Innkalling til koordineringsgruppemøte onsdag 2. oktober kl. 10 From: "Espen Uleberg" Hei

Transkript

1 Innkalling til koordineringsgruppemøte onsdag 2. oktober kl. 10 From: "Espen Uleberg" Hei Som dere ser av sakslista er det flere overordnede spørsmål som kommer opp framover. Den nye ITarkitekturen som er foreslått vil bedre kunne støtte opp om arbeidet ved museene ved at det blir mer integrerte og skalerbare systemer framover. Det er aktivitetsanalysen som skal ligge til grunn for dette ved at den tydeliggjør arbeidsoppgaver og målene for arbeidet ved museene. Her er sakslista for møtet onsdag 2. oktober 1. Godkjenning av saksliste 2. Arbeidet med det pågående migreringsarbeidet i Bergen og Tromsø (Sonja og Roger orienterer). 3. MUSIT v/wenche var invitert til møte med RA og RAÄ (Kunnskapsløft, saksbehandlerverktøy, K-samsøk, DAP ( (Joel og Wenche orienterer) 4. Aktivitetsanalyse ved museene (Jarle og Espen orienterer) 5. Dokumentasjonsmodul (Torkel orienterer) 6. Eventuelt Vel møtt! Espen

2 1 av 5 Vitenskapsmuseet Seksjon for arkeologi og kulturhistorie Notat Til: MUSIT koordineringsgruppe Kopi til: Fra: Torkel Johansen Signatur: MUSIT-initiativ: Dokumentasjonsmodul Innledning NTNU Vitenskapsmuseet vil med dette foreslå et initiativ til et nytt utviklingsprosjekt i MUSIT, hvor målsetningen er å få på plass en felles løsning for avlevering, arkivering og tilgjengeliggjøring av vitenskapelig, arkeologisk dokumentasjonsmateriale. Forslaget baserer seg på et ønske om å integrere eksisterende løsninger for dokumentasjon i et felles rammeverk, og etablere en integrert tjeneste for avlevering og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon fra den vitenskapelige virksomheten. Initiativet tar utgangspunkt i et erkjent behov: å gå videre fra spesialiserte sikrings- og registreringsprosjekter til generelle og godt tilpassede systemer som ivaretar dokumentasjonsstrømmen i den daglige museale virksomheten. Spesielt i grenseflaten mellom indre og ytre forvaltning bør få på plass løsninger som bidrar til å effektivisere dataflyt og minimere restanser innen arkiv- og samlingsforvaltning, samtidig som en ivaretar og bygger videre på eksisterende datasett som er aggregert gjennom MUSIT-samarbeidet. Bakgrunn Museene har gjennom DOKPRO, MUSPRO og MUSIT-samarbeidet implementert viktige kjernesystemer for å ivareta museale objekter innen ulike kategorier (foto, top. arkiv, gjenstandsbase og Intrasis). De senere årene har en hatt spesielt fokus på Gjenstandsbasen, og denne er nå utviklet slik at den integrerer de viktigste arbeidsprosessene for gjenstandsmaterialet i et felles system (katalogisering, magasinering, forvaltning, konservering og tilgjengeliggjøring). For dokumentasjonsmaterialet er bildet noe mer sammensatt. Det er i hovedsak 3 systemer som ivaretar dokumentasjon, og disse er implementert ulikt ved de forskjellige museene. Fotobasen og topografisk arkiv-basen ble utviklet under MUSPRO for å (i utgangspunktet) håndtere digitalisering av analogt materiale. Siden har disse systemene blitt gradvis utbygd til også kunne håndtere digital Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Prosjektleder REVITA 7491 Trondheim E-post: Erling Skakkes gate 47b Torkel Johansen Arkeologi@vm.ntnu.no Trondheim Telefaks Årets museum i Norge Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

3 2 av 5 innlasting, integrering mot gjenstandsbase og andre funksjoner. Intrasis er siste tilvekst i systemporteføljen, og er et eksternt innkjøpt system for å innsamle og systematisere feltdokumentasjon i et GIS. I tillegg er det åpnet for opplasting av dokumenter i Gjenstandsbasen, både knyttet til funn, samlingsforvaltning og konservering. Dagens situasjon mht. håndtering av dokumentasjon dermed oppsummeres som følger: Foto lastes opp direkte til fotobasen eller via gjenstandsbasene. Top.ark.-basene lagrer rapporter, brev og annet skriftlig dokumentasjonsmateriale for 2 av universitetsmuseene (Bergen og Trondheim). Dokumenter i PDF-format lastes også opp via gjenstandsbasene. Flere museer ivaretar arkivering av dokumentasjon gjennom arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte. Intrasis er implementert som et felles system for innsamling og strukturering av feltdokumentasjon, men det foreligger ingen sentral arkivering av dette materialet Det eksisterer en betraktelig mengde digitale kartdata / GIS-data utenfor Intrasis som ikke arkiveres i et felles, enhetlig system. Kun gjenstandsdata og foto er tilgjengelig via MUSITs webportaler. Arkivering og tilgjengeliggjøring av dokumentasjonsmateriale er dermed fragmentert i en rekke spesialiserte systemer, og den samme informasjonen registreres flere ganger i ulike systemer. Systemene er bygd opp ulikt, og har en relativt høy brukerterskel noe som rimeligvis skyldes at systemene ble opprettet for spesialiserte digitaliseringsprosjekter. Systemene er ikke systematisk implementert ved alle museene, og som separate systemer er denne porteføljen relativt ressurskrevende mht. drift, utvikling og opplæring både lokalt ved museene og i MUSIT. Tilgjengeliggjøringen av materialet er begrenset, og konsekvensen er at fagmiljøenes tilgang på dokumentasjonsmateriale i beste er fall fragmentert, i verste fall fraværende. Det er etter vårt skjønn derfor behov for et system som er bedre tilrettelagt digital høsting og tilgjengeliggjøring av dokumentasjonsstrømmen i den museale virksomheten, og som integrerer denne dokumentasjonen i en felles løsning. Forslag På denne bakgrunn foreslås følgende initiativ: At universitetsmuseene gjennom MUSIT etablerer en felles løsning for beskrivelse, arkivering og tilgjengeliggjøring av vitenskapelig dokumentasjon fra den museale virksomheten Systemet skal være en databank for dokumenter, foto, GIS-data og øvrig vitenskapelig dokumentasjon Systemet skal erstatte eksisterende systemer for topark og foto, samt tilføre arkiveringsmuligheter for andre /nye dokumentasjonskategorier

4 3 av 5 Konsept Forslaget tar utgangspunkt i følgende premiss: at alle museumsobjekter i prinsippet krever 4 grunnleggende elementer for å kunne håndteres i en museal sammenheng. Dette omfatter: 1) en unik identifikasjon, 2) en beskrivelse, 3) en kjent lokalisering 4) en tilgjengeliggjøring. Disse elementene er nødvendige for alle museale objekter, enten man snakker om gjenstander, tegninger, GIS-data eller foto, og danner derfor et generelt utgangspunkt for hvordan en håndterer disse objektene i et felles rammeverk. Det foreslås derfor at dokumentasjonsmodulen implementeres som en generalisert, web-basert arkiverings- og registreringsløsning, hvor hovedmålsettingen er å identifisere, beskrive, lokalisere og tilgjengeliggjøre arkeologisk / museal dokumentasjon. Utgravningsvirksomheten er den største leverandøren av vitenskapelig dokumentasjon ved de arkeologiske museene. Det er derfor av betydning at systemet tilrettelegger for en systematisk og effektiv avlevering fra denne. Antydningsvis kunne en «prosjektorientert» løsning struktureres i 2 nivåer: Et prosjektnivå: overordnet nivå med alle opplysninger som er felles for et prosjekt (Prosjektnavn, stedsopplysninger, museumsnumre, saksnumre etc.) Et objektnivå: underordnet nivå med alle opplysninger som er unikt for et digitalt objekt innenfor prosjektet (identifikasjon, beskrivelse, personer, datoer, nøkkelord / tagger, andre metadata..); alle filer fra samme prosjekt grupperes da sammen. Tanken her er at en kan da opprette et felles prosjekt med alle opplysninger som er felles, og deretter legge inn og beskrive alle enkeltfiler som hører under samme prosjekt. Enkeltfilene kan da håndteres som unike museumsobjekter på lik linje med f.eks. gjenstander, samtidig som de er gruppert i sin opprinnelige kontekst. En kan da også implementere en global unik ID som identifiserer (eksempelvis) enkeltobjekter eller prosjekter, jfr. anbefalingen fra utredning av ny ITarkitektur for MUSIT. Tilgjengeliggjøring vil være et overordnet prinsipp for løsningen, og en bør tilrettelegge for søk, visning og nedlasting av data. Samtidig vil det potensielt - være behov for deling av dokumentasjon innenfor avgrensede forskningsprosjekt eller pågående forskningsundersøkelser. En kan da tilrettelegge gruppefunksjoner for tilgang, deling og videreformidling av dokumentasjon der dette er hensiktsmessig. Begrenset tilgjengelighet må imidlertid ses i sammenheng med

5 4 av 5 overordnede føringer og retningslinjer for tilgjengeliggjøring av offentlige data; av dette følger det et behov for å beskrive rutiner og retningslinjer for denne problematikken ved museene. Kontekst, avgrensning og fremdrift Dokumentasjonsmodulen vil være et omfattende tiltak, og det vil være nødvendig å angi avgrensninger for prosjektet. Forslagsvis gjelder dette følgende: Modulen skal ikke være en løsning for digital bearbeiding, analyser eller annen dataproduksjon, men en databank for dokumentasjon Modulen skal ikke være et saksbehandlingssystem Modulen skal arkivere og tilgjengeliggjøre data, men ikke formidle i museal forstand Modulen skal ha hensiktsmessige grenseflater og integrasjonsmuligheter i henhold til anbefalingene i utredningen av ny IT-arkitektur for MUSIT MUSIT er i gang med en omlegging av sin IT-infrastruktur, og har i utredningen 1 av dette foreslått å gå over til en flerlags, tjenesteorientert arkitektur. I dette ligger det også et behov for å transformere eksisterende systemer for å få en mere ensartet, tjenesteorientert IT-arkitektur. I tillegg foreslås implementering av globale unike ID-er som gjør det mulig å sy sammen data fra flere ulike kilder. Sist, men ikke minst foreslås det å gjennomføre en aktivitetsanalyse som beskriver arbeids-, informasjons- og dataflyt ved museene, da som utgangspunkt videreutvikling av IT-løsninger i MUSIT. Det er etter vårt skjønn vesentlig at en opprettholder et moment i dette arbeidet. Omlegging av ITarkitekturen vil sannsynligvis medføre begrensninger i MUSITs utviklingskapasiteter i 2014, og rent praktisk vil det være hensiktsmessig å arbeide med prosjektforslag og kravspesifikasjoner parallellt med denne omleggingen. Arbeidet bør imidlertid ses sammenheng med - og etterfølge - virksomhetsanalysen som anbefales i IT-utredningen. Vi ønsker derfor å foreslå at initiativet legges frem for MUSITs styre allerede innen utgangen av 2013, og at en nedsetter en prosjektgruppe som utreder og prosjekterer en løsning for felles dokumentasjonshåndtering i Virksomhetsanalysen må danne et viktig utgangspunkt for gruppens arbeid, og må foreligge før arbeidsgruppen starter sitt arbeid. Det foreslås i første omgang at faggruppelederne innen arkeologi deltar i prosjektgruppen, sammen med representanter fra DUG, sistnevnte for å sikre at en ivaretar føringer og anbefalinger som foreligger i IT-utredningen. Viktige oppgaver for arbeidsgruppen vil (forslagsvis) være: - Omfang, kontekst og avgrensning av prosjektet - Identifisering av interessenter 1

6 5 av 5 - Muligheter for ekstern finansiering - Prosjektering av utviklingsprosjektet i definerte arbeidspakker, kostnader og ressursbehov (eksempelvis prosjektering, utvikling, migrering osv.) - Teknisk og faglig kravspesifikasjon Målsetningen bør være om initiativet aksepteres at prosjektgruppen får på plass et prosjektforslag hvor disse elementene er beskrevet innen utgangen av , Torkel Johansen, NTNU Vitenskapsmuseet