Farvel DBS. Utredning av metoder for datahøsting fra private databasesystemer. Faglig statusrapport, langtidsbudsjett og prosjektregnskap

Transkript

1 Farvel DBS. Utredning av metoder for datahøsting fra private databasesystemer Faglig statusrapport, langtidsbudsjett og prosjektregnskap Arbark 31. mars 2017

2 Innhold A. Faglig statusrapport per 31. mars Organisering Kartlegging innhenting av informasjon fra fagforbundene Uttrekk og avlevering Kompetanseheving besøk hos andre depotinstitusjoner og kurs Utvikling av digitalt depot Videre planer...6 B. Prosjektbudsjett og -regnskap Farvel DBS Prosjektbudsjett Farvel DBS: 1. september august Prosjektregnskap Farvel DBS: 1. september april Budsjett 1. april august

3 A. Faglig statusrapport per 31. mars 2017 I 2016 innvilget Arkivverket kr ,- i arkivutviklingsmidler til gjennomføring av prosjektet Farvel DBS. Utredning av metoder for datahøsting fra private databasesystemer, med Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) som søker og utførende institusjon. Målet med prosjektet har vært å utrede forutsetningene for at depotinstitusjoner skal kunne høste, langtidslagre og tilgjengeliggjøre informasjon fra databasesystemer skapt av private arkivskapere. Arbark rapporterer i det følgende om hva som har blitt gjort i prosjektet høsten 2016 og vinteren 2017, hvilke kostnader som er påløpt og hvordan prosjektet planlegges videreført. 1. Organisering Det er opprettet en prosjektstyringsgruppe i Arbark bestående av Ole Martin Rønning, Tor Are Johansen og Max Tønnesen. Styringsgruppa har utpekt en prosjektleder (arkivar Dag Juvkam) som har utført de sentrale arbeidsoppgavene. Prosjektets referansegruppe består av medarbeidere fra Arbark samt arkivfaglig personale fra LO, Fagforbundet, Fellesforbundet, Forbundet for ledelse og teknikk og Norsk arbeidsmandsforbund. Første møte skal holdes 27. april Kartlegging innhenting av informasjon fra fagforbundene Prosjektet bruker LO og LOs fagforbund som case study. Dette er organisasjoner som varierer betydelig i omfang og som sådan gir et variert grunnlag for undersøkelse og analyse. Høsten 2016 innhentet Arbark informasjon fra LO og forbundene om deres elektroniske sak- /arkivsystemer. Det ble gjennomført møter med personale i organisasjonene, og det ble skrevet rapporter fra møtene. Høstens kartlegging var for øvrig en oppfølging og oppdatering av en lignende informasjonsinnhenting som ble gjennomført i Kartleggingen viser at flere av organisasjonene ikke bruker sak-/arkivsystemer, men i stedet lagrer materiale i fil- og mappestrukturer i Windows. Dette gjelder mindre forbund som ikke har behov for, eventuelt ikke har råd til, et komplekst og dyrere elektronisk sakssystem. Av de 15 forbundene og LO som bruker saks- og arkivsystemer, har Arbark besøkt 13: El & IT, Fagforbundet Fellesforbundet Forbundet for ledelse og teknikk Handel og kontor Industri Energi LO 3

4 Musikernes fellesorganisasjon Norsk arbeidsmandsforbund Norsk nærings- og nytelsesmiddelarbeiderforbund Norsk sjømannsforbund Norsk tjenestemannslag Norsk transportarbeiderforbund Arbark har dessuten vært i kontakt med Fellesorganisasjonen og Norsk offisersforbund, men disse ønsket å vente med et møte, siden systemer og rutiner for tiden gjennomgås for å vurdere behov. Kartleggingen viser foreløpig følgende bilde: Ved den forrige kartleggingen i 2013 hadde flere forbund relativt nylig tatt i bruk sak- og arkivsystemer, og var fortsatt i en innkjøringsfase. Flere har nå gjort seg opp en mening om systemene. De fleste bruker de samme systemene og kommer til å fortsette med disse, men noen forbund har planer om å bytte ut nåværende system. Flere har gitt uttrykk for at systemet de bruker er for komplisert for deres bruk, og at de derfor ønsker enklere løsninger. Andre mener nåværende system ikke fungerer hensiktsmessig, og de vurderer derfor bedre (og dyrere) systemer. Fellestrekket ved misnøyen er at systemene som er i bruk i disse forbundene ikke er godt nok tilpasset brukernes behov. Systemene i forbundene er ganske varierte. Kartleggingen viser at fem forbund bruker Noark 5-godkjente systemer. Det er i hovedsak store organisasjoner som bruker slike systemer. Noark-standarden er utarbeidet av Arkivverket og stiller spesifikke krav til elektronisk arkivdanning, noe som bidrar til at systemene er dyrere å anskaffe. Ni av de 13 organisasjonene som Arbark har besøkt, bruker systemer uten Noark-godkjenning, noe som gjør dem mer krevende å håndtere. Noen av systemene uten Noark-godkjenning er relasjonsdatabasesystemer, noe som innebærer at de skal være mulig å bevare (for eksempel ved hjelp av SIARD, se nedenfor). Det er også noen såkalte dokumentorienterte baser i bruk. Disse dokumentorienterte basene er utbredt i privat sektor, men vårt prosjekt har hittil ikke funnet andre depotinstitusjoner som har særlig erfaring med disse. Det gjenstår dermed å utrede hvordan disse skal håndteres. 3. Uttrekk og avlevering Under kartleggingen har flere arkivansvarlige i organisasjonene gitt uttrykk for at det kan bli aktuelt med deponering/avlevering av elektronisk materiale i løpet av få år. Det har også kommet fram at flere organisasjoner har sluttet å arkivere på papir, det vil si at organisasjonene dokumenterer sin virksomhet utelukkende gjennom elektroniske arkiver. Som kartleggingen også viser, er dette imidlertid en framgangsmåte som ikke er fullt gjennomtenkt, verken når det gjelder kompetanse eller økonomi, og dermed risikabel sett ut i fra et bevaringsperspektiv. 4

5 For å kunne bruke og tilgjengeliggjøre elektronisk materiale fra sak- og arkivsystemer, må det gjøres uttrekk fra systemene. Dette er komplisert og forutsetter høy teknisk kompetanse. Arkivskaper må som regel trekke inn systemleverandør for å klare å produsere vellykkede uttrekk. Det vil i sin tur utløse høye kostnader. Det videre arbeidet i prosjektet vil derfor også gå ut på å synliggjøre slike kostnader, slik at organisasjonene gis bedre muligheter til å planlegge følgekostnader knyttet til det å sikre viktig dokumentasjon for ettertida. Videre er det et mål å finne sak- og arkivsystemer som har så enkel funksjonalitet at arkiv- og ITansvarlige med sin nåværende kompetanse selv kan lage uttrekk og gjøre dem klare til avlevering. Her kan SIARD være en mulighet. SIARD er et uttrekksverktøy og lagringsformat som brukes både av Riksarkivet og IKAene. SIARD er open source og skal være enkelt å bruke. Dermed kan det gjøres et testuttrekk ved hjelp av dette verktøyet, for eksempel fra et forbund som ikke har Noark 5-system. 4. Kompetanseheving besøk hos andre depotinstitusjoner og kurs Ettersom Arbark ennå ikke har mottatt uttrekk, er informasjonsinnhenting og lærdom fra andre arkivdepotinstitusjoner helt nødvendig. I den sammenheng har Arbarks prosjektmedarbeidere vinteren 2017 vært på besøk hos to interkommunale arkivinstitusjoner, IKA Kongsberg og IKA Opplandene, og fått bedre innsikt i metodikk for langtidsbevaring. Samtidig er det åpenbart at det er mange utfordringer knyttet til håndtering av elektroniske arkiver, også hos de depotinstitusjonene som har kommet lengst med dette arbeidet. Dette gjelder ikke minst tilgjengeliggjøring per i dag foreligger det ingen klare løsninger for tilgjengeliggjøring og innsyn i elektronisk arkivmateriale i Norge. Vi merker oss at både Riksarkivet og IKAene må fokusere på å redde arkiver, hovedsakelig på grunn av pressede ressurser. Arbark regner kontakten med IKAene som svært verdifull, og kommer til å holde kontakten med disse i tiden framover. Vellykket bygging av kompetansenettverk kan på denne måten sees som et av de vesentlige resultatene av det første prosjekthalvåret. Den mars deltok prosjektleder på kurs om periodisering, deponering og avlevering av elektronisk arkiv. Kurset var i regi av Norsk arkivråd. Deltakelse på slike kurs er viktig for kompetanseheving med tanke både på veiledning til arkivskaperne og uttrekksfasen samt testingen i etterkant. Det er viktig at Arbark blir i stand til å gi god veiledning i arkivdanningsfasen, slik at uttrekkene vi mottar blir av best mulig kvalitet. Andre depotinstitusjoners erfaringer tilsier at dette er krevende, særlig ettersom det er så mange forskjellige systemer i bruk og fordi ingen arkivskapere bruker systemene på eksakt samme måte. Som et ledd i det videre arbeidet med kunnskapsoverføring og kompetansebygging, skal Arbark høsten 2017 holde et fagseminar for arkivansvarlige i LO og LOs fagforbund, hvor eksterne foredragsholdere vil bli invitert. 5. Utvikling av digitalt depot Arbarks IT-tjeneste skal i løpet av 2017 skifte ut institusjonens serverpark. Et av målene for dette er å sikre en tilstrekkelig maskin- og programvare for å kunne håndtere fremtidige mottak av elektroniske arkiver. I påvente av en felles nasjonal lagringsløsning for elektroniske arkiver må Arbark, på midlertidig basis, opprette en selvstendig løsning for dette. Det 5

6 fokuseres derfor spesielt på å konfigurere systemet med nok lagringsplass, slik at Arbark blir i stand til å ta i mot arkiver fra arbeiderbevegelsens arkivskapere. Det er også viktig at systemet lett lar seg utvide med større lagringsplass, siden det er usikkert hvor raskt behovet vil vokse. Arbeidet med dette er påbegynt, men er fremdeles i en planleggingsfase. Derfor er det vanskelig å si eksakt hva utviklingen og installeringen av en adekvat digital depotløsning for Arbark vil koste i investeringer og arbeidstimer. Høsten 2017 forventes utstyret å være innkjøpt og installert, og da vil det bli laget en samlet oversikt over kostnadene. Foreløpig regner Arbark med investeringer på omtrent en halv million kroner. 6. Videre planer Første referansegruppemøte skal holdes 27. april 2017, som nevnt. Flere av forbundene har etterlyst hva Arbark konkret ønsker å motta av materiale. Det er særlig mer kunnskap om bevaring og kassasjon som etterspørres. Referansegruppa består av arkivansvarlige fra LO og forbundene, og vi ønsker å bruke referansegruppemøtet til å drøfte disse spørsmålene. Til dette møtet vil prosjektleder skrive et utkast til veiledning om periodisering, bevaring og kassasjon. I dette arbeidet inngår også kompetansebygging på funksjonsanalyse som metode, som en av Arbarks medarbeidere (Martin Ellingsrud) er i gang med innenfor sitt bachelorstudium i arkivvitenskap ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Basert på referansegruppemøtet skal Arbark i september holde et fagseminar hvor arkivansvarlige fra alle fagforbundene inviteres. Arbark er i dialog med Fellesforbundet om et testuttrekk fra deres sak-/arkivsystem (Acos). Med en testavlevering får vi mulighet til å gå gjennom uttrekksprosessen steg for steg, noe som gjør at vi kan kartlegge konkret hva slags grunnleggende kompetanse og rutiner Arbark, og andre sammenlignbare private depotinstitusjoner, må ha på plass for å kunne foreta uttrekk av denne type arkivsystem. Arbark vil også gjennomføre et studiebesøk til Bergen byarkiv for å lære mer om deres håndtering av elektroniske arkiver. Her vil innsynsløsningen være særskilt relevant. Dessuten vil Arbark forsøke å utrede hvordan depotinstitusjoner kan stimulere private arkivskapere til å avlevere elektroniske arkiv. Som kjent, og i motsetning til offentlige arkivskapere, er ikke private arkivskapere pålagt å avlevere, og ettersom arkivmaterialet heller ikke opptar fysisk lagringsplass, er det vårt inntrykk at flere av organisasjonene, særlig hvis de har knappe ressurser, ikke helt ser poenget med kostnadskrevende avleveringer. Når prosjektgruppen har samlet inn tilstrekkelig kunnskap fra forbundene tar Arbark sikte på å teste funksjonsanalyse som struktureringsmetode for bevaring og uttrekk. Den 6

7 funksjonsbaserte metodikken består i å identifisere utvalgte arkivserier eller bevaringsobjekter i systemene. B. Prosjektbudsjett og -regnskap Farvel DBS Fordi prosjektet Farvel DBS er designet som et treårig prosjekt, med en finansierings- og rapporteringsstruktur som ikke følger kalenderåret, vil vi i det følgende gi: 1. Et prosjektbudsjett for hele prosjektperioden over tre år, 1. september august Et prosjektregnskap for reelle inntekter og utgifter som har oppstått i perioden mellom prosjektstart og rapporteringstidspunkt, 1. september april Et budsjett med forventede inntekter og utgifter for resten av det første prosjektåret, 1. april august Prosjektbudsjett Farvel DBS: 1. september august 2019 Prosjektet startet i 2. halvår 2016 og vil avsluttes etter 1. halvår 2019, slik som beskrevet i Arbarks søknad på Arkivverkets utviklingsmidler. Når det gjelder inntektene for det treårige prosjektet, har Arbark følgende kommentarer: I prosjektsøknaden har Arbark ført opp inntekter fra OU-fondet (LO) på kr ,-. Disse ble i sin helhet innvilget 4. april Betingelsen for støtten er at midlene brukes i 2016 og OU-fondet utbetaler innvilgede midler i henhold til utført arbeid, som Arbark rapporterer og fakturerer for separat. I 2016 fikk Arbark utbetalt kr fra OU-fondet, og den resterende støtten, som Arbark vil fakturere OU-fondet for i 2017, er på kr ,-. Arbark har ikke lyktes med å utløse kr ,- fra Norsk kulturråd som beskrevet i prosjektsøknaden på Arkivverkets utviklingsmidler. Arbark mener at prosjektet, med små modifikasjoner, vil kunne gjennomføres likevel. I tråd med den opprinnelige prosjektsøknaden, vil Arbark søke Arkivverkets utviklingsmidler om kr ,- ved de planlagte utlysingsrundene i 2017 og Med utgangspunkt i den forventede inntektsfordelingen, vil Arkivverkets utviklingsmidler utgjøre drøye 40 prosent av prosjektets totale forventede inntekter. Tabell 1: Forventet inntektsfordeling (alle beløp i 1000 kr, runde tall) 2/16 1/17 2/17 1/18 2/18 1/ OU-fondet Arkivverkets utviklingsmidler Arbark SUM

8 Når det gjelder utgiftene for det treårige prosjektet, har Arbark følgende kommentarer: Utgiftene vil være ujevne over den treårige prosjektperioden, med relativt lave kostnader, i hovedsak fordelt på lønnsutgifter, i det første halvåret med oppstart av prosjektet; deretter tunge investeringer i infrastruktur i første halvdel av 2017 som skyldes oppbyggingen av nødvendig elektronisk lagringskapasitet; og deretter mer jevne kostnader, fordelt på lønnsutgifter og møtevirksomhet. Tabell 2: Forventet utgiftsfordeling (alle beløp i 1000 kr, runde tall) 2/16 1/17 2/17 1/18 2/18 1/ SUM Prosjektregnskap Farvel DBS: 1. september april 2017 Prosjektet følger ikke kalenderåret, slik at rapporteringen gjelder perioden 1. september 2016 til 31. mars Arkivverket innvilget kr ,- i utviklingsmidler til Arbark for det første prosjektåret (12 måneder). Fordi bare halvparten av det første prosjektåret er gått per rapporteringstidspunkt 31. mars 2017, har Arbark periodisert inntektene i tabellen nedenfor, slik at det er mest mulig samsvar mellom periodene. Tabell 3: Inntekter, periodisert per 31. mars 2017 Arkivverket (utviklingsmidler) ,- /12 mnd x 6 mnd = , ,- OU-fondet/LO (utbetalt for perioden ) ,- Arbark ,- SUM ,- Tabell 4: Utgifter, periodisert per 31. mars 2017 Lønn Frank: Prosjektutvikling og -administrasjon, 1 mnd. Dag: 50 prosent 4 mnd. ( ) Dag: 40 prosent, 3 mnd. ( ) Ole Martin: Prosjektstyring, 0,5 mnd. Tor Are: prosjektledelse og deltakelse (0,25 mnd) Harald: 0,5 mnd, inkludert ekskursjoner Martin Ellingsrud, bachelorstudium Arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, 2016 (3 mnd.) 2017 (3 mnd.), 10 prosent av lønn ,- Sosiale kostnader og overhead, 30 prosent av lønn i ,- Sosiale kostnader og overhead, 40 prosent av lønn i ,- Ekskursjoner IKA Kongsberg (Dag, Harald, Tor Are à 448,-) IKA Opplandene (Dag, Martin, Harald à 1.242,-) 4.622,- Faglig utvikling SAMDOK-konferanse (Dag,) SAMDOK-konferanse (Frank) Kurs Norsk Arkivråd Bergen (Dag) Kurs Acos websak, (Dag) ,- 8

9 Investeringer Innkjøp programvare Neevia Document Converter Pro v6.9-2 licence(s) USD 749,- og Beyond Compare 4 Multi Platform, Pro Edition, USD 120,- = USD 869, ,- SUM ,- Fordi FoU-prosjektets framdrifts- og rapporteringsplan ikke følger kalenderåret, vedlegger Arbark følgende budsjett for de gjenstående seks månedene av det første prosjektåret. 3. Budsjett 1. april august 2017 Tabell 5 og 6 viser hvordan Arbark budsjetterer inntekter og utgifter for resten av det første prosjektåret, det vil si i perioden 1. april august 2017: Tabell 5: Inntekter 1. april august 2017 Arkivverket (utviklingsmidler) ,- /12 mnd x 6 mnd = , ,- OU-fondet/LO,/ (for perioden ) ,- Arbark ,- SUM ,- Tabell 6: Forventede utgifter 1. april 31. august 2017 Lønn Frank: Prosjektadministrasjon, 0,25 mnd, 2017 Dag: 50 prosent stilling fra Ole Martin: Prosjektstyring, 0,5 mnd. Tor Are: prosjektledelse og deltakelse (0,5 mnd) Harald:12,5 % stilling Max: 12,5 % stilling Martin Ellingsrud, bachelorstudium Arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, 2017 (3 mnd.), 10 prosent av lønn ,- Sosiale kostnader og overhead 40 prosent av lønn ,- Ekskursjoner Bergen byarkiv (tre personer, estimert) ,- Faglig utvikling Møte i referansegruppen: 5 000,- (estimert) Seminar for arkivskapere: ,- (estimert) ,- Investeringer i infrastruktur for digitalt depot (estimert) ,- SUM ,- 9