og et robust system for eventuell skalering av ordningen. Et bookingsystem basert på en felles Google-kalender er forholdsvis enkelt å administrere for få brukere, men forutsetter en egen gmail-konto for tilgang til kalenderen. Syklene er forholdsvis kostbare, noe som innebærer risiko for tyveri. 1 sykkel er stjålet i løpet av perioden c. Viktige læringspunkter Et mer robust bookingsystem der bedriftene og eventuelt ansatte kan booke sykkel og velge låneperiode. Alternative løsninger bør vurderes på sikt. Tydeligere informasjon til utlånsstedene om tidspunkt for henting av sykler for å unngå ekstra arbeid og kostnader for henting av syklene. Det vil vurderes om bedriften/tjenestestedene vil bli fakturert for ekstra kostnader ved slike hendelser. Dette må da skrives inn i kontrakt og avtaler mellom låntaker og Bærum kommune. Flere sykler og lengre utlånsperiode bør vurderes, da flere av låntagerne har gitt tilbakemelding om dette. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi

8 Tilbakemelding fra kommunens tjenestesteder har vært at det burde være flere damesykler/mindre sykler. Mange av tjenestestedene, spesielt innenfor helsesektoren, skole og barnehager, har et flertall av kvinner ansatt. Dette bør vurderes ved eventuelt innkjøp av flere sykler. Det bør legges inn tilstrekkelig antall dager mellom hver utlånsperiode vinterstid for å sikre tilfredsstillende service på syklene. Tidspunkt for utsendelse av spørreundersøkelsen bør vurderes. Bærum kommune evaluering av tiltak i handlingsplan til Klimastrategi