PROTOKOLL FRA MØTET KONTROLLUTVALGET I NESNA KOMMUNE

Transkript

1 Side 1 av 5 Tid: KL Sted: Nesna rådhus, kommunestyresalen Tilstede: Einar Gullesen (leder) Gunnhild Forsland (nestleder) Gretha Bye (medlem) Øyvind Fagervik (medlem) Myrtle Visnes (medlem) Forfall: For øvrig møtte: Hege Nygård (rådmann), sak 064,065,066,067 Thomas Withgen (tekn.sjef), sak 067 Per A. Sperstad (revisjonen) Hanne Thomassen (revisjonen) Knut Soleglad (KU-sekretær) Einar Gullesen åpnet møtet og innhentet følgende status: - Innkalling: Godkjent. - Saksliste: Godkjent. - Deltakere: 5 medlemmer av 5 møtte, og møtet er beslutningsdyktig. I møtet ble følgende behandlet: Sak 061/12 Godkjenning av protokoll fra møtet Kontrollutvalget godkjenner protokoll fra møtet Sak 062/12 Oppfølging av tidligere KU-vedtak. Med referanse til «Eventuelt» i møte , opplyste KU-leder at privatpersonen Truls Dahl har filmet og lagt ut på You Tube en opptreden som var vist på Nesna sykehjem. Distribusjonen av filmen var foretatt av privatperson og KU finner ikke grunnlag for å gå videre med saken. KU ber sekretær tilskrive henvenderen om dette.

2 Side 2 av 5 Kontrollutvalget tar til orientering at alle tidligere KU-vedtak er effektuerte eller under effektuering. Sak under «Eventuelt» - vedr. innleie av ekstern kompetanse - i møte avsluttes. Sak under «Eventuelt» - vedr. video-opptak på «You Tube» - i møte avsluttes. Sak 063/12 Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 064/12 Vedr. lederavtale m.v. muntlig orientering fra rådmann På anmodning fra KU, gav rådmannen en muntlig orientering, herunder bl.a.: - Organisasjonen i Nesna kommune blir organisert fra en såkalt «2-nivåmodell» til en «3-nivåmodell». - Som ledd i omorganiseringen er det et mål at lederfunksjonene skal være plassert ca. jan./febr Når ny lederstruktur er plassert, vil lederavtaler, stillingsbeskrivelser m.v. bli utarbeidet.

3 Side 3 av 5 Sak 065/12 Vedr. ansettelse ved Nesna skole muntlig orientering fra rådmann. Rådmannen gav en muntlig orientering om den konkrete ansettelsen som KU ønsket en orientering om. KU konstaterer at prosessen med ansettelse til denne stillingen ikke fulgte kommunens egne reglementer og rutiner for ansettelse. Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende tillegg: «Rådmannen tilskrives med kopi til kommunestyret v/ordfører, og sekretær utarbeider utkast til dette brev som sirkuleres til kontrollutvalgets medlemmer for kommentarer før brevet oversendes.» Rådmannen tilskrives med kopi til kommunestyret v/ordfører, og sekretær utarbeider utkast til dette brev som sirkuleres til kontrollutvalgets medlemmer for kommentarer før brevet oversendes. Sak 066/12 Vedr. ansattes næringsvirksomhet muntlig orientering fra rådmann. På anmodning fra KU, gav rådmannen en muntlig orientering vedr. næringsvirksomheten til to av de ansatte, herunder bl.a.: - Den ene ansatte har stiftet selskap med formål å eie egen eiendom samt drive rådgivnings- og konsulenttjenester overfor kommuner. Det er opplyst at det ikke vil være inntektsgivende aktiviteter i selskapet nå, men at hensikten med selskapet er å forberede for eventuelle aktiviteter i en senere pensjonisttilværelse. På denne bakgrunn har rådmann konkludert med at forholdet kan aksepteres. - Den andre ansatte har en rolle i eksisterende næringsvirksomhet som rådmannen har under avklaring i forhold til: - kommunens etiske reglement på dette punkt, - habilitet ved kommunens innkjøp, herunder kommunens ivaretakelse av krav i lov om offentlige anskaffelser. Rådmannen finner det naturlig å orientere KU når forholdene er konkludert. Innstilling til vedtak ble godkjent med følgende tillegg: «Rådmannen tilskrives, og sekretær utarbeider utkast til dette brev som sirkuleres til kontrollutvalgets medlemmer for kommentarer før brevet oversendes.»

4 Side 4 av 5 Rådmannen tilskrives, og sekretær utarbeider utkast til dette brev som sirkuleres til kontrollutvalgets medlemmer for kommentarer før brevet oversendes. Sak 067/12 Vedr. krav fra innbygger om ny saksbehandler muntlig orientering fra rådmann. På anmodning fra KU, gav rådmannen en muntlig orientering, bl.a.: - det er teknisk sjef som nå er saksbehandler, - det var uheldig at det noen dager etter bytte av saksbehandler, ble sendt et brev til innbyggeren der også tidligere saksbehandler hadde signert. For øvrig ble det på anmodning i møtet også orientert fra rådmannen om to forhold - kloakkløsning og adkomstveg som tangerer saken. Denne orienteringen ble supplert med informasjon fra teknisk sjef. Innstilling til vedtak ble formulert i møtet og godkjent med følgende ordlyd: «1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, herunder at innbygger nå har fått ny saksbehandler. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen presentere resultatet av undersøkelsene fra kontrollutvalgets bestilling i tidligere KU-sak 047/12 «Vedr. saksbehandlingen ved pålegg om kloakkløsning».» 1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering, herunder at innbygger nå har fått ny saksbehandler. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen presentere resultatet av undersøkelsene fra kontrollutvalgets bestilling i tidligere KU-sak 047/12 «Vedr. saksbehandlingen ved pålegg om kloakkløsning». Sak 068/12 Oppfølging av påpekninger i nummerert brev nr. 1/10 fra revisor Revisor gav en muntlig orientering i møtet, hvor det fremkom at administrasjonen arbeider aktivt med å imøtekomme påpekningene, herunder: - Reisegodtgjørelse: Den løpende regnskapsrevisjon viser at dette nå ser vesentlig bedre ut. - Gebyrberegning vann/avløp og etterlevelse av forurensningsforskrift kap.16: Arbeid er igangsatt slik at nytt gebyrregulativ blir imøtekommet på nyåret.

5 Side 5 av 5 - Avskrivning av varige driftsmidler: Dette ser nå ut til å være i orden. - Selvkost: Det gjenstår å se om riktig rentesats benyttes i beregningene. - Overskudd på avløpsområdet: Årsregnskapet vil vise håndteringen av dette. - Kundefordringer: Budsjettregulering har bragt forholdet i orden. Kontrollutvalget tar informasjonen til foreløpig orientering og avventer med videre oppfølging til revisors konklusjoner for regnskapsrevisjon av 2012 foreligger. Eventuelt: Kommunens oppfølging av sykemeldte: KU ber rådmannen gi en muntlig orientering om hvordan kommunen ivaretar krav i egne retningslinjer samt den lovbestemte krav med hensyn til oppfølgingen av sykemeldte. Einar Gullesen (leder) _ Gunnhild Forsland (nestleder) Gretha Bye (medlem) _ Øyvind Fagervik (medlem) Myrtle Visnes (medlem)